Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para
Windows (WBS31)
Primera publicación: 23 de marzo de 2016
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CONTENIDO
Introducción 1
Descripción general 1
Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebEx 3
Descripción general de Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de
WebEx 3
Instalación de las Herramientas de productividad de WebEx 4
Instalar las Herramientas de productividad de WebEx 5
Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx 5
Configurar las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx 6
Acerca de la ficha Cuenta 6
Acerca de la ficha Configuración de Reunirse ahora 7
Acerca de la ficha Preferencias 8
Acerca de la ficha Herramientas 9
Comprobar la versión de las Herramientas de productividad 10
Buscar actualizaciones 10
Desinstalación de las Herramientas de productividad de WebEx 10
Desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú
Inicio 11
Desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante el Panel de control 11
Planificación de una reunión 13
Descripción general de Planificación de una reunión 13
Configurar una reunión en Lotus Notes 13
Invitar asistentes 15
Especificar un patrón de repetición para una reunión 16
Compatibilidad de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes 16
Utilizar plantillas de reunión 19
Planificación en nombre de otro organizador 21
Descripción general de Planificación para otro organizador 21
Configuración antes de la planificación para otro organizador 21
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
iii
Contenido
Planificación de una reunión para otro organizador 21
Administración de una reunión 25
Descripción general de Administración de una reunión 25
Edición de una reunión planificada 25
Editar una reunión planificada 26
Inicio de una reunión como organizador de la reunión 26
Cancelación de una reunión 27
Entrar a una reunión 27
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
iv
CAPÍTULO
1
Introducción
• Descripción general, página 1
Descripción general
La integración de WebEx con Lotus Notes ofrece una forma práctica de iniciar o agregar rápidamente reuniones
en línea de WebEx desde Lotus Notes, así como de entrar a estas, sin la necesidad de utilizar su sitio de
WebEx; es decir, el sitio en el que normalmente planifica sus reuniones en línea y entra a estas.
Las Herramientas de productividad de WebEx se instalan automáticamente en su computadora cuando se
conecta a su sitio de WebEx. Cuando estén disponibles versiones nuevas, el administrador del sitio que tiene
privilegios de administrador del sistema controlará si sus Herramientas de productividad pueden actualizarse
automáticamente a las versiones nuevas. También puede instalar las Herramientas de productividad de forma
manual. Para obtener más información, consulte Instalación de las Herramientas de productividad de WebEx.
Una vez que se instalan las Herramientas de productividad de WebEx, las opciones de WebEx para iniciar o
agregar reuniones aparecen en Lotus Notes. La integración de WebEx con Lotus Notes también ofrece lo
siguiente desde dentro de Lotus Notes:
• Acceso rápido a Mi WebEx en el sitio de WebEx, que incluye su lista personal de reuniones, el perfil
de usuario y otras opciones de la cuenta.
• El comando Reunirse ahora para iniciar una reunión instantánea (disponible solo para Meeting Center
y Training Center).
• Plantillas para invitaciones a reuniones.
Para brindar seguridad a sus reuniones, la integración de WebEx con Lotus Notes utiliza cifrado SSL (Capa
de sockets seguros) de 128 bits pata todos los datos que envía y recupera del sitio de WebEx.
Nota
Lotus Notes no es compatible actualmente con la versión para Mac de las Herramientas de productividad
de WebEx.
Antes de utilizar la integración de WebEx con Lotus Notes, asegúrese de estar familiarizado con Lotus Notes,
tener una cuenta de usuario en su sitio de WebEx, y que la integración de WebEx con Lotus Notes sea
compatible con su sitio de WebEx.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
1
Introducción
Descripción general
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
2
CAPÍTULO
2
Instalación y configuración de las Herramientas
de productividad de WebEx
• Descripción general de Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebEx,
página 3
• Instalación de las Herramientas de productividad de WebEx, página 4
• Instalar las Herramientas de productividad de WebEx, página 5
• Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx, página 5
• Configurar las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx, página 6
• Acerca de la ficha Cuenta, página 6
• Acerca de la ficha Configuración de Reunirse ahora, página 7
• Acerca de la ficha Preferencias, página 8
• Acerca de la ficha Herramientas, página 9
• Comprobar la versión de las Herramientas de productividad, página 10
• Buscar actualizaciones, página 10
• Desinstalación de las Herramientas de productividad de WebEx, página 10
Descripción general de Instalación y configuración de las
Herramientas de productividad de WebEx
Puede instalar las Herramientas de productividad de WebEx para iniciar reuniones o entrar a ellas de forma
instantánea mediante el panel de las Herramientas de productividad de WebEx, Microsoft Office, los
exploradores web, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes; o bien, para planificar reuniones mediante Microsoft
Outlook o IBM Lotus Notes sin ir al sitio de servicios WebEx.
Una vez instaladas las Herramientas de productividad de WebEx, puede iniciar sesión y configurar las opciones
para su cuenta de WebEx, configurar las opciones de reunión para reuniones instantáneas y reuniones
planificadas, establecer las preferencias para el panel de las Herramientas de productividad de WebEx y
seleccionar qué Herramientas de productividad utilizará con WebEx.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
3
Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebEx
Instalación de las Herramientas de productividad de WebEx
El cuadro de diálogo contiene las siguientes fichas:
• Cuenta
• Configuración de Reunirse ahora
• Reuniones planificadas
• Preferencias
• Herramientas
Instalación de las Herramientas de productividad de WebEx
Si el administrador del sitio ha activado las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx para
el sitio de servicios WebEx, todas las Herramientas de productividad de WebEx se instalan automáticamente
en el sitio. Además, cuando estén disponibles versiones más nuevas, las Herramientas de productividad de
WebEx se actualizarán en forma automática.
