Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för
Windows-användare (WBS31)
Först publicerad: 23 mars 2016
Americas Headquarters
Cisco Systems, Inc.
170 West Tasman Drive
San Jose, CA 95134-1706
USA
http://www.cisco.com
Tel: 408 526-4000
800 553-NETS (6387)
Fax: 408 527-0883
THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS,
INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND,
EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS.
THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH
THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY,
CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY.
The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version
of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright © 1981, Regents of the University of California.
NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED “AS IS" WITH ALL FAULTS.
CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF
MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE.
IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT
LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS
HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.
Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network
topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional
and coincidental.
Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: http://
www.cisco.com/go/trademarks. Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership
relationship between Cisco and any other company. (1110R)
© 2016
Cisco Systems, Inc. All rights reserved.
INNEHÅLL
WebEx Integration till Outlook för Windows 1
Översikt av WebEx Integration till Outlook 1
Alternativ för Integration till Outlook 2
Schemalägga ett möte 5
Schemalägga möte – översikt 5
Skapa ett möte och bjuda in deltagare 5
Schemalägga ett WebEx-möte 6
Schemalägg ett möte i ett personligt rum 7
Schemalägg ett personligt konferensmöte 8
Bjud in deltagare 9
Specificera ett återkommandemönster för ett möte 9
Stöd för återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook 10
Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig 12
Utse en delegat på din WebEx-webbplats 12
Utse en delegat i Microsoft Outlook 13
Schemalägga åt en alternativ värd 15
Översikt över schemaläggning av ett möte åt en annan värd 15
Schemalägga ett möte eller en avtalad tid åt en annan värd 15
Starta ett möte åt en annan värd 16
Redigera och avboka schemalagda möten 17
Redigera ett schemalagt möte 17
Avboka ett schemalagt möte 18
Starta ett möte 19
Starta ett schemalagt möte från Microsoft Outlook 19
Starta ett schemalagt möte från WebEx-menyn i Outlook 19
Starta ett möte från din WebEx-webbplats 20
Starta ett direktmöte eller ett personligt möte från WebEx-menyn i Outlook 20
Starta en personlig konferens från Outlook 20
Delta i ett möte 21
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
iii
Innehåll
Ansluta till ett möte från e-postinbjudan till möte 21
Anslut till ett möte från WebEx-menyn i Outlook 22
Anslut till ett möte från WebEx-webbplatsen 22
Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg 23
Översikt om installation och konfigurering av WebEx produktivitetsverktyg 23
Installera WebEx produktivitetsverktyg 24
Installera WebEx produktivitetsverktyg 25
Öppna dialogrutan WebEx-inställningar 25
Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg 26
Om kontofliken 26
Om fliken Inställningar för Träffas nu 27
Om fliken Inställningar 28
Om fliken Verktyg 28
Kontrollera produktivitetsverktygsversion 29
Söka efter uppdateringar 29
Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg 30
Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg med hjälp av kommandona i startmenyn: 30
Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg med hjälp av Kontrollpanelen: 31
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
iv
KAPITEL
1
WebEx Integration till Outlook för Windows
• Översikt av WebEx Integration till Outlook, sida 1
• Alternativ för Integration till Outlook, sida 2
Översikt av WebEx Integration till Outlook
WebEx-integrering till Outlook ger ett bekvämt sätt för dig att schemalägga eller starta WebEx-möten,
WebEx-möten i personliga rum eller personliga WebEx-konferensmöten via Microsoft Outlook. Med
WebEx-integrering till Outlook kan du utföra dessa uppgifter utan att behöva använda din WebEx-webbplats,
d.v.s. den webbplats som du normalt använder för att schemalägga och delta i dina WebEx-möten.
WebEx-integration till Outlook ingår i WebEx produktivitetsverktyg. Din webbplatsadministratör kan redan
ha installerat WebEx produktivitetsverktyg åt dig. Annars kan du hämta WebEx produktivitetsverktyg från
din WebEx-webbplats. Se Installera WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 25 för mer information.
Efter att du har installerat WebEx produktivitetsverktyg kommer alternativen för WebEx-integrering till
Microsoft Outlook att visas, vilket låter dig schemalägga ett WebEx-möte snabbt och enkelt.
OBS!
Innan du använder WebEx Integration till Outlook måste du se till att:
• Du har ett användarkonto på din WebEx-webbplats.
• Alternativet WebEx-integrering till Outlook för WebEx produktivitetsverktyg finns på din
WebEx-webbplats.
• Datorn är ansluten till Internet.
• Du vet hur man använder Microsoft Outlook.
När du schemalägger ett möte kan du bjuda in deltagare till mötet via valfri Outlook-adresslista, inklusive
den globala adresslistan, din personliga adresslista och mappen Kontakter. Deltagare behöver inte använda
WebEx-integrering till Outlook för att delta i mötet och de behöver inte ha ett WebEx-konto, utom om mötet
är begränsat till endast WebEx-användare på din webbplats.
För att skydda dina möten använder WebEx-integrering till Outlook 128-bitars SSL-kryptering (Secure Sockets
Layer) för alla data som skickas och tas emot via din WebEx-webbplats.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
1
WebEx Integration till Outlook för Windows
Alternativ för Integration till Outlook
WebEx-integrering till Outlook möjliggör dessutom följande:
• Snabbåtkomst till Mitt WebEx på din WebEx-webbplats, där du hittar din personliga möteslista,
användarprofil och andra kontoalternativ
• En funktion för att starta ett direktmöte med Träffas nu (gäller endast vissa WebEx-servicewebbplatser)
• Mallar för mötesinbjudan
Alternativ för Integration till Outlook
När WebEx produktivitetsverktyg är installerade visas WebEx-integreringsverktygsfältet i Microsoft
Outlook-fönstret. Du kan klicka och dra i någon av dessa linjer för att få WebEx-verktygsfältet att ”flyta” på
samma sätt som är möjligt med verktygsfälten i Microsoft Outlook. Genom att trycka på X-knappen stängs
det flytande verktygsfältet. För att återställa verktygsfältet högerklickar du på valfritt Outlook-verktygsfält
och väljer sedan WebEx produktivitetsverktyg.
Här följer en beskrivning av knapparna i WebEx-integreringens verktygsfält.
• Träffas nu: Starta ett direktmöte eller ett möte i ett personligt rum. Detta är ett möte som du kan starta
när som helst utan att behöva schemalägga det i förväg. Du kan ange inställningar för direktmöten under
fliken ”Träffas nu”-inställningar i dialogrutan WebEx-inställningar. Som standard hålls direktmöten i
ditt personliga rum. Om du inte vill använda ditt personliga rum för direktmöten ska du slå av alternativet
Använd mitt personliga rum för alla mina direktmöten under avsnittet ”Träffas nu”-inställningar i
dina inställningar. Starta ett direktmöte eller ett personligt rum. Detta är ett möte som du kan starta när
som helst utan att behöva schemalägga det i förväg. Du kan ange inställningar för direktmöten under
fliken Träffas nu-inställningar i dialogrutan WebEx-inställningar.
• Schemalägga möte: Genom att välja denna knapp öppnar du Outlook-fönstret Avtalad tid som innehåller
WebEx-integrering till Outlook-alternativen för att lägga till ett WebEx-möte, ett möte i ditt personliga
rum eller ett personligt konferensmöte. Genom att välja Schemalägg ett möte i ett personligt rum
kommer mötesinformationen om ditt personliga rum att läggas till i Outlook-inbjudan. Du kan ange
alternativ för schemalagda möten i Schemaläggningsalternativen som du väljer på Mitt WebEx. Se
Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 26 för mer information.
