Руководство пользователя по интеграции WebEx и
TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
Первая публикация: 23 марта 2016 г.
Americas Headquarters
Cisco Systems, Inc.
170 West Tasman Drive
San Jose, CA 95134-1706
USA
http://www.cisco.com
Tel: 408 526-4000
800 553-NETS (6387)
Fax: 408 527-0883
THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS,
INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND,
EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS.
THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH
THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY,
CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY.
The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version
of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright © 1981, Regents of the University of California.
NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED “AS IS" WITH ALL FAULTS.
CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF
MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE.
IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT
LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS
HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.
Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network
topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional
and coincidental.
Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: http://
www.cisco.com/go/trademarks. Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership
relationship between Cisco and any other company. (1110R)
© 2016
Cisco Systems, Inc. All rights reserved.
СОДЕРЖАНИЕ
Интеграция CMR WebEx и TelePresence гибридного типа в Outlook 1
Общие сведения об интеграции CMR WebEx и TelePresence гибридного типа в
Outlook 1
Основные сведения 2
Что такое совещание CMR гибридного типа с использованием WebEx и
TelePresence? 4
Планирование совещания 7
Общие сведения о процедуре планирования совещаний 7
Планирование совещания только с WebEx 8
Планирование совещания только с TelePresence 9
Планирование совещания CMR гибридного типа 10
Добавление систем TelePresence при планировании 12
О дополнительных параметрах WebEx 13
О дополнительных параметрах TelePresence 15
Планирование персонального совещания или аудиосовещания 17
Назначение доверенного лица, которое может планировать совещания WebEx от вашего
имени 21
Общие сведения о назначении доверенного лица, которое может планировать
совещания WebEx от вашего имени 21
Назначение доверенного лица на сайте WebEx 22
Назначение доверенного лица в Microsoft Outlook 23
Планирование совещания от имени другого организатора 25
Общие сведения о процедуре планирования совещания от имени другого
организатора 25
Планирование совещания или встречи от имени другого организатора 26
Начало совещания от имени другого организатора 27
Редактирование запланированного совещания 29
Изменение запланированного совещания 29
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
iii
Содержание
Отмена запланированного совещания 30
Присоединение к совещанию 31
Присоединение к совещанию 31
Настройка инструментов повышения производительности WebEx 33
Общие сведения о настройке инструментов повышения производительности
WebEx 33
Доступ к диалоговому окну "Параметры WebEx" 34
О вкладке "Учетная запись" 34
О вкладке параметров функции "Начать совещание сейчас" 35
О вкладке "Запланированные совещания" 36
О вкладке "Инструменты" 39
Проверка версии инструментов повышения производительности 40
Проверка обновлений 40
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
iv
ГЛАВА
1
Интеграция CMR WebEx и TelePresence
гибридного типа в Outlook
• Общие сведения об интеграции CMR WebEx и TelePresence гибридного типа в Outlook,
страница 1
• Основные сведения, страница 2
• Что такое совещание CMR гибридного типа с использованием WebEx и TelePresence?,
страница 4
Общие сведения об интеграции CMR WebEx и
TelePresence гибридного типа в Outlook
Инструменты повышения производительности WebEx с TelePresence – это набор инструментов
для быстрого планирования, начала совещаний и присоединения к ним с помощью различных
приложений на вашем компьютере. После установки инструментов повышения
производительности вам будут доступны панель инструментов повышения производительности
WebEx, интеграции в Microsoft Outlook, Microsoft Office, веб-браузеры и программы обмена
мгновенными сообщениями.
В этом документе описан процесс интеграции совместных комнат совещаний (CMR) WebEx и
TelePresence гибридного типа в Outlook для Windows. Эта надстройка в приложении Outlook
обеспечивает удобный способ планирования совещания CMR гибридного типа, благодаря
которому пользователи могут присоединяться к совещаниям с помощью WebEx Meeting Center
или системы TelePresence. После того как совещание CMR гибридного типа будет запланировано
в Outlook, приглашенные получат электронные приглашения, содержащие ссылку для
присоединения к совещанию WebEx и информацию для присоединения к совещанию
TelePresence.
С помощью интеграции можно также планировать совещания только с WebEx или только с
TelePresence.
Планируя совещание, вы можете пригласить пользователей и зарезервировать комнаты или
системы TelePresence, а также добавить участников видеозвонка на номер системы
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
1
Интеграция CMR WebEx и TelePresence гибридного типа в Outlook
Основные сведения
непосредственно из Outlook. Приглашенным не нужно использовать инструменты повышения
производительности WebEx или интеграцию в Outlook, чтобы присоединиться к совещанию.
Примечание
Возможности интеграции CMR гибридного типа можно использовать, только если поддержка
этой интеграции была включена и для вашего веб-сайта WebEx, и для учетной записи.
Если администратор вашего веб-сайта включил для вас функции совещаний CMR
гибридного типа и совещаний в облаке CMR, для планирования совещаний в облаке CMR
вы сможете использовать только инструменты повышения производительности WebEx.
Планирование совещаний CMR гибридного типа будет недоступно.
Эта интеграция также обеспечивает быстрый доступ из Outlook к перечисленным ниже
элементам.
• Параметры вашей учетной записи WebEx.
• Страница предпочтительных параметров на сайте WebEx, где вы можете предоставить
другому организатору полномочия планирования.
• Кнопка Начать совещание сейчас, с помощью которой можно начинать мгновенные
совещания с поддержкой только WebEx или совещания в персональной комнате с
поддержкой только WebEx без необходимости в предварительном планировании.
В целях обеспечения безопасности совещаний любые данные, отправляемые на сайт
WebEx или получаемые с него, зашифровываются средствами интеграции с помощью
128-битного протокола шифрования SSL.
Примечание
• При использовании интеграции CMR гибридного типа можно проводить совещания в
персональной комнате, однако пользователи смогут присоединиться только с помощью
WebEx. Интеграция CMR гибридного типа в настоящее время не поддерживает
присоединение пользователей к совещанию в персональной комнате с помощью
систем TelePresence.
• Дополнительную информацию об интеграции WebEx в Outlook для лиц, не являющихся
пользователями CMR гибридного типа, см. в руководстве пользователя по интеграции
WebEx в Outlook для Windows.
• Дополнительную информацию об интеграции WebEx в Outlook для Mac см. в руководстве
пользователя по интеграции WebEx в Outlook для Mac.
Основные сведения
После установки инструментов повышения производительности WebEx с технологией
TelePresence параметры интеграции совещаний CMR гибридного типа отобразятся в Outlook.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
2
Интеграция CMR WebEx и TelePresence гибридного типа в Outlook
Основные сведения
Примечание
Если для вас и вашего сайта будет доступна возможность интеграции CMR гибридного
типа, этот интерфейс интеграции в Outlook будет отличаться от интерфейса интеграции
WebEx в Outlook для тех пользователей, которым интеграция CMR гибридного типа
недоступна.
В таблице ниже содержится описание параметров интеграции.
Параметры
Возможности
Планирование совещаний
Планирование следующих совещаний:
• совещания CMR WebEx и TelePresence гибридного типа;
• совещания с поддержкой только WebEx, в том числе совещания в
персональной комнате;
• только совещания TelePresence;
• персональные совещания или аудиосовещания.
Примечание
Настройки учетной записи
Примечание
В Outlook 2007
нажмите стрелку на
кнопке WebEx для
отображения этого
параметра.
В настоящее время пользователи CMR гибридного типа не
могут использовать материалы TelePresence в персональной
комнате. Однако они могут использовать персональную
комнату для участников, использующих только WebEx.
На вкладке Учетная запись можно редактировать информацию учетной
записи WebEx (например, URL сайта WebEx), а также свои имя пользователя
и пароль.
Для отображения
этого параметра в
Outlook 2010, 2013 и
2016 нажмите
стрелку на кнопке
Запланировать
совещание.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
3
Интеграция CMR WebEx и TelePresence гибридного типа в Outlook
Что такое совещание CMR гибридного типа с использованием WebEx и TelePresence?
Параметры
Возможности
Предоставление полномочий на
планирование
Открывается страница Мой WebEx > Предпочтительные параметры >
Параметр планирования на вашем веб-сайте WebEx.
Примечание
В Outlook 2007
нажмите стрелку на
кнопке WebEx для
отображения этого
параметра.
