Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in
Outlook für Windows
Erste Veröffentlichung: 19. August 2015
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INHALTSVERZEICHNIS
WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook 1
WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook – Übersicht 1
Orientierung 2
Was ist ein CMR Hybrid-Meeting mit WebEx und TelePresence? 3
Ansetzen eines Meetings 5
Ansetzen eines Meetings – Übersicht 5
Ansetzen eines reinen WebEx-Meetings 6
Ansetzen eines reinen TelePresence-Meetings 7
Ansetzen eines CMR Hybrid-Meetings 7
Hinzufügen von TelePresence-Systemen beim Ansetzen von Meetings 9
Informationen zu erweiterten WebEx-Einstellungen 10
Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen 12
Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines Nur-Audio-Meetings 14
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf 17
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf – Übersicht 17
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site 18
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook 19
Ansetzen für einen anderen Gastgeber 21
Ansetzen für einen anderen Gastgeber – Übersicht 21
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber 22
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber 22
Bearbeiten eines angesetzten Meetings 25
Bearbeiten eines angesetzten Meetings 25
Stornieren eines angesetzten Meetings 26
Beitreten zu einem Meeting 27
Beitreten zu einem Meeting – Übersicht 27
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 29
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge – Übersicht 29
Zugreifen auf das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ 29
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
iii
Inhaltsverzeichnis
Informationen zur Registerkarte „Konto“ 30
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“ 31
Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“ 32
Informationen zur Registerkarte „Tools“ 34
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
iv
KAPITEL
1
WebEx- und TelePresence CMR
Hybrid-Integration in Outlook
• WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook – Übersicht, Seite 1
• Orientierung, Seite 2
• Was ist ein CMR Hybrid-Meeting mit WebEx und TelePresence?, Seite 3
WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook
– Übersicht
WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit TelePresence sind eine Werkzeug-Suite, mit der Sie schnell von
verschiedenen Anwendungen auf Ihrem Computer Meetings ansetzen, starten und ihnen beitreten können.
Nachdem Sie die Produktivitätswerkzeuge installiert haben, stehen Ihnen der WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich und die Integrationen in Microsoft Outlook, Microsoft Office,
Web-Browsern und Instant Messengers zur Verfügung.
Dieses Dokument beschreibt die Hybrid-Integration für WebEx- und TelePresence Collaboration Meeting
Rooms (CMR) in Outlook für Windows. Diese Add-in-Anwendung in Outlook bietet Ihnen eine bequeme
Möglichkeit, ein CMR Hybrid-Meeting (Was ist ein CMR Hybrid-Meeting mit WebEx und TelePresence?,
Seite 3) anzusetzen, dem Benutzer mit WebEx Meeting Center oder TelePresence beitreten können.
Nachdem Sie ein CMR-Hybrid-Meeting in Outlook angesetzt haben, erhalten die eingeladenen Benutzer eine
E-Mail-Einladung mit einem Link für den Beitritt zum WebEx-Meeting und Informationen zum Beitritt zum
TelePresence-Meeting.
Mithilfe der Integration können Sie auch Nur-WebEx-Meetings und Nur-TelePresence-Meetings ansetzen.
Wenn Sie ein Meeting ansetzen, können Sie direkt in Outlook Personen einladen, TelePresence-Räume oder
-Systeme reservieren und Video-Einwahlteilnehmer hinzufügen. Die eingeladenen Teilnehmer können dem
Meeting auch ohne WebEx-Produktivitätswerkzeuge oder der Outlook-Integration beitreten.
Die Integration bietet über Outlook außerdem einen schnellen Zugriff auf die folgenden Informationen:
• Ihre WebEx-Konto-Einstellungen
• Ihre Einstellungs-Seite auf Ihrer WebEx-Site, in der Sie anderen Gastgebern Berechtigungen zum
Ansetzen von Meetings erteilen können
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
1
WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook
Orientierung
• Eine Jetzt treffen-Schaltfläche, mit der Sie ein reines WebEx-Instant-Meeting starten können, ohne es
ansetzen zu müssen
Um die Sicherheit Ihrer Meetings zu gewährleisten, werden sämtliche Daten, die an Ihre WebEx-Site
gesendet oder von ihr empfangen werden, durch die Integration mit 128-Bit-SSL-Verschlüsselung
(Secure Sockets Layer) gesichert.