OBS!
Mötesfönstret i Outlook innehåller också WebEx-integreringsalternativen.
• Menyn Schemalägg möte: Genom att välja menyn Schemalägg möte i WebEx-verktygsfältet i Outlook
får du följande alternativ:
◦ Mitt WebEx: Tillåter dig att komma åt Mitt WebEx, där du kan hantera din kontoinformation och
möten som du har schemalagt, på din WebEx-webbplats. Se onlinehjälpen på din webbplats för
mer information om Mitt WebEx.
◦ Kontoinställningar: Öppnar Kontofliken i dialogrutan WebEx-inställningar och tillåter dig
specificera din WebEx-användarkontoinformation - såsom URL till din WebEx-webbplats samt
ditt användarnamn och lösenord. Du kan även ange flera alternativ i dialogrutan
WebEx-inställningar, till exempel alternativ för direktmöten.
◦ Mötesmallar: Låter dig visa mallar som du eller din webbplatsadministratör som sparat på din
WebEx-webbplats. Mallarna innehåller mötesinställningar. Du kan välja mallen som uppfyller
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
2
WebEx Integration till Outlook för Windows
Alternativ för Integration till Outlook
dina behov. Mötesmallar är endast tillgängliga om inställningarna för administrering av webbplatsen
tillåter värdar att använda mallar för Outlook.
◦ Ställ in schemaläggningsbehörighet: Öppnar profilsidan i Mitt WebEx där du kan utse ett ombud
som kan schemalägga eller redigera möten åt dig. För mer information, se Utse ett ombud att
schemalägga möten åt dig.
◦ Hjälp: Låter dig söka efter instruktioner om hur man använder WebEx-integreringen till Outlook.
◦ Om: Visar versionsnumret och licens- och patentinformation om WebEx-integrering till Outlook.
◦ Sök efter uppdatering: Kontrollerar om du använder den senaste produktivitetsverktygsversionen
eller om det finns en nyare version att hämta.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
3
WebEx Integration till Outlook för Windows
Alternativ för Integration till Outlook
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
4
KAPITEL
2
Schemalägga ett möte
• Schemalägga möte – översikt, sida 5
• Skapa ett möte och bjuda in deltagare, sida 5
• Schemalägga ett WebEx-möte, sida 6
• Schemalägg ett möte i ett personligt rum, sida 7
• Schemalägg ett personligt konferensmöte, sida 8
• Bjud in deltagare, sida 9
• Specificera ett återkommandemönster för ett möte, sida 9
• Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig, sida 12
Schemalägga möte – översikt
När du schemalägger ett onlinemöte och skickar mötesinbjudningar med WebEx-integreringen till Outlook
måste du tänka på följande:
• WebEx-integrering till Outlook tillhandahåller grundläggande alternativ för att schemalägga ett möte.
Vissa alternativ som visas på din WebEx-webbplats finns kanske inte i WebEx-integreringen till Outlook.
• WebEx-integreringen till Outlook stöder inte alla alternativ för återkommande möten som finns i Microsoft
Outlook. Se Specificera ett återkommandemönster för ett möte, på sidan 9 för mer information.
• När du skickar mötesinbjudningar från Microsoft Outlook visas mötets starttid i den tidszon som är
inställd i din dator och inte i den tidszon som du har angett för din WebEx-servicewebbplats.
På din WebEx-webbplats visas alla mötestider i den tidszon som du har ställt in på webbplatsen, oavsett
vilken tidszon du har angett i din dator.
Skapa ett möte och bjuda in deltagare
Se Schemalägga ett WebEx-möte, på sidan 6 för att skapa ett möte med WebEx-integrering till Outlook.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
5
Schemalägga ett möte
Schemalägga ett WebEx-möte
Se Schemalägg ett personligt konferensmöte, på sidan 8 för att skapa ett personligt konferensmöte med
WebEx-integrering till Outlook.
Om du vill bjuda in deltagare till ett schemalagt möte se Bjud in deltagare, på sidan 9.
Om du vill ange ett återkommande möte se Specificera ett återkommandemönster för ett möte, på sidan 9.
Schemalägga ett WebEx-möte
För att skapa ett onlinemöte med WebEx-integreringen till Outlook ska du öppna ett nytt Outlook-fönster för
Mötesförfrågan eller Avtalad tid och sedan ange informationen och inställningarna för mötet.
Procedur
Steg 1
Gör något av följande i Microsoft Outlook:
• Välj Schemalägg möte i WebEx-verktygsfältet.
• Gå till Fil-menyn och välj Ny > Mötesförfrågan eller Ny > Avtalad tid.
Ett schemaläggningsfönster visas med knappen Lägg till WebEx-möte.
När du schemalägger ett WebEx-möte och din WebEx-webbplats har stöd för mötesrum för samarbete
(CMR Cloud) blir det också ett CMR-möte, vilket inbegriper information som gör det möjligt för
inbjudna att delta via videokonferenssystem och -program.
Gör följande för att ange allmän mötesinformation:
OBS!
Steg 2
• Skriv ett mötesämne i rutan Ämne.
• Ange start- och sluttider för mötet i listrutorna Starttid och Sluttid.
• (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan
återkommande-alternativ. Se Specificera ett återkommandemönster för ett möte, på sidan 9 för mer
information.
• (Valfritt) Välj Lägg till rum för att schemalägga ett TelePresence-rum som en rumsresurs och därmed
göra det möjligt för användare att delta från en TelePresence-enhet.
OBS!
Deltagare kan välja Delta i möte direkt på TelePresence-enheten om din WebEx-webbplats
och ditt konto är aktiverade för CMR Cloud när du lägger till TelePresence-rummet som en
rumsresurs.
• (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
Steg 3
Steg 4
Steg 5
Steg 6
Välj Lägg till WebEx-möte för att ange mötesinställningar.
I dialogrutan WebEx-inställningar väljer du Mötestyp för ett WebEx-möte eller Personlig konferens i
MeetingPlace för ett personligt konferensmöte i MeetingPlace.
OBS!
Om du har ett Cisco Unified MeetingPlace-konto kan du också välja en WebEx tjänstetyp, och för
Typ av konferens kan du sedan välja Cisco Unified MeetingPlace ljudkonferens.
Ange ett möteslösenord eller godkänn det systemgenererade möteslösenordet.
(Valfritt) Välj Resurser och ange sedan namnen på alla deltagare som du vill utse till alternativa värdar i
listan Alternativ värd.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
6
Schemalägga ett möte
Schemalägg ett möte i ett personligt rum
OBS!
• En alternativ värd kan starta, hantera och spela in mötet om värden ännu inte deltar. En alternativ
värd måste ha ett användarkonto på din WebEx-webbplats. Om du utser fler än en alternativ
värd får den första alternativa värden som deltar i mötet kontrollen över mötet.
• En alternativ värd måste vara en av personerna som du har bjudit in till mötet och måste ha ett
användarkonto på din WebEx-webbplats.
• Om du utser fler än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet
kontrollen över mötet.
• Även om en alternativ värd kan spela in mötet kommer den ursprungliga värden fortfarande
att äga inspelningen och får meddelandet när inspelningen är klar.
Steg 7
Ange fler inställningar för mötet och klicka sedan på OK.
Se Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 26 för mer information.
