Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows
(WBS31)
Erste Veröffentlichung: 23. März 2016
Americas Headquarters
Cisco Systems, Inc.
170 West Tasman Drive
San Jose, CA 95134-1706
USA
http://www.cisco.com
Tel: 408 526-4000
800 553-NETS (6387)
Fax: 408 527-0883
THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS,
INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND,
EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS.
THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH
THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY,
CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY.
The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version
of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright © 1981, Regents of the University of California.
NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED “AS IS" WITH ALL FAULTS.
CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF
MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE.
IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT
LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS
HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.
Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network
topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional
and coincidental.
Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: http://
www.cisco.com/go/trademarks. Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership
relationship between Cisco and any other company. (1110R)
© 2016
Cisco Systems, Inc. All rights reserved.
INHALTSVERZEICHNIS
Erste Schritte 1
Übersicht 1
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 3
Übersicht über das Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 3
Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen 4
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren 5
Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ 5
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen 6
Informationen zur Registerkarte „Konto“ 6
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“ 7
Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“ 8
Informationen über die Registerkarte „Tools“ 9
Version der Produktivitätswerkzeuge überprüfen 10
Nach Aktualisierung suchen 10
WebEx-Produktivitätswerkzeuge deinstallieren 10
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlen im Startmenü 11
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe der Systemsteuerung 11
Ansetzen eines Meetings 13
Ansetzen eines Meetings – Übersicht 13
Meeting in Lotus Notes einrichten 13
Teilnehmer einladen 15
Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting 16
Unterstützung von Wiederholungsmustern in WebEx Integration in Lotus Notes 16
Meeting-Vorlagen verwenden 19
Ansetzen im Auftrag von anderen Gastgebern 21
Ansetzen für einen anderen Gastgeber – Übersicht 21
Einrichten vor dem Ansetzen für einen anderen Gastgeber 21
Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber 21
Verwalten von Meetings 25
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
iii
Inhaltsverzeichnis
Verwalten eines Meetings – Übersicht 25
Bearbeiten eines angesetzten Meetings 25
Ein angesetztes Meeting bearbeiten 26
Starten eines Meetings als Meeting-Gastgeber 26
Stornieren eines Meetings 27
Beitreten zu einem Meeting 27
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
iv
KAPITEL
1
Erste Schritte
• Übersicht, Seite 1
Übersicht
WebEx Integration in Lotus Notes bietet Ihnen eine bequeme Möglichkeit, WebEx-Online-Meetings aus
Lotus Notes schnell zu starten, hinzuzufügen oder diesen beizutreten, ohne auf Ihre WebEx-Site zugreifen zu
müssen, von der aus Sie normalerweise Ihre Online-Meetings planen und diesen beitreten.
WebEx-Produktivitätswerkzeuge werden automatisch auf Ihrem Computer installiert, wenn Sie sich auf Ihrer
WebEx-Site anmelden. Wenn neue Versionen verfügbar sind, legt Ihr Site-Administrator mit
Systemadministratorprivilegien fest, ob die Produktivitätswerkzeuge automatisch auf die neuen Versionen
aktualisiert werden. Sie können Produktivitätswerkzeuge auch manuell installieren. Weitere Informationen
finden Sie unter Installieren der WebEx-Produktivitätswerkzeuge.
Sobald WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert sind, werden die WebEx-Optionen zum Starten oder
Hinzufügen von Meetings in Lotus Notes angezeigt. WebEx Integration in Lotus Notes bietet außerdem
folgende Möglichkeiten in Lotus Notes:
• Schneller Zugriff auf „Mein WebEx“ auf Ihrer WebEx-Site, wo sich Ihre persönliche Meeting-Liste,
Ihr Benutzerprofil und weitere Kontooptionen befinden.
• Den Befehl „Jetzt treffen“ zum Starten eines Instant-Meetings (nur für Meeting Center und Training
Center verfügbar).
• Vorlagen für Meeting-Einladungen.
Um die Sicherheit Ihrer Meetings zu gewährleisten, werden sämtliche Daten, die an Ihre WebEx-Site gesendet
oder von dieser empfangen werden, durch WebEx Integration in Lotus Notes mit 128-Bit-SSL-Verschlüsselung
(Secure Sockets Layer) gesichert.
Hinweis
In der Mac-Version der WebEx-Produktivitätswerkzeuge wird Lotus Notes aktuell nicht unterstützt.
Machen Sie sich vor der Verwendung der WebEx Integration in Lotus Notes mit Lotus Notes selbst vertraut.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie ein Benutzerkonto auf Ihrer WebEx-Site haben und dass die WebEx
Integration in Lotus Notes von Ihrer WebEx-Site unterstützt wird.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
1
Erste Schritte
Übersicht
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
2
KAPITEL
2
Installieren und Einrichten der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge
• Übersicht über das Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge, Seite 3
• Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, Seite 4
• WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, Seite 5
• Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“, Seite 5
• Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, Seite 6
• Informationen zur Registerkarte „Konto“, Seite 6
• Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“, Seite 7
• Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“, Seite 8
• Informationen über die Registerkarte „Tools“, Seite 9
• Version der Produktivitätswerkzeuge überprüfen, Seite 10
• Nach Aktualisierung suchen, Seite 10
• WebEx-Produktivitätswerkzeuge deinstallieren, Seite 10
Übersicht über das Installieren und Einrichten der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Sie können die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, um Meetings sofort mit dem
WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich, Microsoft Office, Webbrowsern, Microsoft Outlook sowie IBM
Lotus Notes zu starten oder daran teilzunehmen. Darüber hinaus können Sie Meetings mit Microsoft Outlook
oder IBM Lotus Notes ansetzen, ohne Ihre WebEx-Site zu besuchen.
Nachdem Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert haben, können Sie sich anmelden und Optionen
für Ihr WebEx-Konto sowie für Instant-Meetings oder angesetzte Meetings einrichten, Präferenzen für den
WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich festlegen und auswählen, welche Produktivitätswerkzeuge Sie mit
WebEx verwenden möchten.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
3
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
Das Dialogfeld umfasst diese Registerkarten:
• Konto
• Einstellungen zu „Jetzt treffen“
• Angesetzte Meetings
• Präferenzen
• Tools
Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
Wenn der Site-Administrator die Optionen für WebEx-Produktivitätswerkzeuge für Ihre WebEx-Dienst-Site
aktiviert hat, werden alle WebEx-Produktivitätswerkzeuge automatisch auf Ihrer Site installiert. Darüber
hinaus werden die WebEx-Produktivitätswerkzeuge automatisch durch neuere Versionen aktualisiert.