• Weitere Informationen zur WebEx-Integration in Outlook für Benutzer, die keine
CMR-Hybrid-Benutzer sind, finden Sie in der Anleitung für die WebEx-Integration in Outlook für
Windows-Benutzer.
Hinweis
• Weitere Informationen zur WebEx-Integration in Outlook für Mac finden Sie in der Anleitung für
die WebEx-Integration in Outlook für Mac.
Orientierung
Nach der Installation der WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit TelePresence werden die CMR
Hybrid-Integrationsoptionen in Outlook angezeigt.
Hinweis
Wenn die CMR-Hybrid-Integration für Sie und Ihre Site aktiviert ist, unterscheidet sich Ihre
Outlook-Oberfläche von der WebEx-Integrationsoberfläche der Benutzer, für die die
CMR-Hybrid-Integration nicht aktiviert ist.
In der folgenden Tabelle werden die Integrationsoptionen beschrieben:
Optionen
Funktionen
Meeting ansetzen
Planung:
• CMR Hybrid WebEx- und TelePresence-Meetings
• Reine WebEx-Meetings
• Reine TelePresence-Meetings
• Persönliche Konferenzen oder Nur-Audio-Meetings
Bearbeiten Sie Ihre WebEx-Konto-Informationen, beispielsweise die URL Ihrer
Wählen Sie für Outlook 2007 WebEx-Site, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort, auf der Registerkarte Konto. Auf
den Pfeil auf der Schaltfläche den anderen Registerkarten können Sie Optionen für Ihre Instant-Meetings und
angesetzten Meetings angeben.
WebEx, um diese Option
anzuzeigen.
WebEx-Konto-Einstellungen
Hinweis
Wählen Sie für Outlook 2010
den Pfeil auf der Schaltfläche
Meeting ansetzen, um diese
Option anzuzeigen.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
2
WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook
Was ist ein CMR Hybrid-Meeting mit WebEx und TelePresence?
Optionen
Funktionen
Berechtigung zum Ansetzen festlegen
Ordnen Sie auf der Seite „WebEx-Profil“ zu, der Meetings für Sie ansetzt oder bearbeitet.
Hinweis
Wählen Sie für Outlook 2007 Einzelheiten finden Sie unter Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle
den Pfeil auf der Schaltfläche WebEx-Meetings ansetzen darf, Seite 17.
WebEx, um diese Option
anzuzeigen.
Wählen Sie für Outlook 2010
den Pfeil auf der Schaltfläche
Meeting ansetzen, um diese
Option anzuzeigen.
Jetzt treffen
Starten Sie ein reines WebEx-Instant-Meeting – ein WebEx-Meeting, das Sie jederzeit
starten können und nicht im Voraus ansetzen müssen. Weitere Informationen finden Sie
unter Verwendung von WebEx für Jetzt treffen auf Ihrer WebEx-Site.
Im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ auf der Registerkarte Instant-Meetings können
Sie Optionen für Instant-Meetings angeben.
Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge, Seite 29.
Meeting-Optionen
Aktivieren oder deaktivieren Sie in einem Meeting-Fenster die Schaltfläche
„Meeting-Optionen“, um die Optionen WebEx und TelePresence ein- oder auszublenden.
Was ist ein CMR Hybrid-Meeting mit WebEx und TelePresence?
Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit TelePresence CMR-Hybrid-Integration ermöglichen die
Zusammenarbeit von Cisco WebEx Meeting Center und Cisco TelePresence in gemeinsamen Meetings.
Während eines Hybrid-Meetings werden die WebEx- und TelePresence-Teilnehmer in einem Live-Video
angezeigt.
Die Teilnehmerliste im WebEx-Meeting zeigt die TelePresence-Teilnehmer unter der aggregierten Bezeichnung
„TelePresence-Systeme“ an. In der Teilnehmerliste der TelePresence-Systeme werden die einzelnen
WebEx-Teilnehmer aufgeführt.
Wenn ein TelePresence-Teilnehmer das VGA- oder HDMI-Kabel an einen Laptop anschließt und seinen
Bildschirm freigibt, können alle Teilnehmer, einschließlich der WebEx-Teilnehmer, die gemeinsamen Inhalte
sehen. Wenn ein WebEx-Moderator die gemeinsame Verwendung startet, können alle Teilnehmer, auch die
TelePresence-Teilnehmer, den gemeinsamen Inhalt sehen.
