Vad orsakar en förändring?
Exempel:
Att leda förändring
Rune Olsson
•
•
•
•
•
•
Nya investeringar
Ny teknik i produktionen
Svikande försäljning
Organisationen har för höga kostnader
Omorganisation
Stor stress
www.iei.liu.se/pie/olsson-rune
Varje ny situation möts med omorganisation!
Vi tränade hårt. Men varje gång vi började få fram
fungerande grupper skulle vi omorganiseras!
Jag lärde mig senare i livet att vi är benägna att
möta varje ny situation med omorganisation och
också vilken underbar metod detta är att skapa
illusionen av framsteg…
medan den åstadkommer kaos, ineffektivitet och
demoralisering.
Sagt av Gaius Petronius, Romarriket, död 66 evt.
SYNSÄTT PÅ UTVECKLING AV
ORGANISATIONER
Organisationens
mental Utveckling är
nivå
1
2
3
4
Fragmentarisk
Komplex
I organisationen finns
Kontroll
Styrinstrument
Auktoritära ledare
Akut problemhantering Hierarki
Info. uppifrån
Effektivitet
Specialister
Rationellt
Förebygga
Delaktighet
Problem = utmaning
Långt perspektiv
Flexibel organisation
Livsuppgift
Gemensam vision
Delaktighet – medskapa
Samband med samhället
På ett personligt plan
Människan är ett offer
Bråttom
Stress är OK. Nödvändig
kris behövs för åtgärd
Hela människan
Personligt engagemang
Meningen med livet
Liv och arbete flyter ihop
En förändringsledare bör ställa sig
följande frågor:
Förändring
av
1:a
ordningen
2:a
ordningen
• Ändrar en liten del:
Ständiga Förbättringar
TQM (Total Quality Management)
• Ifrågasätter problemet men
inte sitt sätt att tänka
• Hela saken ändras:
Paradigmskifte
• Ifrågasätter sitt sätt att
tänka men inte problemet
Fler frågor:
HUR GENOMFÖRS förändringen?
Tydlig handlingsplan
Plan för hur kommunikationen ska ske
mellan berörda.
HUR FÖLJA UPP förändringsarbetet?
Fastställ framgångskriterier.
Mäta resultatet efter rimlig tid
VARFÖR behövs förändringen
Genomför en situationsanalys
Granska verksamhetens strategiska mål
VAD ska förändringen leda till?
Ta fram vision och mål
Formulera detaljerade mål för förändringen
Tydliggör projektets ramar
Herzberg & Olssons sex parametrar för
framgång vid förändring
Vision
+ Kompetens
+ Motivation
+ Resurser
+ Aktivitetsplan
+ Belöning för
rätt beteende
= Rätt Förändring
ZZZ
Vision
+ Kompete
ns
+ Motivati
on
+ Resurse
r
+ Aktivitetsp + Belöning = Förvirrin
lan
för rätt
g
beteende
+
+ Motivati
on
+ Resurse
r
+ Aktivitetsp + Belöning =
för rätt
lan
beteende
+ Resurse
r
+ Aktivitetsp + Belöning = Gradvis
förändrin
för rätt
lan
g
beteende
+ Aktivitetsp + Belöning = Frustrati
för rätt
on
lan
beteende
ZZZ
Vision
+ Kompete
ns
+
Vision
+ Kompete
ns
+ Motivati
on
+
Vision
+ Kompete
ns
+ Motivati
on
+ Resurse
r
+
+ Kompete
ns
+ Motivati
on
+ Resurse
r
+ Aktivitetsp +
lan
Vision
Förändring
Som
Tillstånd
ZZZ
ZZZ
ZZZ
+ Belöning =
för rätt
beteende
ZZZ
övning
Rädsla
• Att studera är utsätta sig för förändring
• Inlärning är en stor utmaning till förändring
• Kolla hur du fyller upp de sex faktorerna
Dålig
start
= Irritation
Ledningen
Gruppen
Introduktion av nya
idéer
Probleminventering
3:e MOTKRAFTEN:
”sabotage”.
1:a MOTKRAFTEN:
Visar att det blir
fel.
biologiskt
Stödja
Visa på mål
Håll under uppsikt
Trovärdig
Styra mot mål
Bo
Ahrenfeldt Träna och Följ upp
Belöna rätt beteende
Berömma rätt
beteende
Aj fasen! Det går!
2:a MOTKRAFTEN:
”expert” Hittar fel
Finslipa
Återkoppling
Visa på mål
Härda ut
OK. Jag provar. 51%
med
Nya mål
Tio budord om belöning
Stödja, ge beröm
• Arbete som får uppskattning blir gjort.
• Arbete som inte får uppskattning blir
inte gjort igen.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Makt är inflytande och
förmåga att påverka.
Framgångsrik reaktion på
förändringar
•
• Personlig makt – expertkunskap, karisma
och social tillhörighet
• Positionsmakt – legitim makt, t ex chef
• Politisk makt – kontroll över
beslutsprocesser, förmåga att läsa
situationer
Det finns ett belöningssystem i alla organisationer
Handlingar som belönas blir utförda
Viktig fråga: Vad är det som ska belönas?
Precisera visioner, mål och prestationskrav på alla
nivåer och för alla enskilda
Identifiera för var och en vilket beteende som är
nödvändigt för att organisationen ska nå sitt mål
De anställdas prestationer ska bedömas och mätas på
ett sätt som är accepterat
Använd belöningar som uppfattas som belöningar
Rättvisa är det som folk uppfattar som rättvisa
Förankra de värderingar som belöningssystemet bygger
på i hela organisationen
Utvärdera regelbundet och anpassa systemet
•
•
•
•
De ser klart vart de vill komma och de kan översätta
sina önskningar till praktisk verksamhet.
