Manual llistes de distribució GoogleApps 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Com accedir a l’administració de les llistes Com donar d’alta nous membres a la llista Com eliminar un membre de la llista Com assignar permisos de moderador (gerent) o propietari? Com canviar l’idioma dels missatges automàtics Com moderar la llista Com crear una llista “no­reply” (Amb moderació) Com crear una llista “no­reply” (Sense moderació ­ Màxima restricció) Com evitar que un membre del grup rebi missatges de la llista 1. Com accedir a l’administració de les llistes
Per a GoogleApps, les llistes de correu­e son Grups i es gestionen com a tals. Des del vostre compte de correu @upf.edu, cerqueu els “Grups” de Google: 1 Cliqueu ara a “Els meus grups” Us mostra les llistes del domini “upf.edu”. Per gestionar les llistes de distribució que teniu assignades, heu de clicar a “Canvia la visualització de l’organització a: llista.upf.edu” I ara ja teniu accés a les llistes que podeu Gestionar. 2 Una altre possibilitat és que el Servei d’Informàtica us faciliti una adreça, usuari i una contrasenya ​
per a administrar les llistes que teniu assignades. En aquest cas, l’adreça per a gestionar la llista és la següent:​
​
http://admin.llista.upf.edu​
. Si voleu canviar l’idioma de visualització, només heu de clicar a la configuració d’usuari i seleccionar “Canvia l’idioma de visualització” tal com es veu a la imatge següent. Ara ja podeu clicar “Entra” (Botó vermell a la dreta) El sistema us demanarà un usuari i contrasenya: 3 Aquestes dades per entrar són les que us ha facilitat el Servei d’Informàtica. Un cop entreu ja podeu treballar amb l’administració de les llistes. Cal que cliqueu a “Els meus grups” Us mostrarà els grups (llistes) que teniu accés per administrar. Per poder modificar la configuració de cada llista, només cal fer clic a la llista que voleu modificar. Us mostrarà una finestra de configuració inicial i, ara caldrà clicar al botó “Gestiona” que està a baix a la dreta. Això us permetrà accedir a la configuració de la llista i a poder donar d’alta nous membres. 4 2. Com donar d’alta nous membres a la llista
Per tal d’afegir membres a la llista, només heu de fer clic a “Afegeix membres directament” al menú de l’esquerra. Ara ja podeu introduir les adreces que voleu donar d’alta a la llista. A continuació cal posar el missatge de benviguda a la llista: I finalment les opcions de subscripció, habitualment sempre serà “Tot el correu electrònic” 5 Es poden donar d’alta tant membres de la UPF (@upf.edu) com adreces de correu externes (@gmail.com, @hotmail.com...) 3. Com eliminar un membre de la llista
Per tal de treure un membre de la llista, només cal clicar a “Tots els membres”, al menú de l’esquerra Cal marcar la casella de l’usuari que volem treure de la llista, i cliqueu a “Accions ­ Elimina del grup” 6 4. Com assignar permisos de moderador (gerent) o propietari?
Pot ser interessant assignar a un altre membre de la llista permisos de propietari (administrador) o bé de moderador (gerent). El moderador pot fer menys coses que un administrador, que pot modificar tota la configuració de la llista. Per tal d’assignar els permisos, només cal clicar a “Tots els membres”, al menú de l’esquerra Cal marcar la casella de l’usuari que volem treure de la llista, i cliqueu a “Accions ­ Afegeix al rol” Decidiu quin rol voleu assignar i els permisos s’activaran. Recordeu que els permissos van per usuari i llista, per tant si teniu un usuari a més d’una llista al qual voleu donar rol de “Propietari”, per exemple, heu d’anar a cada llista i assignar el rol a l’usuari. 7 5. Com canviar l’idioma dels missatges automàtics
Per defecte els grups estan configurats per enviar els missatges automàtics (per exemple, quan un usuari no pot enviar missatges a la llista) en anglés. Si necessiteu canviar aquesta configuració per tal que els missatges siguin en català o castellà, cal que cliqueu a “Configuració ­ Configuració dels grups” Cal cercar “Idioma principal del grup” i canviar a l’idioma desitjat: Només cal que cliqueu a “Desa” i la configuració quedarà guardada. 8 També podeu canviar l’idioma principal del grup a través de “Informació ­ Informació general”: Recordeu clicar a “Desa” per guarda la nova configuració. 6. Com moderar la llista
