Dagens program:
Vad är projekt?
Hur styra?
• Vad vill ni ta med er härifrån?
• Vad är Projekt?
• Framgångsrika projekt
• Styra projekt mot framgång
Rune Olsson
Avd för Projekt, innovationer och entreprenörskap
IEI. LiU
PULS, Rune Olsson AB
ALMI 2 april 2012
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Vad är Projekt?
De flesta av dessa finns i projekt:
• Unik uppgift, komplex,
samordningskrav
• Speciell kompetens krävs för att
lösa uppgiften
• Avsatt budget kopplad till
uppgiften
• Tydligt start och slut
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Varför Projekt?
Behöver organisationsform där man kan
hantera:
•
•
•
•
•
Kraftansamling
Strategiskt viktig uppgift
Snabbt nå målet
Kunna mäta framgång stegvis
Varierande arbetsfördelning
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Resurser
För att kunna styra måste du veta vart.
TID
MÅL
Särskilda
arbetsformer
IN
UT
slutanv
ändare
Kostnad
Projekt är som bilkörning. Man är på väg.
Man känner fartvinden i håret.
Man har en start och ett mål.
Om man inte vet vart man ska är det svårt
att styra annat än att hålla sig på en väg.
Framgångskriterier
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Tre huvudtyper av projekt
Teknik känd
Gjort liknande
Lite nytt
Leveranstid
LEVERANSprojekt
Känd konstruktion
Teknik okänd
Gjort liknande
Mycket nytt
UTVECKLINGSprojekt
Teknik känd
Människors attityd viktig
Processtänk
ADMINISTRATIVAprojekt
Service, Tjänster
Utredning
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Projektmodell enl Lööw
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Projektets måltriangel
Projektorganisation
Man hör ofta: Vi ska fixa detta på kort tid, till låg kostnad och hög kvalitet!
Det går inte att optimera alla tre samtidigt.
Kostnad
1
2
3
Tid
Kvalitet
Tvätteriet: Vi tvättar Snabbt – Billigt – Bra: Välj två!
1 Snabbt och Billigt
sämre kvalitet
2 Billigt och Bra
tar lång tid
3 Snabbt och Bra
kostar mer
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Olika typer av projekt kräver olika hantering
Projektets Mål ska vara SMART
TYP AV
PROJEKT
LeveransProdukt /
System
Utveckling
Uppföljnings
Utvärderings
MÅL
PLANERING
Operationellt Total
RESURSER
Tydliga och
givna
Visionärt
Stegvis
I ständig konkurrens med
linjen
Operationellt Enkel
Behovet ofta
negligerat
Effektinriktat Detaljerad Ofta inlånade
Administrativa Problemorienterat
UtredningsProblemorienterat
ForskningsSökande
TID
ORGANISATION
Detaljerad
Detaljerad
ansvarsfördelning
Etappindelad För att uppnå
synergieffekter
Sluttidpunkt
Ofta krav på
neutralitet
Sluttidpunkt Starka krav på
neutralitet
Iterativ Metodvalet styr Etappindelad För att uppnå
starkt behovet
synergieffekter
Stegvis
Metodvalet styr Klar slutFör att uppnå
starkt behovet tidpunkt
synergieffekter
Grov. och Genom ansök- Grovt angiven Arbetsgrupp, lös i
successivt ningsförfarande
sin struktur
anpassad
Specifikt
Mätbart
Accepterat
Realiserbart
Tidsatt
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Krav på projektet
Kravställare:
Projektkrav:
Produktkrav:
Projektets Mål
Kunden / Beställaren
Mitt egna företag
Omvärlden: Lagar, regler
Möten varje vecka
Vissa personer ska ingå etc
Inriktningsmål Det vi syftar till
Projektmål:
Det vi levererar då projetet
avslutas, alla aktiviteter
Röd, snabbt, ergonomisk etc
Effektmål:
Den effekt vi vill uppnå på
längre sikt
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Projekt är
Befolkade:
Intressenter
Aktiviteter för
att nå effektmålet
MÅL
Särskilda
arbetsformer
IN
Leverantör
Konsult
Resurser
TID
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Kostnad
Beställare
Inriktningsmål
Framgångskriterier
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
UT
Slutanvändare
EFFEKTmål
Controler
Framgångsrika projekt
Fundera igenom
1.Vad innebär det att ett projekt är
framgångsrikt?
2.Vad krävs för att ett projekt ska bli
framgångsrikt?
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Hur engagera, motivera,
skapa ”vi-anda?
Den som missar att planera
har planerat in en miss.
• Kick-off; Lära känna varandra,
klargöra roller, rutiner, regler
• Fira framgångar: Fika, belöning för att vi
nått målet eller delmål.
• Dela ut mindre uppgifter som ger Snabb,
konstruktiv feedback
• Rätt information till rätt person vid rätt tidpunkt
• Platt organisation
Rune Olsson. PIE. IEI. LiU.
Viktig fråga!
