Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in
Outlook für Windows (WBS31)
Erste Veröffentlichung: 23. März 2016
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© 2016
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INHALTSVERZEICHNIS
WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook 1
WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook – Übersicht 1
Orientierung 2
Was ist ein CMR Hybrid-Meeting mit WebEx und TelePresence? 4
Ansetzen eines Meetings 5
Ansetzen eines Meetings – Übersicht 5
Ansetzen eines reinen WebEx-Meetings 6
Ansetzen eines reinen TelePresence-Meetings 7
Ansetzen eines CMR Hybrid-Meetings 8
Hinzufügen von TelePresence-Systemen beim Ansetzen von Meetings 9
Informationen zu erweiterten WebEx-Einstellungen 10
Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen 12
Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines Nur-Audio-Meetings 14
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf 17
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf – Übersicht 17
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site 18
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook 19
Für einen anderen Gastgeber planen 21
Ansetzen für einen anderen Gastgeber – Übersicht 21
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber 22
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber 22
Bearbeiten eines angesetzten Meetings 25
Bearbeiten eines angesetzten Meetings 25
Stornieren eines angesetzten Meetings 26
Beitreten zu einem Meeting 27
Beitreten zu einem Meeting 27
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 29
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge – Übersicht 29
Zugreifen auf das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ 29
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
iii
Inhaltsverzeichnis
Informationen zur Registerkarte „Konto“ 30
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“ 31
Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“ 32
Informationen über die Registerkarte „Tools“ 34
Version der Produktivitätswerkzeuge überprüfen 35
Nach Aktualisierung suchen 36
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
iv
KAPITEL
1
WebEx- und TelePresence CMR
Hybrid-Integration in Outlook
• WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook – Übersicht, Seite 1
• Orientierung, Seite 2
• Was ist ein CMR Hybrid-Meeting mit WebEx und TelePresence?, Seite 4
WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook
– Übersicht
WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit TelePresence sind eine Werkzeug-Suite, mit der Sie schnell von
verschiedenen Anwendungen auf Ihrem Computer Meetings ansetzen, starten und ihnen beitreten können.
Nach Installation der Produktivitätswerkzeuge stehen Ihnen der Bereich „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“
und die Integration in Microsoft Outlook, Microsoft Office, Webbrowser und Instant Messenger zur Verfügung.
In diesem Dokument werden die WebEx- und TelePresence CMR (Collaboration Meeting Rooms)
Hybrid-Integration in Outlook für Windows beschrieben. Diese Add-in-Anwendung in Outlook bietet Ihnen
eine bequeme Möglichkeit, ein CMR Hybrid-Meeting anzusetzen, dem Benutzer mit WebEx Meeting Center
oder einem TelePresence-System beitreten können. Nachdem Sie ein CMR-Hybrid-Meeting in Outlook
angesetzt haben, erhalten die eingeladenen Benutzer eine E-Mail-Einladung mit einem Link für den Beitritt
zum WebEx-Meeting und Informationen zum Beitritt zum TelePresence-Meeting.
Mithilfe der Integration können Sie auch reine WebEx- und TelePresence-Meetings ansetzen.
Beim Ansetzen eines Meetings können Sie Personen einladen und TelePresence-Räume oder-Systeme
reservieren sowie Video-Einwahlteilnehmer in Outlook hinzufügen. Die eingeladenen Teilnehmer können
dem Meeting auch ohne WebEx-Produktivitätswerkzeuge oder Outlook-Integration beitreten.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
1
WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook
Orientierung
Hinweis
Sie können die CMR Hybrid-Integration nur verwenden, wenn sowohl Ihre WebEx-Site als auch Ihr Konto
für sie aktiviert wurden.
Wenn Ihr Site-Administrator für Sie CMR Hybrid-Meetings und CMR Cloud-Meetings aktiviert hat,
können Sie WebEx-Produktivitätswerkzeuge nur zum Ansetzen von CMR Cloud-Meetings verwenden.
Sie können keine CMR Hybrid-Meetings ansetzen.
Die Integration bietet Ihnen außerdem einen schnellen Zugriff auf folgende Funktionen in Outlook:
• Ihre WebEx-Konto-Einstellungen
• Ihre Seite „Präferenzen“ auf Ihrer WebEx-Site, wo Sie anderen Gastgebern Ansetzberechtigungen
gewähren können
• Eine Schaltfläche Jetzt treffen, über die Sie ein reines WebEx-Instant-Meeting oder ein reines
WebEx-Meeting mit persönlichem Raum starten können, ohne es ansetzen zu müssen
Um die Sicherheit Ihrer Meetings zu gewährleisten, werden sämtliche Daten, die an Ihre WebEx-Site
gesendet oder von dieser empfangen werden, durch die Integration mit 128-Bit-SSL-Verschlüsselung
(Secure Sockets Layer) gesichert.
• Mit CMR Hybrid-Integration können Sie Meetings im persönlichen Raum durchführen, Benutzer
können jedoch nur mithilfe von WebEx beitreten. Meetings im persönlichen Raum unterstützen
aktuell keine Benutzer, die über TelePresence-Systeme für die CMR Hybrid-Integration beitreten.
Hinweis
• Informationen zur WebEx-Integration in Outlook für Benutzer, die keine CMR Hybrid-Benutzer
sind, finden Sie im Benutzerhandbuch für die WebEx-Integration in Outlook für Windows.
• Informationen zur WebEx-Integration in Outlook für Mac finden Sie im Benutzerhandbuch für die
WebEx-Integration in Outlook für Mac.
Orientierung
Nach der Installation der WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit TelePresence werden die CMR
Hybrid-Integrationsoptionen in Outlook angezeigt.
Hinweis
Wenn die CMR-Hybrid-Integration für Sie und Ihre Site aktiviert ist, unterscheidet sich Ihre
Outlook-Oberfläche von der WebEx-Integrationsoberfläche der Benutzer, für die die
CMR-Hybrid-Integration nicht aktiviert ist.
In der folgenden Tabelle werden die Integrationsoptionen beschrieben:
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
2
WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook
Orientierung
Optionen
Funktionen
Meeting ansetzen
Sie können folgende Meetings ansetzen:
• CMR Hybrid WebEx- und TelePresence-Meetings
• Reine WebEx-Meetings einschließlich Meetings im persönlichen Raum
• Reine TelePresence-Meetings
• Persönliche Konferenzen oder Nur-Audio-Meetings
Hinweis
CMR Hybrid-Benutzer können aktuell keine TelePresence-Ressourcen in
einem persönlichen Raum nutzen. Sie können weiterhin einen persönlichen
Raum für ausschließlich WebEx-Teilnehmer verwenden
Bearbeiten Sie Ihre WebEx-Konto-Informationen, beispielsweise die URL Ihrer
Wählen Sie für Outlook 2007 WebEx-Site, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort, auf der Registerkarte Konto.
den Pfeil auf der Schaltfläche
WebEx, um diese Option
angezeigt zu bekommen.
Konteneinstellungen
Hinweis
Wählen Sie für Outlook 2010,
2013 und 2016 den Pfeil auf
der Schaltfläche Meeting
ansetzen, um diese Option
angezeigt zu bekommen.
Öffnet die Seite Mein WebEx > Präferenzen > Optionen zum Ansetzen Ihrer
Wählen Sie für Outlook 2007 WebEx-Site.
den Pfeil auf der Schaltfläche Auf dieser Seite können Sie die Meeting-Standards festlegen und einen Stellvertreter
WebEx, um diese Option
ernennen, der in Ihrem Namen Meetings ansetzt oder bearbeitet.
angezeigt zu bekommen.
Berechtigung zum Ansetzen festlegen
Hinweis
Wählen Sie für Outlook 2010,
2013 und 2016 den Pfeil auf
der Schaltfläche Meeting
ansetzen, um diese Option
angezeigt zu bekommen.
Jetzt treffen
Starten Sie ein reines WebEx-Instant-Meeting – ein WebEx-Meeting, das Sie jederzeit
starten können und nicht im Voraus ansetzen müssen.
Auf der Registerkarte Einstellungen zu „Jetzt treffen“ im Dialogfeld der
WebEx-Einstellungen können Sie Optionen für Instant-Meetings angeben, die Sie mit
„Jetzt treffen“ beginnen.
Meeting-Optionen
Schalten Sie in einem Meeting-Fenster die Schaltfläche „Meeting-Optionen“ um, um
die WebEx- und TelePresence-Ansetzoptionen anzuzeigen oder auszublenden.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
3
WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook
Was ist ein CMR Hybrid-Meeting mit WebEx und TelePresence?
Was ist ein CMR Hybrid-Meeting mit WebEx und TelePresence?
WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit TelePresence CMR (Collaboration Meeting Rooms) Hybrid-Integration
ermöglichen das Zusammenwirken von Cisco WebEx Meeting Center und Cisco TelePresence in einem
gemeinsamen Meeting.
Während eines CMR-Hybrid-Meetings werden die WebEx- und TelePresence-Teilnehmer in einem Live-Video
angezeigt.
In der Teilnehmerliste des WebEx-Meetings werden die TelePresence-Teilnehmer unter dem gemeinsamen
Etikett „TelePresence-Systeme“ aufgeführt. In der Teilnehmerliste des TelePresence-Systems wird jeder
einzelne WebEx-Teilnehmer angezeigt.
Wenn ein TelePresence-Teilnehmer das VGA- oder HDMI-Kabel mit einem Laptop verbindet und das Teilen
des Bildschirms startet, können alle Teilnehmer, auch die WebEx-Teilnehmer, den geteilten Inhalt sehen.