Om du schemalägger ett möte med Cisco Unified MeetingPlace ljudkonferens och du har stängt
av både Deltagarna kan ansluta till mötet X minuter före starttiden och Deltagare kan också
ansluta till telekonferensen innan den börjar, kan deltagarna inte delta i mötet från en mobil enhet
utan att någon först startar mötet från WebEx-webbplatsen.
Gör något av följande, om det är tillämpligt:
OBS!
Steg 8
• Skicka en mötesinbjudan till deltagarna. Se Bjud in deltagare, på sidan 9 för mer information.
• Klicka på Spara och stäng och bjud in deltagarna till det schemalagda mötet senare.
WebEx-integrering till Outlook kontaktar din WebEx-webbplats och lägger sedan till det schemalagda mötet
i din Outlook-kalender, listan över möten på mötessidan i Mitt WebEx på din WebEx-webbplats och på din
personliga rumssida, om ditt konto har ett personligt rum.
Schemalägg ett möte i ett personligt rum
När du schemalägger ett möte i ett personligt rum kommer mötet att ske i ditt personliga rum och länken för
att delta i mötet är URL:en till ditt personliga rum.
För att schemalägga ett möte i ett personligt rum med WebEx-integreringen till Outlook öppnar du ett nytt
fönster för en ny Mötesbegäran eller Avtalad tid i Outlook och anger informationen och inställningarna för
mötet.
Procedur
Steg 1
Steg 2
Steg 3
I arkivmenyn i Microsoft Outlook väljer du Ny > Mötesbegäran eller Ny > Avtalad tid.
Ett schemaläggningsfönster visas med knappen Lägg till WebEx-möte i WebEx-verktygsfältet.
Välj menyn Lägg till WebEx-möte och sedan Lägg till personligt rum för att lägga till inställningar för ett
möte i ett personligt rum.
OBS!
När du schemalägger ett möte i ett personligt rum och din WebEx-webbplats har stöd för mötesrum
för samarbete (CMR Cloud) är det också ett CMR-möte, vilket inbegriper information som gör det
möjligt för deltagare att delta från videokonferenssystem och -program.
Gör följande för att ange allmän mötesinformation:
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
7
Schemalägga ett möte
Schemalägg ett personligt konferensmöte
a) Skriv ett mötesämne i rutan Ämne.
b) Ange start- och sluttider för mötet i listrutorna Starttid och Sluttid.
c) (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan
återkommande-alternativ.
Se Specificera ett återkommandemönster för ett möte, på sidan 9 för mer information.
d) (Valfritt) Välj Lägg till rum för att schemalägga ett TelePresence-rum som en rumsresurs och därmed
göra det möjligt för användare att delta från en TelePresence-enhet.
OBS!
Deltagare kan välja Delta i möte direkt på TelePresence-enheten om din WebEx-webbplats och
ditt konto är aktiverade för CMR Cloud när du lägger till TelePresence-rummet som en rumsresurs.
e) (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
Steg 4
Skicka inbjudan.
Schemalägg ett personligt konferensmöte
För att skapa ett personligt konferensmöte via WebEx-integreringen till Outlook ska du öppna fönstret för en
ny Mötesbegäran eller en Avtalad tid i Outlook och sedan ange informationen och inställningarna för mötet.
Procedur
Steg 1
Gör något av följande i Microsoft Outlook:
• Välj Schemalägg möte i WebEx-verktygsfältet.
• Gå till Fil-menyn och välj Ny > Mötesförfrågan eller Ny > Avtalad tid.
Ett schemaläggningsfönster visas med knappen Lägg till personligt konferensmöte i WebEx-verktygsfältet.
Steg 2
Gör följande för att ange allmän mötesinformation:
• Skriv ett mötesämne i rutan Ämne.
• Ange start- och sluttider för mötet i listrutorna Starttid och Sluttid.
• (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan
återkommande-alternativ. Se Specificera ett återkommandemönster för ett möte, på sidan 9 för mer
information.
• (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
Steg 3
Steg 4
Välj Lägg till personligt konferensmöte för att ange inställningarna för det personliga konferensmötet.
Om Konto-fliken i dialogrutan WebEx-inställningar visas, skriver du in den nödvändiga informationen och
väljer sedan OK.
Dialogrutan WebEx-inställningar visas. Om du schemalägger mötet åt en annan värd visas meddelandet ”Du
schemalägger åt [värdnamn]” i dialogrutan WebEx-inställningar.
Steg 5
Ange WebEx-inställningar och välj sedan OK.
Se Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 26 för mer information.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
8
Schemalägga ett möte
Bjud in deltagare
Steg 6
Gör något av följande, om det är tillämpligt:
• Skicka en mötesinbjudan till deltagarna. Se Bjud in deltagare, på sidan 9 för mer information.
• Klicka på Spara och stäng och bjud in deltagarna till det schemalagda mötet senare.
WebEx-integreringen till Outlook kontaktar din WebEx-webbplats och lägger sedan till det schemalagda
mötet i:
• Din Microsoft Outlook-kalender
• Listan med möten på sidan Mina WebEx-möten på din WebEx-webbplats
• Din personliga rumssida, om ditt konto har en sådan sida
Bjud in deltagare
När du använder WebEx-integreringen till Outlook för att schemalägga ett möte kan du bjuda in personer
genom att välja deras namn eller e-postadresser i någon av listorna med Microsoft Outlook-kontakter. Om
din organisation till exempel upprätthåller en global adresslista kan du bjuda in deltagare genom att välja
deras namn i den listan. Du kan också bjuda in deltagare som inte finns med i en lista med Outlook-kontakter
genom att ange deras e-postadresser.
När du har bjudit in en deltagare till ett schemalagt möte får denne en e-postinbjudan. E-postmeddelandet
inkluderar information om mötet, inklusive lösenord och en länk som deltagaren kan välja för att delta i mötet.
Procedur
Steg 1
Steg 2
Steg 3
Om du har schemalagt ett möte med WebEx-integreringen till Outlook öppnar du mötesposten i din
Outlook-kalender.
Om du öppnar ett Avtalad tid-fönster väljer du Bjud in deltagare för att se rutan Till där du kan ange
deltagarnas namn eller e-postadresser. För att ta bort rutan Till väljer du Avbryt inbjudan.
Ange deltagarnas namn eller e-postadresser i rutan Till och välj sedan Skicka.
Specificera ett återkommandemönster för ett möte
Med hjälp av alternativen för återkommande möten i Outlook kan du ange ett återkommande intervall för ditt
online-möte. Du kan till exempel ange att ett möte ska återkomma 14:00 alla onsdagar till och med ett specifikt
datum. WebEx-integreringen till Outlook schemalägger mötet på alla dagar som du har angett i det
återkommande intervallet.
De återkommande alternativen som du kan använda med WebEx-integreringen till Outlook är begränsade till
alternativen som finns tillgängliga på din WebEx-webbplats.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
9
Schemalägga ett möte
Stöd för återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook
Procedur
Steg 1
Steg 2
I fönstret Möte eller Avtalad tid för mötet väljer du Återkommande.
Ange alternativen i dialogrutan och välj sedan OK.
Stöd för återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook
Följande tabell visar hur återkommande intervall i Outlook hanteras i WebEx:
WebEx Meetings
Typ
Outlook-alternativ
Alternativet Konverterat till WebEx-möte
Dagligen
Var [X] dag
Var [X] dag
Varje veckodag
Varje veckodag
Var [X] vecka på: [söndag, måndag,
tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]
För Event Center-händelser och Training Center-utbildningssessioner:
Veckovis
Varje vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]
Om du använder Microsoft Outlook för att schemalägga ett möte som
upprepas var X:e vecka och X är större än 1, schemaläggs mötet så som du
angett i Outlook, men det visas som ett veckovist möte på din
WebEx-webbplats.
