Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous
Windows (WBS31)
Première publication : 23 Mars 2016
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© 2016
Cisco Systems, Inc. All rights reserved.
TA B L E D E S M AT I È R E S
Mise en route 1
Aperçu 1
Installation et configuration des Outils de productivité WebEx 3
Aperçu de l'installation et de la configuration des outils de productivité WebEx 3
Installer les outils de productivité WebEx 4
Installer les outils de productivité WebEx 5
Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx 5
Options de configuration des outils de productivité WebEx 6
À propos de l'onglet Compte 6
À propos de l'onglet Paramètres Se rencontrer maintenant 7
À propos de l'onglet Préférences 8
À propos de l'onglet Outils 9
Vérifier la version des outils de productivité 9
Vérifier les mises à jour 10
Désinstaller les outils de productivité WebEx 10
Désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant les commandes du menu
Démarrer 10
Désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant le Panneau de configuration 11
Programmer une réunion 13
Aperçu de la programmation d'une réunion 13
Configurer une réunion dans Lotus Notes 13
Inviter des participants 15
Spécifier un chemin de récurrence pour une réunion 16
Prise en charge du critère de récurrence dans l'extension WebEx pour Lotus Notes 16
Utiliser les modèles de réunion 19
Programmer pour le compte d'un autre organisateur 21
Aperçu de la programmation pour un autre organisateur 21
Configuration avant la programmation pour un autre organisateur 21
Programmer une réunion pour un autre organisateur 22
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
iii
Table des matières
Gérer une réunion 25
Aperçu de la gestion d'une réunion 25
Éditer une réunion programmée 25
Éditer une réunion programmée 26
Démarrer une réunion en tant qu'organisateur de réunion 26
Annuler une réunion 27
Rejoindre une réunion 27
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
iv
CHAPITRE
1
Mise en route
• Aperçu, page 1
Aperçu
L'extension pour Lotus Notes vous offre un moyen pratique pour vous aider à démarrer rapidement, ajouter,
ou rejoindre les réunions en ligne WebEx à partir de Lotus Notes, sans avoir à utiliser votre site WebEx –
c'est-à-dire, le site sur lequel vous programmez et rejoignez normalement vos réunions en ligne.
Les outils de productivité WebEx sont automatiquement installés sur votre ordinateur lorsque vous vous
connectez à votre site WebEx. Lorsque des nouvelles versions sont disponibles, l'administrateur de votre site
qui dispose des privilèges d'administrateur système, contrôle si vos outils de productivité peuvent être
automatiquement mis à jour vers les nouvelles versions. Vous pouvez également installer les outils de
productivité manuellement. Pour plus d'informations, voir Installer les outils de productivité WebEx.
Lorsque les outils de productivité WebEx sont installés, les options WebEx pour démarrer ou ajouter des
réunions s'affichent dans Lotus Notes. L'extension WebEx pour Lotus Notes offre également ce qui suit à
partir de Lotus Notes :
• Un accès rapide à Mon WebEx sur votre site WebEx, qui comprend votre liste personnelle de réunions,
votre profil utilisateur et d'autres options liées à votre compte.
• La commande Se rencontrer maintenant pour démarrer une réunion instantanée (disponible uniquement
pour Meeting Center et Training Center).
• Modèles d'invitations aux réunions.
Afin d'assurer la sécurité de vos réunions, l’extension WebEx pour Outlook utilise un cryptage SSL (Secure
Sockets Layer) 128 bits pour toutes les données qu'elle envoie et récupère de votre site WebEx.
Remarque
Lotus Notes n'est actuellement pas pris en charge dans la version Mac des outils de productivité WebEx.
Avant d'utiliser l'extension WebEx pour Lotus Notes, assurez-vous d'être familiarisé(e) avec Lotus Notes,
d'avoir un compte utilisateur sur votre site WebEx et que l'extension WebEx pour Lotus Notes est prise en
charge sur votre site WebEx
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
1
Mise en route
Aperçu
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
2
CHAPITRE
2
Installation et configuration des Outils de
productivité WebEx
• Aperçu de l'installation et de la configuration des outils de productivité WebEx, page 3
• Installer les outils de productivité WebEx, page 4
• Installer les outils de productivité WebEx, page 5
• Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx, page 5
• Options de configuration des outils de productivité WebEx, page 6
• À propos de l'onglet Compte, page 6
• À propos de l'onglet Paramètres Se rencontrer maintenant, page 7
• À propos de l'onglet Préférences, page 8
• À propos de l'onglet Outils, page 9
• Vérifier la version des outils de productivité, page 9
• Vérifier les mises à jour, page 10
• Désinstaller les outils de productivité WebEx, page 10
Aperçu de l'installation et de la configuration des outils de
productivité WebEx
Vous pouvez installer les outils de productivité WebEx pour démarrer ou rejoindre des réunions instantanément
avec le panneau des outils de productivité WebEx, Microsoft Office, les navigateurs Internet, Microsoft
Outlook, IBM Lotus Notes ; ou pour programmer des réunions avec Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes,
sans devoir aller sur votre site de service WebEx.
Après avoir installé les outils de productivité WebEx, vous pouvez vous connecter et configurer des options
pour votre compte WebEx, paramétrer des options de réunion pour les réunions instantanées et programmées,
paramétrer les préférences du panneau des Outils de productivité WebEx et sélectionner les outils de productivité
que vous utiliserez avec WebEx.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
3
Installation et configuration des Outils de productivité WebEx
Installer les outils de productivité WebEx
La boite de dialogue comprend ces onglets :
• Compte
• Paramètres Se rencontrer maintenant
• Réunions programmées
• Préférences
• Outils
Installer les outils de productivité WebEx
Si l'administrateur de votre site a activé les options des outils de productivité WebEx pour votre site de service
WebEx, tous les outils de productivité WebEx sont automatiquement installés sur votre site. De plus, lorsque
des nouvelles versions sont disponibles, les outils de productivité WebEx sont automatiquement mis à jour.
