‫إدارة االوراق‬
‫إعداد‬
‫د‪.‬عبد الكريم بن عبد العزيزاملحرج‬
‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬
‫أ‪ -‬الهدف العام للدورة ‪:‬‬
‫ً‬
‫أن يكون املتدرب قادرا على إدارة أوراقه بكفاءة‪.‬‬
‫ب‪ -‬األهداف التفصيلية للدورة‪:‬‬
‫‪ -1‬أن يعرف املتدرب مفهوم إدارة األوراق ومزاياه ‪.‬‬
‫‪ -2‬أن يعرف املتدرب أهداف نظام إدارة األوراق الفعال‪.‬‬
‫‪ -3‬أن يقف املتدرب على مهارات إدارة األوراق ‪.‬‬
‫‪ -4‬أن يلم املتدرب بآلية التعامل مع البريد الوارد و أماكن وضع‬
‫األوراق واملعلومات‪.‬‬
‫‪ .1‬املقصود بإدارة األوراق‬
‫‪ .2‬فوائد ومزايا إدارة األوراق‬
‫‪ .3‬أهداف نظام إدارة األوراق الفعال‪.‬‬
‫‪ .4‬مهارات إدارة األوراق ‪.‬‬
‫‪ .5‬أماكن وضع األوراق واملعلومات ‪.‬‬
‫‪ .6‬عملية فرز (صينية الفرز) الوارد‬
‫‪ .7‬اتقان فن استخدام سلة املهمالت‬
‫‪ .9‬ملفات االعمال النشطة‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪ .8‬قائمة االشغال‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪ .10‬امللفات الرجعية(الساكنة )‬
‫‪.‬‬
‫تنويه البد منه‪:‬‬
‫‪ ‬إدارة األوراق عملية يمكن إثراءها عن طريق تبادل‬
‫الخبرات بين املشاركين ‪ 0‬ألنها مهارة‪.‬‬
‫أي تتحسن مع الرغبة في التطويروالصبروالستمرار‬
‫والستفادة من تجارب اآلخرين ‪0‬‬
‫‪‬‬
‫ً‬
‫ً‬
‫ما يذكرقد يكون مطبقا بصورة أو أخرى جزئيا أو‬
‫ً‬
‫كليا ‪ ،‬ولكن هذه هي املبادئ العلمية والتجارب‬
‫العملية في هذا املجال ‪0‬‬
‫صورة وتعليق‬
‫قارن وحلل‬
‫ادارة االوراق‬
‫ً‬
‫‪ ‬تعد مهارة إدارة األوراق ضرورية جدا في العصرالحاضر‬
‫الذي كثرت فيه األوراق حتى تكاد تغرق الناس من كثرتها‪.‬‬
‫أسباب تعقد إدارة األوراق في الوقت الحاضر‪:‬‬
‫ً‬
‫‪ - 1‬الكم الهائل من البريد الذي يواجهنا يوميا ‪0‬‬
‫‪- 2‬التغييرات األساسية في نمط الحياة االجتماعية والعامة ‪0‬‬
‫مترين ( ‪ )1‬مجاعي ‪:‬‬
‫ابلتعاون مع أفراد جمموعتك ‪:‬‬
‫‪ -1‬ماذا يُقصد إبدارة االوراق ؟‬
‫‪ .1‬ما املقصود بإدارة االوراق‬
‫يقصد بإدارة األوراق تصميم نظام يناسب‬
‫احتياجاتك الخاصة وأسلوب حياتك ‪.‬‬
‫( فما يناسبك قد ال يناسب غيرك ) ‪0‬‬
‫يتطلب النجاح في عملية ادارة االوراق‬
‫(أو تصميم النظام )‬
