Внедрение технологий совместной работы
на предприятиях нового поколения
Обзор
Находясь под влиянием потребительских предпочтений в отношении мобильных приложений, социальных сетей, видео
и виртуализации, организации во всем мире приходят к пониманию, что теперь, больше, чем когда-либо, поведение сотрудников может
кардинальным образом влиять на преимущества в бизнесе. Создавая среды рабочих пространств, способствующие совместной
работе и мобильности, руководители ИТ-отделов могут взять на себя главную роль в содействии изменениям и внедрении инноваций
во всей организации. Заручившись поддержкой признанных экспертов в планировании и построении решений для совместной
работы, можно упростить этот процесс благодаря расширению основных областей специализации персонала и выдаче рекомендаций
относительно передовых практических методов лицам, принимающим решения в сфере ИТ на уровне предприятия, которые
• изучают новые типы платформ и/или архитектур на предмет интеграции с имеющимся коммуникационным оборудованием;
• стремятся выйти за рамки унифицированных коммуникаций и сделать следующий шаг на пути к повышению эффективности
совместной работы;
• должны реагировать на увеличивающееся количество разнообразных коммуникационных устройств и приложений в рабочей среде;
• стремятся к повышению эффективности совместной работы, чтобы способствовать достижению целей бизнеса;
• выполняют сравнительную оценку приложений для мобильной совместной работы, но не знают, с чего начать.
С помощью интегрированного архитектурного подхода, стратегически согласованного с приоритетами бизнеса, ИТ-отделы
могут успешно повышать производительность работы и степень удовлетворенности сотрудников с одновременным поворотом их
репутации на 180 градусов, от «тормозящий фактор» к «фактор, способствующий нововведениям».
1 © Корпорация Cisco и/или ее дочерние компании, 2012. Все права защищены.
В данном документе содержится общедоступная информация корпорации Cisco.
Десять важнейших аспектов
управления мобильной
совместной работой на
рабочем месте
1. Выделение ресурсов и конфигурация
2. Сертификация, распространение,
обновление и активизация приложений
3. Безопасность данных в устройствах (включая
служебную информацию, являющуюся
собственностью фирмы, например, контакты
и электронные адреса) и защита доступа
устройства к корпоративной сети
4. Соответствие нормативным
требованиям и корпоративной
политике
5.Планирование, создание и управление
расходами
6. Единое решение для управления
приложениями и устройствами
(мобильными и прочими)
7. Принудительное применение паролей
и управление сертификатами
8. Удаленные контроль и управление, включая
возможности беспроводного (OTA)
стирания и блокирования
Приоритет личных предпочтений
Предпочтения потребителей в области технологий меняют традиционное рабочее
пространство. Привыкнув к практичности, многофункциональности и удобству смартфонов,
планшетных компьютеров и мобильных приложений в их личной жизни, современные
сотрудники предприятий ожидают аналогичных возможностей и на рабочем месте.
Действительно, в 2011 году покупатели приобрели больше смартфонов, чем персональных
компьютеров, а к 2016 году количество мобильных устройств значительно превысит
количество персональных компьютеров во всем мире.1 Бывший когда-то центром
активности, корпоративный настольный или портативный компьютер стал всего лишь
еще одним инструментом повышения производительности труда в расширенной
рабочей среде. Сегодня сотрудники представляют себе, что такое инновационные
видеосервисы, виртуализация, социальные сети и мобильные сервисы, помогающие им
обращаться к ресурсам компании по запросу из любой сети, сотрудничать эффективнее
и выполнять служебные обязанности быстрее. Легко нарисовать в воображении, как такие
гибкие и способствующие сотрудничеству рабочие пространства могли бы повысить
конкурентоспособность организации на мировом рынке. И столь же легко предвидеть
проблемы, с которыми столкнутся ИТ-отделы, воплощая эти мечты в жизнь.
Достижение всего потенциала этих преимуществ зависит от двух принципиально важных
факторов — успешного технологического планирования и построения с нулевым риском.
Чтобы реализовать новые бизнес-модели, совместно содействовать инновациям и дать
потребителям возможность легко и безопасно использовать в работе устройства,
которые им нравятся, ИТ-руководители должны приветствовать приложения, технологии
и платформы, ориентированные на потребителя. Они должны способствовать освоению
этих средств коммуникации, обезопасить их использование и заранее подготовиться к тому,
как они повлияют на работу сети предприятия и коммуникационную инфраструктуру.
9. Отслеживание ресурсов, приобретенных
ИТ-отделом, и/или устройств,
предоставленных предприятием
10.Интеграция с ИТ-инфраструктурой
«Мир информационных технологий становится
все сложнее, и всякий, кто разбирается в области,
в которой я не должен разбираться, становится для
меня очень ценным человеком».