Le processus d'installation installe tous les outils de productivité WebEx disponibles ; cependant, à tout
moment, vous pouvez modifier vos préférences concernant les applications à utiliser avec les outils de
productivité WebEx et vous pouvez également changer d'autres préférences du compte WebEx et des réunions
en configurant les options dans la boite de dialogue Paramètres WebEx. Pour des détails, voir Options de
configuration des outils de productivité WebEx, à la page 6.
Si nécessaire, vous pouvez également télécharger et installer les outils de productivité WebEx manuellement.
Avant d'installer les outils de productivité WebEx, vérifiez que votre ordinateur dispose bien de la configuration
minimale du système requise décrite ci-dessous :
• Vous devez avoir les privilèges d'administrateur pour votre ordinateur.
• Consultez les notes de version sur les multiplateformes WebEx pour connaitre les systèmes d'exploitation
et les navigateurs pris en charge, ainsi que les autres configurations minimales du système requises.
• Processeur Intel x86 (Pentium 400 MHz +) ou compatible
• JavaScript et cookies activés dans le navigateur
Remarque
Si vous avez une version précédente des outils de productivité vous devez désinstaller cette version avant
d'installer la nouvelle version.
Vous devez également fermer les applications telles que Microsoft Outlook et tous les navigateurs avant
d'installer la nouvelle version des outils de productivité. Ces applications doivent être redémarrées et vous
devez vous reconnecter pour voir la nouvelle interface.
L'extension WebEx pour IBM Lotus Notes est intégrée à l'installation ou au téléchargement des outils de
productivité WebEx uniquement si l'administrateur de votre site a activé l'option Lotus Notes pour le site.
Les administrateurs système peuvent également effectuer une installation de masse pour les ordinateurs de
leur site. Pour plus d'informations, voir le Guide de l'administrateur IT pour le déploiement de masse des
Outils de productivité WebEx à l'adresse https://help.webex.com/docs/DOC-2631.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
4
Installation et configuration des Outils de productivité WebEx
Installer les outils de productivité WebEx
Installer les outils de productivité WebEx
Procédure
Étape 1
Étape 2
Étape 3
Étape 4
Connectez-vous à votre site WebEx.
Sélectionnez l'onglet Meeting Center.
Dans la barre de navigation gauche, sous Assistance, sélectionnez Téléchargements.
Dans la page Téléchargements, sous le titre Outils de productivité WebEx, cliquez sur Télécharger.
La boîte de dialogue Téléchargement de fichier s'affiche.
Étape 5 Enregistrez le programme d'installation sur votre ordinateur.
Le nom du fichier d’installation est suivi d’une extension .msi.
Étape 6 Lancez le fichier d'installation et suivez les instructions.
La boite de dialogue des Outils de productivité WebEx s'affiche.
Étape 7 Saisissez l'URL, le nom d'utilisateur et le mot de passe de votre site WebEx.
Que faire ensuite
Après avoir terminé l'installation et vous être connecté(e) à votre compte WebEx, vérifiez vos paramètres
dans la boite de dialogue Paramètres WebEx. Pour plus d’informations, voir Options de configuration des
outils de productivité WebEx, à la page 6.
Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx
Utilisez l'une des options suivantes pour ouvrir la boite de dialogue Paramètres WebEx :
• Pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir du menu Démarrer, sélectionnez Démarrer
> Programmes > WebEx > Outils de productivité > Paramètres WebEx.
• À partir de la boîte de dialogue Paramètres WebEx du panneau des outils de productivité WebEx :
◦ Si le panneau des outils de productivité WebEx n'est pas déjà ouvert, effectuez l'une des tâches
suivantes :
◦ Faites un double clic sur l'icône des Outils de productivité WebEx située sur votre bureau.
◦ Cliquez sur Démarrer > Programmes > WebEx > Outils de productivité > WebEx.
◦ Dans le panneau Outils de productivité WebEx, sélectionnez Modifier les paramètres WebEx.
• À partir de la boite de dialogue Paramètres WebEx dans Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes, dans
le menu WebEx, sélectionnez Paramètres du compte.
• À partir de la boite de dialogue des paramètres WebEx de Microsoft Office, dans Microsoft Word,
Microsoft Excel, ou Microsoft PowerPoint, sélectionnez Paramètres WebEx.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
5
Installation et configuration des Outils de productivité WebEx
Options de configuration des outils de productivité WebEx
Options de configuration des outils de productivité WebEx
Procédure
Étape 1 Ouvrez la boîte de dialogue Paramètres WebEx.
Étape 2 Dans l'onglet Compte, connectez-vous à votre compte en spécifiant l'URL de votre site WebEx et en saisissant
votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Pour plus d’informations, voir À propos de l'onglet Compte, à
la page 6.
Étape 3 Sélectionnez Actualiser.
Étape 4 Sélectionnez l'onglet « Se rencontrer maintenant ».
Étape 5 Spécifiez les options pour les réunions démarrées instantanément à partir du panneau des Outils de Productivité
WebEx, Microsoft Office, des navigateurs, des menus contextuels et de Microsoft Outlook ou IBM Lotus
Notes. Pour plus d’informations, voir À propos de l'onglet Paramètres Se rencontrer maintenant, à la page
7.
Étape 6 Sélectionnez l'onglet Préférences.
Étape 7 Spécifiez les options pour le panneau Outils de productivité WebEx. Pour plus d’informations, voir À propos
de l'onglet Préférences, à la page 8.
Étape 8 Sélectionnez l'onglet Outils.
Étape 9 Sélectionnez les applications avec lesquelles utiliser les extensions WebEx. Pour plus d’informations, voir À
propos de l'onglet Outils, à la page 9.
À propos de l'onglet Compte
Les options du compte vous permettent de vous connecter à votre site WebEx.
