Budget och budgetering
• En budget uttrycker förväntningar och åtaganden för en organisation
och dess ekonomiska konsekvenser för en kommande period,
vanligtvis ett år.
• Budgetering innebär uppställande och användning av budget och är
en metod för ekonomisk styrning. Budgetering är en process!
Prognos (passiv)
Planer (aktiv)
Programmering (detaljplan)
Budget (monetär)
Finansiell och
icke-finansiell (ickemonetära kvantiteter)
Budgeteringens roll och syften
• Budgetens och budgeteringens syften varierar och kan vara en eller
flera av följande:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Planering
Samordning
Resursallokering
Dimensionering
Ansvarsfördelning
Uppföljning
Kommunikation
Medvetenhet
Målsättning
Motivation
Incitamentsystem
Vad som är viktigt!
Få organisationen att dra åt samma håll
Fördela resurser där de gör mest nytta
Matcha resurser med efterfrågan
”Yardsticks” för olika ansvarsområden
Management by exceptions
Dialog och utbyte av idéer
Bild och inblick
Sätta ribban eller ange vad som ska uppnås
Ta ansvar för sitt åtagande eller sin verksamhet
Bonus och belöning
Kritik mot budgetering
Fungerar verkligen budgeten som styrinstrument?
-onödig byråkratisering
-vilseledande slutsatser
-skapar låsningar i organisationen, motverkar förändringar
-mycket arbetsamt
-kräver detaljerade data som snabbt föråldras -> ännu mer
arbete och missvisande bild under en period
-bygger på förenklade prognoser och slentrianmässiga
framskrivningar om en oförutsedd framtid
-ibland onaturlig periodindelning
-leder till ansvarstänkande och därmed tvång och maktlöshet
-helheten i organisationen går förlorad, varje avdelning ser till
sina egna intressen
3
Budgetering som
process
Definition
Budgetering är en metod för ekonomisk styrning som
innebär uppställande och användande av budgetar
•
•
•
•
• Budgetuppställande
budgetanvändande
• Budgetuppföljning och analys
 återkoppling
4
Vilken budgetperiod?
-
kalenderår?
månadsvis?
sommar till sommar?
olika intensiva säsonger?
- Välja efter eget styrbehov och
kunskapsbelägg 5
De tre huvudbudgetarna
– Resultatbudget
• Plan över intäkter och kostnader under en period
– Likviditetsbudget
• Plan över anskaffning och användning av likvida
medel, in- och utbetalningar under en period
– Budgeterad balansräkning (s.k. balansbudget)
• Plan över tillgångar, skulder och eget kapital vid en
viss tidpunkt
6
Olika slags budgetar –
Tre Huvudbudgetar
Resultatbudget
Intäkter
- Kostnader
Produkter och enheter
Budgeterad
balansräkning
eller balansbudget
Tillgångar, skulder
och eget kapital
Likviditetsbudget
In- och utbetalningar
Hur pengar anskaffas,
investeras eller används
Delbudgetar
•
•
•
•
•
•
Funktionsbudget
Projektbudget
Investeringsbudget
Produktbudget
Kund- och försäljningsbudget
Resursbudget
Organisatoriska delbudgetar som grund för
resultatbudgeten
• Produktvisa, kvartalsvisa eller både och, t ex i form av en tabell!
Marknadsavdelning
Resultatbudget
Produktionsavdelning
Resultatbudget
Serviceavdelning
Resultatbudget
Forskningsavdelning
Kostnadsbudget
Staber
Kostnadsbudget
Företagets
resultatbudget
Resultatbudget
Intäkter
+ Nettoomsättning
Rörelsens kostnader
- Varukostnad
Bruttoresultat
- Personalkostnader
- Avskrivningar
- Diverse kostnader
Rörelseresultat
- Räntekostnader
+ Ränteintäkter
Resultat efter finansiella poster
10
Intäkter och kostnader i
resultaträkningen
• Intäkter: skilj på nettoomsättning och bruttoomsättning
(moms, skatter o.d.)