El proceso de instalación instala todas las Herramientas de productividad de WebEx disponibles; sin embargo,
en cualquier momento, usted puede cambiar sus preferencias acerca de las aplicaciones que utilizará con las
Herramientas de productividad de WebEx y también puede cambiar otras preferencias de cuenta y de reuniones
de WebEx configurando las opciones en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para conocer los
detalles, consulte Configurar las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx, en la página 6.
Si es necesario, también puede descargar e instalar las Herramientas de productividad de WebEx en forma
manual. Antes de instalar las Herramientas de productividad de WebEx, asegúrese de que la computadora
cumpla con los siguientes requisitos mínimos del sistema:
• Debe tener privilegios de administrador para su computadora.
• Consulte las notas de la versión de varias plataformas de WebEx para conocer los sistemas operativos
y exploradores compatibles, y otros requisitos mínimos del sistema.
• Procesador Intel x86 (Pentium 400 MHz o superior) o modelo compatible
• JavaScript y cookies activadas en el explorador
Nota
Si cuenta con una versión anterior de las Herramientas de productividad, debe desinstalar esa versión antes
de instalar la nueva versión.
Posiblemente, también deba cerrar aplicaciones como Microsoft Outlook y todos los exploradores antes
de instalar la nueva versión de las Herramientas de productividad. Estas aplicaciones se deben volver a
iniciar y, posiblemente, deba volver a iniciar sesión antes de ver la nueva interfaz.
La integración de WebEx con IBM Lotus Notes se incluye en la instalación o descarga de las Herramientas
de productividad de WebEx solo si el administrador del sitio ha activado la opción de Lotus Notes para
el sitio.
Los administradores de sistemas también pueden realizar instalaciones masivas para las computadoras en su
sitio. Para obtener más información, consulte la Guía de administrador de TI para despliegue masivo de las
Herramientas de productividad de WebEx en https://help.webex.com/docs/DOC-2631.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
4
Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebEx
Instalar las Herramientas de productividad de WebEx
Instalar las Herramientas de productividad de WebEx
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
Conéctese a su sitio de WebEx.
Seleccione la ficha Meeting Center.
En la barra de navegación izquierda, en Soporte, seleccione Descargas.
En la página Descargas, junto al encabezado Herramientas de productividad de WebEx, seleccione Descargar.
Aparece el cuadro de diálogo Descarga de archivos.
Paso 5
Guarde el programa de instalación en su computadora.
El nombre del archivo de instalación tiene la extensión .msi.
Paso 6
Ejecute el archivo de instalación y siga las instrucciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Herramientas de productividad de WebEx.
Introduzca la URL, el nombre de usuario y la contraseña del sitio de WebEx.
Paso 7
Qué hacer a continuación
Después de haber completado la instalación y de haberse conectado en su cuenta de WebEx, compruebe la
configuración en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para obtener más información, consulte
Configurar las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx, en la página 6.
Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx
Utilice una de las siguientes opciones para abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx:
• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx del menú Inicio, seleccione Inicio > Programas
> WebEx > Herramientas de productividad > Configuración de WebEx.
• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx del panel de las Herramientas de productividad
de WebEx:
◦ Si el panel de las Herramientas de productividad de WebEx todavía no está abierto, haga una de
las siguientes acciones:
◦ Haga doble clic en el icono de las Herramientas de productividad de WebEx en su escritorio.
◦ Vaya a Inicio > Programas > WebEx > Herramientas de productividad > Herramientas
de productividad de WebEx.
◦ En el panel de las Herramientas de productividad de WebEx, seleccione Editar configuración de
WebEx.
• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx de Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes, en el
menú WebEx, seleccione Configuración de la cuenta.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
5
Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebEx
Configurar las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx
• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx de Microsoft Office, en Microsoft Word, Microsoft
Excel o Microsoft PowerPoint, seleccione Configuración de WebEx.
Configurar las opciones de las Herramientas de productividad
de WebEx
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
Paso 5
Paso 6
Paso 7
Paso 8
Paso 9
Abra el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.
En la ficha Cuenta, conéctese a su cuenta especificando la URL del sitio de WebEx e introduciendo su nombre
de usuario y su contraseña. Para obtener más detalles, consulte Acerca de la ficha Cuenta, en la página 6.
Seleccione Actualizar.
Seleccione la ficha Configuración de "Reunirse ahora".
Especifique las opciones para las reuniones que se iniciaron de forma instantánea desde el panel de las
Herramientas de productividad de WebEx, Microsoft Office, los exploradores, los menús de clic derecho y
desde Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes. Para obtener más detalles, consulte Acerca de la ficha
Configuración de Reunirse ahora, en la página 7.
Seleccione la ficha Preferencias.
Especifique las opciones para el panel de las Herramientas de productividad de WebEx. Para obtener más
detalles, consulte Acerca de la ficha Preferencias, en la página 8.
