‫به نام خدا‬
‫تمرین سوم‪ :‬مدیریت منابع اطالعات‬
‫(مدلسازی ‪ ،‬تحلیل و مدیریت فرایندها‪-‬یا‬
‫موجودیت ها ‪ -‬ی مولد یا مصرف کننده‬
‫اطالعات)‬
‫در دانشگاه پیام نور‬
‫درس مدیریت و برنامهریزی راهبردی فناوری اطالعات‬
‫مدرس‪ :‬سید ابراهیم ابطحی‬
‫دانشکدهی مهندسی کامپیوتر‬
‫دانشگاه صنعتی شریف‬
‫مهلت اولیهی تحویل تمرین (حداقل ‪ ۵۰‬نمره)‪ :‬شنبه ‪ ۱۱‬اردیبهشت ‪۱۳۹۰‬‬
‫مهلت نهایی تحویل تمرین‪ :‬شنبه ‪ ۲۵‬اردیبهشت ‪۱۳۹۰‬‬
‫مقدمه‬
‫موضوع این تمرین مدلسازی و تحلیل فرایند‪ ،‬به خصوص باا دیاد مادیریت‬
‫منابع اطالعات‪ 1‬یا حسابرسی اطالعات‪ 2‬است‪ .‬شما در این تمارین عاالوه بر‬
‫آشنایی کلی با یک ابزار مدلسازی فرایند‪ ،‬با مدلسازی فرایند و تحلیل‬
‫جریانهای کار و اطالعات به کمک آن آشنا میشوید‪.‬‬
‫این تمرین سه بخش است که بخش یک و دو گروهی و بخش سه انفرادی است‪.‬‬
‫اختیاری هستند‪ .‬مجموع نمرات این تمرین‬
‫تمام سؤاالت بخش دوم و سوم‬
‫‪ 300‬است که ‪ 200‬نمرهی آن مربوط به سؤاالت اختیاری است‪ .‬امتیاز سؤاالت‬
‫اختیاری به گونهای است که شما تشویق میشوید سؤاالت اجباری را با‬
‫اولویت باالتری پاسخ دهید‪ ،‬چون حجم کار موردنیاز نسبت به امتیاز در‬
‫سؤاالت اختیاری بیشتر است‪.‬‬
‫در نهایت هر گروه یک گزارش ‪ ،PDF‬فایل ‪( ADL‬مدلهای ابزار ‪ )ADONIS‬و‬
‫ً فایلهای جانبی دیگر حاوی پاسخ بخشهای اول و دوم و سوم تحویل‬
‫احیانا‬
‫میدهد‪ .‬همگی این فایلها را در یک فایل با قالب ‪ ZIP‬به ایمیل گروه‬
‫گوگل کمکاستادها به نشانی ‪ itsmpta‬در ‪ googlegroups.com‬بفرستید‪ .‬در عنوان‬
‫ایمیلها و فایلهای ارسالی‪ ،‬از قالب ‪ ex2-groupname-v1‬استفاده کنید‪ ،‬که‬
‫ُم تمرین ارسالی است‪ .‬باید حداقل ‪۵۰٪‬‬
‫در آن ‪ vx‬به معنای نسخهی ‪x‬ا‬
‫گزارش گروهی (یعنی طوری که حداقل ‪ ۵۰‬نمره بگیرد) را تا مهلت اولیه‬
‫بفرستید‪ ،‬که در این صورت از سوی کمکاستادها به شما بازخورد داده‬
‫ً نکات کیفی مندرج در قسمت‬
‫خواهد شد‪ .‬در نوشتن گزارش‪ ،‬باید حتما‬
‫«نکات مهم و راهنمایی برای انجام تمرین» در صورت تمرین دوم را‬
‫)‪Information Resources Management (IRM‬‬
‫)‪Information Audit (IA‬‬
‫‪1‬‬
‫‪2‬‬
‫همچنین‬
‫سیاستهای‬
‫نمرهدهی‬
‫و‬
‫تأخیر‬
‫را‬
‫در‬
‫آن‬
‫قسمت‬
‫رعایت کنید‪.‬‬
‫ببینید‪.‬‬
‫در صورتی که در هر زمینهای سؤال دارید یا ابهامی در صورت تمرین‬
‫ً‬
‫نشانی‬
‫به‬
‫درس‬
‫گوگل‬
‫گروه‬
‫از‬
‫حتما‬
‫میبینید‪،‬‬
‫‪( http://groups.google.com/group/itsmp‬و نشانی ایمیل ‪ itsmp‬در ‪)googlegroups.com‬‬
‫استفاده کنید‪ .‬در صورتی که هنوز در این گروه عضو نشدهاید‪ ،‬با رفتن‬
‫به نشانی آن میتوانید درخواست عضویت دهید‪ .‬در صورت مطلع نشدن از‬
‫اصالحات احتمالی یا رفع ابهامها در صورت تمرین یا نحوهی تحویل که در‬
‫گروه گوگل درس اعالم میشوند‪ ،‬مسئولیت آن به عهدهی شما خواهد بود‪.‬‬
‫در این تمرین شما با ابزار مدلسازی فرایند ‪ ADONIS:CE3‬آشانا میشاوید‬
‫که به طور رایگان از نشانی ‪( www.adonis-community.com‬و ساایر پیونادهای‬
‫مندرج در وبگاه درس) قابل بارگیری است‪ .‬راهنماییهایی برای اساتفاده‬
‫از این ابزار در گروه گوگل درس ارسال خواهد شاد و میتوانیاد ساؤاالت‬
‫خود را نیز در این زمینه در آنجا بپرسید‪.‬‬
‫توجه‪ :‬نیازی به کپی کردن مدلها در گزارش نیست‪ ،‬و کافی است مدلها و‬
‫اجزای آنها را در قالب فایل ‪( ADL‬برونُ‬
‫برد‪ 4‬شده از ‪ )ADONIS‬تحویل‬
‫دهید‪ .‬نتایج تولید شده به کمک ابزار را به دلخواه میتوانید در‬
‫گزارش کپی کنید یا در قالب فایل مناسب (مانند ‪ csv‬یا ‪ xls‬برای‬
‫ماتریسهای تولید شده و نتایج شبیهسازی) تحویل دهید‪ .‬اما توضیحات‬