‫ً‬
‫ً‬
‫موقفا ايجابيا‬
‫ً‬
‫ً‬
‫وقتا كافيا‬
‫استمرارية‬
‫مهارات مناسبة‬
‫وإذا ضعفت أو فقدت أي جزئية في هذا النظام تداعى‬
‫وسقط وإذا حدث هذا فال يعني أن النظام س يء ولكن‬
‫يعني أن أحوال الشخص تغيرت ‪.‬‬
‫‪ ‬تكدس األوراق ملاذا ؟‬
‫تكدس األوراق هو عبارة عن تأجيل القرارات بينما‬
‫إدارة األوراق تعني اتخاذ القرارات ‪.‬‬
‫ان نظام الحفظ الجيد هو الذي يمدنا بما‬
‫نحتاج إليه من معلومات فور طلبها ولذلك‬
‫فإن نظام الحفظ الجيد يجب ان يتصف‬
‫بالخصائص اآلتية ‪:‬‬
‫صفات الحفظ الجيد‬
‫البساطة‬
‫املرونة‬
‫الترابط‬
‫التنظيم‬
‫االقتصاد‬
‫املالئمة‬
‫السرعة‬
‫ما األسئلة الواجب سؤالها عند ورود أي ورقة؟‬
‫س‪ :1‬هل يجب علي أن أحتفظ بهذه الورقة ؟ (األهمية)‬
‫س‪ : 2‬أين أحفظها ( املكان ) ‪.‬‬
‫س‪ :3‬إلى متى أحفظها ( املدة ) ‪.‬‬
‫س‪ : 4‬كيف أعثر عليها ( الرجوع والوصول إليها )‪.‬‬
‫ً‬
‫وكل واحد من هذه األسئلة يتطلب قرارا يجب اتخاذه‪0‬‬
‫ملاذا التأخرفي اتخاذ هذه القرارات؟‬
‫بسببين ‪:‬‬
‫( ‪ ) 1‬عدم املعرفة ‪.‬‬
‫( ‪ ) 2‬الخوف من الفشل ‪.‬‬
‫اعلم الحقائق اآلتية ‪:‬‬
‫‪ - 1‬إذا كانت أوراقك كثيرة فلن تستطيع‬
‫أن تجد معظم أوراقك وهذا بدوره يدعوك‬
‫للتخفف من أوراقك ‪0‬‬
‫ً‬
‫‪ - 2‬كل ش يء قابل لالستبدال تقريبا حيث‬
‫يمكنك الحصول على نسخة أخرى إذا‬
‫احتجت لذلك( إال األوراق املهمة )‬
‫‪0‬‬
‫‪ - 3‬أن املعلومات التي ال يمكن التحكم فيها‬
‫(أي التي ال تسترجع في الوقت املناسب) ال تعد‬
‫ثروة وإنما هي عبء ملاذا ؟ ‪:‬‬
‫ً‬
‫‪ -1‬ألنها تصبح مكانا لتجمع الغبار‪0‬‬
‫ً‬
‫‪ - 2‬تشغل حيزا ‪0‬‬
‫‪ - 3‬تسبب الشعور باألس ى والضيق ‪0‬‬
‫قاعدة همبفل‬
‫(( إذا لم تكن تدري أين وضعت‬
‫الورقة ‪ ،‬أو أنك ال تستطيع أن تجدها‬
‫فهي عديمة القيمة بالنسبة لك ))‪.‬‬
‫مترين ( ‪ )2‬مجاعي ‪:‬‬
‫ابلتعاون مع أفراد جمموعتك ‪:‬‬
‫* ملاذا ندير أوراقنا ؟‬
‫‪ -2‬فوائد ومزايا إدارة األوراق ‪:‬‬
‫‪ - 1‬خلو مكتبك من الفوضى وتنظيم أوراقك‪.‬‬
‫‪ - 2‬ترتيب أولوياتك ‪0‬‬
‫‪ - 3‬التحكم في وقتك ‪0‬‬
‫‪ - 4‬التحكم في طاقتك (الذهنية ‪ -‬والبدنية )‪.‬‬
‫‪ -5‬يوفر لك بيئة عمل تساعدك على تحقيق‬
‫خططك وأحالمك‪.‬‬
‫‪ - 6‬سرعة الرجوع إلى األوراق الهامة ‪0‬‬
