Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
Erste Veröffentlichung: 19. August 2015
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© 2015
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INHALTSVERZEICHNIS
WebEx-Integration in Outlook für Windows 1
Übersicht über die WebEx-Integration in Outlook 1
Optionen für die Integration in Outlook 2
Ansetzen eines Meetings 5
Übersicht über das Ansetzen eines Meetings 5
Einrichten eines Meetings und Einladen der Teilnehmer 5
Einrichten eines Meetings 6
Einrichten eines persönlichen Konferenz-Meetings 7
Teilnehmer einladen 8
Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting 9
Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook 9
Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt 12
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site 12
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook 13
Ansetzen für einen anderen Gastgeber 15
Übersicht über das Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber 15
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber 16
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber 16
Bearbeiten und Stornieren von angesetzten Meetings 19
Bearbeiten eines angesetzten Meetings 19
Stornieren eines angesetzten Meetings 20
Starten eines Meetings 23
Starten eines angesetzten Meetings über Microsoft Outlook 23
Starten eines angesetzten Meetings über das WebEx-Menü in Outlook 23
Starten eines Meetings über die WebEx-Site 24
Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in Outlook 24
Beitreten zu einem Meeting 25
Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs-E-Mail 25
Beitreten zu einem Meeting über das WebEx-Menü in Outlook 25
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
iii
Inhaltsverzeichnis
Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site 26
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 27
Übersicht über das Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 27
Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen 28
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren 29
Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ 29
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen 30
Informationen zur Registerkarte „Konto“ 30
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“ 31
Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“ 32
Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“ 34
Informationen über die Registerkarte „Tools“ 35
Deinstallieren der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 36
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlen im
Startmenü 36
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe der Systemsteuerung 36
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
iv
KAPITEL
1
WebEx-Integration in Outlook für Windows
• Übersicht über die WebEx-Integration in Outlook, Seite 1
• Optionen für die Integration in Outlook, Seite 2
Übersicht über die WebEx-Integration in Outlook
Die WebEx-Integration in Outlook stellt eine einfache Möglichkeit zum Ansetzen oder Starten von
WebEx-Meetings oder persönlichen WebEx-Konferenz-Meetings mit Microsoft Outlook dar. Mit der Integration
in Outlook können Sie all diese Aktivitäten ausführen, ohne Ihre WebEx-Site verwenden zu müssen, in der
Sie normalerweise Ihre Online-Meetings ansetzen und diesen beitreten.
Die WebEx-Integration in Outlook ist Teil der WebEx-Produktivitätswerkzeuge. Die
WebEx-Produktivitätswerkzeuge werden automatisch auf Ihrem Computer installiert, wenn Sie sich auf Ihrer
WebEx-Site anmelden. Sobald neue Versionen verfügbar sind, werden diese automatisch installiert. Sie können
Produktivitätswerkzeuge auch manuell installieren. Weitere Informationen finden Sie unter
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren auf Seite 29.
Nach der Installation der WebEx-Produktivitätswerkzeuge werden in Microsoft Outlook die Optionen für die
WebEx-Integration angezeigt, mit deren Hilfe Sie ein Online-Meeting schnell ansetzen können.
Hinweis
Überprüfen Sie Folgendes, bevor Sie die WebEx-Integration in Outlook verwenden:
• Sie verfügen über ein Benutzerkonto auf Ihrer WebEx-Site.
• Die Option für die Integration in Outlook für WebEx-Produktivitätswerkzeuge ist auf Ihrer
WebEx-Site verfügbar.
• Der Computer ist mit dem Internet verbunden.
• Sie sind mit Microsoft Outlook vertraut.
Beim Ansetzen eines Meetings können Sie Teilnehmer aus jeder gewünschten Outlook-Adressliste einladen,
beispielsweise aus der globalen Adressliste, der persönlichen Adressliste oder dem Ordner Kontakte. Die
eingeladenen Teilnehmer können dem Meeting auch ohne Integration in Outlook beitreten.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
1
WebEx-Integration in Outlook für Windows
Optionen für die Integration in Outlook
Um die Sicherheit Ihrer Meetings zu gewährleisten, werden sämtliche Daten, die an Ihre WebEx-Site gesendet
oder von dieser empfangen werden, durch die Integration in Outlook mit 128-Bit-SSL-Verschlüsselung (Secure
Sockets Layer) gesichert.
Die WebEx-Integration in Outlook bietet außerdem folgende Funktionen:
• Schneller Zugriff auf „Mein WebEx“ auf Ihrer WebEx-Site, wo sich Ihre persönliche Meeting-Liste,
Ihr Benutzerprofil und weitere Kontooptionen befinden
• Eine Funktion zum Starten eines Instant-Meetings über die „Jetzt treffen“-Funktion (nicht für alle
WebEx-Service-Sites verfügbar)
• Vorlagen für Meeting-Einladungen
Optionen für die Integration in Outlook
Nachdem Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert haben, wird die Symbolleiste der
WebEx-Integration in Microsoft Outlook angezeigt. Sie können diese Linien in der WebEx-Symbolleiste
genau wie in den Microsoft Outlook-Symbolleisten auswählen und mit der Maus aus der Leiste herausziehen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche X, um die unverankerte Symbolleiste zu schließen. Um die Symbolleiste
wieder anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Microsoft Outlook-Symbolleiste,
und wählen Sie WebEx-Produktivitätswerkzeuge aus.
Hier finden Sie eine Beschreibung der Schaltflächen der Symbolleiste für die WebEx-Integration.
• Jetzt treffen: Startet ein Instant-Meeting. Dies ist ein Meeting, das Sie jederzeit beginnen können, ohne
dies im Voraus ansetzen zu müssen. Im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ auf der Registerkarte „Jetzt
treffen-Einstellungen“ können Sie Optionen für Instant-Meetings angeben. Einzelheiten finden Sie unter
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.
• Meeting ansetzen: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Termin-Fenster von Outlook
geöffnet. Dieses enthält Optionen für die Integration in Outlook, die zum Ansetzen eines Online-Meetings
verwendet werden können. Sie können im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ auf der Registerkarte
Meeting angesetzt Optionen für angesetzte Meetings angeben. Einzelheiten finden Sie unter Einrichten
der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.
Hinweis
Das Meeting-Fenster von Outlook enthält auch WebEx-Integrationsoptionen.
• WebEx-Einstellungen: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Menü mit folgenden
Optionen:
◦ Mein WebEx: Bietet Zugriff auf „Mein WebEx“, von wo aus Sie Ihre Kontoinformationen und
Ihre angesetzten Meetings auf Ihrer WebEx-Service-Website verwalten können. Einzelheiten zu
„Mein WebEx“ finden Sie in der Online-Hilfe Ihrer Website.
◦ Konteneinstellungen: Öffnet die Registerkarte „Konto“ im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“.
Hier können Sie Informationen zu Ihrem WebEx-Benutzerkonto angeben, d. h. die URL Ihrer
WebEx-Site sowie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort. Sie können im Dialogfeld
WebEx-Einstellungen auch zusätzliche Optionen angeben, wie zum Beispiel Optionen für
Instant-Meetings und angesetzte Meetings.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
2
WebEx-Integration in Outlook für Windows
Optionen für die Integration in Outlook
◦ Meeting-Vorlagen: Hiermit zeigen Sie die Vorlagen an, die Sie oder Ihr Site-Administrator auf
Ihrer WebEx-Site gespeichert haben. Die Vorlagen enthalten die Meeting-Einstellungen. Wählen
Sie eine Vorlage nach Ihren Anforderungen aus. Meeting-Vorlagen sind nur dann verfügbar, wenn
die Einstellungen der Site-Administration Gastgebern die Verwendung von Vorlagen für Outlook
erlauben.
◦ Berechtigung zum Ansetzen festlegen: Öffnet die Seite „Mein WebEx-Profil“, auf der Sie einen
Stellvertreter ernennen können, der Meetings in Ihrem Namen ansetzen und bearbeiten kann.
Weitere Informationen finden Sie unter „Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie
ansetzt“.
◦ Hilfe: Hier finden Sie Anweisungen zur Verwendung der WebEx-Integration in Outlook.
◦ Info über: Hiermit zeigen Sie die Versionsnummer sowie die Lizenz- und Patentinformationen
zur WebEx-Integration in Outlook an.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
3
WebEx-Integration in Outlook für Windows
Optionen für die Integration in Outlook
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
4
KAPITEL
2
Ansetzen eines Meetings
• Übersicht über das Ansetzen eines Meetings, Seite 5
• Einrichten eines Meetings und Einladen der Teilnehmer, Seite 5
• Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt, Seite 12
Übersicht über das Ansetzen eines Meetings
Beim Ansetzen eines Online-Meetings über die WebEx-Integration in Outlook und beim Versenden von
Meeting-Einladungen müssen Sie Folgendes beachten:
• Die Integration in Outlook bietet grundlegende Optionen zum Ansetzen eines Meetings. Einige Optionen,
die auf Ihrer WebEx-Site angezeigt werden, stehen in der Integration in Outlook nicht zur Verfügung.
