Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows
(WBS31)
Erste Veröffentlichung: 23. März 2016
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© 2016
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INHALTSVERZEICHNIS
WebEx- Integration in Outlook für Windows 1
Übersicht über die WebEx-Integration in Outlook 1
Optionen für die Integration in Outlook 2
Ansetzen eines Meetings 5
Ansetzen eines Meetings – Übersicht 5
Einrichten eines Meetings und Einladen der Teilnehmer 6
WebEx-Meetings ansetzen 6
Ansetzen eines Meetings in einem persönlichen Raum 8
Anlegen eines persönlichen Konferenz-Meetings 8
Teilnehmer einladen 10
Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting 10
Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook 10
Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt 13
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site 13
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook 14
Für einen anderen Gastgeber planen 15
Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber – Übersicht 15
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber 16
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber 16
Angesetzte Meetings bearbeiten und stornieren 19
Bearbeiten eines angesetzten Meetings 19
Stornieren eines angesetzten Meetings 20
Starten eines Meetings 21
Starten eines angesetzten Meetings über Microsoft Outlook 21
Starten eines angesetzten Meetings über das WebEx-Menü in Outlook 22
Starten eines Meetings über die WebEx-Site 22
Starten eines Instant-Meetings oder eines persönliche Meetings über das WebEx-Menü in
Outlook 22
Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in Outlook 23
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
iii
Inhaltsverzeichnis
Beitreten zu einem Meeting 25
Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs-E-Mail 25
Beitreten zu einem Meeting über das WebEx-Menü in Outlook 26
Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site 26
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren und einrichten 29
Übersicht über das Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 29
Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen 30
Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen 31
Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ 31
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen 32
Informationen zur Registerkarte „Konto“ 32
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“ 33
Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“ 34
Informationen über die Registerkarte „Tools“ 35
Die Version der Produktivitätswerkzeuge prüfen 36
Nach Aktualisierung suchen 36
WebEx-Produktivitätswerkzeuge deinstallieren 36
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlen im
Startmenü 37
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe der Systemsteuerung 37
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
iv
KAPITEL
1
WebEx- Integration in Outlook für Windows
• Übersicht über die WebEx-Integration in Outlook, Seite 1
• Optionen für die Integration in Outlook, Seite 2
Übersicht über die WebEx-Integration in Outlook
Die WebEx-Integration in Outlook bietet eine einfache Möglichkeit zum Ansetzen oder Starten von
WebEx-Meetings, WebEx-Meetings im persönlichen Raum oder Persönliche-WebEx-Konferenz-Meetings
mit Microsoft Outlook. Mit der WebEx-Integration in Outlook können Sie all diese Aktivitäten ausführen,
ohne Ihre WebEx-Site verwenden zu müssen, in der Sie normalerweise Ihre Online-Meetings ansetzen und
diesen beitreten.
Die WebEx-Integration in Outlook ist Teil der WebEx-Produktivitätswerkzeuge. Ihr Site-Administrator hat
möglicherweise WebEx-Produktivitätswerkzeuge für Sie installiert. Wenn nicht, können Sie
WebEx-Produktivitätswerkzeuge von Ihrer WebEx-Site herunterladen. Weitere Informationen finden Sie
unter Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, auf Seite 31.
Nach der Installation der WebEx-Produktivitätswerkzeuge werden in Microsoft Outlook die Optionen für die
WebEx-Integration angezeigt, mit deren Hilfe Sie ein Online-Meeting schnell und einfach ansetzen können.
Hinweis
Überprüfen Sie Folgendes, bevor Sie die WebEx-Integration in Outlook verwenden:
• Sie verfügen über ein Benutzerkonto auf Ihrer WebEx-Site.
• Die Option für die WebEx-Integration in Outlook für WebEx-Produktivitätswerkzeuge ist auf Ihrer
WebEx-Site verfügbar.
• Der Computer ist mit dem Internet verbunden.
• Sie sind mit Microsoft Outlook vertraut.
Beim Ansetzen eines Meetings können Sie Teilnehmer aus jeder gewünschten Outlook-Adressliste einladen,
beispielsweise aus der globalen Adressliste, der persönlichen Adressliste oder dem Ordner Kontakte.
Eingeladene benötigen für die Teilnahme am Meeting nicht die WebEx-Integration in Outlook und auch kein
WebEx-Konto, sofern das Meeting nicht auf die WebEx-Benutzer Ihrer Website beschränkt ist.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
1
WebEx- Integration in Outlook für Windows
Optionen für die Integration in Outlook
Zur Gewährleistung der Sicherheit Ihres Meetings verwendet die WebEx-Integration in Outlook eine
128-Bit-SSL (Secure Sockets Layer)-Verschlüsselung für den gesamten Datenverkehr mit Ihrer WebEx-Site.
Die WebEx-Integration in Outlook bietet außerdem folgende Funktionen:
• Schneller Zugriff auf „Mein WebEx“ auf Ihrer WebEx-Site, wo sich Ihre persönliche Meeting-Liste,
Ihr Benutzerprofil und weitere Konto-Optionen befinden
• Eine Funktion zum Starten eines Instant-Meetings über die „Jetzt treffen“-Funktion (nicht für alle
WebEx-Service-Sites verfügbar)
• Vorlagen für Meeting-Einladungen
Optionen für die Integration in Outlook
Nachdem Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert haben, wird die Symbolleiste der
WebEx-Integration in Microsoft Outlook angezeigt. Sie können die Linien auswählen und ziehen, um die
WebEx-Symbolleiste genau wie die Microsoft Outlook-Symbolleisten „aufzuziehen“. Über die Schaltfläche
X wird die unverankerte Symbolleiste geschlossen. Um die Symbolleiste wieder anzuzeigen, klicken Sie mit
der rechten Maustaste auf eine beliebige Microsoft Outlook-Symbolleiste, und wählen Sie
WebEx-Produktivitätswerkzeuge aus.
Im Folgenden werden die Schaltflächen der Symbolleiste für die WebEx-Integration beschrieben.
• Jetzt treffen: Dadurch wird ein Instant-Meeting oder ein Meeting in einem persönlichen Raums gestartet.
Dies ist ein Meeting, das Sie jederzeit beginnen können, ohne es im Voraus ansetzen zu müssen. Im
Dialogfeld „Jetzt treffen“ auf der Registerkarte „Instant-Meetings“ im Dialogfeld der
WebEx-Einstellungen können Sie Optionen für Instant-Meetings angeben. Standardmäßig werden
Instant-Meetings in Ihrem persönlichen Raum abgehalten. Wenn Sie Ihren persönlichen Raum nicht für
Instant-Meetings verwenden möchten, deaktivieren Sie die Option Persönlichen Raum für
Instant-Meetings nutzen im Einstellungsbereich „Jetzt treffen“ Ihrer Präferenzen. Sofortiges Starten
eines Instant-Meetings oder eines persönlichen Raums. Dies ist ein Meeting, das Sie jederzeit beginnen
können, ohne es im Voraus ansetzen zu müssen. Im Dialogfeld „Jetzt treffen“ auf der Registerkarte
„Instant-Meetings“ im Dialogfeld der WebEx-Einstellungen können Sie Optionen für Instant-Meetings
angeben.
• Meeting ansetzen: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich das Outlook-Termin-Fenster,
das die Optionen der WebEx-Integration in Outlook für das Hinzufügen eines WebEx-Meetings, eines
Meetings in einem persönlichen Raum oder eines persönlichen Konferenz-Meetings enthält. Wenn Sie
Meeting in einem persönlichen Raum ansetzen auswählen, werden die entsprechenden Informationen
der Outlook-Einladung hinzugefügt. Unter „Ansetzoptionen“ können Sie Optionen für geplante Meetings
angeben, indem Sie auf Mein WebEx klicken. Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Optionen
von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, auf Seite 32.
Hinweis
Das Meeting-Fenster in Outlook enthält außerdem die WebEx-Integrationsoptionen.
• Menü „Meeting ansetzen“: Wenn Sie das Menü Meeting ansetzen in der WebEx-Symbolleiste in
Outlook auswählen, haben Sie folgende Optionen:
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
2
WebEx- Integration in Outlook für Windows
Optionen für die Integration in Outlook
◦ Mein WebEx: Bietet Zugriff auf „Mein WebEx“, von wo aus Sie Ihre Kontoinformationen und
Ihre angesetzten Meetings auf Ihrer WebEx-Service-Site verwalten können. Weitere Informationen
zu „Mein WebEx“ finden Sie in der Online-Hilfe Ihrer Site.
◦ Konteneinstellungen: Öffnet die Registerkarte „Konto“ im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“.
