Industriell projektledning. LiU. EKI. Avd för projekt, innovationer och entreprenörskap. Rune Olsson
Krav på en projektledare.
Internationella organisationer som IPMA och PMI har formulerat vilka krav som ska ställas på en projektledare. Föreningen svenskt ProjektForum har översatt kraven till svenska
förhållande. Se respektive hemsida: pmi.org; ipma.ch; projforum.se
Den lista på krav som presenteras här hänvisar mest till den internationella basen för certifiering av projektledare som IPMA (International Project Management Association) har
utvecklat. Den kallas International Competence Baseline (ICB).
Se även följande hemsidor för mer information om certifiering:
Projektkraft.se och projektledarcertifiering.com
Vid vår bearbetning av kraven har vi fokuserat på de kompetenser som man kan träna i kursmiljö och inte beskrivit en del andra kompetenser. För en komplett program hänvisas
till hemsidan: projektledarcertifiering.com
ICB delar in kraven i 3 olika huvudområden:
Projekterfarenhet hänvisar till hur personens faktiska erfarenheter inom projekt inom företag ska bedömmas. Detta avsnitt tar vi inte upp här.
Metodkompetens delas in i: 1) tillämpa projektformen, 2) organisera projektets ledningsfaser, 3) utöva övergripande projektledning, 4) utöva löpande projektledning, 5) skapa
förutsättningar för projektverksamheten.
Beteendekompetens delas in i: 1) integrera projektet i dess omgivning, 2) leda projektet framåt, 3) underlätta projektsamarbetet
Metodkompetens
Kompetensnivåer: K=Krav, V=Viktig, N=Nyttig
Nyttig kompetens ….
för
Tillämpa projektformen handlar om kompetens i att kunna skapa förståelse för och planera projektledningen samt att
kunna värdera hur projektledning utövas.
Organisera projektets ledningsfaser handlar om den totala ledningsprocessen i projektet med fokus på kompetens att
planera, organisera och koordinera projektledningsinsatserna och göra effekterna av dessa synliga
.
Linjechef
Proj.
Ägare
Proj
ledare
Delproj
Ledare
Projekt
arbetare
V
K
K
N
N
V
K
N
V
K
K
V
N
N
K
K
V
K
V
K
K
Utöva övergripande projektledning handlar om att säkerställa projektets förankring i verksamheten och att klarlägga
och anpassa ramar i form av mål, resurser, tid, kostnad, kvalitet och organisation
Utöva löpande projektledning omfattar många kompetenser inkluderande detaljerad planering och uppföljning av
projektet liksom löpande kommunikation och coaching av medarbetarna
Skapa förutsättningar för projektverksamheten handlar om att skapa, förstå och förmedla förutsättningarna för
utförandet och ledningen av projekt och att ansvara för eller bidra till samordningen mellan verksamhetens projekt.
Utveckla projektledningen, bl.a. underlätta inlärning och förmedling av kunskap om projektledning, samt att utveckla
projektverksamheten.
Utföra projektarbete handlar om att kunna tillämpa en projektarbetsmodell, tillämpa problemlösningsmodeller, kan
samarbeta.
K
K
Industriell projektledning. LiU. EKI. Avd för projekt, innovationer och entreprenörskap. Rune Olsson
Metodkompetens, en översikt.
Exempel på färdigheter
Exempel på begrepp och termer som ska behärskas
M1 Tillämpa projektformen
M1.1 Förklara och tillämpa projektformen
Kan definiera ett projekt utifrån situationen
M1.2 Tillämpa projektmodeller
Kan förklara projektförloppet,
M1.3 Tillämpa projektledningsmodeller
Planering, org., styrning och uppföljning i
olika perspektiv: uppåt, utåt, inåt,
Kan förmedla till berörda vad som krävs
Typer av projekt: prod.utv, tjänste utv., leverans, org
utv.