‫ً‬
‫في الغالب أننا ال نضع أهدافا يصعب تحقيقها‬
‫ً‬
‫ولكننا نضع أهدافا ال نعطيها القدرالكافي من‬
‫الوقت كي تتحقق ‪0‬‬
‫ً‬
‫إذن مهارات إدارة األوراق تتطلب كذلك وقتا‬
‫لنتعلمها وما سنجنيه سيستحق الجهد‬
‫املبذول في تعلمها ‪0‬‬
‫‪ -3‬مهارات إدارة األوراق‬
‫‪ - 1‬تحديد موقع ثابت لك للتعامل فيه مع األوراق‬
‫ً‬
‫ً‬
‫جميعها يكون مريحا لك بعيدا عن متناول األطفال‬
‫ إضاءة مناسبة ‪ -‬مقعد مريح‪.‬‬‫ً‬
‫‪ - 2‬أن يكون املكتب عمليا مناسبا ألعمالك ‪.‬‬
‫‪ - 3‬في أوقات االنتظاراجلس على املكتب واعمل‬
‫ً‬
‫عمال مناسبا في فترة االنتظار(خطاب تهنئة‪ -‬شكر‬
‫اطالع ‪ /‬تأمين مستلزمات )‬
‫‪ - 4‬تهيئة نظام فعال للملفات مع وجود الدوالب‬
‫في موقع عملك ‪0‬‬
‫‪ - 5‬إذا كنت تستخدم يدك اليمنى في الكتابة فضع‬
‫الهاتف عن يسارك لالستفادة من الوقت في إدارة األوراق ‪0‬‬
‫‪ - 6‬حدد مكان الحاسب هل هو الستخدامك الشخص ي‬
‫أو للعائلة حتى ال يقاطعك أحد فتضطرإلى مغادرة‬
‫املكان وبالتالي تنتقل األوراق إلى مكان آخر‪0‬‬
‫ً‬
‫ً‬
‫‪ - 7‬خصص مكانا محددا لوضع األشياء الجاهزة‬
‫لالرسال بالبريد الصادر وكذلك الوارد ( ملف )‬
‫أو صينية للفرز ‪0‬‬
‫‪ - 8‬توفيرسلة مهمالت ‪0‬‬
‫‪ - 9‬ال تجمع أكثرمما تحتاج إليـ ــه من أدوات‬
‫ومعـ ــدات مكتبية حتى ال تضايق نفسك ( مثل‬
‫أقالم ال تكتب بصورة جيدة ) ‪0‬‬
‫‪ -4‬أهداف نظام إدارة األوراق الفعال‬
‫‪ - 1‬إتالف األوراق غيرالضرورية ‪0‬‬
‫‪ - 2‬تجنب إنتاج أوراق غيرضرورية‬
‫‪- 3‬تحديد موقع ثابت لألوراق املهمة ‪0‬‬
‫‪ - 4‬انشاء نظام استرجاع ورقي سهل ‪0‬‬
‫‪ -5‬أماكن وضع األوراق واملعلومات‬
‫صينية الفرز‬
‫قائمة األشغال‬
‫سلة املهمالت‬
‫ملفات األعمال‬
‫التقويم‬
‫امللفات املرجعية‬
‫بطاقات الفهرس( دليل)‬
‫‪-6‬عملية الفرز( صينية الفرز) الوارد‬
‫‪ ‬ماذا يحدث أثناء الفرز ؟‬
‫تبدأ ثم تقف ‪ ...‬ثم تبدأ ثم تقف ‪ ...‬ثم تبدأ ثم تقف‪...‬‬
‫وهكذا نصاب بالحباط !!‪.‬‬
‫‪ ‬هل يمكن أن يكون لديك أكثرمن صينية‬
‫في أكثرمن مكان ؟‬
‫ً‬
‫ال باس إذا كان املكان محددا‪.‬‬
‫نصائح في الفرز‬
‫ً‬
‫‪ - 1‬افرز لفترة قصيرة ‪ ،‬وكن مستعدا ألن‬
‫تحتفظ بأوراقك في هذا املحل ملدة قصيرة فقط ‪0‬‬