• Varukostnad = ingående lager + inköp – utgående lager
• Varukostnad = nettoomsättning x (1 – bruttomarginal)
• Maskin- och inventariekostnad = årets (periodens)
avskrivning
• Personalkostnad = lönekostnad + sociala avgifter =
(utbetald lön + personalskatt)+ sociala avgifter
• Finansiella poster: intjänade ränteintäkter och uppkomna
räntekostnader under perioden
11
Likvida medel påverkas …
+
Från kunder
kontantförsäljning
betalda kundfordringar
förskott
Till leverantörer
kontanta inköp
betalda leverantörsskulder
Från ägare
aktieägartillskott
nyemission
Till ägare
utdelning
Från långivare
lån
Till långivare
räntor och amorteringar
Likvida medel vid periodens början
+ inbetalningar
- utbetalningar
Till myndigheter
skatter och avgifter
= Likvida medel vid periodens slut
13
Strömmen av likvida medel
(likviditetsbudget) forts.
• Försäljning på kredit => kundfordringar på plussidan
• Inköp på kredit => leverantörsskulder på minussidan
Genomsnittliga kundfordringar under året =
(omsättning x andel kreditförsäljning)/360 dagar x antalet lämnade
kreditdagar
eller omsättning /360 dagar x genomsnittlig kredittid i dagar
Genomsnittliga leverantörsskulder under året =
(inköp x andel kreditinköp )/360 dagar x antalet lämnade kreditdagar
eller inköp /360 dagar x genomsnittlig kredittid i dagar
genomsnittlig kredittid i dagar = dagar i kredittid x del av inköp / totalt
inköp
Skillnaden mellan KF vid periodens början och slut
Skillnaden mellan LS vid periodens början och slut
14
Budgeterad balansräkning
• Anläggningstillgångar
• Fastighet
• Maskiner och inventarier
resultat
• Omsättningstillgångar
• Varulager
• Kundfordringar
• Bankgiro (kassa)
•
• Summa tillgångar
och
Eget kapital
Aktiekapital
Budgeterat
Skulder
Lån
Leverantörsskulder
Upplupna löner
Övriga korta skulder
Summa eget kapital
skulder
15
Från delbudgetar till
budgeterad balansräkning
Försäljningsbudget
Inköpsbudget
Varukostnadsbudget
Resultatbudget
Budgeterad
balansräkning
Omkostnadsbudget
Personalbudget
Investeringsbudget
Kapitalbudget
Likviditetsbudget
Allt om TV-Bettans Budget
Trött på allt falskspel på ridskolans stall på en TV-serie valde Bettan att gå sin egen
väg och starta eget. I veckans avsnitt ska Bettan erbjuda kunderna romantiska
ridupplevelser i natursköna miljöer. Hon satsar 200 000 kr i verksamheten från sina
egna pengar och lånar ytterligare 300 000 kr från banken till en ränta på 8 procent.
Hon tänker köpa en häst med vagn samt diverse jordbruksmaskiner för 250 000 kr.
Dessa skrivs av med 20 procent av inköpspriset per år. Under det första året planerar
hon att dra in intäkter på 1 000 000 kr och att betala ut en lön på 600 000 kr (både till
sig själv och framför allt till ridläraren från sin tidigare ridskola som hon nu vill
anställa). Hon har diverse kostnader för resor, material, kontorshyra, reklam vilka
beräknas uppgå till 300 000 kr. Vidare räknar hon med att dels betala räntan för lånet
och dels amortera 50 000 kr av själva lånet vid årets slut.
Som ett led i manusförfattandet till kommande avsnitt har du fått i uppgift att upprätta
en resultatbudget (2p) och en likviditetsbudget (2p) för året och en budgeterad
balansräkning för det första årets sista dag (3p). Bortse ifrån skatter och liknande.
Anta att samtliga betalningar görs kontant. Kommentera förutsättningarna för
verksamheten utifrån de budgetar du har fått. Kommer Bettan att klara sig
ekonomiskt?
Budgetexempel – nystartat företag
Benny planerar att starta en bilskola och driva den med hjälp av två anställda
bilskollärare. Han tror att följande kommer att hända under det första året:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Benny satsar 200000 kr.