WBS, Faser, milstolpar, projektorg, olika modeller:
vattenfalls-, V-,
Intressenter, målgrupp, effektmål
M1.4 Planera projektets ledningsinsats
M2. Organisera projektets ledningsfaser
M2.1 Organisera projektförberedelsen
M2.2 Organisera projektuppstarten
M2.3 Organisera ledningen av
projektgenomförandet
M2.4 Organisera projektutvärderingar
M2.5 Organisera projektavslutet
M3. Utöva övergripande projektledning
M3.1 Genomföra analyser i projekt
M3.2 Förankra i projektets omgivning
M3.3 Klarlägga projektets mål och omfattning
M3.4 Strukturera projektets innehåll
M3.5 Utarbeta projektets huvudtidplan
M3.6 Utforma projektorganisationen
Välja hur man ska starta
Genomföra Kick-off,
Planera, organisera och koordinera
ledningsinsatser
Bedöma resultat, följa upp förlopp och budget,
kolla samarbetet och förankring,
Genomföra Kick-out. Kolla effektmålet
Finna metodik att genomföra olika analyser
och därefter planera åtgärder
Kan förklara projektets bakgrund,
affärsorientering, kundfokus, beslutsprocesser
Projektunderlaget, Överordnad projektplan.
Projektledaravtal. Dokumentationssystem.
Ledningsgrupp, -smöten,
Utvärderingsmöten, utvecklingssamtal,
projektrevision, uppdatera måldokument m m,
Erfarenhetsåterföring.
Olika analyser av bl a: Risker, möjligheter,
intressenter,
Styrgruppsmöte, statusrapportering, beslutsrutiner,
Omfattning (scope), effektmål, egenskapsmål,
leveransmål,
Göra en systematisk uppdelning av projektets Uppdelning av delmoment efter: resultatets
innehåll
funktioner, resultatets komponenter, geografi,
arbetsinsats (WBS),
Ta ställning till huvudaktiviteter, deras
Logisk följd, kritisk linje, glapp, Ganttschema,
ordningsföljd, Kan välja detaljeringsnivå
milstolpeplan,
Ordna den temporära org. för att hantera
Fullt utbyggd, matrisorg., funktionell org..
följande processer: besluts-, kommunikations-, Projektkontor, projektrum,
samarbets-och arbets-.
Industriell projektledning. LiU. EKI. Avd för projekt, innovationer och entreprenörskap. Rune Olsson
M3.7 Bemanna projektorganisationen
M3.8 Ingå avtal med projektets leverantörer
M4. Utöva löpande projektledning
M4.1 Specificera projektets kvalitetsaktiviteter
M4.2 Utarbeta detaljerade tid- och resursplaner
M4.3 Planera projektets ekonomi
M4.4 Utveckla samarbetet i projektet
Kan hitta rätta kompetenser och personer med
”rätt personkemier”. Förhandling med linjen.
Förstå vilka typer av avtal som behövs
Hitta kvalitetssäkringskriterier och -aktiviteter
Välja metod för uppdelning: resultat, funktion,
effekt etc
Välja metoder och verktyg för ekonomisk
optimering
Kan läsa gruppdynamiken.
Problemlösarstilar, resursavtal
Komplettera egen kompetens med juristers.
Kravspecifikation: resultat, funktion etc.
Milstolpar,
Budget, likviditetsbudget, investeringsanalyser
Att starta rätt. Team utveckling. Spelregler.
Gruppnormer. Konflikthantering. Stresshantering.
Kick-on.
Trafikregler för information. Mötesformer och
mötesstruktur (info-, diskussions- och
beslutspunkter). IT-stöd: hemsida, regler för epost
etc.
Uppföljning av resultat, funktion, tid, resurser,
ekonomi. Earned Value.
”Tänka efter före” och ”Tänka efter efter”.
Utvecklingssamtal. Inrätta ”stand-by”. Arbetsbyten.
M4.5 Etablera infrastruktur för kommunikation
Samordning av kommunikation för att se till
att rätt person får rätt information vid rätt
tidpunkt.
M4.6 Följa upp projektets planer
Fastställa principer: hur ofta, vid milstolpar.
Välja metoder
Bestämma metoder för att finna
kompetensbehov. Låta personer bilda
kompetenspar.
Välja mötesform, välja problemlösningsmetod Problemlösningsstrategier: FPILAHU, Kepnerför arbetsmöte, ledning av möte, protokoll
Tregoe, PlusMinusIntressant, Parvisa jämförelser,
Beslutsmatris.
M4.7 Utveckla medarbetarnas kompetens
M4.8 Upprätthålla löpande kommunikation
M5. Skapa förutsättningar för
projektverksamheten
M5.1 Förklara verksamhetens ledning av projekt
M5.2 Agera i en projektorienterad organisation
M5.3 Ta del i ledningen av projektportföljen
M5.4 Utveckla projektverksamheten
Samspelet mellan projekten och den årliga
planerings- och budgetprocessen,
Kan analysera samspelet med linjen och dra
konsekvenser samt genomföra åtgärder
Ta del av planering av företagets samtliga
projekt (=projektportföljen)
Utveckla företagets förmåga att med projekt nå
affärsmässiga och sociala mål.