• URL du site : Saisissez l'URL d'un site WebEx Meeting Center auquel vous voulez vous connecter.
Exemple du format de l'URL : company.webex.com
Remarque
Si vous saisissez l'URL d'un site qui ne prend pas en charge l'extension TelePresence,
un tel site vous permet de programmer des réunions WebEx uniquement et fournit
également la documentation appropriée.
• Nom d'utilisateur : Entrez le nom d'utilisateur d'un compte organisateur sur votre site WebEx.
• Mot de passe : Entrez le mot de passe du compte organisateur sur votre site WebEx.
• Mémoriser mon mot de passe : Enregistrez le nom d'utilisateur et le mot de passe que vous avez saisis
afin de ne pas avoir besoin d'entrer votre nom d'utilisateur et l'URL du site lors de votre prochaine
connexion.
• Mot de passe oublié ? : Ouvrez la page Mot de passe oublié ? sur votre site WebEx, qui vous permet
d'envoyer une demande pour créer un nouveau mot de passe.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
6
Installation et configuration des Outils de productivité WebEx
À propos de l'onglet Paramètres Se rencontrer maintenant
• Changer le mot de passe : Ouvrir une boîte de dialogue permettant de spécifier un nouveau mot de
passe.
• Langue : Vérifiez la langue actuellement sélectionnée pour votre site de service WebEx.
• Paramètres locaux : Vérifiez le pays ou les paramètres locaux actuellement sélectionnés pour votre
site de service WebEx.
• Fuseau horaire : Vérifiez le fuseau horaire actuellement sélectionné pour votre site de service WebEx.
• Changer les paramètres du site Web de service WebEx : Ouvrez la page Mon WebEx > Mon Profil
sur votre site de service WebEx et effectuez des modifications sur votre profil.
• Actualiser : Actualisez la boîte de dialogue des Paramètres WebEx avec les paramètres les plus récents
de votre site WebEx.
À propos de l'onglet Paramètres Se rencontrer maintenant
Les options des réunions instantanées affectent les réunions qui sont démarrées instantanément à partir du
panneau des Outils de Productivité WebEx, Microsoft Office, des navigateurs, des logiciels de messagerie
instantanée, des menus contextuels et de Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes.
• Modèles de réunions : Sélectionnez le modèle à utiliser pour la réunion.
• Type de réunion : Sélectionnez le type de réunion WebEx que vous souhaitez utiliser pour les réunions
instantanées. Cette option liste uniquement les types de réunions disponibles pour votre site et votre
compte utilisateur.
• Utiliser ma salle personnelle pour les réunions instantanées : Sélectionnez pour utiliser votre salle
personnelle pour les réunions instantanées par défaut.
• Sujet de la réunion : Entrez le sujet ou le nom de la réunion.
• Mot de passe de la réunion : Demandez aux participants d’entrer le mot de passe défini pour rejoindre
votre réunion. Le site peut exiger que chaque mot de passe réponde à des critères de sécurité tels qu’une
longueur minimale et un nombre minimal de lettres, chiffres ou caractères spéciaux.
• Lister sur le calendrier public : Inclure cette réunion dans les calendriers de réunions sur le site de
service WebEx. Disponible pour les réunions, les réunions de ventes et les sessions de formation
uniquement.
• Demander mon approbation lorsque quelqu’un rejoint la réunion : Activez cette option pour que
la boîte de dialogue Demander à rejoindre la réunion lorsqu'une personne tente de rejoindre votre réunion.
Disponible uniquement pour les sessions d'assistance.
• Connexion audio : Sélectionnez le type de connexion audio que vous souhaitez utiliser :
◦ Aucune : Indique que la réunion n’inclut aucune connexion audio, ou que la réunion inclut une
connexion audio pour laquelle vous fournirez les informations aux participants par une méthode
autre que votre service de réunion.
◦ Audio WebEx : Indique que la réunion WebEx inclut une conférence audio WebEx pour la
connexion audio, vous permettant d'utiliser votre téléphone ou votre ordinateur comme périphérique
audio pour participer à une réunion. Si vous sélectionnez cette option, choisissez l'une des options
suivantes pour l'audio WebEx :
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
7
Installation et configuration des Outils de productivité WebEx
À propos de l'onglet Préférences
• Afficher les numéros d’appel internationaux aux invités : Sélectionnez si vous souhaitez
fournir une liste de numéros—comme les numéros gratuits ou locaux—que les invités d'autres
pays peuvent appeler pour se connecter à l'audio.
• Afficher le numéro gratuit : Sélectionnez si votre site fournit un numéro gratuit et que vous
voulez l'afficher pour que les invités puissent l'appeler pour se connecter à l'audio.
Remarque
Après avoir démarré la réunion, les participants peuvent choisir d'utiliser leur ordinateur
comme périphérique audio, ou d'utiliser leur téléphone comme périphérique audio.
◦ Autre téléconférence : Indique que la réunion comprend une téléconférence fournie par un autre
prestataire. Les instructions que vous tapez dans la zone de texte s'affiche automatiquement sur
les écrans des participants lorsqu'ils rejoignent la réunion.
Conseil
Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour recevoir un appel du service
de téléconférence. Cependant, un participant sans ligne téléphonique directe peut
rejoindre une téléconférence en appelant un numéro de téléphone, qui est toujours
disponible dans la fenêtre Réunion.
• Tonalité d’entrée et de sortie : Sélectionnez la tonalité entendue lorsqu'un invité rejoint et quitte la
connexion audio.
À propos de l'onglet Préférences
Les préférences déterminent certaines fonctionnalités du panneau des Outils de productivité WebEx.
• Toujours afficher au dessus du bureau : Laissez le panneau Outils de productivité WebEx affiché au
dessus de chaque application ou programme ouvert sur votre ordinateur.
