Fortnox
En studie om implementering och
arbetsprocessen i ett molnbaserat
affärssystem
Simon Konradsson | Johanna Frisk | Felicia Aronsson| Kevin Mackin
890215
920122
910402
930806
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
Innehållsförteckning
INLEDNING ............................................................................................................................................................ 1
BAKGRUND ...................................................................................................................................................................1
PROBLEMFORMULERING ..................................................................................................................................................1
FORTNOX......................................................................................................................................................................2
DELOITTE ......................................................................................................................................................................2
MEDTRYCK....................................................................................................................................................................2
SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR .........................................................................................................................................2
AVGRÄNSNING...............................................................................................................................................................3
METODDISKUSSION ............................................................................................................................................... 3
DESIGN OCH ANSATS .......................................................................................................................................................3
METOD FÖR DATAINSAMLING ...........................................................................................................................................3
URVAL .........................................................................................................................................................................4
ETIK & KVALITÉ..............................................................................................................................................................4
TEORI ..................................................................................................................................................................... 4
IMPLEMENTERINGSPROCESSEN..........................................................................................................................................4
IMPLEMENTERINGENS FYRA TILLVÄGAGÅNGSSÄTT .................................................................................................................5
AFFÄRSSYSTEMETS ROLL I ORGANISATIONEN ........................................................................................................................5
AFFÄRSSYSTEMETS PÅVERKAN PÅ ORGANISATION .................................................................................................................6
MOLNBASERADE AFFÄRSSYSTEM .......................................................................................................................................7
EMPIRI ................................................................................................................................................................... 8
FORTNOX......................................................................................................................................................................8
DELOITTE ......................................................................................................................................................................8
MEDTRYCK....................................................................................................................................................................9
AVSLUTANDE DISKUSSION ................................................................................................................................... 10
IMPLEMENTERINGSPROCESSEN........................................................................................................................................10
AFFÄRSSYSTEMETS ROLL ................................................................................................................................................10
AFFÄRSSYSTEMETS PÅVERKAN PÅ ORGANISATION ...............................................................................................................11
MOLNBASERADE AFFÄRSSYSTEM .....................................................................................................................................12
SLUTSATS ............................................................................................................................................................. 13
KÄLLFÖRTECKNING .............................................................................................................................................. 14
BILAGOR .............................................................................................................................................................. 16
BILAGA 1 .............................................................................................................................................................. 16
BILAGA 2 .............................................................................................................................................................. 17
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
Inledning
Bakgrund
Affärssystem är standardiserade, verksamhetsövergripande systemstöd och fungerar som en
bärande funktion för hela organisationens informationsbehandling. Ett generellt kännetecken för
affärssystem är att ingående delar är starkt integrerade med varandra genom en central databas.
Förutom redovisningstransaktioner hanteras exempelvis personaladministration och strategiska
analyser av organisationen och dess kunder. Huvudsyftet med detta övergripande affärssystem är
bland annat att underlätta dataåtkomsten och ekonomiska analyser. Affärssystemet kan även
betraktas som en strategifråga om styrfilosofi och skapa gynnsamma förutsättningar för att nå
gemensamma mål och vision genom bland annat transparens och planering. Genom att förenkla
integrationen av styrinformation har affärssystemet en stark påverkan på företagets strategi och
styrning. Ett fungerande affärssystem medför såväl organisatoriska som strategiska fördelar
samtidigt som affärssystemet kan stå i konflikt med organisationens uppbyggnad. Det är därför
centralt att belysa hur affärssystemets utformning påverkar organisationens funktionalitet och
styrning. (Nilsson & Westelius, 2009)
Problemformulering
Implementeringen av affärssystem har tidigare varit synonym med att innefatta en komplicerad
process där organisationen och affärssystemet måste anpassas i flertalet avseenden. Detta har
medfört uppfattningar om att implementeringen är både resurs- och tidskrävande (Davenport,
1998). Samtidigt kan ett utvecklingsbehov gällande traditionella affärssystem identifieras då äldre
system inte alltid följer organisationers behov av utveckling. Detta kan exempelvis resultera i
otillgänglig support eller avsaknad av uppdateringar från leverantören (Nilsson & Westelius,
2009). Numera har implementeringen förenklats genom molnbaserade lösningar där processen inte
längre kräver enorma resurser eller tid. Istället har affärssystemet utvecklats till en lättillgänglig
funktion i företagens verksamhet (Abualkibash & Khaled 2012).
Följande tre företag är samtliga representativa då de skapar förutsättningar för möjligheten att
besvara hur förändring och förenkling har skapats med hjälp av ett molnbaserat affärssystem.
Fortnox skapar insikter för hur det molnbaserade behovet uppkom samtidigt som Deloitte och
Medtrycks erfarenhet från att ha gått från traditionella till molnbaserade affärssystem kan
identifiera en förändring till följd av bytet.
