Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente
(WBS31)
Prima pubblicazione: 23 marzo 2016
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© 2016
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SOMMARIO
Introduzione 1
Panoramica 1
Installazione e impostazione degli Strumenti di produttività WebEx 3
Panoramica su installazione e impostazione degli Strumenti di produttività WebEx 3
Installazione degli Strumenti di produttività WebEx 4
Come installare gli Strumenti di produttività WebEx 5
Apertura della finestra di dialogo Impostazioni WebEx 5
Opzioni di impostazione degli Strumenti di produttività WebEx 6
Informazioni sulla scheda Account 6
Informazioni sulla scheda Impostazioni Meet Now 7
Informazioni sulla scheda Preferenze 8
Informazioni sulla scheda Strumenti 8
Verifica della versione degli Strumenti di produttività 9
Verifica degli aggiornamenti 10
Disinstallazione degli Strumenti di produttività WebEx 10
Disinstallazione degli Strumenti di produttività WebEx mediante i comandi del menu Start 10
Disinstallazione degli Strumenti di produttività WebEx mediante il Pannello di controllo 11
Pianificazione di una riunione 13
Panoramica sulla pianificazione di una riunione 13
Impostazione di una riunione in Lotus Notes 13
Invito di partecipanti 15
Specifica di uno schema di ricorrenza per una riunione 16
Supporto per lo schema di ricorrenza nell'integrazione WebEx per Lotus Notes 16
Uso dei modelli di riunione 19
Pianificazione per conto di un altro organizzatore 21
Panoramica sulla pianificazione per un altro organizzatore 21
Impostazione prima della pianificazione per un altro organizzatore 21
Pianificazione di una riunione per un altro organizzatore 22
Gestione di una riunione 25
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
iii
Sommario
Panoramica sulla gestione di una riunione 25
Modifica di una riunione pianificata 25
Come modificare una riunione pianificata 26
Avvio di una riunione come organizzatore 26
Annullamento di una riunione 27
Partecipazione a una riunione 27
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
iv
CAPITOLO
1
Introduzione
• Panoramica, pagina 1
Panoramica
L'integrazione per Lotus Notes di WebEx consente di avviare, aggiungere o partecipare rapidamente alle
riunioni WebEx online da Lotus Notes, senza utilizzare il sito WebEx, ossia il sito tramite cui vengono
solitamente pianificate le riunioni online e da cui si accede a tali riunioni.
Gli Strumenti di produttività WebEx vengono installati automaticamente sul computer quando si accede al
sito WebEx. Se sono disponibili nuove versioni, l'amministratore del sito con privilegi di amministratore di
sistema controlla se gli Strumenti di produttività possono essere aggiornati automaticamente alle nuove
versioni. È anche possibile installare manualmente gli Strumenti di produttività. Per ulteriori informazioni,
vedere Installazione degli Strumenti di produttività WebEx.
Una volta installati gli Strumenti di produttività WebEx, in Lotus Notes vengono visualizzate le opzioni per
l'avvio o l'aggiunta di riunioni. L'integrazione WebEx per Lotus Notes fornisce inoltre da Lotus Notes:
• Accesso rapido a WebEx personale sul sito WebEx, che include l'elenco personale delle riunioni, il
profilo utente e altre opzioni dell'account.
• Comando Meet Now per l'avvio di una riunione immediata (disponibile solo per Meeting Center e
Training Center).
• Modelli per gli inviti alle riunioni.
Per garantire la sicurezza delle riunioni, l'integrazione WebEx per Lotus Notes utilizza la crittografia SSL
(Secure Sockets Layer) a 128 bit per tutti i dati inviati al sito WebEx e richiamati da tale sito.
Nota
Lotus Notes non è attualmente supportato nella versione Mac degli Strumenti di produttività WebEx.
Prima di utilizzare l'integrazione WebEx per Lotus Notes, assicurarsi di acquisire familiarità con Lotus Notes,
di disporre di un account utente sul sito WebEx e che l'integrazione WebEx per Lotus Notes sia supportata
sul sito WebEx.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
1
Introduzione
Panoramica
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
2
CAPITOLO
2
Installazione e impostazione degli Strumenti di
produttività WebEx
• Panoramica su installazione e impostazione degli Strumenti di produttività WebEx, pagina 3
• Installazione degli Strumenti di produttività WebEx, pagina 4
• Come installare gli Strumenti di produttività WebEx, pagina 5
• Apertura della finestra di dialogo Impostazioni WebEx, pagina 5
• Opzioni di impostazione degli Strumenti di produttività WebEx, pagina 6
• Informazioni sulla scheda Account, pagina 6
• Informazioni sulla scheda Impostazioni Meet Now, pagina 7
• Informazioni sulla scheda Preferenze, pagina 8
• Informazioni sulla scheda Strumenti, pagina 8
• Verifica della versione degli Strumenti di produttività, pagina 9
• Verifica degli aggiornamenti, pagina 10
• Disinstallazione degli Strumenti di produttività WebEx, pagina 10
Panoramica su installazione e impostazione degli Strumenti di
produttività WebEx
È possibile installare gli Strumenti di produttività WebEx per avviare o accedere immediatamente alle riunioni
mediante il pannello Strumenti di produttività WebEx, Microsoft Office, browser Web, Microsoft Outlook,
IBM Lotus Notes oppure per pianificare riunioni utilizzando Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes, senza
accedere al sito WebEx.
Una volta installati gli Strumenti di produttività WebEx, è possibile accedere e impostare le opzioni per
l'account WebEx, impostare le opzioni delle riunioni immediate e pianificate, impostare le preferenze per il
pannello Strumenti di produttività WebEx e selezionare gli Strumenti di produttività da utilizzare con WebEx.