• Afficher les Outils de productivité WebEx au démarrage de Windows
• Afficher l'icône des Outils de productivité sur la barre des tâches
• Afficher la fonction de programmation dans le panneau des Outils de productivité : Afficher les
liens Démarrer la réunion programmée et Programmer une réunion dans le panneau. Sélectionner l'un
des liens vous dirige sur les pages correspondantes de votre site de service WebEx.
• Carnet d'adresses par défaut : Sélectionnez un programme de messagerie électronique et de calendrier
en tant que carnet d'adresse par défaut. Les Outils de productivité WebEx s'intègrent au programme de
messagerie électronique que vous sélectionnez, ce qui permet d'obtenir facilement les adresses
électroniques de vos contacts. Cliquer sur le panneau Outils de productivité WebEx ouvre un carnet
d'adresses du programme de messagerie électronique que vous sélectionnez ici.
• Options de démarrage d'une réunion
◦ M'autoriser à modifier le sujet de la réunion au démarrage de la réunion
◦ M'autoriser à modifier le mot de passe de la réunion au démarrage de la réunion
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8
Installation et configuration des Outils de productivité WebEx
À propos de l'onglet Outils
À propos de l'onglet Outils
Les options des outils déterminent les programmes auxquels les extensions et les raccourcis WebEx seront
intégrés.
• Messagerie électronique et programmation : Affiche la barre des Outils de productivité WebEx et
les commandes pour programmer les réunions ou démarrer des réunions instantanées avec les Outils de
productivité WebEx avec Microsoft Outlook ou IBM Lotus en utilisant les contacts et le calendrier de
Microsoft Outlook ou IBM Lotus.
• Microsoft
◦ Utiliser WebEx avec Microsoft Office : Afficher les boutons WebEx pour démarrer une réunion
instantanée avec les Outils de productivité WebEx et automatiquement partager un fichier ou un
document sélectionné à partir des applications Microsoft Office suivantes :
• Excel
• PowerPoint
• Word
◦ Afficher la barre d'outils dans Internet Explorer : Afficher un bouton WebEx qui vous permet
de démarrer des réunions instantanées à partir de la barre d'outils Microsoft Internet Explorer.
◦ Afficher dans les menus contextuels de Windows (nécessite un redémarrage) : Afficher une
commande WebEx qui vous permet de démarrer une réunion instantanée et de partager
automatiquement un fichier ou un document sélectionné à partir des fenêtres contextuelles des
raccourcis disponibles dans l'Explorateur Windows.
• Mozilla Firefox
◦ Afficher la barre d'outils dans Firefox : Affiche la barre des outils de productivité WebEx qui
vous permet de démarrer des réunions instantanées à partir de la barre d'outils de Firefox.
Vérifier la version des outils de productivité
Procédure
Étape 1 Dans la barre des tâches Windows, faites un clic droit sur l'icône Outils de productivité.
Étape 2 Dans le menu Outils de productivité, sélectionnez À propos des outils de productivité WebEx pour savoir
quelle est la version actuelle installée.
Étape 3 Allez sur votre site WebEx.
Étape 4 Sélectionnez Assistance > Téléchargements.
Étape 5 Sous « À propos de Meeting Center », vérifiez le numéro de version listé pour les outils de productivité.
Étape 6 Si la version installée n'est pas la dernière version listée sur votre site, sélectionnez Télécharger sous « Outils
de productivité » sur la page Téléchargements pour télécharger la dernière version.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
9
Installation et configuration des Outils de productivité WebEx
Vérifier les mises à jour
Vérifier les mises à jour
Si vous pouvez recevoir les mises à jour des outils de productivité WebEx, vous pouvez vérifier si une mise
à jour est disponible.
Procédure
Étape 1 Dans la barre des tâches Windows, faites un clic droit sur l'icône Outils de productivité.
Étape 2 Sélectionnez Vérifier les mises à jour.
Le système vérifie si une nouvelle mise à jour est disponible. Si aucune mise à jour n'est disponible, un message
s'affiche indiquant que la dernière version est installée. Si une nouvelle mise à jour est disponible, vous pouvez
choisir de l'installer immédiatement.
Remarque
Vous pouvez également sélectionner la commande Vérifier les mises à jour dans le menu
WebEx Programmer une réunion dans Microsoft Outlook.
Désinstaller les outils de productivité WebEx
Vous pouvez désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant les commandes du menu Démarrer ou
le Panneau de configuration.
Désinstaller les outils de productivité supprime tous les outils de productivité et raccourcis de votre ordinateur.
Si vous souhaitez continuer d'utiliser certains outils de productivité mais en désactiver d'autres, modifiez les
options dans la boite de dialogue Paramètres WebEx. Pour des détails, voir Options de configuration des outils
de productivité WebEx, à la page 6.
Désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant les commandes du
menu Démarrer
Procédure
Étape 1 Sélectionnez Démarrer > Programmes > WebEx > Outils de productivité > Désinstaller.
Étape 2 Cliquez sur Oui pour confirmer la désinstallation des outils de productivité WebEx.
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Installation et configuration des Outils de productivité WebEx
Désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant le Panneau de configuration
Désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant le Panneau de
configuration
Procédure
Étape 1
Étape 2
Étape 3
Étape 4
Étape 5
Sélectionnez Démarrer > Paramètres > Panneau de configuration.
Faites un double clic sur Ajouter/Supprimer des programmes.
Sélectionnez Outils de productivité WebEx.
Sélectionnez Supprimer.
Cliquez sur Oui pour confirmer la désinstallation des outils de productivité WebEx.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
11
Installation et configuration des Outils de productivité WebEx
Désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant le Panneau de configuration
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
12
CHAPITRE
3
Programmer une réunion
• Aperçu de la programmation d'une réunion, page 13
• Configurer une réunion dans Lotus Notes, page 13
• Prise en charge du critère de récurrence dans l'extension WebEx pour Lotus Notes, page 16
• Utiliser les modèles de réunion, page 19
Aperçu de la programmation d'une réunion
Avant de programmer une réunion en ligne avec l'extension WebEx pour Lotus Notes, veuillez noter ce qui
suit :
• L'extension WebEx pour Lotus Notes fournit les options de base pour la programmation d'une réunion.