1
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
Fortnox
Affärsidén är att erbjuda ett brett sortiment av internetbaserade program som är enkla att lära
sig och att använda, men som ändå är kraftfulla och funktionsrika nog för att möta de flesta
behov och önskemål.
Fortnox är ett molnbaserat affärssystem som grundades år 2001. Företag har idag cirka 145 000
aktiva användarlicenser, vilket gör dem till en av Sveriges ledande leverantörer av affärssystem.
Fortnox beskrivs vara anpassningsbart för samtliga branscher och erbjuder ett komplett utbud av
internetbaserade program. Grundtanken är att Fortnox ska vara ett flexibelt affärssystem där
tillgång till en internetansluten dator är allt som behövs för att komma åt affärssystemet och dela
information. Till följd av detta finns inget behov av varken installation, uppdatering eller
säkerhetskopiering. Det finns även möjligheter att integrera Fortnox med andra typer av program
på marknaden. Dessa kopplingar mellan olika program skapar en automatiserad helhet med
ständiga informationsuppdateringar utan att informationen behöver registreras i flera olika
program. Användarna abonnerar på affärssystemet och betalar en månatlig avgift per användare
och programmodul. (Fortnox.se)
Deloitte
Deloitte tillhandahållet tjänster så som redovisning, revision, skatterådgivning och avyttringar.
Företaget är sammansatt av en mängd oberoende firmor där varje enskilt bolag inom koncernen
tillhandahåller sina tjänster inom ett förbestämt geografiskt område. Detta gör att alla Deloittes
medlemsfirmor erbjuder samtliga av koncernens tjänster enligt nationella lagar, regler och
praxis. Deloitte finns idag i 150 länder med totalt över 200 000 anställda med årliga intäkter på
drygt 32 miljarder dollar. Detta gör dem till det största nätverket för professionella
servicetjänster i världen. År 2013 användes Deloitte på 82 % av fortune500 företagen, så Deloitte
har många stora kunder i sitt register. (Deloitte AB, 2014)
Medtryck
Medtryck.com är en katalog med profil och presentreklam. Genom kundanpassning jobbar
medtryck.com aktivt med att utveckla smidiga tekniska lösningar för kunderna, detta för att
upplevelsen av att beställa profilprodukter ska vara enkelt och mest positivt. (AAASTJÄRNA AB,
2015)
Syfte och frågeställningar
Syftet med denna rapport är att undersöka hur molnbaserade affärssystem skapar förenklade och
flexibla förutsättningar gällande arbetssätt och implementering i förhållande till traditionella
affärssystem samt hur detta ger effekter på affärssystem som styrmedel.
Det resulterar i nedanstående frågeställningar, vilka rapporten syftar till att besvara:
- Hur påverkar affärssystemet organisationens arbetssätt?
- Hur ser implementeringsprocessen ut för utvalda företagen?
2
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
Avgränsning
Kursen Affärssystem 723G25 behandlar affärssystem ur ett brett perspektiv där flera olika
problemområden och system diskuteras. Då denna studie är tidsbegränsad har fokus lagts på
implementeringsprocessen och tillämpningen av Fortnox. För ytterligare avgränsning kommer i
huvudsak endast två företag att behandlas i undersökningen, nämligen Deloitte och Medtryck.
Analysen kommer dessutom kompletteras och styrkas genom information hämtad individer från
Fortnox utvecklingsfas. Valet av dessa företag har kommit ur ett bekvämlighetsurval då kontakt
med anställda inom företaget har varit lätt att upprätthålla.
Metoddiskussion
Design och ansats
För att besvara syfte och frågeställningar utgår denna rapport från en induktiv ansats (Bryman &
Bell, 2011), där relevanta kopplingarna mellan empiri och teori analyseras för att åstadkomma en
slutsats. Studien utgörs av en kvalitativ metod och präglas av ett realistiskt perspektiv, då studien
vill tolka och förstå hur organisationer uppfattar affärssystemet som funktion. Valet av ett
realistiskt perspektiv beror på att det syftar till att ta reda på personernas egna preferenser om
ämnet (Justesen & Mik-Meyer, 2011).
Studien kommer att bestå̊ av små̊-N-studier eftersom att Fortnox, som molnbaserat affärssystem,
då kan studeras i flera olika företag. Detta ger ett bredare perspektiv vilket studien syftar till utan
att tappa fokus på den faktiska frågan om affärssystemets effekter och påverkan. Det är en
findragen gräns mellan små-N-studier och fallstudier, men eftersom att studien är tänkt att beskriva
ett givet fenomen i form av molnbaserat affärssystem snarare än en speciell situation passar småN-studier bättre. (Justesen & Mik-Meyer, 2011)
Metod för datainsamling
Vid insamlingen av det empiriska materialet i denna rapport genomfördes semistrukturerade
intervjuer. Intervjuerna utgick från en intervjuguide med generella huvudfrågor utan att begränsa
möjligheten att avvika från guiden med öppna frågor om intressanta vinklar uppstod (Justesen &
Mik-Meyer, 2011). Intervjuguiden baserades på frågor utifrån rapportens syfte och frågeställning.