Hier können Sie Informationen zu Ihrem WebEx-Benutzerkonto angeben, d. h. die URL Ihrer
WebEx-Site sowie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort. Sie können im Dialogfeld
WebEx-Einstellungen auch zusätzliche Optionen angeben, wie zum Beispiel Optionen für
Instant-Meetings.
◦ Meeting-Vorlagen: Hiermit zeigen Sie die Vorlagen an, die Sie oder Ihr Site-Administrator auf
Ihrer WebEx-Site gespeichert haben. Die Vorlagen enthalten die Meeting-Einstellungen. Wählen
Sie eine Vorlage nach Ihren Anforderungen aus. Meeting-Vorlagen sind nur dann verfügbar, wenn
die Einstellungen der Site-Administration Gastgebern die Verwendung von Vorlagen für Outlook
erlauben.
◦ Berechtigung zum Ansetzen festlegen: Öffnet die Seite „Mein WebEx-Profil“, auf der Sie einen
Stellvertreter ernennen können, der Meetings in Ihrem Namen ansetzen und bearbeiten kann.
Weitere Informationen finden Sie unter „Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie
ansetzt“.
◦ Hilfe: Hier finden Sie Anweisungen zur Verwendung der WebEx-Integration in Outlook.
◦ Info über: Hiermit zeigen Sie die Versionsnummer sowie die Lizenz- und Patentinformationen
zur WebEx-Integration in Outlook an.
◦ Update prüfen: Prüft, ob Sie die aktuelle Version der Produktivitätswerkzeuge verwenden oder
eine aktualisierte Version herunterladen können.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
3
WebEx- Integration in Outlook für Windows
Optionen für die Integration in Outlook
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
4
KAPITEL
2
Ansetzen eines Meetings
• Ansetzen eines Meetings – Übersicht, Seite 5
• Einrichten eines Meetings und Einladen der Teilnehmer, Seite 6
• WebEx-Meetings ansetzen, Seite 6
• Ansetzen eines Meetings in einem persönlichen Raum, Seite 8
• Anlegen eines persönlichen Konferenz-Meetings, Seite 8
• Teilnehmer einladen, Seite 10
• Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting, Seite 10
• Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt, Seite 13
Ansetzen eines Meetings – Übersicht
Beim Ansetzen eines Online-Meetings über die WebEx-Integration in Outlook und beim Versenden von
Meeting-Einladungen müssen Sie Folgendes beachten:
• Die WebEx-Integration in Outlook bietet grundlegende Optionen zum Ansetzen eines Meetings. Einige
Optionen, die auf Ihrer WebEx-Site angezeigt werden, stehen in der WebEx-Integration in Outlook
möglicherweise nicht zur Verfügung.
• Die WebEx-Integration in Outlook unterstützt nicht alle Wiederholungsoptionen, die in Microsoft
Outlook zur Verfügung stehen. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen eines Wiederholungsmusters
für ein Meeting, auf Seite 10.
• In allen Einladungen zum Meeting, die Sie mit Microsoft Outlook versenden, wird die Startzeit des
Meetings in derjenigen Zeitzone angezeigt, die auf Ihrem Computer festgelegt ist, und nicht in der
Zeitzone aus den Website-Präferenzen für Ihren WebEx-Service.
Auf Ihrer WebEx-Site werden alle Meeting-Zeiten in der Zeitzone angezeigt, die Sie in den Präferenzen
Ihrer Website festgelegt haben, unabhängig von der auf Ihrem Computer eingestellten Zeitzone.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
5
Ansetzen eines Meetings
Einrichten eines Meetings und Einladen der Teilnehmer
Einrichten eines Meetings und Einladen der Teilnehmer
Informationen zum Einrichten eines Meetings über die WebEx-Integration in Outlook finden Sie unter
WebEx-Meetings ansetzen, auf Seite 6.
Informationen zum Ansetzen eines persönlichen Konferenz-Meetings über WebEx-Integration in Outlook
finden Sie unter Anlegen eines persönlichen Konferenz-Meetings, auf Seite 8.
Informationen zum Einladen von Teilnehmern zu einem angesetzten Meeting finden Sie unter Teilnehmer
einladen, auf Seite 10.
Informationen zum Festlegen eines wiederkehrenden Meetings finden Sie unter Festlegen eines
Wiederholungsmusters für ein Meeting, auf Seite 10.
WebEx-Meetings ansetzen
Zum Einrichten eines Online-Meetings über die WebEx-Integration in Outlook öffnen Sie ein neues
Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook. Geben Sie dann die Informationen und Einstellungen für
das Meeting an.
Verfahren
Schritt 1
Führen Sie in Microsoft Outlook einen der folgenden Schritte aus:
• Wählen Sie auf der WebEx-Symbolleiste Meeting ansetzen aus.
• Wählen Sie im Menü Datei die Option Neu > Meeting-Anfrage oder Neu > Termin aus.
Daraufhin wird ein Fenster zum Ansetzen des Meetings mit der Schaltfläche WebEx-Meeting hinzufügen
angezeigt.
Wenn Ihre WebEx-Site die CMR Cloud für Zusammenarbeitsräume unterstützt und Sie ein
WebEx-Meeting ansetzen, dann handelt es sich auch um ein CMR-Meeting, das Informationen
enthält, die den Eingeladenen das Beitreten über Videokonferenzsysteme und entsprechende
Anwendungen ermöglichen.
Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
Hinweis
Schritt 2
• Geben Sie im Textfeld Betreff ein Thema für das Meeting ein.
• Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an.
• (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung,
und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen eines
Wiederholungsmusters für ein Meeting, auf Seite 10.
• (Optional) Wählen Sie Raum hinzufügen, um einen TelePresence-Raum als Raum-Ressource anzusetzen
und so den Benutzern das Beitreten von einem TelePresence-Gerät zu ermöglichen.
Hinweis
Wenn Ihre WebEx-Site und Ihr Konto für die CMR Cloud aktiviert sind und Sie den
TelePresence-Raum als Raum-Ressource hinzufügen, können die Teilnehmer die Option
Meeting beitreten direkt von ihrem TelePresence-Gerät aus wählen.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
6
Ansetzen eines Meetings
WebEx-Meetings ansetzen
• Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine
Meeting-Benachrichtigung.
Schritt 3
Schritt 4
Wählen Sie WebEx-Meeting hinzufügen, um die Meeting-Einstellungen festzulegen.
Klicken Sie im Dialogfeld „WebEx Einstellungen“ auf Meeting-Typ für ein WebEx-Meeting oder auf
Persönliche MeetingPlace-Konferenz für ein Persönliche-MeetingPlace-Konferenz-Meeting.
Hinweis
Wenn Sie über ein Cisco Unified MeetingPlace-Konto verfügen, können Sie auch einen
WebEx-Service-Typ auswählen und dann bei der Option Art der Konferenz die Option Cisco
Unified MeetingPlace Audio-Konferenz auswählen.
Schritt 5
Schritt 6
Geben Sie ein Meeting-Passwort ein oder übernehmen Sie das vom System generierte Meeting-Passwort.
(Optional) Wählen Sie Ressourcen und geben Sie anschließend die Namen der Teilnehmer ein, die Sie in der
Liste Alternativer Gastgeber als alternative Gastgeber festlegen möchten.
Hinweis
• Als alternativer Gastgeber können Sie das Meeting starten, verwalten und aufzeichnen, wenn
der Gastgeber noch nicht beigetreten ist. Ein alternativer Gastgeber muss über ein
Benutzerkonto auf Ihrer WebEx-Site verfügen. Wenn Sie mehr als einen alternativen
Gastgeber angeben, erhält der erste beitretende alternative Gastgeber Kontrolle über das
Meeting.
• Alternative Gastgeber müssen von Ihnen zum Meeting eingeladen worden sein und über
ein Benutzerkonto auf Ihrer WebEx-Site verfügen.
• Wenn Sie mehr als einen alternativen Gastgeber angeben, erhält der erste beitretende
alternative Gastgeber Kontrolle über das Meeting.
• Auch wenn ein alternativer Gastgeber das Meeting aufzeichnen kann, ist der ursprüngliche
Meeting-Gastgeber immer noch der Inhaber der Aufzeichnung und wird benachrichtigt wird,
wenn die Aufzeichnung bereit ist.
Schritt 7
Geben Sie weitere Meeting-Einstellungen an, und klicken Sie dann auf OK.
Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, auf Seite 32.
Wenn Sie ein Meeting mithilfe von Cisco Unified MeetingPlace Audio-Konferenz ansetzen
und Sie sowohl die Option Teilnehmer können dem Meeting beitreten X Minuten vor
Anfangszeit als auch die Option Beitreten der Telefonkonferenz noch vor Sitzungsbeginn
deaktivieren, können Teilnehmer mit einem Mobilgerät nur dann einem Meeting beitreten, wenn
jemand zuerst das Meeting auf der WebEx-Site startet.