С помощью этой страницы вы можете задать параметры совещания по
умолчанию и назначить доверенных лиц для планирования или
редактирования совещаний от вашего имени.
Для отображения
этого параметра в
Outlook 2010, 2013 и
2016 нажмите
стрелку на кнопке
Запланировать
совещание.
"Начать совещание сейчас"
Начинать мгновенное совещание только с WebEx, то есть совещание WebEx,
которое можно начать в любое время, не планируя его заранее.
Параметры мгновенных совещаний, которые можно начинать с помощью
кнопки "Начать совещание сейчас", можно указать во вкладке Настройка
функции "Начать совещание сейчас" в диалоговом окне настроек WebEx.
"Параметры совещания".
В окне совещания нажмите кнопку "Параметры совещания", чтобы
отобразить или скрыть параметры планирования WebEx и TelePresence.
Что такое совещание CMR гибридного типа с
использованием WebEx и TelePresence?
Инструменты повышения производительности WebEx с интеграцией совместных комнат
совещаний (CMR) TelePresence гибридного типа обеспечивают совместную работу Cisco WebEx
Meeting Center и Cisco TelePresence в общих совещаниях.
Во время совещания CMR гибридного типа можно просматривать видео участников WebEx и
TelePresence в режиме реального времени.
В списке участников совещания WebEx участники TelePresence отображаются под одной общей
меткой "Системы TelePresence". В списке участников на системах TelePresence каждый участник
WebEx отображается отдельно.
Если участник, использующий TelePresence, подключит кабель VGA или HDMI к ноутбуку и
начнет предоставление совместного доступа к экрану, все участники, включая использующих
WebEx, смогут просматривать контент в совместном доступе. Если докладчик WebEx начинает
предоставление совместного доступа, все участники, включая использующих TelePresence,
смогут просматривать контент в совместном доступе.
На совещаниях CMR гибридного типа можно записывать видео, аудио, предоставлять
совместный доступ, общаться в чате и участвовать в анкетировании. Нажмите кнопку Запись
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
4
Интеграция CMR WebEx и TelePresence гибридного типа в Outlook
Что такое совещание CMR гибридного типа с использованием WebEx и TelePresence?
как обычно для совещания WebEx, и ваши записи отобразятся в списке Мои файлы > Мои
записанные совещания в разделе "Мой WebEx". Записи совещаний CMR гибридного типа
сохраняются в формате MP4. Видео записывается с разрешением 360 пикселей.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
5
Интеграция CMR WebEx и TelePresence гибридного типа в Outlook
Что такое совещание CMR гибридного типа с использованием WebEx и TelePresence?
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
6
ГЛАВА
2
Планирование совещания
• Общие сведения о процедуре планирования совещаний, страница 7
• Планирование совещания только с WebEx, страница 8
• Планирование совещания только с TelePresence, страница 9
• Планирование совещания CMR гибридного типа, страница 10
• Планирование персонального совещания или аудиосовещания, страница 17
Общиесведенияопроцедурепланированиясовещаний
Прежде чем планировать совещание с помощью интеграции CMR гибридного типа в Outlook,
просмотрите приведенную ниже информацию.
• При использовании этой интеграции доступны не все параметры планирования.
• Некоторые шаблоны повторения для планирования совещаний не поддерживаются в
этой интеграции.
• Время начала совещания, которое указывается в электронных приглашениях,
отправляемых из Outlook, определяется настройкой часового пояса на вашем компьютере.
• При планировании совещания вам доступны параметры, с помощью которых можно
определить способ подключения участников к аудио.
◦Нет. Совещание без подключения к аудио. Однако передачу аудио можно настроить
другим способом.
◦Аудио WebEx. Совещание с использованием встроенной службы передачи аудио. В
электронное приглашение можно добавить глобальный номер телефона системы и
(или) номер для бесплатного звонка.
◦Независимая служба для телеконференций. Услуги передачи аудио предоставляются
сторонней службой. Инструкции, введенные в текстовом поле, появятся в электронных
приглашениях.
◦Использовать только передачу голоса по IP. Участники подключаются к аудио с
помощью своих компьютеров.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
7
Планирование совещания
Планирование совещания только с WebEx
• ПИН совещания. При планировании совещания можно создать числовой пароль, чтобы
предотвратить вероятность звонка ненадлежащих пользователей на номер системы для
присоединения к совещанию TelePresence. Этот параметр размещен в разделе
дополнительных параметров TelePresence. ПИН совещания TelePresence отличается от
пароля совещания WebEx.
• Настройки звонка на номер системы и звонка системы TelePresence, доступные в разделе
дополнительных параметров TelePresence, позволяют указать способы подключения для
устройств и систем, которых нет в списке запланированных систем.
◦Вкладка звонка на номер системы. Выберите тип подключения (Аудио SIP или Видео
SIP), а затем укажите количество людей, которые могут совершать звонки на номер
системы с помощью выбранного типа подключения. Фактически количество людей
соответствует количеству устройств.
◦Вкладка звонка системы. Выберите тип подключения (Видео IP, Аудио IP, Видео
ISDN, Аудио ISDN, Видео SIP или Аудио SIP) и введите контактную информацию
приглашенных. Их устройства будут автоматически подключены во время
запланированного начала совещания.
• Если совещание с поддержкой только WebEx было изначально запланировано в Outlook,
для редактирования или отмены совещания следует использовать Outlook. В случае
редактирования этого совещания на веб-сайте WebEx изменения не будут отражены в
Outlook.
• При использовании Outlook для изменения настроек повторяющегося совещания
изменения следует применять ко всей серии повторяющихся совещаний. В случае
применения изменений только к одному повторению общего совещания изменения будут
отражены в Outlook и в системе планирования TelePresence, но не на веб-сайте WebEx.
• Если флажок параметра Посетители могут присоединиться к совещанию за [x] мин до
начала снят или если для этого параметра установлено значение "0 мин", для
присоединения приглашенных вы должны сначала начать совещание.
Планирование совещания только с WebEx
С помощью интеграции в Outlook можно запланировать совещание WebEx без необходимости
перехода на веб-сайт WebEx.
Процедура
Шаг 1
Откройте новый элемент, соответствующий совещанию, нажав Запланировать совещание в
окне Outlook.
Можно также открыть новый элемент, соответствующий совещанию, и нажать кнопку "Добавить
WebEx и TelePresence" на панели инструментов.
Шаг 2
Выберите Добавить WebEx и TelePresence на панели инструментов WebEx.
Шаг 3
На панели параметров совещания укажите параметры WebEx.
• Убедитесь, что в полях Кому и Местонахождение не указаны системы TelePresence.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
8
Планирование совещания
Планирование совещания только с TelePresence
• Для параметра Разрешить еще Х пользоват. присоединяться с помощью видеоустройств
должно быть установлено нулевое значение.
• Выберите Разрешить пользователям присоединяться с помощью WebEx.
Флажок этого параметра по умолчанию снят. Выбирайте этот параметр каждый раз при
планировании совещания и добавлении WebEx к нему.
• Введите пароль совещания для приглашенных в WebEx. Если на сайте требуется ввод
пароля совещания, рядом с полем будет отображаться звездочка.
Примечание
Пароль совещания WebEx отличается от ПИН, который можно указать для
совещания TelePresence. Более подробные сведения о ПИН см. в разделе
О дополнительных параметрах TelePresence, на странице 15.
• (Необязательно.) Выберите Убрать пароль из электронного приглашения, чтобы
обеспечить более безопасные условия проведения совещания.
• Необязательные действия. Выберите Выбрать альтернативного организатора для того,
чтобы указать одного или нескольких альтернативных организаторов, которые могут
начинать и проводить совещания до вашего присоединения.
• Необязательные действия. Выберите Расширенные параметры WebEx для того, чтобы
указать дополнительные сведения, например метод подключения к аудио и регистрации.
Подробности см. в разделе О дополнительных параметрах WebEx, на странице 13.
Шаг 4
Добавьте приглашенных в поле Кому совещания Outlook.
Шаг 5
Введите место проведения совещания в поле Местонахождение совещания Outlook.
Шаг 6
Введите тему совещания в поле Тема совещания Outlook.
Шаг 7
При необходимости укажите время начала и окончания совещания, а также параметры
повторения.
Шаг 8
Нажмите Отправить.
Планирование совещания только с TelePresence
С помощью интеграции в Outlook можно запланировать совещание TelePresence без
необходимости использования системы планирования TelePresence.