Vid behov ställdes följdfrågor för att ge intervjun djup och ge respondenten möjlighet att utveckla
sina svar (Bryman & Bell, 2011), vilket skapade förutsättningarna för att fånga upp olika
perspektiv under intervjun. Kvalitativ metod kommer att användas i och med att studien är mer
inriktad på ord än siffror, och därmed utesluts en kvantitativ ansats (Bryman & Bell, 2011). Det
ansågs lämpligt att bara intervjua tre personer på olika företag och med skilda positioner, med
hänsyn till rapportens omfattning. Intervjuerna utfördes via mailkontakt och tog cirka en timme
per intervju att genomföra och bearbeta.
3
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
Urval
Som det tidigare har nämnts så finns det en bestämd tidsram för denna rapport och därmed kan
inte en allt för stor studie genomföras. Den införskaffade empirin är hämtad utifrån ett
bekvämlighetsurval, där företag som Deloitte, Medtryck och Fortnox har valts ut. Vi anser att
dessa företag kan bidra med en ökad förståelse kring problematiken gällande hur molnbaserade
affärssystem påverkar arbetssätt och implementering.
Etik & Kvalité
Tillförlitlighet och äkthet för denna kvalitativa studie uppfylls genom trovärdighet på att studien
återspeglar verkligheten sett ur studiens perspektiv trots att det kan finnas flera beskrivningar av
verkligheten (Bryman 2011). Studien antas genomföras i god tro och utan medveten påverkan av
personliga värderingar. Detta innebär att respondenternas återberättelser beskrivs ärligt och utan
yttre påverkan. Kvalitativa metoder kan vara svåra att generalisera, när bara ett fåtal undersöks
(Bryman & Bell, 2011).
Att uppmärksamma etiska aspekter är viktigt eftersom att de har ett direkt samband med integritet
kopplade till studien. Eftersom att studien genomförs med hjälp av intervjuer är det väldigt viktigt
att informera involverade personer om studiens syfte och att det finns ett ömsesidigt samtycke om
att genomföra intervjuerna. Insamlat material kommer samtidigt endast att användas till
forskningsändamålet. Detta medför att informations-, samtyckes-, konfidentialitets- och
nyttjandekravet uppfylls (Bryman 2011). Med hjälp av faktaböcker och vetenskapliga artiklar kan
vi styrka att de metoder och teorier som används i rapporten är av god kvalitet. Även de empiriska
källorna kan betraktas som tillförlitliga, då det är individers egna uppfattningar och erfarenheter
som är av betydelse.
Teori
Nedanstående teorier anses ha förmågan att stödja presenterade resonemang från införskaffad
information. Med reservationen för att andra teorier kan ge ett bättre underlag inför den
kommande analysen, kommer följande teorier att användas till följd av bestämd tidsram.
Implementeringsprocessen
Implementeringen av affärssystem syftar främst till att öka informationsstödet i organisationen på
ett sådant sätt som är positivt och givande. Det finns en mängd olika modeller och teorier som
beskriver hur implementeringsprocessen bör gå till (Davenport, 2000). Rajagopal (2001) beskriver
implementeringsprocessen i sex steg: Initiering, godkännande, anpassning, acceptans, skapande
av rutiner och infusion. Initiering handlar om att känna av den externa omgivning, exempelvis
krav från konkurrerande företag. Därefter måste investeringsbeslut och val av teknologi att
godkännas. Anpassning i form av implementering och utbildning kan sedan påbörjas. En acceptans
4
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
skapas allt eftersom att systemet används, vilket i sinom tid skapar rutiner. Slutligen uppkommer
infusion som innebär global användning, kompletterande åtgärder och en trygghet i att använda
systemet.
Implementeringens fyra tillvägagångssätt
Innan företaget implementerar ett affärssystem krävs en välutvecklad implementeringsplan, som
avser att åskådliggöra hur mycket kapital och tid som företaget har till sitt förfogande. Davenport
(2000) nämner följande fyra tillvägagångssätt:
Figur 1: Egenkonstruerad modell, utifrån Davenport (2000)
Westelius (2006) betonar dock att organisationens medarbetare uppfattar affärssystemet olika,
vilket medför att det ligger i betraktarens ögon huruvida implementeringsprocessen bedöms vara
framgångsrik eller inte. Detta förklaras bland annat kunna bero på höga förhoppningar och att
förändringar jämfört med tidigare använda system därför hamnar i skymundan.