Veckostarten pekar alltid på standardvärdet som är söndag. Anpassning
stöds inte, så om du ändrar veckostarten till en annan dag synkroniseras inte
veckostarten med WebEx-webbplatsen.
Månadsvis Dag [X] var [y]:e månad
Dag [X] var [y]:e månad
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista]
dagen i varje månad
Stöds ej
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista]
vardagen eller helgdagen
Stöds ej
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista]
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] söndagen, måndagen, tisdagen,
söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen var [x] månad
torsdagen, fredagen, lördagen var [x]
månad
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
10
Schemalägga ett möte
Stöd för återkommande mönster i WebEx-integreringen till Outlook
Typ
Outlook-alternativ
Alternativet Konverterat till WebEx-möte
Årligen
[1....31] [januari....december], vart n (n> [1....31] [januari....december], vart n (n> 1) år
1) år
[första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, Stöds ej.
vardag, helgdag] i [januari .... december]
[första, andra, tredje, fjärde, sista]
[första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen,
[söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen] i [januari....december] vart n(n>1) år
torsdagen, fredagen, lördagen] i
[januari....december] vart n(n>1) år
Slutdatum Inget slutdatum.
Inget slutdatum.
Upphör efter [X] förekomster.
Upphör efter [X] förekomster.
Upphör vid [datuminmatning]
Upphör vid [datuminmatning]
Personliga konferensmöten i WebEx
Typ
Outlook-alternativ
Alternativet Konverterat till personligt konferensmöte i WebEx
Dagligen
Var [X] dag
Varje dag
Varje veckodag
Varje veckodag
Veckovis
Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag, Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]
onsdag, torsdag, fredag, lördag]
Månadsvis Dag [X] var [y]:e månad
Dag [x] i varje månad.
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista]
dagen i varje månad
Dag [1,2,3,4,31] i varje månad.
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista]
vardagen eller helgdagen
Stöds ej.
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista]
Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] söndagen, måndagen, tisdagen,
söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen var [x] månad
torsdagen, fredagen, lördagen var [x]
månad
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
11
Schemalägga ett möte
Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig
Typ
Outlook-alternativ
Alternativet Konverterat till personligt konferensmöte i WebEx
Årligen
Varje [januari....december] [1,....31]
Stöds ej.
[första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, Stöds ej.
vardag, helgdag] i [januari .... december]
[första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndag, Stöds ej.
måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag,
lördag] i [januari .... december]
Slutdatum Inget slutdatum.
Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.
Upphör efter [x] förekomster.
Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.
Upphör vid [datuminmatning]
Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.
Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig
I WebEx-integreringen till Outlook kan du utse ett ombud som kan schemalägga eller redigera möten åt dig.
Om du t.ex. regelbundet måste vara värd för WebEx-möten, kan du ge din assistent tillåtelse att schemalägga
möten åt dig.
När behörigheten har tilldelats kan ditt ombud schemalägga, redigera, avboka och starta möten åt dig.
• På din WebEx-webbplats ger du ombudet schemaläggningsbehörighet.
• I Microsoft Outlook delar du din kalender med ombudet.
Viktigt
• Du kan när som helst ta bort schemaläggningsbehörigheten från ombudet.
Utse en delegat på din WebEx-webbplats
Du utser ett ombud genom att ge det schemaläggningsbehörighet på sidan Mitt WebEx > Mina inställningar
på din WebEx-webbplats. Du kan gå till sidan direkt från Microsoft Outlook.
Förutom att ge schemaläggningsbehörighet på din WebEx-webbplats, delar du din kalender med delegaten i
Microsoft Outlook. Se Utse en delegat i Microsoft Outlook, på sidan 13 för mer information.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
12
Schemalägga ett möte
Utse en delegat i Microsoft Outlook
Viktigt
• Om du inte ser alternativet att tilldela ett ombud på din WebEx-webbplats ska du be din administratör
att aktivera funktionen.
• Ditt ombud måste också ha ett WebEx-värdkonto på din WebEx-webbplats.
• E-postadresserna för dig och för delegaternas konton på din WebEx-webbplats måste stämma överens
med adresserna i Microsoft Outlook.
Procedur
Steg 1
Steg 2
Steg 3
Steg 4
Steg 5
I WebEx-verktygsfältet i Microsoft Outlook väljer du Schemalägg möte.
Välj Ställ in schemaläggningsbehörighet på menyn som visas.
Sidan Mitt WebEx > Inställningar visas.
Expandera kategorin Schemaläggningsalternativ.
Under Schemaläggningsbehörighet klickar du på Välj värd.
I fönstret Välj värdar markerar du ombudets e-postadress och klickar på Lägg till > OK.
Steg 6
Välj Spara.
Utse en delegat i Microsoft Outlook
Utse en delegat genom att dela din kalender med denne i Microsoft Outlook.
Förutom att dela din kalender i Microsoft Outlook skall du även ge schemaläggningsbehörighet för din
WebEx-webbplats. Se Utse en delegat på din WebEx-webbplats, på sidan 12 för mer information.
Viktigt
• Säkerställ att kalendern som du delar inte finns i din personliga Microsoft Outlook-mapp. Ditt ombud
kan bara få tillgång till din kalender om den ligger i en offentlig mapp.
• Namnet på ombudet som du vill utse måste finnas i den globala adresslistan i Microsoft Outlook.
Procedur
Steg 1
Steg 2
Steg 3
Steg 4
Steg 5
Steg 6
I arkivmenyn väljer du Kontoinställningar.
Välj Ombudsåtkomst i menyn Kontoinställningar.
I dialogrutan Delegater klickar du på Lägg till.
Välj namnet på ombudet och klicka sedan på OK.
I dialogrutan Delegatbehörighet väljer du Redigerare i Kalendern och klickar sedan på OK.
Klicka på OK för att stänga dialogrutan Ombud.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
13
Schemalägga ett möte
Utse en delegat i Microsoft Outlook
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
14
KAPITEL
3
Schemalägga åt en alternativ värd
• Översikt över schemaläggning av ett möte åt en annan värd, sida 15
• Schemalägga ett möte eller en avtalad tid åt en annan värd, sida 15
• Starta ett möte åt en annan värd, sida 16
Översikt över schemaläggning av ett möte åt en annan värd
Du kan schemalägga ett möte åt en annan värd om värden gett dig behörighet att göra det.
Om du t.ex. är assistent till en värd som regelbundet måste hålla WebEx-möten, kan värden ge dig behörighet
att schemalägga möten.
När du har fått behörighet att schemalägga möten av en annan värd kan du schemalägga, redigera och avboka
möten åt värden. Innan du schemalägger ett möte åt en annan värd ska du säkerställa att du har ett värdkonto
och att du har WebEx produktivitetsverktyg installerade på din dator. Den faktiska värden måste också ge dig
schemaläggningsbehörighet på WebEx-webbplatsen, välja dig som ombud i Microsoft Outlook och dela sin
kalender med dig.
OBS!
• När du har schemalagt ett möte åt en annan värd kan du vid behov även starta mötet för värden. Se
Starta ett möte åt en annan värd, på sidan 16 för mer information.
• Den faktiska värden kan när som helst återkalla din schemaläggningsbehörighet.