‫ً ورود آنها در ابزار خواسته نشده‪ ،‬باید در گزارش‬
‫متنی که مستقیما‬
‫آورده شوند‪ .‬در صورت بروز سؤاالت جدیدتر یا تغییر سیاستهای فوق‪ ،‬در‬
‫گروه گوگل درس اطالعرسانی خواهد شد‪.‬‬
‫بخش اول‪ :‬مدلسازی فرایند و تحلیل جریانهای اطالعات در‬
‫دانشگاه پیام نور (گروهی)‬
‫‪( .۱‬اختیاری با ‪ ۵‬نمرهی اضافی) ساختار سازمانی دانشگاه پیام نور را‬
‫با استفاده از اطالعاتی که در وبگاه آن وجود دارد‪ ،‬در ابزار وارد‬
‫کنید‪ .‬وارد کردن چهار سطح اول (تا باالترین سطح واحدهای داخلی هر‬
‫معاونت) کافی است‪.‬‬
‫‪ ۲۰( .۲‬نمره ‪ ۱۵ +‬نمرهی اضافی) با توجه به آشناییای که با‬
‫فرایندهای دانشگاهی و خود دانشگاه پیام نور دارید‪ ،‬سه فرایند مهم‬
‫مشترک بین دانشگاههای مختلف و سه فرایند مهم خاص دانشگاه پیام نور‬
‫را نام برده‪ ،‬هر کدام را در چند خط معرفی کنید و برای هر کدام‬
‫بگویید که در دانشگاه پیام نور به صورت متمرکز انجام میشوند یا‬
‫غیرمتمرکز (در هر واحد دانشگاهی)‪ ،‬مسئولیت اصلیشان با کدام یک از‬
‫واحدهای سازمانی است و کدام واحدهای سازمانی مسئولیتهای فرعی در آن‬
‫دارند‪ .‬اطالعات فوق را در ابزار وارد کرده و یک نقشهی شرکت‪( 5‬که‬
‫منظرهی فرایند‪ 6‬نیز نامیده میشود) برای دانشگاه پیام نور رسم کنید‪.‬‬
‫‪3‬‬
‫‪Community Edition‬‬
‫‪Export‬‬
‫‪5‬‬
‫‪Company Map‬‬
‫‪6‬‬
‫‪Process Landscape‬‬
‫‪4‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫نام بردن از شش فرایند‪ ،‬تعیین مسئولیت اصلی آنها و رسم نقشهی‬
‫شرکت اجباری و معرفی فرایندها و تعیین تمرکز یا عدم تمرکز و‬
‫مسئولیت فرعی آنها اختیاری است‪.‬‬
‫میتوانید‬
‫نور‪،‬‬
‫پیام‬
‫دانشگاه‬
‫خاص‬
‫فرایندهای‬
‫عنوان‬
‫به‬
‫فرایندهایی را نام ببرید که در دانشگاههای حضوری نیز وجود‬
‫دارند ولی در دانشگاه پیام نور اهمیتی ویژه (بسیار بیشتر از‬
‫دانشگاههای حضوری) دارند‪.‬‬
‫در تشخیص مسئولیت فرایندها‪ ،‬تا حد امکان واحدهای سازمانیای را‬
‫که در پایینترین سطح قرار دارند نام ببرید‪.‬‬
‫معرفی هر فرایند و چگونگی توزیع جغرافیایی (متمرکز یا‬
‫غیرمتمرکز بودن) آنها را در فیلد ‪ Description‬وارد کنید‪ .‬از آنجا‬
‫که در نقشهی شرکت در ابزار آدونیس‪ ،‬نمیتوان به راحتی واحدهای‬
‫سازمانی درگیر در هر فرایند را مشخص کرد‪ ،‬این مورد را در قسمت‬
‫‪ Comment‬وارد کنید‪.‬‬
‫‪ ۳۵( .۳‬نمره ‪ ۲۰ +‬نمرهی اضافی) یکی از فرایندهای دانشگاه پیام نور‬
‫را که اطالعات بیشتری راجع به آن دارید و برای تحلیل نیز مناسب است‪،‬‬
‫انتخاب کنید و با توجه به اطالعات موجود و فرضهای خودتان‪ ،‬آن را‬
‫مدلسازی کنید‪.‬‬
‫‪ ‬ابتدا صورت این سؤال و سؤاالت بعدی را بخوانید تا متوجه نوع‬
‫تحلیلی که قرار است انجام دهید بشوید‪ .‬فرایندی انتخاب کنید که‬
‫بیش از حد ساده نباشد (مثالً کمتر از چهار فعالیت نداشته باشد و‬
‫نیاز به نوعی تصمیمگیری یا تحلیل داشته باشد که از اطالعات‬
‫مختلف استفاده میکند) و بنابراین انجام این تحلیلها روی آن‬
‫مفید باشد‪ .‬همچنین در صورتی که میخواهید به سؤال ‪( ۶‬شبیهسازی‬
‫فرایند) پاسخ دهید‪ ،‬فرایندی انتخاب کنید که الاقل یک حلقه و‬
‫الاقل دو فعالیت موازی داشته باشد‪.‬‬
‫اطالعات این فرایند را مطابق زیر در گزارشتان بنویسید یا در ابزار‬
‫وارد کنید‪:‬‬
‫‪( ‬الف) (اختیاری با ‪ ۵‬نمرهی اضافه) بگویید که این فرایند به‬
‫تحقق کدام اهداف از پنج هدف اصلی که در پاسخ تمرین اول برای‬
‫دانشگاه پیام نور مشخص کردید‪ ،‬چگونه کمک میکند‪ .‬چگونگی را در‬
‫حد یک جمله توضیح دهید‪.‬‬
‫‪ o‬در صورت نیاز میتوانید اهداف قبلی را پاالیش کرده و بهبود‬