Affärssystemets roll i organisationen
Affärssystemets influenser på organisationen påverkas av användaren. Askenäs & Westelius
(2003) menar att affärssystemet kan anta olika roller i organisationen - som byråkrat, som
manipulatör, som administratör, som konsult och som avfärdande. Dessa roller agerar enligt en
skala beroende på hur väl affärssystemet matchar strukturen och i vilken grad affärssystemets
utformning påverkar användarens agerande. Som byråkrat överensstämmer affärssystemet väl med
strukturen men begränsar användarens individuella kontroll. Manipulatör agerar genom att
kontrollera val och stämmer ej överens med strukturen. Administratör däremot har ingen effekt
alls på strukturen och tillåter användaren att vara mer aktiv. Vidare influerar konsulten strukturen
5
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
genom att öka valmöjligheterna samt ge stöd och råd. Den avfärdande rollen ignorerar slutligen
helt affärssystemet. Dessa roller har förmågan att samexistera eftersom att olika användare kan
uppfatta affärssystemet utifrån skilja perspektiv.
Affärssystemets påverkan på organisation
Affärssystem har blivit allt viktigare i moderna företag på grund av dess förmåga att integrera
materialflödet, företagets finanser samt information. Affärssystemet hjälper även till att stödja
organisatoriska strategier. (Wei et al., 2005) Målet med affärssystem är att integrerar hela
organisationens processer genom att dela på en gemensam databas. Affärssystemen används i
hopp om att skaffa organisationen konkurrensfördelar och därmed säkerställa en dominerande
marknadsposition. Konkurrensfördelarna med affärssystem är att systemet bidrar med ökad
effektivitet i form av att tillgodose organisationen med viktig information, detta resulterar i att
beslutsprocessen effektiviseras i och med att ledningen får en bättre inblick i affärshändelserna.
Affärssystem hjälper till att standardisera verksamhetens olika arbeten och det kan därför anses
vara kostsamt att avvika från standard. Genom att använda affärssystem kan organisationen
bland annat spara tid, pengar och underlätta verksamhetens arbete. Dock krävs det att
affärssystemet fungerar som ett stöd för övriga IT verksamheter som jobbar inom organisationen
för att säkerställa att dessa konkurrensfördelar uppnås. (Benders et al., 2006)
Det krävs också att det finns en stor bas av användare för systemet för att få ut så mycket av de
fördelaktiga effekterna som möjligt. Detta genom att kunskapsutbytet blir större än om det hade
varit få användare av systemet. Affärssystemen underlättar arbetet för andra avdelningar av
organisationen och kan på så sätt bidra med att styra vart arbetskraften behövs mest istället.
(Light, 2005)
Wei et. al. (2005) belyser i sin artikel att de mest eftersträvade effekterna ett affärssystem ska ha
på organisationen är att systemet ska bidra med strategiska fördelar, integrera affärssystem och
rutiner. Affärssystemet ska även göra informationen mer öppen, standardisera och förenkla
verksamhetens flöde, förbättra kvaliteten och slutligen minska ledtider. Systemet ska även kunna
analysera kundinformation från olika marknader och anpassas efter kundens behov. Det krävs
också en stor bas av användare för att systemet ska få ut så mycket av de fördelaktiga effekterna
som möjligt. Detta genom att kunskapsutbytet blir större än om det hade varit få användare av
systemet. Affärssystemen underlättar arbetet för andra avdelningar av organisationen och kan på
så sätt bidra med att styra vart arbetskraften behövs mest istället (Light, 2005).
Affärssystemets påverkan på organisationen beror vidare på systemets nyttjandegrad. Nilsson &
Westelius (2009) diskuterar både affärssystemsutnyttjande och intern spridning. Utnyttjandet av
affärssystemet berör hur stor del av systemet som används medan den interna spridningen
handlar om hur stor del av verksamheten som utnyttjar affärssystemet. Sammantaget indikerar
dessa två delar i vilken utsträckning organisationen använder sig av systemet. Beroende på
6
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
användningsgraden kan olika fördelar och förbättringar uppstå, vilket medför att affärssystemets
inverkan kan uppfattas annorlunda beroende på organisationen som nyttjar affärssystemet.
Molnbaserade affärssystem
Utvecklingen mot molnbaserad service medför att användaren kan nyttja servicen utan att äga
eller upprätthålla serverar, istället görs servicen tillgänglig via internet (Abualkibash & Khaled
2012). Den molnbaserade tekniken har flertalet uppdelningar. Ett utav dessa är Software as a
Service (SaaS) som är en publik service. SaaS innebär att användaren ges tillgång till en särskild
funktion och är därmed ytterst intressant för slutanvändaren (Boyd, 2014).
Molnbaserade teknik bidrar till många fördelar, bland annat skalfördelar, kostnadseffektivitet och
en bredare tillgänglighet (Nadjaran Toosi,Calheiros & Rajkumar, 2014). Samtidigt innebär denna
molnbaserade service även vissa risker i form av minskad kontroll eftersom att säkerhet och
kvalitet förlitas till leverantören (Boyd, 2014).