Führen Sie ggf. eine der folgenden Aktionen aus:
Hinweis
Schritt 8
• Senden Sie eine Meeting-Einladung an die Teilnehmer. Einzelheiten finden Sie unter Teilnehmer
einladen, auf Seite 10.
• Klicken Sie auf Speichern und schließen, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt
zum angesetzten Meeting ein.
WebEx-Integration in Outlook kontaktiert Ihre WebEx-Site und fügt anschließend das angesetzte Meeting
dem Outlook-Kalender, der Liste der Meetings auf der Seite „Meine WebEx-Meetings“ Ihrer WebEx-Site
und der Seite „Persönlicher Raum“ hinzu, sofern Ihr Konto eine solche Seite enthält.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
7
Ansetzen eines Meetings
Ansetzen eines Meetings in einem persönlichen Raum
Ansetzen eines Meetings in einem persönlichen Raum
Wenn Sie ein Meeting in einem persönlichen Raum ansetzen, findet das Meeting in Ihrem persönlichen Raum
statt und der Beitrittslink für das Meeting ist die URL des persönlichen Raums.
Wenn Sie ein Meeting in einem persönlichen Raum per WebEx-Integration in Outlook ansetzen möchten,
öffnen Sie ein neues Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook und geben Sie die Meetinginformationen
und -einstellungen an.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Wählen Sie im Menü „Datei“ die Option Neu > Meeting-Anfrage oder Neu > Termin.
Ein Fenster für das Ansetzen von Meetings mit der Schaltfläche WebEx-Meeting hinzufügen auf der
WebEx-Symbolleiste wird angezeigt.
Wählen Sie im Menü WebEx-Meeting hinzufügen die Option Persönlichen Raum hinzufügen, um
Einstellungen für ein Meeting in einem persönlichen Raum hinzuzufügen.
Hinweis
Wenn Ihre WebEx-Site die CMR Cloud für Zusammenarbeitsräume unterstützt und Sie ein
Meeting in einem persönlichen Raum ansetzen, dann handelt es sich auch um ein CMR-Meeting,
das Informationen enthält, die den Eingeladenen das Beitreten über Videokonferenzsysteme und
entsprechende Anwendungen ermöglichen.
Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
a) Geben Sie im Textfeld „Betreff“ ein Thema für das Meeting ein.
b) Geben Sie in den Listen „Anfangszeit“ und „Endzeit“ den Beginn und das Ende des Meetings an.
c) (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf „Wiederholung“,
und wählen Sie dann „Wiederholungsoptionen“ aus.
Einzelheiten finden Sie unter Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting, auf Seite 10.
d) (Optional) Wählen Sie Raum hinzufügen, um einen TelePresence-Raum als Raum-Ressource anzusetzen
und so den Benutzern das Beitreten von einem TelePresence-Gerät zu ermöglichen.
Hinweis
Wenn Ihre WebEx-Site und Ihr Konto für die CMR Cloud aktiviert sind und Sie den
TelePresence-Raum als Raum-Ressource hinzufügen, können die Teilnehmer die Option
Meeting beitreten direkt von ihrem TelePresence-Gerät aus wählen.
e) Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine
Meeting-Benachrichtigung.
Schritt 4
Senden Sie die Einladung.
Anlegen eines persönlichen Konferenz-Meetings
Wenn Sie ein persönliches Konferenz-Meeting per WebEx-Integration in Outlook ansetzen möchten, öffnen
Sie ein neues Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook und geben Sie die Meetinginformationen
und -einstellungen an.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
8
Ansetzen eines Meetings
Anlegen eines persönlichen Konferenz-Meetings
Verfahren
Schritt 1
Führen Sie in Microsoft Outlook einen der folgenden Schritte aus:
• Wählen Sie auf der WebEx-Symbolleiste Meeting ansetzen aus.
• Wählen Sie im Menü Datei die Option Neu > Meeting-Anfrage oder Neu > Termin aus.
Ein Fenster für das Ansetzen von Meetings mit der Schaltfläche Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen
auf der WebEx-Symbolleiste wird angezeigt.
Schritt 2
Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
• Geben Sie im Textfeld Betreff ein Thema für das Meeting ein.
• Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an.
• (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung,
und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen eines
Wiederholungsmusters für ein Meeting, auf Seite 10.
• Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine
Meeting-Benachrichtigung.
Schritt 3
Schritt 4
Wählen Sie Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen, um die Einstellungen für persönliche
Konferenz-Meetings vorzunehmen.
Wenn die Registerkarte Konto des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ angezeigt wird, geben Sie die
notwendigen Informationen ein, und klicken Sie dann auf OK.
Das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ wird geöffnet. Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber
ansetzen, wird im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ die Meldung „Sie planen für [Name des Gastgebers]“
angezeigt.
Schritt 5
Geben Sie die WebEx-Meeting-Einstellungen an und klicken Sie dann auf OK.
Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, auf Seite 32.
Schritt 6
Führen Sie ggf. eine der folgenden Aktionen aus:
• Senden Sie eine Meeting-Einladung an die Teilnehmer. Einzelheiten finden Sie unter Teilnehmer
einladen, auf Seite 10.
• Klicken Sie auf Speichern und schließen, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt
zum angesetzten Meeting ein.
Ihre WebEx-Site wird von der WebEx-Integration in Outlook aufgerufen, und das angesetzte Meeting wird
folgenden Bereichen hinzugefügt:
• Ihrem Outlook-Kalender
• Ihrer Meeting-Liste auf der Seite „Meine WebEx-Meetings“ auf Ihrer WebEx-Site
• Ihrer Seite „Persönlicher Raum“, sofern Ihr Konto eine solche enthält einschließt
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
9
Ansetzen eines Meetings
Teilnehmer einladen
Teilnehmer einladen
Wenn Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook ansetzen, können Sie Personen einladen, indem
Sie deren Namen oder E-Mail-Adressen aus Ihren Microsoft Outlook-Kontaktlisten auswählen. Wenn Ihre
Organisation beispielsweise über eine globale Adressliste verfügt, können Sie Teilnehmer auswählen, indem
Sie ihre Namen in dieser Liste auswählen. Sie können auch Teilnehmer einladen, die nicht in einer
Outlook-Kontaktliste enthalten sind, indem Sie deren E-Mail-Adresse eingeben.
Nachdem Sie einen Teilnehmer zu einem angesetzten Meeting eingeladen haben, erhält dieser eine
Einladungs-E-Mail. Die E-Mail enthält Informationen über das Meeting – darunter das Passwort – und einen
Link, auf den der Teilnehmer klicken kann, um dem Meeting beizutreten.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Wenn Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook angesetzt haben, öffnen Sie das Meeting-Element
in Ihrem Outlook-Kalender.
Wenn Sie ein Termin-Fenster geöffnet haben, klicken Sie auf Teilnehmer einladen, um das Textfeld An
einzublenden, in dem Sie Namen oder E-Mail-Adressen der Teilnehmer eingeben können. Klicken Sie auf
Einladung stornieren, um das Feld An zu entfernen.
Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Teilnehmer im Feld An ein, und klicken Sie anschließend
auf Senden.
Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting
Mit den Wiederholungsoptionen von Microsoft Outlook können Sie ein Wiederholungsmuster für das
Online-Meeting angeben. Beispielsweise können Sie festlegen, dass ein Meeting jeden Mittwoch um 14:00
Uhr bis zu einem bestimmten Datum wiederholt werden soll. WebEx Integration in Outlook setzt das Meeting
an jedem Tag an, den sie im Wiederholungsmuster angeben.
Die Wiederholungsoptionen, die Sie mit WebEx-Integration in Outlook verwenden können, sind auf die
Optionen beschränkt, die auf Ihrer WebEx-Site verfügbar sind.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Klicken Sie im Meeting-Fenster oder im Termin-Fenster für das Meeting auf Wiederholung.
Geben Sie im Dialogfeld die gewünschten Optionen an, und klicken Sie auf OK.
Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook
In der folgenden Tabelle wird gezeigt, wie Wiederholungsmuster in Outlook von WebEx behandelt werden:
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
10
Ansetzen eines Meetings
Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook
WebEx Meetings
Typ
Outlook-Option
Umgewandelt in WebEx-Meeting-Option
Täglich
Alle [X] Tage
Alle [X] Tage
Jeden Wochentag
Jeden Wochentag
Wöchentlich Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, für Event Center-Events und Training Center-Schulungssitzungen:
Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag,
Jede Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag,
Samstag]
Samstag]
Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich alle X Wochen wiederholt (X
größer als 1), wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in Microsoft
Outlook angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Site wird es jedoch als wöchentliches
Meeting angezeigt.