La finestra di dialogo contiene le seguenti schede:
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
3
Installazione e impostazione degli Strumenti di produttività WebEx
Installazione degli Strumenti di produttività WebEx
• Account
• Impostazioni di Meet Now
• Riunioni pianificate
• Preferenze
• Strumenti
Installazione degli Strumenti di produttività WebEx
Se l'amministratore del sito ha attivato le opzioni degli Strumenti di produttività WebEx per il sito WebEx,
tutti gli Strumenti di produttività WebEx vengono installati automaticamente sul proprio sito. Inoltre, quando
diventano disponibili versioni più recenti, gli Strumenti di produttività WebEx vengono aggiornati
automaticamente.
Durante il processo di installazione vengono installati tutti gli Strumenti di produttività WebEx disponibili.
Tuttavia, in qualsiasi momento, è possibile modificare le proprie preferenze circa le applicazioni da utilizzare
con gli Strumenti di produttività WebEx e circa l'account WebEx e le riunioni tramite le opzioni presenti nella
finestra di dialogo Impostazioni WebEx. Per dettagli, vedere Opzioni di impostazione degli Strumenti di
produttività WebEx, a pagina 6.
Se necessario, è anche possibile scaricare e installare manualmente gli Strumenti di produttività WebEx. Prima
di scaricare il Registratore WebEx o il Lettore WebEx, assicurarsi che il computer soddisfi i seguenti requisiti
minimi di sistema:
• È necessario disporre dei privilegi di amministratore per il computer.
• Fare riferimento alle note di rilascio della multipiattaforma WebEx per conoscere i sistemi operativi
supportati, i browser e altri requisiti minimi di sistema.
• Processore Intel x86 (Pentium 400 MHZ +) o compatibile
• JavaScript e cookie abilitati nel browser
Nota
Se si dispone di una versione precedente degli Strumenti di produttività, è necessario disinstallare tale
versione prima di installare la nuova versione.
Potrebbe essere necessario anche chiudere le applicazioni come Microsoft Outlook e qualsiasi browser
prima di installare la nuova versione degli Strumenti di produttività. Tali applicazioni devono essere
riavviate e potrebbe essere necessario eseguire l'accesso prima di visualizzare la nuova interfaccia.
L'integrazione WebEx per IBM Lotus Notes di WebEx è inclusa nell'installazione o nel download degli
Strumenti di produttività WebEx solo se l'amministratore del sito ha attivato l'opzione Lotus Notes per il
sito.
Gli amministratori di sistema possono eseguire anche un'installazione di massa per i computer sul proprio
sito. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida dell'amministratore IT per la distribuzione di massa degli
Strumenti di produttività WebEx su https://help.webex.com/docs/DOC-2631.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
4
Installazione e impostazione degli Strumenti di produttività WebEx
Come installare gli Strumenti di produttività WebEx
Come installare gli Strumenti di produttività WebEx
Procedura
Passaggio 1
Passaggio 2
Passaggio 3
Passaggio 4
Accedere al sito WebEx.
Selezionare la scheda Meeting Center.
Dalla barra di navigazione a sinistra, in Assistenza, selezionare Download.
Nella pagina Download, sotto il titolo Strumenti di produttività WebEx, fare clic su Scarica.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Download file.
Passaggio 5 Salvare il programma di installazione sul computer.
Il nome del file di installazione ha estensione .msi.
Passaggio 6 Eseguire il file di installazione e seguire le istruzioni.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Strumenti di produttività WebEx.
Passaggio 7 Inserire l'URL del sito WebEx, il nome utente e la password.
Operazioni successive
Una volta completata l'installazione e aver eseguito l'accesso all'account WebEx, verificare le impostazioni
nella finestra di dialogo Impostazioni WebEx. Per ulteriori informazioni, vedere Opzioni di impostazione
degli Strumenti di produttività WebEx, a pagina 6.
Apertura della finestra di dialogo Impostazioni WebEx
Utilizzare una delle seguenti opzioni per aprire la finestra di dialogo Impostazioni WebEx:
• Dalla finestra di dialogo Impostazioni WebEx del menu Start, selezionare Start > Programmi > WebEx
> Strumenti di produttività > Impostazioni WebEx.
• Dalla finestra di dialogo Impostazioni WebEx del pannello Strumenti di produttività WebEx:
◦ Se il pannello Strumenti di produttività WebEx non è già aperto, effettuare una delle seguenti
operazioni:
◦ Fare doppio clic sull'icona Strumenti di produttività WebEx sul desktop.
◦ Andare a Start > Programmi > WebEx > Strumenti di produttività > Strumenti di
produttività WebEx.
◦ Nel pannello Strumenti di produttività WebEx, selezionare Modifica impostazioni WebEx
• Dalla finestra di dialogo Impostazioni WebEx di Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes, nel menu
WebEx selezionare Impostazioni account.
• Dalla finestra di dialogo Impostazioni WebEx di Microsoft Office, in Microsoft Word, Microsoft Excel
o Microsoft PowerPoint, selezionare Impostazioni WebEx.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
5
Installazione e impostazione degli Strumenti di produttività WebEx
Opzioni di impostazione degli Strumenti di produttività WebEx
Opzioni di impostazione degli Strumenti di produttività WebEx
Procedura
Passaggio 1 Aprire la finestra di dialogo Impostazioni WebEx.
Passaggio 2 Nella scheda Account, accedere al proprio account specificando l'URL del sito WebEx e inserendo nome
utente e password. Per ulteriori dettagli, vedere Informazioni sulla scheda Account, a pagina 6.
Passaggio 3 Seleziona Aggiorna.
Passaggio 4 Selezionare la scheda Impostazioni "Meet Now".
Passaggio 5 Specificare le opzioni per le riunioni avviate istantaneamente dal pannello Strumenti di produttività WebEx,
Microsoft Office, browser, menu di scelta rapida e da Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes. Per ulteriori
dettagli, vedere Informazioni sulla scheda Impostazioni Meet Now, a pagina 7.
