Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
Först publicerad: 15 mars 2016
Americas Headquarters
Cisco Systems, Inc.
170 West Tasman Drive
San Jose, CA 95134-1706
USA
http://www.cisco.com
Tel: 408 526-4000
800 553-NETS (6387)
Fax: 408 527-0883
THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS,
INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND,
EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS.
THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH
THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY,
CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY.
The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version
of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright © 1981, Regents of the University of California.
NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED “AS IS" WITH ALL FAULTS.
CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF
MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE.
IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT
LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS
HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.
Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network
topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional
and coincidental.
Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: http://
www.cisco.com/go/trademarks. Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership
relationship between Cisco and any other company. (1110R)
© 2016
Cisco Systems, Inc. All rights reserved.
INNEHÅLL
Introducerar WebEx-integration till Outlook för Mac 1
Översikt över WebEx-integration till Outlook för Mac 1
Om alternativen för integration till Outlook 2
Installera och avinstallera produktivitetsverktygen 3
Installera WebEx produktivitetsverktyg 3
Kontrollera version av produktivitetsverktygen 4
Sök efter uppdateringar 4
Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg 4
Träffas nu med WebEx 7
Översikt över Träffas nu med WebEx 7
Starta ett direktmöte från Microsoft Outlook 7
Starta ett direktmöte från verktygsfältet 7
Schemalägg möten 9
Schemalägg ett enbart-WebEx-möte i Microsoft Outlook 9
Schemalägga ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook 10
Schemalägg ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook 11
Vad är ett CMR Hybrid-möte med WebEx och TelePresence? 12
Stöd för återkommande intervall i WebEx-integration till Outlook för Mac 12
Schemalägg en personlig konferens 14
Schemalägg ett personligt konferensmöte 15
Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig 15
Utse en delegat på din WebEx-webbplats 16
Utse en delegat i Microsoft Outlook 17
Schemalägg ett möte åt en annan värd 19
Översikt över schemaläggning av ett möte åt en annan värd 19
Schemalägg ett möte åt en annan värd 20
Starta ett möte åt en annan värd 20
Delta i ett möte 23
Delta i ett möte 23
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
iii
Innehåll
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
iv
KAPITEL
1
Introducerar WebEx-integration till Outlook för
Mac
• Översikt över WebEx-integration till Outlook för Mac, sida 1
• Om alternativen för integration till Outlook, sida 2
Översikt över WebEx-integration till Outlook för Mac
WebEx-integrering till Outlook ger ett bekvämt sätt att schemalägga eller starta WebEx-möten, CMR Cloudeller Hybrid-möten samt personliga WebEx-konferenser med hjälp av Microsoft Outlook. Med integration
till Outlook kan du utföra dessa uppgifter utan att behöva använda din WebEx-webbplats, d.v.s. den webbplats
som du normalt använder för att schemalägga och delta i onlinemöten.
WebEx-integration till Outlook ingår i WebEx produktivitetsverktyg. Din webbplatsadministratör kan ha
installerat WebEx produktivitetsverktyg åt dig. Om inte kan du hämta WebEx produktivitetsverktyg från din
WebEx-webbplats. Se Installera WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 3.
När du har installerat WebEx produktivitetsverktyg visas WebEx-integreringsalternativen i Microsoft Outlook,
med vilka du snabbt kan schemalägga ett WebEx-möte.
Innan du använder WebEx-integration till Outlook måste du se till att:
• Du har ett användarkonto på din WebEx-webbplats.
• Alternativet Integration till Outlook för WebEx produktivitetsverktyg finns på din WebEx-webbplats.
• Datorn är ansluten till Internet.
• Du vet hur man använder Microsoft Outlook.
När du schemalägger ett möte kan du bjuda in deltagare via valfri Outlook-adresslista till mötet, inklusive
den globala adresslistan, din personliga adresslista och mappen Kontakter. Deltagare som du bjuder in till ett
möte behöver inte använda Integration till Outlook för att delta i mötet.
Integration till Outlook skyddar dina möten genom att använda kryptering via 128-bitars SSL (Secure Sockets
Layer) för all data som skickas och tas emot via din WebEx-webbplats.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
1
Introducerar WebEx-integration till Outlook för Mac
Om alternativen för integration till Outlook
Om alternativen för integration till Outlook
När WebEx produktivitetsverktyg är installerade visas WebEx-integreringsverktygsfältet i Microsoft
Outlook-fönstret.
Här följer en beskrivning av kommandona i WebEx-integration till Outlook.