Als Wochenbeginn wird immer der Standardwert „Sonntag“ verwendet.
Dieser Wert kann nicht geändert werden. Wenn Sie den Wochenbeginn also
auf einen anderen Tag setzen, wird dies nicht mit der WebEx-Site
synchronisiert.
Monatlich Tag [X] aller [y] Monate
Tag [X] aller [y] Monate
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]
Tag jedes Monats
Nicht unterstützt
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]
Wochentag oder Wochenendtag
Nicht unterstützt
Am [ersten, zweiten, dritten, vierten,
Am [ersten, zweiten, dritten, vierten, letzten] Sonntag, Montag, Dienstag,
letzten] Sonntag, Montag, Dienstag,
Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] an jeden [x] Monaten
Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]
an jeden [x] Monaten
Jährlich
[Januar....Dezember] [1,....31], Alle n (n> [Januar....Dezember] [1,....31], Alle n (n> 1) Jahre
1) Jahre
[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter]
[Tag, Wochentag, Wochenendtag] im
[Januar....Dezember]
Nicht unterstützt.
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]
[Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,
Donnerstag, Freitag, Samstag] im
[Januar....Dezember] alle n (n>1) Jahre
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] [Sonntag, Montag, Dienstag,
Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] im [Januar....Dezember] alle n
(n>1) Jahre
Enddatum Kein Enddatum.
Kein Enddatum.
Endet nach [X]-maligem Eintreten.
Endet nach [X]-maligem Eintreten.
Endet am [Datumseingabe]
Endet am [Datumseingabe]
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
11
Ansetzen eines Meetings
Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook
Persönliche-WebEx-Konferenz-Meetings
Typ
Outlook-Option
Umgewandelt in Persönliche WebEx-Konferenz-Meeting-Option
Täglich
Alle [X] Tage
Täglich
Jeden Wochentag
Jeden Wochentag
Wöchentlich Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag,
Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Freitag, Samstag]
Samstag]
Monatlich Tag [X] aller [y] Monate
Tag [X] jedes Monats.
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Tag Tag [1,2,3,4,31] jedes Monats.
jedes Monats
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]
Wochentag oder Wochenendtag
Nicht unterstützt.
Am [ersten, zweiten, dritten, vierten,
Am [ersten, zweiten, dritten, vierten, letzten] Sonntag, Montag, Dienstag,
letzten] Sonntag, Montag, Dienstag,
Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] an jeden [x] Monaten
Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]
an jeden [x] Monaten
Jährlich
Jeden [Januar....Dezember] [1,....31]
Nicht unterstützt.
[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter]
[Tag, Wochentag, Wochenendtag] im
[Januar....Dezember]
Nicht unterstützt.
[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter]
[Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,
Donnerstag, Freitag, Samstag] von
[Januar....Dezember]
Nicht unterstützt.
Enddatum Kein Enddatum.
Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr
umgewandelt.
Endet nach [X]-maligem Eintreten.
Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr
umgewandelt.
Endet am [Datumseingabe]
Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr
umgewandelt.
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12
Ansetzen eines Meetings
Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt
Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt
Die WebEx-Integration in Outlook ermöglicht es Ihnen, einen Stellvertreter zu ernennen, der in Ihrem Auftrag
Meetings ansetzen und bearbeiten kann.
Wenn Sie beispielsweise regelmäßig WebEx-Meetings abhalten müssen, können Sie Ihrem Assistenten die
Berechtigung erteilen, für Sie Meetings anzusetzen.
Nach Erhalt der Berechtigung kann Ihr Stellvertreter Meetings in Ihrem Auftrag ansetzen, ändern, stornieren
und starten.
• Erteilen Sie dem Stellvertreter auf der WebEx-Site die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings.
• Teilen Sie Ihren Kalender in Microsoft mit dem Stellvertreter.
Wichtig
• Sie können Ihrem Stellvertreter die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings jederzeit entziehen.
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site
Um einen Stellvertreter zu ernennen, weisen Sie ihm die Ansetzberechtigungen auf der Seite Mein WebEx
> Meine Präferenzen auf Ihrer WebEx-Site zu. Auf diese Seite können Sie direkt aus Microsoft Outlook
zugreifen.
Neben der Erteilung von Berechtigungen zum Ansetzen von Meetings müssen Sie Ihren Kalender in Outlook
mit dem Stellvertreter teilen. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook,
auf Seite 14.
Wichtig
• Wenn die Option zum Ernennen eines Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Website nicht angezeigt wird,
bitten Sie Ihren Site-Administrator, diese Funktion zu aktivieren.
• Ihr Stellvertreter muss ebenfalls über ein WebEx-Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site verfügen.
• Die E-Mail-Adressen für Ihr Konto und das Konto Ihres Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site müssen
mit denen in Microsoft Outlook identisch sein.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Klicken Sie in der WebEx-Symbolleiste in Microsoft Outlook auf Meeting ansetzen.
Wählen Sie im nun angezeigten Menü die Option Berechtigung zum Ansetzen festlegen aus.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
13
Ansetzen eines Meetings
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Die Seite „Mein WebEx > Präferenzen“ wird geöffnet.
Erweitern Sie die Kategorie Ansetzoptionen.
Klicken Sie unter Genehmigung zum Ansetzen von Meetings auf Gastgeber auswählen.
Wählen Sie im Fenster Gastgeber auswählen die E-Mail-Adresse des Stellvertreters aus und klicken Sie auf
Hinzufügen > OK.
Wählen Sie Speichern aus.
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
Um eine Person zu Ihrem Stellvertreter zu ernennen, müssen Sie Ihren Kalender in Microsoft Outlook mit
ihr teilen.
Sie müssen Ihren Kalender mit Ihrem Stellvertreter in Microsoft Outlook teilen und ihm darüber hinaus noch
die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings auf Ihrer WebEx-Site erteilen. Einzelheiten finden Sie unter
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site, auf Seite 13.
Wichtig
• Stellen Sie sicher, dass der Kalender, den Sie mit Ihrem Stellvertreter teilen, sich nicht in Ihrem
persönlichen Ordner in Microsoft Outlook befindet. Ihr Stellvertreter kann nur auf Ihren Kalender
zugreifen, wenn sich dieser in einem öffentlichen Ordner befindet.
• Der Name des zu ernennenden Stellvertreters muss sich in der globalen Adressliste in Ihrem Microsoft
Outlook befinden.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Klicken Sie im Menü „Datei“ auf Konteneinstellungen.
Klicken Sie im Menü „Konteneinstellungen“ auf Zugriffsrechte für Stellvertreter.
Wählen Sie in der Registerkarte „Stellvertreter“ die Option Hinzufügen aus.
Wählen Sie den Namen des Stellvertreters aus, und klicken Sie auf OK.
Wählen Sie im Dialogfeld „Berechtigungen des Stellvertreters“ im Kalender die Option Editor aus, und
klicken Sie dann auf OK.
Wählen Sie OK, um das Dialogfeld „Stellvertreter“ zu schließen.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
14
KAPITEL
3
Für einen anderen Gastgeber planen
• Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber – Übersicht, Seite 15
• Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber, Seite 16
• Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber, Seite 16
Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber –
Übersicht
Sie können ein Meeting im Namen eines anderen Gastgebers ansetzen, wenn dieser Ihnen die Berechtigung
hierzu erteilt hat.
Wenn Sie beispielsweise der Assistent eines Direktors sind, der regelmäßig WebEx-Meetings durchführen
muss, kann dieser Ihnen die Berechtigung erteilen, Meetings in seinem Namen anzusetzen.
Wenn Ihnen die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings durch einen anderen Gastgeber erteilt wurde,
können Sie für ihn Meetings ansetzen, bearbeiten und stornieren. Bevor Sie ein Meeting für einen anderen
Gastgeber ansetzen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über ein Gastgeberkonto verfügen und dass WebExProduktivitätswerkzeuge auf Ihrem Computer installiert sind. Der eigentliche Gastgeber muss Ihnen außerdem
auf der WebEx-Site eine Ansetzungsberechtigung erteilen, Sie in Microsoft Outlook als Stellvertreter auswählen
und seinen Kalender mit Ihnen teilen.
Hinweis
• Nachdem Sie das Meeting im Auftrag eines anderen Gastgebers angesetzt haben, können Sie das
Meeting, sofern erforderlich, ebenfalls für ihn starten. Einzelheiten finden Sie unter Starten eines
Meetings für einen anderen Gastgeber, auf Seite 16.