7
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
Empiri
Fortnox
Den person som utvecklade Fortnox var Jan Älmeby. Jan utvecklade och avyttrade Sveriges mest
använda affärssystem SPCS. I och med avyttringen blev Jan placerad i karantän, de vill säga han
fick inte utveckla några liknande system under en period. Efter att denna karantän var avslutad
började han utvecklingen av Fortnox, anledningen till att han utvecklade ett så pass liknande
system mot SPCS var att han såg möjligheten med molntjänsten. Att ha ett webbaserat
arbetssystem skulle reducera behovet av att skicka uppdateringar till programmet med cd utan nu
görs det direkt. Då alla filer finns i molnen behövs ingen backup på sina filer.
Det Fortnox kan göra för att effektivisera företag är att de slipper ha backups på sin
systemrelaterade filer då dessa finns i molnet, i och med detta sparas serverutrymme för företagen
och uppdateringar sker per automatik. Den främsta effektiviseringen sker dock genom ett
gemensamt arbetssystem. Mindre bolag lämnar ofta bort delar av administrationen till externa
redovisningsbyråer, bolagen sköter exempelvis fakturering och betalningar medan
redovisningsbyrån arbetar med löpande redovisning, avstämningar, periodiseringar och rapporter.
Saker som fakturerings- och betalningsjournaler registrerades tidigare in manuellt nu gör detta
direkt i systemet och man får samtidigt omedelbar tillgänglighet till rapporter och andra
analysunderlag. Företagen kan även vara flexibla i hur mycket tjänster de köper in och kan välja
från tid till annan om de behöver fler eller färre tjänster från Fortnox.
Deloitte
Deloitte i Sverige använder sig av det molnbaserade affärssystemet Fortnox. De började använda
systemet 2009-2010. Innan dess använde Deloitte ett traditionellt affärssystem. Till en början
implementerades affärssystemet på prov för några enstaka kunder innan det blev beslutat att de
skulle använda Fortnox som huvudsystem. Huvudanvändningsområdet av affärssystemet i
organisationen består av bokföring till kunder, men i och med att affärssystemet är webbaserat så
kundanpassas det så att Deloittes kunder kan göra mycket själva i systemet och sedan kliver
Deloitte in när det blir mer avancerade problem. Detta innebär att systemet främst agerar genom
att ta fram data utan någon faktisk inverkan på information. För vidare analys och då komplexiteten
ökar övertar Deloitte alltså arbetet." Deloitte planerar även att vidare utveckla systemet för att
automatisera ännu mer genom att bland annat införa e-fakturor.
De största fördelarna med Fortnox för Deloitte är att det är ett molnbaserat arbetssystem på en
modern plattform som samtidigt har stor utvecklingspotential. Fortnox hjälper Deloitte att
effektivisera och strukturera upp verksamheten mot deras kunder som tidigare nämnt kan de där
sätta upp olika kundanpassade lösningar beroende på hur mycket kunderna klarar av att göra och
sedan sköter Deloitte resterande. Enligt Deloitte själva så används inte Fortnox som ett styrmedel
för dem utan mer för deras kunder då kunderna kan få ut olika rapporter, balansräkning och
resultaträkning, och då arbetssystemet är webbaserat finns möjligheten för kunderna att plocka ut
8
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
vissa rapporter själva ur systemet, utöver detta plockar Deloitte ut väsentliga nyckeltal diagram
som är sammanställda på information som finns i arbetssystemet. Genom sin kundanpassning
använder sig Deloitte mer eller mindre av alla moduler som Fortnox tillhandahåller (se bilaga 1).
Utöver dessa moduler tillhandahåller Deloitte även scanning av leverantörsfakturor som de i
dagsläget arbetar med att få över till Fortnoxs scanningslösning istället.
Medtryck
Medtryck har använt Fortnox sedan april 2011. Valet föll då på Fortnox för att för att det passade
Medtryck väldigt bra prismässigt vid denna tidpunkt. Beslutet att implementera Fortnox var inte
särskilt eftertänkt, utan valdes utan större jämförelse och undersökning av alternativ på marknaden.
Precis som Deloitte använde Medtryck ett traditionellt affärssystem innan de bytte till Fortnox.
Företaget använder affärssystemet till bokföring, fakturering och lönehantering men med tanke på
affärssystemets utformning blir bokföringsdelen den mest använda. De största fördelarna med
Fortnox för Medtryck är smidigheten i att arbetssystemet är internettbaserat och att det i och med
det inte tillkommer några installationskostnader eller dylikt.
Medtryck har idag planer på att byta ut Fortnox, de anser att supporten är knapphändig, de anser
även att funktionen för avstämning av in- och utbetalningar fungerar dåligt. Fortnox är även uppe
i en uppgradering av systemet men istället för att bara uppgradera sitt system gör de om det från
grunden vilket gör att det gamla helt kommer försvinna och inte fungera, detta är ett väldigt
ovanligt och rent av felaktigt sätt att uppdatera mjukvaran på då det kommer innebära i stort sätt
samma omställning som om man byter system, vilket gör att Medtryck nu anser att det kan vara
läge att byta system.