Während des Installationsvorgangs werden alle verfügbaren WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert. Sie
können die mit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen zu verwendenden Anwendungen jedoch jederzeit
ändern. Darüber hinaus können Sie andere WebEx-Konten- und Meeting-Einstellungen ändern, indem Sie
Optionen im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ festlegen. Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der
Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, auf Seite 6.
Gegebenenfalls können Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge auch manuell herunterladen und installieren.
Bevor Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Computer den
folgenden Mindestanforderungen entspricht:
• Sie benötigen Administratorprivilegien für Ihren Computer.
• Der plattformübergreifenden Software-Dokumentation zu WebEx können Sie entnehmen, welche
Betriebssysteme und Browser unterstützt werden und welche anderen Voraussetzungen Ihr System
erfüllen muss.
• Intel x86 (Pentium 400-MHz +) oder kompatibler Prozessor
• JavaScript und Cookies im Browser aktiviert
Hinweis
Wenn Sie eine frühere Version der Produktivitätswerkzeuge besitzen, müssen Sie diese Version
deinstallieren, bevor Sie die neue Version installieren können.
Möglicherweise müssen Sie vor der Installation der neuen Version der Produktivitätswerkzeuge auch
Anwendungen wie Microsoft Outlook und alle Browser schließen. Diese Anwendungen müssen neu
gestartet werden, und Sie müssen sich anmelden, bevor die neue Benutzeroberfläche angezeigt wird.
Die WebEx-Integration für IBM Lotus Notes ist in der Installation bzw. im Download der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge nur enthalten, wenn der Site-Administrator die Lotus Notes-Option für
die Site aktiviert hat.
Systemadministratoren können auch eine Masseninstallation für Computer an ihrem Standort durchführen.
Weitere Informationen finden Sie im IT-Administratorhandbuch zur Massenbereitstellung der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge (IT Administrator Guide for Mass Deployment of WebEx Productivity Tools)
unter der Adresse https://help.webex.com/docs/DOC-2631.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
4
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Melden Sie sich bei Ihrer WebEx-Site an.
Wählen Sie die Registerkarte Meeting Center aus.
Wählen Sie in der linken Navigationsleiste unter Support die Option Downloads.
Wählen Sie auf der Seite „Downloads“ unter der Überschrift „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ den Eintrag
Download aus.
Das Dialogfeld Datei herunterladen wird angezeigt.
Schritt 5
Speichern Sie das Installationsprogramm auf Ihrem Computer.
Der Name der Installationsdatei hat die Erweiterung .msi.
Schritt 6
Führen Sie die Installationsdatei aus und befolgen Sie die Anweisungen.
Das Dialogfeld „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ wird angezeigt.
Geben Sie Ihre WebEx-Site-URL, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
Schritt 7
Nächster Schritt
Überprüfen Sie, nachdem Sie die Installation abgeschlossen und Sie sich bei Ihrem WebEx-Konto angemeldet
haben, die Einstellungen im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“. Weitere Informationen finden Sie unter
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, auf Seite 6.
Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“
Verwenden Sie zum Öffnen des Dialogfensters „WebEx-Einstellungen“ eine der folgenden Optionen:
• Aus dem Startmenü: Wählen Sie Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge >
WebEx-Einstellungen aus.
• Aus dem WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich:
◦ Falls der Bereich „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ noch nicht offen ist, gehen Sie wie folgt vor:
◦ Doppelklicken Sie auf das Symbol „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ auf Ihrem Desktop.
◦ Gehen Sie zu Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge >
WebEx-Produktivitätswerkzeuge.
◦ Klicken Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich auf WebEx-Einstellungen bearbeiten.
• Aus Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes: Wählen Sie im WebEx-Menü den Eintrag
Konteneinstellungen aus.
• Aus Microsoft Office, in Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint: Wählen Sie
WebEx-Einstellungen aus.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
5
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Schritt 7
Schritt 8
Schritt 9
Öffnen Sie das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“.
Melden Sie sich auf der Registerkarte Konto bei Ihrem Konto an, indem Sie die URL für Ihre WebEx-Site
sowie Benutzername und Passwort angeben. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zur
Registerkarte „Konto“, auf Seite 6.
Wählen Sie Aktualisieren aus.
Wählen Sie die Registerkarte „Jetzt treffen“-Einstellungen aus.
Legen Sie Optionen für Instant-Meetings fest, die über den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich sowie
in Microsoft Office, Browsern, Kontextmenüs sowie Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes gestartet
werden. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“, auf Seite
7.
Klicken Sie auf die Registerkarte Präferenzen.
Legen Sie die Optionen für den Bereich „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ fest. Weitere Informationen finden
Sie unter Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“, auf Seite 8.
Klicken Sie auf die Registerkarte Tools.
Wählen Sie die Anwendungen aus, in die WebEx integriert werden soll. Weitere Informationen finden Sie
unter Informationen über die Registerkarte „Tools“, auf Seite 9.
Informationen zur Registerkarte „Konto“
Mit den Kontooptionen können Sie sich bei der WebEx-Site anmelden.
• Site-URL: Geben Sie hier die URL zur WebEx Meeting Center-Site ein, bei der Sie sich anmelden
möchten. Beispiel für URL-Format: company.webex.com
Hinweis
Wenn Sie die URL für eine Site eingeben, die die TelePresence-Integration nicht
unterstützt, können Sie für diese Seite Nur-WebEx-Meetings ansetzen und auf die
entsprechende Dokumentation zugreifen.
• Benutzername: Geben Sie den Benutzernamen für ein Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site ein.
• Passwort: Geben Sie das Passwort für das Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site ein.
• Mein Passwort speichern: Speichert den eingegebenen Benutzernamen und das zugehörige Passwort,
sodass Sie Ihren Benutzernamen und Ihre Site-URL bei der nächsten Anmeldung nicht mehr eingeben
müssen.