• Die Integration in Outlook unterstützt nicht alle Wiederholungsoptionen, die in Microsoft Outlook zur
Verfügung stehen. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting
auf Seite 9.
• In allen Einladungen zum Meeting, die Sie mit Microsoft Outlook versenden, wird die Startzeit des
Meetings in derjenigen Zeitzone angezeigt, die auf Ihrem Computer festgelegt ist, und nicht in der
Zeitzone aus den Website-Präferenzen für Ihren WebEx-Service.
Auf Ihrer WebEx-Site werden alle Meeting-Zeiten in der Zeitzone angezeigt, die Sie in den Präferenzen
Ihrer Website festgelegt haben, unabhängig von der auf Ihrem Computer eingestellten Zeitzone.
Einrichten eines Meetings und Einladen der Teilnehmer
Informationen zum Einrichten eines Meetings über die Integration in Outlook finden Sie unter Einrichten
eines Meetings auf Seite 6.
Informationen zum Ansetzen eines persönlichen Konferenz-Meetings über Integration in Outlook finden Sie
unter Einrichten eines persönlichen Konferenz-Meetings auf Seite 7.
Informationen zum Einladen von Teilnehmern zu einem angesetzten Meeting finden Sie unter Teilnehmer
einladen auf Seite 8.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
5
Ansetzen eines Meetings
Einrichten eines Meetings
Informationen zum Festlegen eines wiederkehrenden Meetings finden Sie unter Festlegen eines
Wiederholungsmusters für ein Meeting auf Seite 9.
Einrichten eines Meetings
Zum Einrichten eines Online-Meetings über die WebEx-Integration in Outlook öffnen Sie ein neues
Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook. Geben Sie dann die Informationen und Einstellungen für
das Meeting an.
Verfahren
Schritt 1
Führen Sie in Microsoft Outlook einen der folgenden Schritte aus:
• Wählen Sie auf der WebEx-Symbolleiste Meeting ansetzen aus.
• Wählen Sie im Menü Datei die Option Neu > Meeting-Anfrage oder Neu > Termin aus.
Daraufhin wird ein Fenster zum Ansetzen des Meetings mit einer Schaltfläche WebEx-Meeting hinzufügen
angezeigt.
Schritt 2
Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
• Geben Sie im Textfeld Betreff ein Thema für das Meeting ein.
• Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an.
• (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung,
und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen eines
Wiederholungsmusters für ein Meeting auf Seite 9.
• Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine
Meeting-Benachrichtigung.
Schritt 3
Schritt 4
Wählen Sie WebEx-Meeting hinzufügen, um die Meeting-Einstellungen festzulegen.
Wenn die Registerkarte Konto des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ angezeigt wird, geben Sie die
notwendigen Informationen ein, und klicken Sie dann auf OK.
Das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ wird geöffnet. Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber
ansetzen, wird im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ die Meldung „Sie planen für [Name des Gastgebers]“
angezeigt.
Schritt 5
Wählen Sie für ein WebEx-Meeting den Service-Typ oder für ein MeetingPlace Persönliches
Konferenz-Meeting MeetingPlace Persönliche Konferenz aus.
Hinweis
Wenn Sie über ein Cisco Unified MeetingPlace-Konto verfügen, können Sie auch einen
WebEx-Service-Typ auswählen und dann bei der Option Art der Konferenz die Option Cisco
Unified MeetingPlace Audio-Konferenz auswählen.
Schritt 6
(Optional) Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer als alternative Gastgeber aus. Klicken Sie auf
Ressourcen, und geben Sie die entsprechenden Namen in die Liste Alternativer Gastgeber ein.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
6
Ansetzen eines Meetings
Einrichten eines persönlichen Konferenz-Meetings
Hinweis
• Alternative Gastgeber können ein Meeting starten, verwalten und aufzeichnen, wenn der
Gastgeber noch nicht beigetreten ist. Alternative Gastgeber benötigen ein Benutzerkonto
auf Ihrer WebEx-Site. Wenn Sie mehr als einen alternativen Gastgeber angeben, erhält der
erste beitretende alternative Gastgeber Kontrolle über das Meeting. Wenn ein alternativer
Gastgeber.
• Alternative Gastgeber müssen bereits als Teilnehmer zum Meeting hinzugefügt worden sein
und müssen ein Benutzerkonto auf Ihrer Meeting Center-Website haben.
• Wenn Sie mehr als einen alternativen Gastgeber angeben, erhält der erste beitretende
alternative Gastgeber Kontrolle über das Meeting.
• Alternative Gastgeber können ein Meeting zwar aufzeichnen, aber der eigentliche Gastgeber
ist weiterhin Eigentümer der Aufzeichnung und wird benachrichtigt, wenn diese fertig ist.
Schritt 7
Geben Sie weitere Meeting-Einstellungen an, und klicken Sie dann auf OK.
Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.
Wenn Sie ein Meeting mithilfe von Cisco Unified MeetingPlace Audio-Konferenz ansetzen
und Sie sowohl die Option Teilnehmer können dem Meeting beitreten X Minuten vor
Anfangszeit als auch die Option Beitreten der Telefonkonferenz noch vor Sitzungsbeginn
deaktivieren, können Teilnehmer mit einem Mobilgerät nur dann einem Meeting beitreten, wenn
jemand zuerst das Meeting auf der WebEx-Site startet.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
Hinweis
Schritt 8
• Senden Sie eine Meeting-Einladung an die Teilnehmer. Einzelheiten finden Sie unter Teilnehmer
einladen auf Seite 8.
• Klicken Sie auf Speichern und schließen, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt
zum angesetzten Meeting ein.
Ihre WebEx-Site wird von der Integration in Outlook aufgerufen, und das angesetzte Meeting wird folgenden
Bereichen hinzugefügt:
• Ihrem Outlook-Kalender
• Ihrer Meeting-Liste auf der Seite „Meine WebEx-Meetings“ auf Ihrer WebEx-Site
• Ihrem persönlichen Meeting-Fenster, sofern Ihr Konto dies einschließt
Einrichten eines persönlichen Konferenz-Meetings
Wenn Sie ein persönliches Konferenz-Meeting per WebEx-Integration in Outlook ansetzen möchten, öffnen
Sie ein neues Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook und geben Sie die Meetinginformationen
und -einstellungen an.
Verfahren
Schritt 1
Führen Sie in Microsoft Outlook einen der folgenden Schritte aus:
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
7
Ansetzen eines Meetings
Teilnehmer einladen
• Wählen Sie auf der WebEx-Symbolleiste Meeting ansetzen aus.
• Wählen Sie im Menü Datei die Option Neu > Meeting-Anfrage oder Neu > Termin aus.
Ein Fenster für das Ansetzen von Meetings mit der Schaltfläche Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen
auf der WebEx-Symbolleiste wird angezeigt.
Schritt 2
Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
• Geben Sie im Textfeld Betreff ein Thema für das Meeting ein.
• Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an.
• (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung,
und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen eines
Wiederholungsmusters für ein Meeting auf Seite 9.
• Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine
Meeting-Benachrichtigung.
Schritt 3
Schritt 4
Wählen Sie Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen, um die Einstellungen für persönliche
Konferenz-Meetings vorzunehmen.
Wenn die Registerkarte Konto des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ angezeigt wird, geben Sie die
notwendigen Informationen ein, und klicken Sie dann auf OK.
Das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ wird geöffnet. Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber
ansetzen, wird im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ die Meldung „Sie planen für [Name des Gastgebers]“
angezeigt.
Schritt 5
Geben Sie die WebEx-Meeting-Einstellungen an und klicken Sie dann auf OK.
Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.
Schritt 6
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
• Senden Sie eine Meeting-Einladung an die Teilnehmer. Einzelheiten finden Sie unter Teilnehmer
einladen auf Seite 8.
• Klicken Sie auf Speichern und schließen, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt
zum angesetzten Meeting ein.
Ihre WebEx-Site wird von der Integration in Outlook aufgerufen, und das angesetzte Meeting wird folgenden
Bereichen hinzugefügt:
• Ihrem Outlook-Kalender
• Ihrer Meeting-Liste auf der Seite „Meine WebEx-Meetings“ auf Ihrer WebEx-Site
• Ihrem persönlichen Meeting-Fenster, sofern Ihr Konto dies einschließt
Teilnehmer einladen
Wenn Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook ansetzen, können Sie Teilnehmer einladen,
indem Sie deren Namen oder E-Mail-Adressen aus Ihren Microsoft Outlook-Kontaktlisten auswählen. Wenn
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
8
Ansetzen eines Meetings
Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting
Ihre Organisation beispielsweise über eine globale Adressliste verfügt, können Sie Teilnehmer auswählen,
indem Sie ihre Namen in dieser Liste auswählen. Sie können auch Teilnehmer einladen, die nicht in einer
Outlook-Kontaktliste enthalten sind, indem Sie deren E-Mail-Adresse eingeben.