‫دهید‪.‬‬
‫‪7‬‬
‫‪( ‬ب) (‪ ۱۵‬نمره) نمودار «مدل فرایند کسبوکار » را شامل آغاز و‬
‫پایان‪ ،‬فعالیتهای تشکیلدهندهی فرایند‪ ،‬جریان کنترل بین آنها و‬
‫نیز شناخطهایی‪ 8‬که به واحدهای سازمانی ارجاع میدهند رسم کنید‪.‬‬
‫همچنین ماشهای‪ 9‬را که منجر به آغاز این فرایند میشود و‬
‫ماشههایی که اجرای این فرایند آنها را فعال میکند در شکل مشخص‬
‫کنید‪ .‬کیفیت این نمودار اهمیت زیادی دارد‪.‬‬
‫‪7‬‬
‫‪Business Process Model‬‬
‫‪Swimlane‬‬
‫‪9‬‬
‫‪Trigger‬‬
‫‪8‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫(پ) (‪ ۲۰‬نمره) اقالم اطالعاتی مورد استفاده یا تولید شده در این‬
‫فرایند را حدس زده و در یک «مدل اسناد»‪ 10‬در ابزار تعریف کنید‬
‫ً چه اطالعاتی در آن سند‬
‫(در ‪ Description‬هر سند توضیح دهید که دقیقا‬
‫وجود دارد)‪ .‬هر سند نمایندهی یک قلم اطالعاتی است‪ .‬سپس برای هر‬
‫یک از فعالیتهای مدل فرایند‪ ،‬ورودیها و خروجیها را بر اساس‬
‫این اسناد تعریف کنید‪.‬‬
‫‪ o‬هر گونه قلم اطالعاتی را که فکر میکنید ممکن است در انجام‬
‫هر یک از فعالیتها مفید باشد (حتی اگر «الزم» نباشد) یا‬
‫در هر یک از آنها برای یک فعالیت یا یک کنشگر خارجی‬
‫تولید شود‪ ،‬تعریف کنید‪ .‬کامل بودن سندهای تعریف شده‬
‫اهمیت دارد‪ .‬دقت کنید که منظور از سند‪ ،‬هر گونه اطالعاتی‬
‫میتواند باشد و در اینجا شکل اطالعات مدنظر نیست‪ ،‬محتوای‬
‫آن مدنظر است‪ .‬هر سند در واقع مانند یک جریان داده در‬
‫‪ DFD‬است‪.‬‬
‫‪ o‬سندها را منسجم تعریف کنید‪ ،‬یعنی هر سند باید فقط شامل‬
‫ً تعداد سندها‬
‫یک دسته از اطالعات مرتبط به هم باشد‪ .‬طبیعتا‬
‫زیاد خواهد شد که برای منظم کردنشان در مدل اسناد‪،‬‬
‫میتوانید از عنصر مدلسازی ‪ Aggregation‬یا از زیرمدلها‬
‫(‪ Referenced Document Model‬در فرم مربوط به هر سند) برای‬
‫دستهبندی سندها استفاده کنید‪.‬‬
‫ً و فقط در یک فعالیت تدوین‬
‫‪ o‬مطمئن شوید که هر سند حتما‬
‫میشود (خروجی یک فعالیت است) و جایی هم (یک فعالیت یا یک‬
‫کنشگر خارجی) مصرف میشود‪.‬‬
‫‪11‬‬
‫(اختیاری با ‪ ۱۵‬نمرهی اضافه) عوامل کلیدی توفیق (‪CSF‬ها ) را‬
‫نیز برای این فرایند در گزارشتان مشخص کرده‪ ،‬اولویتبندی کنید‪.‬‬
‫ً نشان دهد هر‬
‫سپس یک جدول دستی (مثالً در اکسل) بکشید که صرفا‬
‫فعالیت از این فرایند‪ ،‬براساس کمک به تحقق هر یک از ‪CSF‬ها‪،‬‬
‫چقدر اهمیت دارد (زیاد‪ ،‬متوسط‪ ،‬کم)‪ .‬سپس بر اساس این جدول‪ ،‬به‬
‫فعالیتها نمره بدهید و آنها را مرتب کنید‪ .‬این نمره و‬
‫اولویتبندی‪« ،‬اهمیت» هر فعالیت را براساس کمک به موفقیت‬
‫فرایند مشخص میکند‪.‬‬
‫‪CSF o‬ها عوامل اصلی هستند که موفقیت یا شکست اجرای فرایند‬
‫از تحقق یا عدم تحقق آنها ناشی میشود؛ مثالً در فرایند‬
‫«تولید نرمافزار»‪« ،‬مشارکت فعال کاربران نهایی» یک ‪CSF‬‬
‫است‪.‬‬
‫‪ o‬اگر اهداف تمرین اول اکنون به نظرتان خوب نمیرسند‬
‫میتوانید برای افزایش کیفیتشان آنها را پاالیش کنید‪.‬‬
‫‪( .۴‬اختیاری با ‪ ۱۰‬نمرهی اضافی)‬
‫شامل موجودیتهای دادهای مرتبط به‬
‫‪ ER‬برای کل سازمان باشد)‪ .‬این‬
‫‪ ADONIS‬رسم کنید چرا که آدونیس‬
‫ً‬
‫نمودار موجودیت‪-‬ارتباط (‪ )12ER‬صرفا‬
‫فرایند فوق را رسم کنید (الزم نیست‬
‫نمودار را باید در ابزاری به جز‬
‫از مدلسازی داده پشتیبانی نمیکند‪.‬‬
‫‪10‬‬
‫‪Document Model‬‬
‫‪Critical Success Factors‬‬
‫‪12‬‬
‫‪Entity Relationship‬‬
‫‪11‬‬
‫تمام جریانهای اطالعاتی تعریف شدهی فوق باید براساس این موجودیتها‪،‬‬
‫ً یا غیرمستقیم قابل توصیف باشد‪.‬‬
‫روابطشان و صفاتشان‪ ،‬مستقیما‬
‫توصیفات (نمودار ‪ ER‬و تعاریف سندها) را آن قدر پاالیش کنید تا‬