• Passwort vergessen?: Öffnet die Seite „Passwort vergessen?“ auf Ihrer WebEx-Site. Hier können Sie
eine Anforderung zur Erstellung eines neuen Passworts senden.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
6
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“
• Passwort ändern: Öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie ein neues Passwort eingeben können.
• Sprache: Überprüfen Sie, welche Sprache derzeit für Ihre WebEx-Site ausgewählt ist.
• Land: Überprüfen Sie, welches Land bzw. welche Ländereinstellung derzeit für Ihre WebEx-Site
ausgewählt ist.
• Zeitzone: Überprüfen Sie, welche Zeitzone derzeit für Ihre WebEx-Site ausgewählt ist.
• Einstellungen für die WebEx-Dienst-Website ändern: Öffnen Sie die Seite Mein WebEx > Mein
Profil auf Ihrer WebEx-Site, und nehmen Sie Änderungen an Ihrem Profil vor.
• Aktualisieren: Aktualisiert das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ mit den aktuellsten Einstellungen
aus der WebEx-Site.
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“
Optionen für Instant-Meetings betreffen Meetings, die über den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich
sowie in Microsoft Office, Browsern, Instant Messenger-Programmen, Kontextmenüs sowie Microsoft Outlook
oder IBM Lotus Notes gestartet werden.
• Meeting-Vorlage: Wählen Sie die für das Meeting zu verwendende Vorlage aus.
• Meeting-Typ: Wählen Sie den WebEx-Meeting-Typ aus, den Sie für Instant-Meetings verwenden
möchten. Diese Option führt nur die Meeting-Typen auf, die für Ihre Site und Ihr Benutzerkonto zur
Verfügung stehen.
• Persönlichen Raum für Instant-Meetings nutzen: Wählen Sie aus, dass Sie standardmäßig Ihren
persönlichen Raum für Instant-Meetings nutzen wollen.
• Thema des Meetings: Geben Sie das Thema oder den Namen für das Meeting ein.
• Meeting-Passwort: Hier können Sie festlegen, dass die Teilnehmer das hier angegebene Passwort
eingeben müssen, um dem Meeting beitreten zu können. Möglicherweise ist es für Ihre Site erforderlich,
dass alle Passwörter bestimmten Sicherheitskriterien entsprechen, z. B. dass sie eine Mindestlänge oder
eine Mindestanzahl an Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen aufweisen.
• Im öffentlichen Kalender aufführen: Tragen Sie dieses Meeting in die Meeting-Kalender auf der
WebEx-Dienst-Site ein. Nur für Meetings, Verkaufsgespräche und Schulungssitzungen verfügbar.
• Der Beitritt muss durch mich genehmigt werden: Gibt an, dass das Dialogfeld „Bitte um Teilnahme“
auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden soll, sobald jemand versucht, Ihrem Meeting beizutreten. Nur
für Support-Sitzungen verfügbar.
• Audio-Verbindung: Wählen Sie den Typ der zu verwendenden Audio-Verbindung aus:
◦ Keine: Gibt an, dass das Meeting entweder keine Audio-Verbindung beinhaltet oder eine
Audio-Verbindung beinhaltet, die nicht über Ihren Meeting-Dienst läuft und über die Sie die
Teilnehmer selbst unterrichten.
◦ WebEx Audio: Gibt an, dass das Meeting WebEx-Audio für die Audio-Verbindung verwendet,
sodass Sie Ihr Telefon oder Ihren Computer als Audiogerät für die Teilnahme am Meeting
verwenden können. Wählen Sie bei Auswahl dieser Option eine der drei folgenden Optionen für
WebEx Audio aus:
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
7
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“
• Teilnehmern globale Einwahlnummern anzeigen: Wählen Sie diese Option, um eine Liste
von Telefonnummern zu erhalten, z. B. gebührenfreie oder lokale Nummern, die Teilnehmer
in anderen Ländern anrufen können, um sich mit der Audio-Verbindung zu verbinden.
• Gebührenfreie Nummer anzeigen: Wählen Sie aus, ob eine gebührenfreie Nummer auf
Ihrer Site bereitgestellt werden soll und ob sie angezeigt werden soll, damit Teilnehmer die
Nummer anrufen können, um sich mit der Audio-Verbindung zu verbinden.
Hinweis
Nachdem Sie das Meeting gestartet haben, können Teilnehmer auswählen, ob sie ihren
Computer oder ihr Telefon als Audiogerät verwenden möchten, um dem Meeting
beizutreten.
◦ Sonstige Telekonferenz: Gibt an, dass das Meeting eine Telefonkonferenz umfasst, die durch
einen anderen Dienst bereitgestellt wird. Die Anweisungen, die Sie in das Textfeld eingeben,
werden automatisch auf den Bildschirmen der Meeting-Teilnehmer angezeigt, sobald diese dem
Meeting beitreten.
Tipp
Meeting-Teilnehmer müssen über eine direkte Durchwahl verfügen, damit sie vom
Telefonkonferenz-Dienst angerufen werden können. Ein Teilnehmer ohne eine direkte
Durchwahl kann jedoch einer Telefonkonferenz beitreten, indem er eine
Einwahl-Telefonnummer anruft, die im Meeting-Fenster immer zur Verfügung steht.
• Ton bei Beitritt und Verlassen: Wählen Sie den Ton aus, der beim Beitritt und beim Verlassen
wiedergegeben wird.
Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“
In den Präferenzen können Sie einige Funktionen des WebEx-Produktivitätswerkzeugebereichs konfigurieren.
• Immer im oberen Desktop-Bereich anzeigen: Zeigt den WebEx Produktivitätswerkzeugebereich
immer im Vordergrund aller Applikationen oder Programme an, die auf Ihrem Computer geöffnet sind.
• WebEx-Produktivitätswerkzeuge beim Start von Windows anzeigen
• Produktivitätswerkzeuge-Symbol in der Taskleiste anzeigen
• Planfunktion im Bereich der Produktivitätswerkzeuge aufrufen: Blendet die Verknüpfungen
„Angesetztes Meeting starten“ und „Meeting ansetzen“ im Bereich ein. Wenn Sie einen der Links
auswählen, gelangen Sie zu den entsprechenden Seiten auf Ihrer WebEx-Dienst-Site.