Styrgrupp, projektkontor, projektchef, projektägare,
programledare, objektledare.
Organisation: Fullt utbyggd, matris-, funktionell
org.. Projektkontor, projektrum,
Prioritering av projekt
Behovsanalys. Coaching mellan projektledare.
Industriell projektledning. LiU. EKI. Avd för projekt, innovationer och entreprenörskap. Rune Olsson
B. Beteendekompetens
B6 Integrera projektet i dess omgivning
B6.1 Agera helhetsorienterat
genom att vara helhetsorienterad, kunna
kombinera olika perspektiv och uppvisa ett
strukturerat arbets- och kommunikationssätt
m.m.
Visa på helheten
Agera i linje med företagets beslut
Kombinera olika perspektiv
Visa engagemang
Motverka suboptimering
B6.2 Främja struktur
Initiera strukturering
Visa struktureringsförmåga
Optimera effekten genom involvering
B7 Leda projektet framåt
B7.1 Visa handlingskraft
genom att vara resultatorienterad, visa
handlingskraft/beslutsförmåga, visa
genomslagskraft m.m.
Agera målinriktat och resultatorienterat
Visa uthållighet och drivkraft
Att visa på projektets relation till omgivningen och
ta löpande initiativ för att säkerställa en gemensam
bild av projektet som helhet.
Att visa på hur projektet är i linje med företagets
visioner, strategier och överordnade beslut och själv
agera i enlighet med dessa.
Att sätta sig in i andras situation i relation till
projektet, se deras perspektiv samt motivera och
skapa gemensamma, accepterade lösningar, som
bidrar till helheten.
Att inspirera med eget engagemang så att projektet
som helhet blir attraktivt för andra att delta och
engagera sig i.
Att kunna hantera om någon i projektet eller dess
omgivning fokuserar egna framgångskriterier på
bekostnad av det totala resultatet
Att ta initiativ till att strukturera och dokumentera
arbetet på ett lämpligt sätt för att säkerställa
överblick, framåtskridande och samarbete.
Att uppvisa ett strukturerat arbets- och
kommunikationssätt och fungera som förebild för
medarbetarna.
Att förstärka effekten av struktureringen genom att
involvera medarbetarna
Att behålla fokus på målet och resultatet utan att
bränna ut medarbetarna.
Att behålla fokus tills resultatet är uppnått, och
Industriell projektledning. LiU. EKI. Avd för projekt, innovationer och entreprenörskap. Rune Olsson
Visa realistisk riskvillighet
Absorbera osäkerhet
Visa beslutsamhet
B7.2 Kommunicera effektivt
Uppträda förtroendeingivande och positivt
Informera tydligt och målinriktat
Visa lyhördhet och uppmärksamhet
Visa öppenhet för kritik
B7.3 Visa flexibilitet/manöverskicklighet
Visa anpassningsförmåga och
kompromissvillighet
Stimulera kreativitet, nytänkande och
idéskapande
Hantera komplexitet
Skapa gemensamma lösningar
B7.4 Visa genomslagskraft
Visa personlig auktoritet
genom sitt beteende skapa dynamik i projektet
Att förklara projektets olika risker, kunna hantera
dem och fatta beslut i situationer där informationen
är ofullständig
Att hantera yttre osäkerheter så att medarbetarna inte
störs i sitt löpande arbete.
Att fatta nödvändiga beslut i tid – och även våga
fatta impopulära beslut.
Att visa överensstämmelse mellan ord, uppträdande
och handling.
Att uttrycka sig på ett förståeligt, tydligt och sakligt
sätt.
Att skapa förutsättningar för diskussion, ta emot och
söka reaktioner på ett konstruktivt sätt. Skapa ett
samarbetsklimat som gör att även outtalade
synpunkter och känslor kommer fram.
Att förstå och dra nytta av andras uppfattningar och
synpunkter och omsätta dessa till konstruktiva
möjligheter
Att anpassa sig till olika förutsättningar,
omgivningar och kulturer samt fortfarande leda
projektet framåt. Att förstå och hantera formella och
informella maktstrukturer i och omkring projektet.
Att skapa goda förutsättningar för kreativ
utveckling, att utmana medarbetarna, visa öppenhet
för förslag och ingå i en aktiv dialog som kan ge nya
insikter och lösningar.