Процедура
Шаг 1
Выберите Запланировать совещание в окне Outlook.
Можно также открыть новый элемент, соответствующий совещанию, и нажать кнопку "Добавить
WebEx и TelePresence" на панели инструментов.
Шаг 2
На панели параметров совещания укажите параметры TelePresence.
• Убедитесь в том, что не был задан параметр Разрешить пользователям присоединяться
с помощью WebEx. Флажок этого параметра по умолчанию должен быть всегда снят.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
9
Планирование совещания
Планирование совещания CMR гибридного типа
• Выберите Добавить комнаты TelePresence.
Выбранные системы добавляются в поля Кому и Местонахождение в окне совещания.
Подробности см. в разделе Добавление систем TelePresence при планировании, на странице
12.
• Необязательные действия. Введите количество дополнительных участников видеозвонка
на номер системы, которые могут звонить на номер системы совещания. Для этого
выберите Добавить участников видеозвонка на номер системы.
Этот параметр позволяет зарезервировать места для присоединения к совещанию
дополнительных пользователей с помощью персональных систем для видеоконференций,
например Cisco TelePresence EX Series, и устройств, на которых запущены приложения Cisco
Jabber Video. Введенное число исключает все системы TelePresence, добавленные в полях
Кому и Местонахождение. Учитывайте рекомендованное количество участников для
вашего веб-сайта и не превышайте это предельное значение.
• Необязательные действия. Выберите Расширенные параметры Telepresence для того,
чтобы указать больше сведений, например параметры звонков на номер системы и
звонков системы. Подробности см. в разделе О дополнительных параметрах TelePresence,
на странице 15.
Шаг 3
Введите тему совещания в поле Тема совещания Outlook.
Шаг 4
При необходимости укажите время начала и окончания совещания, а также параметры
повторения.
Шаг 5
Нажмите Отправить.
Планирование совещания CMR гибридного типа
С помощью интеграции в Outlook можно запланировать совещание CMR гибридного типа, к
которому участники смогут присоединиться, используя WebEx Meeting Center или TelePresence.
Примечание
• Организатор и посетители получат одинаковые электронные приглашения. Электронные
приглашения не содержат какой-либо конфиденциальной информации, такой как ключ
организатора или код доступа организатора. Организаторы смогут найти свои ключ
организатора и код доступа организатора, войдя в систему и просмотрев информацию о
совещании в браузере или в мобильном приложении WebEx Meetings.
• Если вы назначили альтернативного организатора, он может начинать совещание,
управлять им и записывать его. Однако запись совещания отправляется вам –
первоначальному организатору.
• При планировании не назначайте более двух совещаний на одно и то же время, так как
вы не можете быть организатором двух совещаний, проводимых одновременно. Даже
если вы разрешили альтернативным организаторам начинать совещания без вас, вы все
равно считаетесь организатором запланированных вами совещаний, если только не
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
10
Планирование совещания
Планирование совещания CMR гибридного типа
являетесь доверенным лицом другого организатора. Подробную информацию о
доверенных лицах см. в разделе Назначение доверенного лица, которое может
планировать совещания WebEx от вашего имени, на странице 21.
Процедура
Шаг 1
Выберите Запланировать совещание в окне Outlook.
Можно также открыть новый элемент, соответствующий совещанию, и нажать кнопку "Добавить
WebEx и TelePresence" на панели инструментов.
Шаг 2
На панели параметров совещания укажите параметры WebEx и TelePresence для совещания
CMR гибридного типа.
• Установите флажок параметра Разрешить пользователям присоединяться с помощью
WebEx.
• Выберите Добавить комнаты TelePresence.
• Введите пароль совещания для приглашенных в WebEx. Если для присоединения к
совещанию требуется ввести пароль, рядом с полем будет отображаться звездочка.
• Необязательные действия. Введите количество дополнительных участников видеозвонка
на номер системы, которые могут звонить на номер системы совещания. Для этого
выберите Добавить участников видеозвонка на номер системы.
a) Установите флажок параметра .
Флажок этого параметра по умолчанию снят. Устанавливайте его каждый раз при
планировании совещания и добавлении WebEx к нему.
b) Выберите Добавить комнаты TelePresence.
Выбранные системы добавляются в поля Кому и Местонахождение в окне совещания.
Подробности см. в разделе Добавление систем TelePresence при планировании, на странице
12.
c) Введите пароль совещания для приглашенных в WebEx. Если для присоединения к
совещанию требуется ввести пароль, рядом с полем будет отображаться звездочка.
Примечание
Пароль совещания WebEx отличается от ПИН, который можно указать для
совещания TelePresence. Более подробные сведения о ПИН см. в разделе О
дополнительных параметрах TelePresence, на странице 15.
d) Необязательные действия. Поставьте флажок Убрать пароль из электронного приглашения
для того, чтобы обеспечить более безопасные условия проведения совещания.
e) Необязательные действия. Выберите Выбрать альтернативного организатора для того,
чтобы указать одного или нескольких альтернативных организаторов, которые могут
начинать и проводить совещания до вашего присоединения.
f) Необязательные действия. Выберите Расширенные параметры WebEx для того, чтобы
указать дополнительные сведения, например метод подключения к аудио и регистрации.
Подробности см. в разделе О дополнительных параметрах WebEx, на странице 13.
g) Необязательные действия. Введите количество дополнительных участников видеозвонка
на номер системы, которые могут звонить на номер системы совещания. Для этого выберите
Добавить участников видеозвонка на номер системы.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
11
Планирование совещания
Добавление систем TelePresence при планировании
Этот параметр позволяет зарезервировать места для присоединения к совещанию
дополнительных пользователей с помощью персональных систем для видеоконференций,
например Cisco TelePresence EX Series, и устройств, на которых запущены приложения Cisco
Jabber Video. Введенное число исключает все системы TelePresence, добавленные в полях
Кому и Местонахождение. Учитывайте рекомендованное количество участников для вашего
веб-сайта и не превышайте это предельное значение.
h) Необязательные действия. Выберите Расширенные параметры Telepresence для того, чтобы
указать больше деталей, например настройки звонков на номер системы и звонков системы.
Подробности см. в разделе О дополнительных параметрах TelePresence, на странице 15.
Шаг 3
Укажите информацию о совещании и соответствующие настройки, после чего нажмите
Отправить.
Шаг 4
Добавьте приглашенных на совещание WebEx в поле Кому совещания Outlook.
Шаг 5
Введите тему совещания в поле Тема совещания Outlook.
Шаг 6
При необходимости укажите время начала и окончания совещания, а также параметры
повторения.
Добавление систем TelePresence при планировании
С помощью интеграции в Outlook можно с легкостью добавить системы TelePresence к
планируемому совещанию. В диалоговом окне "Выбор комнат TelePresence" отображаются все
системы TelePresence вашей организации. Вам не нужно просматривать длинный список
глобальных адресов вашей организации.
Процедура
Шаг 1
Убедитесь в том, что вы находитесь в окне совещания с открытой панелью параметров
совещания.
Шаг 2
Выберите Добавить комнаты TelePresence.
Отобразится диалоговое окно "Выбор комнат TelePresence".
Шаг 3
Перейдите к системам или выполните поиск одним из перечисленных ниже способов.
• Поиск. Введите часть названия комнаты. При этом поиске не учитывается
местонахождение.
• Местонахождение. Выберите местонахождение для отображения комнат только в этом
месте.
Шаг 4
Выберите системы для добавления.
Шаг 5
Выберите Комнаты –>> ОК.
Можно также использовать адресную книгу Outlook или средство поиска комнат, чтобы искать
системы TelePresence во всех комнатах вашей организации. Определить комнаты с поддержкой
TelePresence в списке и их местонахождение может быть непросто.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
12
Планирование совещания
О дополнительных параметрах WebEx
Примечание
Все выбранные вами комнаты TelePresence должны также быть представлены
в списке Cisco TelePresence Management Suite Extension для Microsoft Exchange (Cisco
TMSXE). В противном случае они не будут запланированы.
О дополнительных параметрах WebEx
С помощью этих параметров можно задать для совещаний WebEx настройки по умолчанию.
Некоторые параметры будут недоступны, если ваш администратор их выключил.
Параметр
Действие
Тип сервиса
Выбрать тип совещания, которое необходимо запланировать.
При планировании общего совещания WebEx и TelePresence типом совещания
по умолчанию будет TelePresence.
Пароль совещания
Указать пароль для присоединения к совещанию WebEx.