Wenn ein WebEx-Moderator die gemeinsame Verwendung startet, können alle Teilnehmer, auch die
TelePresence-Teilnehmer, den geteilten Inhalt sehen.
Sie können in CMR-Hybrid-Meetings Video, Audio, geteilte Inhalte, Chats und Umfragen aufzeichnen.
Betätigen Sie die Schaltfläche Aufzeichnung wie in jedem anderen WebEx-Meeting auch und Ihre
Aufzeichnungen erscheinen in der Liste unter Meine Dateien > Meine aufgezeichneten Meetings im Bereich
„Mein WebEx“. CMR Hybrid-Meeting-Aufzeichnungen erfolgen im MP4-Format. Videos werden mit 360p
aufgezeichnet.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
4
KAPITEL
2
Ansetzen eines Meetings
• Ansetzen eines Meetings – Übersicht, Seite 5
• Ansetzen eines reinen WebEx-Meetings, Seite 6
• Ansetzen eines reinen TelePresence-Meetings, Seite 7
• Ansetzen eines CMR Hybrid-Meetings, Seite 8
• Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines Nur-Audio-Meetings, Seite 14
Ansetzen eines Meetings – Übersicht
Prüfen Sie Folgendes, bevor Sie mit der CMR Hybrid-Integration in Outlook ein Meeting ansetzen.
• In dieser Integration sind nicht alle Ansetzoptionen verfügbar.
• Einige der Wiederholungsmuster zum Ansetzen von Meetings werden in dieser Integration nicht
unterstützt.
• Die auf Ihrem Computer festgelegte Zeitzone bestimmt die Meeting-Startzeiten in den
E-Mail-Einladungen, die Sie aus Outlook verschicken.
• Während des Ansetzens eines Meetings können Sie wählen, wie Teilnehmer eine Audio-Verbindung
herstellen können:
◦ Keine: Das Video hat kein Audio. Sie können jedoch Audio mithilfe einer anderen Methode
bereitstellen.
◦ WebEx Audio: Das Meeting beinhaltet einen integrierten Audio-Dienst. Sie können der
E-Mail-Einladung eine globale Einwahlnummer und/oder eine gebührenfreie Nummer hinzufügen.
◦ Anderer Telekonferenz-Dienst: Audio, das ein anderer Dienst bereitstellt. Die von Ihnen in das
Textfeld eingegebenen Anweisungen werden in den E-Mail-Einladungen angezeigt.
◦ Nur VoIP verwenden: Die Teilnehmer stellen über ihre Computer eine Verbindung mit Audio her.
• Meeting-PIN: Beim Ansetzen eines Meetings können Sie ein numerisches Passwort erstellen, sodass
sich keine Person willkürlich in das TelePresence-Meeting einwählen kann. Diese Option finden Sie im
Abschnitt mit den erweiterten TelePresence-Einstellungen. Die PIN für ein TelePresence-Meeting ist
nicht mit dem Kennwort für das WebEx-Meeting identisch.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
5
Ansetzen eines Meetings
Ansetzen eines reinen WebEx-Meetings
• Mit den in den erweiterten TelePresence-Optionen verfügbaren Telepräsenz-Einwahl- und
Rückrufeinstellungen können Sie Verbindungsmethoden für Geräte und Systeme angeben, die sich nicht
in der Liste der angesetzten Systeme befinden.
◦ Registerkarte „Einwahl“: Wählen Sie den Verbindungstyp SIP-Audio oder SIP-Video aus. Geben
Sie dann die Anzahl der Personen ein, die sich mit dem ausgewählten Verbindungstyp einwählen
können. Die Zahl bezieht sich eigentlich auf die Anzahl der Geräte.
◦ Registerkarte „Rückruf“: Wählen Sie den Verbindungstyp IP-Video, IP-Audio, ISDN-Video,
ISDN-Audio, SIP-Video oder SIP-Audio aus und geben Sie die Kontaktinformationen der
eingeladenen Personen ein. Ihre Geräte werden zur angesetzten Startzeit automatisch verbunden.
• Wenn Sie ein reines WebEx-Meeting ursprünglich in Outlook angelegt haben, sollten Sie es auch nur
in Outlook bearbeiten oder stornieren. Wenn es auf Ihrer WebEx-Site bearbeitet wird, werden die
Änderungen nicht in Outlook wiedergegeben.
• Wenn Sie mit Outlook die Meeting-Einstellungen für ein wiederkehrendes Meeting ändern, müssen Sie
die Änderungen auf die gesamte Serie des Meetings anwenden. Wenn Sie die Änderungen nur auf einen
einzelnen Termin eines wiederkehrenden gemeinsamen Meetings anwenden, werden die Änderungen
in Outlook und dem TelePresence-Planungssystem, nicht aber auf Ihrer WebEx-Site wirksam.
• Wenn Sie die Option Teilnehmer können dem Meeting [x] Minuten vor der Startzeit beitreten
deaktivieren oder auf „0 Minuten“ festlegen, müssen Sie das Meeting starten, bevor eingeladene
Teilnehmer beitreten können.
Ansetzen eines reinen WebEx-Meetings
Mit der Integration in Outlook können Sie ein WebEx-Meeting ansetzen, ohne auf Ihre WebEx-Site gehen
zu müssen.
Verfahren
Schritt 1
Öffnen Sie im Outlook-Fenster ein neues Meeting-Element Meeting ansetzen.
Alternativ können Sie ein neues Meeting-Element öffnen und aus der Symbolleiste die Schaltfläche „WebEx
und TelePresence hinzufügen“ auswählen.
Schritt 2
Schritt 3
Wählen Sie WebEx und TelePresence hinzufügen aus der WebEx-Symbolleiste aus.
Legen Sie im Bereich „Meeting-Optionen“ die WebEx-Optionen fest:
• Stellen Sie sicher, dass in den Feldern An und Standort keine TelePresence-Systeme enthalten sind.
• Die Zahl in x mehr Teilnehmern den Zutritt über Videogeräte erlauben muss null sein.
• Markieren Sie die Option Beitritt über WebEx zulassen.
Diese Option ist standardmäßig immer deaktiviert. Wählen Sie diese Option immer aus, wenn Sie ein
Meeting ansetzen und WebEx verwenden möchten.
• Geben Sie ein Meeting-Passwort für eingeladene WebEx-Benutzer ein. Wenn Ihre Site für ein Meeting
ein Passwort erfordert, wird das Feld durch ein Sternchen gekennzeichnet.
Hinweis
Das Passwort für das WebEx-Meeting unterscheidet sich nicht von der PIN, die Sie für ein
TelePresence-Meeting angeben müssen. Weitere Informationen zur PIN finden Sie unter
Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen, auf Seite 12.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
6
Ansetzen eines Meetings
Ansetzen eines reinen TelePresence-Meetings
• (Optional) Wählen Sie die Option Passwort aus E-Mail-Einladung entfernen aus, um das Meeting
sicherer zu machen.
• (Optional) Wählen Sie die Option Alternativen Gastgeber auswählen aus, um einen oder mehrere
zusätzliche Gastgeber auszuwählen, die das Meeting starten und ausführen dürfen, bis Sie beitreten.
• (Optional) Wählen Sie Erweiterte WebEx-Einstellungen, um zusätzliche Details wie Audio-Verbindung
und Registrierung anzugeben. Einzelheiten finden Sie unter Informationen zu erweiterten
WebEx-Einstellungen, auf Seite 10.
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Schritt 7
Schritt 8
Fügen Sie Eingeladene im Feld An des Outlook-Meetings hinzu.
Geben Sie den Ort des Meetings im Feld Standort des Outlook-Meetings ein.
Geben Sie das Thema für das Meeting im Feld Betreff des Outlook-Meetings ein.
Geben Sie die Anfangs- und Endzeiten des Meetings und, falls relevant, die Wiederholungsoptionen an.
Wählen Sie Senden aus.
Ansetzen eines reinen TelePresence-Meetings
Mit der Integration in Outlook können Sie ein TelePresence-Meeting ansetzen, ohne dass
TelePresence-Planungssystem verwenden zu müssen.
Verfahren
Schritt 1
Wählen Sie im Outlook-Fenster die Option Meeting ansetzen.
Alternativ können Sie ein neues Meeting-Element öffnen und aus der Symbolleiste die Schaltfläche „WebEx
und TelePresence hinzufügen“ auswählen.
Schritt 2
Legen Sie im Bereich „Meeting-Optionen“ die TelePresence-Optionen fest:
• Stellen Sie sicher, dass die Option Beitritt über WebEx zulassen deaktiviert ist. Diese Option sollte
standardmäßig deaktiviert sein.
• Wählen Sie TelePresence-Räume hinzufügen aus.
Die von Ihnen ausgewählten Systeme werden den Feldern An und Standort im Meeting-Fenster
hinzugefügt. Einzelheiten finden Sie unter Hinzufügen von TelePresence-Systemen beim Ansetzen von
Meetings, auf Seite 9.
• (Optional) Geben Sie die Anzahl der zusätzlichen Video-Einwahlteilnehmer, die sich in das Meeting
einwählen dürfen, in das Feld Video-Einwahlteilnehmer hinzufügen ein.