‫خوشتعریف و هماهنگ باشند‪.‬‬
‫‪ ۴۵( .۵‬نمره ‪ ۱۵ +‬نمرهی اضافی) ماتریسهای فعالیت ‪ -‬سند ورودی‪ 13‬و‬
‫فعالیت ‪ -‬سند خروجی‪( 14‬از گروه ماتریسهای مدل فرایند کسبوکار) را به‬
‫صورت خودکار از روی مدل فرایند فوق استخراج کنید‪ .‬سپس این ماتریسها‬
‫را در قالب ‪ csv‬ذخیره کرده و در یک نرمافزار صفحه گسترده (نظیر‬
‫اکسل) باز کنید‪ .‬در ماتریس فعالیت ‪ -‬سند ورودی‪ ،‬برای هر فرایند‬
‫مشخص کنید که کدام اقالم اطالعاتی ورودی برای آن اصلی و کدامها‬
‫اختیاری هستند و اینها را به ترتیب با حرف «ص» یا «خ» به جای ‪x‬ها‬
‫مشخص کنید‪ .‬حال با استفاده از این دو ماتریس‪ ،‬تحلیل کنید که‪:‬‬
‫‪ ۲۰( ‬نمره ‪ ۵ +‬نمرهی اضافی) کدام اقالم اطالعاتی (اسناد) از بقیه‬
‫مهمترند؟ معیارهای اهمیت عبارتند از تعدد و اهمیت مصرفکنندگان‬
‫مستقیم و غیرمستقیم (چهار معیار)‪ ،‬اصلی یا اختیاری بودن برای‬
‫مصرفکنندگان و سختی تولید آن قلم اطالعاتی با کیفیت مطلوب‬
‫ً شش معیار که دو معیار مربوط به مصرفکنندگان غیرمستقیم‬
‫(مجموعا‬
‫اختیاری است)‪ .‬جدولی کشیده و به هر یک از این اقالم براساس هر‬
‫یک از معیارهای اهمیت‪ ،‬امتیاز دهید‪ .‬سپس یک چهارم از مهمترین‬
‫اقالم را براساس اهمیت مرتب کنید‪.‬‬
‫‪ o‬اهمیت مصرفکنندگان در این قسمت‪ ،‬با توجه به تأثیری که‬
‫روی ‪CSF‬های فرایند دارند مشخص میشود‪ .‬مصرفکنندگان‬
‫غیرمستقیم‪ ،‬کنشگران یا فعالیتهایی هستند که از خروجی‬
‫فعالیتها‬
‫آن‬
‫که‬
‫میکنند‬
‫استفاده‬
‫دیگری‬
‫فعالیتهای‬
‫مصرفکنندهی مستقیم یا غیرمستقیم آن اقالم اطالعاتی هستند‪.‬‬
‫‪ o‬میتوانید برای اولویتبندی اقالم اطالعاتی مهم‪ ،‬از یک‬
‫وزندهی دلخواه به معیارهای اهمیت استفاده کنید‪.‬‬
‫‪( ‬اختیاری با ‪ ۱۰‬نمرهی اضافی) با جمع کردن امتیازات اقالم‬
‫اطالعاتی خروجی‪ ،‬به فعالیتهای فرایند براساس اهمیت اطالعاتی که‬
‫تولید میکنند نمره دهید و به ترتیب اهمیت مرتب کنید‪ .‬سپس‬
‫ترتیب به دست آمده را با ترتیب اهمیت به دست آمده از قسمت (ت)‬
‫سؤال ‪ ۳‬مقایسه کنید و توضیح دهید که تفاوتهای این دو‬
‫اولویتبندی ناشی از چیست؟‬
‫‪ ۲۵( ‬نمره) «نارسایی اطالعاتی» را «نرسیدن اطالعات مفید یا الزم‬
‫به فعالیتهای مصرفکننده با قالب و کیفیت مناسب در مکان و زمان‬
‫مناسب» یا «تولید اطالعات بیجهت‪ ،‬پرهزینه یا با ارزش افزودهی‬
‫پایین» تعریف میکنیم‪ .‬با توجه به فعالیتها و اقالم اطالعاتی مهم‬
‫‪Activity - Input document‬‬
‫‪Activity – Output document‬‬
‫‪13‬‬
‫‪14‬‬
‫که شناسایی کردهاید‪ ،‬فکر میکنید در صورت عدم مراقبت‪ ،‬احتمال‬
‫دارد چه نارساییهای اطالعاتی در این فرایند به وجود آید؟ سه‬
‫نارسایی اطالعاتی مهم از نوع اول و دو نارسایی از نوع دوم را‬
‫نام ببرید‪ .‬چگونه میتوان از هر یک از این نارساییها جلوگیری‬
‫یا به رفع هر یک از آنها کمک کرد؟ توصیههای دقیق و قابل اجرا‬
‫برای مدیر فرایند فوق ارائه دهید‪.‬‬
‫بخش دوم‪ :‬شبیهسازی و بهبود جریانهای کنترلی فرایند در‬
‫دانشگاه پیام نور (گروهی)‬
‫(اختیاری با ‪ ۷۰‬نمرهی اضافی) زمان مورد نیاز برای اجرای هر یک از‬
‫فعالیتها را تخمین زده‪ ،‬در زبانهی ‪ Times/Costs‬از هر فعالیت وارد‬
‫کنید‪ .‬همچنین در فیلد ‪ Transition Probability‬از زبانهی ‪ Details‬هر یالی که‬
‫از هر لوزی تصمیم بیرون میآید‪ ،‬احتمال تحقق آن یال را بنویسید‪.‬‬
‫‪ Execution Time ‬زمان اجرا‪( Waiting Time ،‬زمان انتظار) زمان مورد‬
‫نیاز برای آغاز اجرای فعالیت به محض فراهم شدن شرایط آغاز‪،‬‬
‫‪( Resting Time‬زمان سکون) زمان مورد نیاز برای شروع انتقال به‬