Seleccione la ficha Herramientas.
Seleccione las aplicaciones con las que utilizará las integraciones de WebEx. Para obtener más detalles,
consulte Acerca de la ficha Herramientas, en la página 9.
Acerca de la ficha Cuenta
Las opciones de la cuenta le permiten iniciar sesión en su sitio de WebEx.
• URL del sitio: introduzca la URL del sitio de WebEx Meeting Center en el que quiera conectarse.
Ejemplo del formato de la URL: company.webex.com
Nota
Si introduce la dirección URL de un sitio que no es compatible con la integración de
TelePresence, dicho sitio le permitirá planificar reuniones solo de WebEx y también le
brindará la documentación adecuada.
• Nombre de usuario: introduzca el nombre de usuario de una cuenta de organizador en su sitio de WebEx.
• Contraseña: introduzca la contraseña de la cuenta de organizador en su sitio de WebEx.
• Recordar mi contraseña: almacene el nombre de usuario y la contraseña introducidos, de manera que
no tenga que introducir su nombre de usuario y la URL del sitio la próxima vez que se conecte.
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6
Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebEx
Acerca de la ficha Configuración de Reunirse ahora
• ¿Ha olvidado la contraseña?: abra la página ¿Ha olvidado la contraseña? de su sitio de WebEx, que
le permite enviar una solicitud para crear una nueva contraseña.
• Cambiar la contraseña: abra un cuadro de diálogo que le permite especificar una nueva contraseña.
• Idioma: compruebe el idioma que está seleccionado actualmente para el sitio de WebEx.
• Zona: compruebe el país o la zona seleccionados actualmente para el sitio de WebEx.
• Zona horaria: compruebe la zona horaria que está seleccionada actualmente para el sitio de WebEx.
• Cambiar la configuración del sitio web de servicios de WebEx: abra la página Mi WebEx > Mi
perfil en el sitio de WebEx y realice cambios en su perfil.
• Actualizar: actualice el cuadro de diálogo Configuración de WebEx con la configuración más reciente
del sitio de WebEx.
Acerca de la ficha Configuración de Reunirse ahora
Las opciones de las reuniones instantáneas afectan a las reuniones que se inician en forma instantánea desde
el panel de las Herramientas de productividad de WebEx, Microsoft Office, los exploradores, los programas
de mensajería instantánea, los menús de clic derecho y desde Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes.
• Plantilla de reunión: seleccione la plantilla para utilizar en la reunión.
• Tipo de reunión: seleccione el tipo de reunión de WebEx que desea utilizar para las reuniones
instantáneas. Esta opción enumera únicamente los tipos de reuniones que se encuentran disponibles para
su sitio y su cuenta de usuario.
• Utilizar mi sala personal para reuniones instantáneas: seleccione a fin de utilizar su sala personal
para reuniones instantáneas de forma predeterminada.
• Tema de la reunión: introduzca el tema o el nombre de la reunión.
• Contraseña de la reunión: exija que los participantes introduzcan la contraseña que estableció para
entrar a su reunión. El sitio puede requerir que todas las contraseñas cumplan con criterios de seguridad,
como una longitud mínima y una cantidad mínima de letras, números o caracteres especiales.
• Lista en calendario público: incluya esta reunión en el calendario de reuniones del sitio de servicios
WebEx. Disponible solo para reuniones, reuniones de ventas y sesiones de capacitación.
• Solicitar mi aprobación cuando entre alguien: especifique que desea que el cuadro de diálogo Solicitud
para entrar aparezca en su pantalla cada vez que alguien desee entrar a su reunión. Disponible solo para
sesiones de soporte.
• Conexión de audio: seleccione el tipo de conexión de audio que desea utilizar:
◦ Ninguna: Especifica que la reunión no incluye una conexión de audio o que la reunión incluye
una conexión de audio para la que usted proporciona información a los participantes que utilicen
un método distinto a su servicio de reunión.
◦ Audio de WebEx: Especifica que la reunión incluye un audio de WebEx para su conexión de
audio, que le permite usar el teléfono o la computadora como su dispositivo de audio para participar
en una reunión. Si selecciona esta opción, deberá elegir una de las siguientes opciones de audio
de WebEx:
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
7
Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebEx
Acerca de la ficha Preferencias
• Mostrar números de llamada entrante globales a los asistentes: seleccione esta opción si
desea ofrecer una lista de números, como números de teléfono locales o gratuitos, a los que
pueden llamar los asistentes de otros países para conectarse al audio.
• Mostrar números de teléfono gratuitos: seleccione esta opción si su sitio proporciona un
número de teléfono gratuito y desea mostrarlo a fin de que los asistentes puedan llamar a este
número para conectarse al audio.
Nota
Una vez que inicia la reunión, los participantes pueden optar por usar la computadora
o el teléfono como dispositivo de audio.
◦ Otra teleconferencia: especifica que la reunión incluye una teleconferencia proporcionada por
otro servicio. Al entrar a la reunión, los participantes se encuentran automáticamente con las
instrucciones que usted escribió en el cuadro de texto.
Consejo
Un participante debe tener una línea telefónica directa para recibir una llamada del
servicio de teleconferencia. Sin embargo, un participante sin una línea telefónica directa
puede entrar a una teleconferencia llamando a un número de teléfono, que siempre está
disponible en la ventana de la reunión.