— Трейси Фьюзи (Tracy Futhey), главный ИТ-директор и вице-президент по
информационным технологиям, Дюкский университет
2 © Корпорация Cisco и/или ее дочерние компании, 2012. Все права защищены.
В данном документе содержится общедоступная информация корпорации Cisco.
1
The Future of Mobile («Будущее мобильных технологий»),
Business Insider, 21 марта 2012 г.
Стратегии достижения успеха
Начните с разработки стратегии
Прежде, чем предпринимать развертывание новой технологии, способствующей
совместной работе, жизненно необходимо выработать стратегию, согласованную с бизнесприоритетами. Руководители, менеджеры отдельных направлений деятельности компании,
сотрудники ИТ-отделов и даже целевой контингент пользователей предоставят свое
уникальное мнение относительно бизнес-задач и деловых инициатив. Цель этих обсуждений
состоит в определении бизнес-задач, решения которых организация стремится продвигать
с помощью сети. Пока этот неотъемлемый этап не будет завершен, лица, принимающие
бизнес-решения, должны воздерживаться от любых подробных обсуждений технологии.
Заложите основу
Передовые решения и приложения для совместной работы требуют передовой
инфраструктуры коммуникаций. В качестве предельно допустимого минимума,
организации должны произвести эволюцию от офисных АТС и IP-телефонии к гибкой
системе унифицированных коммуникаций, позволяющей ИТ-отделам надстраивать новые
возможности для совместной работы. Однако конкретные потребности могут послужить
основанием для дополнительных усовершенствований. Например, организации, стремящиеся
к использованию смартфонов и планшетных компьютеров на рабочих местах, должны
совершить переход от проводных сетей к комбинированным проводным и беспроводным
сетям. Цель этого перехода состоит в оптимизации базовой инфраструктуры сети для
достижения предельной гибкости, мобильности и масштабируемости.
Сеть с системой унифицированных коммуникаций интегрирует приложения голосовой
и видеосвязи, передачи данных и мобильного доступа как в традиционных офисных средах,
так и в рабочих пространствах следующего поколения, способствующих мобильности
сотрудников. Однако для правильного выполнения перехода требуется тщательная оценка
существующей инфраструктуры, удачное планирование и реализация, в основе которой
лежит проект масштабируемой и отказоустойчивой сети. Сотрудничество с заслуживающим
доверия партнером, знающим лучшие практические решения и проверенные методологии,
ускоряет развертывание и позволяет организациям предпринимать поэтапный подход,
позволяющий держать расходы под контролем. Оно также минимизирует риски, закладывая
основу, обеспечивающую непрерывность внедрения новых технологий с минимальным
нарушением рабочих процессов.
3 © Корпорация Cisco и/или ее дочерние компании, 2012. Все права защищены.
В данном документе содержится общедоступная информация корпорации Cisco.
Независимо от того, в какой точке этого процесса они находятся, лица, принимающие решения в сфере ИТ, которые консультируются
у заслуживающего доверия партнера, предоставляющего услуги по организации совместной работы, могут получить персонализированные
рекомендации и планы развития, связанные со следующими важными вопросами:
• Какие решения мы должны изучить?
• Какие модели развертывания мы должны рассмотреть?
• Какими критериями должны мы руководствоваться, чтобы выбрать лучшую для нас модель развертывания?
• Нужно ли внедрять все решения одновременно?
• Можем ли мы использовать поэтапный или пошаговый подход к построению решения?
• Как мы сможем гарантировать быстрый возврат инвестиций в информационные технологии?
• Как нам следует обучать сотрудников и способствовать освоению ими нового решения?
Получите конкурентное преимущество с помощью приложений, способствующих достижению бизнес-целей
Когда стратегия выработана, а основа заложена, организации лучше подготовлены к обсуждению альтернатив и принятию решений
относительно средств для совместной работы, наиболее подходящих для их бизнеса (см. таблицу 1).