• Standard-Adressbuch: Wählen Sie ein E-Mail- und Ansetzprogramm für ein Standardadressbuch aus.
WebEx-Produktivitätswerkzeuge lassen sich in das ausgewählte E-Mail-Programm integrieren und
vereinfachen so das Abrufen der E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte. Durch Auswahl des Bereichs für die
WebEx-Produktivitätswerkzeuge wird ein Adressbuch des E-Mail-Programms geöffnet, das Sie hier
ausgewählt haben.
• Meeting-Optionen starten
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
8
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen über die Registerkarte „Tools“
◦ Mir das Ändern des Meeting-Themas beim Starten des Meetings erlauben
◦ Mir das Ändern des Meeting-Passworts beim Starten des Meetings erlauben
Informationen über die Registerkarte „Tools“
Diese Optionen legen fest, welche Programme WebEx-Integrationen und Verknüpfungen enthalten.
• E-Mail und Ansetzen von Meetings: Zeigt die WebEx-Produktivitätsleiste und Befehle an, mit denen
Sie Meetings ansetzen oder Instant-Meetings über die WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit Microsoft
Outlook oder IBM Lotus und den entsprechenden Adressbüchern aus diesen Anwendungen starten
können.
• Microsoft
◦ WebEx mit Microsoft Office verwenden: Zeigt die WebEx-Schaltflächen für Instant-Meetings
mit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen und zum automatischen Teilen ausgewählter Dateien
oder Dokumente in den folgenden Microsoft Office-Anwendungen an:
• Excel
• PowerPoint
• Word
◦ Symbolleiste in Internet Explorer anzeigen: Zeigt eine WebEx-Schaltfläche an, mit der Sie
Instant-Meetings aus der Symbolleiste von Microsoft Internet Explorer starten können.
◦ In Kontextmenüs in Windows anzeigen (Neustart erforderlich): Zeigt einen WebEx-Befehl,
mit dem Sie aus den Kontextmenüs in Windows Explorer ein Instant-Meeting starten und
automatisch eine ausgewählte Datei oder ein Dokument freigeben können.
• Mozilla Firefox
◦ Symbolleiste in Firefox anzeigen: Zeigt eine WebEx-Schaltfläche an, mit der Sie Instant-Meetings
aus der Symbolleiste von Firefox starten können.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
9
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Version der Produktivitätswerkzeuge überprüfen
Version der Produktivitätswerkzeuge überprüfen
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Klicken Sie in der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das Symbol Produktivitätswerkzeuge.
Wählen Sie im Menü „Produktivitätswerkzeuge“ die Option Informationen zu den
WebEx-Produktivitätswerkzeugen aus, um die aktuell installierte Version anzuzeigen.
Gehen Sie zur WebEx-Site.
Wählen Sie Support > Downloads aus.
Überprüfen Sie unter „Informationen zu Meeting Center“ die für die Produktivitätswerkzeuge aufgeführte
Versionsnummer.
Wenn Ihre installierte Version nicht die auf der Site aufgeführte aktuelle Version ist, wählen Sie auf der Seite
„Downloads“ unter „Produktivitätswerkzeuge“ die Option Herunterladen, um die aktuelle Version
herunterzuladen.
Nach Aktualisierung suchen
Wenn Sie die Aktualisierungen für WebEx-Produktivitätswerkzeuge empfangen können, können Sie überprüfen,
ob Aktualisierungen vorhanden sind.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Klicken Sie in der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das Symbol „Produktivitätswerkzeuge“.
Wählen Sie Nach Aktualisierung suchen.
Das System überprüft, ob eine neue Aktualisierung verfügbar ist. Wenn keine Aktualisierung verfügbar ist,
informiert Sie eine Nachricht darüber, dass die aktuellste Version installiert ist. Wenn eine Aktualisierung
verfügbar ist, können Sie sie sofort installieren.
Hinweis
Sie können den Befehl Nach Aktualisierung suchen auch über das WebEx-Menü „Meeting
ansetzen“ in Microsoft Outlook aufrufen.
WebEx-Produktivitätswerkzeuge deinstallieren
Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge können Sie mithilfe von Befehlen im Startmenü oder mithilfe der
Systemsteuerung deinstallieren.
Die Deinstallation der Produktivitätswerkzeuge entfernt alle Produktivitätswerkzeuge und Verknüpfungen
von Ihrem Computer. Wenn Sie einige Produktivitätswerkzeuge weiter nutzen und andere deaktivieren
möchten, bearbeiten Sie die Optionen im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“. Einzelheiten finden Sie unter
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, auf Seite 6.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
10
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlen im Startmenü
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlen
im Startmenü
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Klicken Sie auf Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge > Deinstallieren
Wählen Sie Ja aus, um den Deinstallationsvorgang für die WebEx-Produktivitätswerkzeuge zu bestätigen.
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe der
Systemsteuerung
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Wählen Sie Start > Einstellungen > Systemsteuerung aus.
Doppelklicken Sie auf Programme hinzufügen/entfernen.
Wählen Sie WebEx-Produktivitätswerkzeuge aus.
Wählen Sie Entfernen aus.
Wählen Sie Ja aus, um den Deinstallationsvorgang für die WebEx-Produktivitätswerkzeuge zu bestätigen.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
11
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe der Systemsteuerung
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
12
KAPITEL
3
Ansetzen eines Meetings
• Ansetzen eines Meetings – Übersicht, Seite 13
• Meeting in Lotus Notes einrichten, Seite 13
• Unterstützung von Wiederholungsmustern in WebEx Integration in Lotus Notes, Seite 16
• Meeting-Vorlagen verwenden, Seite 19
Ansetzen eines Meetings – Übersicht
Beachten Sie vor dem Ansetzen eines Online-Meetings mit WebEx Integration in Lotus Notes Folgendes:
• WebEx Integration in Lotus Notes bietet grundlegende Optionen zum Ansetzen eines Meetings. Daher
stehen einige Optionen, die auf Ihrer WebEx-Site angezeigt werden, in WebEx Integration in Lotus
Notes nicht zur Verfügung. Für diese zusätzlichen Optionen verwendet WebEx Integration in Lotus
Notes die Einstellungen der Vorlage, die Sie für das Meeting gewählt haben.