• Tono de entrada y salida: seleccione el tono que se reproduce cuando un asistente entra a la conexión
de audio o la abandona.
Acerca de la ficha Preferencias
Las preferencias determinan algunas características del panel de las Herramientas de productividad de WebEx.
• Siempre visible en el escritorio: haga que el panel de las Herramientas de productividad de WebEx
aparezca sobre cada aplicación o programa que esté abierto en su computadora.
• Mostrar el panel de las Herramientas de productividad de WebEx al iniciar Windows
• Mostrar el icono de las Herramientas de productividad en la barra de tareas
• Mostrar la función de planificación en el panel de las Herramientas de productividad: muestre los
enlaces Iniciar una reunión planificada y Planificar reunión en el panel. Al seleccionar cualquiera de los
enlaces, irá a las páginas correspondientes del sitio de servicios WebEx.
• Libreta de direcciones predeterminada: seleccione un programa de correo electrónico y de
programación para una libreta de direcciones predeterminada. Las Herramientas de productividad de
WebEx se integran con el programa de correo electrónico que seleccione para facilitarle la obtención
de las direcciones de correo electrónico de sus contactos. Al seleccionar el panel de las Herramientas
de productividad de WebEx, se abre una libreta de direcciones del programa de correo electrónico que
seleccione aquí.
• Iniciar opciones de reunión
◦ Permitirme cambiar el tema de la reunión al iniciarla
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
8
Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebEx
Acerca de la ficha Herramientas
◦ Permitirme cambiar la contraseña de la reunión al iniciarla
Acerca de la ficha Herramientas
Las opciones de herramientas determinan qué programas incluyen integraciones y accesos directos de WebEx.
• Correo electrónico y planificación: muestre los comandos y la barra de herramientas de las Herramientas
de productividad de WebEx para planificar reuniones o iniciar reuniones instantáneas con las Herramientas
de productividad de WebEx, ya sea con Microsoft Outlook o IBM Lotus, y con los contactos y el
calendario de Microsoft Outlook o IBM Lotus.
• Microsoft
◦ Usar WebEx con Microsoft Office: muestre los botones de WebEx para iniciar una reunión
instantánea con las Herramientas de productividad de WebEx y compartir automáticamente un
archivo o documento seleccionados desde las siguientes aplicaciones de Microsoft Office:
• Excel
• PowerPoint
• Word
◦ Mostrar la barra de herramientas en Internet Explorer: muestre la barra de herramientas de
las herramientas de productividad de WebEx que le permite iniciar reuniones instantáneas desde
la barra de herramientas de Microsoft Internet Explorer.
◦ Mostrar en menús de clic derecho de Windows (requiere el reinicio): muestre un comando de
WebEx que le permita iniciar una reunión instantánea y compartir automáticamente un archivo o
documento seleccionados desde las ventanas de acceso directo con el botón derecho disponibles
en Windows Explorer.
• Mozilla Firefox
◦ Mostrar la barra de herramientas en Firefox: muestre la barra de herramientas de las
Herramientas de productividad de WebEx que le permita iniciar reuniones instantáneas desde la
barra de herramientas de Firefox.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
9
Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebEx
Comprobar la versión de las Herramientas de productividad
Comprobar la versión de las Herramientas de productividad
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
Paso 5
Paso 6
En la barra de tareas de Windows, haga clic con el botón derecho en el icono de las Herramientas de
productividad.
En el menú de las Herramientas de productividad, seleccione Acerca de las Herramientas de productividad
de WebEx para ver la versión actual instalada.
Vaya a su sitio de WebEx.
Seleccione Soporte > Descargas.
En "Acerca de Meeting Center", compruebe el número de versión listado para las Herramientas de
productividad.
Si la versión instalada no es la última versión listada en su sitio, seleccione Descargar en "Herramientas de
productividad" en la página Descargas para descargar la última versión.
Buscar actualizaciones
Si puede recibir las actualizaciones de las Herramientas de productividad de WebEx, puede comprobar si hay
una actualización disponible.
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
En la barra de tareas de Windows, haga clic con el botón derecho en el icono de las Herramientas de
productividad.
Seleccione Buscar actualizaciones.
El sistema comprueba si hay una nueva actualización disponible. Si no hay actualizaciones disponibles, aparece
un mensaje que indica que está instalada la última versión. Si hay una nueva actualización disponible, puede
elegir instalarla inmediatamente.
Nota
También puede seleccionar el comando Buscar actualizaciones desde el menú Reunión planificada
de WebEx dentro de Microsoft Outlook.
Desinstalación de las Herramientas de productividad de WebEx
Puede desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante el uso de los comandos del menú
Inicio o el Panel de control.
Al desinstalar las Herramientas de productividad, se eliminan todas las Herramientas de productividad y los
accesos directos de su computadora. Si desea seguir utilizando algunas Herramientas de productividad, pero
quiere deshabilitar otras, edite las opciones en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para conocer
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
10
Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebEx
Desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú Inicio
los detalles, consulte Configurar las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx, en la página
6.
Desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante los
comandos del menú Inicio
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Seleccione Inicio > Programas > WebEx > Herramientas de productividad > Desinstalar.
Seleccione Sí para confirmar que desea desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx.
Desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante el Panel
de control
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
Paso 5
Seleccione Inicio > Configuración > Panel de control.
Haga doble clic en Agregar/Eliminar programas.
Seleccione Herramientas de productividad de WebEx.
Seleccione Eliminar.
Seleccione Sí para confirmar que desea desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
11
Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebEx
Desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante el Panel de control
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
12
CAPÍTULO
3
Planificación de una reunión
• Descripción general de Planificación de una reunión, página 13
• Configurar una reunión en Lotus Notes, página 13
• Compatibilidad de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes, página 16
• Utilizar plantillas de reunión, página 19
Descripción general de Planificación de una reunión
Antes de planificar una reunión en línea mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, tenga en cuenta
lo siguiente:
• La integración de WebEx con Lotus Notes proporciona opciones básicas para planificar una reunión.
Por lo tanto, algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no están disponibles en la integración
de WebEx con Lotus Notes. Para estas opciones adicionales, la integración de WebEx con Lotus Notes
utiliza la configuración de la plantilla que usted selecciona para la reunión.
• La integración de WebEx con Lotus Notes no es compatible con todas las opciones de "repeticiones"
(periodicidad) que están disponibles en Lotus Notes.
• En cualquier invitación a una reunión que envíe en Lotus Notes, la hora de inicio de la reunión aparece
en la zona horaria configurada en su computadora, no en las preferencias del sitio para su servicio.
• En el sitio de WebEx, todas las horas de las reuniones aparecerán en la zona horaria configurada en las
preferencias del sitio, independientemente de la zona horaria configurada en la computadora. Para
conocer los detalles sobre la configuración de las preferencias del sitio, consulte la documentación de
su sitio de WebEx.
Configurar una reunión en Lotus Notes
Las Herramientas de productividad de WebEx le permiten planificar reuniones en Lotus Notes sin necesidad
de ir a su sitio de WebEx. Para configurar una reunión en línea mediante la integración de WebEx con Lotus
Notes, abra una nueva solicitud de reunión y luego especifique la información y la configuración de la reunión.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
13
Planificación de una reunión
Configurar una reunión en Lotus Notes
Procedimiento
Paso 1
En su calendario de Lotus Notes, seleccione Planificar una reunión y agregue los detalles de la reunión.
Aparece la ficha Nueva entrada de calendario con el botón Agregar reunión de WebEx.
Paso 2
Especifique la información general de la reunión, como el asunto, la hora, el lugar, los invitados y la periodicidad
de la reunión.
Seleccione Agregar reunión de WebEx.
Aparece el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.
Especifique la configuración de la reunión de WebEx y seleccione Aceptar.
Si está planificando la reunión para otro organizador, el mensaje "Está planificando para [nombre del
organizador]" indica eso en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.
Paso 3
Paso 4
Paso 5
Realice una de las acciones siguientes:
• Seleccione Guardar y enviar invitaciones para enviar las invitaciones a los asistentes. Para obtener
detalles sobre la invitación a los asistentes, consulte Invitación a los asistentes.
• Si desea invitar a los asistentes a la reunión planificada en otro momento, seleccione Guardar como
borrador.
Nota
Puede cambiar la configuración de su reunión después de
planificarla.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
14
Planificación de una reunión
Invitar asistentes
Las Herramientas de productividad de WebEx agregan la reunión planificada a su calendario de Lotus Notes
y al calendario público en su sitio de WebEx.
Invitar asistentes
Al utilizar la integración de WebEx con Lotus Notes para planificar una reunión, puede invitar asistentes
seleccionándolos en alguna de sus libretas de direcciones de Lotus Notes. También puede invitar a los asistentes
que no se encuentran en la lista de contactos de Lotus Notes si proporciona sus direcciones de correo electrónico.
Cuando invita a un asistente a una reunión planificada, este recibe un mensaje de invitación por correo
electrónico. La invitación incluye información sobre la reunión, incluida la contraseña y un enlace que el
asistente puede seleccionar para entrar a la reunión.
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Si ha planificado una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, abra la entrada de calendario
en su calendario de Lotus Notes.
Seleccione un icono de libreta de direcciones y en el panel Invitados seleccione los nombres de los invitados
o introduzca los nombres de forma manual.
Nota
Los asistentes que invita mediante la integración de WebEx con Lotus Notes no aparecen en la lista
de asistentes para la reunión en su sitio de WebEx.
Para obtener información adicional sobre la invitación de asistentes en Lotus Notes, consulte Ayuda de Lotus
Notes.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
15
Planificación de una reunión
Especificar un patrón de repetición para una reunión
Especificar un patrón de repetición para una reunión
Si utiliza las opciones de repetición de Lotus Notes, podrá especificar un patrón de repetición para la reunión.
Por ejemplo, puede especificar que una reunión se repita todos los miércoles a las 2:00 p. m. hasta la fecha
especificada. La integración de WebEx con Lotus Notes planifica la reunión todos los días que haya especificado
en el patrón de repetición.
Sin embargo, según su servicio, es posible que algunas de las opciones de repetición de Lotus Notes no sean
compatibles.
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Si ha planificado una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, abra la entrada de calendario
en su calendario de Lotus Notes.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de repetición.
Especifique las opciones en el cuadro de diálogo y, a continuación, seleccione Aceptar.