Att behålla fokus på resultatet och processen under
skiftande förutsättningar och göra nödvändiga
kursändringar.
Att sammanföra och balansera olika synpunkter,
insikter och åsikter i samförståndslösningar, när
detta är av betydelse för projektets framåtskridande.
Att visa personlig styrka och uppfattas som en
förtroendeingivande person, som man lyssnar på och
Industriell projektledning. LiU. EKI. Avd för projekt, innovationer och entreprenörskap. Rune Olsson
Uppträda professionellt
Vara övertygande
B7.5 Visa personlig integritet
B8 Underlätta projektsamarbetet
B8.1 Agera samarbetsorienterat
Skapa acceptans för beslut och få med sig
andra
Agera balanserat
vars synpunkter har vikt och värde
Att uppträda trovärdigt, yrkesmässigt, sakligt och
kunnigt.
Att argumentera sakligt och förtroendeingivande för
sin egen uppfattning, att våga ta ställning, bland
annat när det gäller att redogöra för nödvändigheten
av ett taget beslut.
Att vara lyhörd för medarbetare och ta hänsyn till
andras synpunkter i den slutliga lösningen
Att visa självkontroll och undvika att låta sig
provoceras och styras bara av sina känslor, även i
stressiga situationer – dock utan att verka känslokall
och ointresserad.
Vara konsekvent och rättvis
Att reagera konsekvent och inte styras av särskilda
hänsyn – samt ge beröm och konstruktiv
återkoppling direkt till den/de det berör.
Inse egna begränsningar
Att be om råd/hjälp för att komplettera sin egen
kompetens – acceptera fel och lära av dem, att inte ta
negativ kritik personligt.
Fungera som accepterad samlingspunkt
Att ta ledningen och vara medveten om den egna
rollen – och uppleva att medarbetare och andra
parter vänder sig till en – både formellt och
informellt.
genom att agera samarbetsorienterat, visa
förmåga att främja samarbete, visa förståelse
för olika kulturer m.m.
Visa intresse för människor
Uppträda tolerant och visa inlevelseförmåga
Visa förståelse för relationer mellan
Att visa ett socialt intresse och lägga ned tid på att
lära känna medarbetarna och personer i projektets
omgivning.
Att ta hänsyn till medarbetarnas personligheter,
deras olika situationer och särskilda omständigheter
Att ge utrymme för och stimulera samverkan mellan
Industriell projektledning. LiU. EKI. Avd för projekt, innovationer och entreprenörskap. Rune Olsson
medarbetare
Ta hänsyn till olika kulturer
B8.2 Bygga upp personliga relationer/nätverk
Bygga och upprätthålla ett brett nätverk
medarbetarna
Att visa förståelse för och kunna tolka andras
värderingar och normer – och vid behov agera i
förhållande till dessa
Att bygga och upprätthålla nätverk och utnyttja
möjligheter till dialog. Att visa öppenhet, ta
kontakter och förstå att utbytet mellan människor är
ömsesidigt, alltså en balans mellan att ge och ta.
Utnyttja möjligheter att etablera relationer
Att kunna utnyttja möjligheter och situationer för att
knyta nya personliga och yrkesmässiga kontakter.
Agera diplomatiskt och med känsla för
Att se flera aspekter av en sak och i den aktuella
situationen
situationen välja ett personligt uppträdande som på
bästa sätt främjar projektets resultat
Prioritera utvecklingen av personliga relationer Att lägga ned tid på att vårda personliga relationer,
skapa förtroende och visa intresse för medarbetarna.
Söka återkoppling
Att efterfråga och skapa förutsättningar för att få
återkoppling på eget beteende, skapa öppna och
informella ramar för återkopplingen samt ta sig
tillräcklig tid för bearbetning av denna.
B8.3 Främja samarbetet på ett aktivt sätt
Visa samarbetsorientering
Uppträda erkännande och inspirerande
Främja involvering och underlätta löpande
dialog
Uppmärksamma och hantera konflikter
Att utifrån projektets syfte fokusera på samspelet
mellan medarbetare, skapa förståelse för olikheter
och lämna plats för idéer och åsikter
Att ge respons på samarbetet och se möjligheterna
att ge återkoppling. Att verka för ett öppet klimat
som inspirerar medarbetarna att komma med
synpunkter och förslag.
Att skapa bredd i dialogen, ge trygga ramar, att
involvera i beslut och informera öppet.
Att vara uppmärksam på konflikter och kunna
hantera dem så att de inte hämmar projektet