Sie können in CMR-Hybrid-Meetings Video, Audio, geteilte Inhalte, Chats und Umfragen aufzeichnen.
Betätigen Sie die Schaltfläche Aufzeichnung wie in jedem anderen WebEx-Meeting auch und Ihre
Aufzeichnungen erscheinen in der Liste unter Meine Dateien > Meine aufgezeichneten Meetings im Bereich
„MyWebEx“. CMR Hybrid-Meeting-Aufzeichnungen erfolgen im MP4-Format. Videos werden mit 360 p
aufgezeichnet.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
3
WebEx- und TelePresence CMR Hybrid-Integration in Outlook
Was ist ein CMR Hybrid-Meeting mit WebEx und TelePresence?
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
4
KAPITEL
2
Ansetzen eines Meetings
• Ansetzen eines Meetings – Übersicht, Seite 5
• Ansetzen eines reinen WebEx-Meetings, Seite 6
• Ansetzen eines reinen TelePresence-Meetings, Seite 7
• Ansetzen eines CMR Hybrid-Meetings, Seite 7
• Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines Nur-Audio-Meetings, Seite 14
Ansetzen eines Meetings – Übersicht
Vorbereitungen
Prüfen Sie Folgendes, bevor Sie mit der CMR Hybrid-Integration in Outlook ein Meeting ansetzen.
• Die Integration in Outlook für CMR-Hybrid-Optionen zum Ansetzen eines Meetings. Nicht alle Optionen,
die in Ihrem WebEx-Site- und TelePresence-System angezeigt werden, sind in dieser Integration
verfügbar.
• Die Integration in Outlook für CMR Hybrid unterstützt nicht alle Wiederholungsmuster, die in Outlook
zur Verfügung stehen. Außerdem werden keine Ausnahmen für wiederkehrende Meetingreihen oder
Änderungen an einzelnen Meetings in einer Reihe unterstützt. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen
eines Wiederholungsmusters für ein Meeting – Übersicht.
• In allen Meeting-Einladungen, die Sie von Outlook senden, wird die Startzeit des Meetings standardmäßig
in der auf Ihrem Computer festgelegten Zeitzone und nicht in den Site-Einstellungen für Ihre WebEx-Site
angezeigt. Sie können eine andere Zeitzone für Meetings in Outlook festlegen. Die Startzeit des Meetings
wird in den Outlook-Kalendern der jeweils eingeladenen Personen in der korrekten Zeit angezeigt.
Wenn Sie ein Meeting auf Ihrer WebEx-Site ansetzen, entsprechen die Zeiten unabhängig von der
Zeitzone, die auf Ihrem Computer festgelegt wurde, der Zeitzone, die Sie in den Site-Voreinstellungen
oder auf der Seite für das Ansetzen von Meetings festgelegt haben. Auf Ihrer WebEx-Site können Sie
nur reine WebEx-Meetings ansetzen, jedoch keine CMR Hybrid-Meetings mit WebEx und TelePresence.
• Wenn Sie ein mit der Integration in Outlook angesetztes Meeting bearbeiten müssen, tun Sie dies in
Outlook und nicht auf der WebEx-Site. Einzelheiten finden Sie unter Bearbeiten eines angesetzten
Meetings, Seite 25.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
5
Ansetzen eines Meetings
Ansetzen eines reinen WebEx-Meetings
Hinweis
Damit Sie CMR Hybrid-Meetings ansetzen können, muss Ihr Administrator CMR Hybrid für Ihre Site
und für Ihr Benutzerkonto freischalten und den Meeting Center Pro TelePresence-Meeting-Typ für Ihr
Benutzerkonto aktivieren. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Administrator.
Ansetzen eines reinen WebEx-Meetings
Mit der Integration in Outlook können Sie ein WebEx-Meeting unabhängig von Ihrer WebEx-Site ansetzen.
Verfahren
Schritt 1
Wählen Sie im Outlook-Fenster die Option Meeting ansetzen.
Alternativ können Sie ein neues Meeting-Element öffnen und anschließend die Schaltfläche „WebEx und
TelePresence hinzufügen“ in der Symbolleiste auswählen.