Passaggio 6 Selezionare la scheda Preferenze.
Passaggio 7 Specificare le opzioni per il pannello Strumenti di produttività WebEx. Per ulteriori dettagli, vedere Informazioni
sulla scheda Preferenze, a pagina 8.
Passaggio 8 Selezionare la scheda Strumenti.
Passaggio 9 Selezionare le applicazioni con le quali utilizzare le integrazioni WebEx. Per ulteriori dettagli, vedere
Informazioni sulla scheda Strumenti, a pagina 8.
Informazioni sulla scheda Account
Le opzioni dell'account consentono di eseguire l'accesso al sito di WebEx.
• URL del sito: inserire l'URL di un sito WebEx Meeting Center al quale si desidera eseguire l'accesso.
Esempio di formato URL: società.webex.com
Nota
Se si inserisce l'URL per un sito che non supporta l'integrazione TelePresence, tale sito
consentirà di pianificare riunioni solo WebEx e fornirà anche documentazione
appropriata.
• Username: inserire il nome utente per un account organizzatore sul sito di WebEx.
• Password: inserire la password per l'account organizzatore sul sito di WebEx.
• Memorizza password: memorizza il nome utente e la password inseriti in modo che non sia necessario
inserire il nome utente e l'URL del sito al successivo accesso.
• Password dimenticata?: apre la pagina Password dimenticata del sito di WebEx, nella quale è possibile
inviare una richiesta per la creazione di una nuova password.
• Modifica password: apre una finestra di dialogo che consente di specificare una nuova password.
• Lingua: verifica la lingua attualmente selezionata per il sito WebEx.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
6
Installazione e impostazione degli Strumenti di produttività WebEx
Informazioni sulla scheda Impostazioni Meet Now
• Impostazioni internazionali: verifica il paese o le impostazioni internazionali attualmente selezionate
sul sito WebEx.
• Fuso orario: verifica il fuso orario attualmente selezionato sul sito WebEx.
• Cambia impostazioni per il sito Web di assistenza WebEx: apre la pagina WebEx personale > Profilo
personale sul sito di WebEx e consente di effettuare le modifiche al proprio profilo.
• Aggiorna: aggiorna la finestra di dialogo Impostazioni WebEx con le impostazioni più recenti dal sito
WebEx.
Informazioni sulla scheda Impostazioni Meet Now
Le opzioni di riunione immediata hanno effetto sulle riunioni immediate avviate dal pannello Strumenti di
produttività WebEx, da Microsoft Office, dai browser, dai sistemi di messaggistica immediata, dai menu di
scelta rapida e da Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes.
• Modello di riunione: selezionare il modello da usare per la riunione.
• Tipo di riunione: selezionare il tipo di riunione WebEx che si desidera utilizzare per le riunioni
immediate. Questa opzione elenca solo i tipi di riunione disponibili per il sito e l'account utente.
• Usa sala riunioni personale per le riunioni immediate: consente di utilizzare la sala riunioni personale
per le riunioni immediate come impostazione predefinita.
• Argomento riunione: inserire l'argomento o un nome per la riunione.
• Password riunione: richiede ai partecipanti di inserire la password impostata per unirsi alla riunione.
Il sito potrebbe richiedere che tutte le password siano conformi ai criteri di protezione, come lunghezza
minima e numero minimo di lettere, numeri o caratteri speciali.
• Elenca su calendario pubblico: include questa riunione nel calendario riunioni sul sito del servizio
WebEx. Disponibile solo per riunioni, riunioni vendite, e sessioni di formazione.
• Richiedi approvazione all'accesso di un partecipante: determina la visualizzazione della finestra di
dialogo Richiesta di partecipazione quando un utente tenta di accedere alla riunione. Disponibile solo
per le sessioni di supporto.
• Connessione audio: selezionare il tipo di connessione audio che si desidera usare:
◦ Nessuno: indica che la riunione non prevede una connessione audio oppure la riunione prevede
una connessione audio per la quale è necessario fornire informazioni ai partecipanti utilizzando
un metodo diverso dal servizio riunione.
◦ WebEx Audio: indica che la riunione utilizza WebEx Audio per la connessione audio, che consente
di usare il telefono o il computer come dispositivo audio per partecipare alla riunione. Se si seleziona
questa opzione, scegliere una delle seguenti opzioni per WebEx Audio:
• Visualizza i numeri di chiamate in ingresso globali per i partecipanti: selezionare se si
desidera fornire un elenco di numeri, come numeri gratuiti o locali, che i partecipanti di altri
paesi possono chiamare per connettersi all'audio.
• Visualizza numero gratuito: selezionare questa opzione se il sito fornisce un numero gratuito
e si desidera visualizzarlo ai partecipanti in modo che possano utilizzarlo per la connessione
all'audio.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
7
Installazione e impostazione degli Strumenti di produttività WebEx
Informazioni sulla scheda Preferenze
Nota
Dopo aver avviato la riunione, i partecipanti possono scegliere di utilizzare il computer
o il telefono come dispositivo audio.
◦ Altra teleconferenza: indicare che la riunione comprende una teleconferenza fornita da un altro
servizio. Le istruzioni digitate nella casella di testo vengono visualizzate automaticamente sugli
schermi dei partecipanti quando si uniscono alla riunione.
Suggerimento
Il partecipante deve disporre di una linea telefonica diretta per ricevere una chiamata
dal servizio di teleconferenza. Tuttavia, un partecipante senza una linea telefonica diretta
può unirsi alla teleconferenza chiamando un numero di telefono, sempre disponibile
nella finestra Riunione.
• Segnale di entrata e di uscita: selezionare il segnale che viene riprodotto quando un partecipante accede
o abbandona la connessione audio.