Schemalägga ett möte eller en avtalad tid åt en annan värd
För att schemalägga ett möte eller en avtalad tid åt en annan värd, öppnar du först värdens Outlook-kalender
som värden redan har delat med dig.
Procedur
Steg 1
Öppna den andra värdens kalender i Outlook genom att göra följande:
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
15
Schemalägga åt en alternativ värd
Starta ett möte åt en annan värd
a) I Arkiv-menyn i Microsoft Outlook väljer du Öppna > Annan användares mapp.
Dialogrutan Öppna en annan användares mapp visas.
b) Skriv in namnet på den faktiska värden eller välj Namn för att välja den faktiska värdens namn.
c) Välj Kalender i listan över Mapptyp och klicka på OK.
OBS!
Du kan öppna en annan persons kalender på flera olika sätt, beroende på hur du har anpassat dina
Outlook-vyer. För mer information, se Microsoft Outlook-hjälpen.
Den delade kalendern visas.
Steg 2
Steg 3
Om du visar flera kalendrar intill varandra ska du säkerställa att du har valt den faktiska värdens kalender
genom att klicka på den en gång.
Öppna ett nytt Mötesförfrågan- eller Avtalad tid-fönster i Outlook och ange sedan information och inställningar
för mötet.
Starta ett möte åt en annan värd
När du schemalägger ett möte för en annan värd får den faktiska värden ett bekräftelsemeddelande via e-post
till sin Outlook.
Innan du börjar
Se till att den faktiska värden fortfarande delar sin eller sin värds kalender.
Procedur
Steg 1
Öppna den andra värdens kalender i Outlook genom att göra följande:
a) I Arkiv-menyn i Microsoft Outlook väljer du Öppna > Annan användares mapp.
Dialogrutan Öppna en annan användares mapp visas.
b) Skriv in namnet på den faktiska värden eller välj Namn för att välja den faktiska värdens namn.
c) Välj Kalender i listan över Mapptyp och klicka på OK.
OBS!
Du kan öppna en annan persons kalender på flera olika sätt, beroende på hur du har anpassat dina
Outlook-vyer. För mer information, se Microsoft Outlook-hjälpen.
Den delade kalendern visas.
Steg 2
Dubbelklicka på mötesposten i den andra värdens kalender.
E-postbekräftelsemeddelandet visas.
Steg 3
Starta mötet genom att följa instruktionerna i e-postmeddelandet och se till att du loggar in på ditt eget
WebEx-värdkonto på WebEx-webbplatsen.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
16
KAPITEL
4
Redigera och avboka schemalagda möten
• Redigera ett schemalagt möte, sida 17
• Avboka ett schemalagt möte, sida 18
Redigera ett schemalagt möte
När du har schemalagt ett möte med WebEx Integration till Outlook kan du när som helst göra ändringar i
mötet i Microsoft Outlook. Du kan till exempel ändra starttiden, ange ett nytt lösenord, välja ett
telekonferensalternativ o.s.v.
När du har gjort ändringar i ett schemalagt möte skickar Integration till Outlook en uppdaterad inbjudan till
de deltagare som du har bjudit in till mötet samt uppdaterar mötesinformationen på din WebEx-webbplats.
OBS!
• Om du avbokar ett WebEx-möte via din WebEx-webbplats kommer dessa ändringar inte att återspeglas
i Outlook. Om du till exempel avbokar mötet från din webbplats kommer mötet inte att avbokas i
din Outlook-kalender. Därför rekommenderar vi att du endast använder Outlook för att avboka ett
möte. Det är inte möjligt att redigera ett möte via din WebEx-webbplats om mötet har schemalagts
via Outlook.
• Om du flyttar eller avbokar en enstaka förekomst av ett återkommande WebEx-möte med Microsoft
Outlook kommer ändringarna även att visas på din WebEx-webbplats.
Procedur
Steg 1
Steg 2
I din Microsoft Outlook-kalender öppnar du posten för det schemalagda mötet.
Redigera mötesinformation eller ändra alternativ antingen i verktygsfältet eller under fliken Avtalad tid.
Till exempel:
• För att ändra WebEx-mötesinställningar väljer du Ändra inställningar.
• För att ta bort tidigare konfigurerade WebEx-mötesinställningar väljer du Avboka WebEx-möte.
• För att lägga till eller ändra ett återkommande intervall väljer du Återkommande.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
17
Redigera och avboka schemalagda möten
Avboka ett schemalagt möte
• För att redigera texten i mötets e-postinbjudan går du till fliken Avtalad tid.
Steg 3
Gör något av följande, om det är tillämpligt:
• För att skicka den uppdaterade mötesinbjudan till de inbjudna deltagarna och spara det uppdaterade
mötet i din Outlook-kalender väljer du Skicka uppdatering.
• Spara det uppdaterade mötet i Microsoft Outlook-kalendern genom att klicka på Spara och stäng.
Integration till Outlook kontaktar din WebEx-servicewebbplats och uppdaterar mötet på webbplatsen.
Avboka ett schemalagt möte
Om du schemalägger ett möte med hjälp av Integration till Outlook kan du avboka mötet i Outlook.
Efter att du har annullerat ett möte i Outlook, kontaktar Integration till Outlook din WebEx-plats och tar bort
mötet därifrån.
OBS!
Om du avbokar ett endast-WebEx-möte via din WebEx-webbplats kommer dessa ändringar inte att
återspeglas i Outlook. Om du till exempel avbokar mötet via din webbplats kommer din Outlook-kalender
fortfarande att visa mötet. Av denna anledning ska du endast använda Outlook för att avboka eller redigera
ett endast-WebEx-möte som du ursprungligen har schemalagt med Outlook.
Procedur
Steg 1
Steg 2
Steg 3
Steg 4
Öppna mötesposten från din Outlook-kalender.
Välj Avboka möte.
Välj Ja i bekräftelsemeddelandet.
Välj Skicka avbokning.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
18
KAPITEL
5
Starta ett möte
• Starta ett schemalagt möte från Microsoft Outlook, sida 19
• Starta ett schemalagt möte från WebEx-menyn i Outlook, sida 19
• Starta ett möte från din WebEx-webbplats, sida 20
• Starta ett direktmöte eller ett personligt möte från WebEx-menyn i Outlook, sida 20
• Starta en personlig konferens från Outlook, sida 20
Starta ett schemalagt möte från Microsoft Outlook
Procedur
Steg 1
Steg 2
Öppna mötesposten i din Microsoft Outlook-kalender.
Starta mötet genom att klicka på länken.
Länken som visas i din mötespost är endast för mötesvärdar. Länken som visas i deltagarnas inbjudningar är
en annan länk som deltagarna kan välja för att delta i mötet. Se Ansluta till ett möte från e-postinbjudan till
möte, på sidan 21 för mer information.
Starta ett schemalagt möte från WebEx-menyn i Outlook
Procedur
Steg 1
I WebEx-verktygsfältet i Microsoft Outlook väljer du Schemalägg möte och sedan Starta ett schemalagt
möte.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
19
Starta ett möte
Starta ett möte från din WebEx-webbplats
Dialogrutan Starta schemalagt möte visas med en lista över dina tidigare schemalagda möten.
Steg 2
Steg 3
Välj mötet som du vill starta.
Välj Starta.
Ditt möte startas och fönstret för möteshanteraren öppnas.
Starta ett möte från din WebEx-webbplats
Procedur
Steg 1
Steg 2
I Microsoft Outlook väljer du WebEx.