Toutefois, certaines options qui apparaissent sur votre site WebEx ne sont pas disponibles dans l'extension
WebEx pour Lotus Notes. Pour ces options supplémentaires, l'extension WebEx pour Lotus Notes utilise
les paramètres du modèle que vous sélectionnez pour la réunion.
• L'extension WebEx pour Lotus Notes ne prend pas en charge toutes options de « répétitions » (récurrences)
qui sont disponibles dans Lotus Notes.
• Dans toutes les invitations à une réunion que vous envoyez dans Lotus Notes, l'heure de démarrage de
la réunion s'affiche en fonction du fuseau horaire paramétré sur votre ordinateur, et non celui défini dans
les préférences de votre site de service.
• Sur votre site WebEx, toutes les heures de réunion correspondent au fuseau horaire paramétré dans les
préférences du site, quel que soit le fuseau horaire paramétré sur votre ordinateur. Pour des détails
concernant les préférences de votre site, reportez-vous à la documentation de votre site WebEx.
Configurer une réunion dans Lotus Notes
Les outils de productivité WebEx vous permettent de programmer des réunions dans Lotus Notes sans aller
sur votre site WebEx. Pour configurer une réunion en ligne avec l'intégration WebEx pour Lotus Notes, ouvrez
une nouvelle demande de réunion et spécifiez les informations et les paramètres de la réunion.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
13
Programmer une réunion
Configurer une réunion dans Lotus Notes
Procédure
Étape 1 Dans votre calendrier Lotus Notes, sélectionnez Programmer une réunion et ajoutez les détails de la réunion.
L'onglet Nouvelle saisie dans le calendrier s'affiche avec un bouton Ajouter une réunion WebEx.
Étape 2 Spécifiez les informations générales sur la réunion, comme le sujet, l'heure, l'emplacement, les invités et la
récurrence de la réunion.
Étape 3 Sélectionnez Ajouter la réunion WebEx.
La boite de dialogue Paramètres WebEx s'affiche.
Étape 4 Spécifiez les paramètres de réunion WebEx, puis sélectionnez OK.
Si vous programmez une réunion pour un autre organisateur, un message, « Vous programmez pour [nom de
l'organisateur] », l'indique dans la boîte de dialogue des Paramètres WebEx.
Étape 5 Effectuez l'une des actions suivantes :
• Sélectionnez Enregistrer et Envoyer les invitations pour envoyer les invitations aux participants. Pour
des détails sur l'invitation des participants, voir Inviter des participants.
• Cliquez sur Enregistrer comme brouillon et invitez ultérieurement des participants à la réunion
programmée.
Remarque
Vous pouvez modifier tous les paramètres de votre réunion après l'avoir programmée.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
14
Programmer une réunion
Inviter des participants
Les outils de productivité WebEx ajoutent la réunion programmée à votre calendrier Lotus Notes et au
calendrier public sur votre site WebEx.
Inviter des participants
Lors de l'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus Notes pour programmer une réunion, vous pouvez
inviter des participants en les sélectionnant dans l'un de vos carnets d'adresses Lotus Notes. Vous pouvez
également inviter des participants qui ne figurent pas dans votre liste de contacts Lotus Notes en fournissant
leur adresse électronique.
Une fois que vous avez invité un participant à une réunion programmée, il ou elle reçoit un message électronique
d'invitation. Le message électronique contient des informations concernant la réunion incluant le mot de passe
et un lien sur lequel le participant peut cliquer pour rejoindre la réunion.
Procédure
Étape 1 Si vous avez programmé une réunion à l’aide de l’extension WebEx pour Lotus Notes, ouvrez l’élément de
réunion dans votre calendrier Lotus Notes.
Étape 2 Sélectionnez l'icône d'un carnet d'adresses et dans le panneau Invités sélectionnez les noms des invités, ou
saisissez les noms manuellement.
Remarque
Tous les invités que vous invitez en utilisant l'extension WebEx pour Lotus Notes ne s'affichent
pas dans la liste des invités de la réunion sur votre site WebEx.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
15
Programmer une réunion
Spécifier un chemin de récurrence pour une réunion
Pour des informations complémentaires concernant l'invitation de participants dans Lotus Notes, veuilles
consulter l'Aide Lotus Notes.
Spécifier un chemin de récurrence pour une réunion
En utilisant les options de répétition Lotus Notes, vous pouvez spécifier un critère de récurrence pour votre
réunion. Par exemple, vous pouvez spécifier qu'une réunion se répète chaque mercredi à 14h00 jusqu'à une
date spécifique. L’extension WebEx pour Lotus Notes programme la réunion pour chacun des jours spécifiés
dans l'option de récurrence.
Cependant, en fonction de votre service, certaines options de répétition Lotus Notes peuvent ne pas être prises
en charge.
Procédure
Étape 1 Si vous avez programmé une réunion à l’aide de l’extension WebEx pour Lotus Notes, ouvrez l’élément de
réunion dans votre calendrier Lotus Notes.
La boite de dialogue Options de répétition s'affiche.
Étape 2 Spécifiez les options dans la boite de dialogue, puis sélectionnez OK.