• Träffas nu: Starta ett direktmöte. Detta är ett möte som du kan starta när som helst, utan att behöva
schemalägga mötet i förväg. Mer information hittar du i Användarguide för Träffas nu på din
WebEx-webbplats. Du kan ange inställningar för direktmöten under fliken Träffas nu-inställningar i
dialogrutan WebEx-inställningar. Om ditt konto är aktiverat för användning av möten i personliga rum
kan du välja alternativet ”Använd personligt rum för alla mina direktmöten”. Alternativet Träffas nu
kommer då att öppna WebEx-mötet i ditt personliga rum.
• Schemalägga WebEx-möte: Öppnar dialogrutan Möte i Outlook och lägger till ett möte enbart för
WebEx. Mer information finns i Schemalägg ett enbart-WebEx-möte i Microsoft Outlook, på sidan 9.
• Schemalägg personligt konferensmöte: Öppnar fönstret Avtalad tid i Outlook och schemalägger ett
personligt konferensmöte, vilket inbegriper en ljuddel och en valfri onlinedel om du har WebEx-ljud.
Mer information finns i Schemalägg ett personligt konferensmöte, på sidan 15.
• Schemalägg WebEx- och TelePresence-möte: Öppnar dialogrutan Möte i Outlook och schemalägger
ett CMR Hybrid-möte. Det här alternativet är endast tillgängligt om din webbplats och ditt konto är
aktiverade för CMR Hybrid-integrering. Mer information finns i Schemalägg ett CMR Hybrid-möte i
Microsoft Outlook, på sidan 11.
◦ Inställningar: Öppnar en dialogruta där du kan ange WebEx-inställningar.
◦ Om: Visar versionsnumret och licens- och patentinformation om WebEx-integration till Outlook.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
2
KAPITEL
2
Installera och avinstallera
produktivitetsverktygen
• Installera WebEx produktivitetsverktyg, sida 3
• Kontrollera version av produktivitetsverktygen, sida 4
• Sök efter uppdateringar, sida 4
• Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg, sida 4
Installera WebEx produktivitetsverktyg
Om din webbplatsadministratör har aktiverat WebEx produktivitetsverktyg på din WebEx-webbplats kan
verktyget installeras automatiskt åt dig. Om din webbplatsadministratör har aktiverat automatiska uppdateringar
kan dessutom WebEx produktivitetsverktyg uppdateras automatiskt när nyare versioner lanseras.
Vid behov kan du också hämta och installera WebEx produktivitetsverktyg manuellt. Innan du installerar
WebEx produktivitetsverktyg ska du kontrollera systemkraven i versionsinformationen för att vara säker på
att datorn uppfyller minimikraven.
Procedur
Steg 1
Steg 2
Steg 3
Steg 4
Steg 5
Logga in på din WebEx-webbplats.
Klicka på Hämtningar.
Under Produktivitetsverktyg väljer du Mac.
Välj Hämta.
Installationsprogrammet (med filformatet .dmg) hämtas automatiskt till din dator.
Kör installationsfilen och följ anvisningarna.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
3
Installera och avinstallera produktivitetsverktygen
Kontrollera version av produktivitetsverktygen
Kontrollera version av produktivitetsverktygen
Procedur
Steg 1
Steg 2
Steg 3
Steg 4
Steg 5
Steg 6
Högerklicka på ikonen för produktivitetsverktygen i Windows aktivitetsfält.
Välj Om WebEx produktivitetsverktyg i produktivitetsverktygsmenyn för att se vilken version som för
närvarande är installerad.
Gå till din WebEx-webbplats.
Välj Support > Hämtningsbara filer.
Under ”Om Meeting Center” kan du se versionsnumret på produktivitetsverktygen.
Om din installerade version inte är densamma som versionen som anges på webbplatsen väljer du Hämta
under ”Produktivitetsverktyg” på sidan Hämtningsbara filer för att hämta den senaste versionen.
Sök efter uppdateringar
Om du har möjlighet att ta emot uppdatering av WebEx produktivitetsverktyg kan du söka för att se om det
finns någon uppdatering.
Procedur
Steg 1
Steg 2
Högerklicka på ikonen för produktivitetsverktygen i Windows aktivitetsfält.
Välj Sök efter uppdateringar.
Systemet kontrollerar om det finns någon ny uppdatering. Om det inte finns någon uppdatering visas ett
meddelande som anger att den senaste versionen är installerad. Om en ny uppdatering finns kan du välja att
installera den direkt.
OBS!
Du kan även använda kommandot Sök efter uppdateringar via WebEx-menyn Schemalägg möte
i Microsoft Outlook.
Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg
Procedur
Steg 1
Välj Program > WebEx > Produktivitetsverktyg > Avinstallera.
Eventuellt uppmanas du att ange ditt lösenord.
Steg 2
Steg 3
Välj OK för att fortsätta.