De kan se de föreslagna förändringarna inte bara från
egen synpunkt utan också från sina kollegors, sina
chefers och sina underställdas.
De har inget emot att stå framför ett bråddjup, att bli
impopulära och anses underliga.
De har en hälsosam vanvördnad för tradition och
respekt för erfarenheten.
De planerar flexibelt så att de anpassar ett fixerat
slutmål till de medel som står till buds och slutligen; en
motgång gör inte att de rymmer fältet.
Besvärliga
människor
Och vad de
egentligen vill ….
Uppgiftsfokus
STRIDSVAGN
GNÄLLARE
NEJ-SÄGARE
PERFEKTION
Göra det
rätt
MUSSLA
KONTROLL
Få det
gjort
KRYPSKYTT
Ångvält
Passiv
Aggressiv
Hänga
med
MUSSLA
GODKÄNNANDE
Få uppskattning
TRAMPMINA
UPPMÄRKSAMHET
JA-SÄGARE
KRYPSKYTT
VELARE
BESSERWISSER
Relationsfokus
De Fientliga - Aggressiva
Stridsvagnar
• De kör över människor, både chefer och underställda,
förolämpar andra, kritiserar hela människor, inte bara
deras idéer.
• Att samarbeta med dem kräver ofta att stå på sig och ta
ton men absolut inte att ”slåss”.
Krypskyttar
• De sänder iväg pikar dolda i ironi och blandningen av
humor och allvar gör dem svåra att bemöta.
• Bästa sättet att konfrontera dem är att belysa attacken
och påvisa andras åsikter.
Trampminor
• En tändande gnista gör att de får ett ohämmat utbrott.
• Bäst är att stoppa dem eller låta dem varva ner, visa
dem respekt och samtala.
Allvetarexperterna (Besserwisser)
Ångvältar (Kan allt)
• De vet väldigt mycket men kör hänsynslöst över folk.
Eventuella fel skyller de på andra. De dyrkar fakta och
kunskap och samlar dem.
• För att hantera dem: förbered planerna noggrant, lyssna
på vad de säger och sammanfatta. Ställ frågor på deras
påståenden och den sista utvägen: underordna dig dem
men gör det medvetet.
Besserwisser - Ballonger
• De vill beundras som experter och låter som sådana
men de vet inte om att de inte är kompetenta. De är av
naturen nyfikna men läser gärna bara sammandrag som
de sedan håller för hela sanningen.
• Vid kontakt med dem är det bra att presentera fakta som
sin egen uppfattning istället. Det är viktigt att ge honom
möjligheten att rädda sig när han blir överbevisad.
Konfrontera honom gärna när han är ensam.
Rationellt beslutsfattande
Intuitiv problemlösning
Speciellt vid förändringsarbete behöver folk
tänka rationellt:
• Rätt mötesordning: Intuitiv problemlösning
• Hitta viktigaste kraven: Parvisa jämförelser
av krav
• Välj rätt beslut: Beslutsmatris
1 Ställs inför ett problem
Undersöker
2 Undrar, Tänker
Sover på saken
3 IDÉ! Insikt! AHA
4 Kollar om det fungerar
Mötesordning
anpassad till
intuitivt tänkande
1 Diskussionsmöte:
Klargör.
Undersöker.
Staplar alternativ
2 Tid för eftertanke
3 Analys av idéer
4 Beslutsmöte
Parvisa Jämförelser (fattigmans hierarki)
Ett sätt att rangordna krav
Beslutsmatris
SEMESTER MED FAMILJEN
Krav
Analys
Ko
Nat
stn
ur
ad
Idéer
Bada
Sol
a
Sh
op
a
Fjällen
-
+
-
+
0
Gotland
+
+
+
+
+
Mallorca
+
+
+
0
-
Anv
änd
Spa
ra
Förk
asta
Förslag till
förbättring
slän Pappa åker
g
med kompis
OK
Spa
r
Spara pengar
till annat år
• Arbetssteg:
1 lista tänkbara krav
2 gör eventuellt en grov sortering i två grupper
3 sätt de krav som finns i den ”viktigaste” gruppen i kolumnen under ”Krav”
4 skriv i samma ordning överst i kolumnerna 1 – 6
5 jämför parvis te x Sugförmåga mot pris: vilket av dessa krav är viktigast?
Sätt 1 om Sugförmåga vann över jämförelsen.
6 fortsätt med alla paren.
7 Räkna antal vunna jämförelser. Dessa ger en rangordning.
Alternativa sätt att använda Parvisa Jämförelser:
8 Sätt en viktsfaktor för respektive krav.
9 I en grupp kan det vara svårt att komma överens. Då kan var och en få
göra sitt val oberoende av de andra. I tabellen skriver man då in antalet
personer som gjort valet ( tex valt sugförmåga mot pris på raden
Sugförmåga”)
Parvisa Jämförelser Exempel.
Köpa dammsugare
Krav
1
Sugförmåga
Sugförmåga
2
3
4
5
6
Antal Rang EvenPris Räck- De- Buller Till- vunna ord tuell
vidd sign
behör jäm- ning viktsfaktor
förels
er
1
1
1
1
1
5
1
Pris
0
Räckvidd
0
1
0
1
0
0
1
5
1
0
0
2
4
Design
0
0
0
0
0
0
6
Buller
0
1
1
1
0
3
3
Tillbehör
0
1
1
1
4
2
1
Du är din egen
förändringsledare!
Hur coachar du dig?
Lycka till med resten
av ditt liv
Mer artiklar på
• www.iei.liu.se/pie/olsson-rune
• Se under mappen Runes material
Mappen: Konflikthantering finns:
1ArbetaMedFörändring.pdf