Informazioni sulla scheda Preferenze
Le preferenze determinano alcune funzioni del pannello Strumenti di produttività WebEx.
• Mantieni sempre in primo piano sul desktop: visualizza il pannello Strumenti di produttività WebEx
sulla parte superiore di ciascuna applicazione o programma aperto nel computer.
• Visualizzazione del pannello Strumenti di produttività WebEx all'avvio di Windows
• Mostra l'icona degli Strumenti di produttività sulla barra delle applicazioni
• Mostra la funzione di pianificazione nel pannello degli Strumenti di produttività: mostra i
collegamenti Avvia riunione pianificata e Pianifica riunione nel pannello. Selezionando uno dei
collegamenti verranno visualizzate le relative pagine del sito del servizio WebEx.
• Rubrica predefinita: selezionare un programma di pianificazione e posta elettronica per la rubrica
predefinita. Gli Strumenti di produttività WebEx si integrano con il programma di posta elettronica
selezionato, in tal modo sarà facile reperire gli indirizzi e-mail dei contatti personali. Selezionando il
pannello Strumenti di produttività WebEx si aprirà la rubrica dal programma di posta elettronica
selezionato.
• Opzioni di Avvia riunione
◦ Consenti la modifica dell'argomento della riunione all'avvio della riunione
◦ Consenti la modifica della password della riunione all'avvio della riunione
Informazioni sulla scheda Strumenti
Le opzioni Strumenti determinano quali programmi includono integrazioni e collegamenti WebEx.
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8
Installazione e impostazione degli Strumenti di produttività WebEx
Verifica della versione degli Strumenti di produttività
• E-mail e pianificazione: visualizza la barra degli strumenti di produttività WebEx e i comandi per la
pianificazione delle riunioni o l'avvio delle riunioni immediate con gli Strumenti di produttività WebEx
mediante Microsoft Outlook o IBM Lotus utilizzando i contatti e il calendario di Microsoft Outlook o
IBM Lotus.
• Microsoft
◦ Usa WebEx con Microsoft Office: visualizza i pulsanti WebEx per avviare una riunione immediata
con gli Strumenti di produttività WebEx e condividere automaticamente un file o un documento
selezionato dalle seguenti applicazioni Microsoft Office:
• Excel
• PowerPoint
• Word
◦ Mostra barra degli strumenti in Internet Explorer: visualizza la barra degli Strumenti di
produttività di WebEx che consente di avviare riunioni immediate dalla barra degli strumenti di
Microsoft Internet Explorer.
◦ Mostra nei menu di scelta rapida di Windows (richiede il riavvio): visualizza un comando
WebEx che consente di avviare una riunione immediata e condividere automaticamente un file o
un documento selezionato dai collegamenti nei menu di scelta rapida disponibili in Esplora risorse.
• Mozilla Firefox
◦ Mostra barra degli strumenti in Firefox: visualizza la barra degli Strumenti di produttività di
WebEx che consente di avviare riunioni immediate dalla barra degli strumenti di Firefox.
Verifica della versione degli Strumenti di produttività
Procedura
Passaggio 1 Nella barra delle applicazioni Windows, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona Strumenti di
produttività.
Passaggio 2 Nel menu Strumenti di produttività, selezionare Informazioni sugli Strumenti di produttività per visualizzare
la versione installata.
Passaggio 3 Andare al sito WebEx.
Passaggio 4 Selezionare Supporto > Download.
Passaggio 5 In "Informazioni su Meeting Center", verificare il numero di versione elencato per gli Strumenti di produttività.
Passaggio 6 Se la versione installata non è l'ultima versione elencata sul sito, selezionare Scarica in "Strumenti di
produttività" nella pagina Download per scaricare l'ultima versione.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
9
Installazione e impostazione degli Strumenti di produttività WebEx
Verifica degli aggiornamenti
Verifica degli aggiornamenti
Se si è in grado di ricevere gli aggiornamenti degli Strumenti di produttività WebEx, è possibile verificare se
è disponibile un aggiornamento.
Procedura
Passaggio 1 Nella barra delle applicazioni Windows, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona Strumenti di
produttività.
Passaggio 2 Selezionare Verifica aggiornamenti.
Il sistema verifica se sono disponibili nuovi aggiornamenti. Se non sono disponibili aggiornamenti, viene
visualizzato un messaggio per indicare che è già installata l'ultima versione. Se è disponibile un nuovo
aggiornamento, è possibile scegliere di installarlo immediatamente.
Nota
È anche possibile selezionare il comando Verifica aggiornamenti dal menu Pianifica riunione WebEx
all'interno di Microsoft Outlook.
Disinstallazione degli Strumenti di produttività WebEx
È possibile disinstallare gli Strumenti di produttività WebEx utilizzando i comandi del menu Start o il Pannello
di controllo.
Disinstallando gli Strumenti di produttività si rimuovono tutti gli strumenti e relativi collegamenti dal computer.
Se si desidera continuare a utilizzare alcuni Strumenti di produttività e disattivarne altri, modificare le opzioni
nella finestra di dialogo Impostazioni di WebEx. Per dettagli, vedere Opzioni di impostazione degli Strumenti
di produttività WebEx, a pagina 6.
Disinstallazione degli Strumenti di produttività WebEx mediante i comandi
del menu Start
Procedura
Passaggio 1 Selezionare Start > Programmi > WebEx > Strumenti di produttività > Disinstalla.
Passaggio 2 Selezionare Sì per confermare la disinstallazione degli Strumenti di produttività WebEx.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
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Installazione e impostazione degli Strumenti di produttività WebEx
Disinstallazione degli Strumenti di produttività WebEx mediante il Pannello di controllo
Disinstallazione degli Strumenti di produttività WebEx mediante il Pannello
di controllo
Procedura
Passaggio 1
Passaggio 2
Passaggio 3
Passaggio 4
Passaggio 5
Selezionare Start > Impostazioni > Pannello di controllo.