Att starta ett projekt
Tidsorienterat
Steg för steg
Hur vet du att du har
gjort ett
bra arbete
vid slutet av en
arbetsdag?
STEGEN
• VAD
– Mål; Bryta ner arbetsuppgifterna (WBS); Logisk
ordning
• TID
– Klart när? Milstolpar?
– Resurser
• VEM
– Kompetenser?
– Intressenter
• HUR
– Risk analys
– Kommunikationsplan; dokumentation;
VAD nästa
4 Sortera aktiviteterna i
en logisk följd.
Tydliggör beroenden
• Lägg ut lapparna
på ett A3-blad.
5 Vilka är de naturliga
stegen?
6 Vad kan göras
parallellt i tiden?
• Flytta om postit-lapparna
VAD
1 Få det övergripande
målet
2 Vad blir effekten av
projektet?
3 Bryt ner målet i
arbetspaket.
Work Breakdown
Structure
Vart syftar du?
Vad ska uppnås?
SMART
Skriv aktiviteterna
på post-itlappar.
TID
7 När måste hela arbetet
vara klart?
8 Uppskatta tiden för
varje aktivitet.
9 Fastställ datum för
milstolpar.
• Dra en tidslinje
Markera på
tidslinjen.
Mera TID
10 Fastställ starttid för
varje aktivitet.
• Lägg post-it längs
en tidsaxel.
11 Skriv vad som ska
vara gjort vid varje
milstolpe.
• Åtgärdsplan!
• Milstolpeplan
VEM gör vad i gruppen
12 Tydliggör vilka
Notera kompetensbehov
kompetenser som
vid resp aktivitet.
behövs!
Har vi kompetens för allt
som ska göras?
Något behov för
inlärning
13 Beskriv resurserna.
Oftast tillgänglig tid
Gör ett tid-resursschema för varje
deltagare i projektet.
VEM är intresserad av vad utanför
gruppen
14 Vem gör vad?
• Skriv namn på
åtgärdslistan
15 Vilka är
intressenterna?
Vad är de intresserade
av?
Hur ska de kontaktas?
När ska de informeras?
• Gör en
intressentanalys
• Markera i
åtgärdsplanen
när intressenter
ska kontaktas.
Intressentanalys
Intressent
Namn
Kontakta
Interes- I vilken Bör
serad i fas i
inform- hur?
projektet eras före Av vem?
?
Vad
Viktig fråga i början av
planeringen av ett projekt:
Varför kommer detta projekt
att misslyckas?
Lång lista leder till:
Risk hantering
Risker och möjligheter
16 Vad kan gå fel?
Gör en riskanalys.
Hur kan vi förhindra resp
ta hand om
konsekvenser?
Hur är det med möjliga
positiva grejor?
• Modifiera
planerna så att
riskerna
förhindras.
• Hur kan vi vara
öppna för
möjligheter?
Blir medveten om möjligheter
Projektets Riskanalys
Risk
Sanno- Konse- Åtgärd Åtgärd Ansvarig
likhet kvens hindra Plan B
1-5
HUR
17 Beskriv hur ni ska
samarbeta i projektet.
• Sammanfatta i
ett samarbetskontrakt.
18 Fastställ hur ni ska
hantera dokument och
papper.
• Pärmar,
filsystem, server,
hemsida etc
1-5
Rationellt beslutsfattande
Speciellt vid projektarbete behöver folk
tänka rationellt:
• Rätt mötesordning: Intuitiv problemlösning
• Hitta viktigaste kraven: Parvisa jämförelser
av krav
• Välj rätt beslut: Beslutsmatris
Tank Intuitiv
Problemlösning
esteg
1
Ställs inför ett problem
Undersöker
1
2
2
3
Undrar, Tänker
Sover på saken
IDÉ! Insikt! AHA
4
Kollar om det fungerar
4
Parvisa Jämförelser (fattigmans hierarki)
Ett sätt att rangordna krav
• Arbetssteg:
1 lista tänkbara krav
2 gör eventuellt en grov sortering i två grupper
3 sätt de krav som finns i den ”viktigaste” gruppen i kolumnen under ”Krav”
4 skriv i samma ordning överst i kolumnerna 1 – 6
5 jämför parvis te x Sugförmåga mot pris: vilket av dessa krav är viktigast?
Sätt 1 om Sugförmåga vann över jämförelsen.
6 fortsätt med alla paren.
7 Räkna antal vunna jämförelser. Dessa ger en rangordning.
Alternativa sätt att använda Parvisa Jämförelser:
8 Sätt en viktsfaktor för respektive krav.
9 I en grupp kan det vara svårt att komma överens. Då kan var och en få
göra sitt val oberoende av de andra. I tabellen skriver man då in antalet
personer som gjort valet ( tex valt sugförmåga mot pris på raden
Sugförmåga”)
Arbetssteg
Mötesordning
anpassad till
intuitivt tänkande
Möte 1: Diskussion
Klargör.
Undersöker.