Compatibilidad de los patrones de repetición en la integración
de WebEx con Lotus Notes
En la siguiente tabla se muestra cómo se manejan los patrones de repetición de Lotus Notes en WebEx para
las reuniones de WebEx y para las reuniones de conferencia personal de WebEx.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
16
Planificación de una reunión
Compatibilidad de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes
Tabla 1: Reuniones de WebEx
Tipo
Opción de Lotus Notes
Conversión a la opción de reunión de WebEx
Diarias
Cada día 1.°-31.°
Cada día 1.°-31.°
Semanales
Todas las semanas 1.°-8.° el: [domingo, Para Meeting Center:
lunes, martes, miércoles, jueves, viernes,
Todas las semanas 1.°-8.° el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves,
sábado]
viernes, sábado]
Para los eventos de Event Center y las sesiones de capacitación de
Training Center:
Cada semana el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes,
sábado]
Si planifica una reunión que se repite cada X semanas, donde X es
mayor que 1, en Lotus Notes, la reunión se planificará en Lotus Notes
según lo especificado, pero aparecerá como una reunión semanal en su
sitio de WebEx.
Mensuales
Cada 1.°-12.° mes el día 1.°-31.°
Cada 1.°-12.° mes el día 1.°-31.°
Contar desde el final del mes
No compatible.
Cada 1.°-12.° mes el [1.°, 2.°, cada Cada 1.°-12.° mes el [1.°, 2.°, cada 1.°-12.° mes el [1.°, 2.°, 3.°, 4.°,
1.°-12.° mes el [1.°, 2.°, 3.°, 4.°, último] último]
Anuales
Cada 1.°-10.° año
Todos los años.
Si planifica una reunión que se repite cada X años, donde X es mayor
que 1, en Lotus Notes, la reunión se planificará en Lotus Notes según
lo especificado, pero aparecerá como una reunión anual en su sitio de
WebEx.
Personalizadas
Personalizar configuración
No compatible.
Fecha de
finalización
Iniciar de la fecha a la fecha
Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.
Iniciar de la fecha continúa por X veces Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.
Especificar
excepciones
No mover
No compatible.
Mover al viernes
No compatible.
Mover al lunes
No compatible.
Mover al día laboral más cercano
No compatible.
Eliminar
No compatible.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
17
Planificación de una reunión
Compatibilidad de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes
Tabla 2: Reuniones de conferencia personal de WebEx
Tipo
Opción de Lotus Notes
Conversión a la opción de reunión de conferencia personal de WebEx
Diarias
Cada día 1.°-31.°
Cada día
Semanales
Todas las semanas 1.°-8.° el: [domingo, Todas las semanas 1.°-8.° el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves,
lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, viernes, sábado]
sábado]
Mensuales
Cada 1.°-12.° mes el día 1.°-31.°
Contar desde el final del mes
Todos los meses el [1.°, 2.°, 3.°, 4.°, último día] [dom., lun., mar., mié.,
jue., vie., sáb.]
No compatible
Cada 1.°-12.° mes el [1.°, 2.°, 3.°, 4.°,
Cada 1 semana el [dom., lun., mar., mié., jue., vie., sáb.]
último][dom., lun., mar., mié., jue., vie.,
sáb.]
Anuales
Cada 1.°-10.° año
No compatible
Personalizadas
Personalizar configuración
No compatible
Fecha de
finalización
Iniciar de la fecha a la fecha
Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.
Iniciar de la fecha continúa por X veces Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.
Especificar
excepciones
No mover
No compatible.
Mover al viernes
No compatible.
Mover al lunes
No compatible.
Mover al día laboral más cercano
No compatible.
Eliminar
No compatible.
Nota
Para modificar o eliminar una reunión recurrente en Lotus Notes, preste atención a lo siguiente:
• Cuando edita una reunión recurrente, como volver a planificar la fecha o cambiar las opciones, los
cambios que realice en una sola instancia de la reunión deben aplicarse a todas las instancias para
que tengan efecto en su sitio de WebEx. Si solo aplica los cambios en una sola instancia, se realiza
una actualización en Lotus Notes, pero no en el calendario de su sitio.
• Si cancela una sola instancia de una reunión recurrente, la instancia se elimina en Lotus Notes, pero
permanece en el calendario. Tiene que eliminar todas las instancias de una reunión recurrente en
Lotus Notes para que pueda eliminarse del calendario.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
18
Planificación de una reunión
Utilizar plantillas de reunión
Utilizar plantillas de reunión
Una plantilla de reunión almacena todos sus ajustes preferidos, de manera que pueda planificar o iniciar
rápidamente una reunión en línea eligiendo la plantilla en lugar de seleccionar la misma configuración para
cada reunión que planifica. Sin embargo, una plantilla no almacena la configuración de un tema, una contraseña,
y la fecha y hora.
Si nunca ha especificado una plantilla de reunión predeterminada en las Herramientas de productividad para
su computadora local, los valores predeterminados seguirán la configuración de su sitio de WebEx. Después
de especificar una plantilla de reunión predeterminada en las Herramientas de productividad en su computadora
local, los valores predeterminados seguirán su configuración local.
Al planificar una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede seleccionar cualquiera
de las plantillas de reunión que guardó en su sitio de WebEx.