‫‪ - 2‬استخدم صينية الفرز باستمرار‪ 0‬وإذا رأيت‬
‫األوراق تثبت في الصينية فأعلم أنك ال تقوم‬
‫بالفرز باالستمرارية املطلوبة ‪0‬‬
‫‪-3‬عالج الورقة مرة واحدة فقط واتخذ القرار‪0‬‬
‫س‪ :‬كم تبقى األوراق في الصينية ؟‬
‫تبقى املدة التي تكفيك لتحديد‬
‫ً‬
‫ما ستفعله بها الحقا‬
‫‪-7‬إتقان فن استخدام سلة املهمالت‬
‫‪ ‬الخطوة التالية لعملية الفرز هي إتالف أي ورقة‬
‫يتضح عدم أهميتها ‪0‬‬
‫‪ ‬أثبت البحث العلمي أن ‪ %80‬من األوراق التي نقوم‬
‫بتجميعها ال تستخدم مرة أخرى ‪0‬‬
‫تذكرأن ‪:‬‬
‫قدرتك على تحقيق أهدافك في إدارة األوراق‪ ،‬لها‬
‫عالقة مباشرة باستعدادك الستخدام سلة املهمالت ‪0‬‬
‫كيف تبدأ عملية الفرز‬
‫خذ كل ورقة وحللها عن طريق الجابة عن األسئلة‬
‫ً‬
‫اآلتية ‪ ( :‬في البداية قد يأخذ األمر وقتا ثم يسهل‬
‫بعد ذلك ) ‪:‬‬
‫‪ - 1‬هل ما تحتويه هذه الورقة ملعلوماتي الشخصية‬
‫وأصبحت أعرفها اآلن ؟‬
‫‪ - 2‬هل توجد هذه املعلومات في مكان آخر؟‬
‫( كتاب ‪ /‬فيلم ‪ /‬شريط‪. )...‬‬
‫‪ - 3‬هل املعلومات حديثة بحيث يمكن االستفادة منها ؟‬
‫‪ - 4‬تحت أي الظروف قد تحتاج إلى هذه املعلومات ‪0‬‬
‫ً‬
‫ً‬
‫إن قولك ( قد أحتاج إليها ) ال يعد جوابا كافيا ‪0‬‬
‫‪ - 5‬ما هو أسوأ ش يء قد يحدث لك لو لم تكن هذه‬
‫الورقة في حوزتك ؟‬
‫إذا كنت تستطيع تحمل ما يترتب على ذلك‬
‫ً‬
‫فألق بها في سلة املهمالت فورا‬
‫حيث يتم نقل املعلومات من األوراق إلى التقويم‬
‫ثم إما تتلف أو تحفظ داخل ملف ويوضع في التقويم‬
‫بجوار املعلومات ‪0‬رمزامللف مثال ( أ) من امسك‬
‫أو (ح) من حفظ لتتذكرأن هناك معلومات إضافية‬
‫ً‬
‫تحتاج إلى مراجعتها قبل االجتماع مثال ‪0‬‬
‫وتذكر‬
‫‪:‬‬
‫دائما افتح بريدك وواردك وأنت بالقرب من سلة‬
‫املهمالت حتى يسهل عليك إلقاء األشياء بداخلها‬
‫حتى ال تشكل لديك كومة أخرى من االوراق‬
‫التقويم ذو أهمية في ‪:‬‬
‫‪ -1‬فعاليات إدارة الوقت ‪.‬‬
‫‪ - 2‬في إدارة األوراق‬
‫استخدم التقويم كأداة متابعة للموضوعات بطريقة‬
‫فعالة وليس مفكرة فقط‬
‫ً‬
‫مثال ‪ :‬إذا كتبت رسالة ألحمد وتريد الرد خالل‬
‫أسبوعين ‪ ،‬أكتب في التقويم ‪ :‬هل رد أحمد ؟‪.‬‬
‫مواعيد فقط ‪:‬‬
‫ً‬
‫احجز موعدا مع نفسك ( مثل قراءة أوراق معدة‬
‫ً‬