• Der eigentliche Gastgeber kann Ihnen die Berechtigung zum Ansetzen jederzeit entziehen.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
15
Für einen anderen Gastgeber planen
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen
Gastgeber
Um ein Meeting oder einen Termin für einen anderen Gastgeber anzusetzen, öffnen Sie zunächst den
Outlook-Kalender des Gastgebers, den dieser bereits mit Ihnen teilt.
Verfahren
Schritt 1
Öffnen Sie den Kalender des anderen Gastgebers in Outlook wie folgt:
a) Klicken Sie in Microsoft Outlook im Menü Datei auf Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers.
Das Dialogfeld Ordner eines anderen Benutzers öffnen wird angezeigt.
b) Geben Sie den Namen des gegenwärtigen Gastgebers ein, oder klicken Sie auf Name, um den Namen des
gegenwärtigen Gastgebers auszuwählen.
c) Wählen Sie die Option Kalender in der Liste Ordnertyp und danach OK aus.
Hinweis
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, den Kalender einer anderen Person zu öffnen, je nachdem,
wie Sie Ihre Ansichten in Outlook angepasst haben. Weitere Informationen erhalten Sie in
der Hilfe von Microsoft Outlook.
Der geteilte Kalender wird angezeigt.
Schritt 2
Falls mehrere Kalender nebeneinander angezeigt werden, achten Sie darauf, dass Sie den Kalender des
gegenwärtigen Gastgebers auswählen, indem Sie einmal darauf klicken.
Öffnen Sie ein neues Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook, und geben Sie dann Informationen
und Einstellungen für das Meeting ein.
Schritt 3
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Wenn Sie ein Meeting für einen anderen Gastgeber angesetzt haben, erhält der eigentliche Gastgeber eine
Bestätigungs-E-Mail in Outlook.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass der eigentliche Gastgeber seinen Kalender weiterhin mit Ihnen teilt.
Verfahren
Schritt 1
Öffnen Sie den Kalender des anderen Gastgebers in Outlook wie folgt:
a) Klicken Sie in Microsoft Outlook im Menü Datei auf Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers.
Das Dialogfeld Ordner eines anderen Benutzers öffnen wird angezeigt.
b) Geben Sie den Namen des gegenwärtigen Gastgebers ein, oder klicken Sie auf Name, um den Namen des
gegenwärtigen Gastgebers auszuwählen.
c) Wählen Sie die Option Kalender in der Liste Ordnertyp und danach OK aus.
Hinweis
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, den Kalender einer anderen Person zu öffnen, je nachdem,
wie Sie Ihre Ansichten in Outlook angepasst haben. Weitere Informationen erhalten Sie in
der Hilfe von Microsoft Outlook.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
16
Für einen anderen Gastgeber planen
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Der geteilte Kalender wird angezeigt.
Schritt 2
Doppelklicken Sie auf das Meeting-Element im Kalender des anderen Gastgebers.
Die Bestätigungs-E-Mail wird angezeigt.
Schritt 3
Befolgen Sie zum Starten des Meetings die Anweisungen in der E-Mail-Nachricht, und stellen Sie sicher,
dass Sie sich bei Ihrem eigenen WebEx-Gastgeberkonto auf der WebEx-Website anmelden.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
17
Für einen anderen Gastgeber planen
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
18
KAPITEL
4
Angesetzte Meetings bearbeiten und stornieren
• Bearbeiten eines angesetzten Meetings, Seite 19
• Stornieren eines angesetzten Meetings, Seite 20
Bearbeiten eines angesetzten Meetings
Nachdem Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook angesetzt haben, können Sie es jederzeit
mit Outlook bearbeiten. Beispielsweise können Sie den Startzeitpunkt ändern, ein neues Passwort angeben,
eine Telefonkonferenz-Option auswählen usw.
Nachdem Sie ein angesetztes Meeting bearbeitet haben, sendet die Integration in Outlook eine aktualisierte
Meeting-Einladung an alle Teilnehmer, die Sie zum Meeting eingeladen haben, und aktualisiert außerdem
die Meeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Website.
Hinweis
• Wenn Sie ein WebEx-Meeting auf Ihrer WebEx-Site stornieren, werden Ihre Änderungen nicht in
Microsoft Outlook angezeigt. Wenn Sie beispielsweise das Meeting über Ihre Seite stornieren, wird
es in Ihrem Outlook-Kalender nicht storniert. Daher empfehlen wir Ihnen, zum Stornieren eines
Meetings ausschließlich Outlook zu verwenden. Die Bearbeitung eines in Outlook angesetzten
Meetings über Ihre Webex-Site sollte unbedingt vermieden werden.
• Wenn Sie einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden WebEx-Meetings mit Microsoft Outlook
ändern oder stornieren, werden die Änderungen auch auf der WebEx-Website angezeigt.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting.
Bearbeiten Sie die Meeting-Informationen, oder ändern Sie die Optionen in der Symbolleiste bzw. der
Registerkarte „Termin“.
Hier ein paar Beispiele:
• Wenn Sie die Einstellungen für das WebEx-Meeting ändern möchten, klicken Sie auf Einstellungen
ändern.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
19
Angesetzte Meetings bearbeiten und stornieren
Stornieren eines angesetzten Meetings
• Wenn Sie die Einstellungen für das WebEx-Meeting rückgängig machen möchten, klicken Sie auf
WebEx-Meeting stornieren.
• Wenn Sie ein Wiederholungsmuster hinzufügen oder ändern möchten, wählen Sie Wiederholung.
• Den Text der Einladungs-E-Mail für das Meeting können Sie auf der Registerkarte Termin ändern.
Schritt 3
Führen Sie ggf. eine der folgenden Aktionen aus:
• Wenn Sie die aktualisierte Meeting-Einladung an die eingeladenen Teilnehmer senden und das
aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf Aktualisierung
senden.
• Wenn Sie das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf
Speichern und schließen.
Integration in Outlook stellt eine Verbindung zu Ihrer WebEx-Service-Site her und aktualisiert das Meeting
auf der Site.
Stornieren eines angesetzten Meetings
Wenn Sie mithilfe der Integration in Outlook ein Meeting ansetzen, können Sie das Meeting in Outlook
stornieren.
Wenn Sie ein Meeting in Outlook stornieren, nimmt die Integration in Outlook Kontakt mit Ihrer WebEx-Site
auf und löscht das Meeting von Ihrer WebEx-Site.
Hinweis
Wenn Sie ein reines WebEx-Meeting über die WebEx-Site stornieren, werden die Änderungen in Outlook
nicht angezeigt. Wenn Sie das Meeting beispielsweise über Ihre Site stornieren, wird es in Ihrem
Outlook-Kalender weiter angezeigt. Aus diesem Grund sollten Sie ein reines WebEx-Meeting nur in
Outlook stornieren oder bearbeiten, wenn Sie das Meeting auch in Outlook angesetzt haben.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Öffnen Sie das Meeting-Element in Ihrem Outlook-Kalender.
Klicken Sie auf Meeting ansetzen.
Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Ja.
Klicken Sie auf Stornierung senden.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
20
KAPITEL
5
Starten eines Meetings
• Starten eines angesetzten Meetings über Microsoft Outlook, Seite 21
• Starten eines angesetzten Meetings über das WebEx-Menü in Outlook, Seite 22
• Starten eines Meetings über die WebEx-Site, Seite 22
• Starten eines Instant-Meetings oder eines persönliche Meetings über das WebEx-Menü in Outlook,
Seite 22
• Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in Outlook, Seite 23
Starten eines angesetzten Meetings über Microsoft Outlook
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender das Meeting-Element.
Klicken Sie auf dem Link, um das Meeting zu starten.
Der im Meeting-Element angezeigte Link ist nur für Meeting-Gastgeber vorgesehen. Er stimmt nicht mit dem
in den Einladungen der Teilnehmer angezeigten Link überein, auf den die Teilnehmer klicken können, um
dem Meeting beizutreten. Weitere Informationen finden Sie unter Beitreten zu einem Meeting über die
Einladungs-E-Mail, auf Seite 25.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
21
Starten eines Meetings
Starten eines angesetzten Meetings über das WebEx-Menü in Outlook
Starten eines angesetzten Meetings über das WebEx-Menü in
Outlook
Verfahren
Schritt 1
Wählen Sie in der WebEx-Symbolleiste in Microsoft Outlook Meeting ansetzen und Ein angesetztes Meeting
starten.
Das Dialogfeld „Angesetztes Meeting starten“ wird angezeigt. Es enthält eine Liste der Meetings, die Sie
vorab angesetzt haben.
Schritt 2
Schritt 3
Wählen Sie das Meeting aus, das Sie starten möchten.
Wählen Sie Starten aus.
Ihr Meeting beginnt, und das Fenster mit dem Meeting-Manager wird geöffnet.
Starten eines Meetings über die WebEx-Site
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus.