Fare doppio clic su Installazione applicazioni.
Selezionare Strumenti di produttività WebEx.
Selezionare Rimuovi.
Selezionare Sì per confermare la disinstallazione degli Strumenti di produttività WebEx.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
11
Installazione e impostazione degli Strumenti di produttività WebEx
Disinstallazione degli Strumenti di produttività WebEx mediante il Pannello di controllo
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
12
CAPITOLO
3
Pianificazione di una riunione
• Panoramica sulla pianificazione di una riunione, pagina 13
• Impostazione di una riunione in Lotus Notes, pagina 13
• Supporto per lo schema di ricorrenza nell'integrazione WebEx per Lotus Notes, pagina 16
• Uso dei modelli di riunione, pagina 19
Panoramica sulla pianificazione di una riunione
Prima di pianificare una riunione online utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes, tenere presente
quanto segue:
• L'integrazione WebEx per Lotus Notes fornisce le opzioni di base per la pianificazione di una riunione.
Pertanto, alcune opzioni che appaiono sul sito WebEx non sono disponibili nell'integrazione WebEx
per Lotus Notes. Per queste opzioni aggiuntive, l'integrazione WebEx per Lotus Notes utilizza le
impostazioni relative al modello selezionato per la riunione.
• L'integrazione WebEx per Lotus Notes non supporta tutte le opzioni di ripetizione (ricorrenza) disponibili
in Lotus Notes.
• Negli inviti alle riunioni inviati da Lotus Notes, l'orario di inizio verrà visualizzato nel fuso orario
impostato nel proprio computer, non in base alle preferenze del sito per il servizio.
• Sul sito WebEx, tutti gli orari delle riunioni verranno visualizzati nel fuso orario impostato nelle preferenze
del sito, a prescindere dal fuso orario impostato sul computer. Per informazioni sull'impostazione delle
preferenze del sito, fare riferimento alla documentazione relativa al sito WebEx.
Impostazione di una riunione in Lotus Notes
Gli Strumenti di produttività WebEx consentono di pianificare le riunioni utilizzando Lotus Notes senza dover
passare al sito WebEx. Per impostare una riunione online utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes,
aprire una nuova richiesta di riunione e specificare le informazioni e le impostazioni per la riunione.
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13
Pianificazione di una riunione
Impostazione di una riunione in Lotus Notes
Procedura
Passaggio 1 Nel calendario di Lotus Notes, selezionare Pianifica riunione e aggiungere i dettagli della riunione.
Viene visualizzata la scheda Nuova voce di calendario con un pulsante Aggiungi riunione WebEx.
Passaggio 2 Specificare le informazioni generali sulla riunione, ad esempio oggetto, ora, luogo, invitati e ricorrenza della
riunione.
Passaggio 3 Selezionare Aggiungi riunione WebEx.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni WebEx.
Passaggio 4 Specificare le impostazioni per la riunione WebEx, quindi selezionare OK.
Se si sta pianificando la riunione per un altro organizzatore, ciò è indicato dal messaggio "Si sta pianificando
per [nome organizzatore]" nella finestra di dialogo Impostazioni WebEx.
Passaggio 5 Effettuare una delle seguenti operazioni:
• Selezionare Salva e invia inviti per inviare gli inviti ai partecipanti. Per informazioni sull'invito dei
partecipanti, vedere Invito dei partecipanti.
• Selezionare Salva come bozza e invitare i partecipanti alla riunione pianificata successivamente.
Nota
È possibile modificare qualsiasi impostazione per la riunione dopo averla pianificata.
Gli Strumenti di produttività WebEx aggiungono la riunione pianificata al calendario Lotus Notes e il calendario
pubblico al sito WebEx.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
14
Pianificazione di una riunione
Invito di partecipanti
Invito di partecipanti
Quando si utilizza l'integrazione WebEx per Lotus Notes per pianificare una riunione, è possibile invitare i
partecipanti selezionandoli da una delle rubriche Lotus Notes. È inoltre possibile invitare i partecipanti che
non sono presenti in un elenco di contatti di Lotus Notes specificando i relativi indirizzi e-mail.
Una volta invitato a una riunione pianificata, un partecipante riceve un messaggio e-mail di invito. L'invito
include le informazioni sulla riunione, inclusa la password, e un collegamento selezionabile dal partecipante
per partecipare alla riunione.
Procedura
Passaggio 1 Se è stata pianificata una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes, aprire la voce di calendario
nel calendario Lotus Notes.
Passaggio 2 Selezionare un'icona della rubrica nel pannello Invitati, selezionare i nomi degli invitati o immetterli
manualmente.
Nota
I partecipanti invitati utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes non appaiono nell'elenco di
partecipanti per la riunione sul sito WebEx.
Per ulteriori informazioni sull'invito di partecipanti in Lotus Notes, fare riferimento alla Guida di Lotus Notes.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
15
Pianificazione di una riunione
Specifica di uno schema di ricorrenza per una riunione
Specifica di uno schema di ricorrenza per una riunione
Le opzioni di ripetizione di Lotus Notes consentono di specificare uno schema di ricorrenza per la riunione.
Ad esempio, è possibile specificare che una riunione abbia luogo alle 14:00 ogni mercoledì fino a una data
specificata. L'integrazione WebEx per Lotus Notes pianifica la riunione per ogni giorno specificato nello
schema di ricorrenza.
Tuttavia, in base al servizio disponibile, alcune opzioni di ripetizione in Lotus Notes potrebbero non essere
supportate.
Procedura
Passaggio 1 Se è stata pianificata una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes, aprire la voce di calendario
nel calendario Lotus Notes.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di ripetizione.