‫للقراءة) حدد موعدا مع نفسك كما تفعل مع‬
‫شخص آخر‪0‬‬
‫ً‬
‫‪‬أكثر الناس نجاحا في إدارة وقتهم وتحقيق أهدافهم هم‬
‫ً‬
‫الذين يحجزون موعدا مع أنفسهم لنجازمهام معينة ‪.‬‬
‫‪ ‬إذا كنت في اجتماع ووافقت على انجازمهمة معينة‬
‫ً‬
‫فبدال من كتابة مالحظة في الدفترالكبيرالذي تحمله ‪،‬‬
‫احسب بسرعة متى يجب أن تبدأ العمل في هذه املهمة‬
‫ثم دون مالحظة لنفسك في تقويمك وبذلك ‪:‬‬
‫‪ -1‬تتجنب زيادة األوراق‬
‫‪ - 2‬تتذكرإنجازاملهمة ‪0‬‬
‫انتق تقويمك بعناية‬
‫هل يكفي تقويم واحد ؟‬
‫نعم‬
‫لالرتباط بين الجانب العملي والجانب الشخص ي ‪.‬‬
‫‪ -8‬قائمة األشغال‬
‫الهدف منها ‪:‬‬
‫‪ ‬تعيين موضع دائم لتدوين مالحظاتك حتى‬
‫تقلص عدد األوراق ‪0‬‬
‫‪ ‬وهي ليست مخصصة للمهام التي يجب أن تؤدى‬
‫في وقت محدد وإنما هي للمهام التي تريد أن تؤديها‬
‫ً‬
‫ولكنك لم تحدد وقتا‬
‫ً‬
‫‪ ‬إرسال خطاب تهنئة مثال أو هدية ال يوضع‬
‫في قائمة األشغال وإنما في التقويم ولكن‬
‫تذكيرك بشراء مستلزمات الخطاب أو الهدية‬
‫يمكن وضعها في قائمة األشغال وكل بحسبه ‪0‬‬
‫ً‬
‫‪ ‬فإذا انتهيت من مهمة ضع عليها خطا‬
‫وهذا من أكثراألمور متعة إذ تحس بأنك‬
‫أنجزت شيئا هدفت إلى إنجازه ‪0‬‬
‫أشكال القائمة تتعدد‪:‬‬
‫ورق‬
‫الصق‬
‫كروت‬
‫سجل‬
‫صغير‬
‫البعض يستخدم السجل كتوثيق لنشاطاته‬
‫حتى بعد شطبها ‪.‬‬
‫وال تنس مبدأ‬
‫ً‬
‫وضع األشياء املتشابهة معا‬
‫كيفية إعداد قائمة األشغال ‪:‬‬
‫يمكن تقسيمها إلى فئات عدة ‪:‬‬
‫‪- 1‬مكاملات هاتفية‬
‫‪ - 2‬مكاتبات ( شخصية ‪ -‬رسمية) ‪.‬‬
‫‪- 3‬النقاش (معلومات تريد مناقشتها مع شخص معين‬
‫أو أسئلة تريد توجيهها )‬
‫‪ - 4‬املهام العامة‬
‫‪ -5‬أسماء الكتب (شراء ‪ -‬استعارة) دون رقم التصنيف‬
‫حتى يسهل عليك األمر لو أردت الرجوع لها مرة أخرى ‪.‬‬
‫‪ - 6‬الهدايا ( تسجل فيه رغبات اآلخرين دون علمهم ) ‪.‬‬
‫‪ - 7‬املشاريع‬
‫(ترميم ‪ /‬مناسبة اجتماعية ‪/‬شراء‬
‫بيت أو سيارة‪ )..‬ثم تضع التفاصيل في التقويم بعد ذلك‪.‬‬
‫‪ - 8‬السفر‬
‫( معلومات ‪ /‬مهام ‪ /‬مقابالت ‪ /‬قائمة‬
‫ما قبل السفر‪ /‬قائمة ما بعد السفر)‪.‬‬
‫‪ - 9‬األفكار‪0‬‬
‫‪ -10‬األهداف ‪.‬‬
‫‪ - 11‬مناسبات األعياد ( من تريد االتصال بهم )‬
‫‪ - 12‬األرقام الهامة التي تحتاج تذكرها ‪0‬‬