Nachdem Sie einen Teilnehmer zu einem angesetzten Meeting eingeladen haben, erhält dieser eine
Einladungs-E-Mail. Die E-Mail enthält Informationen über das Meeting – darunter das Passwort – und einen
Link, auf den der Teilnehmer klicken kann, um dem Meeting beizutreten.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Wenn Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook angesetzt haben, öffnen Sie das Meeting-Element
in Ihrem Outlook-Kalender.
Klicken Sie im geöffneten Termin-Fenster auf Teilnehmer einladen, um das Feld An anzuzeigen, in dem
Sie Namen oder E-Mail-Adressen der Teilnehmer eingeben können. Klicken Sie auf Einladung stornieren,
um das Feld An zu entfernen.
Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Teilnehmer im Feld An ein, und klicken Sie anschließend
auf Senden.
Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting
Mit den Wiederholungsoptionen von Microsoft Outlook können Sie ein Wiederholungsmuster für das
Online-Meeting angeben. Beispielsweise können Sie festlegen, dass ein Meeting jeden Mittwoch um 14:00
Uhr bis zu einem bestimmten Datum wiederholt werden soll. Die WebEx-Integration in Outlook setzt das
Meeting an allen Tagen an, die Sie im Wiederholungsmuster angeben.
Die Wiederholungsoptionen, die Sie mit WebEx-Integration in Outlook verwenden können, sind auf die
Optionen beschränkt, die auf Ihrer WebEx-Site verfügbar sind. Abhängig von Ihrem WebEx-Service wird
die Verwendung eines Wiederholungsmusters eventuell nicht unterstützt.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Klicken Sie im Meeting- oder Termin-Fenster für das Meeting auf Wiederholung.
Geben Sie im Dialogfeld die gewünschten Optionen an, und klicken Sie auf OK.
Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook
In der folgenden Tabelle wird gezeigt, wie Wiederholungsmuster in Outlook von WebEx behandelt werden:
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
9
Ansetzen eines Meetings
Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook
WebEx-Meetings
Typ
Outlook-Option
Umgewandelt in WebEx-Meeting-Option
Täglich
Alle [X] Tage
Alle [X] Tage
Jeden Wochentag
Jeden Wochentag
Wöchentlich Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, für Event Center-Events und Training Center-Schulungssitzungen:
Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag,
Jede Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag,
Samstag]
Samstag]
Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich alle X Wochen wiederholt (X
größer als 1), wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in Microsoft
Outlook angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Site wird es jedoch als wöchentliches
Meeting angezeigt.
Als Wochenbeginn wird immer der Standardwert „Sonntag“ verwendet.
Dieser Wert kann nicht geändert werden. Wenn Sie den Wochenbeginn also
auf einen anderen Tag setzen, wird dies nicht mit der WebEx-Site
synchronisiert.
Monatlich Tag [X] aller [y] Monate
Jährlich
Tag [X] aller [y] Monate
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]
Tag jedes Monats
Nicht unterstützt
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]
Wochentag oder Wochenendtag
Nicht unterstützt
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]
Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,
Donnerstag, Freitag, Samstag] aller [x]
Monate
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Sonntag, Montag, Dienstag,
Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] aller [x] Monate
[Januar....Dezember] [1,....31], Alle n
(n>1) Jahre
[Januar....Dezember] [1,....31], Alle n (n>1) Jahre
[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter]
[Tag, Wochentag, Wochenendtag] im
[Januar....Dezember]
Nicht unterstützt.
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]
[Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,
Donnerstag, Freitag, Samstag] im
[Januar....Dezember] alle n (n>1) Jahre
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] [Sonntag, Montag, Dienstag,
Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] im [Januar....Dezember] alle n
(n>1) Jahre
Enddatum Kein Enddatum.
Kein Enddatum.
Endet nach [X]-maligem Eintreten.
Endet nach [X]-maligem Eintreten.
Beenden am [Datumseingabe]
Beenden am [Datumseingabe]
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
10
Ansetzen eines Meetings
Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook
WebEx-Personal Conference Meetings
Typ
Outlook-Option
Umgewandelt in WebEx-Personal Conference Meeting-Option
Täglich
Alle [X] Tage
Täglich
Jeden Wochentag
Jeden Wochentag
Wöchentlich Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag,
Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Freitag, Samstag]
Samstag]
Monatlich Tag [X] aller [y] Monate
Tag [X] jedes Monats.
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Tag Tag [1,2,3,4,31] jedes Monats.
jedes Monats
Jährlich
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]
Wochentag oder Wochenendtag
Nicht unterstützt.
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]
Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,
Donnerstag, Freitag, Samstag] aller [x]
Monate
Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Sonntag, Montag, Dienstag,
Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] aller [x] Monate
Jeden [Januar....Dezember] [1,....31]
Nicht unterstützt.
[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter]
[Tag, Wochentag, Wochenendtag] im
[Januar....Dezember]
Nicht unterstützt.
[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter]
[Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,
Donnerstag, Freitag, Samstag] im
[Januar....Dezember]
Nicht unterstützt.
Enddatum Kein Enddatum.
Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr
umgewandelt.
Endet nach [x]-maligem Eintreten.
Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr
umgewandelt.
Beenden am [Datumseingabe]
Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr
umgewandelt.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
11
Ansetzen eines Meetings
Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt
Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt
Mit der Integration in Outlook können Sie einen Stellvertreter ernennen, der in Ihrem Auftrag Meetings
ansetzen und bearbeiten kann.
Wenn Sie beispielsweise regelmäßig WebEx-Meetings abhalten müssen, können Sie Ihrem Assistenten die
Berechtigung erteilen, für Sie Meetings anzusetzen.
Nach Erhalt der Berechtigung kann Ihr Stellvertreter Meetings in Ihrem Auftrag ansetzen, ändern, stornieren
und starten.
• Erteilen Sie dem Stellvertreter auf der WebEx-Site die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings.
Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site auf Seite 12.
• Teilen Sie in Microsoft Outlook Ihren Kalender mit dem Stellvertreter. Einzelheiten finden Sie unter
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook auf Seite 13.
Wichtig
• Ein von Ihrem Stellvertreter angesetztes Meeting wird in Ihrem Kalender angezeigt. Wenn Sie dieses
bearbeiten möchten, muss WebEx-Integration in Outlook 3.1 oder eine höhere Version auf Ihrem
Computer installiert sein.
• Sie können Ihrem Stellvertreter die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings jederzeit entziehen.
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site
Um einen Stellvertreter zu ernennen, weisen Sie ihm die Ansetzberechtigungen auf der Seite „Mein Profil“
von „Mein WebEx“ auf Ihrer WebEx-Site zu. Auf diese Seite können Sie direkt aus Microsoft Outlook
zugreifen.
Wenn Sie die Seite „Mein Profil“ ohne den Umweg über Microsoft Outlook aufrufen möchten, melden Sie
sich bei Ihrer WebEx-Service-Website an, und klicken Sie auf Mein WebEx > Mein Profil.
Neben der Erteilung von Berechtigungen zum Ansetzen von Meetings müssen Sie Ihren Kalender in Outlook
mit dem Stellvertreter teilen. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
auf Seite 13.
Wichtig
• Wenn die Option zum Ernennen eines Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site nicht angezeigt wird,
bitten Sie Ihren Site-Administrator, diese Funktion zu aktivieren.
• Ihr Stellvertreter muss ebenfalls über ein WebEx-Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site verfügen.
• Die E-Mail-Adressen für Ihr Konto und das Konto Ihres Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site müssen
mit denen in Microsoft Outlook identisch sein.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
12
Ansetzen eines Meetings
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus.
Wählen Sie im nun angezeigten Menü die Option Berechtigung zum Ansetzen festlegen aus.
Die Seite „Mein WebEx > Präferenzen“ wird geöffnet.
Erweitern Sie die Kategorie Ansetzoptionen.
Klicken Sie unter Genehmigung zum Ansetzen von Meetings auf Gastgeber auswählen.
Wählen Sie im Fenster Gastgeber auswählen die E-Mail-Adresse des Stellvertreters aus und klicken Sie auf
Hinzufügen > OK.
Wählen Sie Speichern aus.
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
Um eine Person zu Ihrem Stellvertreter zu ernennen, müssen Sie Ihren Kalender in Microsoft Outlook mit
ihr teilen.
Sie müssen Ihren Kalender mit Ihrem Stellvertreter in Microsoft Outlook teilen und ihm darüber hinaus noch
die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings auf Ihrer WebEx-Site erteilen. Einzelheiten finden Sie unter
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site auf Seite 12.
Wichtig
• Stellen Sie sicher, dass der Kalender, den Sie mit Ihrem Stellvertreter teilen, sich nicht in Ihrem
persönlichen Ordner in Microsoft Outlook befindet. Ihr Stellvertreter kann nur auf Ihren Kalender
zugreifen, wenn sich dieser in einem öffentlichen Ordner befindet.