• WebEx Integration in Lotus Notes unterstützt nicht alle Wiederholungsoptionen, die in Lotus Notes zur
Verfügung stehen.
• In Meeting-Einladungen, die Sie mit Lotus Notes versenden, wird die Startzeit des Meetings in derjenigen
Zeitzone angezeigt, die auf Ihrem Computer festgelegt ist, nicht in der Zeitzone Ihrer Site-Einstellungen
für Ihren Dienst.
• Auf Ihrer WebEx-Site werden alle Meeting-Zeiten in der Zeitzone angezeigt, die Sie in den Präferenzen
Ihrer Site festgelegt haben, unabhängig von der auf Ihrem Computer eingestellten Zeitzone. Weitere
Informationen zur Festlegung Ihrer Site-Einstellungen finden Sie in der Dokumentation für Ihre
WebEx-Site.
Meeting in Lotus Notes einrichten
Mit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen können Sie Meetings in Lotus Notes ansetzen, ohne Ihre WebEx-Site
aufrufen zu müssen. Zum Einrichten eines Online-Meetings mit WebEx-Integration in Lotus Notes öffnen
Sie eine neue Meeting-Anfrage und geben dann Informationen und Einstellungen für das Meeting ein.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
13
Ansetzen eines Meetings
Meeting in Lotus Notes einrichten
Verfahren
Schritt 1
Klicken Sie in Ihrem Lotus Notes-Kalender auf Ein Meeting ansetzen, und geben Sie die Details für das
Meeting ein.
Daraufhin wird die Registerkarte für neue Kalendereinträge mit der Schaltfläche WebEx-Meeting hinzufügen
geöffnet.
Schritt 2
Geben Sie allgemeine Meeting-Informationen ein, z. B. Betreff, Uhrzeit, Ort, Eingeladene und
Meeting-Wiederholungen.
Wählen Sie WebEx-Meeting hinzufügen aus.
Das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ wird geöffnet.
Geben Sie die WebEx-Meeting-Einstellungen an und klicken Sie dann auf OK.
Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber ansetzen, wird im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen"
die Meldung „Sie planen für [Name des Gastgebers]" angezeigt.
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
• Klicken Sie auf Einladungen speichern und senden, um den Teilnehmern die Einladungen zu schicken.
Weitere Informationen zur Einladung von Teilnehmern finden Sie unter „Einladen von Teilnehmern“.
• Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt
zum angesetzten Meeting ein.
Hinweis
Sie können alle Einstellungen für das Meeting nach dem Ansetzen
ändern.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
14
Ansetzen eines Meetings
Teilnehmer einladen
Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge fügen das angesetzte Meeting Ihrem Lotus Notes-Kalender und dem
öffentlichen Kalender auf Ihrer WebEx-Site hinzu.
Teilnehmer einladen
Bei Verwendung von WebEx Integration in Lotus Notes zum Ansetzen eines Meetings können Sie Teilnehmer
einladen, indem Sie sie in beliebigen Lotus Notes-Adressbüchern auswählen. Sie können auch Teilnehmer
einladen, die nicht in einer Kontaktliste in Lotus Notes zu finden sind, indem Sie ihre E-Mail-Adresse angeben.
Nachdem Sie einen Teilnehmer zu einem angesetzten Meeting eingeladen haben, erhält dieser eine
Einladungs-E-Mail. Die Einladung enthält Informationen über das Meeting (einschließlich Passwort) und
einen Link, auf den der Teilnehmer klicken kann, um dem Meeting beizutreten.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Wenn Sie ein Meeting mithilfe von WebEx Integration in Lotus Notes angesetzt haben, öffnen Sie den
Kalendereintrag in Ihrem Lotus Notes-Kalender.
Klicken Sie auf ein Adressbuch-Symbol, und wählen Sie im Bereich Eingeladene den Namen der Eingeladenen
aus, oder geben Sie die Namen manuell ein.
Hinweis
Die über WebEx Integration in Lotus Notes eingeladenen Teilnehmer werden nicht in der
Teilnehmerliste für das Meeting auf Ihrer WebEx-Site angezeigt.
Weitere Informationen zum Einladen von Teilnehmern in Lotus Notes finden Sie in der Hilfe zu Lotus Notes.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
15
Ansetzen eines Meetings
Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting
Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting
Mit den Wiederholungsoptionen von Lotus Notes können Sie ein Wiederholungsmuster für das Meeting
angeben. Beispielsweise können Sie festlegen, dass ein Meeting jeden Mittwoch um 14:00 Uhr bis zu einem
bestimmten Datum wiederholt werden soll. Durch WebEx Integration in Lotus Notes wird das Meeting an
jedem im Wiederholungsmuster angegebenen Tag angesetzt.
Abhängig von Ihrem Dienst werden eventuell nicht alle Wiederholungsoptionen in Lotus Notes unterstützt.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Wenn Sie ein Meeting mithilfe von WebEx Integration in Lotus Notes angesetzt haben, öffnen Sie den
Kalendereintrag in Ihrem Lotus Notes-Kalender.
Das Dialogfeld für Wiederholungsoptionen wird geöffnet.
Geben Sie im Dialogfeld die gewünschten Optionen an, und klicken Sie auf OK.
Unterstützung von Wiederholungsmustern in WebEx Integration
in Lotus Notes
In der folgenden Tabelle finden Sie Informationen zum Umgang mit Wiederholungsmustern in WebEx für
WebEx-Meetings und für persönliche WebEx-Konferenzen:
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
16
Ansetzen eines Meetings
Unterstützung von Wiederholungsmustern in WebEx Integration in Lotus Notes
Tabelle 1: WebEx-Meetings
Typ
Lotus Notes-Option
Umgewandelt in WebEx-Meeting-Option
Täglich
Jeder 1.-31. Tag
Jeder 1.-31. Tag
Wöchentlich
Jede 1.-8. Woche am: [Sonntag, Montag, Für Meeting Center:
Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag,
Jede 1.-8. Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,
Samstag]
Donnerstag, Freitag, Samstag]
Für Event Center-Events und Training Center-Schulungssitzungen:
Jede Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag,
Freitag, Samstag]
Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich jede X. Woche wiederholt (X
größer als 1), dann wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in Lotus
Notes angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Site wird es jedoch als wöchentliches
Meeting angezeigt.