Fortnox hjälper Medtryck att effektivisera sin verksamhet genom smidigheten av att tjänsten är
webbaserad, detta anses vara det tyngsta argumentet om kanske inte det enda. Som tidigare nämnt
så funderar Medtryck att byta system då de anser att det i dagensläge finns många likvärdiga
system och de anser inte att Fortnox alls hänger med i utvecklingen.
Enligt Medtryck fungerar arbetssystemet främst som ett styrmedel för dem i och med att de kan få
fram tydligt statistik över leverantörer och kunder, och där med kan de se hur mycket de handlar
av en viss leverantör vilken ger dem med tyngd när de förhandlar om priser eller villkor med denna
leverantör. Även balans- och resultatrapporten fungerar som ett styrmedel, men Medtryck påpekar
även att inget av det ovanstående är direkt kopplat till Fortnox utan de skulle kunna ta fram samma
information utanför systemet eller med ett annat system.
9
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
Avslutande diskussion
Implementeringsprocessen
Deloitte berättar att Fortnox har använts inom företaget sedan år 2010. Till en början
implementerades affärssystemet på prov för några enstaka kunder innan det blev beslutat att de
skulle använda Fortnox som huvudsystem. Detta kan kopplas till Davenports (2000) teori om
geografisk/affärsenhets infasning, då Fortnox implementerades inom några enheter för att testas
innan systemet kunde tillämpas inom hela organisationen. Det är dock svårare att placera
Medtrycks implementeringsplan i någon av Davenports fyra metoder, men skulle kunna liknas
med Big Bang, då implementeringen skedde relativt fort.
Rajagopals (2001) sexstegs fas i samband med implementering överensstämmer med Deloittes
implementering av Fortnox. Enligt Deloitte uppstod valet av Fortnox som affärssystem kom ur
grundlig analys av marknaden och noga planering (initiering). Därefter följde en ständigt pågående
utbildningsperiod för att samtliga använder ska lära sig att använda systemet (anpassning). Idag
finns goda rutiner och en trygghet i att användandet (acceptans och skapande av rutiner). Deloitte
ser Fortnox som ett molnbaserat system med modern plattform och med stor utvecklingspotential,
där målet bland annat är att utveckla funktioner för en mer automatiserad verksamhet. Detta kan
kopplas samman med Rajagopals sista punkt: nämligen infusion som däribland handlar om
kompletteringar av affärssystem.
Medtrycks implementeringsprocess påminner mycket om den Rajagopal (2001) nämner. Beslutet
att implementera Fortnox grundar sig i ekonomiska faktorer, där Fortnox ansågs vara de billigaste
och mest prisvärda alternativet. Därefter startade upplärning hos gruppen av anställda och
acceptans samt rutiner skapades. Medtryck nådde på ett sätt infusionsfasen då affärssystemet
användes inom företaget samtliga avdelningar. Efter 4 års användning insåg dock Medtryck att
Fortnox är ett knapphändigt system som inte lever upp till företagets behov och förväntningar och
överväger att byta ut systemet. För både Medtryck och Deloitte gick implementeringen smidigt.
Affärssystemets roll
Fortnox uppvisar flertalet av de roller som Askenäs & Westlius (2003) beskriver. På Medtryck
fungerar arbetssystemet främst som en funktion där Medtryck tydligt kan ta fram statistik över
leverantörer och kunder. Deloitte använder Fortnox för att underlätta för kunder att ta ut olika
rapporter så som exempelvis balans- och resultaträkning. I och med att arbetssystemet är
webbaserat kan kunderna smidigt hämta information ur systemet när de behöver det. Deloitte
plockar samtidigt själva ut väsentliga nyckeltal som är sammanställda på informationen i
affärssystemet. Båda dessa beskrivning antyder att affärssystemet antar rollen som “administratör”
då systemet hanterar information och data utan att påverka innehållet och reflektera över de val
som användaren gör (ibid). Vidare kan detta möjliggöra den konkurrensfördel som Benders et al.
(2006) beskriver och utgöra en avgörande roll i att säkerställa en dominerande marknadsposition.
10
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
Medtryck identifierar dock en del bristfälliga funktioner i affärssystemet och beskriver att
utformningen av Fortnox påverkar vilka funktioner företaget nyttjar. Denna skildring stämmer
överens med den roll som Askenäs & Westelius (2003) definierar som manipulatör eftersom att
affärssystemet styr användningen av systemet och medför att Medtryck känner sig bundna.
Samtidigt medför detta att Medtryck betraktar affärssystemets roll som “avfärdande” i och med att
de till viss del frångår att nyttja affärssystemets funktioner.
Utifrån ovanstående diskussion är det därför möjligt att dra slutsatsen att det skulle vara önskvärt
att Fortnox antog rollen som “konsult” i större utsträckning. Detta skulle medföra en ökad positiv
uppfattning av affärssystemet eftersom att Fortnox då skulle öka valmöjligheterna för användarna
samt ge stöd och råd för styrningen (Askenäs & Westelius, 2003). Denna roll möjliggör för att
affärssystemet bättre överensstämmer med den funktion som det molnbaserade affärssystemet
Fortnox strävar efter att uppfylla, nämligen att öka flexibiliteten och tillgänglighet.