• Der Name des zu ernennenden Stellvertreters muss sich in der globalen Adressliste in Ihrem Microsoft
Outlook befinden.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Klicken Sie im Menü „Datei“ auf Konteneinstellungen.
Klicken Sie im Menü „Konteneinstellungen“ auf Zugriffsrechte für Stellvertreter.
Wählen Sie in der Registerkarte „Stellvertreter“ die Option Hinzufügen aus.
Wählen Sie den Namen des Stellvertreters aus, und klicken Sie auf OK.
Wählen Sie im Dialogfeld „Berechtigungen des Stellvertreters“ im Kalender die Option Editor aus, und
klicken Sie dann auf OK.
Wählen Sie OK, um das Stellvertreter-Dialogfeld zu schließen.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
13
Ansetzen eines Meetings
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
14
KAPITEL
3
Ansetzen für einen anderen Gastgeber
• Übersicht über das Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber, Seite 15
• Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber, Seite 16
• Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber, Seite 16
Übersicht über das Ansetzen eines Meetings für einen anderen
Gastgeber
Sie können ein Meeting im Namen eines anderen Gastgebers ansetzen, wenn dieser Ihnen die Berechtigung
hierzu erteilt hat.
Wenn Sie beispielsweise der Assistent eines Direktors sind, der regelmäßig WebEx-Meetings durchführen
muss, kann dieser Ihnen die Berechtigung erteilen, Meetings in seinem Namen anzusetzen.
Wenn Ihnen die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings durch einen anderen Gastgeber erteilt wurde,
können Sie für ihn Meetings ansetzen, bearbeiten und stornieren.
Stellen Sie vor dem Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber Folgendes sicher:
• Sie verfügen über ein WebEx-Gastgeberkonto. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um ein
WebEx-Gastgeberkonto zu erhalten.
• Die Integration für Outlook ist in Ihrem Outlook-Produkt installiert.
• Der eigentliche Gastgeber:
◦ erteilt Ihnen die Berechtigung, Meetings auf der WebEx-Site anzusetzen.
◦ wählt Sie in Microsoft Outlook als Stellvertreter aus und teilt seinen Kalender mit Ihnen.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
15
Ansetzen für einen anderen Gastgeber
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber
Hinweis
• Nachdem Sie das Meeting im Auftrag eines anderen Gastgebers angesetzt haben, können Sie das
Meeting, sofern erforderlich, ebenfalls für ihn starten. Einzelheiten finden Sie unter Starten eines
Meetings für einen anderen Gastgeber auf Seite 16.
• Der eigentliche Gastgeber kann Ihnen die Berechtigung zum Ansetzen jederzeit entziehen.
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen
Gastgeber
Um ein Meeting oder einen Termin für einen anderen Gastgeber anzusetzen, öffnen Sie zunächst den
Outlook-Kalender des Gastgebers, der bereits mit Ihnen geteilt wird.
Verfahren
Schritt 1
Öffnen Sie den Kalender des anderen Gastgebers in Outlook wie folgt:
a) Klicken Sie in Microsoft Outlook im Menü Datei auf Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers.
Das Dialogfeld „Ordner eines anderen Benutzers öffnen“ wird angezeigt.
b) Geben Sie den Namen des gegenwärtigen Gastgebers ein, oder klicken Sie auf Name, um den Namen des
gegenwärtigen Gastgebers auszuwählen.
c) Wählen Sie die Option Kalender in der Liste Ordnertyp aus, und klicken Sie auf OK.
Hinweis
Je nachdem, wie Sie Ihre Ansichten in Outlook angepasst haben, gibt es verschiedene
Möglichkeiten, den Kalender einer anderen Person zu öffnen. Weitere Informationen erhalten
Sie in der Hilfe von Microsoft Outlook.
Der geteilte Kalender wird angezeigt.
Schritt 2
Falls mehrere Kalender nebeneinander angezeigt werden, achten Sie darauf, dass Sie den Kalender des
gegenwärtigen Gastgebers auswählen, indem Sie einmal darauf klicken.
Öffnen Sie ein neues Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook, und geben Sie dann Informationen
und Einstellungen für das Meeting ein.
Schritt 3
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Wenn Sie ein Meeting für einen anderen Gastgeber angesetzt haben, erhält der eigentliche Gastgeber eine
Bestätigungs-E-Mail in Outlook.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass der eigentliche Gastgeber seinen Kalender weiterhin mit Ihnen teilt.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
16
Ansetzen eines Meetings
Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt
Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt
Mit der Integration in Outlook können Sie einen Stellvertreter ernennen, der in Ihrem Auftrag Meetings
ansetzen und bearbeiten kann.
Wenn Sie beispielsweise regelmäßig WebEx-Meetings abhalten müssen, können Sie Ihrem Assistenten die
Berechtigung erteilen, für Sie Meetings anzusetzen.
Nach Erhalt der Berechtigung kann Ihr Stellvertreter Meetings in Ihrem Auftrag ansetzen, ändern, stornieren
und starten.
• Erteilen Sie dem Stellvertreter auf der WebEx-Site die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings.
Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site auf Seite 12.
• Teilen Sie in Microsoft Outlook Ihren Kalender mit dem Stellvertreter. Einzelheiten finden Sie unter
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook auf Seite 13.
Wichtig
• Ein von Ihrem Stellvertreter angesetztes Meeting wird in Ihrem Kalender angezeigt. Wenn Sie dieses
bearbeiten möchten, muss WebEx-Integration in Outlook 3.1 oder eine höhere Version auf Ihrem
Computer installiert sein.
• Sie können Ihrem Stellvertreter die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings jederzeit entziehen.
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site
Um einen Stellvertreter zu ernennen, weisen Sie ihm die Ansetzberechtigungen auf der Seite „Mein Profil“
von „Mein WebEx“ auf Ihrer WebEx-Site zu. Auf diese Seite können Sie direkt aus Microsoft Outlook
zugreifen.
Wenn Sie die Seite „Mein Profil“ ohne den Umweg über Microsoft Outlook aufrufen möchten, melden Sie
sich bei Ihrer WebEx-Service-Website an, und klicken Sie auf Mein WebEx > Mein Profil.
Neben der Erteilung von Berechtigungen zum Ansetzen von Meetings müssen Sie Ihren Kalender in Outlook
mit dem Stellvertreter teilen. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
auf Seite 13.
Wichtig
• Wenn die Option zum Ernennen eines Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site nicht angezeigt wird,
bitten Sie Ihren Site-Administrator, diese Funktion zu aktivieren.
• Ihr Stellvertreter muss ebenfalls über ein WebEx-Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site verfügen.
• Die E-Mail-Adressen für Ihr Konto und das Konto Ihres Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site müssen
mit denen in Microsoft Outlook identisch sein.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
12
Ansetzen eines Meetings
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus.
Wählen Sie im nun angezeigten Menü die Option Berechtigung zum Ansetzen festlegen aus.
Die Seite „Mein WebEx > Präferenzen“ wird geöffnet.
Erweitern Sie die Kategorie Ansetzoptionen.
Klicken Sie unter Genehmigung zum Ansetzen von Meetings auf Gastgeber auswählen.
Wählen Sie im Fenster Gastgeber auswählen die E-Mail-Adresse des Stellvertreters aus und klicken Sie auf
Hinzufügen > OK.
Wählen Sie Speichern aus.
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
Um eine Person zu Ihrem Stellvertreter zu ernennen, müssen Sie Ihren Kalender in Microsoft Outlook mit
ihr teilen.
Sie müssen Ihren Kalender mit Ihrem Stellvertreter in Microsoft Outlook teilen und ihm darüber hinaus noch
die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings auf Ihrer WebEx-Site erteilen. Einzelheiten finden Sie unter
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site auf Seite 12.
Wichtig
• Stellen Sie sicher, dass der Kalender, den Sie mit Ihrem Stellvertreter teilen, sich nicht in Ihrem
persönlichen Ordner in Microsoft Outlook befindet. Ihr Stellvertreter kann nur auf Ihren Kalender
zugreifen, wenn sich dieser in einem öffentlichen Ordner befindet.
• Der Name des zu ernennenden Stellvertreters muss sich in der globalen Adressliste in Ihrem Microsoft
Outlook befinden.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Klicken Sie im Menü „Datei“ auf Konteneinstellungen.
Klicken Sie im Menü „Konteneinstellungen“ auf Zugriffsrechte für Stellvertreter.
Wählen Sie in der Registerkarte „Stellvertreter“ die Option Hinzufügen aus.
Wählen Sie den Namen des Stellvertreters aus, und klicken Sie auf OK.
Wählen Sie im Dialogfeld „Berechtigungen des Stellvertreters“ im Kalender die Option Editor aus, und
klicken Sie dann auf OK.