‫جرب العناصرأو الخطوات األربع السابقة ثم انظر‬
‫كم عدد األوراق التي تستطيع التخلص منها‪.‬‬
‫‪ .1‬الفرز‬
‫‪ .2‬سلة‬
‫املهمالت‬
‫‪.3‬التقويم‬
‫‪ .4‬قائمة‬
‫األشغال‬
‫األسماء واألرقام الخاصة بك‬
‫( الفهرس ‪ /‬دليل الهاتف ‪ /‬مفكرة‪/‬دفترمالحظات ‪/‬‬
‫الحاسب اآللي )‬
‫‪ ‬كيف أسجل‬
‫حسب أسماء األشخاص‬
‫أسماء مقرات أعمالهم‬
‫أسماء الوسطاء‬
‫نوع الخدمات‬
‫‪ ‬إذا أردت أن أتصل بهذا الشخص ما هي الكلمة‬
‫التي تبرز في ذهني ؟ ‪ ...‬أسأل نفسك ‪:‬‬
‫ً‬
‫ً‬
‫ثم استخدم الجواب مدخال رئيسا لطريقة تنظيمك‬
‫‪ ‬االسم العنوان رقم الهاتف املالحظات‬
‫الوقت املناسب لالتصال‬
‫‪ ‬علق قائمة باألرقام املهمة بجانب كل هاتف في كل دور‬
‫من أدوار املنزل (الشرطة ‪ /‬الدفاع املدني ‪ /‬السعاف ‪ /‬شركة الكهرباء ‪000‬‬
‫‪ ‬أمكنة عمل أفراد العائلة( قريب أو جارلالتصال به عند الضرورة )‬
‫‪ -9‬ملفات األعمال ( النشطة )‬
‫هي تلك األوراق التي تحتاج إلى اهتمامك املباشر‬
‫ً‬
‫إما فورا وإما في وقت ما في املستقبل‬
‫( ولكن ال يعني ذلك أنها مشاريع يوم من األيام )‬
‫و يمكن أن يتحول ملف األعمال إلى ملف مرجعي‬
‫والعكس ‪0‬‬
‫ً‬
‫ً‬
‫ر ّ‬
‫* فإذا أخذت ملفا مرجعيا وليكن ملف دو ة كتاب‬
‫ً‬
‫ً‬
‫الضبط مثال يصبح نشطا ‪ ،‬فإذا عملت عليه أليام ثم‬
‫ً‬
‫أعدته بعد الدورة مرة أخرى يصبح مرجعيا‪.‬‬
‫‪ ‬وتأكد عندما تعيده أن تخلصه من األوراق الزائدة‬
‫ً‬
‫وال تقل سأفعل مستقبال ‪ ،‬ألن املعلومات ال تزال‬
‫حديثة بعد في ذهنك ‪0‬‬
‫س‪-‬هل يمكن أن يكون ّ‬
‫لدي ملف أعمال وملف‬
‫مرجعي بنفس املسمى ؟‬
‫نعم‬
‫ً‬
‫وقد يكون حجم أحدهما صغيرا يوضع داخل‬
‫الكبيرحتى يسهل تداوله‬
‫س‪ -‬كيف أحدد الفئة التي أضع فيها ورقة ما ؟‬
‫أسأل نفسك ‪:‬‬
‫‪ ‬ما هو االجراء التالي الذي أريد أن اتخذه بالنسبة لهذه‬
‫الورقة وسيدلك الجواب على أي ملف تضعها بداخله ‪0‬‬
‫‪ ‬أسماء بعض الفئات التي يمكنك استخدامها كعناوين‬
‫مللفات أعمالك ‪:‬‬
‫ ملف االتصال الهاتفي ( املكاملات ‪ -‬املكاملات املتوقعة )‬‫ ملف الحفظ (حفظ للمستقبل أو للتذكرأو معلق أو‬‫أمسك للمستقبل واكتب ملحوظة في تقويمك‬
‫ً‬
‫لتذكرك باستعراضه مستقبال ) ‪0‬‬
‫ً‬