Wählen Sie im Menü „Angesetztes Meeting“ die Option Mein WebEx aus.
Sie werden möglicherweise aufgefordert, sich bei Ihrer WebEx-Site anzumelden, wenn Sie nicht bereits
angemeldet sind.
Die Seite „Meine WebEx-Meetings“ wird geöffnet.
Schritt 3
Schritt 4
Vergewissern Sie sich, dass in der Liste im oberen Bereich der Seite Meetings, deren Gastgeber Sie sind
ausgewählt ist.
Klicken Sie neben dem Meeting, das Sie starten möchten, auf Start .
Starten eines Instant-Meetings oder eines persönliche Meetings
über das WebEx-Menü in Outlook
Klicken Sie zum Starten eines Instant-Meetings oder eines persönlichen Meetings in Microsoft Outlook auf
Jetzt treffen.
Standardmäßig werden Instant-Meetings in Ihrem persönlichen Raum abgehalten. Wenn Sie Ihren persönlichen
Raum nicht für Instant-Meetings verwenden möchten, deaktivieren Sie die Option Persönlichen Raum für
Instant-Meetings nutzen im Einstellungsbereich „Jetzt treffen“ Ihrer Präferenzen.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
22
Starten eines Meetings
Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in Outlook
Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in Outlook
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus.
Wählen Sie im Menü „Angesetztes Meeting“ die Option Persönliches Konferenz-Meeting starten aus.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
23
Starten eines Meetings
Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in Outlook
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
24
KAPITEL
6
Beitreten zu einem Meeting
• Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs-E-Mail, Seite 25
• Beitreten zu einem Meeting über das WebEx-Menü in Outlook, Seite 26
• Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site, Seite 26
Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs-E-Mail
Wenn Sie eine E-Mail-Einladung zu einem Meeting erhalten, können Sie dem Meeting auf eine der folgenden
Weisen beitreten:
• Dem WebEx-Meeting beitreten: Sie können auf den Link in der E-Mail klicken, um dem Meeting
beizutreten. Wenn Sie von einem Computer aus auf den Link in der Einladung klicken, treten Sie mit
dem von Ihnen genutzten Computer dem Meeting bei. Wenn Sie auf den Link von einem Mobilgerät
aus klicken und die mobile Cisco WebEx Meetings-App installiert haben, werden Sie für den Beitritt
zum Meeting in die mobile App umgeleitet.
• Über Videokonferenzsystem oder -anwendung beitreten: Wenn die CMR Cloud für
Zusammenarbeitsräume auf Ihrer WebEx-Site und in Ihrem Konto aktiviert ist, enthält die
E-Mail-Einlassung eine Videoadresse für das Meeting. Diese Videoadresse können Sie von Ihrem
Videokonferenzsystem bzw. Ihrer Videokonferenzanwendung aus wählen, um dem Meeting beizutreten.
Wenn darüber hinaus der Gastgeber Ihr TelePresence-System als eine Raum-Ressource innerhalb von
Microsoft Outlook angesetzt hat, können Sie im TelePresence-System auf Meeting beitreten klicken,
um dem Meeting direkt von diesem System aus beizutreten.
• Über Telefon beitreten: Wenn Sie dem Meeting nicht online, sondern lediglich mit Ihrem Telefon
beitreten möchten, können Sie sich mit den in der Einladung genannten Nummern einwählen. Auf diese
Weise können Sie auch einem persönlichen Konferenz-Meeting oder einem Nur-Audio-Meeting beitreten.
Die Meetingeinladung enthält andere Informationen als die zum Beitritt zu einem Meeting möglicherweise
erforderlichen, z. B. Meeting-Kennnummer oder Zugriffscode, Meeting-Passwort oder auch das numerische
Meeting-Passwort, wenn Sie von einem Videosystem oder einem Telefon aus beitreten.
Wenn Sie der Gastgeber sind und die Gastgeber-Kennnummer sowie den Gastgeber-Zugriffscode benötigen,
klicken Sie unten in der E-Mail-Einladung auf den entsprechenden Link.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
25
Beitreten zu einem Meeting
Beitreten zu einem Meeting über das WebEx-Menü in Outlook
Beitreten zu einem Meeting über das WebEx-Menü in Outlook
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus.
Wählen Sie im Menü „Angesetztes Meeting“ die Option Einem Meeting beitreten aus.
Das Dialogfeld Einem Meeting beitreten wird angezeigt. Es enthält eine Liste der Meetings am aktuellen
Tag, zu denen Sie eingeladen sind.
Schritt 3
(Optional) Wählen Sie ein anderes Datum aus, um die Meetings für dieses Datum anzuzeigen, oder wählen
Sie Wöchentlich oder Monatlich aus, um die Meetings für diese Woche bzw. diesen Monat anzuzeigen.
(Optional) Wenn Sie alle Meetings anzeigen möchten, zu denen Sie eingeladen sind, wählen Sie Alle Meetings
aus. Daraufhin wird die komplette Liste der Meetings auf Ihrer WebEx-Service-Site angezeigt.
Geben Sie im Feld unter der Meeting-Liste Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Mobiltelefonnummer oder die
Meeting-Kennnummer ein.
Wählen Sie Beitreten.
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site
Bevor Sie beginnen
Möglicherweise benötigen Sie die folgenden Informationen, um einem Meeting beitreten zu können:
• Meeting-Passwort
• Registrierungs-ID: Dies ist nur für den Event Center-Service erforderlich. Wenn der Gastgeber des
Events festgelegt hat, dass vor der Teilnahme am Event eine Registrierungs-ID angegeben werden muss,
erhalten die Teilnehmer in der per E-Mail gesendeten Registrierungsbestätigung eine eindeutige ID.
• Meeting-Kennnummer: Teilnehmer müssen diese Nummer angeben, um einem nicht aufgeführten
Meeting beitreten zu können, d. h. einem Meeting, das nicht im Kalender auf Ihrer WebEx-Site angezeigt
wird.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus.
Wählen Sie im Menü „Angesetztes Meeting“ die Option Mein WebEx aus.
Sie werden möglicherweise aufgefordert, sich bei Ihrer WebEx-Service-Site anzumelden, wenn Sie nicht
bereits angemeldet sind.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
26
Beitreten zu einem Meeting
Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site
Die Seite „Meine WebEx-Meetings“ wird geöffnet.
Schritt 3
Schritt 4
Vergewissern Sie sich, dass in der Liste im oberen Bereich der Seite Meetings, zu denen Sie eingeladen
sind ausgewählt ist.
Klicken Sie neben dem Meeting, dem Sie beitreten möchten, auf Beitreten.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
27
Beitreten zu einem Meeting
Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
28
KAPITEL
7
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren
und einrichten
• Übersicht über das Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge, Seite 29
• Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, Seite 30
• Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, Seite 31
• Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“, Seite 31
• Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, Seite 32
• Informationen zur Registerkarte „Konto“, Seite 32
• Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“, Seite 33
• Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“, Seite 34
• Informationen über die Registerkarte „Tools“, Seite 35
• Die Version der Produktivitätswerkzeuge prüfen, Seite 36
• Nach Aktualisierung suchen, Seite 36
• WebEx-Produktivitätswerkzeuge deinstallieren, Seite 36
Übersicht über das Installieren und Einrichten der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Sie können die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, um Meetings sofort mit dem
WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich, Microsoft Office, Webbrowsern, Microsoft Outlook oder IBM Lotus
Notes zu starten oder daran teilzunehmen. Darüber hinaus können Sie Meetings mit Microsoft Outlook oder
IBM Lotus Notes ansetzen, ohne Ihre WebEx-Site zu besuchen.
Nachdem Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert haben, können Sie sich anmelden und Optionen
für Ihr WebEx-Konto sowie für Instant-Meetings oder angesetzte Meetings einrichten, Präferenzen für den
WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich festlegen und auswählen, welche Produktivitätswerkzeuge Sie mit
WebEx verwenden möchten.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
29
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren und einrichten
Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
Das Dialogfeld enthält folgende Registerkarten:
• Konto
• Einstellungen zu „Jetzt treffen“
• Angesetzte Meetings
• Präferenzen
• Tools
Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
Wenn der Site-Administrator die Optionen für WebEx-Produktivitätswerkzeuge für Ihre WebEx-Service-Site
aktiviert hat, werden alle WebEx-Produktivitätswerkzeuge automatisch auf Ihrer Site installiert. Darüber
hinaus werden die WebEx-Produktivitätswerkzeuge automatisch durch neuere Versionen aktualisiert.
Während des Installationsvorgangs werden alle verfügbaren WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert. Sie
können die mit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen zu verwendenden Anwendungen jedoch jederzeit
ändern. Darüber hinaus können Sie andere WebEx-Konten- und Meeting-Einstellungen ändern, indem Sie
Optionen im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ festlegen. Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der
Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, auf Seite 32.