Wählen Sie OK, um das Stellvertreter-Dialogfeld zu schließen.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
13
KAPITEL
4
Bearbeiten und Stornieren von angesetzten
Meetings
• Bearbeiten eines angesetzten Meetings, Seite 19
• Stornieren eines angesetzten Meetings, Seite 20
Bearbeiten eines angesetzten Meetings
Nachdem Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook angesetzt haben, können Sie es jederzeit
mit Outlook bearbeiten. Beispielsweise können Sie den Startzeitpunkt ändern, ein neues Passwort angeben,
eine Telefonkonferenz-Option auswählen usw.
Nachdem Sie ein angesetztes Meetings bearbeitet haben, sendet die Integration in Outlook eine aktualisierte
Meeting-Einladung an alle eingeladenen Teilnehmer des Meetings und aktualisiert außerdem die
Meeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Service-Website.
Hinweis
• Wenn Sie ein WebEx-Meeting auf Ihrer WebEx-Site bearbeiten, werden Ihre Änderungen nicht in
Microsoft Outlook angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die Startzeit des Meetings über Ihre Website
ändern, wird die Startzeit im Outlook-Kalender nicht geändert. Deshalb empfehlen wir Ihnen, ein
Meeting ausschließlich über Outlook zu bearbeiten.
• Wenn Sie einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden WebEx-Meetings mit Microsoft Outlook
ändern oder stornieren, werden die Änderungen nur in Outlook, nicht jedoch auf der WebEx-Site
angezeigt. Wenn Sie beispielsweise den Startzeitpunkt eines einzelnen Termins für ein
wiederkehrendes WebEx-Meeting in Outlook ändern, können die Teilnehmer dem Meeting weiterhin
zur ursprünglichen Startzeit beitreten. Wenn Sie ein wiederkehrendes Meeting mit Outlook ändern
möchten, empfiehlt WebEx daher, die Änderungen auf die ganze Meeting-Serie anzuwenden.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
19
Bearbeiten und Stornieren von angesetzten Meetings
Stornieren eines angesetzten Meetings
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting.
Bearbeiten Sie die Meeting-Informationen, oder ändern Sie die Optionen auf der Symbolleiste bzw. der
Registerkarte „Termin“.
Beispiel:
• Wenn Sie die Einstellungen für das WebEx-Meeting ändern möchten, klicken Sie auf Einstellungen
ändern.
• Wenn Sie die Einstellungen für das WebEx-Meeting rückgängig machen möchten, klicken Sie auf
WebEx-Meeting stornieren.
• Wenn Sie ein Wiederholungsmuster hinzufügen oder ändern möchten, klicken Sie auf Wiederholung.
• Den Text der Einladungs-E-Mail für das Meeting können Sie auf der Registerkarte Termin ändern.
Schritt 3
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
• Wenn Sie die aktualisierte Meeting-Einladung an die eingeladenen Teilnehmer senden und das
aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf Aktualisierung
senden.
• Wenn Sie das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf
Speichern und schließen.
Integration in Outlook stellt eine Verbindung zu Ihrer WebEx-Service-Website her und aktualisiert das Meeting
auf der Website.
Stornieren eines angesetzten Meetings
Meetings, die mit der Integration in Outlook angesetzt werden, können in Outlook storniert werden.
Nachdem Sie ein Meeting in Outlook storniert haben, kontaktiert die Integration in Outlook Ihre WebEx-Site
und löscht das Meeting von der WebEx-Site.
Hinweis
Wenn Sie ein reines WebEx-Meeting über die WebEx-Site bearbeiten oder stornieren, werden die
Änderungen in Outlook nicht angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die Anfangszeit des Meetings über Ihre
Website ändern, wird die alte Anfangszeit im Outlook-Kalender weiterhin angezeigt. Aus diesem Grund
sollten Sie ein reines WebEx-Meeting nur in Outlook bearbeiten, wenn Sie das Meeting auch in Outlook
angelegt haben.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
20
Ansetzen für einen anderen Gastgeber
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber
Hinweis
• Nachdem Sie das Meeting im Auftrag eines anderen Gastgebers angesetzt haben, können Sie das
Meeting, sofern erforderlich, ebenfalls für ihn starten. Einzelheiten finden Sie unter Starten eines
Meetings für einen anderen Gastgeber auf Seite 16.
• Der eigentliche Gastgeber kann Ihnen die Berechtigung zum Ansetzen jederzeit entziehen.
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen
Gastgeber
Um ein Meeting oder einen Termin für einen anderen Gastgeber anzusetzen, öffnen Sie zunächst den
Outlook-Kalender des Gastgebers, der bereits mit Ihnen geteilt wird.
Verfahren
Schritt 1
Öffnen Sie den Kalender des anderen Gastgebers in Outlook wie folgt:
a) Klicken Sie in Microsoft Outlook im Menü Datei auf Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers.
Das Dialogfeld „Ordner eines anderen Benutzers öffnen“ wird angezeigt.
b) Geben Sie den Namen des gegenwärtigen Gastgebers ein, oder klicken Sie auf Name, um den Namen des
gegenwärtigen Gastgebers auszuwählen.
c) Wählen Sie die Option Kalender in der Liste Ordnertyp aus, und klicken Sie auf OK.
Hinweis
Je nachdem, wie Sie Ihre Ansichten in Outlook angepasst haben, gibt es verschiedene
Möglichkeiten, den Kalender einer anderen Person zu öffnen. Weitere Informationen erhalten
Sie in der Hilfe von Microsoft Outlook.
Der geteilte Kalender wird angezeigt.
Schritt 2
Falls mehrere Kalender nebeneinander angezeigt werden, achten Sie darauf, dass Sie den Kalender des
gegenwärtigen Gastgebers auswählen, indem Sie einmal darauf klicken.
Öffnen Sie ein neues Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook, und geben Sie dann Informationen
und Einstellungen für das Meeting ein.
Schritt 3
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Wenn Sie ein Meeting für einen anderen Gastgeber angesetzt haben, erhält der eigentliche Gastgeber eine
Bestätigungs-E-Mail in Outlook.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass der eigentliche Gastgeber seinen Kalender weiterhin mit Ihnen teilt.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
16
Bearbeiten und Stornieren von angesetzten Meetings
Stornieren eines angesetzten Meetings
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
22
KAPITEL
5
Starten eines Meetings
• Starten eines angesetzten Meetings über Microsoft Outlook, Seite 23
• Starten eines angesetzten Meetings über das WebEx-Menü in Outlook, Seite 23
• Starten eines Meetings über die WebEx-Site, Seite 24
• Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in Outlook, Seite 24
Starten eines angesetzten Meetings über Microsoft Outlook
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender das Meeting-Element.
Klicken Sie auf dem Link, um das Meeting zu starten.
Der im Meeting-Element angezeigte Link ist nur für Meeting-Gastgeber vorgesehen. Er stimmt nicht mit dem
Link in den Einladungen der Teilnehmer überein, auf den diese klicken können, um dem Meeting beizutreten.
Weitere Informationen finden Sie unter Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs-E-Mail auf Seite
25.
Starten eines angesetzten Meetings über das WebEx-Menü in
Outlook
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus.
Wählen Sie im Menü „Meeting ansetzen“ die Option Ein angesetztes Meeting starten aus.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
23
Starten eines Meetings
Starten eines Meetings über die WebEx-Site
Das Dialogfeld „Angesetztes Meeting starten“ wird angezeigt. Es enthält eine Liste der Meetings, die Sie
vorab angesetzt haben.
Schritt 3
Schritt 4
Wählen Sie das Meeting aus, das Sie starten möchten.
Wählen Sie Beginnen aus.
Ihr Meeting beginnt, und das Fenster mit dem Meeting-Manager wird geöffnet.
Starten eines Meetings über die WebEx-Site
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus.
Wählen Sie im Menü „Angesetztes Meeting“ die Option Mein WebEx aus.
Sie werden möglicherweise aufgefordert, sich bei Ihrer WebEx-Service-Website anzumelden, wenn Sie nicht
bereits angemeldet sind.
Die Seite „Meine WebEx-Meetings“ wird geöffnet.
Schritt 3
Schritt 4
Vergewissern Sie sich, dass in der Liste im oberen Bereich der Seite Meetings, deren Gastgeber Sie sind
ausgewählt ist.
Klicken Sie neben dem Meeting, das Sie starten möchten, auf Start.
Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in Outlook
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus.
Wählen Sie im Menü „Angesetztes Meeting“ die Option Persönliches Konferenz-Meeting starten aus.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
24
KAPITEL
6
Beitreten zu einem Meeting
• Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs-E-Mail, Seite 25
• Beitreten zu einem Meeting über das WebEx-Menü in Outlook, Seite 25
• Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site, Seite 26
Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs-E-Mail
Die Teilnehmer öffnen die empfangene Einladungs-E-Mail in ihrem E-Mail-Programm und klicken dann auf
den entsprechenden Meeting-Link im Bereich Diesem Meeting beitreten, um dem Meeting beizutreten.
Die per E-Mail gesendeten Einladungen bzw. Registrierungsbestätigungen, die die Teilnehmer erhalten,
enthalten die Informationen, die sie zur Teilnahme am Meeting benötigen, z. B. die Meeting-Kennnummer,
das Meeting-Passwort oder die Registrierungs-ID.