Välj Ja för att bekräfta.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
4
Installera och avinstallera produktivitetsverktygen
Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
5
Installera och avinstallera produktivitetsverktygen
Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
6
KAPITEL
3
Träffas nu med WebEx
• Översikt över Träffas nu med WebEx, sida 7
Översikt över Träffas nu med WebEx
Du kan starta ett direktmöte från Microsoft Outlook eller Mac-verktygsfältet.
Som standard äger möten som du startar via Träffas nu rum i ditt personliga rum. För att ändra dina
standardinställningar går du till WebEx-webbplatsen och väljer Mitt WebEx > Inställningar och anger
alternativ under avsnitten ”Träffas nu”-inställningar och Ljud.
Direktmöten och möten i personliga rum är endast-WebEx-möten. CMR Hybrid-möten har inte stöd för
direktmöten eller möten i personliga rum.
Starta ett direktmöte från Microsoft Outlook
Procedur
Steg 1
Steg 2
Steg 3
Öppna Microsoft Outlook.
Välj bollikonen för WebEx för att se WebEx-menyn.
Välj Träffas nu.
Starta ett direktmöte från verktygsfältet
Procedur
Steg 1
Steg 2
Välj WebEx-bollikonen i Mac-verktygsfältet.
Välj Träffas nu i menyn.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
7
Träffas nu med WebEx
Starta ett direktmöte från verktygsfältet
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
8
KAPITEL
4
Schemalägg möten
• Schemalägg ett enbart-WebEx-möte i Microsoft Outlook, sida 9
• Schemalägga ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook, sida 10
• Stöd för återkommande intervall i WebEx-integration till Outlook för Mac, sida 12
• Schemalägg en personlig konferens, sida 14
• Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig, sida 15
Schemalägg ett enbart-WebEx-möte i Microsoft Outlook
Procedur
Steg 1
Steg 2
Klicka på WebEx-ikonen i Outlook och välj Schemalägg WebEx-möte eller öppna en ny mötespost och
klicka på knappen Lägg till WebEx i verktygsfältet.
Öppna en ny mötesförfrågan i Microsoft Outlook och ange sedan information om och inställningar för mötet.
• Ange allmän mötesinformation, exempelvis mötets ämne samt start- och sluttid.
OBS!
• När du skickar mötesinbjudningar från Microsoft Outlook visas mötets starttid i den
tidszon som är inställd på din dator och inte i den tidszon som du har angett i
inställningarna på din WebEx-webbplats.
• På din WebEx-webbplats visas alla mötestider i den tidszon som du har ställt in på
webbplatsen, oavsett vilken tidszon du har angett på din dator.
• Om du vill skapa ett återkommande möte väljer du Återkommande och anger sedan
upprepningsalternativ. Se Stöd för återkommande intervall i WebEx-integration till Outlook för Mac,
på sidan 12 för mer information.
• Ange andra alternativ i Microsoft Outlook efter behov, till exempel en mötesavisering.
• (Valfritt) Välj Lägg till rum om du vill schemalägga ett TelePresence-rum som en rumsresurs och låta
användare delta via TelePresence-enheter.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
9
Schemalägg möten
Schemalägga ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook
OBS!
Steg 3
Steg 4
Steg 5
Om du har lagt till TelePresence-rummet som en rumsresurs och din WebEx-webbplats samt
ditt konto har aktiverats för CMR Cloud kan deltagare välja Delta i möte direkt via sina
TelePresence-enheter.
Välj Lägg till WebEx från WebEx-verktygsfältet i Outlook för att ange inställningar för mötet.
Om du uppmanas att ange din WebEx-kontoinformation anger du dessa uppgifter och väljer sedan OK.
Ange fler alternativ för ditt WebEx-möte i dialogrutan för WebEx-inställningar:
a) Välj en mötesmall om du vill använda de fördefinierade inställningarna i den mallen.
b) Ange ett möteslösenord om ett sådant behövs.
c) (Tillval) I rutan Alternativ värd väljer du en eller flera alternativa värdar som kan starta och hålla i mötet
tills du deltar.
OBS!
• En alternativ värd kan starta, hantera och spela in mötet om värden inte deltar i det ännu.
En alternativ värd måste ha ett användarkonto på din WebEx-webbplats. Om du utser fler
än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet kontrollen över
mötet.
• En alternativ värd måste vara en av personerna som du har lagt till i mötet som en deltagare,
och måste och ett användarkonto på din Meeting Center-webbplats.
• Om du utser fler än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet
kontrollen över mötet.