Han tar även ett banklån på 400000 kr.
Elevavgifterna för lektionerna beräknas uppgå till 1030000 kr.
Företaget planerar att köpa tre skolbilar för totalt 480000 kr med beräknad
ekonomisk livslängd på 4 år.
Driftsutgifter för bilarna uppskattas till 150000 kr.
Löner till bilskollärare beräknas till 400000 kr.
Hyra för kontors- och undervisningslokaler samt garage på 60000 kr.
I slutet av året ska Benny betala ränta på banklånet (40000kr) och samtidigt en
amortering på 80000 kr.
Gör en likviditetsbudget, en balansbudget och en resultatbudget för bilskolan.
18
Extra övningsexempel
Ägaren till restaurangen F&F gör en prognos över sitt första
verksamhetsår enligt följande:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Ägaren satsar kontant 100000 kr.
Han tar ett banklån på 750000 kr.
Serveringsinkomster beräknas till 2000000 kr.
Livsmedel kommer att köpas in för 800000 kr.
Lön till personal med 650000 kr.
Lokalhyran uppgår till 200000 kr.
Ränta på lånet betalas med 90000 kr.
En amortering på banklånet görs med 250000 kr.
Ägaren tar kontant ut ur rörelsen 230000 kr för privat bruk.
Lagret av osålda livsmedel vid årets slut kommer att uppgå till 50000 kr.
Gör en likviditetsbudget, en resultatbudget och en balansbudget.
19
Budget för olika typer av företag
Företagstyp
• Handelsföretag
• Tjänsteföretag
(kunskapsföretag)
• Verkstadsföretag
Verksamhet
Inköp
Lagerhållning
Försäljning
Administration
Personal
Personalens tid
Kunskap
Försäljning
Administration
Inköp
Råvaruförråd
Bearbetning
PIA
Anläggningar
Färdigvarulager
Affärsomkostnader
Viktiga delbudgetar
Inköpsbudget
Lagerbudget
Försäljningsbudget
Administrationsbudget
Personalbudget
Timbudget
Utbildningsbudget
Försäljningsbudget
Administrationsbudget
Inköpsbudget
Lagerbudget
Produktionsbudget
Lagerbudget
Investeringsbudget
Lagerbudget
Admin- o försäljnbudget
Budgetprocesser
Budgeterat värde – utfall = Avvikelse
Budgetuppställande
Budgetanvändande
Budgetuppföljning
*Att ge underlag för
nya budgetar
* Att analysera
avvikelser för åtgärder
* Att utkräva ansvar
* Att ge information och
diskussionsunderlag
* Att vara grund för
belöningssystem
Budgetanalys
Budgetprocesser
Uppbyggnad
Nedbrytning
Iterativ
Huvudbudgetar
Huvudbudgetar
Huvudbudgetar
Delbudget
Delbudget
Delbudget
Delbudget
Delbudget
Delbudget
Delbudget
Delbudget
Delbudget
Nedbrytningsmetoden (Top down)
• Ledningen initierar budgeteringsprocessen …
Företagsledning
Uppställande av mål
Förslag till delbudgetar
Stab
Sammanställning
av huvudbudget
Uppdelning i delbudgetar
Förslag till delbudgetar
Budgeterare
Följer anvisningar
Förslag till huvudbudgetar
Granskning
Ändringsförslag till överordnad
Nedbrytningsmetoden (Top down)
Fördelar
+ Utgår från helheten innan delarnas huvudbudgetar tas fram
+ Ledningens syn påverkar utgångspunkten
+ Delarnas samband poängteras
Nackdelar
-
Auktoritär till sin karaktär
Lämnar ej utrymme för medarbetarnas idéer
Budgeterarna ej tillräckligt involverade och därmed mindre
motiverade och ansvariga för konsekvenserna
Uppbyggnadsmetoden (Bottom up)
Ledningen utlöser en budgeteringsprocess som växer nerifrån och upp!