Beitreten zu einem Meeting über das WebEx-Menü in Outlook
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus.
Wählen Sie im Menü „Angesetztes Meeting“ die Option Einem Meeting beitreten aus.
Das Dialogfeld Einem Meeting beitreten wird angezeigt. Es enthält eine Liste der Meetings am aktuellen
Tag, zu denen Sie eingeladen sind.
Schritt 3
(Optional) Wählen Sie ein anderes Datum aus, um die Meetings für dieses Datum anzuzeigen, oder wählen
Sie Wöchentlich oder Monatlich aus, um die Meetings für diese Woche bzw. diesen Monat anzuzeigen.
(Optional) Wenn Sie alle Meetings anzeigen möchten, zu denen Sie eingeladen sind, wählen Sie Alle Meetings
aus. Daraufhin wird die komplette Liste der Meetings auf Ihrer WebEx-Service-Website angezeigt.
Geben Sie im Feld unter der Meeting-Liste Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Mobiltelefonnummer oder die
Meeting-Kennnummer ein.
Wählen Sie Beitreten aus.
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
25
Beitreten zu einem Meeting
Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site
Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site
Bevor Sie beginnen
Möglicherweise benötigen Sie die folgenden Informationen, um einem Meeting beitreten zu können:
• Meeting-Passwort
• Registrierung-ID: Dies ist nur für den Event Center-Service erforderlich. Wenn der Gastgeber des Events
festgelegt hat, dass vor der Teilnahme am Event eine Registrierungs-ID angegeben werden muss, erhalten
die Teilnehmer in der per E-Mail gesendeten Registrierungsbestätigung eine eindeutige ID.
• Meeting-Kennnummer: Teilnehmer müssen diese Nummer angeben, um einem nicht aufgeführten
Meeting beitreten zu können, d. h. einem Meeting, das nicht im Kalender auf Ihrer WebEx-Site angezeigt
wird.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus.
Wählen Sie im Menü „Angesetztes Meeting“ die Option Mein WebEx aus.
Sie werden möglicherweise aufgefordert, sich bei Ihrer WebEx-Service-Website anzumelden, wenn Sie nicht
bereits angemeldet sind.
Die Seite „Meine WebEx-Meetings“ wird geöffnet.
Schritt 3
Schritt 4
Vergewissern Sie sich, dass in der Liste im oberen Bereich der Seite Meetings, zu denen Sie eingeladen
sind ausgewählt ist.
Klicken Sie neben dem Meeting, dem Sie beitreten möchten, auf Beitreten.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
26
KAPITEL
7
Installieren und Einrichten der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge
• Übersicht über das Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge, Seite 27
• Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, Seite 28
• WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, Seite 29
• Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“, Seite 29
• Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, Seite 30
• Informationen zur Registerkarte „Konto“, Seite 30
• Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“, Seite 31
• Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“, Seite 32
• Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“, Seite 34
• Informationen über die Registerkarte „Tools“, Seite 35
• Deinstallieren der WebEx-Produktivitätswerkzeuge, Seite 36
Übersicht über das Installieren und Einrichten der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Sie können die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, um Meetings sofort mit dem
WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich, Microsoft Office, Webbrowsern, Microsoft Outlook, IBM Lotus
Notes sowie Instant Messenger-Programmen zu starten oder daran teilzunehmen. Darüber hinaus können Sie
Meetings mit Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes ansetzen, ohne Ihre WebEx-Site zu besuchen.
Nachdem Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert haben, können Sie sich anmelden und Optionen
für Ihr WebEx-Konto sowie für Instant-Meetings oder angesetzte Meetings einrichten, Präferenzen für den
WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich festlegen und auswählen, welche Produktivitätswerkzeuge Sie mit
WebEx verwenden möchten.
Das Dialogfeld enthält die folgenden Registerkarten:
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
27
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
• Konto
• Jetzt treffen-Einstellungen
• Angesetzte Meetings
• Präferenzen
• Werkzeuge
Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
Wenn der Site-Administrator die Optionen für WebEx-Produktivitätswerkzeuge für Ihre WebEx-Service-Site
aktiviert hat, werden alle WebEx-Produktivitätswerkzeuge automatisch auf Ihrer Site installiert. Darüber
hinaus werden die WebEx-Produktivitätswerkzeuge automatisch durch neuere Versionen aktualisiert.
Während des Installationsvorgangs werden alle verfügbaren WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert. Sie
können die mit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen zu verwendenden Anwendungen jedoch jederzeit
ändern. Darüber hinaus können Sie andere WebEx-Konten- und Meeting-Einstellungen ändern, indem Sie
Optionen im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ festlegen. Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der
Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.
Gegebenenfalls können Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge auch manuell herunterladen und installieren.
Bevor Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Computer den
folgenden Mindestanforderungen entspricht:
• Der plattformübergreifenden Software-Dokumentation zu WebEx können Sie entnehmen, welche
Betriebssysteme und Browser unterstützt werden und welche anderen Voraussetzungen Ihr System
erfüllen muss.
• Intel x86 (Pentium 400-MHz +) oder kompatibler Prozessor
• JavaScript und Cookies müssen im Browser aktiviert sein.
Hinweis
Wenn Sie eine ältere Version der Produktivitätswerkzeuge installiert haben, müssen Sie diese Version
zunächst deinstallieren, bevor Sie die neue Version installieren.
Außerdem müssen Sie bestimmte Anwendungen wie Microsoft Outlook und alle Browser schließen, bevor
Sie die neue Version der Produktivitätswerkzeuge installieren. Diese Anwendungen müssen neu gestartet
werden, und Sie müssen sich eventuell erneut anmelden, um die neuen Bedienelemente zu sehen.
Die WebEx-Integration für IBM Lotus Notes ist in der Installation bzw. im Download der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge nur dann enthalten, wenn der Site-Administrator die Lotus Notes-Option
für die Site aktiviert hat.
Systemadministratoren können auch eine Masseninstallation für Computer an ihrem Standort durchführen.
Weitere Informationen finden Sie im IT-Administratorhandbuch zur Massenbereitstellung der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge (IT Administrator Guide for Mass Deployment of WebEx Productivity Tools)
unter der Adresse http://support.webex.com/US/PT/wx_pt_ag.pdf.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
28
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren
WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Melden Sie sich bei Ihrer WebEx-Site an.
Wählen Sie die Registerkarte Meeting Center aus.
Wählen Sie in der linken Navigationsleiste unter Support den Eintrag Downloads aus.
Wählen Sie auf der Seite „Downloads“ unter der Überschrift „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ den Eintrag
Download aus.
Das Dialogfeld „Datei herunterladen“ wird geöffnet.
Schritt 5
Speichern Sie das Installationsprogramm auf Ihrem Computer.
Der Name der Installationsdatei hat die Erweiterung .msi.
Schritt 6
Führen Sie die Installationsdatei und die Anweisungen aus.
Nächster Schritt
Melden Sie sich nach Abschluss der Installation mit Ihren WebEx-Kontoinformationen an, und überprüfen
Sie die Einstellungen im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten
der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.
Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“
Verwenden Sie zum Öffnen des Dialogfensters „WebEx-Einstellungen“ eine der folgenden Optionen:
• Aus dem Startmenü: Wählen Sie Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge >
WebEx-Einstellungen aus.
• Aus dem WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich:
◦ Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, falls der WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich
noch nicht geöffnet ist:
◦ Doppelklicken Sie auf das Symbol für den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich auf Ihrem
Desktop.
◦ Navigieren Sie zu Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge >
WebEx-Produktivitätswerkzeuge.
◦ Klicken Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich auf WebEx-Einstellungen bearbeiten.
• Aus Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes: Wählen Sie im WebEx-Menü den Eintrag
Konteneinstellungen aus.
• Aus Microsoft Office, in Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint: Wählen Sie
WebEx-Einstellungen aus.
• Aus Instant Messenger-Programmen: Wählen Sie WebEx > WebEx-Einstellungen aus.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
29
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen
Verfahren
Schritt 1
Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“. Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen des Dialogfelds
„WebEx-Einstellungen“.
Schritt 2 Melden Sie sich auf der Registerkarte Konto bei Ihrem Konto an, indem Sie die URL für Ihre
WebEx-Service-Site sowie Benutzername und Passwort angeben. Weitere Informationen finden Sie unter
Informationen zur Registerkarte „Konto“ auf Seite 30.
Schritt 3 Wählen Sie Aktualisieren.
Schritt 4 Wählen Sie die Registerkarte „Jetzt treffen“-Einstellungen aus.
Schritt 5 Legen Sie Optionen für Instant-Meetings fest, die über den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich sowie
in Microsoft Office, Browsern, Instant Messenger-Programmen, Kontextmenüs sowie Microsoft Outlook
oder IBM Lotus Notes gestartet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zur Registerkarte
„Jetzt treffen“ auf Seite 31.
Schritt 6 Klicken Sie auf die Registerkarte Angesetzte Meetings.