Таблица 1. Возможные инициативы для совместной работы
Инициатива
Управление мобильными
устройствами
и приложениями
Первоочередные соображения
Ценность для ИТ-отделов
Расширение возможностей мобильных
сотрудников:
•Удовлетворение требований конечного
пользователя и содействие достижению
корпоративных целей в отношении
производительности благодаря поддержке
функциональности «работа в любой точке
мира» с помощью мобильных устройств
•Обеспечение безопасности сети и данных
с одновременным предоставлением сотрудникам
простых и согласованных методов работы
•Разрешение доступа к приложениям для
совместной работы с мобильных устройств
•Внедрение концепции «Принеси свое
собственное устройство» (BYOD)
Виртуализация
настольных систем
Социальные приложения
для предприятий
•Управление расходами за счет отслеживания
мобильных ресурсов и управления ими,
а также контроля за использованием ресурсов
•Обеспечение безопасности корпоративных
данных и осуществление корпоративных
политик в отношении мобильности
•Демонстрация экономической эффективности
и окупаемости инвестиций для инициативы по
виртуальным настольным системам
•Повышение производительности благодаря
доступу к сервисам категории «из любой
точки, в любое время и с любого устройства»
•Обеспечение прозрачной работы смартфонов,
планшетных компьютеров и других мобильных
устройств, а также мультимедийных приложений
в новой виртуализированной среде
•Сокращение расходов на поддержку
настольных систем
•Влияние на существующую коммуникационную
и сетевую инфраструктуру
•Содействие достижению корпоративных
целей в отношении стиля работы,
ориентированного на большее
сотрудничество
•Поддержка стратегии для платформы и
пользователей социальных приложений предприятия
•Планирование освоения нового решения
сотрудниками и управление изменениями
4 © Корпорация Cisco и/или ее дочерние компании, 2012. Все права защищены.
В данном документе содержится общедоступная информация корпорации Cisco.
•Повышение физической безопасности
данных в настольных системах
•Предоставление контингенту пользователей
улучшенного доступа к информации,
консультациям специалистов и другим ресурсам
Десять ориентиров для создания
удобства совместной работы
сотрудников нового поколение
1. Создайте в своей организации комитет по
совместной работе, представляющий точки
зрения руководителей, менеджеров отдельных
направлений деятельности компании,
сотрудников ИТ-отделов и пользователей.
2. Проведите подробное обсуждение стратегий
совместной работы, ориентированное на
бизнес-инициативы и важнейшие задачи,
прежде, чем приступать к дискуссиям по
поводу конкретных технологий.
3.Создайте технологический план развития.
4. Создайте динамичную базовую
инфраструктуру сети, поддерживающую
передовые IP-коммуникации, такие как
обмен сообщениями, дистанционное
присутствие и видеоконференц-связь.
5. Поймите, что новая среда совместной
работы очень сложна, и предприятиям,
как правило, лучше обратиться к партнеру,
предоставляющему услуги, чем выдавать
своим ИТ-отделам задания на планирование
и построение нового набора инструментов
для совместной работы.
6. Определите качественные преимущества
и рассчитайте количественный показатель
возврата инвестиций для таких решений как
внешняя и управляемая системы или ПО как
услуга (SaaS) в сравнении с собственной
инфраструктурой.
7. Продумайте обеспечение и управление
преобразованием бизнеса в том, что
касается построения системы совместной
работы.
8. Организуйте соответствующее обучение
персонала и обеспечьте поддержку,
чтобы помочь сотрудникам освоить новые
инструментальные средства и позволить
вашему предприятию совершить переход
плавно и успешно.
У предприятий есть не только выбор среди наиболее подходящих решений совместной
работы для развертывания, но также и выбор среди способов их предоставления. Например,
ИТ-отделы могут выбрать следующие варианты построения решений:
• на предприятии, в собственной сети;
•за пределами предприятия, «в облаке» с подпиской на сервисы, предоставляемые
поставщиком;
• гибридный вариант, представляющий собой комбинацию первых двух.
Облачное решение может улучшить качество совместной работы, способствуя мобильности
и предоставляя гибкость. Развертывание на предприятии в большей степени обеспечивает
контроль за работой и учет своих особенностей. Выбор правильной модели потребления
для оптимального применения в вашей организации должен быть стратегическим,
а не технологическим решением.
Повышайте степень освоения решения, чтобы ускорить возврат инвестиций
Обеспечение успешного освоения сотрудниками нового решения в краткосрочной
и долгосрочной перспективе является непременным условием успеха любой инициативы
в отношении технологии совместной работы на предприятии. Наряду с собственно
технологией организация должна учитывать такие компоненты как человеческий фактор
и рабочий процесс. Услуга по управлению изменениями помогает преодолеть проблемы,
с которыми может столкнуться предприятие при развертывании системы для совместной
работы, например:
• крупное сложное развертывание системы унифицированных коммуникаций с бизнесвидео, средствами проведения конференций и/или корпоративными социальными сетями;
• развертывание технологий для совместной работы с ориентацией на конкретный
бизнес-результат (например, успех бизнес-задачи по сокращению расходов на поездки
зависит от эффективного использования решений видеоконференц-связи)
• культурные, человеческие или политические ограничения, препятствующие достижению
максимального коммерческого эффекта от совместной работы;
• медленное или застопорившееся развертывание.
Группы, оказывающие услуги по управлению изменениями, решают вопросы человеческого,
культурного, коммерческого и технологического характера, связанные с применением
решения для совместной работы с целью достижения желаемых бизнес-результатов,
понимая, что в большинстве развертываний требуется высокий уровень взаимодействия
пользователей, чтобы можно было получить запланированные преимущества.