Mit dieser Option können Sie Kapazität für weitere Benutzer reservieren, die persönliche
Videokonferenz-Systeme wie die Cisco TelePresence EX-Serie oder Geräte mit Cisco
Jabber-Anwendungen verwenden. Die von Ihnen eingegebene Anzahl schließt alle TelePresence-Systeme
aus, die Sie in den Feldern An und Standort hinzufügen. Sie sollten die empfohlene Anzahl für Ihre
Site kennen und dieses empfohlene Limit nicht überschreiten.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
7
Ansetzen eines Meetings
Ansetzen eines CMR Hybrid-Meetings
• (Optional) Wählen Sie Erweiterte TelePresence-Einstellungen, um zusätzliche Details festzulegen,
beispielsweise Einwahl- und Rückrufeinstellungen. Einzelheiten finden Sie unter Informationen zu
erweiterten TelePresence-Einstellungen, auf Seite 12.
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Geben Sie das Thema für das Meeting im Feld Betreff des Outlook-Meetings ein.
Geben Sie die Anfangs- und Endzeiten des Meetings und, falls relevant, die Wiederholungsoptionen an.
Wählen Sie Senden aus.
Ansetzen eines CMR Hybrid-Meetings
Mit der Integration in Outlook können Sie ein CMR Hybrid-Meeting ansetzen, dem Benutzer mit WebEx
Meeting Center oder TelePresence beitreten können.
Hinweis
• Der Gastgeber und die Teilnehmer erhalten dieselbe E-Mail-Einladung. E-Mail-Einladungen enthalten
keine vertraulichen Gastgeberinformationen, wie die Gastgeber-Kennnummer oder den
Gastgeber-Zugriffscode. Gastgeber erhalten ihre Gastgeber-Kennnummer oder den
Gastgeber-Zugriffscode, indem sie sich anmelden und die Meeting-Informationen über den Browser
oder die mobile WebEx Meetings-App aufrufen.
• Wenn Sie einen alternativer Gastgeber hinzufügen, kann diese Person das Meeting beginnen, verwalten
und aufzeichnen. Die Aufzeichnung wird jedoch an Sie, den eigentlichen Gastgeber, geschickt.
• Setzen Sie beim Planen von Meetings nicht zwei Meetings für denselben Zeitraum an, da Sie nicht der
Gastgeber für zwei Meetings sein können, die zur selben Zeit aktiv sind. Selbst wenn Sie alternativen
Gastgeber gestatten, Meetings ohne Sie zu starten, werden Sie doch weiterhin als der Gastgeber der von
Ihnen angesetzten Meetings betrachtet, sofern sie nicht der Stellvertreter eines Gastgebers sind. Weitere
Informationen zu Stellvertretern finden Sie unter Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle
WebEx-Meetings ansetzen darf, auf Seite 17.
Verfahren
Schritt 1
Wählen Sie im Outlook-Fenster die Option Meeting ansetzen.
Alternativ können Sie ein neues Meeting-Element öffnen und aus der Symbolleiste die Schaltfläche „WebEx
und TelePresence hinzufügen“ auswählen.
Schritt 2
Geben Sie im Bereich „Meeting-Optionen“ die WebEx- und TelePresence-Optionen für Ihr CMR
Hybrid-Meeting an:
• Aktivieren Sie die Option Beitritt über WebEx zulassen.
• Wählen Sie TelePresence-Räume hinzufügen aus.
• Geben Sie ein Meeting-Passwort für eingeladene WebEx-Benutzer ein. Wenn für ein Meeting ein
Passwort erforderlich ist, wird das Feld durch ein Sternchen gekennzeichnet.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
8
Ansetzen eines Meetings
Hinzufügen von TelePresence-Systemen beim Ansetzen von Meetings
• (Optional) Geben Sie die Anzahl der zusätzlichen Video-Einwahlteilnehmer, die sich in das Meeting
einwählen dürfen, in das Feld Video-Einwahlteilnehmer hinzufügen ein.
a) Aktivieren Sie.
Diese Option ist standardmäßig immer deaktiviert. Aktivieren Sie diese Option immer, wenn Sie ein
Meeting ansetzen und WebEx verwenden möchten.
b) Wählen Sie TelePresence-Räume hinzufügen aus.
Die von Ihnen ausgewählten Systeme werden den Feldern An und Standort im Meeting-Fenster
hinzugefügt. Einzelheiten finden Sie unter Hinzufügen von TelePresence-Systemen beim Ansetzen von
Meetings, auf Seite 9.
c) Geben Sie ein Meeting-Passwort für eingeladene WebEx-Benutzer ein. Wenn für ein Meeting ein Passwort
erforderlich ist, wird das Feld durch ein Sternchen gekennzeichnet.
Hinweis
Das Passwort für das WebEx-Meeting unterscheidet sich nicht von der PIN, die Sie für ein
TelePresence-Meeting angeben müssen. Weitere Informationen zur PIN finden Sie unter
Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen, auf Seite 12.
d) (Optional) Aktivieren Sie die Option Passwort aus E-Mail-Einladung entfernen, um das Meeting sicherer
zu machen.
e) (Optional) Wählen Sie die Option Alternativen Gastgeber auswählen aus, um einen oder mehrere
zusätzliche Gastgeber auszuwählen, die das Meeting starten und ausführen dürfen, bis Sie beitreten.
f) (Optional) Wählen Sie Erweiterte WebEx-Einstellungen, um zusätzliche Details wie Audio-Verbindung
und Registrierung anzugeben. Einzelheiten finden Sie unter Informationen zu erweiterten
WebEx-Einstellungen, auf Seite 10.
g) (Optional) Geben Sie die Anzahl der zusätzlichen Video-Einwahlteilnehmer, die sich in das Meeting
einwählen dürfen, in das Feld Video-Einwahlteilnehmer hinzufügen ein.
Mit dieser Option können Sie Kapazität für weitere Benutzer reservieren, die persönliche
Videokonferenz-Systeme wie die Cisco TelePresence EX-Serie oder Geräte mit Cisco Jabber-Anwendungen
verwenden. Die von Ihnen eingegebene Anzahl schließt alle TelePresence-Systeme aus, die Sie in den
Feldern An und Standort hinzufügen. Sie sollten die empfohlene Anzahl für Ihre Site kennen und dieses
empfohlene Limit nicht überschreiten.
h) (Optional) Wählen Sie Erweiterte TelePresence-Einstellungen, um zusätzliche Details festzulegen,
beispielsweise Einwahl- und Rückrufeinstellungen. Einzelheiten finden Sie unter Informationen zu
erweiterten TelePresence-Einstellungen, auf Seite 12.
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Legen Sie Informationen und Einstellungen für das Meeting fest und wählen Sie dann Senden aus.
Fügen Sie Teilnehmer für das WebEx-Meeting im Feld An des Outlook-Meetings hinzu.
Wählen Sie ein Thema für das Meeting im Feld Betreff des Outlook-Meetings aus.
Geben Sie die Anfangs- und Endzeiten des Meetings und, falls relevant, die Wiederholungsoptionen an.
Hinzufügen von TelePresence-Systemen beim Ansetzen von Meetings
Mit der Integration in Outlook können Sie TelePresence-Systeme einfach einem Meeting hinzufügen, das Sie
ansetzen. Im Dialogfeld „TelePresence-Räume auswählen“ werden alle TelePresence-Systeme in Ihrer
Organisation angezeigt. Sie müssen so keine umfangreiche globale Adressliste Ihrer Organisation durchsuchen.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
9
Ansetzen eines Meetings
Informationen zu erweiterten WebEx-Einstellungen
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Stellen Sie sicher, dass Sie sich in einem Meeting-Fenster befinden und der Bereich „Meeting-Optionen“
geöffnet ist.
Wählen Sie TelePresence-Räume hinzufügen aus.
Das Dialogfeld „TelePresence-Räume auswählen “ wird angezeigt.
Durchsuchen Sie die Systeme, oder suchen Sie mithilfe der folgenden Optionen:
• Suchen: Geben Sie Text ein, der Teil des Raumnamens ist. Auf diese Weise erfolgt keine Suche nach
dem Standort.
• Standort: Wählen Sie einen Standort aus, um nur die Räume an diesem Standort anzuzeigen.
Schritt 4
Schritt 5
Wählen Sie die Systeme aus, die Sie hinzufügen möchten.
Wählen Sie Räume > OK aus.
Alternativ können Sie mit dem Outlook-Adressbuch oder der Raumsuche nach TelePresence-Systemen in
allen Räumen Ihrer Organisation suchen. Die mit TelePresence ausgestatteten Räume sind jedoch
möglicherweise in der Liste nicht einfach zu erkennen und ihre Standorte nicht unbedingt eindeutig.
Hinweis
Alle von Ihnen ausgewählten TelePresence-Räume müssen auch in der Cisco TelePresence
Management Suite Erweiterung für Microsoft Exchange (Cisco TMSXE) aufgeführt werden.
Andernfalls kann für die Räume keine Planung erfolgen.
Informationen zu erweiterten WebEx-Einstellungen
Mithilfe dieser Optionen können Sie die Standardeinstellungen für WebEx-Meetings anpassen. Einige Optionen
sind nicht verfügbar, wenn sie von Ihrem Administrator ausgeschaltet wurden.
Option
Zweck …
Serviceart
Wählen Sie den Typ des anzusetzenden Meetings aus.
Wenn Sie ein gemeinsames Meeting mit WebEx und TelePresence ansetzen, ist
TelePresence der Standard-Typ für das Meeting.
Meeting-Passwort
Geben Sie ein Passwort für den Beitritt zum WebEx-Meeting an.