• Den alternativa värden kan spela in mötet, men det är den ursprungliga värden som äger
inspelningen och får meddelandet när inspelningen är färdig.
d) Välj Visa avancerade inställningar om du vill ange fler alternativ:
• Se till att du har valt rätt typ av tjänst eller möte, till exempel standardmöte, eller möten av typen
händelse, utbildningssession, eller personlig konferens.
• Verifiera eller välj ljudanslutningsalternativ.
• Ange alternativ för registrering om sådana behövs.
e) Välj OK.
Steg 6
Steg 7
Bjud in personer till ditt möte genom att välja Bjud in eller genom att välja Schemaassistent > Lägg till
deltagare och sedan välja deras namn eller e-postadresser från någon av dina kontaktlistor i Microsoft Outlook.
När du har bjudit in någon till ett schemalagt möte får de en e-postinbjudan. E-postinbjudan innehåller
information om mötet, inklusive dess lösenord, och en länk som de kan klicka på för att delta i mötet.
Välj Spara och stäng eller Skicka när du har gjort dina ändringar.
Schemalägga ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook
Med Integration till Outlook kan du schemalägga ett CMR Hybrid-möte där deltagarna kan ansluta med
WebEx Meeting Center eller med TelePresence.
Andra typer av WebEx-möten innebär att värden och deltagarna inte får samma e-postinbjudan, men när du
schemalägger ett CMR Hybrid-möte får både du och deltagarna samma e-postinbjudan. Din e-postinbjudan
innehåller ingen konfidentiell värdinformation, så som värdnyckeln eller värdens åtkomstkod. Om du behöver
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
10
Schemalägg möten
Schemalägg ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook
värdnyckeln eller värdåtkomstkoden klickar du på länken i e-postinbjudan som tar dig till
mötesinformationssidan på WebEx-webbplatsen och loggar därefter in med dina värdinloggningsuppgifter.
Om du schemalägger en alternativ värd kan de starta mötet, hantera mötet och spela in mötet. Mötesinspelningen
skickas dock till dig i egenskap av ursprunglig värd.
När du schemalägger möten ska du inte schemalägga fler än två möten under samma tidsperiod eftersom du
inte kan vara värd för två möten som pågår samtidigt. Även om du tillåter att alternativa värdar startar dina
möten utan dig klassas du som värd för möten som du har schemalagt, så länge du inte är ombud åt en värd.
Mer information om ombud finns i Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig, på sidan 15.
Schemalägg ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook
Procedur
Steg 1
Steg 2
I WebEx-menyn i Outlook-fönstret väljer du Schemalägg WebEx- och TelePresence-möte eller så kan du
öppna en ny mötespost och välja knappen Lägg till WebEx och TelePresence i verktygsfältet.
På panelen Mötesalternativ anger du WebEx- och TelePresence-alternativen för ditt CMR Hybrid-möte:
a) Markera Tillåt personer att delta via WebEx.
Detta alternativ är alltid avmarkerat som standard. Markera det varje gång du schemalägger ett möte och
vill lägga till WebEx till mötet.
b) Välj Lägg till TelePresence-rum.
De system du väljer läggs till i rutorna Till och Plats i mötesfönstret.
c) Ange ett möteslösenord för inbjudna WebEx-deltagare. Om möteslösenord krävs på din webbplats visas
en asterisk intill rutan.
OBS!
Ett WebEx-möteslösenord skiljer sig från den PIN-kod som du kan ange för ett TelePresence-möte.
d) (Tillval) Markera rutan Inkludera inte lösenord i e-postinbjudan om du vill göra mötet säkrare.
e) (Tillval) I rutan Alternativ värd väljer du en eller flera alternativa värdar som kan starta och hålla i mötet
tills du deltar.
OBS!
• En alternativ värd kan starta, hantera och spela in mötet om värden inte deltar i det ännu.
En alternativ värd måste ha ett användarkonto på din WebEx-webbplats. Om du utser fler
än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet kontrollen över
mötet. Om en alternativ värd spelar in.
• En alternativ värd måste ha ett användarkonto på din Meeting Center-webbplats.
• Om du utser fler än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet
kontrollen över mötet.
• Den alternativa värden kan spela in mötet, men det är den ursprungliga värden som äger
inspelningen och får meddelandet när inspelningen är färdig.
f) (Tillval) Välj Avancerade WebEx-inställningar om du vill göra ytterligare inställningar för till exempel
ljudanslutningar och registrering.
g) (Tillval) Ange antalet ytterligare inringande videomötesdeltagare som kan ringa in till mötet under Lägg
till inringande videomötesdeltagare.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
11
Schemalägg möten
Stöd för återkommande intervall i WebEx-integration till Outlook för Mac
OBS!