Passaggio 2 Specificare le opzioni nella finestra di dialogo, quindi selezionare OK.
Supporto per lo schema di ricorrenza nell'integrazione WebEx
per Lotus Notes
La seguente tabella illustra in che modo gli schemi di ricorrenza di Lotus Notes vengono gestiti in WebEx
per le riunioni WebEx e per le conferenze personali WebEx.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
16
Pianificazione di una riunione
Supporto per lo schema di ricorrenza nell'integrazione WebEx per Lotus Notes
Tabella 1: Riunioni WebEx
Tipo
Opzione Lotus Notes
Opzione Convertito in riunione WebEx
Giornaliero
Ogni 1 e 31
Ogni 1 e 31
Settimanale
Ogni settimana 1-8 il: [domenica, lunedì, Per Meeting Center:
martedì, mercoledì, giovedì, venerdì,
Ogni settimana 1-8 il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì,
sabato]
venerdì, sabato]
Per eventi di Event Center e sessioni di formazione di Training Center:
Ogni settimana il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì,
venerdì, sabato]
Se in Lotus Notes si pianifica una riunione che si ripete ogni X
settimane, dove X è maggiore di 1, la riunione sarà pianificata in Lotus
Notes in base alle specifiche, ma verrà visualizzata sul sito WebEx come
riunione settimanale.
Mensile
Ogni 1°-12° mese, ogni 1 e 31
Ogni 1°-12° mese, ogni 1 e 31
Conta partendo dalla fine del mese
Non supportato.
Ogni 1°-12° mese, il [1°, 2°, Ogni 1°-12° Ogni 1°-12° mese, il [1°, 2°, Ogni 1°-12° mese il [1°, 2°, 3°, 4°, ultimo]
mese il [1°, 2°, 3°, 4°, ultimo]
Annuale
Ogni 1°- 10° anno
Ogni anno.
Se in Lotus Notes si pianifica una riunione che si ripete ogni X anno,
dove X è maggiore di 1, la riunione sarà pianificata in Lotus Notes in
base alle specifiche, ma verrà visualizzata sul sito WebEx come riunione
annuale.
Personalizzato
Impostazioni personalizzate
Non supportato.
Data di fine
Da data a data
Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un
anno.
Inizia da data e continua per X volte
Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un
anno.
Non spostare
Non supportato.
Sposta a venerdì
Non supportato.
Sposta a lunedì
Non supportato.
Sposta al prossimo giorno feriale
Non supportato.
Elimina
Non supportato.
Specifica
eccezioni
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
17
Pianificazione di una riunione
Supporto per lo schema di ricorrenza nell'integrazione WebEx per Lotus Notes
Tabella 2: Riunioni di tipo Conferenza personale WebEx
Tipo
Opzione Lotus Notes
Opzione Convertito a riunione WebEx di tipo Conferenza personale
Giornaliero
Ogni 1 e 31
Ogni giorno
Settimanale
Ogni settimana 1-8 il: [domenica, lunedì, Ogni settimana 1-8 il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì,
martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, venerdì, sabato]
sabato]
Mensile
Ogni 1°-12° mese, ogni 1 e 31
Ogni mese il [1°, 2°, 3°, 4°, ultimo] [dom, lun, mar, mer, gio, ven, sab]
Conta partendo dalla fine del mese
Non supportato
Ogni 1°-12° mese il [1°, 2°, 3°, 4°,
ultimo] [dom, lun, mar, mer, gio, ven,
sab]
Ogni 1ª settimana il [dom, lun, mar, mer, gio, ven, sab]
Annuale
Ogni 1°- 10° anno
Non supportato
Personalizzato
Impostazioni personalizzate
Non supportato
Data di fine
Da data a data
Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un
anno.
Inizia da data e continua per X volte
Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un
anno.
Non spostare
Non supportato.
Sposta a venerdì
Non supportato.
Sposta a lunedì
Non supportato.
Sposta al prossimo giorno feriale
Non supportato.
Elimina
Non supportato.
Specifica
eccezioni
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
18
Pianificazione di una riunione
Uso dei modelli di riunione
Nota
Per modificare o eliminare una riunione ricorrente in Lotus Notes, tenere presente quanto segue:
• Quando si modifica una riunione ricorrente, ad esempio si ripianifica la data o si cambiano le opzioni,
le modifiche apportate a una singola istanza della riunione devono essere applicate a tutte le istanze
affinché abbiano effetto sul sito WebEx. Se le modifiche vengono applicate solo alla singola istanza,
viene aggiornato Lotus Notes, ma non il calendario sul sito.
• Se si annulla una singola istanza di una riunione ricorrente, l'istanza viene eliminata in Lotus Notes,
ma rimane nel calendario personale. È necessario eliminare tutte le istanze di una riunione ricorrente
in Lotus Notes, in modo che esse possano essere rimosse dal calendario.
Uso dei modelli di riunione
Un modello riunione memorizza tutte le impostazioni preferite, così da consentire la pianificazione rapida o
l'avvio di una riunione online con la sola scelta del modello, senza dover selezionare le stesse impostazioni
per ciascuna riunione pianificata. Un modello, tuttavia, non memorizza le impostazioni relative ad argomento,
password e data e ora.
Se non è mai stato specificato un modello di riunione predefinito negli Strumenti di produttività per il computer
locale, i valori predefiniti seguiranno le impostazioni del sito WebEx. Una volta specificato un modello di
riunione predefinito negli Strumenti di produttività sul computer locale, i valori predefiniti seguiranno le
impostazioni locali.
Se si pianifica una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes, è possibile selezionare qualsiasi
modello di riunione salvato sul sito WebEx.