Välj Mitt WebEx i menyn Schemalagda möten.
Du kan bli ombedd att logga in på din WebEx-webbplats om du inte redan är inloggad.
Mötessidan i Mitt WebEx visas.
Steg 3
Steg 4
Säkerställ att Möten som du är värd för är valt i listan överst på sidan.
Välj Starta bredvid mötet som du vill starta.
Starta ett direktmöte eller ett personligt möte från WebEx-menyn
i Outlook
För att starta ett direktmöte eller ett personligt möte i Microsoft Outlook väljer du Träffas nu.
Som standard hålls direktmöten i ditt personliga rum. Om du inte vill använda ditt personliga rum för
direktmöten ska du slå av alternativet Använd mitt personliga rum för alla mina direktmöten under avsnittet
”Träffas nu”-inställningar i dina inställningar.
Starta en personlig konferens från Outlook
Procedur
Steg 1
Steg 2
I Microsoft Outlook väljer du WebEx.
Välj Starta en personlig konferens i menyn Schemalagda möten.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
20
KAPITEL
6
Delta i ett möte
• Ansluta till ett möte från e-postinbjudan till möte, sida 21
• Anslut till ett möte från WebEx-menyn i Outlook, sida 22
• Anslut till ett möte från WebEx-webbplatsen, sida 22
Ansluta till ett möte från e-postinbjudan till möte
När du får en e-postinbjudan till ett möte kan du delta på ett av följande sätt:
• Delta i WebEx-mötet: Du kan välja länken i e-postinbjudan för att delta i mötet. Om du väljer länken
i inbjudan från en dator kommer du att delta i mötet från din dator. Om du väljer länken i inbjudan från
din mobilenhet och du har installerat mobilappen Cisco WebEx Meetings omdirigeras du till mobilappen
för att delta i mötet.
• Delta från ett videokonferenssystem eller -program: Om din WebEx-webbplats och ditt konto är
aktiverat för mötesrum för samarbete (CMR Cloud) innehåller e-postinbjudan en videoadress till mötet.
Du kan ange denna videoadress från ditt videokonferenssystem eller -program för att delta i mötet.
Dessutom kan du, om värden har schemalagt ditt TelePresence-system som en rumsresurs i Microsoft
Outlook, välja Delta i möte från TelePresence-systemet för att delta i mötet direkt från systemet.
• Delta via telefon: Om du inte deltar i mötet online och du bara vill delta från din telefon kan du slå
numret i mötesinbjudan för att ringa in till mötet. På detta sätt kan du också delta i ett personligt
konferensmöte eller ett möte med endast ljud.
Mötesinbjudan innehåller också annan information som du kan behöva för att delta i mötet, såsom mötesnummer
eller åtkomstkod, möteslösenord och det numeriska möteslösenordet om du deltar från ett videosystem eller
en telefon.
Om du är värden och du behöver värdnyckeln och värdåtkomstkoden, väljer du den tillhandahållna länken
längst ned i e-postinbjudan.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
21
Delta i ett möte
Anslut till ett möte från WebEx-menyn i Outlook
Anslut till ett möte från WebEx-menyn i Outlook
Procedur
Steg 1
Steg 2
I Microsoft Outlook väljer du WebEx.
Välj Anslut till ett möte i menyn Schemalagda möten.
Dialogrutan Anslut till möte öppnas och visar en lista med möten som du är inbjuden till för den aktuella
dagen.
Steg 3
(Valfritt) Välj ett annat datum för att visa mötena på datumet i fråga eller välj Veckovis eller Månadsvis för
att visa mötena den veckan eller månaden.
(Valfritt) Om du vill visa alla möten som du är bjuden till, välj Alla möten för att se en lista över möten på
din WebEx-servicewebbplats.
I rutan under listan med möten ska du skriva in din e-postadress, mobiltelefonnummer, eller mötesnummer.
Välj Delta.
Steg 4
Steg 5
Steg 6
Anslut till ett möte från WebEx-webbplatsen
Innan du börjar
Du kan behöva följande information för att delta i ett möte:
• Möteslösenord
• Registrerings-id: Endast för tjänsten Event Center. Om händelsens värd kräver att deltagarna uppger sitt
registrerings-id innan de deltar i händelsen, kommer de att få ett unikt id i e-postbekräftelsen av
registreringen.
• Mötesnummer: Deltagare måste ange detta för att kunna ansluta till ett oregistrerat möte – det vill säga
ett möte som inte visas i kalendern på din WebEx-webbplats.
Procedur
Steg 1
Steg 2
I Microsoft Outlook väljer du WebEx.
Välj Mitt WebEx i menyn Schemalagda möten.
Du kanske bli ombedd att logga in på din WebEx-servicewebbplats om du inte redan gjort detta.
Mötessidan i Mitt WebEx visas.
Steg 3
Steg 4
Se till att Mötena som du är inbjuden till är valda i listan överst på sidan.
Välj Delta intill mötet som du vill delta i.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
22
KAPITEL
7
Installera och konfigurera WebEx
produktivitetsverktyg
• Översikt om installation och konfigurering av WebEx produktivitetsverktyg, sida 23
• Installera WebEx produktivitetsverktyg, sida 24
• Installera WebEx produktivitetsverktyg, sida 25
• Öppna dialogrutan WebEx-inställningar, sida 25
• Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg, sida 26
• Om kontofliken, sida 26
• Om fliken Inställningar för Träffas nu, sida 27
• Om fliken Inställningar, sida 28
• Om fliken Verktyg, sida 28
• Kontrollera produktivitetsverktygsversion, sida 29
• Söka efter uppdateringar, sida 29
• Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg, sida 30
Översikt om installation och konfigurering av WebEx
produktivitetsverktyg
Du kan installera WebEx produktivitetsverktyg för att direkt starta eller delta i möten via WebEx
produktivitetsverktygspanel, Microsoft Office, webbläsare, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes. Du kan
också schemalägga möten i Microsoft Outlook eller IBM Lotus Notes utan att behöva gå till din
WebEx-servicewebbplats.
När du har installerat WebEx produktivitetsverktyg kan du logga in och konfigurera ditt WebEx-konto, ange
inställningar för direktmöten och schemalagda möten, konfigurera WebEx produktivitetsverktygspanel samt
välja vilka produktivitetsverktyg du kommer att använda med WebEx.
Dialogrutan innehåller dessa flikar:
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
23
Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg
Installera WebEx produktivitetsverktyg
• Konto
• Träffas nu-inställningar
• Schemalagda möten
• Inställningar
• Verktyg
Installera WebEx produktivitetsverktyg
Om webbplatsadministratören har valt att aktivera alternativen för WebEx produktivitetsverktyg på din WebEx
servicewebbplats kommer alla WebEx produktivitetsverktyg att installeras automatiskt på din webbplats.
Dessutom kommer WebEx produktivitetsverktyg att uppdateras automatiskt när nya versioner lanseras.
Installationsprocessen installerar alla tillgängliga WebEx produktivitetsverktyg. Du kan dock när som helst
ändra dina inställningar angående vilka program du vill använda med WebEx produktivitetsverktyg samt
ändra andra WebEx-konton och mötesinställningar genom att konfigurera alternativen i dialogrutan
WebEx-inställningar. Se Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 26 för mer
information.
Vid behov kan du också hämta och installera WebEx produktivitetsverktyg manuellt. Innan du installerar
WebEx produktivitetsverktyg ska du säkerställa att din dator uppfyller följande minimisystemkrav:
• Du måste ha administratörsprivilegier på din dator.