Schritt 2
Geben Sie im Bereich „Meeting-Optionen“ die WebEx-Optionen an:
• Stellen Sie sicher, dass die Felder An und Ort keine TelePresence-Systeme enthalten und im Feld X
mehr Teilnehmern den Zutritt über Videogeräte erlauben der Wert Null angegeben ist.
• Markieren Sie die Option Beitritt über WebEx zulassen. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.
Wählen Sie diese Option immer aus, wenn Sie ein Meeting ansetzen und WebEx verwenden möchten.
• Geben Sie ein Meeting-Passwort für eingeladene WebEx-Benutzer ein. Wenn für Ihre Site ein
Meeting-Passwort erforderlich ist, wird das Feld durch ein Sternchen gekennzeichnet.
Hinweis
Das Passwort für das WebEx-Meeting unterscheidet sich nicht von der PIN, die Sie für eine
TelePresence-Meeting angeben müssen. Weitere Informationen zur PIN finden Sie unter
Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen, Seite 12.
• (Optional) Wählen Sie die Option Passwort aus E-Mail-Einladung entfernen aus, um das Meeting
sicherer zu machen.
• (Optional) Wählen Sie die Option Alternativen Gastgeber auswählen aus, um einen oder mehrere
zusätzliche Gastgeber auszuwählen, die das Meeting starten und ausführen dürfen, bis Sie beitreten.
• (Optional) Wählen Sie Erweiterte WebEx-Einstellungen, um zusätzliche Details wie Audio-Verbindung
und Registrierung anzugeben. Einzelheiten finden Sie unter Informationen zu erweiterten
WebEx-Einstellungen, Seite 10.
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Schritt 7
Fügen Sie Teilnehmer im Feld An des Outlook-Meetings hinzu.
Wählen Sie einen Ort für das Meeting im Feld Ort des Outlook-Meetings aus.
Wählen Sie ein Thema für das Meeting im Feld Thema des Outlook-Meetings aus.
Geben Sie die Anfangs- und Endzeiten des Meetings und, falls relevant, die Wiederholungsoptionen an.
Wählen Sie Senden.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
6
Ansetzen eines Meetings
Ansetzen eines reinen TelePresence-Meetings
Ansetzen eines reinen TelePresence-Meetings
Mit der Integration in Outlook können Sie ein TelePresence-Meeting unabhängig vom TelePresence-System
ansetzen.
Verfahren
Schritt 1
Wählen Sie im Outlook-Fenster die Option Meeting ansetzen.
Alternativ können Sie ein neues Meeting-Element öffnen und anschließend die Schaltfläche „WebEx und
TelePresence hinzufügen“ in der Symbolleiste auswählen.
Schritt 2
Geben Sie im Bereich „Meeting-Optionen“ die TelePresence-Optionen an:
• Das Kontrollkästchen Beitritt über WebEx zulassen muss deaktiviert sein. Diese Option sollte
standardmäßig deaktiviert sein.
• Klicken Sie auf TelePresence-Räume hinzufügen.
Die ausgewählten Systeme werden den Feldern An und Ort im Meeting-Fenster hinzugefügt. Einzelheiten
finden Sie unter Hinzufügen von TelePresence-Systemen beim Ansetzen von Meetings, Seite 9.
• (Optional) Geben Sie die Anzahl der zusätzlichen Video-Einwahlteilnehmer, die sich in das Meeting
einwählen dürfen, in das Feld Video-Einwahlteilnehmer hinzufügen ein.
Mit dieser Option können Sie Kapazität für weitere Benutzer reservieren, die persönliche
Videokonferenz-Systeme wie die Cisco TelePresence EX-Serie oder Geräte mit Cisco
Jabber-Anwendungen verwenden. Die hier eingegebene Zahl gilt zusätzlich zu den
TelePresence-Systemen, die Sie in den Feldern An und Ort hinzufügen. Sie sollten die empfohlene
Anzahl für Ihre Site kennen und diese empfohlene Obergrenze nicht überschreiten.
• (Optional) Wählen Sie Erweiterte TelePresence-Einstellungen, um zusätzliche Details festzulegen,
beispielsweise Einwahl- und Rückrufeinstellungen. Einzelheiten finden Sie unter Informationen zu
erweiterten TelePresence-Einstellungen, Seite 12.