Staplar alternativ
Tid för eftertanke
3
Möte 2:Analys av
idéer
Möte 3: Beslut
Parvisa Jämförelser Exempel.
Köpa dammsugare
Krav
1
Sugförmåga
Sugförmåga
2
3
4
5
6
Antal Rang EvenPris Räck- De- Buller Till- vunna ord tuell
vidd sign
behör jäm- ning viktsfaktor
förels
er
1
1
1
1
1
5
1
Pris
0
0
1
0
0
1
5
Räckvidd
0
1
Design
0
0
0
1
0
0
2
4
0
0
0
6
Buller
0
1
1
1
0
3
3
Tillbehör
0
1
1
1
4
2
1
Beslutsmatris
Hur kan ni använda dessa i era
projekt?
SEMESTER MED FAMILJEN
• Diskutera
Krav
Analys
Idéer
Bada
Sol
a
Sh
op
a
Fjällen
-
+
-
+
0
Gotland
+
+
+
+
+
Mallorca
+
+
+
0
-
Ko
Nat
stn
ur
ad
Anv
änd
Spa
ra
Förk
asta
Förslag till
förbättring
slän Pappa åker
med kompis
g
OK
Spa
r
Spara pengar
till annat år
Kommunikation
Vanligen
• Hur många procent anser du att ”vanligen”
står för?
• 0% = Aldrig
• 100% = Alltid
• Rätt mötesordning: Intuitiv problemlösning
• Hitta viktigaste kraven: Parvisa jämförelser
av krav
• Välj rätt beslut: Beslutsmatris
10 – 20
21 – 30
31 – 40
41 – 50
51 – 60
61 – 70
71 – 80
81 – 90
91 –
1
3
5
5
1
800
1
1
3
6
18
32
31
7
1
OBSERVERA
Intressentanalys
för att
förhindra konflikter,
säkra stöd och
säkra resurser
Finn dina Intressenter
Projekt är befolkade!
Dina egna speciella
intressenter
Vem vill att du lyckas?
• Beställare
• Medlemmarna i
projektgruppen
• Ledamöter i
styrgruppen
• Företagsledningen
• Slutanvändare
• Leverantörer
•
•
•
•
•
•
Finansiärer
Andra projektgrupper
Politiker
Allmäna opinionen
Andra anställda på
företaget
Facket
Och alla andra
Vem vill att du misslyckas?
Vem stödjer dig?
Vems framgång utnyttjar du?
Vem får fördelar av projektet?
Vem förlorar på grund av
projektet?
Vem kan du klara dig utan?
Vem är du beroende av?
I mottagande
organisation
I din egen
organisation
Hos leverantörer
Intres Förvä Påve
sent
ntan rkan
Låg
av
Medel
projHög
ektet
Kontakt
när
intres
möjli Låg
ghete Medel se:
pos/ne
Hög
r
g
Påve Ange Typ
rkan lägen av
VIKTIGT!
Notera angående kontakter med
intressenter
i kommunikationsplanen
i milstolpenplanen och/eller
i åtgärdsplanen
Kontakt
hur
Kortaste analys:
VEM
Av
är
VAD
intress
erad
NÄR
NÄR
HUR
kontI vilken
fas i
Kontakt akta
projekt före
Vem i
vår
grupp
kontakt
ar
Projektledning. Rune Olsson. PIE, IEI, LiU
Checklista över projektrisker
Typ av risk
Risk
Affärsmässiga
Strategiska?
Stor intern uppslutning?
Stort steg för företaget?
Konfidentiell nivå?
Nyttokostnadsanalys
Projektets storlek
Budget?
Önskat resultat klart angivet?
Tidsplan
Resurser?
Företagsmässiga
effekter
Vem/vilka påverkas inom
företaget?
Geografisk täckning?
Påverkan av/på företagets kultur?
Företagsledningens engagemang?
Aktivt?
Förändringar i
Arbetsuppgifter
Kompetenskrav
Arbetsrutiner
Relationer
Makt
Vinnare och förlorare?
Beredskapsnivå?
Behov av information?
Finns
troligen
hos
oss:
1-5
Kon Hur förhindra att det
sek inträffar
ven
s
15
Hur lindra när det
inträffat
Hanteras
före milstolpe:
Ansvarig
person.
Projektledning. Rune Olsson. PIE, IEI, LiU
Tekniska risker
komplexitet
Lämplighet, tillförlitlighet,
prestationsnormer?
Ny teknik – erfarenheter?
Negativa effekter?
Leverantörernas kvalitet?
Tekniskt/ kommersiellt?
Hur ser relationerna ut?
Beroendeförhållanden, många?
Fel på utrustning, datorer
kraschar?
Projektledning
Förväntningar
Mentor
Process för beslutsfattande inom
företaget?
Process och metoder för att
definiera önskvärda resultat?
Projektets livscykel?
Finns nyckelpersoner med
speciella kompetenser?
Fel i planeringen
Personliga
Sjukdomsrisk?
Folk slutar
Oenighet i gruppen?
Andra?