Если ввод пароля является обязательным, пользователи, присоединяющиеся
не по электронным приглашениям или не выполнившие вход на сайт WebEx
на момент присоединения, должны ввести пароль для присоединения к
совещанию. Пользователям, присоединяющимся по электронным
приглашениям или выполнившим вход на сайт WebEx на момент
присоединения, не нужно вводить пароль для присоединения к совещанию.
Убрать пароль из электронного
приглашения
Отображать это совещание в
списке на веб-сайте WebEx
Убрать пароль доступа к совещанию из электронных приглашений.
Если выбран этот параметр, информация о пароле должна быть передана
приглашенным другим способом.
Отображать данное совещание в календарях совещаний на сайте WebEx.
Посетители могут присоединиться Разрешить приглашенным присоединяться к совещанию в течение указанного
к совещанию за [x] мин до начала количества минут до его запланированного начала.
Примечание
Если снять флажок с этого параметра или установить для
него 0 минут, необходимо будет начать совещание, прежде
чем приглашенные смогут к нему присоединяться.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
13
Планирование совещания
О дополнительных параметрах WebEx
Вкладка "Аудио и слежение"
Параметр
Действие
Тип конференции
Выбрать способ подключения к аудио для участников ваших совещаний.
• Нет: Совещание без подключения к аудио. Воспроизводить аудио можно
любым другим способом без использования службы совещаний.
• Аудио WebEx. Совещание с использованием встроенной службы
передачи аудио. Выберите один или оба приведенных ниже параметра.
◦Показывать посетителям глобальные номера телефона системы.
Предоставление номеров телефона системы, по которым участники
из других стран смогут позвонить для подключения к аудио.
◦Показывать бесплатный номер. Предоставление бесплатных
номеров телефона, по которым участники смогут позвонить для
подключения к аудио.
• Независимая служба для телеконференций. В совещании используется
сторонняя служба передачи аудио. Инструкции, введенные в текстовом
поле, появятся в электронных приглашениях.
• Использовать только передачу голоса по IP. Участники подключаются
к аудио с помощью своих компьютеров.
Звуковой сигнал входа и выхода
При выборе Аудио WebEx выберите один из приведенных ниже вариантов.
• Звуковой сигнал. Воспроизводится короткий звуковой сигнал.
• Сообщение имени. Подключившись к аудио, участники записывают свои
имена. При входе и выходе участника из совещания будет
проигрываться запись с именем.
• Тон отсутствует. Звук не воспроизводится.
Код слежения
Указать отдел, проект или другую информацию, которую ваша организация
хочет связать с вашими совещаниями. В зависимости от установленных
администратором веб-сайта параметров коды слежения могут быть
обязательными или необязательными.
Вкладка "Регистрация"
Параметр
Действие
Обязательная регистрация
посетителей
Обязательная регистрация всех приглашенных для присоединения к
совещанию. Приглашенные не смогут присоединиться к совещанию, пока
вы не примете их запросы на регистрацию.
Данный параметр доступен только в том случае, если не задан параметр
Посетители могут присоединиться к совещанию за [x] мин до начала.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
14
Планирование совещания
О дополнительных параметрах TelePresence
Вкладка "Регистрация"
Параметр
Действие
Автоматически принимать все
запросы на регистрацию
Принимать все запросы о регистрации автоматически.
Если этот параметр не выбран, необходимо принимать запросы на
регистрацию в разделе "Мой WebEx" на сайте WebEx.
Вкладка "Материалы"
Параметр
Действие
Шаблоны вкладки "Информация" Выбрать шаблон вкладки Информация, которая отображается в средстве
просмотра материалов в ходе совещания. Во вкладке Информация
содержатся сведения о совещании, в том числе данные его организатора,
номера телефона для подключения к аудио и ключ организатора (только
для организатора).
Примечание
Альтернативный организатор
Выбрать другой шаблон можно только в том случае, если
доступен один или несколько настроенных шаблонов вкладки
Информация. Добавлять шаблоны для сайта WebEx может
администратор.
Выберите одного или нескольких альтернативных организаторов. Один из
них может начинать и проводить совещание до вашего присоединения.
В этом поле перечислены только пользователи с учетными записями
организатора на сайте WebEx.
Автоматически воспроизводить
презентацию до присоединения
организатора
Автоматически воспроизводить презентацию для просмотра участников,
пока не присоединится организатор.
Сохранить как значение по умолчанию. Установка флажка этого параметра обеспечивает
сохранение всех текущих настроек в качестве настроек по умолчанию.
О дополнительных параметрах TelePresence
С помощью этих параметров можно настроить совещание TelePresence.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
15
Планирование совещания
О дополнительных параметрах TelePresence
Параметр
Возможности использования
ПИН совещания
Создайте цифровой пароль, чтобы случайные люди не могли позвонить на ваше
совещание TelePresence.
ПИН указывается в электронном приглашении. Приглашенные должны ввести ПИН,
чтобы присоединиться к совещанию TelePresence.
ПИН совещания TelePresence отличается от пароля совещания WebEx. Подробные
сведения о пароле совещания WebEx см. в разделе О дополнительных параметрах
WebEx, на странице 13.
Код платежа
Введите код платежа для этого совещания, если он не был указан администратором.
Код платежа TelePresence отличается от кода слежения WebEx. Подробные сведения
см. в разделе О дополнительных параметрах WebEx, на странице 13.
Запланированные системы Эти параметры определяют способ подключения запланированных систем
телеприсутствия к совещанию во время запланированного начала совещания.
Использовать настройки системы по умолчанию. Использовать способ подключения
по умолчанию, указанный администратором.
Присоединяться автоматически. Разрешать запланированным системам
автоматическое подключение к совещанию во время его начала.
Выбрать совещание для присоединения. Кнопка, указывающая на возможность
присоединения к совещаниям и доступность в запланированных системах
информации о звонках на номер системы. Выберите этот параметр, чтобы позволить
участникам пользоваться кнопкой для присоединения к совещанию.
В системах, не поддерживающих этот параметр, перешлите приглашенным
электронные приглашения с информацией о звонках на номер системы.
Только резервирование комнат. Резервировать физические комнаты, но не разрешать
подключение систем во время начала совещания.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
16
Планирование совещания
Планирование персонального совещания или аудиосовещания
Параметр
Возможности использования
Параметры звонка на
Выберите Добавить, чтобы указать способы подключения для устройств или систем,
номер системы и ответного которых нет в списке запланированных систем.
звонка Telepresence
Вкладка звонка на номер системы
Выберите тип подключения (Аудио SIP или Видео SIP), а затем укажите количество
людей, которые могут совершать звонки на номер системы с помощью выбранного
типа подключения. Указанное число технически относится к количеству устройств:
если четыре человека присоединяются к совещанию на одном устройстве, считается,
что это одно подключение.
Приглашенным участникам можно переслать электронные приглашения с
информацией о звонке на номер системы.
Число, указанное для параметра Разрешить X пользоват. совершать
звонок на номер системы для присоединения с использованием типа
Примечание
подключения "Видео SIP", соответствует числу, указанному для
параметра Разрешить еще Х пользоват. присоединяться с помощью
видеоустройств на панели параметров совещания.
Вкладка звонка системы
Выберите тип подключения (Видео IP, Аудио IP, Видео ISDN, Аудио ISDN, Видео
SIP или Аудио SIP) и введите контактную информацию приглашенных. Их устройства
будут автоматически подключены во время запланированного начала совещания.
Параметры редактирования
Чтобы редактировать или удалить добавленный тип подключения, выберите
соответственно Редактировать или Удалить.
Планирование персонального совещания или
аудиосовещания
С помощью интеграции в Outlook и без необходимости перехода на сайт WebEx можно
запланировать персональное совещание Webex, если на вашем сайте используется служба
аудио WebEx, или аудиосовещание, если на сайте используется аудио от поставщика услуг
телефонии. При проведении персонального совещания сначала начните его аудиочасть. К
онлайн-части совещания можно присоединиться при необходимости.
• При использовании интеграции в Outlook вы можете планировать указанные ниже
совещания.
◦Персональное совещание WebEx, если на вашем веб-сайте используется аудио
WebEx. При проведении персонального совещания сначала начните его
аудиосоставляющую. К онлайн-составляющей совещания можно присоединиться в
любой момент.
◦Аудиосовещание, если на вашем веб-сайте используется аудио поставщика услуг
телефонии (TSP).