Med detta alternativ kan du reservera kapacitet så att fler personer kan delta via personliga
videokonferenssystem som Cisco TelePresence EX-produkterna och enheter som har Cisco Jabber
Video. Antalet som du anger exkluderar eventuella TelePresence-system som du lägger till i
rutorna Till och Plats. Håll i åtanke det rekommenderade antalet för din webbplats och överskrid
inte denna gräns.
h) (Tillval) Välj Avancerade TelePresence-inställningar om du vill göra ytterligare inställningar för till
exempel inringning och utringning.
Steg 3
Steg 4
Steg 5
Lägg till inbjudna personer till WebEx-mötet i Till-rutan i Outlook-mötet.
Ange mötets ämne i Ämne-rutan i Outlook-mötet.
Ange mötets start- och sluttid samt alternativ för återkomst, om tillämpligt.
Vad är ett CMR Hybrid-möte med WebEx och TelePresence?
Med Hybrid-integrering av WebEx produktivitetsverktyg med TelePresence-mötesrum för samarbete (CMR)
kan Cisco WebEx Meeting Center och Cisco TelePresence växelverka i ett gemensamt möte.
Under ett CMR Hybrid-möte visas video i realtid från både WebEx- och TelePresence-mötesdeltagare.
Under WebEx-mötet listas TelePresence-deltagarna i mötesdeltagarlistan under samlingsrubriken
”TelePresence-system”. Mötesdeltagarlistan i TelePresence-systemet visar varje enskild WebEx-mötesdeltagare.
Om en TelePresence-mötesdeltagare kopplar in VGA- eller HDMI-kabeln till en bärbar dator och aktiverar
skärmdelning kan alla mötesdeltagare, inklusive WebEx-deltagarna, se det delade innehållet. Om en
WebEx-presentatör aktiverar delning kan alla mötesdeltagare, inklusive TelePresence-deltagarna, se det delade
innehållet.
Du kan spela in video, ljud, delningar, chatt och omröstningar under CMR Hybrid-möten. Tryck på Spela in,
precis som du vanligtvis gör under WebEx-möten, så kommer dina inspelningar att visas i listan Mina filer
> Mina inspelade möten i avsnittet Mitt WebEx. CMR Hybrid-mötesinspelningar sker i MP4-format. Video
spelas in i 360 p.
Stöd för återkommande intervall i WebEx-integration till Outlook
för Mac
Följande tabell visar hur återkommande intervall i Outlook hanteras i WebEx:
OBS!
Om du ändrar mötesinställningarna för ett återkommande möte i WebEx-integration till Outlook ska du
tillämpa ändringarna på hela mötesserien. Om du till exempel bara ändrar en enskild förekomst av mötet
visas ändringarna bara i Outlook och inte på din WebEx-webbplats.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
12
Schemalägg möten
Stöd för återkommande intervall i WebEx-integration till Outlook för Mac
WebEx Meetings
Typ
Outlook-alternativ
Alternativet Konverterat till WebEx-möte
Varje dag
Var [X] dag
Var [X] dag
Varje veckodag
Varje veckodag
Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag,
onsdag, torsdag, fredag, lördag]
För Event Center-händelser och Training
Center-utbildningssessioner:
Veckovis
Varje vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag,
fredag, lördag]
Om du använder Microsoft Outlook för att schemalägga
ett möte som upprepas var X:e vecka och X är större än
1, schemaläggs mötet så som du angett i Outlook, men det
visas som ett veckovist möte på din WebEx-webbplats.
Veckostarten är alltid söndag som standard. Anpassning
stöds inte. Om du ändrar veckostarten till en annan dag
synkroniseras därför inte veckostarten med
WebEx-webbplatsen.
Månadsvis
Dag [X] var [Y] månad
Dag [X] var [Y] månad
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] dagen
varje månad
Stöds ej
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen Stöds ej
eller helgdagen
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista]
söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen,
torsdagen, fredagen, lördagen var [X] månad
Varje år
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] söndagen,
måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen,
lördagen var [X] månad
[1,....31] [januari....december], vart n (n> 1) år [1,....31] [januari....december], vart n (n> 1) år
[första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, Stöds inte.
helgdag] i [januari .... december]
[första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndagen, [första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndagen, måndagen,
måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen,
tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen] i
fredagen, lördagen] i [januari....december] vart [januari....december] vart n(n>1) år
n(n>1) år
Slutdatum
Inget slutdatum.
Inget slutdatum.
Upphör efter [X] förekomster.
Upphör efter [X] förekomster.