Schritt 7 Legen Sie Optionen für Meetings fest, die aus Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes angesetzt werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“ auf Seite
32.
Schritt 8 Klicken Sie auf die Registerkarte Präferenzen.
Schritt 9 Wählen Sie Optionen für den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich aus. Weitere Informationen finden Sie
unter Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“ auf Seite 34.
Schritt 10 Wählen Sie die Registerkarte Tools aus.
Schritt 11 Wählen Sie die Anwendungen aus, in die WebEx integriert werden soll. Weitere Informationen finden Sie
unter Informationen über die Registerkarte „Tools“ auf Seite 35.
Informationen zur Registerkarte „Konto“
Mit den Kontooptionen können Sie sich bei der WebEx-Site anmelden.
• Site-URL: Geben Sie hier die URL zur WebEx Meeting Center-Site ein, bei der Sie sich anmelden
möchten. Beispiel für URL-Format: company.webex.com
Hinweis
Wenn Sie die URL für eine Site eingeben, die keine TelePresence-Integration unterstützt,
können Sie nur WebEx-Meetings ansetzen und die entsprechende Dokumentation
bereitstellen.
• Benutzername: Geben Sie den Benutzernamen für ein Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site ein.
• Passwort: Geben Sie das Passwort für das Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site ein.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
30
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“
• Mein Passwort speichern: Speichert den eingegebenen Benutzernamen und das zugehörige Passwort,
sodass Sie Ihren Benutzernamen und Ihre Site-URL bei der nächsten Anmeldung nicht mehr eingeben
müssen.
• Passwort vergessen?: Öffnet die Seite „Passwort vergessen?“ auf Ihrer WebEx-Site. Hier können Sie
eine Anforderung zur Erstellung eines neuen Passworts senden.
• Passwort ändern: Öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie ein neues Passwort eingeben können.
• Sprache: Überprüfen Sie, welche Sprache derzeit für Ihre WebEx-Site ausgewählt ist.
• Land: Überprüfen Sie, welches Land bzw. welche Ländereinstellung derzeit für Ihre WebEx-Site
ausgewählt ist.
• Zeitzone: Überprüfen Sie, welche Zeitzone derzeit für Ihre WebEx-Site ausgewählt ist.
• Einstellungen für die WebEx-Dienst-Website ändern: Öffnen Sie die Mein WebEx > Mein Profil
auf Ihrer WebEx-Site, und nehmen Sie Änderungen an Ihrem Profil vor.
• Aktualisieren: Aktualisiert das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ mit den aktuellsten Einstellungen
aus der WebEx-Site.
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“
Optionen für Instant-Meetings betreffen Meetings, die über den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich
sowie in Microsoft Office, Browsern, Instant Messenger-Programmen, Kontextmenüs sowie Microsoft Outlook
oder IBM Lotus Notes gestartet werden.
• Meeting-Vorlage: Wählen Sie die Vorlage für das Meeting aus.
• Meeting: Wählen Sie die Art der WebEx-Sitzung aus, für die Sie ein Meeting starten möchten. Unter
dieser Option werden nur die Meeting-Typen aufgeführt, die für Ihre Site und Ihr Benutzerkonto zur
Verfügung stehen.
• Persönlichen Raum für Instant-Meetings nutzen: Wählen Sie aus, dass Sie standardmäßig Ihren
persönlichen Raum für Instant-Meetings nutzen wollen.
• Thema des Meetings: Geben Sie das Thema bzw. den Namen des Meetings ein.
• Meeting-Passwort: Hier können Sie festlegen, dass die Teilnehmer das hier angegebene Passwort
eingeben müssen, um am Meeting teilzunehmen. Möglicherweise ist es für Ihre Site erforderlich, dass
alle Passwörter bestimmten Sicherheitskriterien entsprechen, z. B. dass sie eine Mindestlänge oder eine
Mindestanzahl an Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen aufweisen.
• Im öffentlichen Kalender aufführen: Dieses Meeting soll in die Meeting-Kalender auf der
WebEx-Service-Site eingetragen werden. Nur verfügbar für Meetings, Meetings von Verkaufs- und
Vertriebsmitarbeitern und Schulungssitzungen.
• Der Beitritt muss durch mich genehmigt werden: Gibt an, dass das Dialogfeld „Bitte um Teilnahme
auf Ihrem Bildschirm“ angezeigt werden soll, sobald jemand versucht, Ihrem Meeting beizutreten. Dies
ist nur für Support-Sitzungen verfügbar.
• Audio-Verbindung: Wählen Sie den Typ der zu verwendenden Audio-Verbindung aus:
◦ Keine: Gibt an, dass das Meeting entweder keine Audio-Verbindung beinhaltet oder eine
Audio-Verbindung beinhaltet, die nicht über Ihren Meeting-Service läuft und über die Sie die
Teilnehmer selbst unterrichten.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
31
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“
◦ WebEx-Audio: Gibt an, dass das Meeting WebEx-Audio für die Audio-Verbindung verwendet,
sodass Sie Ihr Telefon oder Ihren Computer als Audiogerät für die Teilnahme am Meeting
verwenden können. Falls Sie diese Option auswählen, wählen Sie eine der folgenden Optionen für
WebEx Audio aus:
• Globale Einwahlnummern Teilnehmern anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, um eine
Liste von Telefonnummern zu erhalten, z. B. gebührenfreie oder lokale Nummern, die
Teilnehmer in anderen Ländern anrufen können, um dem Audiokanal beizutreten.
• Gebührenfreie Nummer anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, wenn Ihre Site eine
gebührenfreie Telefonnummer für die Audio-Verbindung anbietet, die Sie den Teilnehmern
anzeigen möchten.
Hinweis
Nach Beginn des Meetings können die Teilnehmer entweder ihren Computer oder ihr
Telefon als Audiogerät verwenden.
◦ Sonstige Telekonferenz: Gibt an, dass das Meeting eine Telekonferenz umfasst, die durch einen
anderen Service bereitgestellt wird. Die Anweisungen, die Sie in das Textfeld eingeben, werden
automatisch auf den Bildschirmen der Teilnehmer angezeigt, sobald diese dem Meeting beitreten.
Tipp
Die Teilnehmer müssen über eine direkte Durchwahl verfügen, um vom
Telekonferenz-Service angerufen werden zu können. Ein Teilnehmer ohne eine direkte
Durchwahl kann jedoch einer Telefonkonferenz beitreten, indem er eine
Einwahl-Telefonnummer anruft, die im Meeting-Fenster immer zur Verfügung steht.
• Ton bei Beitritt und Verlassen: Wählen Sie den Ton aus, der abgespielt werden soll, wenn ein
Teilnehmer der Audio-Verbindung beitritt oder diese verlässt.
Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“
Optionen für angesetzte Meetings betreffen Meetings, die aus Microsoft Office oder IBM Lotus Notes angesetzt
werden.
• Meeting-Vorlage: Wählen Sie die Vorlage für das Meeting aus.
• Meeting: Wählen Sie die Art der WebEx-Sitzung aus, für die Sie ein Meeting starten möchten. Unter
dieser Option werden nur die Meeting-Typen aufgeführt, die für Ihre Site und Ihr Benutzerkonto zur
Verfügung stehen.
• Thema des Meetings: Geben Sie das Thema bzw. den Namen des Meetings ein.
• Meeting-Passwort: Hier können Sie festlegen, dass die Teilnehmer das hier angegebene Passwort
eingeben müssen, um am Meeting teilzunehmen. Möglicherweise ist es für Ihre Site erforderlich, dass
alle Passwörter bestimmten Sicherheitskriterien entsprechen, z. B. dass sie eine Mindestlänge oder eine
Mindestanzahl an Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen aufweisen.
• Passwort aus der E-Mail-Einladung entfernen: Damit wird das Meeting-Passwort aus der
E-Mail-Nachricht entfernt, die alle Personen erhalten, die zu Ihrem Meeting eingeladen sind.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
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Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“
• Im öffentlichen Kalender aufführen: Dieses Meeting soll in die Meeting-Kalender auf der
WebEx-Service-Site eingetragen werden. Nur verfügbar für Meetings, Meetings von Verkaufs- und
Vertriebsmitarbeitern und Schulungssitzungen.
• Teilnehmer können dem Meeting X Minuten vor der Anfangszeit beitreten: Gibt an, dass das
Dialogfeld „Bitte um Teilnahme auf Ihrem Bildschirm“ angezeigt werden soll, sobald jemand versucht,
Ihrem Meeting beizutreten. Dies ist nur für Support-Sitzungen verfügbar.
• Registerkarte „Audio und Tracking“
◦ Audio-Verbindung: Wählen Sie den Typ der zu verwendenden Audio-Verbindung aus:
• Keine: Gibt an, dass das Meeting entweder keine Audio-Verbindung beinhaltet oder eine
Audio-Verbindung beinhaltet, die nicht über Ihren Meeting-Service läuft und über die Sie
die Teilnehmer selbst unterrichten.