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
17
Планирование совещания
Планирование персонального совещания или аудиосовещания
• При использовании учетных записей пользователя аудиосвязи у некоторых поставщиков
услуг телефонии (TSP): если запланировано два последовательных совещания CMR
гибридного типа и первое длится дольше запланированного времени, второе совещание
завершается автоматически. Для решения этой проблемы организатор может
зарегистрировать две разных учетных записи пользователя аудиосвязи у поставщика
TSP с разными кодами доступа организатора и использовать одну учетную запись для
первого совещания, а другую – для второго. Можно также попросить администратора
выключить параметр системы TelePresence, который позволяет автоматически продолжать
совещание.
В случае планирования персонального совещания или аудиосовещания в приглашении на
совещание, которое вы получаете как организатор, содержится код доступа организатора,
который можно использовать для начала аудиосоставляющей вашего совещания. В случае
планирования персонального совещания в приглашении также содержится ключ организатора,
который можно использовать для восстановления прав организатора.
В некоторых учетных записях аудио от поставщика услуг телефонии, в случае планирования
двух смежных совещаний CMR гибридного типа (когда второе должно начаться сразу же после
первого) и если система планирования TelePresence автоматически продолжает совещание,
выходя за пределы запланированного времени, второе совещание завершится автоматически,
так как один и тот же код доступа организатора учетной записи аудио от поставщика услуг
телефонии не может использоваться одновременно для двух совещаний. Чтобы решить эту
проблему можно настроить две разные учетные записи аудио от поставщика услуг телефонии
с разными кодами доступа организатора и использовать одну учетную запись для первого
совещания, а другую для второго. Можно также попросить администратора выключить параметр
системы TelePresence, который позволяет автоматически продолжать совещание.
Процедура
Шаг 1
Выберите Запланировать совещание в окне Outlook.
Можно также открыть новый элемент, соответствующий совещанию, и нажать кнопку "Добавить
персональное совещание" или "Добавить аудиосовещание" на панели инструментов.
Шаг 2
В диалоговом окне параметров WebEx укажите приведенные ниже параметры.
a) На вкладке "Аудио и слежение" выберите один из указанных ниже вариантов для параметра
Тип подключения к аудио.
• При использовании аудио WebEx выберите Персональное совещание, затем выберите
учетную запись персонального совещания, которую хотите использовать.
Если учетная запись персонального совещания не указана, необходимо создать ее.
• В случае использования аудио от поставщика услуг телефонии выберите службу
телеконференций, а затем выберите необходимую учетную запись персонального
совещания.
b) Необязательные действия. Введите пароль совещания для участников WebEx, приглашенных
на онлайн-часть персонального совещания. Если на сайте требуется ввод пароля
совещания, рядом с полем будет отображаться звездочка.
Примечание
Пароль совещания WebEx отличается от ПИН, который можно указать для
совещания TelePresence. Дополнительную информацию о ПИН см. в разделе
"О расширенных параметрах TelePresence".
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
18
Планирование совещания
Планирование персонального совещания или аудиосовещания
c) Необязательные действия. Установите флажок "Убрать пароль из электронного
приглашения" для того, чтобы обеспечить более безопасные условия проведения
онлайн-части совещания.
d) Необязательные действия. Выберите одного или нескольких альтернативных организаторов,
которые могут начинать и проводить онлайн-часть совещания до вашего присоединения.
e) Необязательные действия. Выберите Расширенные параметры WebEx для того, чтобы
указать дополнительные сведения, например метод подключения к аудио и регистрации.
Подробности см. в разделе "О расширенных параметрах WebEx".
Шаг 3
Добавьте приглашенных в поле Кому совещания Outlook.
Шаг 4
Введите тему совещания в поле Тема совещания Outlook.
Шаг 5
При необходимости укажите время начала и окончания совещания, а также параметры
повторения.
Шаг 6
Нажмите Отправить.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
19
Планирование совещания
Планирование персонального совещания или аудиосовещания
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
20
ГЛАВА
3
Назначение доверенного лица, которое
может планировать совещания WebEx от
вашего имени
• Общие сведения о назначении доверенного лица, которое может планировать совещания
WebEx от вашего имени, страница 21
• Назначение доверенного лица на сайте WebEx, страница 22
• Назначение доверенного лица в Microsoft Outlook, страница 23
Общие сведения о назначении доверенного лица,
которое может планировать совещания WebEx от
вашего имени
С помощью интеграции в Outlook пользователь может назначить доверенное лицо, которое
сможет планировать или изменять совещания от вашего имени.
Например, если вам необходимо проводить совещания WebEx регулярно, вы можете
предоставить своему помощнику полномочия на планирование совещаний от вашего имени.
После выдачи разрешения доверенное лицо сможет планировать, изменять, отменять и
начинать совещания от вашего имени.
Чтобы назначить доверенное лицо, которое будет планировать совещания от вашего имени,
выполните все приведенные ниже действия.
• Предоставьте доверенному лицу полномочия на планирование совещаний на сайте
WebEx. Подробности см. в разделе Назначение доверенного лица на сайте WebEx, на
странице 22.
• Предоставьте доверенному лицу совместный доступ в Microsoft Outlook к календарю.
Подробности см. в разделе Назначение доверенного лица в Microsoft Outlook, на странице
23.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
21
Назначение доверенного лица, которое может планировать совещания WebEx от вашего имени
Назначение доверенного лица на сайте WebEx
Важное примечание
• Совещание, запланированное доверенным лицом с помощью инструментов повышения
производительности WebEx, отображается в вашем календаре. При необходимости
отредактировать его следует использовать ту же версию инструментов повышения
производительности WebEx.
• В любой момент вы можете отменить ранее выданное доверенному лицу разрешение
на планирование.
Назначение доверенного лица на сайте WebEx
Для назначения доверенного лица ему или ей следует предоставить полномочия на
планирование совещаний на странице предпочтительных параметров в разделе "Мой WebEx"
на сайте WebEx. Перейти на эту страницу можно непосредственно из Outlook.
При необходимости перехода к странице "Предпочтительные параметры" без использования
Microsoft Outlook войдите на веб-сайт WebEx и выберите Мой WebEx > Предпочтительные
параметры > раскройте меню "Параметры планирования".
Кроме предоставления полномочий на планирование на сайте WebEx, также необходимо
предоставить доверенному лицу совместный доступ к календарю Outlook. Подробности см. в
разделе Назначение доверенного лица в Microsoft Outlook, на странице 23.
Важное примечание
• Если параметр назначения доверенного лица не отображается на веб-сайте WebEx,
убедитесь, что администратор веб-сайта включил эту функцию.
• Кроме того, доверенному лицу необходима учетная запись организатора WebEx на
сайте WebEx.
• В обеих учетных записях (вашей и доверенного лица) на сайте WebEx должны быть
указаны те же адреса электронной почты, что и в Outlook.
Процедура
Шаг 1
В зависимости от версии Outlook выполните соответствующие действия.
• В Outlook 2010, 2013 и 2016 нажмите стрелку на кнопке Запланировать совещание и
выберите пункт Задать полномочие на планирование.
• В Outlook 2007 нажмите стрелку на кнопке WebEx и выберите Предоставить полномочия
на планирование.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
22
Назначение доверенного лица, которое может планировать совещания WebEx от вашего имени
Назначение доверенного лица в Microsoft Outlook
На экране отобразится страница "Мои предпочтительные параметры WebEx" с раскрытым
меню параметров планирования.
Шаг 2
В разделе "Полномочия на планирование" нажмите Выбрать организатора.
Шаг 3
В окне Выбрать организаторов укажите адрес электронной почты доверенного лица, а затем
нажмите Добавить > ОК.
Шаг 4
Нажмите Сохранить на странице предпочтительных параметров "Мой WebEx".
Назначение доверенного лица в Microsoft Outlook
Чтобы назначить доверенное лицо, необходимо предоставить ему или ей совместный доступ
к календарю Outlook.
Кроме совместного доступа к календарю Outlook необходимо предоставить доверенному лицу
полномочия на планирование совещаний на сайте WebEx. Подробности см. в разделе
Назначение доверенного лица на сайте WebEx, на странице 22.
Важное примечание
• Убедитесь в том, что календарь, совместный доступ к которому вы предоставляете
доверенному лицу, не расположен в вашей персональной папке в Outlook. Ваше
доверенное лицо может получить доступ к календарю, только если календарь размещен
в общедоступной папке.