Nota
Si bien la integración de WebEx con Lotus Notes ofrece solo un subconjunto de todas las opciones que
puede utilizar para una reunión en línea, todas las opciones están preconfiguradas en una plantilla,
independientemente de si aparecen en la integración de WebEx con Lotus Notes. Por ejemplo, si configura
privilegios específicos de los asistentes en una plantilla, esos privilegios se configuran para la reunión.
La configuración de los privilegios de los asistentes no está disponible en la integración de WebEx con
Lotus Notes.
Una vez que planifica una reunión, no puede cambiar su plantilla.
Procedimiento
Paso 1
Para ver los detalles de una plantilla, seleccione el botón Configuración en la barra de herramientas de Lotus
Notes y luego seleccione Plantillas de reunión.
Aparece su lista de plantillas de reunión guardadas en su sitio de WebEx.
Paso 2
Seleccione una plantilla y luego seleccione Ver.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
19
Planificación de una reunión
Utilizar plantillas de reunión
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
20
CAPÍTULO
4
Planificación en nombre de otro organizador
• Descripción general de Planificación para otro organizador, página 21
• Configuración antes de la planificación para otro organizador, página 21
Descripción general de Planificación para otro organizador
Puede planificar una reunión de WebEx en nombre de otro organizador si este le concede los permisos
necesarios.
Por ejemplo, si es un asistente administrativo de un director que necesita organizar reuniones de WebEx
periódicamente, el director puede asignarlo para planificar reuniones en su nombre. Puede planificar, editar
y cancelar reuniones para ese organizador.
Configuración antes de la planificación para otro organizador
Antes de que pueda planificar una reunión de WebEx para otro organizador, asegúrese de que tanto usted
como el organizador tengan una cuenta de organizador de WebEx, y de que ambos tengan la misma versión
de las Herramientas de productividad de WebEx instalada en sus computadoras.
El organizador real hace lo siguiente:
• Otorga permiso al organizador que va a planificar las reuniones de WebEx en el sitio de WebEx. Si es
el organizador real, vaya a Mi WebEx > Preferencias > Opciones de planificación. En el cuadro
Permiso de planificación, introduzca la dirección de correo electrónico de cualquier organizador que
usted desee permitir para planificar reuniones en su nombre.
• Otorga permiso al organizador real que va a planificar las reuniones de WebEx en su calendario de Lotus
Notes. El organizador hace esto seleccionando a otro como delegado en Lotus Notes.
Planificación de una reunión para otro organizador
Si el organizador le ha dado los permisos necesarios, puede planificar una reunión en nombre de ese organizador.
Si está planificando la reunión para otro organizador, el mensaje indica eso en el cuadro de diálogo
Configuración de WebEx.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
21
Planificación en nombre de otro organizador
Planificación de una reunión para otro organizador
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
En el menú Calendario, seleccione Acción > Más > Abrir calendario de una persona.
Aparece el cuadro de diálogo Calendario.
Seleccione Otro y luego seleccione el nombre del organizador.
Consejo
La próxima vez que planifique una reunión para este organizador, siempre que sus permisos sigan
siendo válidos, puede seleccionar el nombre del organizador directamente desde el menú Calendario.
El calendario del organizador aparece como una ficha en su calendario.
Seleccione una fecha y hora en el calendario del organizador.
Aparece el cuadro de diálogo Entrada de calendario.
Seleccione Agregar reunión de WebEx en la parte superior izquierda del cuadro de diálogo Entrada de
calendario.
Planifique la reunión. Aparece el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
22
Planificación en nombre de otro organizador
Planificación de una reunión para otro organizador
Si está planificando la reunión para otro organizador, el mensaje indica eso en el cuadro de diálogo
Configuración de WebEx.
Paso 5
Planifique la reunión.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
23
Planificación en nombre de otro organizador
Planificación de una reunión para otro organizador
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
24
CAPÍTULO
5
Administración de una reunión
• Descripción general de Administración de una reunión, página 25
• Edición de una reunión planificada, página 25
• Inicio de una reunión como organizador de la reunión, página 26
• Cancelación de una reunión, página 27
• Entrar a una reunión, página 27
Descripción general de Administración de una reunión
Después de planificar una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede administrar la
reunión, lo que incluye:
• Modificar la reunión. Los cambios que realiza en la reunión en Lotus Notes se actualizan automáticamente
en su sitio de WebEx.
• Iniciar la reunión, si usted es el organizador.
• Cancelar la reunión en Lotus Notes, lo que también la elimina de su sitio de servicios.
• Entrar a la reunión como asistente.
Edición de una reunión planificada
Una vez que planifique una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede utilizar Lotus
Notes para editarla en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar la hora de inicio, especificar una nueva
contraseña, elegir una opción de teleconferencia diferente, etc. Después de editar una reunión planificada, la
integración de WebEx con Lotus Notes envía una invitación a la reunión actualizada a los asistentes invitados
a la reunión y actualiza la información de la reunión en su sitio de WebEx.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
25
Administración de una reunión
Editar una reunión planificada
Importante
• Si edita una reunión mediante su sitio de WebEx en lugar de la integración de WebEx con Lotus
Notes, sus cambios no aparecen en Lotus Notes. Por ejemplo, si cambia la hora de inicio de la reunión
a través de su sitio, la hora de inicio no cambiará en el calendario de Lotus Notes. Por lo tanto, se
recomienda que utilice solo Lotus Notes para editar una reunión.