• Se anteckningar om WebEx-plattformsoberoende för operativsystem som stöds, webbläsaren, och andra
minimisystemkrav.
• Intel x86 (Pentium 400-MHZ +) eller motsvarande processor
• Webbläsaren ska ha JavaScript och cookies aktiverade
OBS!
Om du har en tidigare produktivitetsverktygsversion måste du avinstallera den versionen innan du kan
installerar den nya versionen.
Du kanske också måste stänga program som Microsoft Outlook och alla webbläsare innan du installerar
den nya produktivitetsverktygsversionen. Dessa program måste startas upp igen och du kanske måste
logga in innan du ser det nya gränssnittet.
WebEx-integrering till IBM Lotus Notes inkluderas endast i installationen av WebEx produktivitetsverktyg
eller hämtas om din webbplatsadministratör har slagit på Lotus Notes-alternativet för webbplatsen.
Systemadministratörer kan även utföra en massinstallation av datorer på deras webbplats. För mer information,
se IT-administratörsguiden för massdistribution av WebEx produktivitetsverktyg på
https://help.webex.com/docs/DOC-2631.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
24
Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg
Installera WebEx produktivitetsverktyg
Installera WebEx produktivitetsverktyg
Procedur
Steg 1
Steg 2
Steg 3
Steg 4
Logga in på din WebEx-webbplats.
Välj fliken Meeting Center.
I den vänstra navigeringsraden, under Support, väljer du Hämtningar.
På sidan Hämtningsbara filer under rubriken WebEx produktivitetsverktyg väljer du Hämta.
Dialogrutan Filhämtning visas.
Steg 5
Spara installationsprogrammet på din dator.
Installationsfilen har tillägget .msi.
Steg 6
Kör installationsfilen och följ anvisningarna.
Dialogrutan WebEx produktivitetsverktyg visas.
Ange URL, användarnamn och lösenord till din WebEx-webbplats.
Steg 7
Vad du gör sedan
Efter att du har slutfört installationen och har loggat in på ditt WebEx-konto ska du verifiera dina inställningar
i dialogrutan WebEx-inställningar. Se Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 26
för mer information.
Öppna dialogrutan WebEx-inställningar
Välj ett av följande alternativ för att öppna dialogrutan WebEx-inställningar:
• Från dialogrutan WebEx-inställningar i Startmenyn väljer du Start > Program > WebEx >
Produktivitetsverktyg > WebEx-inställnigar.
• Från dialogrutan WebEx-inställningar i WebEx produktivitetsverktygspanel:
◦ Om WebEx produktivitetsverktygspanel inte redan är öppen ska du göra något av följande:
◦ Dubbelklicka på ikonen WebEx produktivitetsverktyg på ditt skrivbord.
◦ Gå till Start > Program > WebEx > Produktivitetsverktyg > Öppna WebEx
produktivitetsverktyg.
◦ I WebEx produktivitetsverktygspanel klickar du på Redigera WebEx-inställningar
• Från dialogrutan WebEx-inställningar i Microsoft Outlook eller IBM lotus Notes, i WebEx-menyn väljer
du Kontoinställningar.
• Från dialogrutan WebEx-inställningar i Microsoft Office, i Microsoft Word, Microsoft Excel eller
Microsoft PowerPoint väljer du WebEx-inställningar.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
25
Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg
Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg
Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg
Procedur
Steg 1
Steg 2
Steg 3
Steg 4
Steg 5
Steg 6
Steg 7
Steg 8
Steg 9
Öppna dialogrutan WebEx-inställningar.
På fliken Konto loggar du in på ditt konto genom att ange URL:en till din WebEx-webbplats och anger ditt
användarnamn och lösenord. Mer information finns i Om kontofliken, på sidan 26.
Välj Uppdatera.
Välj fliken ”Träffas nu”-inställningar.
Ange inställningar för möten som startas direkt från WebEx produktivitetsverktygspanel, Microsoft Office,
webbläsare, högerklicksmenyer eller från Microsoft Outlook och IBM Lotus Notes. Mer information finns i
Om fliken Inställningar för Träffas nu, på sidan 27.
Välj fliken Inställningar.
Välj alternativen för WebEx produktivitetsverktygspanel. Mer information finns i Om fliken Inställningar,
på sidan 28.
Välj fliken Verktyg.
Välj vilka program du vill använda tillsammans med WebEx-integrationer. Mer information finns i Om fliken
Verktyg, på sidan 28.
Om kontofliken
Via kontoalternativen kan du logga in på din WebEx-webbplats.
• URL till webbplats: Ange URL-adressen till den WebEx Meeting Center-webbplats som du vill logga
in på. Exempel på URL-format: företag.webex.com
OBS!
Om du anger URL:en till en webbplats som inte har stöd för TelePresence-integration
kan du på webbplatsen i fråga schemalägga endast-WebEx-möten och får tillgång till
tillämplig dokumentation.
• Username: Ange användarnamnet för ett värdkonto på din WebEx-webbplats.
• Lösenord: Ange lösenordet för värdkontot på din WebEx-webbplats.
• Kom ihåg mitt lösenord: Spara användarnamnet och lösenordet så att du inte behöver ange användarnamn
och URL nästa gång du loggar in.
• Glömt ditt lösenord? Gå till sidan Glömt lösenordet? på din WebEx-webbplats. Där kan du skicka en
begäran om att skapa ett nytt lösenord.
• Ändra lösenord: Öppnar en dialogruta där du kan ange ett nytt lösenord.
• Språk: Verifiera det aktuella språkvalet för din WebEx-webbplats.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
26
Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg
Om fliken Inställningar för Träffas nu
• Plats: Bekräfta det aktuella valet av land eller språk för din WebEx-webbplats.
• Tidszon: Bekräfta den aktuella tidszonen för din WebEx-webbplats.
• Ändra inställningar för din WebEx-servicewebbplats: Öppna sidan Mitt WebEx > Min Profil på
din WebEx-webbplats och gör ändringarna i din profil.
• Uppdatera: Uppdatera dialogrutan WebEx-inställningar med de senaste inställningarna från din
WebEx-webbplats.
Om fliken Inställningar för Träffas nu
Inställningar för direktmöten gäller möten som startas direkt från WebEx produktivitetsverktygspanel, Microsoft
Office, webbläsare, snabbmeddelandeprogram, högerklicksmenyer och från Microsoft Outlook eller IBM
Lotus Notes.
• Mötesmall: Välj vilken mall som ska användas för mötet.
• Mötestyp: Välj den typ av WebEx-möte som du vill använda för direktmöten. Detta alternativ listar
endast de tillgängliga mötestyperna på din webbplats och för ditt användarkonto.
• Använd mitt personliga rum för direktmöten: Välj att använda ditt personliga rum för direktmöten
som standard.
• Mötesämne: Ange namn eller ämne på mötet.
• Möteslösenord: Kräv att mötesdeltagarna uppger det lösenord som du anger här för att få delta i mötet.
Din webbplatsadministratör kan ha bestämt att lösenordet måste uppfylla vissa säkerhetskriterier, t.ex.
innehålla minst ett visst antal bokstäver, siffror och specialtecken.
• Listas i offentlig kalender: Ta med det här mötet i möteskalendrarna på WebEx-servicewebbplatsen.
Gäller endast möten, säljmöten och utbildningsmöten.
• Fråga efter mitt godkännande när någon ansluter sig: Anger att dialogrutan Begär att få delta visas
på din skärm när någon försöker delta i ditt möte. Endast tillgänglig för supportsessioner.