Prise en charge du critère de récurrence dans l'extension
WebEx pour Lotus Notes
Le tableau suivant montre comment les critères de récurrence Lotus Notes sont gérés dans WebEx pour les
réunions WebEx et pour les réunions Conférence personnelle WebEx.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
16
Programmer une réunion
Prise en charge du critère de récurrence dans l'extension WebEx pour Lotus Notes
Tableau 1: Réunions WebEx
Type
Option Lotus Notes
Convertie en Option Réunion WebEx
Quotidien
Chaque 1er-31ème jour
Chaque 1er-31ème jour
Hebdomadaire
Toutes les 1 à 8 semaines le : [Dimanche, Pour les centres de réunions :
Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi,
Toutes les 1 à 8 semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi,
Samedi]
Vendredi, Samedi]
Pour les événements Event Center et les sessions de formation Training
Center :
Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi,
Vendredi, Samedi]
Si vous programmez une réunion qui se répète chaque X semaine, avec
X supérieur à 1, dans Lotus Notes, la réunion sera programmée dans
Lotus Notes selon vos spécifications, mais elle apparaîtra en tant que
réunion hebdomadaire sur votre site WebEx.
Mensuel
Chaque 1er-12ème mois le 1er-31ème
Chaque 1er-12ème mois le 1er-31ème jour
Compte à partir de la fin du mois
Non pris en charge.
Chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème, Chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème, chaque 1er-12ème mois le [1er,
chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème, 2ème, 3ème, 4ème, dernier]
3ème, 4ème, dernier]
Annuellement
Chaque 1ère-10ème année
Chaque année.
Si vous programmez une réunion qui se répète chaque X année, avec
X supérieur à 1, dans Lotus Notes, la réunion sera programmée dans
Lotus Notes selon vos spécifications, mais elle apparaîtra en tant que
réunion hebdomadaire sur votre site WebEx.
Personnalisé
Paramètres personnalisés
Non pris en charge.
Date de fin
Démarrage de date à date
Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.
Démarrage à partir de la date continuer Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.
pendant X fois
Spécifier les
exceptions
Ne pas déplacer
Non pris en charge.
Déplacer sur vendredi
Non pris en charge.
Déplacer sur lundi
Non pris en charge.
Déplacer sur le jour de la semaine le plus Non pris en charge.
proche
Supprimer
Non pris en charge.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
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Programmer une réunion
Prise en charge du critère de récurrence dans l'extension WebEx pour Lotus Notes
Tableau 2: Réunions Conférence Personnelle WebEx
Type
Option Lotus Notes
Convertie en Option Réunion Conférence personnelle WebEx
Quotidien
Chaque 1er-31ème jour
Chaque jour
Hebdomadaire
Toutes les 1 à 8 semaines le : [Dimanche, Toutes les 1 à 8 semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi,
Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]
Samedi]
Mensuel
Chaque 1er-12ème mois le 1er-31ème
Chaque mois le [1er, 2ème, 3ème, 4ème, dernier jour] [Dim, Lun, Mar,
Mer, Jeu, Ven, Sam]
Compte à partir de la fin du mois
Non pris en charge
Chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème,
3ème, 4ème, dernier jour] [Dim, Lun,
Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam]
Chaque 1ère semaine le [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam]
Annuellement
Chaque 1ère-10ème année
Non pris en charge
Personnalisé
Paramètres personnalisés
Non pris en charge
Date de fin
Démarrage de date à date
Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.
Démarrage à partir de la date continuer
pendant X fois
Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.
Ne pas déplacer
Non pris en charge.
Déplacer sur vendredi
Non pris en charge.
Déplacer sur lundi
Non pris en charge.
Spécifier les
exceptions
Déplacer sur le jour de la semaine le plus Non pris en charge.
proche
Supprimer
Non pris en charge.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
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Programmer une réunion
Utiliser les modèles de réunion
Remarque
Pour la modification ou la suppression d'une réunion récurrente dans Lotus Notes, faites attention à ce qui
suit :
• Lorsque vous éditez une réunion récurrente, comme pour reprogrammer sa date ou modifier ses
options de réunion, les modifications que vous effectuez sur une seule instance de la réunion doivent
être appliquées à toutes ses instances pour que les modifications soient prises en compte sur votre
site WebEx. Si vous appliquez les modifications uniquement sur une seule instance, une mise à jour
est effectuée dans Lotus Notes, mais pas sur le calendrier de votre site WebEx.
• Si vous annulez une seule instance d'une réunion récurrente, l'instance est supprimée dans Lotus
Notes, mais elle reste dans votre calendrier. Vous devez supprimer toutes les instances d'une réunion
récurrente dans Lotus Notes afin qu'elle soit supprimée de votre calendrier.
Utiliser les modèles de réunion
Un modèle de réunion mémorise tous vos paramètres préférés, pour vous permettre de rapidement programmer
ou démarrer une réunion en ligne en choisissant le modèle au lieu de sélectionner les mêmes paramètres pour
chaque réunion que vous programmez. Un modèle, cependant, ne mémorise pas les paramètres du sujet, du
mot de passe et de la date et de l'heure.
Si vous n'avez jamais spécifié un modèle de réunion par défaut dans les outils de productivité sur votre
ordinateur local, les valeurs par défaut suivront les paramètres de votre site WebEx. Après avoir spécifié un
modèle de réunion par défaut dans les outils de productivité sur votre ordinateur local, les valeurs par défaut
suivent vos paramètres locaux.
Lors de la programmation d'une réunion à l'aide de l'extension WebEx pour Lotus Notes, vous pouvez
sélectionner l'un des modèles de réunion que vous avez enregistrés sur votre site WebEx.
Remarque
Bien que l'extension WebEx pour Lotus Notes n'offre qu'un sous-ensemble de toutes les options que vous
pouvez utiliser pour une réunion en ligne, toutes les options sont préconfigurées dans un modèle, qu'elles
apparaissent ou non dans l'extension WebEx pour Lotus Notes. Par exemple, si vous paramétrez des
privilèges spécifiques pour les invités dans un modèle, ces privilèges sont configurés pour la réunion. Les
paramètres des privilèges des invités ne sont pas disponibles dans l'extension WebEx pour Lotus Notes.
Lorsque vous programmez une réunion, vous ne pouvez pas changer son modèle.