Monatlich
Jeden Monat täglich
Jeden Monat täglich
Gerechnet vom Monatsende
Nicht unterstützt.
Jeden Monat am [1., 2., Jeden Monat am Jeden Monat am [1., 2., Jeden Monat am [1., 2., 3., 4., letzten]
[1., 2., 3., 4., letzten]
Jährlich
Jedes 1.-10. Jahr
Jedes Jahr.
Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich alle X Jahre wiederholt (X
größer als 1), dann wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in Lotus
Notes angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Site wird es jedoch als jährliches
Meeting angezeigt.
Anpassen
Benutzerdefinierte Einstellungen
Nicht unterstützt.
Enddatum
Starten von Datum bis Datum
Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr
umgewandelt.
Starten von Datum X-mal wiederholen
Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr
umgewandelt.
Nicht wechseln
Nicht unterstützt.
Zu Freitag wechseln
Nicht unterstützt.
Zu Montag wechseln
Nicht unterstützt.
Zum nächsten Wochentag wechseln
Nicht unterstützt.
Löschen
Nicht unterstützt.
Ausnahmen
angeben
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
17
Ansetzen eines Meetings
Unterstützung von Wiederholungsmustern in WebEx Integration in Lotus Notes
Tabelle 2: WebEx-Personal Conference Meetings
Typ
Lotus Notes-Option
Umgewandelt in WebEx-Personal Conference Meeting-Option
Täglich
Jeder 1.-31. Tag
Täglich
Wöchentlich
Jede 1.-8. Woche am: [Sonntag, Montag, Jede 1.-8. Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,
Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Donnerstag, Freitag, Samstag]
Samstag]
Monatlich
Jeden Monat täglich
Gerechnet vom Monatsende
Jeden Monat am [1., 2., 3., 4., letzten][So, Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa]
Nicht unterstützt
Jeden Monat am [1., 2., 3., 4., letzten][So, Jede Woche am [So, Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa]
Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa]
Jährlich
Jedes 1.-10. Jahr
Nicht unterstützt
Anpassen
Benutzerdefinierte Einstellungen
Nicht unterstützt
Enddatum
Starten von Datum bis Datum
Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr
umgewandelt.
Starten von Datum X-mal wiederholen
Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr
umgewandelt.
Nicht wechseln
Nicht unterstützt.
Zu Freitag wechseln
Nicht unterstützt.
Zu Montag wechseln
Nicht unterstützt.
Zum nächsten Wochentag wechseln
Nicht unterstützt.
Löschen
Nicht unterstützt.
Ausnahmen
angeben
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
18
Ansetzen eines Meetings
Meeting-Vorlagen verwenden
Hinweis
Wenn Sie ein sich wiederholendes Meeting in Lotus Notes ändern oder löschen, beachten Sie Folgendes:
• Wenn Sie ein sich wiederholendes Meeting bearbeiten, z. B. das Datum oder die Meeting-Optionen
ändern, müssen alle an einer einzelnen Instanz des Meetings vorgenommenen Änderungen auf alle
Instanzen angewendet werden, damit die Änderungen sich auf Ihre WebEx-Site auswirken. Wenn
Sie die Änderungen nur auf die Einzelinstanz anwenden, wird eine Aktualisierung in Lotus Notes
vorgenommen, aber nicht im Kalender auf der Site.
• Wenn Sie eine einzelne Instanz eines wiederholten Meetings stornieren, wird die Instanz in Lotus
Notes gelöscht, verbleibt aber im Kalender. Sie müssen alle Instanzen eines wiederholten Meetings
in Lotus Notes löschen, damit es aus dem Kalender entfernt wird.
Meeting-Vorlagen verwenden
In einer Meeting-Vorlage werden alle bevorzugten Einstellungen für Meetings gespeichert, so dass Sie ein
Online-Meeting schnell ansetzen oder starten können, indem Sie die Vorlage auswählen, anstatt für jedes
angesetzte Meeting dieselben Einstellungen zu wählen. In Vorlagen werden jedoch keine Informationen über
Thema, Passwort sowie Datum und Uhrzeit gespeichert.
Wenn Sie in den Produktivitätswerkzeugen noch keine standardmäßige Meeting-Vorlage für Ihren lokalen
Computer angegeben haben, richten sich die Standardwerte nach den Einstellungen für Ihre WebEx-Site.
Nachdem Sie in den Produktivitätswerkzeugen auf Ihrem lokalen Computer eine standardmäßige
Meeting-Vorlage festgelegt haben, richten sich die Standardwerte nach den lokalen Einstellungen.
Beim Ansetzen eines Meetings mit WebEx Integration in Lotus Notes können Sie eine der Meeting-Vorlagen
auswählen, die Sie auf Ihrer WebEx-Site gespeichert haben.
Hinweis
Obwohl WebEx Integration in Lotus Notes nur eine Teilmenge aller Optionen enthält, die für ein
Online-Meeting verwendet werden können, werden alle Optionen in der Vorlage festgelegt, unabhängig
davon, ob sie in WebEx Integration in Lotus Notes verfügbar sind. Wenn Sie beispielsweise in einer
Vorlage bestimmte Teilnehmer-Privilegien festlegen, werden diese Privilegien für das Meeting festgelegt.
Einstellungen für Teilnehmer-Privilegien sind in WebEx Integration in Lotus Notes nicht verfügbar.
Nach dem Ansetzen eines Meetings können Sie dessen Vorlage nicht mehr ändern.
Verfahren
Schritt 1
Klicken Sie zum Anzeigen der Details einer Vorlage in der Symbolleiste von Lotus Notes auf die Schaltfläche
Konfiguration, und wählen Sie dann Meeting-Vorlagen aus.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
19
Ansetzen eines Meetings
Meeting-Vorlagen verwenden
Die Liste der gespeicherten Meeting-Vorlagen auf Ihrer WebEx-Site wird angezeigt.