‫ ملف املشاريع ( ملف لكل مشروع مثال مشروع مللف‬‫ً‬
‫الترميم ‪ /‬ملف التأثيث ‪ /‬التدريب ) وترتب أبجديا‬
‫ً‬
‫أو هجائيا‬
‫ ملف للمكتب أو ‪ /‬املنزل املكتب أي ما تود أخذه‬‫للمكتب وضعه بمكان قرب باب املنزل أو داخل الحقيبة ‪0‬‬
‫ ملف الكتابة ‪ ( :‬هل يغني االتصال ؟ – ابدأ بكتابة جزء‬‫منها أو رؤوس أقالم ‪0‬‬
‫ ملف اللقاءات القادمة أو ‪ /‬السفريات ( ملف لكل رحلة ‪،‬‬‫ً ً‬
‫مثال ملف جدة ) تخلص من الزائد أوال فأوال‬
‫‪ -‬ملف التصوير‬
‫كيف تبدأ‬
‫‪ ‬مجموعة ملفات في مقدمة درج امللفات في مكتبك‬
‫أو مصنفة على طاولة كل بحسبه ‪0‬‬
‫مثال ملف التصويرإن كان في املنزل يمكن أن يكون‬
‫قريب من الباب أو في حقيبتك ‪0‬‬
‫س‪ -‬كيف تتذكرفحص كل هذه امللفات ؟‬
‫(‪ )1‬رمزها ( استخدم رمز لكل ملف )‪.‬‬
‫( ‪ )2‬ضع اشارة في تقويمك تذكرك بفحص‬
‫امللف عند الحاجة إليه‬
‫س‪ -‬هل ال بد من كل امللفات السابقة ؟‬
‫أفضل ولكن يمكنك أخذ ما يناسبك‬
‫‪ -10‬امللفات املرجعية ( الساكنة )‬
‫‪‬‬
‫هي لتلك النوعيات من األوراق التي تحتاج إليها‬
‫( أو تعتقد أنك قد تحتاج إليها ) في وقت ما في املستقبل ‪0‬‬
‫‪‬‬
‫ليس السبب في انشائها هو مجرد حفظ أوراق وأبعادها‬
‫عنك وإنما لكي تستطيع أن تعثرعليها مرة أخرى ‪0‬‬
‫‪‬‬
‫ً‬
‫إذا كان لديك نظام ملفات غير صالحة أو ورثت نظاما‬
‫ً‬
‫خاصا بأحد فابدأ من جديد ثم ادمج املعلومات من النظام‬
‫القديم داخل النظام الجديد حسب الحاجة ‪0‬‬
‫هناك ثالثة عناصرللملف املرجعي الفعال ‪:‬‬
‫الدارة‬
‫االجراءات‬
‫الحفظ‬
‫س‪ -‬ملاذا يتخوف الناس من حفظ األوراق بامللفات ؟‬
‫ً‬
‫ً‬
‫ً‬
‫خوفا من اتخاذهم قرارا خاطئا بوضعها في ملف‬
‫يصعب العثور عليه‬
‫التدرب يحل املشكلة‬
‫س ‪ -‬ما الحل إذن ؟‬
‫س‪ -‬كيف؟‬
‫‪ -1‬اسأل نفسك‪ :‬تحت أي الظروف قد احتاج إلى‬
‫هذه املعلومة؟‬
‫‪ -2‬اسأل نفسك‪ :‬إذا احتجتها ما هي الكلمة التي‬
‫ً‬
‫سأفكرفيها أوال ؟‬
‫‪- 3‬احفظ املعلومات حسب طريقتك في استخرجها‬
‫وليس حسب مصدرها ‪.‬‬
‫ً‬
‫‪ - 4‬ضع األوراق في املجموعة العامة أوال ثم إذا ازدحم قسمه‪،‬‬
‫ألن البحث في ملف بداخله عشرون ورقة أسهل من البحث‬
‫في عشرة ملفات بداخل كل منها ورقتان إذ كلما قل عدد‬
‫األماكن التي تبحث فيها قل عدد األشياء التي تضيع‬
‫ً‬