‫فعالیت بعدی پس از پایان اجرای فعالیت و ‪( Transport Time‬زمان‬
‫انتقال) زمان مورد نیاز برای انتقال از یک فعالیت به فعالیت‬
‫بعدی است‪ .‬این تنوع زمانها برای این است که مجبور نباشیم برای‬
‫هر اتفاق کوچک‪ ،‬یک فعالیت تعریف کنیم‪ .‬مثالً وقتی به عنوان‬
‫دانشجو امضای استاد را میگیریم تا به مسئول آموزش بدهیم‪ ،‬زمان‬
‫بین تحویل برگه به استاد تا آغاز بررسی توسط استاد زمان‬
‫انتظار‪ ،‬زمان بین امضا تا تحویل برگه توسط استاد به ما‪ ،‬زمان‬
‫سکون و زمان مورد نیاز برای تحویل برگهی امضا شده به مسئول‬
‫آموزش‪ ،‬زمان انتقال است‪ .‬برخی از این زمانها در برخی شرایط‬
‫ممکن است صفر باشند‪.‬‬
‫(‪ ۵‬نمرهی اضافه) حال در پیمانهی ‪ ،Analysis‬عمل ‪ Analytical Evaluation‬را‬
‫انتخاب کنید و در محاورهی حاصل‪ ،‬مدل فرایند را انتخاب کرده و‬
‫‪ Accuracy‬را برابر ‪ ۱۰۰‬قرار دهید (به سایر موارد دست نزنید)‪ .‬سپس با‬
‫کلیک روی ‪ ،OK‬ارزیابی تحلیلی را اجرا کنید‪ .‬در محاورهی حاصل‬
‫(‪ )Analytical Evaluation: Results‬هم کافی است روی ‪ OK‬کلیک کنید‪ .‬در نتیجه‬
‫جدول نتایج نشان داده میشود‪ .‬در این جدول مجموع زمانهای صرف شده در‬
‫انتظار‪ ،‬اجرا‪ ،‬سکون و انتقال‪ ،‬زمان چرخه (‪ )Cycle Time‬که زمان واقعی‬
‫اجرای کل فرایند است (و توازیها را در نظر میگیرد)‪ ،‬بسامد اجرای هر‬
‫فعالیت (‪ )frequency‬و همچنین زمان اجرا برحسب روزهای کاری نمایش داده‬
‫شده است‪ .‬در این سؤال با هزینهی فعالیتها کاری نداریم‪.‬‬
‫حال تعدادی آزمایش روی فرایند انجام میدهید تا اثرشان را روی‬
‫کارایی فرایند بسنجید‪ .‬ابتدا نتایج حالت پیشفرض فوق را در قالب ‪csv‬‬
‫ذخیره کنید‪.‬‬
‫یک فعالیت مهم در تحلیل فرایند‪ ،‬شناسایی «گلوگاه‪»15‬هاست‪ .‬توجه کنید‬
‫که فعالیتهایی که بسامد اجرای بیشتری دارند‪ ،‬اثر بیشتری نیز روی‬
‫زمان اجرا (که رابطهی مستقیم با هزینه دارد) و زمان چرخه میگذارند‪.‬‬
‫بنابراین اگر بتوان زمان یا بسامد اجرای آنها را کم کرد بهبود قابل‬
‫توجهی حاصل خواهد شد‪ .‬بسامد اجرا را میتوان با کاهش احتمال بازگشت‬
‫در نقاط تصمیم کاهش داد‪ ،‬چرا که بازگشت به عقب در این نقاط است که‬
‫باعث اجرای مکرر فعالیتها میشود‪.‬‬
‫‪( ‬الف) (هر تکنیک ‪ ۵‬نمره‪ ،‬حداکثر چهار تکنیک) برای هر یک از‬
‫نقاط تصمیم (لوزیها)‪:‬‬
‫‪ o‬توضیح دهید که با چه تکنیکهایی میتوان احتمال بازگشت به‬
‫عقب را کاهش داد‪ .‬برای هر یک از تکنیکهای پیشنهادیتان‪،‬‬
‫واقعبینانه مشخص کنید که چقدر احتمال بازگشت به عقب را‬
‫کاهش میدهند و چقدر روی زمانهای اجرای سایر فعالیتها‬
‫تأثیر میگذارند‪ .‬این تغییرات را در مدل اعمال کرده و‬
‫میزان تغییرات هر یک از زمانهای اجرا‪ ،‬انتظار‪ ،‬سکون‪،‬‬
‫انتقال و چرخه را به دست آورید‪.‬‬
‫‪ ‬راهنمایی‪ :‬به «دلیل اساسی» بازگشت توجه کنید‪ .‬این‬
‫دلیل اساسی معموالً از جنس «خطا»یی است که کشف میشود‬
‫و برای تصحیح آن نیاز به بازگشت به عقب هست‪.‬‬
‫بنابراین برای کاهش احتمال بازگشت به عقب‪ ،‬باید‬
‫ُقی که مشخص میکنید‪ ،‬کاهش داد‪.‬‬
‫ُر‬
‫احتمال خطا را به ط‬
‫این تکنیکها احتماالً زمان اجرای برخی فعالیتها را‬
‫افزایش میدهند یا حتی فعالیتهای جدیدی به فرایند‬
‫اضافه میکنند‪ ،‬اما این افزایش شاید ارزش کاهش‬
‫احتمال بازگشت به عقب را داشته باشد‪ .‬این موضوع با‬
‫ارزیابی تحلیلی خودکار مشخص میشود‪.‬‬
‫(ب) (هر تکنیک ‪ ۳‬نمره‪ ،‬حداکثر هشت تکنیک ‪ -‬هر آزمایش ‪ ۲‬نمره‪،‬‬
‫‪‬‬
‫حداکثر چهار آزمایش) برای هر فعالیتی که بسامدی بیشتر از ‪۱‬‬
‫دارد‪ ،‬به ازای هر یک از زمانهای اجرا‪ ،‬انتظار‪ ،‬سکون و اجرا‪،‬‬