Nota
Sebbene l'integrazione WebEx per Lotus Notes fornisca solo un sottoinsieme di tutte le opzioni utilizzate
nelle riunioni online, tali opzioni saranno comunque preimpostate nel modello, a prescindere che appaiano
o meno nell'integrazione WebEx per Lotus Notes. Ad esempio, se sono stati impostati privilegi specifici
per i partecipanti in un modello, tali privilegi vengono impostati per la riunione. Le impostazioni dei
privilegi dei partecipanti non sono disponibili nell'integrazione WebEx per Lotus Notes.
Una volta pianificata la riunione, il modello non può più essere modificato.
Procedura
Passaggio 1 Per visualizzare i dettagli di un modello, selezionare il pulsante Configurazione nella barra degli strumenti
di Lotus Notes, quindi scegliere Modelli riunione.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
19
Pianificazione di una riunione
Uso dei modelli di riunione
Viene visualizzato l'elenco di modelli di riunione salvati sul sito WebEx.
Passaggio 2 Selezionare un modello, quindi selezionare Visualizza.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
20
CAPITOLO
4
Pianificazione per conto di un altro organizzatore
• Panoramica sulla pianificazione per un altro organizzatore, pagina 21
• Impostazione prima della pianificazione per un altro organizzatore, pagina 21
Panoramica sulla pianificazione per un altro organizzatore
È possibile pianificare una riunione WebEx per conto di un altro organizzatore se quest'ultimo ha concesso
le autorizzazioni necessarie.
Ad esempio, se si ricopre il ruolo di assistente amministrativo di un direttore che ha necessità di organizzare
riunioni WebEx periodiche, il direttore può incaricarvi di organizzare le riunioni per suo conto. È possibile
pianificare, modificare e annullare le riunioni per tale organizzatore.
Impostazione prima della pianificazione per un altro
organizzatore
Prima di pianificare una riunione WebEx per un altro organizzatore, assicurarsi di disporre entrambi di un
account organizzatore WebEx e di avere entrambi la stessa versione degli Strumenti di produttività WebEx
installati sui computer.
L'organizzatore effettivo effettua le seguenti operazioni:
• Concedere l'autorizzazione all'organizzatore che pianificherà le riunioni WebEx sul sito WebEx. Se si
è l'organizzatore effettivo, andare a WebEx personale > Preferenze > Opzioni di pianificazione. Nella
casella Autorizzazione pianificazione, inserire l'indirizzo e-mail di qualsiasi organizzatore a cui si desidera
consentire di pianificare riunioni per proprio conto.
• Concedere l'autorizzazione all'organizzatore effettivo che pianificherà le riunioni WebEx sul relativo
calendario Lotus Notes. A tale scopo, l'organizzatore dovrà selezionare un'altra persona come delegato
in Lotus Notes.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
21
Pianificazione per conto di un altro organizzatore
Pianificazione di una riunione per un altro organizzatore
Pianificazione di una riunione per un altro organizzatore
Se l'organizzatore ha concesso le autorizzazioni necessarie, è possibile pianificare una riunione per conto di
tale organizzatore.
Se si sta pianificando la riunione per un altro organizzatore, ciò verrà indicato da un messaggio nella finestra
di dialogo Impostazioni WebEx.
Procedura
Passaggio 1 Nel menu Calendario, selezionare Azione > Altro > Calendario dell'altra persona.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Calendario.
Passaggio 2 Selezionare Altro, quindi selezionare il nome dell'organizzatore.
Suggerimento
La volta successiva che si pianifica una riunione per questo organizzatore, fin tanto che le
autorizzazioni rimangono valide, è possibile selezionare il nome dell'organizzatore
direttamente dal menu Calendario.
Il calendario dell'organizzatore appare come scheda nel calendario.
Passaggio 3 Selezionare una data e ora sul calendario dell'organizzatore.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Voce del calendario.
Passaggio 4 Selezionare Aggiungi riunione WebEx nella parte superiore sinistra della finestra di dialogo Voce del
calendario.
Pianificare la riunione. Viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni WebEx.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
22
Pianificazione per conto di un altro organizzatore
Pianificazione di una riunione per un altro organizzatore
Se si sta pianificando la riunione per un altro organizzatore, ciò verrà indicato da un messaggio nella finestra
di dialogo Impostazioni WebEx.
Passaggio 5 Pianificare la riunione.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
23
Pianificazione per conto di un altro organizzatore
Pianificazione di una riunione per un altro organizzatore
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
24
CAPITOLO
5
Gestione di una riunione
• Panoramica sulla gestione di una riunione, pagina 25
• Modifica di una riunione pianificata, pagina 25
• Avvio di una riunione come organizzatore, pagina 26
• Annullamento di una riunione, pagina 27
• Partecipazione a una riunione, pagina 27
Panoramica sulla gestione di una riunione
Dopo aver pianificato una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes, è possibile gestire la
riunione effettuando le seguenti operazioni:
• Modificare la riunione. Le modifiche apportate alla riunione in Lotus Notes vengono aggiornate
automaticamente sul sito WebEx.
• Avviare la riunione, in qualità di organizzatore della riunione.
• Annullare la riunione in Lotus Notes, eliminandola anche dal sito del servizio.
• Accedere alla riunione come partecipante.
Modifica di una riunione pianificata
Una volta pianificata una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes, è possibile utilizzare
Lotus Notes per modificare la riunione in qualsiasi momento. Ad esempio, è possibile modificarne l'ora di
inizio, specificare una nuova password, scegliere una diversa opzione di teleconferenza e così via. Una volta
modificata una riunione pianificata, l'integrazione WebEx per Lotus Notes invia un invito alla riunione
aggiornato a tutti i partecipanti invitati e aggiorna le informazioni sulla riunione sul sito WebEx.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
25
Gestione di una riunione
Come modificare una riunione pianificata
Importante
• Se si modifica una riunione utilizzando il sito WebEx anziché l'integrazione WebEx per Lotus Notes,
le modifiche non appaiono in Lotus Notes. Ad esempio, se si modifica l'ora di inizio della riunione
utilizzando il proprio sito, tale ora non cambia nel calendario di Lotus Notes. Si consiglia quindi
modificare una riunione solo tramite Lotus Notes.