9. Отслеживайте прогресс по сравнению
с первоначально сформулированными
бизнес-задачами и пересматривайте
политики для достижения оптимальных
результатов.
10. И, самое главное, отстаивайте проведение
изменений. Здоровое плодотворное
сотрудничество способствует внедрению
бизнес-инноваций и развитию бизнеса.
5 © Корпорация Cisco и/или ее дочерние компании, 2012. Все права защищены.
В данном документе содержится общедоступная информация корпорации Cisco.
Как правильно выбрать партнера,
оказывающего услуги по
организации совместной работы
Корпорация IDC настоятельно рекомендует
организациям не перегружать собственные
ИТ-отделы, а воспользоваться сторонней
компанией, специализирующейся в области
решений для совместной работы (IDC Analyst
Connection, «Key Questions to Ask When
Considering Collaboration Solutions» («Ключевые
вопросы, которые следует задавать при
рассмотрении решений для совместной
работы»), август 2010 г.). Вот несколько основных
вопросов, которые следует рассмотреть:
• Имеются ли у компании, предлагающей
услуги, проверенные методологии для
оценки, проектирования и развертывания
решений для совместной работы?
• Имеет ли фирма соответствующий спектр
партнеров в данной области, а именно,
поставщиков аппаратного и программного
обеспечения, настольных систем, средств
голосовой и видеосвязи?
•Имеется ли у поставщика понимание
коммерческих факторов и сложностей
перехода, специфичных для данной
организации?
•Умеет ли компания проводить переговоры
по успешному преобразованию бизнеса
с лицами, принимающими решения
на разных уровнях предприятия?
Умеет ли она объединять несогласные
заинтересованные стороны?
Заключение
Современные потребительские предпочтения в области технологий оборачиваются для
предприятия новыми возможностями для организации совместной работы и внедрения
инноваций. Сотрудничая с заслуживающим доверия партнером, ИТ-руководители на
предприятии смогут сосредоточиться на своих областях специализации и приоритетах
предприятия и при этом узнают, что необходимо для развития и администрирования
интегрированного архитектурного подхода, поддерживающего виртуальные мобильные
трудовые ресурсы. Для реализации всего потенциала передовых технологий организация
должна тщательно заложить соответствующий фундамент успеха, хотя универсального
рецепта для эффективного внедрения не существует. Опытный консультант может
сотрудничать с предприятиями для выработки персонализированного комплексного
плана, состоящего из небольших, легко управляемых этапов, чтобы переход к системе
совместной работы оказался технически гладким, финансово надежным, а для бизнеса —
стратегическим.
Узнайте о преимуществах совместной работы, откройте
новые возможности
Чтобы выяснить, как внедрение новых технологий для совместной работы может
соотноситься с вашими бизнес-приоритетами, попросите представителя или партнера
Cisco провести ознакомительный семинар по решениям для совместной работы.
Эти семинары, проводимые Cisco Services и отраслевыми экспертами в течение половины
рабочего дня, собирают вместе руководителей технологических и коммерческих отделов
для обсуждения бизнес-задач, выявления болевых точек, обрисовки возможностей
мобильной совместной работы и обмена идеями о стратегиях и архитектурах.
При подготовке к семинару посетите следующие интернет-ресурсы:
•
Сайт: Услуги по организации совместной работы
•
Видео: Дюкский университет: глобальная сеть
•
Официальный документ «Новое рабочее пространство для совместной работы»
•Предлагает ли фирма услуги по всему
миру и техническую поддержку?
Штаб-квартира в Северной и Южной Америке
Корпорация Cisco Systems
Сан-Хосе, Калифорния
Штаб-квартира в Азиатско-Тихоокеанском регионе
Cisco Systems (USA) Pte. Ltd.
Сингапур
Штаб-квартира в Европе
Cisco Systems International BV
Amsterdam, Нидерланды
У корпорации Cisco имеется более 200 офисов по всему миру. Адреса, номера телефонов и факсов приведены на веб-сайте Cisco по адресу
www.cisco.com/go/offices.
Cisco и логотип Cisco являются товарными знаками или зарегистрированными товарными знаками корпорации Cisco и/или ее дочерних компаний в США
и других странах. Чтобы просмотреть список товарных знаков Cisco, перейдите по ссылке: www.cisco.com/go/trademarks. Товарные знаки сторонних
организаций, упомянутые в настоящем документе, являются собственностью соответствующих владельцев. Использование слова «партнер» не
предполагает взаимоотношений партнерства между Cisco и любой другой компанией. (1110R)
6 © Корпорация Cisco и/или ее дочерние компании, 2012. Все права защищены.
В данном документе содержится общедоступная информация корпорации Cisco.