Gegebenenfalls können Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge auch manuell herunterladen und installieren.
Bevor Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Computer den
folgenden Mindestanforderungen entspricht:
• Sie müssen über Administratorrechte für Ihren Computer verfügen.
• Der plattformübergreifenden Software-Dokumentation zu WebEx können Sie entnehmen, welche
Betriebssysteme und Browser unterstützt werden und welche anderen Voraussetzungen Ihr System
erfüllen muss.
• Intel x86 (Pentium 400-MHz +) oder kompatibler Prozessor
• JavaScript und Cookies im Browser aktiviert
Hinweis
Wenn Sie über eine ältere Version der Produktivitätswerkzeuge verfügen, müssen Sie diese zunächst
deinstallieren, ehe Sie diese Version installieren.
Möglicherweise müssen Sie auch Anwendungen wie Microsoft Outlook und alle Browser schließen, ehe
Sie die neue Version der Produktivitätswerkzeuge installieren. Die Anwendungen müssen erneut gestartet
werden, und möglicherweise müssen Sie sich anmelden, ehe Ihnen die neue Benutzeroberfläche angezeigt
wird.
Die WebEx-Integration für IBM Lotus Notes ist in der Installation bzw. im Download der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge nur enthalten, wenn der Site-Administrator die Lotus Notes-Option für
die Site aktiviert hat.
Systemadministratoren können auch eine Masseninstallation für Computer an ihrem Standort durchführen.
Weitere Informationen finden Sie im IT-Administratorhandbuch zur Massenbereitstellung der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge (IT Administrator Guide for Mass Deployment of WebEx Productivity Tools)
unter der Adresse https://help.webex.com/docs/DOC-2631.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
30
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren und einrichten
Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Melden Sie sich bei Ihrer WebEx-Site an.
Wählen Sie die Registerkarte Meeting Center aus.
Wählen Sie in der linken Navigationsleiste unter Support die Option Downloads.
Wählen Sie auf der Seite „Downloads“ unter der Überschrift „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ den Eintrag
Download aus.
Das Dialogfeld „Datei herunterladen“ wird angezeigt.
Schritt 5
Speichern Sie das Installationsprogramm auf Ihrem Computer.
Der Name der Installationsdatei hat die Erweiterung .msi.
Schritt 6
Führen Sie die Installationsdatei aus und befolgen Sie die Anweisungen.
Das Dialogfeld „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ wird angezeigt.
Geben Sie WebEx-site-URL, Benutzernamen und Passwort ein.
Schritt 7
Nächster Schritt
Überprüfen Sie nach Abschluss der Installation und Anmeldung an Ihrem WebEx-Konto die Einstellungen
im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten der Optionen von
WebEx-Produktivitätswerkzeugen, auf Seite 32.
Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“
Verwenden Sie zum Öffnen des Dialogfensters „WebEx-Einstellungen“ eine der folgenden Optionen:
• Aus dem Startmenü: Wählen Sie Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge >
WebEx-Einstellungen aus.
• Aus dem WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich:
◦ Falls der WebEx Produktivitätswerkzeugebereich noch nicht offen ist, gehen Sie wie folgt vor:
◦ Doppelklicken Sie auf das Symbol WebEx-Produktivitätswerkzeuge auf Ihrem Desktop.
◦ Gehen Sie zu Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge >
WebEx-Produktivitätswerkzeuge.
◦ Klicken Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich auf WebEx-Einstellungen bearbeiten.
• Aus Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes: Wählen Sie im WebEx-Menü den Eintrag
Konteneinstellungen aus.
• Aus Microsoft Office, in Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint: Wählen Sie
WebEx-Einstellungen aus.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
31
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren und einrichten
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Schritt 7
Schritt 8
Schritt 9
Öffnen Sie das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“.
Melden Sie sich auf der Registerkarte Konto bei Ihrem Konto an, indem Sie die URL für Ihre WebEx-Site
sowie Benutzername und Passwort angeben. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zur
Registerkarte „Konto“, auf Seite 32.
Wählen Sie Aktualisieren.
Wählen Sie die Registerkarte „Jetzt treffen“-Einstellungen aus.
Legen Sie Optionen für Instant-Meetings fest, die über den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich sowie
in Microsoft Office, Browsern, Kontextmenüs sowie Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes gestartet
werden. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“, auf Seite
33.
Klicken Sie auf die Registerkarte Präferenzen.
Geben Sie Optionen für den WebEx Produktivitätswerkzeugebereich? Weitere Informationen finden Sie unter
Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“, auf Seite 34.
Klicken Sie auf die Registerkarte Tools.
Wählen Sie die Anwendungen aus, in die WebEx integriert werden soll. Weitere Informationen finden Sie
unter Informationen über die Registerkarte „Tools“, auf Seite 35.
Informationen zur Registerkarte „Konto“
Mit den Kontooptionen können Sie sich bei der WebEx-Site anmelden.
• Site-URL: Geben Sie hier die URL zur WebEx Meeting Center-Site ein, bei der Sie sich anmelden
möchten. URL-Format-Beispiel: company.webex.com
Hinweis
Wenn Sie die URL für eine Site eingeben, die die Integration von TelePresence nicht
unterstützt, ermöglicht Ihnen eine solche Site das Ansetzen von reinen WebEx-Meetings
und bietet außerdem eine entsprechende Dokumentation.
• Benutzername: Geben Sie den Benutzernamen für ein Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site ein
• Passwort: Geben Sie das Passwort für das Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site ein.
• Mein Passwort speichern: Speichert den eingegebenen Benutzernamen und das zugehörige Passwort,
sodass Sie Ihren Benutzernamen und Ihre Site-URL bei der nächsten Anmeldung nicht mehr eingeben
müssen.
• Passwort vergessen?: Öffnet die Seite „Passwort vergessen?“ auf Ihrer WebEx-Site. Hier können Sie
eine Anforderung zur Erstellung eines neuen Passworts senden.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
32
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren und einrichten
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“
• Passwort ändern: Öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie ein neues Passwort eingeben können.
• Sprache: Überprüfen Sie, welche Sprache derzeit für Ihre WebEx-Site ausgewählt ist.
• Land: Überprüfen Sie, welches Land bzw. welche Ländereinstellung derzeit für Ihre WebEx-Site
ausgewählt ist.
• Zeitzone: Überprüfen Sie, welche Zeitzone derzeit für Ihre WebEx-Site ausgewählt ist.
• Einstellungen für die WebEx-Dienst-Site ändern: Öffnen Sie die Mein WebEx > Mein Profil auf
Ihrer WebEx-Site, und nehmen Sie Änderungen an Ihrem Profil vor.
• Aktualisieren: Aktualisiert das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ mit den aktuellsten Einstellungen
aus der WebEx-Site.
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“
Optionen für Instant-Meetings betreffen Meetings, die über den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich
sowie in Microsoft Office, Browsern, Instant Messenger-Programmen, Kontextmenüs sowie Microsoft Outlook
oder IBM Lotus Notes gestartet werden.
• Meeting-Vorlage: Wählen Sie die für das Meeting zu verwendende Vorlage aus.
• Meeting-Typ: Wählen Sie den WebEx-Meeting-Typ aus, den Sie für Instant-Meetings haben möchten.
Diese Option führt nur die Meeting-Typen auf, die für Ihre Seite und Ihr Konto zur Verfügung stehen.
• Persönlichen Raum für Instant-Meetings nutzen: Wählen Sie aus, dass Sie standardmäßig Ihren
persönlichen Raum für Instant-Meetings nutzen wollen.
• Thema des Meetings: Geben Sie das Thema bzw. den Namen des Meetings ein.
• Meeting-Passwort: Hier können Sie festlegen, dass die Teilnehmer das hier angegebene Passwort
eingeben müssen, um dem Meeting beitreten zu können. Möglicherweise ist es für Ihre Site erforderlich,
dass alle Passwörter bestimmten Sicherheitskriterien entsprechen, z.B. dass sie eine Mindestlänge oder
eine Mindestanzahl an Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen aufweisen.
• Im öffentlichen Kalender aufführen: Dieses Meeting soll in die Meeting-Kalender auf der
WebEx-Service-Site eingetragen werden. Nur verfügbar für Meetings, Meetings von Verkaufs- und
Vertriebsmitarbeitern und Schulungssitzungen.
• Der Beitritt muss durch mich genehmigt werden: Gibt an, dass das Dialogfeld „Bitte um Teilnahme
auf Ihrem Bildschirm“ angezeigt werden soll, sobald jemand versucht, Ihrem Meeting beizutreten. Dies
ist nur für Support-Sitzungen verfügbar.