Upphör vid [datuminmatning]
Upphör vid [datuminmatning]
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
13
Schemalägg möten
Schemalägg en personlig konferens
Personliga konferensmöten i WebEx
Typ
Outlook-alternativ
Alternativet Konverterat till personligt konferensmöte i
WebEx
Varje dag
Var [X] dag
Varje dag
Varje veckodag
Varje veckodag
Veckovis
Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag,
onsdag, torsdag, fredag, lördag]
Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag,
torsdag, fredag, lördag]
Månadsvis
Dag [X] var [Y] månad
Dag [x] i varje månad.
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] dagen
varje månad
Dag [1, 2, 3, 4, 31] varje månad.
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen Stöds inte.
eller helgdagen
Varje år
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista]
söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen,
torsdagen, fredagen, lördagen var [X] månad
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] söndagen,
måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen,
lördagen var [X] månad
Varje [1,....31] [januari....december]
Stöds inte.
[första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, Stöds inte.
helgdag] i [januari .... december]
[första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndag,
Stöds inte.
måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]
i [januari .... december]
Slutdatum
Inget slutdatum.
Om tidsperioden är längre än ett år konverteras perioden
till ett år.
Upphör efter [X] förekomster.
Om tidsperioden är längre än ett år konverteras perioden
till ett år.
Upphör vid [datuminmatning]
Om tidsperioden är längre än ett år konverteras perioden
till ett år.
Schemalägg en personlig konferens
Förutsatt att din webbplats använder WebEx-ljud kan du schemalägga personliga WebEx-konferensmöten
med integrering till Outlook utan att behöva gå till din WebEx-webbplats. Vid en personlig konferens kan du
starta ljuddelen först, men en onlinedel finns alltid tillgänglig att delta i vid behov.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
14
Schemalägg möten
Schemalägg ett personligt konferensmöte
När du schemalägger en personlig konferens innehåller den mötesinbjudan som du (värden) får
värdåtkomstkoden som du använder för att starta mötet. Personliga konferensmöten inbegriper även en
värdnyckel som du kan använda när du vill återta värdprivilegierna.
Schemalägg ett personligt konferensmöte
Procedur
Steg 1
Steg 2
I WebEx-menyn i Outlook-fönstret klickar du på knappen Schemalägg personligt konferensmöte på
verktygsfältet.
I dialogrutan WebEx-inställningar anger du följande alternativ:
a) Om du använder WebEx-ljud ska du välja Personliga konferenser under Ljudanslutningstyp på fliken
Ljud och spårning, och sedan välja det personliga konferenskonto du vill använda. Om du inte har angett
något personligt konferenskonto ännu måste du först generera ett.
b) (Tillval) Ange ett möteslösenord som inbjudna WebEx-deltagare måste ange för att nå onlinedelen av den
personliga konferensen. Om möteslösenord krävs på din webbplats visas en asterisk intill rutan.
OBS!
Ett WebEx-möteslösenord skiljer sig från den PIN-kod som du kan ange för ett TelePresence-möte.
Mer information om PIN-koder finns i Om avancerade TelePresence-alternativ.
c) (Tillval) Markera rutan Inkludera inte lösenord i e-postinbjudan om du vill göra onlinedelen av mötet
säkrare.
d) (Tillval) Klicka på Välj alternativ värd för att välja en eller flera alternativa värdar som kan starta och
hålla i mötet tills du deltar.
OBS!
• En alternativ värd kan starta, hantera och spela in mötet om värden inte deltar i det ännu.
En alternativ värd måste ha ett användarkonto på din WebEx-webbplats. Om du utser fler
än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet kontrollen över
mötet. Om en alternativ värd spelar in.
• En alternativ värd måste ha ett användarkonto på din Meeting Center-webbplats.
• Om du utser fler än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet
kontrollen över mötet.
• Den alternativa värden kan spela in mötet, men det är den ursprungliga värden som äger
inspelningen och får meddelandet när inspelningen är färdig.
Steg 3
Steg 4
Steg 5
Steg 6
Steg 7
(Tillval) Välj Avancerade WebEx-inställningar om du vill göra ytterligare inställningar för till exempel
ljudanslutningar och registrering till onlinedelen av din personliga konferens.
Lägg till inbjudna deltagare i rutan Till i Outlook-mötet.
Ange mötets ämne i rutan Ämne i Outlook-mötet.
Ange mötets start- och sluttid samt alternativ för återkomst, om tillämpligt.
Välj Skicka.
Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig
I Integration till Outlook kan du utse ett ombud som kan schemalägga eller redigera möten åt dig.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
15
Schemalägg möten
Utse en delegat på din WebEx-webbplats
Om du till exempel regelbundet måste vara värd för WebEx-möten kan du ge din assistent tillåtelse att
schemalägga möten åt dig.