‫لديك وأيضا أثناء البحث ستنظر لألوراق األخرى بامللف‬
‫وقد تستخدم معلوماتها‪.‬‬
‫‪ - 5‬إذا كانت الورقة التي لديك يمكن وضعها في‬
‫ملفين ضعها في الملف الذي يحتمل أن تبحث فيه أولا‬
‫ثم اترك ملحوظة في الملف الثاني مكتوبا ا فيها‬
‫( انظر أيضا ا ملف كذا ‪ )00‬إل لو شعرت بأهميتها‬
‫في الثنين ‪0‬‬
‫‪ - 6‬نظم ملفاتك باستخدام نمط موحد ‪0‬‬
‫(عبد هللا‪ /‬عبد الرحمن ‪ /‬عمر ‪)..‬‬
‫أو‬
‫(تربية‪ /‬تعليم ‪ /‬صحة ‪ /‬مالي ‪ /‬اجتماعي ‪ /‬ثقافي )‬
‫أو غير ذلك ‪..‬‬
‫ً‬
‫ً‬
‫‪ -7‬فهرس ملفاتك هجائيا واجعل بين الحروف فراغا حتى‬
‫يمكن اضافة عناوين جديدة حسب حاجتك‪ ،‬وضع على‬
‫الصفحة أكبر عدد ممكن من أسماء امللفات حتى ال يطول‬
‫ً‬
‫الفهرس فال تصل إلى امللف‪ ،‬وضع فهرسا على الدوالب‬
‫حتى ال تضطر إلى فتح جميع األدراج ‪.‬‬
‫ً‬
‫‪ -8‬احفظ الفهرس قريبا منك أو في مقدمة امللفات ‪0‬‬
‫ً‬
‫وإذا أردت الحفظ افحص الفهرس لترى أيها أنسب مكانا‬
‫وتزداد أهمية الفهرس إذا كان يستخدم من أكثر‬
‫من شخص ‪0‬‬
‫نصائح‬
‫ً‬
‫‪ -1‬ال تستخدم املشابك ألنها تشغل حيزا‬
‫وتشبك األوراق‬
‫‪ - 2‬ضع األوراق الحديثة في املقدمة والقديمة‬
‫في املؤخرة ليتسنى تصفيتها فيما بعد‬
‫خطة تحديث امللف‬
‫‪ - 1‬حدد متى ستقوم أنت أو غيرك بإدخال األوراق‬
‫في امللفات ‪.‬‬
‫‪ - 2‬ضع دائرة على الكلمة الرئيسة للورقة أو اكتبها‬
‫على اليسارعلى الورقة حتى تسهل‬
‫عملية ادخال الورقة في امللف خاصة بعد‬
‫القراءة في الحال‪.‬‬
‫وتزداد أهمية الكتابة إذا كان يقوم باألمرغيرك‬
‫‪ - 3‬نظف امللفات من األوراق كلما استخدمتها‬
‫ً‬
‫ً‬
‫‪ -4‬حدد يوما لتنظيف امللفات سنويا ‪0‬‬
‫‪ -5‬حدد طول املدة التي تريد أن تحتفظ خاللها‬
‫باألوراق دون التاريخ على املعلومات عندما تضعها‬
‫في امللفات حتى تسهل عملية تحديد ما إذا كانت‬
‫املعلومات حديثة وال تزال مفيدة ويمكنك كتابة‬
‫تاريخ الحفظ على العنوان مثال ( احفظ سنة )‬
‫وقد يصعب ذلك في األوراق الرسمية أو املالية ‪0‬‬
‫وبعد‪...‬‬
‫فهذا ما يسر هللا تعالى ‪،‬‬
‫فإن وفقت فمن هللا وحده ال شريك له ‪ ،‬وإن كان‬
‫غير ذلك فمن نفس ي والشيطان ‪ ،‬واستغفر‬
‫هللا لي ولكم ‪.‬‬
‫وصلى هللا وسلم على نبينا محمد وعلى آله‬
‫وصحبه أجمعين ‪.‬‬