• Quando si utilizza Lotus Notes per modificare una riunione ricorrente, le modifiche apportate a una
singola istanza della riunione devono essere applicate a tutte le altre istanze per renderle effettive
sul sito WebEx. Se le modifiche vengono applicate a una sola istanza, l'aggiornamento viene effettuato
solo in Lotus Notes e non anche nel calendario.
Nota
Non è possibile modificare il modello per una riunione pianificata.
Come modificare una riunione pianificata
Procedura
Passaggio 1 Nel calendario Lotus Notes, individuare la riunione che si desidera modificare, quindi aprire la scheda della
voce del calendario.
Passaggio 2 Modificare le informazioni o cambiare le opzioni nella schermata Riunione.
Passaggio 3 Selezionare Modifica riunione WebEx per modificare le opzioni specifiche di WebEx nella finestra di dialogo
Impostazioni riunione.
Passaggio 4 Selezionare Salva e invia inviti.
La riunione viene aggiornata sul sito WebEx.
Avvio di una riunione come organizzatore
Dopo aver pianificato una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes, è possibile avviare la
riunione in uno dei seguenti modi:
• Nel calendario Lotus Notes, aprire la voce della riunione, quindi selezionare il pulsante Avvia oppure
copiare e incollare il collegamento per avviare la riunione nel browser Web.
Nota
Il collegamento visualizzato nella voce di calendario è dedicato esclusivamente agli
organizzatori delle riunioni. Il collegamento che appare negli inviti dei partecipanti è
un collegamento differente, sul quale i partecipanti possono fare clic per partecipare
alla riunione.
• Accedere al sito WebEx, quindi avviare la riunione dalla pagina Riunioni personali.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
26
Gestione di una riunione
Annullamento di una riunione
Per ulteriori informazioni sull'avvio di una riunione pianificata dal sito WebEx, vedere la documentazione
sul sito.
Annullamento di una riunione
Per annullare una riunione online pianificata in Lotus Notes, utilizzare semplicemente le opzioni di annullamento
disponibili in Lotus Notes. Tutti gli invitati ricevono automaticamente un avviso di annullamento. La riunione
viene annullata anche sul sito WebEx.
Importante
• Se si pianifica una riunione WebEx in Lotus Notes, è necessario annullarla direttamente in Lotus
Notes. Se si tenta invece di annullarla dal sito WebEx, la riunione non verrà annullata in Lotus Notes.
• Se si annulla una singola istanza di una riunione ricorrente, l'istanza viene eliminata in Lotus Notes,
ma rimane nel calendario personale. È necessario eliminare tutte le istanze di una riunione ricorrente
in Lotus Notes, in modo che esse possano essere rimosse dal calendario personale.
Per ulteriori informazioni sull'annullamento di una riunione in Lotus Notes, fare riferimento alla Guida di
Lotus Notes.
Partecipazione a una riunione
Se l'organizzatore di una riunione utilizza l'integrazione WebEx per Lotus Notes per invitare i vari utenti a
una riunione, si riceverà un messaggio e-mail di invito che include un collegamento che è possibile selezionare
per partecipare alla riunione. In alternativa, è possibile partecipare a una riunione direttamente dal sito WebEx.
Partecipazione a una riunione tramite invito e-mail
Quando si riceve un invito e-mail per una riunione, è possibile accedervi in uno dei seguenti modi:
È possibile selezionare il collegamento nell'invito e-mail per accedere alla riunione. Se si seleziona il
collegamento nell'invito mentre si usa un computer, si accederà alla riunione sul computer. Se si seleziona il
collegamento nell'invito sul dispositivo mobile e si dispone dell'app mobile Cisco WebEx Meetings, si verrà
reindirizzati all'app mobile per l'accesso alla riunione.
Se non si intende accedere a una riunione online e si desidera semplicemente partecipare dal telefono, è
possibile comporre i numeri nell'invito della riunione per chiamare e partecipare alla riunione.
L'invito alla riunione contiene altre informazioni necessarie per accedere alla riunione, come il numero della
riunione o il codice di accesso, la password della riunione e la password numerica della riunione, se si accede
da un sistema video o da un telefono.
In qualità di organizzatore, se occorre la chiave organizzatore e il codice accesso organizzatore, selezionare
il collegamento presente alla fine dell'invito e-mail.
Partecipazione a una riunione dal sito di WebEx
Anziché partecipare alla riunione dal collegamento nel calendario Lotus Notes, è possibile accedere alla
riunione direttamente sul sito WebEx in uno dei seguenti modi:
• Nella pagina di benvenuto, inserire il numero della riunione.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
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Gestione di una riunione
Partecipazione a una riunione
• Accedere al sito WebEx e andare alla pagina Meeting Center > Riunioni personali o alla pagina
WebEx personale > Riunioni personali, selezionare Le riunioni alle quali si è stati invitati nell'elenco,
quindi selezionare il nome della riunione a cui partecipare.
Anziché utilizzare un programma e-mail per accedere a una riunione, è possibile passare al sito WebEx. Se
la riunione è in elenco, individuare la voce relativa alla riunione sul sito utilizzando il calendario della riunione
o un altro elenco di sessioni. Altrimenti, se la riunione non è in elenco, inserire il numero della riunione sul
sito. È possibile ottenere il numero della riunione dal messaggio e-mail di invito oppure direttamente
dall'organizzatore della riunione.
Per ulteriori informazioni su come partecipare a una riunione sul sito WebEx, fare riferimento alla
documentazione sul sito.
Integrazione WebEx per Lotus Notes per Windows Guida utente (WBS31)
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