Affärssystemets påverkan på organisation
Affärssystemet Fortnox gör det möjligt för organisationen att få ett gemensamt arbetssystem och
därmed göra verksamheten mer flexibel och effektiv. Deloitte och Medtryck delar samma
uppfattning om att den största fördelen med Fortnox är att det är ett molnbaserat affärssystem,
vilket möjliggör för de bägge organisationerna att förenkla deras sätt att anpassa sin verksamhet
efter kundernas behov. Detta stämmer väl överens med de eftersträvande effekterna i form av
tillgänglighet till information och kundanpassning som Wei et. al (2005) diskuterar. Deloitte menar
även att Fortnox har en stor utvecklingspotential och att det är modernt sätt att arbeta på. Medtryck
å andra sidan håller inte med om att Fortnox utvecklingspotential är att betrakta som en fördel. De
ser den som krånglig och att det istället finns liknade system som Fortnox, vilka erbjuder smidigare
utvecklingsmöjligheter. I detta avseende belyses motsägelser i hur affärssystemet stödjer
organisationernas strategier, vilket Wei et al. (ibid) menar är viktigt för att skapa önskvärda följder.
Även om det finns en delad mening om vad Fortnox bidrar med för fördelar åt dessa organisationer,
så är båda eniga om att ett molnbaserat affärssystem bidrar till ökad flexibilitet. Detta kan kopplas
till vad Wei et al. (2005) poängterar i sin artikel att ett affärssystem ska bidra med strategiska
fördelar, integrera informationsflödet och göra den mer öppen för alla inom organisationen. Vidare
kan detta leda till att organisationen blir bättre på att kundanpassa sin verksamhet och därmed öka
sina konkurrensfördelar (Benders et al., 2006).
Deloitte och Medtrycks olikartade uppfattningar kan samtidigt förklaras bero på affärssystemets
användningsgrad i respektive organisationen utifrån Nilsson & Westelius (2009) resonemang.
Deloitte indikerar både en förhållandevis större intern spridning och affärssystemsutnyttjande i
och med att företagets kunder tillåts utföra det grundläggande arbetet innan Deloitte själva övertar
arbetet. Detta medför att såväl Fortnox funktionalitet som potentiella användare ökar.
Affärssystemsutnyttjandet hos Medtryck beskrivs å andra sidan vara begränsat då företaget menar
11
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
att Fortnox främst används till bokföring. En rimlig slutsats utifrån detta består därför i att Deloitte
och Medtrycks olika åsikter ges substans av Fortnox användningsgrad.
Molnbaserade affärssystem
Fortnox beskriver att anledning till att affärssystemet utvecklades från första början berodde på att
de identifierade potentialen och smidigheten för slutanvändarna i ett molnbaserat arbetssystem.
Uppdateringar kan, som Abualkibash & Khaled (2012) beskriver, ses kontinuerligt i molnet och
användarna slipper ha en backup på sina filer då allt finns i molnet vilket sparar serverutrymme.
Både Deloitte och Medtryck anser att den största fördelen med Fortnox är att arbetssystemet är
just molnbaserat. För Medtryck är fördelarna samma som Fortnox själva nämnde om att de slipper
ha backup på sina filer, och även att det vid implementeringen inte tillkom några extra
installationsavgifter eller liknande. Deloitte anser att det molnbaserade arbetssystemet är smidigt
då de använder det som ett verktyg mellan sig och sina kunder. Detta gör att Deloitte på ett smidigt
sätt kan ta vid och hjälpa kunderna där de inte längre kan hjälpa sig själva, vilket bidrar till att
skapa den bredare tillgänglighet som tillgänglighet Nadjaran Toosi,Calheiros & Rajkumar (2014)
diskuterar.
I molnet finns mycket uppgifter som lagras åt användaren och ibland även uppgifter som har
genererats av arbetssystemet (Boyd, 2014). Detta kan leda till problem om företag likt Medtryck
anser att det är läge att byta arbetssystem, då är det viktigt att ha avtalat om vad som gäller med
informationen som finns i molnet vem som äger vilka uppgifter och vad som kommer hända med
den lagrade informationen om Fortnox och Medtryck nu går skilda vägar.
12
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
Slutsats
Sammanfattningsvis upplevde både Deloitte och Medtryck implementeringen av Fortnox som
smidig. Däremot är åsikterna och uppfattningar delade kring fördelarna med Fortnox som
molnbaserat affärssystem. Skillnaderna kan i stora drag bero på företagens användningsgrad av
systemet, och att det kan vara ett avgörande beslut i att fortsätta använda Fortnox i företaget.