Företagsledning
Förutsättningar,
strategier och omvärld
Sammanställning
av huvudbudget *
Stab
Förslag till
huvudbudgetar
Anvisningar
Uppställnings av
Budgeterare delbudgetar
* Remitteringar, granskning och omarbetning
Förslag till delbudgetar *
Uppbyggnadsmetoden (Bottom up)
Fördelar
+ Ger utrymme för kreativitet och engagemang
+ Uppmuntrar till lärande och budgeteringen blir en lärprocess
+ Ökar lokal motivation och åtagande hos berörda avdelningar
Nackdelar
-
-
Tidskrävande
Gott internt samarbete på bekostnad av samarbete mellan olika
enheter
Risk för ”suboptimering”
Den iterativa metoden (upprepande)
Ledningens mål
Prognos och planer
Underordnade enheters
lokala förutsättningar
Det som krävs för att få jobbet gjort
Nedbrytningsmetod
Uppbyggnadsmetod
Centraliserad
Övergripande kunskap
Fåtal involverade
Anpassa och förankra förslag
Uppifrån och ner
Decentraliserad
Lokal kunskap
Många involverade
Många idéer till uttryck
Nerifrån och upp
Iterativ metod
Delbudget
Huvudbudgetar
Delbudget
Delbudget
Förändring budget
•
• Rörlig budget
Lagt budget ligger ….. Inte!
budgetarna förändras beroende på hur
verksamhetsvolym utfaller
• Flexibel budget
tar hänsyn till förändringar i verksamhetsvolym
och förändringar i kvalitet och produktmix
• Reviderad budget budgetarna ändras allt eftersom tiden framskrider
• Rullande budget
inga fasta budgetperioder, budgetarna arbetas
fram för ytterligare en period.
Verksamhetsvolym * budgeterat styckpris = Budgeterad intäkt
Verksamhetsvolym * budgeterad rörlig kostnad/st = Budgeterade rörliga kostnader
Budgetering i organisationer
• Beroendeförhållande mellan enheterna
*
*
*
*
Lågt i ett konglomerat
Delande på gemensamma resurser försvårar
Seriekopplat beroende i ett flöde
Korsvist beroende, t ex mellan IT-avdelning och personal
• Budgetperiod
*
*
Årsvis
Strax före årsskiftet
• Budgetuppföljning (avräkningar och avvikelseanalys)
*
*
*
*
*
Underlag för nya budgetar (avräkningar från berörda avdelningar)
Underlag för information och diskussion
Analysera avvikelser för åtgärder (budgeterade värden – faktiskt utfall)
Utkräva ansvar för avvikelser av dem som ”äger problemet”
Grund för belöningssystem
Modeller för budgetutveckling
Nollbasbudgetering
Tar inte sin utgångspunkt i den befintliga verksamheten, utan startar förutsättningslöst och rentav
ifrågasätter förutsättningarna i den befintliga verksamheten. 1) Organisationen delas in i
beslutsområden, 2) ett eller flera budgetpaket utarbetas för varje beslutsområde, de kan delas in i
tröskelpaket och tilläggspaket, 3) Beslutspaketen sorteras i grupper och rangordnas efter
betydelse för verksamheten, 4) De medel man räknar med komma från intäkterna fördelas på olika
beslutspaket. Befintliga verksamheter och tidigare konkurrerar på lika villkor.
Ändamålsbudgetering
bygger på variabilitetsprincipen, att relatera intäkter och kostnader till de faktorer man tror påverkar
deras storlek, jämför med bidragskalkyler. All kostnadsbudgetering sker i minst tre dimensioner,
resursslag (vilka resurser kommer att användas som input), ansvarig (vem bär ansvaret för
resursförbrukningen) och ändamål (vad vill man uppnå med det man planerar att göra?).
Aktivitetsbaserad budgetering
En omvänd modell till ABC-kalkyl. Prognos av kundefterfrågan av företagets varor och tjänster
genererar behov av aktiviteter som behöver utföras. Behovet av resurser dimensioneras därefter.
Resursorienterad aktivitetsbaserad budgetering
Utgår ifrån befintliga resurser, de aktiviteter som behövs, i vilka volymer och i vilka sammanhang.
Förstå verksamheten genom att analysera vad som skapar värde och vad som inte gör det.
Budgetlös styrning eller lös budgetstyrning?