Procédure
Étape 1 Pour afficher les détails d'un modèle, cliquez sur le bouton Configuration sur la barre d'outils Lotus Notes,
puis choisissez Modèles de réunion.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
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Programmer une réunion
Utiliser les modèles de réunion
Votre liste de modèles de réunions enregistrés sur votre site WebEx s'affiche.
Étape 2 Sélectionnez un modèle, puis sélectionnez Afficher.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
20
CHAPITRE
4
Programmer pour le compte d'un autre
organisateur
• Aperçu de la programmation pour un autre organisateur, page 21
• Configuration avant la programmation pour un autre organisateur, page 21
Aperçu de la programmation pour un autre organisateur
Vous pouvez programmer une réunion WebEx pour le compte d’un autre organisateur, si ce dernier vous a
donné les autorisations nécessaires.
Par exemple, si vous êtes l’adjoint administratif d’un directeur qui souhaite organiser régulièrement des
réunions WebEx, le directeur peut vous désigner pour programmer les réunions en son nom. Vous pouvez
programmer, éditer et annuler des réunions pour cet organisateur.
Configuration avant la programmation pour un autre
organisateur
Avant de pouvoir programmer une réunion WebEx pour un autre organisateur, vérifiez que vous et l'organisateur
avez un compte organisateur WebEx et que vous avec tous deux la même version des Outils de productivité
WebEx installée sur vos ordinateurs.
L’organisateur actuel effectue les actions suivantes :
• Donne la permission à l'organisateur qui va programmer des réunions WebEx sur le site WebEx. Si vous
êtes l'organisateur actuel, allez dans Mon WebEx > Préférences > Options de programmation. Dans
la fenêtre de permission de Programmation, saisissez l'adresse électronique de tous les organisateurs
auxquels vous souhaitez accorder la permission de programmer des réunions pour votre compte.
• Donne la permission à l'organisateur actuel qui va programmer des réunions WebEx sur son calendrier
Lotus Notes. L'organisateur effectue cette tâche en sélectionnant un délégué dans Lotus Notes.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
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Programmer pour le compte d'un autre organisateur
Programmer une réunion pour un autre organisateur
Programmer une réunion pour un autre organisateur
Si l'organisateur vous a donné les permissions nécessaires, vous pouvez programmer une réunion pour le
compte de cet organisateur.
Si vous programmez la réunion pour un autre organisateur, un message l'indique dans la boite de dialogue
des Paramètres WebEx.
Procédure
Étape 1 Sur le menu Calendrier, sélectionnez Action > Plus > Ouvrir le calendrier de la personne.
La boîte de dialogue Calendrier s'affiche.
Étape 2 Sélectionnez Autre et sélectionnez le nom de l'organisateur.
Conseil
La prochaine fois que vous programmerez une réunion pour cet organisateur, tant que vos
permissions restent valides, vous pourrez sélectionner le nom de l'organisateur directement à partir
du menu du calendrier.
Le calendrier de l'organisateur s'affiche sous forme d'onglet sur votre calendrier.
Étape 3 Sélectionnez une date et une heure sur le calendrier de l'organisateur.
La boite de dialogue Saisie dans le calendrier s'affiche.
Étape 4 Sélectionnez Ajouter une réunion WebEx en haut à gauche de la boite de dialogue Saisie dans le calendrier.
Programmer la réunion. La boite de dialogue Paramètres WebEx s'affiche.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
22
Programmer pour le compte d'un autre organisateur
Programmer une réunion pour un autre organisateur
Si vous programmez la réunion pour un autre organisateur, un message l'indique dans la boite de dialogue
des Paramètres WebEx.
Étape 5 Programmer la réunion.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
23
Programmer pour le compte d'un autre organisateur
Programmer une réunion pour un autre organisateur
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
24
CHAPITRE
5
Gérer une réunion
• Aperçu de la gestion d'une réunion, page 25
• Éditer une réunion programmée, page 25
• Démarrer une réunion en tant qu'organisateur de réunion, page 26
• Annuler une réunion, page 27
• Rejoindre une réunion, page 27
Aperçu de la gestion d'une réunion
Après avoir programmé une réunion en utilisant l'extension WebEx pour Lotus Notes, vous pouvez gérer la
réunion, y compris :
• Modifier la réunion. Les modifications que vous effectuez à la réunion dans Lotus Notes sont
automatiquement mises à jour sur votre site WebEx.
• Démarrer la réunion, si vous êtes l'organisateur de la réunion.
• Annuler la réunion dans Lotus Notes, qui est également supprimée de votre site de service.
• Rejoindre la réunion en tant qu'invités à la réunion.
Éditer une réunion programmée
Après avoir programmé une réunion avec l’extension WebEx pour Lotus Notes, vous pouvez utiliser Lotus
Notes pour la modifier à tout moment. Par exemple, vous pouvez changer l'heure de démarrage, spécifier un
nouveau mot de passe, choisir une autre option de téléconférence, etc. Après avoir édité une réunion
programmée, l'extension WebEx pour Lotus Notes envoie une invitation à une réunion mise à jour à tous les
participants que vous avez invités à la réunion et effectue la mise à jour des informations de la réunion sur
votre site WebEx.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
25
Gérer une réunion
Éditer une réunion programmée
Important
• Si vous éditez une réunion en utilisant votre site WebEx au lieu de l'extension WebEx pour Lotus
Notes, vos modifications n'apparaissent pas dans Lotus Notes. Par exemple, si vous modifiez l'heure
de démarrage de la réunion en utilisant votre site, l'heure de démarrage ne change pas sur votre
calendrier Lotus Notes. Toutefois, il est recommandé que vous utilisiez uniquement Lotus Notes
pour éditer une réunion.
• Lorsque vous utilisez Lotus Notes pour éditer une réunion récurrente, les modifications que vous
effectuez sur une seule instance de la réunion doivent être appliquées sur toutes ses instances pour
que les modifications soient prises en compte sur votre site WebEx. Si vous appliquez les
modifications uniquement sur une seule instance, une mise à jour est effectuée dans Lotus Notes,
mais pas sur le calendrier.