Wenn Sie festlegen, dass ein Passwort erforderlich ist, müssen Benutzer, die nicht über
die E-Mail-Einladung beitreten oder zum Zeitpunkt des Beitritts nicht bei der WebEx-Site
angemeldet sind, ein Passwort angeben, um dem Meeting beitreten zu können. Benutzer,
die über die E-Mail-Einladungen beitreten oder zum Zeitpunkt des Beitritts bei der
WebEx-Site angemeldet sind, müssen kein Passwort bereitstellen.
Passwort aus der E-Mail-Einladung
entfernen
Meeting-Passwort aus den E-Mail-Einladungen entfernen
Bei aktivierter Option müssen Sie den eingeladenen Benutzern das Passwort auf andere
Weise zukommen lassen.
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10
Ansetzen eines Meetings
Informationen zu erweiterten WebEx-Einstellungen
Option
Zweck …
Dieses Meeting auf der WebEx-Site
auflisten
Zeigt dieses Meeting in den Meeting-Kalendern auf Ihrer WebEx-Site an
Teilnehmer können dem Meeting [x]
Minuten vor Beginn des Meetings
beitreten
Hier können Sie zulassen, dass eingeladene Teilnehmer dem Meeting während einer
festgelegten Anzahl von Minuten vor der angesetzten Startzeit beitreten.
Wenn Sie diese Option deaktivieren oder auf „0 Minuten“ festlegen, müssen
Sie das Meeting starten, bevor eingeladene Teilnehmer beitreten können.
Hinweis
Registerkarte „Audio & Tracking“
Option
Zweck …
Konferenztyp
Zeigen Sie Ihren Teilnehmern, wie sie beim Meeting Audio nutzen können:
• Keine: Das Meeting hat kein Audio. Sie können Audio mithilfe einer anderen
Methode als dem Meeting-Dienst bereitstellen.
• WebEx Audio: Das Meeting beinhaltet einen integrierten Audio-Dienst. Wählen
Sie eine oder beide der folgenden Aktionen aus:
◦ Teilnehmern globale Einwahlnummern anzeigen: Zeigt Einwahlnummern
an, die Teilnehmer in anderen Ländern anrufen können, um den Audio-Dienst
zu nutzen.
◦ Gebührenfreie Nummer anzeigen: Zeigt gebührenfreie Nummern an, die
Teilnehmer anrufen können, um den Audio-Dienst zu nutzen.
• Anderer Telekonferenz-Dienst: Das Meeting umfasst von einem anderen Dienst
bereitgestellte Audio-Inhalte. Die von Ihnen in das Textfeld eingegebenen
Anweisungen werden in den E-Mail-Einladungen angezeigt.
• Nur VoIP verwenden: Die Teilnehmer stellen über ihre Computer eine Verbindung
mit Audio her.
Ton bei Beitritt und Verlassen
Wählen Sie bei Auswahl von WebEx Audio eine der folgenden Optionen:
• Piepton: Ein einfacher Ton wird abgespielt.
• Name bekannt geben: Nach Herstellung der Audioverbindung zeichnen die
Teilnehmer ihre Namen auf. Wenn ein Teilnehmer einem Meeting beitritt oder
dieses verlässt, wir die Aufzeichnung des Namens wiedergegeben.
• Kein Ton: Es wird kein Ton abgespielt.
Tracking-Code
Geben Sie die Abteilung, das Projekt oder andere Informationen an, die Ihre Organisation
mit den Meetings verknüpfen möchte. Tracking-Codes können optional oder erforderlich
sein. Dies hängt davon ab, wie sie vom Site-Administrator eingerichtet wurden.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
11
Ansetzen eines Meetings
Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen
Registerkarte „Registrierung“
Option
Zweck …
Teilnehmer-Registrierung anfordern
Um dem Meeting beitreten zu können, müssen sich alle eingeladenen Teilnehmer
registrieren. Eingeladene Teilnehmer können erst dann dem Meeting beitreten, wenn Sie
die Registrierungsanfrage akzeptieren.
Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Option Teilnehmer können dem Meeting [x]
Minuten vor der Startzeit beitreten nicht ausgewählt ist.
Alle Registrierungsanfragen
automatisch genehmigen
Alle Registrierungsanfragen werden automatisch genehmigt.
Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, müssen Sie Registrierungsanfragen in „Mein
WebEx“ auf Ihrer WebEx-Site akzeptieren.
Registerkarte „Ressourcen“
Option
Zweck …
Vorlagen für die Registerkarte
„Informationen“
Wählen Sie eine Vorlage für die Registerkarte Informationen aus, die während des
Meetings im Inhaltsbetrachter angezeigt wird. Die Registerkarte Informationen enthält
Informationen zum Meeting, z. B. den Namen des Gastgebers des Meetings, die
Telefonnummern für die Audioverbindung und die Gastgeber-Kennnummer (nur für den
Gastgeber).
Hinweis
Alternativer Gastgeber
Sie können nur dann eine andere Vorlage auswählen, wenn mindestens eine
angepasste Vorlage für die Registerkarte Informationen verfügbar ist. Der
Administrator kann Vorlagen für Ihre WebEx-Site hinzufügen.
Wählen Sie einen oder mehrere alternative Gastgeber aus. Einer dieser Gastgeber kann
das Meeting starten und führen, bis Sie ihm beitreten.
In diesem Feld sind nur Personen ausgeführt, die über Gastgeberkonten auf Ihrer
WebEx-Site verfügen.
Präsentation automatisch wiedergeben, Die Präsentation wird automatisch für die Teilnehmer wiedergegeben, bevor der Gastgeber
bevor der Gastgeber dem Meeting
selbst zum Meeting stößt.
beitritt
Als Standard speichern: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden alle Einstellungen als Standard gespeichert.
Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen
Mit diesen Optionen können Sie Ihr TelePresence-Meeting anpassen.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
12
Ansetzen eines Meetings
Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen
Option
Verwendungszweck
Meeting-PIN
Sie erstellen ein numerisches Passwort, sodass sich keine Person willkürlich in das
TelePresence-Meeting einwählen kann.
Die PIN ist in der Einladungs-E-Mail enthalten. Eingeladene müssen die PIN eingeben, um dem
TelePresence-Meeting beitreten zu können.
Die PIN für ein TelePresence-Meeting ist nicht mit dem Kennwort für das WebEx-Meeting
identisch. Weitere Details zum Passwort für WebEx-Meetings finden Sie in Informationen zu
erweiterten WebEx-Einstellungen, auf Seite 10.
Kostenstelle
Geben Sie die Kostenstelle für dieses Meeting ein, wenn Ihr Administrator nicht bereits eine
festgelegt hat.
Die TelePresence-Kostenstelle ist nicht mit dem WebEx-Tracking-Code identisch. Weitere
Informationen finden Sie unter Informationen zu erweiterten WebEx-Einstellungen, auf Seite
10.
Angesetzte Systeme
Mit diesen Optionen definieren Sie, wie die angesetzten TelePresence-Systeme zur geplanten
Startzeit mit dem Meeting verbunden werden können:
Systemstandard verwenden: Verwenden Sie die Standardverbindungsmethode, die vom
Administrator angegeben wird.
Automatisch beitreten: Die angesetzten Systeme können sich zur Startzeit automatisch mit dem
Meeting verbinden
Wählen Sie Meeting, um beizutreten: In den angesetzten Systemen ist eine Schaltfläche für das
Meeting und die Einwahlinformationen verfügbar. Wählen Sie diese Option, wenn Teilnehmer
über die Schaltfläche der Sitzung beitreten können.
Leiten Sie bei Systemen, die diese Option nicht unterstützen, den Eingeladenen die
E-Mail-Einladung zu, die die Einwahlinformationen enthält.
Nur Räume reservieren: Die physischen Räume werden reserviert, Verbindungen mit den
Systemen sind zur Startzeit jedoch nicht möglich.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
13
Ansetzen eines Meetings
Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines Nur-Audio-Meetings
Option
Verwendungszweck
TelePresence-Einwahl- und
Rückrufeinstellungen
Wählen Sie Hinzufügen, um Verbindungsmethoden für Geräte und Systeme anzugeben, die sich
nicht in der Liste der angesetzten Systeme befinden.
Registerkarte „Einwahl“
Wählen Sie den Verbindungstyp SIP-Audio oder SIP-Video aus. Geben Sie dann die Anzahl der
Personen ein, die sich mit dem ausgewählten Verbindungstyp einwählen können. Die Zahl bezieht
sich eigentlich auf die Anzahl der Geräte. Wenn vier Personen dem Meeting mit einem Gerät
beitreten, zählt dieses Gerät einmal.
Sie können an Eingeladene die E-Mail-Einladung mit den Einwahlinformationen weiterleiten.
Die Zahl, die Sie unter x Personen dürfen sich einwählen für die Einwahl mit der
SIP-Videoverbindung angeben, entspricht der im Bereich „Meeting-Optionen“ für
die Option x mehr Teilnehmern den Zutritt über Videogeräte erlauben angegebenen
Zahl.
Registerkarte „Rückruf“
Hinweis
Wählen Sie den Verbindungstyp IP-Video, IP-Audio, ISDN-Video, ISDN-Audio, SIP-Video
oder SIP-Audio aus und geben Sie die Kontaktinformationen der eingeladenen Personen ein. Ihre
Geräte werden zur angesetzten Startzeit automatisch verbunden.
Bearbeiten von Einstellungen
Zum Bearbeiten oder Löschen einer von Ihnen hinzugefügten Verbindungsmethode wählen Sie
Bearbeiten oder Löschen.
Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines
Nur-Audio-Meetings
Mit der Integration in Outlook können Sie ein WebEx Persönliche Konferenz Meeting ansetzen, wenn Ihre
Site WebEx Audio verwendet, oder ein Nur-Audio-Meeting, wenn Ihre Site Telefondienstleister (TSP)-Audio
verwendet, ohne dass Sie auf Ihre WebEx-Site gehen müssen. Eine persönliche Konferenz beginnt als
Audio-Meeting, aber die Online-Komponenten sind bei Bedarf jederzeit verfügbar.
• Mit der Integration in Outlook können Sie Folgendes ansetzen:
◦ WebEx Persönliche Konferenz Meeting, wenn Ihre Site WebEx Audio verwendet. Eine persönliche
Konferenz beginnt als Audio-Meeting, aber die Online-Komponenten sind jederzeit verfügbar.
◦ Nur-Audio-Meeting, wenn Ihre Site Telefondienstleister (TSP)-Audio verwendet.
• Wenn Sie bei bestimmten Telefondienstleister (TSP)-Audio-Konten mehrere CMR Hybrid-Meetings
ansetzen, die nacheinander beginnen und das erste Meeting über die geplante Zeit hinaus dauert, wird
das zweite Meeting automatisch beendet. Zur Behebung dieses Problems können Sie zwei unterschiedliche
TSP-Audio-Konten mit unterschiedlichen Zugriffscodes für Gastgeber einrichten. Dann wird ein Konto
für das erste Meeting und das zweite Konto für das zweite Meeting verwendet. Alternativ können Sie
Ihren Administrator bitten, die Option im TelePresence-System zu deaktivieren, die Meetings automatisch
verlängert.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
14
Ansetzen eines Meetings
Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines Nur-Audio-Meetings
Wenn Sie eine Persönliche Konferenz oder ein Nur-Audio-Meeting ansetzen, enthält die Meeting-Einladung,
die Sie als Gastgeber erhalten, den Zugriffscode für Gastgeber, mit dem Sie die Audio-Komponente Ihres
Meetings starten. Für Persönliche Konferenz Meetings enthält sie außerdem die Gastgeber-Kennnummer, mit
der Sie Gastgeberprivilegien zurückfordern können.
Wenn Sie zwei aufeinander folgende CMR-Hybrid-Meetings ansetzen, bei denen das zweite Meeting sofort
nach Ende des ersten Meetings beginnt, und das TelePresence-Planungssystem das erste Meeting automatisch
über das angesetzte Ende hinaus verlängert, kann es bei manchen Telefonie-Dienstanbietern vorkommen,
dass das zweite Meeting sofort beendet wird. Dies liegt daran, dass ein Gastgeber-Zugriffscode nicht für beide
Meetings gleichzeitig verwendet werden kann. Zur Behebung dieses Problems können Sie zwei unterschiedliche
TSP-Audiokonten mit unterschiedlichen Zugriffscodes für Gastgeber einrichten. Dann wird ein Konto für
das erste Meeting und das zweite Konto für das zweite Meeting verwendet. Alternativ können Sie Ihren
Administrator bitten, die Option im TelePresence-System zu deaktivieren, die Meetings automatisch verlängert.
Verfahren
Schritt 1
Wählen Sie im Outlook-Fenster die Option Meeting ansetzen.
Alternativ können Sie ein neues Meeting-Element öffnen und aus der Symbolleiste die Schaltfläche Persönliche
Konferenz hinzufügen oder Nur-Audio-Meeting hinzufügen auswählen.
Schritt 2
Legen Sie im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ folgende Optionen fest:
a) Wählen Sie auf der Registerkarte „Audio & Tracking“ für den Typ der Audioverbindung eine der
folgenden Optionen aus:
• Wenn Sie WebEx Audio verwenden, wählen Sie Persönliche Konferenz und dann das Persönliche
Konferenzkonto aus, das Sie verwenden möchten.
Falls Sie kein Persönliches Konferenzkonto haben, müssen Sie zunächst eines anlegen.
• Wenn Sie Telefondienstleister (TSP)-Audio verwenden, wählen Sie „Telekonferenz-Dienst“ und
dann das Persönliche Konferenzkonto aus, das Sie verwenden möchten.
b) (Optional) Geben Sie für die Online-Komponente der Persönlichen Konferenz eine Meeting-Kennnummer
für die eingeladenen WebEx-Teilnehmer ein. Wenn Ihre Site für ein Meeting ein Passwort erfordert, wird
das Feld durch ein Sternchen gekennzeichnet.
Hinweis
Das Passwort für das WebEx-Meeting unterscheidet sich nicht von der PIN, die Sie für ein
TelePresence-Meeting angeben müssen. Weitere Informationen zur PIN finden Sie unter
„Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen“.
c) (Optional) Aktivieren Sie die Option „Passwort aus E-Mail-Einladung entfernen“, um den Online-Teil
Ihres Meetings sicherer zu machen.
d) (Optional) Wählen Sie mindestens einen anderen Gastgeber aus, der den Online-Teil Ihres Meetings starten
und ausführen kann, bis Sie beitreten.
e) (Optional) Wählen Sie Erweiterte WebEx-Einstellungen, um zusätzliche Details wie Audio-Verbindung
und Registrierung anzugeben. Einzelheiten finden Sie unter „Informationen zu erweiterten
WebEx-Einstellungen“.
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Fügen Sie Eingeladene im Feld An des Outlook-Meetings hinzu.
Geben Sie das Thema für das Meeting im Feld Betreff des Outlook-Meetings ein.
Geben Sie die Anfangs- und Endzeiten des Meetings und, falls relevant, die Wiederholungsoptionen an.
Wählen Sie Senden aus.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
15
Ansetzen eines Meetings
Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines Nur-Audio-Meetings
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
16
KAPITEL
3
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer
Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf
• Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf – Übersicht, Seite
17
• Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site, Seite 18
• Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook, Seite 19
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle
WebEx-Meetings ansetzen darf – Übersicht
Die Integration in Outlook ermöglicht es Ihnen, einen Stellvertreter zu ernennen, der in Ihrem Auftrag Meetings
ansetzen und bearbeiten kann.
Wenn Sie beispielsweise regelmäßig WebEx-Meetings abhalten müssen, können Sie Ihrem Assistenten die
Genehmigung erteilen, für Sie Meetings anzusetzen.
Nach Erhalt der Berechtigung kann Ihr Stellvertreter Meetings in Ihrem Auftrag ansetzen, ändern, stornieren
und starten.
Führen Sie beide Schritte aus, um einen Stellvertreter zu ernennen, der für Sie Meetings ansetzen kann:
• Erteilen Sie dem Stellvertreter auf der WebEx-Site die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings.
Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site, auf Seite 18.
• Teilen Sie in Microsoft Outlook Ihren Kalender mit dem Stellvertreter. Einzelheiten finden Sie unter
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook, auf Seite 19.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
17
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site
Wichtig
• Ein von Ihrem Stellvertreter mit WebEx-Produktivitätswerkzeugen angesetztes Meeting wird in
Ihrem Kalender angezeigt. Wenn Sie es bearbeiten möchten, müssen Sie dieselbe Version der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge verwenden.
• Sie können Ihrem Stellvertreter die Genehmigung zum Ansetzen von Meetings jederzeit entziehen.
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site
Um einen Stellvertreter zu ernennen, weisen Sie ihm die Ansetzberechtigungen auf der Seite „Mein WebEx
– Präferenzen“ auf Ihrer WebEx-Site zu. Auf diese Seite können Sie direkt aus Outlook zugreifen.
Wenn Sie die Seite „Präferenzen“ ohne den Umweg über Microsoft Outlook aufrufen möchten, melden Sie
sich stattdessen bei Ihrer WebEx-Site an und klicken Sie auf Mein WebEx > Präferenzen > „Optionen zum
Ansetzen“ erweitern.
Neben der Erteilung von Berechtigungen zum Ansetzen von Meetings müssen Sie Ihren Kalender in Outlook
mit dem Stellvertreter teilen. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook,
auf Seite 19.
Wichtig
• Wenn die Option zum Ernennen eines Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site nicht angezeigt wird,
bitten Sie Ihren Site-Administrator, diese Funktion zu aktivieren.
• Ihr Stellvertreter muss ebenfalls über ein WebEx-Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site verfügen.
• Die E-Mail-Adressen für Ihr Konto und das Konto Ihres Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site müssen
mit denen in Outlook identisch sein.
Verfahren
Schritt 1
Befolgen Sie in Abhängigkeit von Ihrer Outlook-Version die folgenden Schritte:
• Wählen Sie in Outlook 2010, 2013 und 2016 den Pfeil auf der Schaltfläche Meeting ansetzen. Wählen
Sie dann Berechtigung zum Ansetzen festlegen.
• Wählen Sie in Outlook 2007 den Pfeil auf der Schaltfläche WebEx. Wählen Sie dann Berechtigung
zum Ansetzen festlegen.
Die Seite „My WebEx – Präferenzen“ wird mit erweiterten Optionen zum Ansetzen angezeigt.
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Klicken Sie unter Genehmigung zum Ansetzen von Meetings auf Gastgeber auswählen.
Wählen Sie im geöffneten Fenster Gastgeber wählen die E-Mail-Adresse des Stellvertreters aus, und klicken
Sie dann auf Hinzufügen > OK.
Wählen Sie auf der Seite „Mein WebEx – Präferenzen“ die Option Speichern.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
18
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
Um eine Person zu Ihrem Stellvertreter zu ernennen, müssen Sie Ihren Kalender in Outlook mit ihr teilen.