• Cuando utiliza Lotus Notes para editar una reunión recurrente, los cambios que realiza en una sola
instancia de la reunión deben aplicarse a todas las instancias para que tengan efecto en su sitio de
WebEx. Si solo aplica los cambios en una sola instancia, se realiza una actualización en Lotus Notes,
pero no en el calendario.
Nota
No puede cambiar la plantilla de una reunión planificada.
Editar una reunión planificada
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
En su calendario de Lotus Notes, busque la reunión que desea editar y luego abra la ficha Entrada de calendario.
Edite la información o cambie las opciones en la pantalla Reunión.
Seleccione Editar reunión de WebEx para editar las opciones específicas de WebEx en el cuadro de diálogo
Configuración de la reunión.
Seleccione Guardar y enviar invitaciones.
La reunión se actualiza en su sitio de WebEx.
Inicio de una reunión como organizador de la reunión
Una vez que planifique una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede iniciar la
reunión de cualquiera de las siguientes formas:
• En su calendario de Lotus Notes, abra el elemento de la reunión y luego seleccione el botón Iniciar, o
copie y pegue el enlace para iniciar la reunión en su explorador web.
Nota
El enlace que aparece en la entrada de su calendario es solo para los organizadores de
la reunión. El enlace que aparece en las invitaciones de los asistentes es diferente, ya
que los asistentes pueden hacer clic en él para entrar a la reunión.
• Conéctese en su sitio de WebEx y luego inicie la reunión desde la página Mis reuniones.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
26
Administración de una reunión
Cancelación de una reunión
Para obtener más información sobre cómo iniciar una reunión planificada desde su sitio de WebEx, consulte
la documentación en el sitio.
Cancelación de una reunión
Para cancelar una reunión en línea que planificó en Lotus Notes, utilice las opciones de cancelación disponibles
en Lotus Notes. Todos los invitados reciben automáticamente un aviso de cancelación. La reunión también
se cancela en su sitio de WebEx.
Importante
• Si planifica una reunión de WebEx en Lotus Notes, debe cancelarla directamente en Lotus Notes.
Si, en cambio, intenta cancelarla desde su sitio de WebEx, no se cancelará en Lotus Notes.
• Si cancela una sola instancia de una reunión recurrente, la instancia se elimina en Lotus Notes, pero
permanece en el calendario. Tiene que eliminar todas las instancias de una reunión recurrente en
Lotus Notes para que pueda eliminarse de su calendario.
Para obtener más información sobre la cancelación de una reunión en Lotus Notes, consulte Ayuda de Lotus
Notes.
Entrar a una reunión
Si el organizador de una reunión utiliza la integración de WebEx con Lotus Notes para invitarlo a una reunión,
usted recibe un mensaje de correo electrónico de invitación que incluye un enlace que puede seleccionar para
entrar a la reunión. De manera alternativa, puede entrar a una reunión directamente desde su sitio de WebEx.
Entrar a una reunión mediante una invitación por correo electrónico
Cuando recibe una invitación por correo electrónico a una reunión, puede entrar a esta de una de las siguientes
maneras:
Puede seleccionar el enlace en la invitación por correo electrónico para entrar a la reunión. Si selecciona el
enlace en la invitación al utilizar una computadora, entrará a la reunión en su computadora. Si selecciona el
enlace en la invitación en su dispositivo móvil y ha instalado la aplicación móvil Cisco WebEx Meetings, se
lo redirecciona a la aplicación móvil para entrar a la reunión.
Si no entra a la reunión en línea y desea entrar desde su teléfono, puede marcar los números que aparecen en
la invitación de la reunión para realizar una llamada a la reunión.
La invitación a la reunión contiene otra información que puede necesitar para entrar a la reunión, como el
número de reunión o el código de acceso, la contraseña de la reunión y la contraseña numérica de la reunión,
si entra desde un sistema de vídeo o un teléfono.
Si usted es el organizador, y necesita la clave de organizador y el código de acceso de organizador, seleccione
el enlace que aparece en la parte inferior de la invitación por correo electrónico.
Entrar a una reunión desde el sitio de WebEx
En lugar de entrar a la reunión desde el enlace en el calendario de Lotus Notes, también puede entrar a la
reunión directamente en el sitio de WebEx de una de las siguientes maneras:
• En la página de bienvenida, introduzca el número de reunión.
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Administración de una reunión
Entrar a una reunión
• Conéctese al sitio de WebEx y vaya a la página Meeting Center > Mis reuniones o a la página Mi
WebEx > Mis reuniones, seleccione Las reuniones a las que ha sido invitado en la lista y, a
continuación, seleccione el nombre de la reunión a la que desea entrar.
En lugar de utilizar un programa de correo electrónico para entrar a una reunión, puede ir a su sitio de WebEx.
Si la reunión está listada, busque la entrada de la reunión en el sitio, ya sea mediante el uso del calendario de
reuniones u otra lista de sesiones. O bien, si la reunión no está listada, introduzca el número de reunión en el
sitio. Puede obtener el número de reunión del mensaje de correo electrónico de invitación o directamente del
organizador de la reunión.
Para obtener más información sobre cómo entrar a una reunión en su sitio de WebEx, consulte la documentación
en el sitio.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
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