‫حداقل یک تکنیک برای کاهش آن زمان پیشنهاد دهید و میزان کاهش‬
‫را ‪ -‬واقعبینانه ‪ -‬تخمین بزنید‪ .‬تمام این کاهشها را به تفکیک‬
‫هر فعالیت‪ ،‬در مدل وارد کرده و زمانهای جدید را به دست آورید‪.‬‬
‫(به ازای تکنیکهای کاهش زمان هر فعالیت‪ ،‬یک آزمایش)‬
‫‪ o‬راهنمایی‪ :‬به علل اصلی طول کشیدن هر زمان توجه کنید‪.‬‬
‫‪( ‬پ) (‪ ۱۳‬نمره) یک نقطهی تصمیم را که احتمال میدهید مهمترین‬
‫گلوگاه فرایند است‪ ،‬شناسایی کرده و بازهای از تغییرات (احتمال‬
‫بازگشت در نقطهی تصمیم و زمان اجرا در فعالیتهایی که احتمال‬
‫خطا را کاهش میدهند) را در آن اعمال کنید و نتیجه را به صورت‬
‫یک نمودار پیوستهی «زمان کل چرخهی فرایند» برحسب «احتمال‬
‫‪Bottleneck‬‬
‫‪15‬‬
‫بازگشت در نقطهی تصمیم» رسم کنید‪ .‬حداقل از شش نقطهی‬
‫اندازهگیری (شش آزمایش) استفاده کرده و خوشبینانهترین حالت‬
‫ممکن تا بدبینانهترین حالت ممکن را پوشش دهید‪ .‬از نمودار به‬
‫دست آمده چه نتیجهی عملیاتی میگیرید؟‬
‫بخش سوم‪:‬‬
‫مدیریت منابع اطالعات (انفرادی) (اختیاری با‬
‫‪ 65‬نمرهی اضافی)‬
‫‪ 1۵( .۱‬نمره) در مورد فرایند توزیع نساخ کاغاذی و الکترونیکای کتاب‬
‫درسی در دانشگاه پیام نور زنجیره ای فرآینادی را تحقیاق و یاا فارض‬
‫کنید و به سؤاالت زیر پاسخ دهید‪:‬‬
‫‪( ‬الف) فرایند توزیع نسخ کاغذی و الکترونیکی کتب درسای باا چاه‬
‫رویداد یا رویدادهایی آغاز میشود؟‬
‫‪( ‬ب) پیشنیازهای فرایند توزیع نسخ کاغذی و الکترونیکی چیست؟ به‬
‫عبارت دیگر‪ ،‬چه فرایندهایی باید قبالً اجرا شده باشند تا فرایند‬
‫اور و‬
‫اام نا‬
‫اگاه پیا‬
‫این دانشا‬
‫ای با‬
‫اذی و الکترونیکا‬
‫اخ کاغا‬
‫توزی اع نسا‬
‫دانشجویان مستقیما یا از طریق کاارگزاران (نماینادگیها) قابال‬
‫اجرا باشد؟‬
‫‪16‬‬
‫‪( ‬پ) نمودار جریان کار فرایند توزیع نسخ کاغذی و الکترونیکای‬
‫کتب درسی را با شناخط‪17‬هایی که نشان میدهند هر فعالیات از ا ین‬
‫فرایند توسط چه نقشی انجام میشود رسم کنید‪ .‬میتوانید برای این‬
‫کار از نمودار فعالیت‪ 18‬در ‪ UML‬یا نمودار فرایند‪ 19‬در نرمافازار‬
‫‪ System Architect‬استفاده کنید‪.‬‬
‫‪ 25( .۲‬نمره) میدانیم که هر یک از فعالیتهای هر فرایند‪ ،‬تعدادی «قلم‬
‫اطالعاتی‪ »20‬مصرف میکنند‪ ،‬آنها را پردازش میکنند و تعداد قلم اطالعاتی‬
‫تولید میکنند‪ .‬هر قلم اطالعاتی یا در یک فعالیات تولیاد شاده یاا از‬
‫خارج فرایند مورد بحث میآید و ممکن است در یک فعالیت یاا توساط یاک‬
‫کنشگر خارجی مصرف شود‪ .‬اطالعات مصرفی و تولیادی در فرایناد توزیاع‬
‫نسخ کاغذی و الکترونیکی کتب درسی را در نظر بگیرید و برای هر یک از‬
‫فعالیتهای این فرایند مشخص کنید که ‪:‬‬
‫‪( ‬الف) چه قلمهای اطالعاتی الزم هستند؟ برای هر یک از این قلمهای‬
‫اطالعاتی به سؤاالت زیر پاسخ دهید‪:‬‬
‫‪ o‬از کجا (کدام فعالیت از همین فرایند یا کدام فرایند دیگر‬
‫یا کدام منبع خارجی) میآید؟‬
‫‪16‬‬
‫‪Workflow Diagram‬‬
‫‪Swimlane‬‬
‫‪18‬‬
‫‪Activity Diagram‬‬
‫‪19‬‬
‫‪Process Chart‬‬
‫‪20‬‬
‫‪Information Item‬‬
‫‪17‬‬
‫‪ o‬به نظر شما‪ ،‬هزینهی کسب آن برای انجامدهندهی این فعالیات‬
‫چقدر توجیه دارد؟ (زیاد‪ ،‬متوسط یا کم) نیاازی باه توضایح‬
‫نیست‪.‬‬
‫‪ o‬با فرض این که از قبل تولید شاده باشاد‪ ،‬کساب آن از نظار‬
‫زمانی چقدر طول میکشد؟ کافی است تخماین خودتاان را بیاان‬
‫کنید و نیازی به توضیح نیست (در شرایط واقعی‪ ،‬این ماوارد‬
‫را با مصاحبه یا پرسشنامه میفهمند)‪.‬‬
‫‪( ‬ب) چه قلمهای اطالعاتی الزم نیستند ولی مفید هستند؟ برای هر یک‬
‫از این قلمهای اطالعاتی نیز به سؤاالت قسمت الف پاسخ دهید‪.‬‬