Sie müssen Ihren Kalender mit Ihrem Stellvertreter in Outlook teilen und ihm darüber hinaus noch die
Genehmigung zum Ansetzten von Meetings auf Ihrer WebEx-Site erteilen. Einzelheiten finden Sie unter
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site, auf Seite 18.
Wichtig
• Stellen Sie sicher, dass der Kalender, den Sie mit Ihrem Stellvertreter teilen, sich nicht in Ihrem
persönlichen Ordner in Outlook befindet. Ihr Stellvertreter kann nur auf Ihren Kalender zugreifen,
wenn sich dieser in einem öffentlichen Ordner befindet.
• Der Name des zu ernennenden Stellvertreters muss sich in der globalen Adressliste in Ihrem Outlook
befinden.
Verfahren
Schritt 1
Befolgen Sie in Abhängigkeit von Ihrer Outlook-Version die folgenden Schritte:
• (Outlook 2007) Wählen Sie Extras > Optionen > Registerkarte „Stellvertretungen“> Hinzufügen
aus. Wählen Sie den Namen des Stellvertreters und danach Hinzufügen > OK aus.
• (Outlook 2010, 2013 und 2016) Wählen Sie Datei > Kontoeinstellungen > Zugriffsrechte für
Stellvertretung > Hinzufügenaus. Wählen Sie den Namen des Stellvertreters und dann Hinzufügen >
OK.
Schritt 2
Schritt 3
Wählen Sie im Dialogfeld „Berechtigungen des Stellvertreters“ in der Liste Kalender die Option Editor
(kann Elemente lesen, erstellen und ändern) aus, und klicken Sie auf OK.
Wählen Sie OK aus.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
19
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
20
KAPITEL
4
Für einen anderen Gastgeber planen
• Ansetzen für einen anderen Gastgeber – Übersicht, Seite 21
• Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber, Seite 22
Ansetzen für einen anderen Gastgeber – Übersicht
Die folgende Vorgehensweise ist nur für Stellvertreter vorgesehen.
Sie können ein Meeting im Namen eines anderen Gastgebers ansetzen, wenn dieser Ihnen die Berechtigung
hierzu erteilt hat.
Wenn Sie beispielsweise der Assistent eines Direktors sind, der regelmäßig WebEx-Meetings durchführen
muss, kann dieser Ihnen die Genehmigung erteilen, Meetings in seinem Namen anzusetzen.
Wenn Ihnen die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings durch einen anderen Gastgeber erteilt wurde,
können Sie für ihn Meetings ansetzen, bearbeiten und stornieren.
Stellen Sie vor dem Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber Folgendes sicher:
• Sie verfügen über ein WebEx-Gastgeberkonto. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um einen
WebEx-Gastgeber-Account zu erhalten.
• Die Integration in Outlook ist in Ihrer Outlook-Version installiert.
• Der eigentliche Gastgeber:
◦ erteilt Ihnen die Berechtigung, Meetings auf der WebEx-Site anzusetzen.
◦ wählt Sie in Microsoft Outlook als Stellvertreter aus und teilt seinen Kalender mit Ihnen.
Hinweis
• Nachdem Sie das Meeting im Auftrag eines anderen Gastgebers angesetzt haben, können Sie das
Meeting, sofern erforderlich, ebenfalls für ihn starten. Einzelheiten finden Sie unter Starten eines
Meetings für einen anderen Gastgeber, auf Seite 22.
• Der eigentliche Gastgeber kann Ihnen die Berechtigung zum Ansetzen jederzeit entziehen.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
21
Für einen anderen Gastgeber planen
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen
Gastgeber
Die folgende Aufgabe ist nur für Stellvertreter vorgesehen.
• Ein von Ihrem Stellvertreter mit WebEx-Produktivitätswerkzeugen angesetztes Meeting wird in Ihrem
Kalender angezeigt.
• Verwenden Sie dieselbe Version der WebEx-Produktivitätswerkzeuge wie Ihr Stellvertreter, um das
vom Stellvertreter eingerichtete Meeting zu bearbeiten.
• Zum Ansetzen eines Meetings oder Termins für einen anderen Gastgeber muss der Gastgeber zuerst
seinen Outlook-Kalender mit Ihnen teilen.
• Sie können Ihrem Stellvertreter die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings jederzeit entziehen.
Verfahren
Schritt 1
Öffnen Sie den Kalender des eigentlichen Gastgebers in Outlook wie folgt:
a) Klicken Sie im Menü Datei auf Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers.
b) Geben Sie den Namen des gegenwärtigen Gastgebers ein, oder klicken Sie auf Name, um den Namen des
eigentlichen Gastgebers auszuwählen.
c) Wählen Sie die Option Kalender in der Liste Ordnertyp und danach OK aus.
Schritt 2
Schritt 3
Wählen Sie den Kalender des eigentlichen Gastgebers durch einmaliges Klicken aus.
Öffnen Sie ein neues Besprechungsanfrage-Fenster oder Termin-Fenster in Outlook, und geben Sie dann
Informationen und Einstellungen für das Meeting ein.
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Verfahren
Schritt 1
Öffnen Sie den Kalender des eigentlichen Gastgebers in Outlook wie folgt:
a) Klicken Sie im Menü Datei auf Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers.
b) Geben Sie den Namen des gegenwärtigen Gastgebers ein, oder klicken Sie auf Name, um den Namen des
Gastgebers auszuwählen.
c) Wählen Sie die Option Kalender in der Liste Ordnertyp und danach OK aus.
Der geteilte Kalender wird angezeigt.
Schritt 2
Schritt 3
Doppelklicken Sie auf das Meeting-Element im Kalender des anderen Gastgebers.
Befolgen Sie zum Starten des Meetings die Anweisungen in der E-Mail-Nachricht, und stellen Sie sicher,
dass Sie sich bei Ihrem eigenen WebEx-Gastgeberkonto auf der WebEx-Site anmelden.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
22
Für einen anderen Gastgeber planen
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
23
Für einen anderen Gastgeber planen
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
24
KAPITEL
5
Bearbeiten eines angesetzten Meetings
• Bearbeiten eines angesetzten Meetings, Seite 25
• Stornieren eines angesetzten Meetings, Seite 26
Bearbeiten eines angesetzten Meetings
Nachdem Sie ein Meeting über die Integration in Outlook angesetzt haben, können Sie es jederzeit mit Outlook
bearbeiten. Sie können beispielsweise seine Startzeit ändern, ein neues Passwort für das Meeting angeben,
weitere Benutzer einladen und verschiedene Audio-Optionen auswählen.
Nach dem Bearbeiten eines angesetzten Meetings verschickt die Integration in Outlook eine aktualisierte
Meeting-Einladung und aktualisiert außerdem die Meeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Site.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Öffnen Sie in Ihrem Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting.
Nehmen Sie die Änderungen vor.
Beispiel:
• Ändern Sie die Einstellungen für das WebEx- oder TelePresence-Meeting im Bereich „Meeting-Optionen“.
• Um ein Wiederholungsmuster hinzuzufügen oder zu ändern, wählen Sie Wiederholung.
Schritt 3
Wenn Sie die aktualisierte Meeting-Einladung senden und das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender
speichern möchten, klicken Sie auf Aktualisierung senden.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
25
Bearbeiten eines angesetzten Meetings
Stornieren eines angesetzten Meetings
Hinweis
• Wenn Sie ein reines WebEx-Meeting über Ihre WebEx-Site bearbeiten oder stornieren,
werden die Änderungen in Outlook nicht angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die Startzeit
des Meetings über die Site ändern, wird in Ihrem Outlook-Kalender weiterhin die alte
Startzeit angezeigt. Aus diesem Grund sollten Sie ein reines WebEx-Meeting nur in Outlook
bearbeiten, wenn Sie das Meeting auch in Outlook angelegt haben.
• Wenn Sie mit der Integration in Outlook die Meeting-Einstellungen für ein wiederkehrendes
Meeting ändern, sollten Sie die Änderungen auf die gesamte Meeting-Serie anwenden.
Beispiel: Wenn Sie die Änderungen nur auf einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden
gemeinsamen Meetings anwenden, sind die Änderungen nicht auf Ihrer WebEx-Site, sondern
in Outlook und dem TelePresence-System gültig. Benutzer können dem Meeting weiterhin
zur neuen Zeit beitreten, weil es in Outlook aktualisiert wurde. Das Meeting wird jedoch
mit der alten Zeit auf der WebEx-Site angezeigt.
Die Integration in Outlook stellt eine Verbindung zu Ihrer WebEx-Site her und aktualisiert das Meeting auf
der Site.
Stornieren eines angesetzten Meetings
Wenn Sie ein Meeting mit der Integration in Outlook ansetzen, können Sie das Meeting in Outlook stornieren.
Nachdem Sie ein Meeting in Outlook storniert haben, kontaktiert die Integration in Outlook Ihre WebEx-Site
und löscht das Meeting von der WebEx-Site.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Öffnen Sie das Meeting-Element über Ihren Outlook-Kalender.
Wählen Sie Meeting stornieren aus.
Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Ja.
Wählen Sie Stornierung senden aus.