• Имя доверенного лица, которое следует назначить, должно содержаться в глобальном
списке адресов в вашем приложении Outlook.
Процедура
Шаг 1
В зависимости от версии Outlook выполните соответствующие действия.
• (В Outlook 2007) Выберите Инструменты > Параметры > вкладка "Доверенные лица" >
Добавить. Выберите имя доверенного лица, а затем выберите команду Добавить > ОК.
• (В Outlook 2010, 2013 и 2016) Выберите Файл > Настройки учетной записи > Доверить
доступ > Добавить. Выберите имя доверенного лица и нажмите Добавить > ОК.
Шаг 2
В диалоговом окне предоставления полномочий выберите Редактор (может читать, создавать
и изменять элементы) в списке Календарь, а затем нажмите ОК.
Шаг 3
Нажмите ОК.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
23
Назначение доверенного лица, которое может планировать совещания WebEx от вашего имени
Назначение доверенного лица в Microsoft Outlook
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
24
ГЛАВА
4
Планирование совещания от имени
другого организатора
• Общие сведения о процедуре планирования совещания от имени другого организатора,
страница 25
• Планирование совещания или встречи от имени другого организатора, страница 26
Общиесведенияопроцедурепланированиясовещания
от имени другого организатора
Приведенная ниже информация предназначена только для доверенных лиц.
Запланировать совещание от имени другого организатора можно, если этот организатор
предоставил необходимые полномочия.
Например, руководитель, которому необходимо регулярно проводить совещания WebEx, может
назначить своего помощника по административным вопросам для планирования совещания
от своего имени.
Получив от другого организатора полномочия на планирование, можно планировать,
редактировать и отменять совещания от его или ее имени.
Перед тем как запланировать совещание от имени другого организатора, убедитесь в
соблюдении приведенных ниже условий.
• У вас есть учетная запись организатора WebEx. Чтобы получить учетную запись
организатора WebEx, обратитесь к администратору своего веб-сайта.
• Интеграция в Outlook установлена в вашем приложении Outlook.
• Фактический организатор выполняет приведенные ниже действия.
◦Выдает разрешение на планирование совещаний на сайте WebEx.
◦Выбирает вас в качестве доверенного лица для планирования совещаний в Microsoft
Outlook и предоставляет вам совместный доступ к календарю.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
25
Планирование совещания от имени другого организатора
Планирование совещания или встречи от имени другого организатора
Примечание
• После планирования совещания от имени другого организатора можно при
необходимости также и начать это совещание от имени другого организатора.
Подробности см. в разделе Начало совещания от имени другого организатора, на
странице 27.
• В любой момент организатор, предоставивший полномочия на планирование, может
отменить его.
Планированиесовещанияиливстречиотименидругого
организатора
Приведенные ниже инструкции предназначены только для доверенных лиц.
• Совещание, запланированное доверенным лицом с помощью инструментов повышения
производительности WebEx, отображается в вашем календаре.
• Используйте ту же версию инструментов повышения производительности WebEx для
редактирования совещания, которая была использована вашим доверенным лицом при
планировании совещания.
• Для планирования совещания или встречи от имени другого организатора сначала следует
получить право совместного доступа к его календарю в Outlook.
• Вы можете лишить доверенное лицо полномочия на планирование совещаний в любой
момент.
Процедура
Шаг 1
Откройте календарь фактического организатора в Outlook, выполнив перечисленные ниже
действия.
a) В меню Файл выберите Открыть > Папка другого пользователя.
b) Введите имя действительного организатора или нажмите Имя, чтобы выбрать имя
действительного организатора.
c) Выберите Календарь в списке Тип папки, затем щелкните ОК.
Шаг 2
Выберите календарь фактического организатора одним щелчком кнопки мыши.
Шаг 3
Откройте новое окно Запрос на совещание или Встреча в Outlook, затем укажите информацию
и параметры совещания.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
26
Планирование совещания от имени другого организатора
Начало совещания от имени другого организатора
Начало совещания от имени другого организатора
Процедура
Шаг 1
Откройте календарь фактического организатора в Outlook, выполнив перечисленные ниже
действия.
a) В меню Файл выберите Открыть > Папка другого пользователя.
b) Введите имя действительного организатора или нажмите Имя, чтобы выбрать имя
действительного организатора.
c) Выберите Календарь в списке Тип папки, затем щелкните ОК.
Отобразится календарь в совместном доступе.
Шаг 2
Дважды щелкните элемент, соответствующий совещанию, в календаре другого организатора.
Шаг 3
Чтобы начать совещание, следуйте инструкциям в сообщении электронной почты и убедитесь,
что вы вошли на сайт WebEx с помощью своей учетной записи организатора.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
27
Планирование совещания от имени другого организатора
Начало совещания от имени другого организатора
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
28
ГЛАВА
5
Редактирование запланированного
совещания
• Изменение запланированного совещания, страница 29
• Отмена запланированного совещания, страница 30
Изменение запланированного совещания
Запланировав совещание с помощью интеграции в Outlook, можно в любой момент
отредактировать его с помощью Outlook. Например, можно изменить время начала, указать
новый пароль совещания, пригласить других пользователей и выбрать другие параметры
аудио.
После редактирования запланированного совещания с помощью интеграции в Outlook
посетителям отправляется обновленное приглашение на совещание. Информация о совещании
на сайте WebEx также обновляется.
Процедура
Шаг 1
Откройте элемент календаря Outlook, соответствующий запланированному совещанию.
Шаг 2
Внесите необходимые изменения.
Например.
• Изменения настроек совещания WebEx или TelePresence следует производить на панели
"Параметры совещания".
• Добавить или изменить шаблон повторения можно, следует нажать Повторение.
Шаг 3
Чтобы отправить обновленное приглашение и сохранить обновленное совещание в календаре
Outlook, выберите Отправить обновленные сведения.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
29
Редактирование запланированного совещания
Отмена запланированного совещания
Примечание
• При редактировании или отмене совещания только с WebEx на сайте WebEx
внесенные изменения не отображаются в Outlook. Например, при изменении
времени начала совещания на веб-сайте в календаре Outlook все равно
будет отображаться предыдущая информация о времени начала. Поэтому
Outlook следует использовать для редактирования совещаний только с
WebEx, которые первоначально были запланированы через Outlook.
• При изменении настроек повторяющегося совещания с помощью
интеграции в Outlook рекомендуется применять изменения ко всей серии
совещаний. Например, в случае применения изменений только к одному
повторению общего совещания изменения будут отражены в Outlook и в
системе планирования TelePresence, но не на веб-сайте WebEx. Тем не менее
пользователи смогут присоединиться к совещанию, время для которого
было изменено, поскольку данные совещания обновятся в приложении
Outlook. Однако на сайт WebEx будет отображаться старое время
проведения совещания.
Благодаря интеграции в Outlook информация о совещании передается и обновляется на сайте
WebEx.
Отмена запланированного совещания
Если совещание запланировано с помощью интеграции в Outlook, можно отменить это
совещание в Outlook.
После отмены совещания в Outlook интеграция в Outlook синхронизируется с вашим веб-сайтом
WebEx и удаляет совещание с веб-сайта WebEx.
Процедура
Шаг 1
Откройте элемент календаря Outlook, соответствующий совещанию.
Шаг 2
Выберите Отменить совещание.
Шаг 3
Выберите Да в окне подтверждения.
Шаг 4
Выберите Отправить уведомление об отмене.
Примечание
При редактировании или отмене совещания только с WebEx на сайте WebEx
внесенные изменения не отображаются в Outlook. Например, при изменении
времени начала совещания на веб-сайте в календаре Outlook все равно будет
отображаться предыдущая информация о времени начала. Поэтому Outlook
следует использовать для редактирования совещаний только с WebEx, которые
первоначально были запланированы через Outlook.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
30
ГЛАВА
6
Присоединение к совещанию
• Присоединение к совещанию, страница 31
Присоединение к совещанию
Совещание WebEx с использованием TelePresence
При планировании совещания WebEx с использованием TelePresence с помощью интеграции
CMR гибридного типа пользователи получают электронные приглашения, в которых содержится
информация для присоединения с помощью WebEx или системы TelePresence. Присоединиться
к совещанию WebEx с использованием TelePresence пользователи могут одним из указанных
ниже способов.