‫‪( ‬پ) چه قلمهای اطالعاتی تولیاد میشاوند؟ بارای هار یاک از ایان‬
‫قلمهای اطالعاتی به سؤاالت زیر پاسخ دهید‪:‬‬
‫‪ o‬در کجاها (کدام فعالیتها از همین فرایند یا کدام فرایناد‬
‫دیگر یا کدام مصرفکنندهی خارجی) مصرف میشوند یا میتوانند‬
‫مصرف شوند؟ در جایی که مصرف میشوند چقدر الزم هستند؟‬
‫‪ o‬به نظر شما هزینهی تولید آن برای انجامدهندهی این فعالیت‬
‫چقدر توجیه دارد؟ (زیاد‪ ،‬متوسط یا کم)‬
‫‪ o‬تولید این قلم اطالعاتی چقدر طول میکشد؟ تخمین خودتاان را‬
‫بیان کنید‪.‬‬
‫برای هر مورد‪ ،‬اطالعات کافی را بارای فهام پاساختان (معنای هار قلام‬
‫اطالعاتی یا فعالیت یا فرایند یا موجودیت خارجی) ذکر کنید‪ .‬باه طاور‬
‫کلی اگر نامهای خوبی (یا نامهای رایج) برای این موارد انتخاب کنیاد‬
‫نیاز به توضیح نیست و نام بردن کافی اسات‪ ،‬وگرناه توضایح دهیاد کاه‬
‫منظورتان از هر مورد چیست؟‬
‫‪ 25( .۳‬نمره) با توجه به اطالعات موجود و تجربهای که از دنیاای واقاع‬
‫دارید‪ ،‬فکر میکنید چه نارساییهای اطالعااتی در فرایناد توزیاع نساخ‬
‫کاغذی و الکترونیکی کتب درسی وجود دارد یا ممکن است به وجود بیاید؟‬
‫در این سؤال منظور از نارسایی اطالعاتی این است که ‪:‬‬
‫‪ ‬اطالعاتی تولید شود ولی جایی نیااز نباشاد یاا باه مصارفکنندهی‬
‫مناسب نرسد‪ ،‬یا این که ‪:‬‬
‫‪ ‬اطالعاتی نیاز باشد یا مفید باشد‪ ،‬ولی جایی تولید نشاود یاا در‬
‫دسترس نباشد‪.‬‬
‫(لف) چهار مورد از این نارساییهای اطالعاتی را نام ببریاد‪( ،‬ب) علات‬
‫هر کدام را توضیح دهید‪( ،‬پ) بگوییاد کاه چقادر و چگوناه در فرایناد‬
‫توزیع نسخ کاغذی و الکترونیکی کتب درسای مشاکل ایجااد میکنناد‪( ،‬ت)‬
‫توضیح دهید که چگونه میتوان آنها را رفع کرد ‪.‬‬
‫(ب) گردش کاری حداکثر ده فعالیتی برای اطالع رسانی به مصرف کننادگان‬
‫ادگان اطالعاات و محاسابه در صادهای‬
‫اطالعات و هشدار دهی به تولید کننا‬
‫اطالعات تولیدی بی مصرف و اطالعات مورد نیاز ناموجود در قالاب خادمات‬
‫سامانه جزئی رایانه ای مماس (مدیریت منابع اطالعات سازمان) پیشانهاد‬
‫کنید ‪.‬‬
‫(پ) اسامی معنی دار فعا لیتی زنجیره فرآیندی تامین کنناده بیشاترین‬
‫انطباق گردش کار بر گردش اطالعات و تعیین کننده شکاف باین اینادو را‬
‫در ده عنوان حدس بزنید ‪ ،‬بنویسید و توجیه کنید‪.‬‬
‫آشنایی با مدلسازی فرایند‬
‫هر فرایند مجموعهای از فعالیتهای مرتبط است که با یک یاا چناد (یاا‬
‫یکی از چند) رویداد آغاز میشود و با تولید یک یا چناد (یاا یکای از‬
‫ً به نوبهی خود منجار باه آغااز‬
‫چند) رویداد پایان مییابد (که احیانا‬
‫‪21‬‬
‫فرایندهای دیگری میشوند)‪ ،‬مانناد فرایناد «پاردازش سافارش » کاه در‬
‫بیشتر شرکتهای تولیدی و بازرگانی از مهمترین فرایندهاسات‪ ،‬و معماوالً‬
‫با رویداد «سفارش کاال توساط مشاتری» آغااز میشاود و باا رویادادهای‬
‫«تحویل کاال به مشتری» و «ارسال اطالعات سفارش برای تنظیم صورتحسااب»‬
‫خاتمه مییابد (و میتوان « ارسال اطالعات سفارش برای تنظیم صورتحساب»‬
‫را رویداد آغازکنندهی فرایند «دریافت هزینهی سفارش» دانست که عمدهی‬
‫آن مسؤولیت واحد مالی سازمان است)‪ .‬فعالیتهای مختلف در یاک فرایناد‬
‫میتوانند به صورت متوالی یا موازی انجام شوند‪ .‬هر فعالیت توساط یاک‬
‫نقش (مثالً یک نقش فردی‪ ،‬یک گروه از نقشهای فردی یا یک واحد سازمانی)‬
‫انجام میشود‪ .‬در نمودارهای فرایند یا جریان کار (کاه شابیه نماودار‬
‫جریان‪ 22‬هستند‪ ،‬مثل نمودار فعالیت در ‪ )UML‬نقشهای مختلف با شناخطهای‬
‫مختلف نشاان داده میشاوند و هار فعالیات در شاناخط مرباوط باه نقاش‬
‫انجامدهندهی آن قرار میگیرد‪.‬‬
‫وقتی یک فرایند در یک نمودار جریان کاار نشاان داده میشاود‪ ،‬معماوالً‬