• WebEx-Audio: Gibt an, dass das Meeting WebEx-Audio für die Audio-Verbindung
verwendet, sodass Sie Ihr Telefon oder Ihren Computer als Audiogerät für die Teilnahme
am Meeting verwenden können. Falls Sie diese Option auswählen, wählen Sie eine der
folgenden Optionen für WebEx Audio aus:
• Globale Einwahlnummern Teilnehmern anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, um
eine Liste von Telefonnummern zu erhalten, z. B. gebührenfreie oder lokale Nummern,
die Teilnehmer in anderen Ländern anrufen können, um dem Audiokanal beizutreten.
• Beitreten der Telefonkonferenz noch vor Sitzungsbeginn: Mit dieser Option lassen
Sie zu, dass die Teilnehmer dem Meeting während einer festgelegten Anzahl von
Minuten vor der Startzeit des Meetings beitreten können. Falls Sie dieses
Kontrollkästchen deaktivieren, müssen Sie das Meeting starten, bevor die Teilnehmer
beitreten können.
• Gebührenfreie Nummer anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, wenn Ihre Site eine
gebührenfreie Telefonnummer für die Audio-Verbindung anbietet, die Sie den
Teilnehmern anzeigen möchten.
Hinweis
Nach Beginn des Meetings können die Teilnehmer entweder ihren Computer oder ihr
Telefon als Audiogerät verwenden.
• Sonstige Telekonferenz: Gibt an, dass das Meeting eine Telekonferenz umfasst, die durch einen anderen
Service bereitgestellt wird. Die Anweisungen, die Sie in das Textfeld eingeben, werden automatisch auf
den Bildschirmen der Teilnehmer angezeigt, sobald diese dem Meeting beitreten.
Tipp
Die Teilnehmer müssen über eine direkte Durchwahl verfügen, um vom
Telekonferenz-Service angerufen werden zu können. Ein Teilnehmer ohne eine direkte
Durchwahl kann jedoch einer Telefonkonferenz beitreten, indem er eine
Einwahl-Telefonnummer anruft, die im Meeting-Fenster immer zur Verfügung steht.
• Ton bei Beitritt und Verlassen: Wählen Sie den Ton aus, der abgespielt werden soll, wenn ein
Teilnehmer der Audio-Verbindung beitritt oder diese verlässt.
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
33
Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“
• Registerkarte „Registrierung“
◦ Teilnehmer-Registrierung anfordern: Legt fest, dass sich alle Teilnehmer registrieren müssen,
um am Meeting teilzunehmen, damit Sie deren Anmeldung akzeptieren oder ablehnen können.
Ein Teilnehmer kann erst dann am Meeting teilnehmen, wenn Sie die Registrierungsanfrage
akzeptieren. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Option „Teilnehmer können dem Meeting
[X] Minuten vor der Startzeit beitreten“ nicht ausgewählt ist.
◦ Alle Registrierungen automatisch genehmigen: Alle Registrierungsanfragen werden automatisch
genehmigt. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, müssen Sie die Registrierungsanfragen manuell
über die Optionen auf der Seite „Registrierte Teilnehmer“ auf der WebEx-Service-Site genehmigen.
Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Option „Teilnehmer können dem Meeting [X] Minuten
vor der Startzeit beitreten“ nicht ausgewählt ist und die Option „Teilnehmer-Registrierung anfordern“
ausgewählt ist.
• Registerkarte „Ressourcen“
◦ Vorlagen für die Registerkarte „Informationen“: Wählen Sie eine Vorlage für die Registerkarte
„Informationen“ aus, die während des Meetings im Inhaltsbetrachter angezeigt wird. Die
Registerkarte „Informationen“ enthält Informationen zum Meeting, z. B. den Namen des Gastgebers
des Meetings, die Telefonkonferenz-Telefonnummern und die Gastgeber-Kennnummer (nur für
den Gastgeber). Sie können nur dann eine andere Vorlage wählen, wenn mindestens eine angepasste
Vorlage für die Registerkarte „Informationen“ für Ihren Meeting-Service verfügbar ist. Der
Site-Administrator kann Vorlagen für Ihren Meeting-Service hinzufügen.
◦ Präsentation automatisch wiedergeben, bevor der Gastgeber dem Meeting beitritt: Die
Präsentation wird automatisch für die Teilnehmer wiedergegeben, bevor der Gastgeber selbst zum
Meeting stößt.
Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“
In den Präferenzen können Sie einige Funktionen des WebEx-Produktivitätswerkzeugebereichs konfigurieren.
• Immer im oberen Desktop-Bereich anzeigen: Zeigt den WebEx Produktivitätswerkzeugebereich
immer im Vordergrund aller Applikationen oder Programme an, die auf Ihrem Computer geöffnet sind.
• WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich beim Start von Windows anzeigen
• Produktivitätswerkzeuge-Symbol auf der Taskleiste anzeigen
• Planfunktion im Bereich der Produktivitätswerkzeuge aufrufen: Blendet die Verknüpfungen
„Angesetztes Meeting starten“ und „Meeting ansetzen“ im Bereich ein. Wenn Sie auf einen der Links
klicken, gelangen Sie zu den entsprechenden Seiten auf Ihrer WebEx-Service-Website.
• Standard-Adressbuch: Wählen Sie ein E-Mail- und Ansetzprogramm für ein Standardadressbuch aus.
Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge lassen sich in das ausgewählte E-Mail-Programm integrieren und
vereinfachen so das Abrufen der E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte. Wenn Sie auf den
WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich klicken, wird ein Adressbuch des E-Mail-Programms geöffnet,
das Sie hier ausgewählt haben.
• Meeting-Optionen starten
◦ Mir das Ändern des Meeting-Themas beim Starten des Meetings erlauben
Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows
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Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen über die Registerkarte „Tools“
◦ Mir das Ändern des Meeting-Passworts beim Starten des Meetings erlauben
Informationen über die Registerkarte „Tools“
Diese Optionen legen fest, welche Programme WebEx-Integrationen und Verknüpfungen enthalten.
• E-Mail und Ansetzen von Meetings: Zeigt die WebEx-Produktivitätsleiste und Befehle an, mit denen
Sie Meetings ansetzen oder Instant-Meetings über die WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit Microsoft
Outlook oder IBM Lotus und den entsprechenden Adressbüchern aus diesen Anwendungen starten
können.
• Microsoft
◦ WebEx mit Microsoft Office verwenden: Zeigt die WebEx-Schaltflächen für Instant-Meetings
mit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen und zum automatischen Teilen ausgewählter Dateien
oder Dokumente in den folgenden Microsoft Office-Anwendungen an:
• Excel
• PowerPoint
• Word
◦ Symbolleiste in Internet Explorer anzeigen: Zeigt eine WebEx-Schaltfläche an, mit der Sie
Instant-Meetings aus der Symbolleiste von Microsoft Internet Explorer starten können.
◦ In Kontextmenüs in Windows anzeigen (Neustart erforderlich): Zeigt einen WebEx-Befehl,
mit dem Sie aus den Kontextmenüs in Windows Explorer ein Instant-Meeting starten und
automatisch eine ausgewählte Datei oder ein Dokument freigeben können.
• Instant Messenger-Anwendungen
◦ WebEx mit Instant Messenger verwenden: Zeigt WebEx-Schaltflächen und -Befehle an, mit
denen Sie ein Instant-Meeting aus einem Instant Messenger starten können. Folgende Instant
Messenger-Programme stehen zur Auswahl:
• AOL
• Google Talk
• Lotus Sametime
• Skype
• Windows Messenger
• Yahoo Messenger
• Mozilla Firefox
◦ Symbolleiste in Firefox anzeigen: Zeigt eine WebEx-Schaltfläche an, mit der Sie Instant-Meetings
aus der Symbolleiste von Firefox starten können.
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Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Deinstallieren der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Deinstallieren der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge können Sie mithilfe von Befehlen im Startmenü oder mithilfe der
Systemsteuerung deinstallieren.
Durch die Deinstallation der Produktivitätswerkzeuge werden alle Produktivitätswerkzeuge und Verknüpfungen
von Ihrem Computer entfernt. Wenn Sie einige Produktivitätswerkzeuge weiter nutzen und andere deaktivieren
möchten, bearbeiten Sie die Optionen im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“. Einzelheiten finden Sie unter
Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlen
im Startmenü
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Wählen Sie Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge > Deinstallieren.
Klicken Sie auf Ja, um den Deinstallationsvorgang für die WebEx-Produktivitätswerkzeuge zu bestätigen.
Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe der
Systemsteuerung
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Klicken Sie auf Start > Einstellungen > Systemsteuerung.
Doppelklicken Sie auf Programme hinzufügen/entfernen.
Klicken Sie auf WebEx-Produktivitätswerkzeuge.
Wählen Sie Entfernen aus.
Klicken Sie auf Ja, um den Deinstallationsvorgang für die WebEx-Produktivitätswerkzeuge zu bestätigen.
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