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Wählen Sie ein Thema für das Meeting im Feld Thema des Outlook-Meetings aus.
Geben Sie die Anfangs- und Endzeiten des Meetings und, falls relevant, die Wiederholungsoptionen an.
Wählen Sie Senden.
Ansetzen eines CMR Hybrid-Meetings
Mit der Integration in Outlook können Sie ein CMR Hybrid-Meeting ansetzen, dem Benutzer mit WebEx
Meeting Center oder TelePresence beitreten können.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
7
Ansetzen eines Meetings
Ansetzen eines CMR Hybrid-Meetings
Hinweis
• Obwohl andere Typen von WebEx-Meetings unterschiedliche E-Mail-Einladungen für Gastgeber
und Teilnehmer verwenden, erhalten Sie und die Teilnehmer bei angesetzten CMR Hybrid-Meetings
allesamt dieselbe E-Mail-Einladung. Ihre E-Mail-Einladung enthält keine vertraulichen
Gastgeber-Informationen wie z. B. die Kennnummer oder den Zugriffscode. Falls Sie die Kennnummer
oder den Zugriffscode benötigen, klicken Sie auf den Link in Ihrer E-Mail-Einladung, um die
Meeting-Informationsseite auf Ihrer WebEx-Site zu öffnen, und melden sich dort an, um Ihre
Gastgeber-Details anzuzeigen.
• Wenn Sie einen alternativer Gastgeber hinzufügen, kann diese Person das Meeting beginnen, verwalten
und aufzeichnen. Die Aufzeichnung wird jedoch an Sie, den eigentlichen Gastgeber, geschickt.
• Planen Sie nicht mehr als zwei Meetings für den gleichen Zeitraum, da Sie nicht als Gastgeber für
zwei parallel laufende Meetings auftreten können. Selbst wenn Sie alternative Gastgeber für Ihre
Meetings hinzufügen, gelten Sie weiterhin als eigentlicher Gastgeber, es sei denn, Sie sind selbst
Stellvertreter eines Gastgebers. Weitere Informationen zu Stellvertretern finden Sie unter Festlegen
eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf, Seite 17.
Verfahren
Schritt 1
Wählen Sie im Outlook-Fenster die Option „Meeting ansetzen“.
Alternativ können Sie ein neues Meeting-Element öffnen und anschließend die Schaltfläche „WebEx und
TelePresence hinzufügen“ in der Symbolleiste auswählen.
Schritt 2
Geben Sie im Bereich „Meeting-Optionen“ die WebEx- und TelePresence-Optionen für Ihr CMR
Hybrid-Meeting an:
a) Markieren Sie die Option Beitritt über WebEx zulassen.
Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie diese Option immer, wenn Sie ein Meeting
ansetzen und WebEx verwenden möchten.
b) Klicken Sie auf TelePresence-Räume hinzufügen.
Die ausgewählten Systeme werden den Feldern An und Ort im Meeting-Fenster hinzugefügt. Einzelheiten
finden Sie unter Hinzufügen von TelePresence-Systemen beim Ansetzen von Meetings, Seite 9.
c) Geben Sie ein Meeting-Passwort für eingeladene WebEx-Benutzer ein. Wenn für ein Meeting ein Passwort
erforderlich ist, wird das Feld durch ein Sternchen gekennzeichnet.
Hinweis
Das Passwort für das WebEx-Meeting unterscheidet sich nicht von der PIN, die Sie für eine
TelePresence-Meeting angeben müssen. Weitere Informationen zur PIN finden Sie unter
Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen, Seite 12.
d) (Optional) Aktivieren Sie die Option Passwort aus E-Mail-Einladung entfernen, um das Meeting sicherer
zu machen.
e) (Optional) Wählen Sie die Option Alternativen Gastgeber auswählen aus, um einen oder mehrere
zusätzliche Gastgeber auszuwählen, die das Meeting starten und ausführen dürfen, bis Sie beitreten.
f) (Optional) Wählen Sie Erweiterte WebEx-Einstellungen, um zusätzliche Details wie Audio-Verbindung
und Registrierung anzugeben. Einzelheiten finden Sie unter Informationen zu erweiterten
WebEx-Einstellungen, Seite 10.
g) (Optional) Geben Sie die Anzahl der zusätzlichen Video-Einwahlteilnehmer, die sich in das Meeting
einwählen dürfen, in das Feld Video-Einwahlteilnehmer hinzufügen ein.