Enligt det empiriska materialet upplever de intervjuade respondenterna att Fortnox bidrar till ett
flexiblare och mer lättillgängligt affärssystem kontra tidigare använda system med mer
traditionell prägel. Detta beskrivs dock inte vara synonymt med den molnbaserade utformningen
utan menas vara möjligt även genom användning av övriga affärssystem. Samtidigt beskrivs
Fortnox inte utgöra ett styrmedel för de undersökta företagen i någon större utsträckning.
Affärssystemet används istället snarare som ett stöd och ger därmed heller inte större inverkan på
företagens verksamhet mer än att exempelvis kunder, som i Deloittes fall, ges större möjligheter
att ta del av information.
13
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
Källförteckning
AAASTJÄRNA AB (2015) Snabbfakta http://medtryck.com/sidor/8 [hämtad 2015-01-04]
Abualkibash, M. & Khaled, E. (2012). Cloud computing: The future of IT industry. International
Journal of Distributed and Parallel Systems (IJDPS) Vol.3, No.4, July 2012.
Avital, M & Vandenbosch, B (2000) SAP Implementation at Metalica: an organizational drama
in two acts, Journal of Information Technology, Vol. 15, pp. 183-194.
Benders, Jos, Ronald Batenburg and Heico van der Blonk (2006) Sticking to standards; technical
and other isomorphic pressures in deploying ERP-systems, Information and Management, Vol.
43, pp. 194–203
Boyd, B. (2014). Cloud Control - Managing the Risk of Engaging and Terminating Cloud
Services. Information Management Journal. Vol. 48 Issue 6, Nov/Dec2014.
Bryman, A. & Bell, E. (2011). Business Research Methods, 3. Uppl. Oxford University Press:
Oxford.
Deloitte AB (2014) Om Deloitte http://www2.deloitte.com/se/sv/pages/aboutdeloitte/articles/about-deloitte.html [hämtad 2015-01-04]
Fortnox bild http://help.fortnox.se/images/7/7c/CRM_hantera_moduler.png [hämtad 2015-0104]
Fortnox http://www.fortnox.se/ [hämtad 2015-01-04]
Fortnox pressmeddelande (2009) Deloitte tecknar avtal med Fortnox kring Internetbaserade
affärssystem http://www.fortnox.se/deloitte-tecknar-avtal-med-fortnox-kring-internetbaseradeaffarssystem/ [hämtad 2015-01-04]
Hedman J, Nilsson F, Westelius A. (2009) Temperaturen på affärssystem i Sverige. 1:3 uppl.
Lund: Studentlitteratur.
Justesen & Mik-Meyer (2011) ”Kvalitativa metoder – Från vetenskapsteori till praktik”, Lund:
Studentlitteratur.
Light, B. (2005). Potential pitfalls in packaged software adoption, Communications of the ACM,
48(5), s. 119–121.
14
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
Nadjaran Toosi, A.,Calheiros, R-N. & Rajkumar, B. (2014). Interconnected Cloud Computing
Environments: Challenges, Taxonomy, and Survey. Journal ACM (CSUR) Computing Surveys,
Vol. 47, No.7, July 2014.
Rajagopal (2001) i Stjernlöf, Å & Wigren, N (2004) Implementering av affärssystem
i små och medelstora företag https://gupea.ub.gu.se/bitstream/2077/1137/1/Nr29.pdf. [hämtad
2015-01-04]
Wei, Chun-Chin; Chen-Fu Chien and Mao-Jiun J. Wang (2005) An AHP-based approach to ERP
system selection, International Journal of Production Economics Vol. 96:1, pp. 47–62.
15
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
Bilagor
Bilaga 1
Bild som visar Fortnox olika moduler
16
723G25 Affärssystem: användning, projekt och marknad
Linköpings Universitet
Terminen 2014/ 2015
Bilaga 2
Intervjuguide
Hur länge har ni använt Fortnox på Deloitte?
Vad är huvudanvändningsområdet med systemet, där ni jobbar?
Vad ser ni för huvudfördelar med Fortnox?
Har ni planer att utveckla eller byta ut systemet, varför?
På vilket sätt hjälper Fortnox Deloitte att effektivisera sin verksamhet?
Vilka affärsprocesser är integrerade i affärssystemet Fortnox?
På vilket sätt fungerar Fortnox som ett styrmedel för Deloitte?
Ansågs det att det fanns ett behov att utveckla detta arbetssystem, i så fall varför?
Vad skiljer Fortnox från liknande system på marknaden?
Hur anser du att Fortnox kan effektivisera företag/organisationer?
Vad ville man uppnå genom att utveckla ett system som Fortnox?
Som användare vill man att ett arbetssystem ska gå i linje med ens strategi, hur mycket var olika
potentiella användare involverade i utvecklingsprocessen?
Kunde något gjorts annorlunda i utvecklingsprocessen för att underlätta den?
Vad krävs för att Fortnox ska fortsätta vara ett konkurrenskraftigt arbetssystem även i framtiden?
(utveckling av systemet, nya funktioner, osv)
17