‫فعالیتها آنقدر ریز نمیشوند که بیش از ‪ ۱۰‬فعالیت در یک فرایند قرار‬
‫بگیرد یا نمودار فرایند بسایار شالوو و غیرقابالفهم شاود‪ .‬در چناین‬
‫شرایطی میتوان فعالیتهای بزرگتر را به صورت جداگاناه در نمودارهاای‬
‫جریان کار سطوح پایینتر نشان داد‪.‬‬
‫دربارهی مدلسازی فرایند حجم عظیمی از مطالب در وب هم به فارسی و هم‬
‫به انگلیسی پیدا میشاود (میتوانیاد «‪ »Business Process Modeling‬را جساتجو‬
‫کنید)‪ .‬همچنین میتوانید مثالهای فراوانی از نمودار جریان کار در وب‬
‫اا « ‪Process Modeling‬‬
‫اتجوی «‪ »Workflow Diagram‬یا‬
‫اا جسا‬
‫اثالً با‬
‫اد (ما‬
‫ادا کنیا‬
‫پیا‬
‫‪ .)»Example‬تعدادی از فرایندهای دانشکدهی ما در پروژهی این درس در دو‬
‫ً درسات نیساتند اماا میتوانناد‬
‫سال و نیم قبل مدل شدهاند کاه لزوماا‬
‫مثالهای خوبی باشند‪ .‬این فراینادها و نمودارهاای جریاان کارشاان را‬
‫میتوانید در نشانی ‪ http://sites.google.com/site/itsmp871‬پیدا کنید‪.‬‬
‫توضیحات کاملتر در مورد محتوای این تمارین‪ ،‬در گاروه گوگال درس درج‬
‫خواهد شد‪.‬‬
‫آشننننایی بنننا پیشنننینهی مننندیریت مننننابع‬
‫اطالعات‪/‬حسابرسی اطالعات‬
‫مدیریت منابع اطالعات یا حسابرسی اطالعات نخستین بار در دههی ‪ ۱۹۸۰‬به‬
‫عنوان رویکردی در جهت نگاه راهبردی به اطالعات مطرح شد‪ .‬در آن زماان‬
‫این نگاه به مرور در حال به وجود آمادن باود کاه گاذار باه اقتصااد‬
‫اطالعات‪ ،‬اطالعات را تبدیل به سرمایهای راهبردی برای سازمانها خواهاد‬
‫‪Order Processing‬‬
‫‪Flow Chart‬‬
‫‪21‬‬
‫‪22‬‬
‫کرد (در همان زمان بود که فناوری اطالعات به تادریج در حاال شاناخته‬
‫ارور‪ ،‬چارچوبهاا و‬
‫شدن به عنوان بخشی از راهبرد سازمان باود)‪ .‬باه ما‬
‫روشگانهای متعددی پیشنهاد شدند که به سازمانها کمک میکرد تا مدیریت‬
‫منابع اطالعات را درک کنند و آن را در سازمانشان پیاده کنناد (بارای‬
‫یک مرور کامل روی این روشگانها‪ ،‬منابع معرفی شده در صفحهی مربوط به‬
‫این تمرین در گروه گوگل درس را ببینید)‪ .‬برخی از مشهورترین محققانی‬
‫که ایان روشاگان ها را پیشانهاد کردناد عبارتناد از بارک و هورتاون‪23‬‬
‫ِنکاازل‪25‬‬
‫ُرنااا‪ ۱۹۹۰( 24‬و ‪ ،)۱۹۹۹‬بوچانااان و گیااب (‪ )۱۹۹۸‬و ه‬
‫(‪ ،)۱۹۸۸‬ا‬
‫اد‬
‫(‪ .)۲۰۰۱‬برای مقایساه و تحلیال ایان روشاگانهای معروفتار میتوانیا‬
‫مقالهی «حسابرسی اطالعات‪ :‬انتخاب روشگان» (مقالهی دوم بوچانان و گیب‬
‫از مقاالت ساهگانهی آنهاا کاه در ساال ‪ ۲۰۰۷‬و ‪ ۲۰۰۸‬منتشار شادند) را‬
‫ببینید‪.‬‬
‫اما بوچانان و گیب در مقالهی سال ‪۲۰۰۷‬شان اشاره میکنند که حسابرسای‬
‫اطالعات‪ ،‬به خصوص در مقایسه با رویکردهای مشاهورتری مثال روشاگانهای‬
‫جاافتادهی برنامهریزی سیستمها‪ ،‬معماری ساازمانی‪ ،‬مادیریت فرایناد و‬
‫چارچوبهای مدیریت خدمات مثل ‪ ITIL‬و ‪ ،COBIT‬چنادان در باین ساازمانها‬
‫جانیفتاده است و رایج نیست‪ .‬آنهاا ساه علات را بارای جانیفتاادن آن‬
‫شناسایی میکنند‪ :‬واضح نبودن ارتباط حسابرسی اطالعاات باا فراینادهای‬
‫جاافتادهی فناوری اطالعات‪ ،‬بزرگ بودن یا مبهم بودن محدودهی حسابرسای‬
‫اطالعات و نبود یک روشگان استاندارد و جامع بارای حسابرسای اطالعاات‪.‬‬
‫آنها استدالل میکنند که عدم توجه کافی به حسابرسی اطالعات باعث تمرکز‬
‫بیش از حد بر فناوری و جزئیات فنی شده‪ ،‬در حالی که فناوری به خاودی‬
‫ِ‬
‫ً به سازمان برای رسیدن به اهدافش کماک نخواهاد کارد بلکاه‬
‫خود لزوما‬
‫تحلیل باال به پایین و کلی سازمان باید پایه باشاد و باه پیادهساازی‬
‫فناوری منجر شود‪.‬‬
‫‪23‬‬
‫‪Burk & Horton‬‬
‫‪Orna‬‬
‫‪25‬‬
‫‪Henczel‬‬
‫‪24‬‬