När behörigheten har tilldelats kan ditt ombud schemalägga, redigera, avboka och starta möten åt dig.
• Ge ombudet schemaläggningsbehörighet på din WebEx-webbplats. Se Utse en delegat på din
WebEx-webbplats, på sidan 16 för mer information.
• Dela din kalender med ombudet i Microsoft Outlook. Se Utse en delegat i Microsoft Outlook, på sidan
17 för mer information.
Viktigt
• Ett möte som din delegat schemalagt visas i din kalender.
• Du kan när som helst ta bort schemaläggningsbehörigheten från ombudet.
Utse en delegat på din WebEx-webbplats
Utse ett ombud genom att bevilja behörighet att schemalägga möten på sidan Mitt WebEx > Mina inställningar
på din WebEx-webbplats.
Förutom att ge schemaläggningsbehörighet på din WebEx-webbplats måste du även dela din kalender med
ombudet i Microsoft Outlook. Se Utse en delegat i Microsoft Outlook, på sidan 17 för mer information.
Viktigt
• Om alternativet att utse ett ombud inte finns på din WebEx-webbplats ska du se till att din
webbplatsadministratör aktiverar funktionen.
• Ditt ombud måste även ha ett WebEx-värdkonto på din WebEx-webbplats.
• E-postadresserna för dig och för ombudets konton på din WebEx-webbplats måste stämma överens
med e-postadresserna i Microsoft Outlook.
Procedur
Steg 1
För att öppna sidan Mitt WebEx > Inställningar gör du något av följande:
• I Microsoft Outlook väljer du Inställningar i WebEx-menyn och väljer sedan Redigera intill
Inställningar för ”Träffas nu”.
• Om du vill gå till sidan Mitt WebEx > Inställningar utan att använda Microsoft Outlook kan du logga
in på din WebEx-webbplats och sedan välja Mitt WebEx > Inställningar.
Steg 2
Steg 3
Steg 4
Expandera kategorin Schemaläggningsalternativ.
Under Schemaläggningsbehörighet klickar du på Välj värd.
I fönstret Välj värdar markerar du ombudets e-postadress och klickar på Lägg till > OK.
Steg 5
Välj Spara.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
16
Schemalägg möten
Utse en delegat i Microsoft Outlook
Utse en delegat i Microsoft Outlook
Utse ett ombud genom att dela din kalender med ombudet i Microsoft Outlook.
Förutom att dela din kalender i Microsoft Outlook måste du även ge schemaläggningsbehörighet via din
WebEx-webbplats. Se Utse en delegat på din WebEx-webbplats, på sidan 16 för mer information.
Viktigt
• Se till att den delade kalendern inte ligger i din personliga mapp i Microsoft Outlook. Ditt ombud
kan bara få tillgång till din kalender om den ligger i en offentlig mapp.
• Namnet på ombudet som du vill utse måste finnas i den globala adresslistan i Microsoft Outlook.
Procedur
Steg 1
Steg 2
Steg 3
Steg 4
Steg 5
Steg 6
I Arkiv-menyn väljer du Kontoinställningar.
Välj Ombudsåtkomst i menyn Kontoinställningar.
I dialogrutan Ombud klickar du på Lägg till.
Välj namnet på ombudet och klicka sedan på OK.
I dialogrutan Ombudsbehörighet väljer du Redigerare i Kalender-listan och klickar sedan på OK.
Klicka på OK för att stänga dialogrutan Ombud.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
17
Schemalägg möten
Utse en delegat i Microsoft Outlook
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
18
KAPITEL
5
Schemalägg ett möte åt en annan värd
• Översikt över schemaläggning av ett möte åt en annan värd, sida 19
• Schemalägg ett möte åt en annan värd, sida 20
• Starta ett möte åt en annan värd, sida 20
Översikt över schemaläggning av ett möte åt en annan värd
Du kan schemalägga ett möte åt en annan värd om värden gett dig behörighet att göra det.
Om du till exempel är administrativ assistent till en chef som håller WebEx-möten med jämna mellanrum kan
chefen ge dig behörighet att schemalägga möten åt dem.
När du har fått behörighet att schemalägga möten av en annan värd kan du schemalägga, redigera och avboka
möten åt värden.
Innan du schemalägger ett möte åt en annan värd måste du:
• Du har ett WebEx-värdkonto. Kontakta administratören om du behöver ett WebEx-värdkonto.
• Se till att integrationen till Outlook är installerat i ditt Outlook.
• Den faktiska värden gör följande:
◦ Ger dig schemaläggningsbehörighet på WebEx-webbplatsen.
◦ Väljer dig som ombud i Microsoft Outlook och delar sin kalender med dig.
OBS!