• Приглашенные на совещание WebEx могут присоединиться к нему, перейдя по ссылке,
которая указана в электронных приглашениях. Пароль совещания, если применимо, номер
совещания и номера телефона системы также доступны в электронном сообщении.
• Зарезервированные системы TelePresence подключаются к совещанию в момент его начала
с использованием способа подключения, который был указан при планировании
совещания.
Пользователи, совершающие звонок на номер системы для присоединения к совещанию
TelePresence с помощью своих персональных видеоустройств, могут использовать
приведенный в электронном приглашении адрес видео.
Совещание с поддержкой только WebEx
При планировании совещания с поддержкой только WebEx пользователи получают электронные
приглашения, в которых содержится информация о присоединении только с помощью WebEx.
Совещание с поддержкой только TelePresence
При планировании совещания с поддержкой только TelePresence пользователи получают
электронные приглашения, в которых содержится информация о присоединении только с
помощью системы TelePresence.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
31
Присоединение к совещанию
Присоединение к совещанию
Приглашение на совещание
В приглашении на совещание содержится другая информация, которая может понадобиться
для присоединения к совещанию, например номер совещания или код доступа, пароль
совещания, числовой пароль совещания для присоединения с помощью видеосистемы или
телефона.
Если вы являетесь организатором и вам нужен ключ организатора или кода доступа
организатора, перейдите по ссылке, приведенной внизу электронного приглашения.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
32
ГЛАВА
7
Настройка инструментов повышения
производительности WebEx
• Общие сведения о настройке инструментов повышения производительности WebEx,
страница 33
• Доступ к диалоговому окну "Параметры WebEx", страница 34
• О вкладке "Учетная запись", страница 34
• О вкладке параметров функции "Начать совещание сейчас", страница 35
• О вкладке "Запланированные совещания", страница 36
• О вкладке "Инструменты", страница 39
• Проверка версии инструментов повышения производительности, страница 40
• Проверка обновлений, страница 40
Общиесведенияонастройкеинструментовповышения
производительности WebEx
Настройку параметров инструментов повышения производительности WebEx следует
производить в диалоговом окне настроек WebEx.
Диалоговое окно состоит из следующих вкладок:
• Учетная запись.
• Параметры инструмента "Начать совещание сейчас".
• Запланированные совещания.
• Инструменты.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
33
Настройка инструментов повышения производительности WebEx
Доступ к диалоговому окну "Параметры WebEx"
Доступ к диалоговому окну "Параметры WebEx"
Открыть диалоговое окно "Параметры WebEx" можно с помощью сайта WebEx и нескольких
приложений.
• Для получения доступа к диалоговому окну "Параметры WebEx" в главном меню выберите
Пуск > Программы > WebEx > Инструменты повышения производительности > Параметры
WebEx.
• Для получения доступа к диалоговому окну "Параметры WebEx" с помощью панели
инструментов повышения производительности WebEx выберите на этой панели пункт
Редактировать параметры WebEx.
• Для получения доступа к диалоговому окну "Параметры WebEx" с помощью панели
инструментов повышения производительности WebEx, когда панель инструментов
повышения производительности WebEx еще не открыта, выполните одно из приведенных
ниже действий.
• Дважды щелкните пиктограмму "Инструменты повышения производительности
WebEx" на рабочем столе.
• Перейдите в меню Пуск > Программы > WebEx > Инструменты повышения
производительности > Инструменты повышения производительности WebEx.
• Чтобы получить доступ к диалоговому окну "Параметров WebEx" с помощью пиктограммы
"Инструменты повышения производительности WebEx" на панели задач, выполните
указанные ниже действия.
1 Правой кнопкой мыши щелкните пиктограмму "Инструменты повышения
производительности WebEx" на панели задач.
2 Выберите в меню "Параметры WebEx".
• Для получения доступа к диалоговому окну "Параметры WebEx" из Microsoft Outlook
выберите в меню WebEx Параметры учетной записи.
• Для получения доступа к диалоговому окну "Параметры WebEx" из Microsoft Office выберите
Параметры WebEx в меню Microsoft Word, Microsoft Excel или Microsoft PowerPoint.
О вкладке "Учетная запись"
Параметры учетной записи позволяют вам войти на ваш веб-сайт WebEx.
• URL сайта. Введите URL сайта WebEx Meeting Center, на который необходимо войти.
Пример формата URL: компания.webex.com.
Примечание
Если введен URL для сайта, который не поддерживает интеграцию
TelePresence, на таком сайте можно будет планировать совещания только с
WebEx и получить доступ к соответствующей документации.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
34
Настройка инструментов повышения производительности WebEx
О вкладке параметров функции "Начать совещание сейчас"
• Username. Позволяет ввести имя пользователя учетной записи организатора на сайте
WebEx.
• Пароль. Позволяет ввести пароль учетной записи организатора на сайте WebEx.
• Запомнить пароль. Сохранить введенные имя пользователя и пароль, чтобы не вводить
имя пользователя и URL сайта при входе в следующий раз.
• Забыли пароль? Открыть страницу "Забыли пароль?" на сайте WebEx, чтобы отправить
запрос на создание нового пароля.
• Изменить пароль. Откройте диалоговое окно, с помощью которого можно задать новый
пароль.
• Язык. Проверить язык, выбранный в данный момент на сайте WebEx.
• Региональные параметры. Проверить страну и региональные параметры, выбранные
для сайта WebEx.
• Часовой пояс: Проверить часовой пояс, выбранный в данный момент на сайте WebEx.
• Изменить параметры веб-сайта службы WebEx. Откройте страницу Мой WebEx > Мой
профиль на своем веб-сайте WebEx и внесите необходимые изменения в свой профиль.
• Обновить. Обновите диалоговое окно параметров WebEx для получения последних
параметров с сайта WebEx.
О вкладке параметров функции "Начать совещание
сейчас"
Параметры функции Начать совещание сейчас относятся к мгновенным совещаниям, которые
вы начинаете с помощью данной функции из Microsoft Outlook, с панели инструментов
повышения производительности WebEx и из других приложений.
Параметр
Действие
Шаблон совещания
Выбрать шаблон для мгновенных совещаний.
Тема совещания
Ввести тему по умолчанию для мгновенного совещания.
Пароль совещания
Указать пароль для присоединения к совещанию WebEx.
Если ввод пароля является обязательным, пользователи, присоединяющиеся не по
электронным приглашениям или не выполнившие вход на сайт WebEx на момент
присоединения, должны ввести пароль для присоединения к совещанию.
Пользователям, присоединяющимся по электронным приглашениям или выполнившим
вход на сайт WebEx на момент присоединения, не нужно вводить пароль для
присоединения к совещанию.
В соответствии с настройками сайта возможны различные требования безопасности
на вводимые пароли (например, минимальная длина и минимальное количество
букв, цифр или специальных символов).
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
35
Настройка инструментов повышения производительности WebEx
О вкладке "Запланированные совещания"
Параметр
Действие
Отображать это
совещание в списке на
веб-сайте WebEx
Включить это совещание в общедоступные календари совещаний на вашем веб-сайте
WebEx.
Тип конференции
Выбрать способ подключения к аудио для участников ваших совещаний.
• Нет: Совещание без подключения к аудио. Воспроизводить аудио можно любым
другим способом без использования службы совещаний.
• Аудио WebEx. Совещание с использованием встроенной службы передачи аудио.
Выберите один или оба приведенных ниже параметра.
◦Показывать посетителям глобальные номера телефона системы.
Предоставление номеров телефона системы, по которым участники из
других стран смогут позвонить для подключения к аудио.
◦Показывать бесплатный номер. Предоставление бесплатных номеров
телефона, по которым участники смогут позвонить для подключения к аудио.
• Независимая служба для телеконференций. В совещании используется
сторонняя служба передачи аудио. Инструкции, введенные в текстовом поле,
появятся в электронных приглашениях.
• Использовать только передачу голоса по IP. Участники подключаются к аудио
с помощью своих компьютеров.
Код слежения
Указать отдел, проект или другую информацию, которую ваша организация хочет
связать с вашими совещаниями. В зависимости от установленных администратором
веб-сайта параметров коды слежения могут быть обязательными или
необязательными.
О вкладке "Запланированные совещания"
С помощью этих параметров можно задать для совещаний WebEx настройки по умолчанию.
Некоторые параметры будут недоступны, если ваш администратор их выключил.
Параметр
Действие
Тип сервиса
Выбрать тип совещания, которое необходимо запланировать.