Hinweis
Wenn Sie ein reines WebEx-Meeting über Ihre WebEx-Site bearbeiten oder stornieren, werden
die Änderungen in Outlook nicht angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die Startzeit des Meetings
über die Site ändern, wird in Ihrem Outlook-Kalender weiterhin die alte Startzeit angezeigt. Aus
diesem Grund sollten Sie ein reines WebEx-Meeting nur in Outlook bearbeiten, wenn Sie das
Meeting auch in Outlook angelegt haben.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
26
KAPITEL
6
Beitreten zu einem Meeting
• Beitreten zu einem Meeting, Seite 27
Beitreten zu einem Meeting
WebEx- und TelePresence-Meeting
Wenn Sie ein WebEx- und TelePresence-Meeting mit der CMR Hybrid-Integration ansetzen, erhalten Benutzer
E-Mail-Einladungen mit Informationen zum Beitritt aus entweder einem WebEx- oder einem
TelePresence-System. Sie haben folgende Möglichkeiten, einem WebEx- und TelePresence-Meeting beizutreten:
• Benutzer, die zu einem WebEx-Meeting eingeladen wurden, können über den in Ihren Mail-Einladungen
enthaltenen Link „Meeting“ beitreten. In der E-Mail-Nachricht sind auch Meeting-Passwort,
Meeting-Kennnummer (falls relevant) und Einwahlnummer aufgeführt.
• Die reservierten TelePresence-Systeme sind zur Startzeit entsprechend der beim Ansetzen angegebenen
Verbindungsmethode mit dem Meeting verbunden.
Benutzer, die sich über ihre persönlichen Videogeräte beim TelePresence-Meeting einwählen, können
die Videoadresse von ihren E-Mail-Einladungen abrufen.
Reines WebEx-Meeting
Wenn Sie ein reines WebEx-Meeting ansetzen, erhalten Benutzer E-Mail-Einladungen, die nur die
Informationen zum Beitritt über WebEx enthalten.
Reines TelePresence-Meeting
Wenn Sie ein reines TelePresence-Meeting ansetzen, erhalten Benutzer E-Mail-Einladungen, die nur die
Informationen zum Beitritt über ein TelePresence-System enthalten.
Meeting-Einladung
Die Meeting-Einladung enthält weitere Informationen, die Sie möglicherweise benötigen, um dem Meeting
beizutreten, z. B. die Meeting-Kennnummer oder den Zugriffscode, das Meeting-Passwort und das numerische
Meeting-Passwort, wenn Sie über ein Videosystem oder Telefon beitreten.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
27
Beitreten zu einem Meeting
Beitreten zu einem Meeting
Wählen Sie den angegebenen Link unten in der E-Mail-Einladung, wenn Sie der Gastgeber sind und die
Gastgeber-Kennnummer und den Zugriffscode für Gastgeber benötigen.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
28
KAPITEL
7
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
• Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge – Übersicht, Seite 29
• Zugreifen auf das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“, Seite 29
• Informationen zur Registerkarte „Konto“, Seite 30
• Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“, Seite 31
• Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“, Seite 32
• Informationen über die Registerkarte „Tools“, Seite 34
• Version der Produktivitätswerkzeuge überprüfen, Seite 35
• Nach Aktualisierung suchen, Seite 36
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge – Übersicht
Die Optionen für die WebEx Produktivitätswerkzeuge legen Sie im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ fest.
Das Dialogfeld umfasst diese Registerkarten:
• Konto
• Einstellungen zu „Jetzt treffen“
• Angesetzte Meetings
• Tools
Zugreifen auf das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“
Auf das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ können Sie über WebEx und einige andere Anwendungen
zugreifen:
• Zum Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ wählen Sie im Startmenü Start > Programme >
WebEx > Produktivitätswerkzeuge > WebEx-Einstellungen aus.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
29
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Konto“
• Zum Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ wählen Sie im
WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich WebEx-Einstellungen bearbeiten aus.
• Falls Sie das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ im WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich öffnen
möchten, dieser jedoch nicht geöffnet ist, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
• Doppelklicken Sie auf das Symbol „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ auf Ihrem Desktop.
• Gehen Sie zu Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge >
WebEx-Produktivitätswerkzeuge.
• So greifen Sie über das Taskleistensymbol für die WebEx-Produktivitätswerkzeuge auf das Dialogfeld
„WebEx-Einstellungen“ zu:
1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Taskleistensymbol für die
WebEx-Produktivitätswerkzeuge.
2 Wählen Sie aus dem Menü die Option „WebEx-Einstellungen“.
• Wählen Sie zum Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ in Microsoft Outlook im WebEx-Menü
Kontoeinstellungen aus.
• Wählen Sie zum Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ in Microsoft Office, Microsoft Word,
Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint WebEx-Einstellungen aus.
Informationen zur Registerkarte „Konto“
Mit den Konto-Optionen können Sie sich bei der WebEx-Site anmelden.
• Site-URL: Geben Sie hier die URL zur WebEx Meeting Center-Site ein, bei der Sie sich anmelden
möchten. Beispiel für URL-Format: company.webex.com
Hinweis
Wenn Sie die URL für eine Site eingeben, die die TelePresence-Integration nicht
unterstützt, können Sie für diese Seite Nur-WebEx-Meetings ansetzen und auf die
entsprechende Dokumentation zugreifen.
• Benutzername: Geben Sie den Benutzernamen für ein Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site ein
• Passwort: Geben Sie das Passwort für das Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site ein.
• Mein Passwort speichern: Speichert den eingegebenen Benutzernamen und das zugehörige Passwort,
sodass Sie Ihren Benutzernamen und Ihre Site-URL bei der nächsten Anmeldung nicht mehr eingeben
müssen.
• Passwort vergessen?: Öffnet die Seite „Passwort vergessen?“ auf Ihrer WebEx-Site. Hier können Sie
eine Anforderung zur Erstellung eines neuen Passworts senden.
• Passwort ändern: Öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie ein neues Passwort eingeben können.
• Sprache: Überprüfen Sie, welche Sprache derzeit für Ihre WebEx-Site ausgewählt ist.
• Land: Überprüfen Sie, welches Land bzw. welche Ländereinstellung derzeit für Ihre WebEx-Site
ausgewählt ist.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
30
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“
• Zeitzone: Überprüfen Sie, welche Zeitzone derzeit für Ihre WebEx-Site ausgewählt ist.
• Einstellungen für die WebEx-Dienst-Website ändern: Öffnen Sie die Seite Mein WebEx > Mein
Profil auf Ihrer WebEx-Site, und nehmen Sie Änderungen an Ihrem Profil vor.
• Aktualisieren: Aktualisiert das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ mit den neuesten Einstellungen aus
der WebEx-Site.
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“
Die Einstellungen „Jetzt treffen“ haben Auswirkungen auf Instant-Meetings, die Sie mit Jetzt treffen in
Microsoft Outlook, dem WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich und anderen Anwendungen starten.
Option
Zweck …
Meetingvorlage
Wählen Sie die für das Instant-Meeting zu verwendende Vorlage aus.
Thema des Meetings
Geben Sie das Standardthema für das Instant-Meeting ein.
Meeting-Passwort
Geben Sie ein Passwort für den Beitritt zum WebEx-Meeting an.
Wenn Sie festlegen, dass ein Passwort erforderlich ist, müssen Benutzer, die nicht über die
E-Mail-Einladung beitreten oder zum Zeitpunkt des Beitritts nicht bei der WebEx-Site angemeldet
sind, ein Passwort angeben, um dem Meeting beitreten zu können. Benutzer, die über die
E-Mail-Einladungen beitreten oder zum Zeitpunkt des Beitritts bei der WebEx-Site angemeldet
sind, müssen kein Passwort bereitstellen.
Möglicherweise ist es für Ihre Site erforderlich, dass alle Passwörter bestimmten Sicherheitskriterien
entsprechen, z.B. dass sie eine Mindestlänge oder eine Mindestanzahl an Buchstaben, Zahlen oder
Sonderzeichen aufweisen.
Dieses Meeting auf der
WebEx-Site auflisten
Nehmen Sie dieses Meeting in die öffentlichen Meeting-Kalender auf Ihrer WebEx-Site auf.
Konferenztyp
Zeigen Sie Ihren Teilnehmern, wie sie beim Meeting Audio nutzen können:
• Keine: Das Meeting hat kein Audio. Sie können Audio mithilfe einer anderen Methode als
dem Meeting-Dienst bereitstellen.
• WebEx Audio: Das Meeting beinhaltet einen integrierten Audio-Dienst. Wählen Sie eine
oder beide der folgenden Aktionen aus:
◦ Teilnehmern globale Einwahlnummern anzeigen: Zeigt Einwahlnummern an, die
Teilnehmer in anderen Ländern anrufen können, um den Audio-Dienst zu nutzen.
◦ Gebührenfreie Nummer anzeigen: Zeigt gebührenfreie Nummern an, die Teilnehmer
anrufen können, um den Audio-Dienst zu nutzen.
• Anderer Telekonferenz-Dienst: Das Meeting umfasst von einem anderen Dienst
bereitgestellte Audio-Inhalte. Die von Ihnen in das Textfeld eingegebenen Anweisungen
werden in den E-Mail-Einladungen angezeigt.
• Nur VoIP verwenden: Die Teilnehmer stellen über ihre Computer eine Verbindung mit
Audio her.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
31
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“
Option
Zweck …
Tracking-Code
Geben Sie die Abteilung, das Projekt oder andere Informationen an, die Ihre Organisation mit den
Meetings verknüpfen möchte. Tracking-Codes können optional oder erforderlich sein. Dies hängt
davon ab, wie sie vom Site-Administrator eingerichtet wurden.
Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“
Mithilfe dieser Optionen können Sie die Standardeinstellungen für WebEx-Meetings anpassen. Einige Optionen
sind nicht verfügbar, wenn sie von Ihrem Administrator ausgeschaltet wurden.
Option
Zweck …
Serviceart
Wählen Sie den Typ des anzusetzenden Meetings aus.