Remarque
Vous ne pouvez pas modifier le modèle d'une réunion programmée.
Éditer une réunion programmée
Procédure
Étape 1 Sur votre calendrier Lotus Notes, recherchez la réunion que vous souhaitez modifier et ouvrez l'onglet de
saisie sur le calendrier.
Étape 2 Modifier les informations ou changer les options sur l'écran de Réunion.
Étape 3 Sélectionnez Éditer la réunion WebEx pour éditer des options WebEx spécifiques dans la boite de dialogue
Paramètres de réunion.
Étape 4 Sélectionnez Enregistrer et Envoyer les invitations.
Votre réunion est mise à jour sur votre site WebEx.
Démarrer une réunion en tant qu'organisateur de réunion
Lorsque vous programmez une réunion avec l'extension WebEx pour Lotus Notes, vous pouvez démarrer la
réunion de l'une des façons suivantes :
• Sur votre calendrier Lotus Notes, ouvrez l'élément de réunion et sélectionnez l'élément de réunion puis
cliquez sur le bouton Démarrer, ou copiez et collez le lien pour démarrer la réunion dans votre navigateur
Internet.
Remarque
Le lien qui s'affiche dans votre calendrier est réservé uniquement aux organisateurs. Le
lien qui apparaît dans les invitations envoyées aux invités est un lien différent, sur lequel
les invités peuvent cliquer pour rejoindre la réunion.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
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Gérer une réunion
Annuler une réunion
• Connectez-vous à votre site WebEx, puis démarrez la réunion à partir de votre page Mes réunions.
Pour plus d'informations sur le démarrage d'une réunion programmée à partir de votre site WebEx, consultez
la documentation sur votre site.
Annuler une réunion
Pour annuler une réunion en ligne que vous avez programmée dans Lotus Notes, utilisez simplement les
options d'annulation disponibles dans Lotus Notes. Tous les invités reçoivent automatiquement un avis
d'annulation. La réunion est également annulée sur votre site WebEx.
Important
• Si vous programmez une réunion WebEx dans Lotus Notes, vous devez l'annuler directement dans
Lotus Notes. Si vous tentez de l'annuler directement à partir de votre site WebEx, elle ne sera pas
annulée dans Lotus Notes.
• Si vous annulez une seule instance d'une réunion récurrente, l'instance est supprimée dans Lotus
Notes, mais elle reste dans votre calendrier. Vous devez supprimer toutes les instances d'une réunion
récurrente dans Lotus Notes afin qu'elle soit supprimée de votre calendrier.
Pour plus d'informations sur l'annulation d'une réunion dans Lotus Notes, consultez l'Aide Lotus Notes.
Rejoindre une réunion
Si l'organisateur d'une réunion utilise l'extension WebEx pour Lotus Notes pour vous inviter à une réunion,
vous recevez un message électronique d'invitation qui contient un lien sur lequel vous pouvez cliquer pour
rejoindre la réunion. Sinon, vous pouvez rejoindre une réunion directement à partir de votre site WebEx.
Rejoindre une réunion en utilisant un courrier électronique d'invitation
Lorsque vous recevez une invitation à une réunion par courrier électronique, vous pouvez la rejoindre de l'une
des façons suivantes :
Vous pouvez cliquer sur le lien contenu dans le courrier électronique d'invitation Si vous cliquez sur le lien
contenu dans l'invitation alors que vous utilisez un ordinateur, vous rejoindrez la réunion sur votre ordinateur.
Si vous cliquez sur le lien contenu dans l'invitation sur votre périphérique mobile et que vous avez installé
l'application Cisco WebEx Meetings mobile, vous êtes redirigé(e) vers l'application mobile pour rejoindre la
réunion.
Si vous ne rejoignez pas la réunion en ligne et que vous souhaitez uniquement la rejoindre sur votre téléphone,
vous pouvez composer les numéros contenus dans l'invitation à la réunion pour appeler la réunion.
L'invitation à une réunion contient d'autres informations dont vous pouvez avoir besoin, telles que le numéro
ou le code d'accès de la réunion, le mot de passe de la réunion et le mot de passe numérique si vous la rejoignez
à partir d'un système vidéo ou d'un téléphone.
Si vous êtes l'organisateur et que vous avez besoin de la clé organisateur et du code d'accès, cliquez sur le lien
fourni en bas du courrier électronique d'invitation.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
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Gérer une réunion
Rejoindre une réunion
Rejoindre une réunion à partir du site WebEx
Au lieu de rejoindre la réunion à partir du lien contenu dans votre calendrier Lotus Notes, vous pouvez
également rejoindre la réunion directement sur le site WebEx de l'une des façons suivantes :
• Sur la page Bienvenue, saisissez le numéro de la réunion.
• Connectez-vous à votre site WebEx et allez à la page Meeting Center > Mes réunions ou la page Mon
WebEx > Mes réunions, sélectionnez Les réunions auxquelles vous êtes invité(e) dans la liste, puis
sélectionnez le nom de la réunion à rejoindre
Au lieu d'utiliser un programme de messagerie électronique pour rejoindre une réunion, vous pouvez aller sur
votre site WebEx. Si la réunion est listée, recherchez la saisie de la réunion sur le site, en utilisant le calendrier
des réunions ou une autre liste de sessions. Ou, si la réunion n'est pas listée, saisissez le numéro de réunion
sur le site. Vous pouvez obtenir le numéro de la réunion à partir de votre message électronique d'invitation
ou en le demandant directement à l'organisateur de la réunion.
Pour plus d'informations pour rejoindre une réunion sur votre site WebEx, consultez la documentation sur le
site.
Guide d'utilisation de l'extension WebEx pour Lotus notes sous Windows (WBS31)
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