При планировании общего совещания WebEx и TelePresence типом совещания по
умолчанию будет TelePresence.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
36
Настройка инструментов повышения производительности WebEx
О вкладке "Запланированные совещания"
Параметр
Действие
Пароль совещания
Указать пароль для присоединения к совещанию WebEx.
Если ввод пароля является обязательным, пользователи, присоединяющиеся не
по электронным приглашениям или не выполнившие вход на сайт WebEx на момент
присоединения, должны ввести пароль для присоединения к совещанию.
Пользователям, присоединяющимся по электронным приглашениям или
выполнившим вход на сайт WebEx на момент присоединения, не нужно вводить
пароль для присоединения к совещанию.
Убрать пароль из
Убрать пароль доступа к совещанию из электронных приглашений.
электронного приглашения
Если выбран этот параметр, информация о пароле должна быть передана
приглашенным другим способом.
Отображать это совещание
в списке на веб-сайте
Отображать данное совещание в календарях совещаний на сайте WebEx.
WebEx
Посетители могут
присоединиться к
совещанию за [x] мин до
начала
Разрешить приглашенным присоединяться к совещанию в течение указанного
количества минут до его запланированного начала.
Примечание
Если снять флажок с этого параметра или установить для него
0 минут, необходимо будет начать совещание, прежде чем
приглашенные смогут к нему присоединяться.
Вкладка "Аудио и слежение"
Параметр
Действие
Тип конференции
Выбрать способ подключения к аудио для участников ваших совещаний.
• Нет: Совещание без подключения к аудио. Воспроизводить аудио можно любым
другим способом без использования службы совещаний.
• Аудио WebEx. Совещание с использованием встроенной службы передачи
аудио. Выберите один или оба приведенных ниже параметра.
◦Показывать посетителям глобальные номера телефона системы.
Предоставление номеров телефона системы, по которым участники из
других стран смогут позвонить для подключения к аудио.
◦Показывать бесплатный номер. Предоставление бесплатных номеров
телефона, по которым участники смогут позвонить для подключения к
аудио.
• Независимая служба для телеконференций. В совещании используется
сторонняя служба передачи аудио. Инструкции, введенные в текстовом поле,
появятся в электронных приглашениях.
• Использовать только передачу голоса по IP. Участники подключаются к аудио
с помощью своих компьютеров.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
37
Настройка инструментов повышения производительности WebEx
О вкладке "Запланированные совещания"
Параметр
Действие
Звуковой сигнал входа и
выхода
При выборе Аудио WebEx выберите один из приведенных ниже вариантов.
• Звуковой сигнал. Воспроизводится короткий звуковой сигнал.
• Сообщение имени. Подключившись к аудио, участники записывают свои имена.
При входе и выходе участника из совещания будет проигрываться запись с
именем.
• Тон отсутствует. Звук не воспроизводится.
Код слежения
Указать отдел, проект или другую информацию, которую ваша организация хочет
связать с вашими совещаниями. В зависимости от установленных администратором
веб-сайта параметров коды слежения могут быть обязательными или
необязательными.
Вкладка "Регистрация"
Параметр
Действие
Обязательная регистрация Обязательная регистрация всех приглашенных для присоединения к совещанию.
посетителей
Приглашенные не смогут присоединиться к совещанию, пока вы не примете их
запросы на регистрацию.
Данный параметр доступен только в том случае, если не задан параметр Посетители
могут присоединиться к совещанию за [x] мин до начала.
Автоматически принимать Принимать все запросы о регистрации автоматически.
все запросы на регистрацию
Если этот параметр не выбран, необходимо принимать запросы на регистрацию в
разделе "Мой WebEx" на сайте WebEx.
Вкладка "Материалы"
Параметр
Действие
Шаблоны вкладки
"Информация"
Выбрать шаблон вкладки Информация, которая отображается в средстве просмотра
материалов в ходе совещания. Во вкладке Информация содержатся сведения о
совещании, в том числе данные его организатора, номера телефона для
подключения к аудио и ключ организатора (только для организатора).
Примечание
Альтернативный
организатор
Выбрать другой шаблон можно только в том случае, если доступен
один или несколько настроенных шаблонов вкладки Информация.
Добавлять шаблоны для сайта WebEx может администратор.
Выберите одного или нескольких альтернативных организаторов. Один из них может
начинать и проводить совещание до вашего присоединения.
В этом поле перечислены только пользователи с учетными записями организатора
на сайте WebEx.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
38
Настройка инструментов повышения производительности WebEx
О вкладке "Инструменты"
Параметр
Действие
Автоматически
воспроизводить
презентацию до
присоединения
организатора
Автоматически воспроизводить презентацию для просмотра участников, пока не
присоединится организатор.
Сохранить как значение по умолчанию. Установка флажка этого параметра обеспечивает
сохранение всех текущих настроек в качестве настроек по умолчанию.
О вкладке "Инструменты"
Инструменты в этой вкладке определяют, какие приложения поддерживают интеграцию и
ярлыки WebEx.
Поле
Описание
Microsoft Outlook
Отображать кнопки и команды WebEx для планирования совещаний и начала
мгновенных совещаний с помощью Microsoft Outlook и с использованием контактов
и календаря Microsoft Outlook.
IBM Lotus Notes.
Недоступно для инструментов повышения производительности WebEx с TelePresence.
Использовать WebEx с
Microsoft Office
Отображать кнопки WebEx для начала мгновенного совещания и автоматического
предоставления совместного доступа к выбранному файлу или документу с помощью
перечисленных ниже приложений Microsoft Office.
• Excel;
• PowerPoint.
• Word;
Отображать кнопку в
Internet Explorer
Отображать кнопку WebEx, с помощью которой можно начинать мгновенные совещания
с панели инструментов в Microsoft Internet Explorer.
Отображать в контекстных Показывать команду WebEx для начала мгновенного совещания и автоматического
меню Windows (требуется предоставления совместного доступа к выбранному файлу или документу в
перезагрузка)
контекстном меню Проводника Windows.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
39
Настройка инструментов повышения производительности WebEx
Проверка версии инструментов повышения производительности
Поле
Описание
Использовать WebEx с
программой обмена
мгновенными
сообщениями
Отображать кнопки и команды WebEx, с помощью которых можно начинать мгновенные
совещания в интерфейсе программы обмена мгновенными сообщениями. Можно
выбрать одну или несколько программ обмена мгновенными сообщениями из
следующего списка:
AOL;
Google Talk;
Lotus Sametime;
Skype;
Windows Messenger;
Yahoo Messenger.
Отображать кнопку в
Firefox
Отображать кнопку WebEx для начала мгновенных совещаний с панели инструментов
Firefox.
Проверка версии инструментов повышения
производительности
Процедура
Шаг 1
На панели задач в Windows щелкните правой кнопкой мыши пиктограмму Инструменты
повышения производительности.
Шаг 2
В меню инструментов повышения производительности выберите пункт Об инструментах
повышения производительности WebEx, чтобы узнать, какая версия установлена на
компьютере.
Шаг 3
Перейдите на веб-сайт WebEx.
Шаг 4
Выберите Поддержка > Скачивания.
Шаг 5
В разделе "О Meeting Center" проверьте номер версии, приведенный в списке для инструментов
повышения производительности.
Шаг 6
Если на вашем компьютере установлена версия, отличная от указанной в списке на вашем
веб-сайте, выберите Скачать в разделе "Инструменты повышения производительности" на
странице "Скачивания", чтобы скачать новейшую версию.
Проверка обновлений
Если у вас есть возможность получать обновления инструментов повышения
производительности WebEx, вы можете проверить наличие обновлений.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
40
Настройка инструментов повышения производительности WebEx
Проверка обновлений
Процедура
Шаг 1
На панели задач в Windows щелкните правой кнопкой мыши пиктограмму инструментов
повышения производительности.
Шаг 2
Выберите пункт Проверить наличие обновлений.
Система выполнит проверку наличия актуального обновления. Если обновление недоступно,
отобразится сообщение о том, что в данный момент установлена самая актуальная версия.
Если обновление доступно, вы можете незамедлительно установить его.
Примечание
Также можно воспользоваться командой Проверить наличие обновлений в
меню планирования совещания WebEx в Microsoft Outlook.
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
41
Настройка инструментов повышения производительности WebEx
Проверка обновлений
Руководство пользователя по интеграции WebEx и TelePresence в Outlook для Windows (WBS31)
42