Wenn Sie ein gemeinsames Meeting mit WebEx und TelePresence ansetzen, ist TelePresence
der Standard-Typ für das Meeting.
Meeting-Passwort
Geben Sie ein Passwort für den Beitritt zum WebEx-Meeting an.
Wenn Sie festlegen, dass ein Passwort erforderlich ist, müssen Benutzer, die nicht über die
E-Mail-Einladung beitreten oder zum Zeitpunkt des Beitritts nicht bei der WebEx-Site angemeldet
sind, ein Passwort angeben, um dem Meeting beitreten zu können. Benutzer, die über die
E-Mail-Einladungen beitreten oder zum Zeitpunkt des Beitritts bei der WebEx-Site angemeldet
sind, müssen kein Passwort bereitstellen.
Passwort aus der
E-Mail-Einladung entfernen
Dieses Meeting auf der
WebEx-Site auflisten
Meeting-Passwort aus den E-Mail-Einladungen entfernen
Bei aktivierter Option müssen Sie den eingeladenen Benutzern das Passwort auf andere Weise
zukommen lassen.
Zeigt dieses Meeting in den Meeting-Kalendern auf Ihrer WebEx-Site an
Teilnehmer können dem
Hier können Sie zulassen, dass eingeladene Teilnehmer dem Meeting während einer festgelegten
Meeting [x] Minuten vor
Anzahl von Minuten vor der angesetzten Startzeit beitreten.
Beginn des Meetings beitreten
Wenn Sie diese Option deaktivieren oder auf „0 Minuten“ festlegen, müssen Sie das
Hinweis
Meeting starten, bevor eingeladene Teilnehmer beitreten können.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
32
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“
Registerkarte Audio & Tracking
Option
Zweck …
Konferenztyp
Zeigen Sie Ihren Teilnehmern, wie sie beim Meeting Audio nutzen können:
• Keine: Das Meeting hat kein Audio. Sie können Audio mithilfe einer anderen Methode als
dem Meeting-Dienst bereitstellen.
• WebEx Audio: Das Meeting beinhaltet einen integrierten Audio-Dienst. Wählen Sie eine
oder beide der folgenden Aktionen aus:
◦ Teilnehmern globale Einwahlnummern anzeigen: Zeigt Einwahlnummern an, die
Teilnehmer in anderen Ländern anrufen können, um den Audio-Dienst zu nutzen.
◦ Gebührenfreie Nummer anzeigen: Zeigt gebührenfreie Nummern an, die Teilnehmer
anrufen können, um den Audio-Dienst zu nutzen.
• Anderer Telekonferenz-Dienst: Das Meeting umfasst von einem anderen Dienst
bereitgestellte Audio-Inhalte. Die von Ihnen in das Textfeld eingegebenen Anweisungen
werden in den E-Mail-Einladungen angezeigt.
• Nur VoIP verwenden: Die Teilnehmer stellen über ihre Computer eine Verbindung mit
Audio her.
Ton bei Beitritt und Verlassen Wählen Sie bei Auswahl von WebEx Audio eine der folgenden Optionen:
• Piepton: Ein einfacher Ton wird abgespielt.
• Name bekannt geben: Nach Herstellung der Audioverbindung zeichnen die Teilnehmer
ihre Namen auf. Wenn ein Teilnehmer einem Meeting beitritt oder dieses verlässt, wir die
Aufzeichnung des Namens wiedergegeben.
• Kein Ton: Es wird kein Ton abgespielt.
Geben Sie die Abteilung, das Projekt oder andere Informationen an, die Ihre Organisation mit
den Meetings verknüpfen möchte. Tracking-Codes können optional oder erforderlich sein. Dies
hängt davon ab, wie sie vom Site-Administrator eingerichtet wurden.
Tracking-Code
Registerkarte „Registrierung“
Option
Zweck …
Teilnehmer-Registrierung
anfordern
Um dem Meeting beitreten zu können, müssen sich alle eingeladenen Teilnehmer registrieren.
Eingeladene Teilnehmer können erst dann dem Meeting beitreten, wenn Sie die
Registrierungsanfrage akzeptieren.
Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Option Teilnehmer können dem Meeting [x] Minuten
vor der Startzeit beitreten nicht ausgewählt ist.
Alle Registrierungsanfragen
automatisch genehmigen
Alle Registrierungsanfragen werden automatisch genehmigt.
Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, müssen Sie Registrierungsanfragen in „Mein WebEx“
auf Ihrer WebEx-Site akzeptieren.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
33
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen über die Registerkarte „Tools“
Registerkarte „Ressourcen“
Option
Zweck …
Vorlagen für die Registerkarte Wählen Sie eine Vorlage für die Registerkarte Informationen aus, die während des Meetings im
„Informationen“
Inhaltsbetrachter angezeigt wird. Die Registerkarte Informationen enthält Informationen zum
Meeting, z. B. den Namen des Gastgebers des Meetings, die Telefonnummern für die
Audioverbindung und die Gastgeber-Kennnummer (nur für den Gastgeber).
Hinweis
Alternativer Gastgeber
Sie können nur dann eine andere Vorlage auswählen, wenn mindestens eine angepasste
Vorlage für die Registerkarte Informationen verfügbar ist. Der Administrator kann
Vorlagen für Ihre WebEx-Site hinzufügen.
Wählen Sie einen oder mehrere alternative Gastgeber aus. Einer dieser Gastgeber kann das Meeting
starten und führen, bis Sie ihm beitreten.
In diesem Feld sind nur Personen ausgeführt, die über Gastgeberkonten auf Ihrer WebEx-Site
verfügen.
Präsentation automatisch
wiedergeben, bevor der
Gastgeber dem Meeting
beitritt
Die Präsentation wird automatisch für die Teilnehmer wiedergegeben, bevor der Gastgeber selbst
zum Meeting stößt.
Als Standard speichern: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden alle Einstellungen als Standard gespeichert.
Informationen über die Registerkarte „Tools“
Diese Optionen legen fest, welche Anwendungen WebEx-Integrationen und Verknüpfungen enthalten.
Option
Zweck …
Microsoft Outlook
Zeigt WebEx-Schaltflächen und -Befehle zum Ansetzen von Meetings und Starten von
Instant-Meetings mit Microsoft Outlook anhand der Kontakte und des Kalenders von Microsoft
Outlook an.
IBM Lotus Notes
Nicht verfügbar für WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit TelePresence
WebEx mit Microsoft Office Zeigt WebEx-Schaltflächen zum Starten eines Instant-Meetings und zur automatischen Freigabe
verwenden
einer ausgewählten Datei oder eines Dokuments aus den folgenden Microsoft Office-Applikationen
an:
• Excel
• PowerPoint
• Word
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34
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Version der Produktivitätswerkzeuge überprüfen
Option
Zweck …
Schaltfläche in Internet
Explorer anzeigen
Zeigt eine WebEx-Schaltfläche an, mit der Sie Instant-Meetings aus der Symbolleiste von Microsoft
Internet Explorer starten können.
In Kontextmenüs in
Zeigt einen WebEx-Befehl an, mit dem Sie aus den Kontextmenüs in Windows Explorer ein
Windows anzeigen (Neustart Instant-Meeting starten und automatisch eine ausgewählte Datei oder ein Dokument freigeben
erforderlich)
können.
WebEx mit Instant
Messenger verwenden
Zeigt WebEx-Schaltflächen und -Befehle an, mit denen Sie ein Instant-Meeting aus einem Instant
Messenger starten können. Folgende Instant Messenger-Programme stehen zur Auswahl:
AOL
Google Talk
Lotus Sametime
Skype
Windows Messenger
Yahoo Messenger
Schaltfläche in Firefox
anzeigen
Zeigt eine WebEx-Schaltfläche an, mit der Sie Instant-Meetings aus der Firefox-Symbolleiste
starten können.
Version der Produktivitätswerkzeuge überprüfen
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Klicken Sie in der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das Symbol Produktivitätswerkzeuge.
Wählen Sie im Menü „Produktivitätswerkzeuge“ die Option Informationen zu den
WebEx-Produktivitätswerkzeugen aus, um die aktuell installierte Version anzuzeigen.
Gehen Sie zur WebEx-Site.
Wählen Sie Support > Downloads aus.
Überprüfen Sie unter „Informationen zu Meeting Center“ die für die Produktivitätswerkzeuge aufgeführte
Versionsnummer.
Wenn Ihre installierte Version nicht die auf der Site aufgeführte aktuelle Version ist, wählen Sie auf der Seite
„Downloads“ unter „Produktivitätswerkzeuge“ die Option Herunterladen, um die aktuelle Version
herunterzuladen.
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Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Nach Aktualisierung suchen
Nach Aktualisierung suchen
Wenn Sie die Aktualisierungen für WebEx-Produktivitätswerkzeuge empfangen können, können Sie überprüfen,
ob Aktualisierungen vorhanden sind.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Klicken Sie in der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das Symbol „Produktivitätswerkzeuge“.
Wählen Sie Nach Aktualisierung suchen.
Das System überprüft, ob eine neue Aktualisierung verfügbar ist. Wenn keine Aktualisierung verfügbar ist,
informiert Sie eine Nachricht darüber, dass die aktuellste Version installiert ist. Wenn eine Aktualisierung
verfügbar ist, können Sie sie sofort installieren.
Hinweis
Sie können den Befehl Nach Aktualisierung suchen auch über das WebEx-Menü „Meeting
ansetzen“ in Microsoft Outlook aufrufen.
Benutzerhandbuch zur WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows (WBS31)
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