• Ljudanslutning: Välj vilken typ av ljudanslutning du vill använda:
◦ Ingen: Anger att mötet inte innehåller någon ljudanslutning, eller så innehåller mötet en
ljudanslutning som kräver att du måste instruera mötesdeltagarna om hur de ansluter ljudet till
mötet med en annan metod än den som din mötestjänst använder.
◦ WebEx-ljud: Anger att mötet innehåller WebEx-ljud som ljudanslutning, vilket innebär att du kan
använda antingen din telefon eller dator som ljudenhet för att delta i ett möte. Välj ett av följande
alternativ för WebEx-ljud om du väljer det här alternativet:
• Visa globala inringningsnummer för deltagare: Välj om du vill tillhandahålla en lista med
nummer – t.ex. avgiftsfria nummer eller lokalnummer – som deltagare i andra länder kan
ringa för att ansluta till ljudet.
• Visa avgiftsfritt nummer: Välj om din webbplats tillhandahåller avgiftsfria nummer och
om du vill visa dem så att deltagare kan ringa in för att ansluta till ljudet.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
27
Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg
Om fliken Inställningar
OBS!
Efter att du har startat mötet kan mötesdeltagare välja att använda sin dator eller sin
telefon som ljudenhet.
◦ Annan telekonferens: Anger att mötet innehåller en telekonferens som tillhandahålls av en annan
tjänsteleverantör. Anvisningarna som du skriver i textrutan visas automatiskt på mötesdeltagarnas
skärmar när de deltar i mötet.
Tips
En deltagare måste ha en direktlinje för att kunna ta emot samtal från
telekonferenstjänsten. Däremot kan en deltagare som saknar direktlinje ansluta till en
telekonferens genom att slå inringningsnumret som alltid visas i mötesfönstret.
• Ingångs- och utgångston: Välj vilken ton som spelas upp när en deltagare ansluter till eller lämnar en
ljudanslutning.
Om fliken Inställningar
Inställningarna avgör vissa funktioner i WebEx produktivitetsverktygspanel.
• Alltid på skrivbordet: Välj att WebEx produktivitetsverktygspanel ska visas ovanpå alla öppna program
på datorn.
• Visa WebEx produktivitetsverktygspanel när Windows startar
• Visa produktivitetsverktygsikonen i aktivitetsfältet
• Visa schemaläggningsfunktion i produktivitetsverktygspanelen: Visa länkarna Starta schemalagt
möte och Schemalägg möte på panelen. Genom att välja någon av länkarna omdirigeras du till tillämpliga
sidor på din WebEx-servicewebbplats.
• Standardadressbok: Välj ett e-post- och schemaläggningsprogram för en standardadressbok. WebEx
produktivitetsverktyg integreras med e-postprogrammet du väljer, vilket gör det lättare för dig att hämta
e-postadresserna till dina kontakter. Genom att välja WebEx produktivitetsverktygspanel öppnas en
adressbok från e-postprogrammet som du väljer här.
• Starta mötesalternativ:
◦ Tillåt ändring av mötesämne när mötet börjar
◦ Tillåt ändring av lösenord för mötet när mötet börjar
Om fliken Verktyg
Verktygsinställningarna avgör vilka program som har WebEx-integrering och genvägar.
• E-post och schemaläggning: Visa WebEx produktivitetsverktygspanel och kommandon för att
schemalägga möten eller starta direktmöten via WebEx produktivitetsverktyg med antingen Microsoft
Outlook eller IBM Lotus med hjälp av kontakterna och kalendern i Microsoft Outlook eller IBM Lotus.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
28
Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg
Kontrollera produktivitetsverktygsversion
• Microsoft
◦ Använd WebEx med Microsoft Office: Visa WebEx-knappar för att starta ett direktmöte via
WebEx produktivitetsverktyg och automatiskt dela en vald fil eller ett dokument från följande
Microsoft Office-program:
• Excel
• PowerPoint
• Word
◦ Visa verktygsfält i Internet Explorer: Visa en WebEx produktivitetsverktygspanel som kan
användas för att starta direktmöten från verktygsfältet i Microsoft Internet Explorer.
◦ Visa i högerklickmeny i Windows (kräver omstart): Visa ett WebEx-kommando som kan
användas för att starta ett direktmöte och automatiskt dela en vald fil eller ett valt dokument från
snabbmenyn (högerklicka) i Windows Explorer.
• Mozilla Firefox
◦ Visa verktygsfält i Firefox: Visar en WebEx produktivitetsverktygspanel som kan användas för
att starta snabbmöten från verktygsfältet i Firefox.
Kontrollera produktivitetsverktygsversion
Procedur
Steg 1
Steg 2
Steg 3
Steg 4
Steg 5
Steg 6
I Windows aktivitetsfält högerklickar du på ikonen för produktivitetsverktygen.
I produktivitetsverktygsmenyn väljer du Om WebEx produktivitetsverktyg för att se den installerade
versionen.
Gå till din WebEx-webbplats.
Välj Support > Hämtningar.
Under ”Om Meeting Center” kontrollerar du det angivna versionsnumret av produktivitetsverktygen.
Om den installerade versionen inte är den senaste som finns listad på din webbplats väljer du Hämta under
”Produktivitetsverktyg” på sidan Hämtningar för att hämta den senaste versionen.
Söka efter uppdateringar
Om du kan ta emot uppdateringar av WebEx produktivitetsverktyg kan du kontrollera om en uppdatering
finns tillgänglig.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
29
Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg
Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg
Procedur
Steg 1
Steg 2
I Windows aktivitetsfält högerklickar du på ikonen för produktivitetsverktygen.
Välj Sök efter uppdateringar.
Systemet söker efter nya tillgängliga uppdateringar. Om det inte finns någon uppdatering visas ett meddelande
om att den senaste versionen är installerad. Om en ny uppdatering finns tillgänglig kan du välja att installera
den direkt.
OBS!
Du kan också välja kommandot Sök efter uppdateringar i menyn WebEx schemalägg möte i
Microsoft Outlook.
Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg
Du kan avinstallera WebEx produktivitetsverktyg med hjälp av kommandon i startmenyn eller via
kontrollpanelen.
När du avinstallerar produktivitetsverktygen tas alla produktivitetsverktyg och genvägar bort från din dator.
Om du vill behålla vissa av produktivitetsverktygen, men ta bort de andra, kan du redigera inställningarna i
dialogrutan WebEx-inställningar. Se Konfigurera alternativ för WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 26
för mer information.
Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg med hjälp av kommandona i
startmenyn:
Procedur
Steg 1
Steg 2
Välj Start > Program > WebEx > Produktivitetsverktyg > Avinstallera.
Välj Ja för att bekräfta att du vill avinstallera WebEx produktivitetsverktyg.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
30
Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg
Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg med hjälp av Kontrollpanelen:
Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg med hjälp av Kontrollpanelen:
Procedur
Steg 1
Steg 2
Steg 3
Steg 4
Steg 5
Välj Start > Inställningar > Kontrollpanelen.
Dubbelklicka på Lägg till/ta bort program.
Välj WebEx produktivitetsverktyg.
Välj Ta bort.
Välj Ja för att bekräfta att du vill avinstallera WebEx produktivitetsverktyg.
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
31
Installera och konfigurera WebEx produktivitetsverktyg
Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg med hjälp av Kontrollpanelen:
Användarguide för WebEx-integrering till Outlook för Windows-användare (WBS31)
32