Schritt 2
Wählen Sie eine Vorlage aus, und klicken Sie anschließend auf Ansicht.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
20
KAPITEL
4
Ansetzen im Auftrag von anderen Gastgebern
• Ansetzen für einen anderen Gastgeber – Übersicht, Seite 21
• Einrichten vor dem Ansetzen für einen anderen Gastgeber, Seite 21
Ansetzen für einen anderen Gastgeber – Übersicht
Sie können ein WebEx-Meeting im Namen eines anderen Gastgebers ansetzen, wenn dieser Ihnen die
entsprechende Genehmigung hierzu erteilt.
Wenn Sie beispielsweise der Assistent eines Direktors sind, der regelmäßig WebEx-Meetings durchführen
muss, kann dieser Ihnen die Genehmigung erteilen, Meetings in seinem Namen anzusetzen. Sie können für
diesen Gastgeber Meetings ansetzen, bearbeiten und stornieren.
Einrichten vor dem Ansetzen für einen anderen Gastgeber
Stellen Sie vor dem Ansetzen eines WebEx-Meetings für einen anderen Gastgeber sicher, dass Sie und der
Gastgeber ein WebEx-Gastgeberkonto besitzen und dass bei Ihnen beiden dieselbe Version der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge auf den Computern installiert ist.
Der eigentliche Gastgeber:
• Erteilt dem Gastgeber, der die WebEx-Meetings auf der WebEx-Site ansetzt, eine Berechtigung. Wenn
Sie der eigentliche Gastgeber sind, gehen Sie zu Mein WebEx > Einstellungen > Optionen zum
Ansetzen. Geben Sie im Feld „Genehmigung zum Ansetzen von Meetings“ die E-Mail-Adressen
sämtlicher Gastgeber ein, denen Sie erlauben, in Ihrem Namen Meetings anzusetzen.
• Erteilt dem eigentlichen Gastgeber die Berechtigung, der die WebEx-Meetings im eigenen Lotus
Notes-Kalender ansetzt. Der Gastgeber führt dies aus, indem er jemand anderen in Lotus Notes als
Stellvertreter auswählt.
Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Wenn der Gastgeber Ihnen die entsprechenden Berechtigungen erteilt hat, können Sie in seinem Namen ein
Meeting ansetzen.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
21
Ansetzen im Auftrag von anderen Gastgebern
Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber ansetzen, wird diesbezüglich eine Meldung im Dialogfeld
„WebEx-Einstellungen“ angezeigt.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Wählen Sie im Menü „Kalender“ die Option Vorgang > Mehr > Kalender einer anderen Person öffnen
aus.
Das Dialogfeld „Kalender“ wird angezeigt.
Wählen Sie Sonstiges und danach den Namen des Gastgebers aus.
Tipp
Solange Ihre Berechtigungen gültig bleiben, können Sie beim nächsten Ansetzen eines Meetings für
diesen Gastgeber den Namen des Gastgebers direkt aus dem Menü „Kalender“ auswählen.
Der Kalender des Gastgebers wird als Registerkarte in Ihrem Kalender angezeigt.
Wählen Sie auf dem Kalender des Gastgebers ein Datum und eine Uhrzeit aus.
Das Dialogfeld „Kalendereintrag“ wird angezeigt.
Wählen Sie oben links im Dialogfeld „Kalendereintrag“ die Option WebEx-Meeting hinzufügen aus.
Setzen Sie das Meeting an. Das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ wird geöffnet.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
22
Ansetzen im Auftrag von anderen Gastgebern
Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber ansetzen, wird diesbezüglich eine Meldung im Dialogfeld
„WebEx-Einstellungen“ angezeigt.
Schritt 5
Setzen Sie das Meeting an.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
23
Ansetzen im Auftrag von anderen Gastgebern
Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
24
KAPITEL
5
Verwalten von Meetings
• Verwalten eines Meetings – Übersicht, Seite 25
• Bearbeiten eines angesetzten Meetings, Seite 25
• Starten eines Meetings als Meeting-Gastgeber, Seite 26
• Stornieren eines Meetings, Seite 27
• Beitreten zu einem Meeting, Seite 27
Verwalten eines Meetings – Übersicht
Nachdem Sie ein Meeting mit der WebEx Integration in Lotus Notes angesetzt haben, haben Sie folgende
Möglichkeiten zur Verwaltung des Meetings:
• Ändern Sie das Meeting. Die am Meeting in Lotus Notes vorgenommenen Änderungen werden
automatisch auf Ihrer WebEx-Site aktualisiert.
• Starten Sie das Meeting, wenn Sie der Gastgeber des Meetings sind.
• Stornieren Sie das Meeting in Lotus Notes, wobei es auch von Ihrer Dienst-Site gelöscht wird.
• Treten Sie dem Meeting als Meeting-Teilnehmer bei.
Bearbeiten eines angesetzten Meetings
Nachdem Sie ein Meeting mit WebEx Integration in Lotus Notes angesetzt haben, können Sie dieses jederzeit
mit Lotus Notes bearbeiten. Beispielsweise können Sie den Startzeitpunkt ändern, ein neues Passwort angeben,
eine andere Telefonkonferenz-Option auswählen usw. Nach dem Bearbeiten eines angesetzten Meetings
sendet WebEx Integration in Lotus Notes eine aktualisierte Meeting-Einladung an alle Teilnehmer, die Sie
zum Meeting eingeladen haben, und aktualisiert die Meeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Site.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
25
Verwalten von Meetings
Ein angesetztes Meeting bearbeiten
Wichtig
• Wenn Sie ein Meeting über Ihre WebEx-Site anstatt über WebEx Integration in Lotus Notes ändern,
werden die Änderungen nicht in Lotus Notes übernommen. Wenn Sie beispielsweise den
Startzeitpunkt des Meetings über Ihre Site ändern, wird der Startzeitpunkt im Lotus Notes-Kalender
nicht geändert. Daher empfiehlt sich zum Bearbeiten eines Meetings die ausschließliche Verwendung
von Lotus Notes.
• Wenn Sie ein wiederholtes Meeting mit Lotus Notes bearbeiten, müssen die Änderungen für eine
einzelne Meeting-Instanz auf alle entsprechenden Instanzen angewendet werden, damit die
Änderungen auf der WebEx-Site wirksam werden. Wenn Sie die Änderungen nur auf die Einzelinstanz
anwenden, wird eine Aktualisierung in Lotus Notes vorgenommen, aber nicht im Kalender.