• När du har schemalagt ett möte åt en annan värd kan du vid behov även starta mötet för värden.
• Den faktiska värden kan när som helst återkalla din schemaläggningsbehörighet.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
19
Schemalägg ett möte åt en annan värd
Schemalägg ett möte åt en annan värd
Schemalägg ett möte åt en annan värd
Om du vill schemalägga ett möte eller en avtalad tid åt en annan värd öppnar du först värdens Outlook-kalender
som värden redan har delat med dig.
Procedur
Steg 1
Öppna den andra värdens kalender i Outlook på följande sätt:
a) Välj Öppna > Annan användares mapp i Arkiv-menyn.
Dialogrutan Öppna annan användares mapp visas.
b) Skriv in namnet på den faktiska värden eller klicka på Namn och välj värdens namn.
c) Välj Kalender i listan över Mapptyp och klicka på OK.
Den delade kalendern visas.
Det finns flera sätt att öppna en annan persons kalender beroende på hur vyerna i Outlook är anpassade. Mer
information finns i Microsoft Outlook-hjälpen.
Steg 2
Om du visar flera kalendrar intill varandra ska du se till att du väljer den egentliga värdens kalender genom
att klicka på den en gång.
Öppna ett nytt Mötesförfrågan- eller Avtalad tid-fönster i Outlook och ange sedan information och inställningar
för mötet.
Om du schemalägger mötet åt en annan värd, visas det med ett meddelande i dialogrutan WebEx-inställningar.
Steg 3
Starta ett möte åt en annan värd
När du schemalägger ett möte åt en annan värd får den faktiska värden ett bekräftelsemeddelande via e-post.
Kontrollera först att värden fortfarande delar deras kalender med dig i Outlook. Du kan sedan starta mötet via
värdens kalender.
Procedur
Steg 1
Öppna den andra värdens kalender i Microsoft Outlook på följande sätt:
a) I Arkiv-menyn i Microsoft Outlook väljer du Öppna > Annan användares mapp.
Dialogrutan Öppna annan användares mapp visas.
b) Skriv in namnet på värden eller klicka på Namn och välj värdens namn.
c) Välj Kalender i listan över Mapptyp och klicka på OK.
Den delade kalendern visas.
Det finns flera sätt att öppna en annan persons kalender beroende på hur vyerna i Outlook är anpassade. Mer
information finns i Microsoft Outlook-hjälpen.
Steg 2
Dubbelklicka på mötesposten i den andra värdens kalender.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
20
Schemalägg ett möte åt en annan värd
Starta ett möte åt en annan värd
E-postbekräftelsemeddelandet visas.
Steg 3
Starta mötet genom att följa instruktionerna i e-postmeddelandet och se till att du loggar in på ditt eget
WebEx-värdkonto på WebEx-webbplatsen.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
21
Schemalägg ett möte åt en annan värd
Starta ett möte åt en annan värd
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
22
KAPITEL
6
Delta i ett möte
• Delta i ett möte, sida 23
Delta i ett möte
När du får en e-postinbjudan till ett möte kan du delta i mötet på något av följande sätt:
• Delta i WebEx-mötet: Du kan klicka på länken i e-postinbjudan för att delta i mötet. Om du klickar på
länken i inbjudan på en dator kommer du att delta i mötet via datorn. Om du klickar på länken i inbjudan
på en mobil enhet, och du har installerat mobilappen Cisco WebEx Meetings på enheten, dirigeras du
till mobilappen för att delta i mötet.
• Delta via ett videokonferenssystem eller -program: Om din WebEx-webbplats och ditt konto är
aktiverade för Cloud-mötesrum för samarbete (CMR) innehåller e-postinbjudan videoadressen till mötet.
Du kan ringa till denna videoadress från ditt videokonferenssystem eller -program för att delta i mötet.
Om din värd dessutom har schemalagt ditt TelePresence-system som en rumsresurs i Microsoft Outlook
kan du välja Delta i möte i TelePresence-systemet för att delta i mötet direkt via systemet.
• Delta via telefon: Om du inte deltar i mötet online och endast vill delta via telefon kan du ringa till
något av numren i mötesinbjudan och på så sätt anslutas till mötet. På detta sätt kan du även delta i
personliga konferensmöten eller möten med endast ljud.
Mötesinbjudan innehåller annan information som du kan behöva för att delta i mötet, exempelvis mötesnummer,
åtkomstkod, mötets lösenord eller det numeriska möteslösenord som du använder när du deltar via ett
videosystem eller en telefon.
Om du är mötets värd och behöver värdnyckeln eller värdåtkomstkoden klickar du på länken i slutet av
e-postinbjudan.
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
23
Delta i ett möte
Delta i ett möte
Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)
24