• Audio-Verbindung: Wählen Sie den Typ der zu verwendenden Audio-Verbindung aus:
◦ Keine: Gibt an, dass das Meeting entweder keine Audio-Verbindung beinhaltet oder eine
Audio-Verbindung beinhaltet, die nicht über Ihren Meeting-Service läuft und über die Sie die
Teilnehmer selbst unterrichten.
◦ WebEx Audio: Gibt an, dass das Meeting WebEx-Audio für die Audio-Verbindung verwendet,
sodass Sie Ihr Telefon oder Ihren Computer als Audiogerät für die Teilnahme am Meeting
verwenden können. Falls Sie diese Option auswählen, wählen Sie eine der folgenden Optionen für
WebEx Audio aus:
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
33
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren und einrichten
Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“
• Teilnehmern globale Einwahlnummern anzeigen: Wählen Sie diese Option, um eine Liste
von Telefonnummern zu erhalten, z. B. gebührenfreie oder lokale Nummern, die Teilnehmer
in anderen Ländern anrufen können, um sich mit der Audio-Verbindung zu verbinden.
• Gebührenfreie Nummer anzeigen: Wählen Sie aus, ob eine gebührenfreie Nummer auf
Ihrer Site bereitgestellt werden soll und ob sie angezeigt werden soll, damit Teilnehmer die
Nummer anrufen können, um sich mit der Audio-Verbindung zu verbinden.
Hinweis
Nachdem Sie das Meeting gestartet haben, können Teilnehmer auswählen, ob sie ihren
Computer oder ihr Telefon als Audiogerät verwenden möchten, um dem Meeting
beizutreten.
◦ Sonstige Telekonferenz: Gibt an, dass das Meeting eine Telefonkonferenz umfasst, die durch
einen anderen Service bereitgestellt wird. Die Anweisungen, die Sie in das Textfeld eingeben,
werden automatisch auf den Bildschirmen der Meeting-Teilnehmer angezeigt, sobald diese dem
Meeting beitreten.
Tipp
Meeting-Teilnehmer müssen über eine direkte Durchwahl verfügen, damit sie vom
Telefonkonferenz-Service angerufen werden können. Ein Teilnehmer ohne eine direkte
Durchwahl kann jedoch einer Telefonkonferenz beitreten, indem er eine
Einwahl-Telefonnummer anruft, die im Meeting-Fenster immer zur Verfügung steht.
• Ton bei Beitritt und Verlassen: Wählen Sie den Ton aus, der beim Beitritt und beim Verlassen
wiedergegeben wird.
Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“
In den Präferenzen können Sie einige Funktionen des WebEx-Produktivitätswerkzeugebereichs konfigurieren.
• Immer im oberen Desktop-Bereich anzeigen: Zeigt den WebEx Produktivitätswerkzeugebereich
immer im Vordergrund aller Applikationen oder Programme an, die auf Ihrem Computer geöffnet sind.
• WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich beim Start von Windows anzeigen
• Produktivitätswerkzeuge-Symbol in der Taskleiste anzeigen
• Planfunktion im Bereich der Produktivitätswerkzeuge aufrufen: Die Verknüpfungen „Angesetztes
Meeting starten“ und „Meeting ansetzen“ im Bereich einblenden. Wenn Sie auf einen der Links klicken,
gelangen Sie zu den entsprechenden Seiten auf Ihrer WebEx-Service-Website.
• Standard-Adressbuch: Wählen Sie ein E-Mail- und Ansetzprogramm für ein Standardadressbuch aus.
Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge lassen sich in das ausgewählte E-Mail-Programm integrieren und
vereinfachen so das Abrufen der E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte. Wenn Sie in den WebEx
Produktivitätswerkzeugebereich klicken, wird ein Adressbuch des E-Mail-Programms geöffnet, das Sie
hier ausgewählt haben.
• Meeting-Optionen starten
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
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WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren und einrichten
Informationen über die Registerkarte „Tools“
◦ Mir das Ändern des Meeting-Themas beim Starten des Meetings erlauben
◦ Mir das Ändern des Meeting-Passworts beim Starten des Meetings erlauben
Informationen über die Registerkarte „Tools“
Diese Optionen legen fest, welche Programme WebEx-Integrationen und Verknüpfungen enthalten.
• E-Mail und Ansetzen von Meetings: Zeigt die WebEx-Produktivitätsleiste und Befehle an, mit denen
Sie Meetings ansetzen oder Instant-Meetings über die WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit Microsoft
Outlook oder IBM Lotus und den entsprechenden Adressbüchern aus diesen Anwendungen starten
können.
• Microsoft
◦ WebEx mit Microsoft Office verwenden: Zeigt die WebEx-Schaltflächen für Instant-Meetings
mit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen und zum automatischen Teilen ausgewählter Dateien
oder Dokumente in den folgenden Microsoft Office-Anwendungen an:
• Excel
• PowerPoint
• Word
◦ Symbolleiste in Internet Explorer anzeigen: Zeigt eine WebEx-Schaltfläche an, mit der Sie
Instant-Meetings aus der Symbolleiste von Microsoft Internet Explorer starten können.
◦ In Kontextmenüs in Windows anzeigen (Neustart erforderlich): Zeigt einen WebEx-Befehl,
mit dem Sie aus den Kontextmenüs in Windows Explorer ein Instant-Meeting starten und
automatisch eine ausgewählte Datei oder ein Dokument freigeben können.
• Mozilla Firefox
◦ Symbolleiste in Firefox anzeigen: Zeigt eine WebEx-Schaltfläche an, mit der Sie Instant-Meetings
aus der Symbolleiste von Firefox starten können.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
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WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren und einrichten
Die Version der Produktivitätswerkzeuge prüfen
Die Version der Produktivitätswerkzeuge prüfen
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Produktivitätswerkzeuge-Symbol in der Windows-Taskleiste.
Klicken Sie im Menü „Produktivitätswerkzeuge“ auf Informationen zu den
WebEx-Produktivitätswerkzeugen, um sich die aktuell installierte Version anzeigen zu lassen.
Gehen Sie zur WebEx-Site.
Wählen Sie Einstellungen > Downloads aus.
Prüfen Sie unter „Informationen zu Meeting Center“ die für die Produktivitätswerkzeuge aufgeführte
Versionsnummer.
Wenn Ihre installierte Version nicht der neuesten Version auf Ihrer Site entspricht, wählen Sie unter
„Produktivitätswerkzeuge“ auf der Seite „Downloads“ die Option Download, um die neueste Version
herunterzuladen.
Nach Aktualisierung suchen
Wenn Sie Aktualisierungen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen erhalten können, können Sie prüfen, ob
eine Aktualisierung verfügbar ist.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Produktivitätswerkzeuge-Symbol in der Windows-Taskleiste.
Wählen Sie Nach Aktualisierung suchen.
Das System prüft, ob eine neue Aktualisierung verfügbar ist. Wenn keine Aktualisierung verfügbar ist, wird
eine Nachricht angezeigt, die besagt, dass die neueste Version installiert wurde. Sobald eine neue Aktualisierung
verfügbar ist, können Sie sie sofort installieren lassen.
Hinweis
Sie können auch den Befehl Nach Aktualisierung suchen im WebEx-Menü „Meeting ansetzen“
in Microsoft Outlook wählen.
WebEx-Produktivitätswerkzeuge deinstallieren
Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge können Sie mithilfe von Befehlen im Startmenü oder mithilfe der
Systemsteuerung deinstallieren.
Die Deinstallation der Produktivitätswerkzeuge entfernt alle Produktivitätswerkzeuge und Verknüpfungen
von Ihrem Computer. Wenn Sie einige Produktivitätswerkzeuge weiter nutzen und andere deaktivieren
möchten, bearbeiten Sie die Optionen im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“. Einzelheiten finden Sie unter
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, auf Seite 32.
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WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren und einrichten
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlen im Startmenü
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlen
im Startmenü
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Klicken Sie auf Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge > Deinstallieren
Klicken Sie auf Ja, um den Deinstallationsvorgang für die WebEx-Produktivitätswerkzeuge zu bestätigen.
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe der
Systemsteuerung
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Klicken Sie auf Start > Einstellungen > Systemsteuerung.
Doppelklicken Sie auf Programme hinzufügen/entfernen.
Klicken Sie auf WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Wählen Sie Entfernen aus.
Klicken Sie auf Ja, um den Deinstallationsvorgang für die WebEx-Produktivitätswerkzeuge zu bestätigen.
Benutzerhandbuch zu WebEx- Integration in Outlook für Windows (WBS31)
37
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren und einrichten
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe der Systemsteuerung
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