Per defecte la llista vé configurada de manera oberta, i per tant tothom pot enviar missatges a la llista directament, sense cap moderació. Si voleu canviar aquesta configuració, cal que cliqueu a “Configuració ­ Moderació” del menú de l’esquerra: Si voleu moderar o filtrar tots els missatges que arriben a la llista, cal que marqueu la casella següent 9 Si voleu moderar o filtrar els missatges que arriben de persones que no són del grup de la llista, cal que marqueu la casella següent: En el cas que volgueu que ningú pugui enviar a la llista, llavors cal que marqueu les dues caselles. Això implica que tots els missatges enviats al grup quedaran bloquejats i els haureu de desbloquejar manualment. Per fer aquesta acció, haureu d’entrar a la configuració i permetre el missatge des de l’opció “Missatges ­ Missatges pendents” Des de la moderació, també es pot definir un missatge quan es rebutgin els correus electrònics. 7. Com crear una llista “no-reply” (Amb moderació)
Una llista no­reply té les següents característiques: ● Només poden enviar correus a la llista les persones escollides ● La resta de membres no pot enviar a la llista ● Els usuaris que no són membres no poden enviar a la llista Aquesta configuració, que es descriu a continuació, permet aconseguir aquest comportament, i a la vegada, moderar els missatges per si algun en concret es vol deixar passar. A “Configuració ­ Moderació”, marcar la casella: 10 Amb això, s’aconsegueix que tots els missatges que enviïn persones alienes al grup, no arribin a la resta de destinataris ja que queden en cua de ser acceptats o no pel moderador. En el cas que el moderador vagi a “Missatges ­ Missatges pendents” i bloquegi fent clic a la icona de bloquejar
aconseguirà que aquest membre extern rebi la propera vegada el missatge automàtic rebutjant el seu correu. D’aquesta manera queden filtrats els missatges dels usuaris que no són membres del grup. Ara falta filtrar els missatges dels membres del grup, i decidir qui pot enviar a la llista i qui no. Heu d’anar a “Membres ­ Tots els membres”. Marcar la llista de membres que volem evitar que enviïn missatges i canviar els permisos de publicació. “Estableix el permís per publicar ­ Substitueix i no permetis la publicació” D’aquesta manera, quan un membre intenti enviar un missatge automàticament rebrà un missatge informant que no pot enviar missatges a la llista: 11 La configuració ha finalitzat i per tant: ● Cap usuari de la llista pot enviar missatges ● Només pot enviar els usuaris escollits ● Cap usuari extern pot enviar missatges a la llista ● Els missatges d’usuaris externs són moderats i es poden bloquejar o deixar passar. En cas que mes endavant volgueu desbloquejar algun usuari heu d’anar a “Membres ­ Tots els membres ­ Bloquejat”: Seleccioneu el membre a desbloquejar i trieu “Accions ­ Anul∙la el bloqueig”: 12 L’usuari quedarà debloquejat. 8. Com crear una llista “no-reply” (Sense moderació - Màxima restricció)
La configuració descrita a continuació és per aconseguir un comportament molt semblant al punt anterior: ● Només pot enviar a la llista les persones escollides ● La resta de membres no pot enviar a la llista ● Els usuaris que no són membres no poden enviar a la llista La diferència la trobem en que la restricció que s’activarà és màxima i per tant no es moderaran els missatges externs, i seran rebutjats automàticament sense opció a deixar­los passar. Cal que cliqueu a “Permisos ­ Permisos Bàsics”: I ara cliqueu a “Publica ­ Selecciona un grup d’usuaris” per tal de configurar els permisos de publicació. Cal desmarcar les dos opcions finals, tal com es veu a la 13 imatge: D’aquesta manera, només podran enviar missates els propietaris, gestors i membres dels grups, i tota la resta del món no podrà enviar cap missatge a la llista, rebent sempre aquest missatge: Ara falta filtrar els missatges dels membres del grup, i decidir qui pot enviar a la llista i qui no. Cal anar a “Membres ­ Tots els membres”. Marcar la llista de membres que volem evitar que enviïn missatges i canviar els permisos de publicació. “Estableix el permís per publicar ­ Substitueix i no permetis la publicació” 14 D’aquesta manera, quan un membre intenti enviar un missatge automàticament rebrà un missatge informant que no pot enviar missatges a la llista: La configuració ha finalitzat i per tant: ● Cap usuari de la llista pot enviar missatges ● Només pot enviar els usuaris escollits ● Cap usuari extern pot enviar missatges a la llista ● Els missatges d’usuaris externs queden bloquejats automàticament. 9. Com evitar que un membre del grup rebi missatges de la llista
Pot succeir que un membre del grup, com pot ser el mateix propietari de la llista o l’administrador, o bé un membre normal, no hagi de rebre missatges de la llista. Per poder configurar­ho, cal que cliqueu a “Membres ­ Tots els membres”. Seleccioneu al membre que voleu evitar que rebi missatges, i cliqueu a “Accions ­ Canvia l’opció de lliurament ­ No m’enviis correu electrònics. 15