Hinweis
Sie können die Vorlage für ein angesetztes Meeting nicht ändern.
Ein angesetztes Meeting bearbeiten
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Suchen Sie in Ihrem Lotus Notes-Kalender das Meeting, das Sie bearbeiten möchten, und öffnen Sie dann
die Registerkarte für den Kalendereintrag.
Bearbeiten Sie die Informationen oder ändern Sie Optionen im Fenster „Meetings“.
Wählen Sie WebEx-Meeting bearbeiten, um im Dialogfeld „Meeting-Einstellungen“ WebEx-spezifische
Optionen zu bearbeiten.
Klicken Sie auf Einladungen speichern und senden.
Ihr Meeting wird auf Ihrer WebEx-Site aktualisiert.
Starten eines Meetings als Meeting-Gastgeber
Nachdem Sie ein Meeting mit WebEx Integration in Lotus Notes angesetzt haben, können Sie es mit einer
der folgenden Methoden starten:
• Öffnen Sie im Lotus Notes-Kalender den Eintrag für das Meeting, und wählen Sie die Schaltfläche
Starten. Sie können aber auch den Link zum Starten des Meetings kopieren und ihn in Ihrem Webbrowser
einfügen.
Hinweis
Der im Kalendereintrag angezeigte Link ist nur für den Gastgeber des Meetings bestimmt.
Er stimmt nicht mit dem in den Einladungen der Teilnehmer angezeigten Link überein,
auf den die Teilnehmer klicken können, um dem Meeting beizutreten.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
26
Verwalten von Meetings
Stornieren eines Meetings
• Melden Sie sich auf Ihrer WebEx-Site an, und starten Sie das Meeting über die Seite „Meine Meetings“.
Weitere Informationen zum Beginnen eines angesetzten Meetings über Ihre WebEx-Site finden Sie in der
Dokumentation Ihrer Site.
Stornieren eines Meetings
Um ein in Lotus Notes angesetztes Online-Meeting zu stornieren, verwenden Sie einfach die entsprechenden
Optionen von Lotus Notes. Alle eingeladenen Teilnehmer erhalten automatisch eine Stornierungsmitteilung.
Das Meeting wird auch auf Ihrer WebEx-Site storniert.
Wichtig
• Wenn Sie ein WebEx-Meeting in Lotus Notes ansetzen, sollten Sie es direkt in Lotus Notes stornieren.
Versuchen Sie stattdessen, es über Ihre WebEx-Site zu stornieren, wird es in Lotus Notes nicht
storniert.
• Wenn Sie eine einzelne Instanz eines wiederholten Meetings stornieren, wird die Instanz in Lotus
Notes gelöscht, verbleibt aber im Kalender. Sie müssen alle Instanzen eines wiederholten Meetings
in Lotus Notes löschen, damit es aus dem Kalender entfernt wird.
Informationen zum Stornieren von Meetings in Lotus Notes finden Sie in der Hilfe zu Lotus Notes.
Beitreten zu einem Meeting
Wenn der Gastgeber eines Meetings Sie über WebEx Integration in Lotus Notes zu einem Meeting einlädt,
erhalten Sie eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, auf den Sie zur Teilnahme am Meeting klicken können.
Alternativ können Sie dem Meeting auch direkt über Ihre WebEx-Site beitreten.
Beitreten zu einem Meeting über eine E-Mail-Einladung
Wenn Sie eine E-Mail-Einladung für ein Meeting erhalten, können Sie diesem folgendermaßen beitreten:
Sie können auf den Link in der E-Mail-Einladung klicken, um dem Meeting beizutreten. Wenn Sie auf einem
Computer auf den Link in der Einladung klicken, treten Sie dem Meeting auf Ihrem Computer bei. Wenn Sie
auf Ihrem Mobilgerät auf den Link in der Einladung klicken und die mobile App Cisco WebEx Meetings
installiert ist, werden Sie zur mobilen App weitergeleitet, um dem Meeting beizutreten.
Wenn Sie dem Meeting nicht online sondern telefonisch beitreten möchten, können Sie die Nummern in der
Meeting-Einladung wählen, um sich in das Meeting einzuwählen.
Die Meeting-Einladung enthält weitere Informationen, die Sie möglicherweise benötigen, um dem Meeting
beizutreten, z. B. die Meeting-Kennnummer oder den Zugriffscode, das Meeting-Passwort und das numerische
Meeting-Passwort, wenn Sie über ein Videosystem oder Telefon beitreten.
Wählen Sie den angegebenen Link unten in der E-Mail-Einladung, wenn Sie der Gastgeber sind und die
Gastgeber-Kennnummer und den Zugriffscode für Gastgeber benötigen.
Einem Meeting über die WebEx-Site beitreten
Anstatt dem Meeting über den Link in Ihrem Lotus Notes-Kalender beizutreten, ist dies auch direkt über die
WebEx-Site auf eine der folgenden Arten möglich:
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
27
Verwalten von Meetings
Beitreten zu einem Meeting
• Geben Sie auf der Willkommensseite die Meeting-Kennnummer ein.
• Melden Sie sich bei Ihrer WebEx-Site an und gehen Sie entweder zur Seite Meeting Center > Meine
Meetings oder zur Seite Mein WebEx > Meine Meetings und wählen Sie in der Liste die Option
Meetings, zu denen Sie eingeladen sind aus. Wählen Sie dann den Namen des Meetings aus, dem Sie
beitreten möchten.
Anstelle der Verwendung eines E-Mail-Programms zum Beitreten zu einem Meeting können Sie auch zu Ihrer
WebEx-Site wechseln. Wenn das Meeting aufgeführt ist, suchen Sie auf der Site den Eintrag für das Meeting.
Dies können Sie entweder über den Meeting-Kalender oder über eine andere Liste der Sitzungen durchführen.
Wenn es sich um ein nicht aufgeführtes Meeting handelt, geben Sie stattdessen auf der Site die
Meeting-Kennnummer ein. Sie erhalten die Meeting-Kennnummer aus der Einladungs-E-Mail oder direkt
beim Gastgeber des Meetings.
Weitere Informationen zum Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site finden Sie in der Dokumentation
Ihrer Site.
Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)
28