Mit dieser Option können Sie Kapazität für weitere Benutzer reservieren, die persönliche
Videokonferenz-Systeme wie die Cisco TelePresence EX-Serie oder Geräte mit Cisco Jabber-Anwendungen
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
8
Ansetzen eines Meetings
Hinzufügen von TelePresence-Systemen beim Ansetzen von Meetings
verwenden. Die hier eingegebene Zahl gilt zusätzlich zu den TelePresence-Systemen, die Sie in den Feldern
An und Ort hinzufügen. Sie sollten die empfohlene Anzahl für Ihre Site kennen und diese empfohlene
Obergrenze nicht überschreiten.
h) (Optional) Wählen Sie Erweiterte TelePresence-Einstellungen, um zusätzliche Details festzulegen,
beispielsweise Einwahl- und Rückrufeinstellungen. Einzelheiten finden Sie unter Informationen zu
erweiterten TelePresence-Einstellungen, Seite 12.
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Fügen Sie Teilnehmer für das WebEx-Meeting im Feld An des Outlook-Meetings hinzu.
Wählen Sie ein Thema für das Meeting im Feld Thema des Outlook-Meetings aus.
Geben Sie die Anfangs- und Endzeiten des Meetings und, falls relevant, die Wiederholungsoptionen an.
Hinzufügen von TelePresence-Systemen beim Ansetzen von Meetings
Mit der Integration in Outlook können Sie einem von Ihnen angesetzten Meeting TelePresence-Systeme
hinzufügen. Im Dialogfeld „TelePresence-Räume auswählen“ werden alle TelePresence-Systeme in Ihrer
Organisation angezeigt. Sie müssen keine umfangreiche globale Adressliste in Ihrer Organisation durchforsten.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Meeting-Fenster befinden und das Feld „Meeting-Optionen“ geöffnet ist.
Klicken Sie auf TelePresence-Räume hinzufügen.
Das Dialogfeld „TelePresence-Räume auswählen“ wird angezeigt.
Schritt 3
Durchsuchen Sie die Systeme, oder suchen Sie mithilfe der folgenden Optionen:
• Suchen: Geben Sie Text ein, der Teil des Namens eines Raums ist. Mit dieser Suchoption ist keine
Suche nach Orten möglich.
• Speicherort: Wenn Sie einen Ort auswählen, werden nur die Räume an diesem Ort angezeigt.
Schritt 4
Schritt 5
Wählen Sie die hinzuzufügenden Systeme.
Wählen Sie Räume > OK aus.
Alternativ können Sie im Adressbuch von Outlook oder mit der Raumsuchfunktion in allen Räumen Ihrer
Organisation nach TelePresence-Systemen suchen. Die mit TelePresence ausgestatteten Räume sind
möglicherweise jedoch nicht einfach in einer Liste aufgeführt und ihr genauer Standort möglicherweise nicht
klar.
Hinweis
Alle ausgewählten TelePresence-Räume müssen in der Cisco TelePresence Management Suite
Extension für Microsoft Exchange (Cisco TMSXE) ebenfalls vorhanden sein. Andernfalls werden
die Meetings nicht angesetzt.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
9
Ansetzen eines Meetings
Informationen zu erweiterten WebEx-Einstellungen
Informationen zu erweiterten WebEx-Einstellungen
Mit diesen Optionen können Sie die Standardeinstellungen für WebEx-Meetings anpassen. Einige Optionen
sind nicht verfügbar, wenn sie von Ihrem Administrator ausgeschaltet wurden.
Option
Zweck
Service-Typ
Typ des anzusetzenden Meetings auswählen
Wenn Sie ein gemeinsames Meeting mit WebEx und TelePresence ansetzen, ist
TelePresence der Standard-Meeting-Typ.
Meeting-Passwort
Passwort für das Betreten zum WebEx-Meeting angeben
Wenn Sie festlegen, dass ein Passwort erforderlich ist, müssen Benutzer, die nicht über
die E-Mail-Einladung beitreten oder zum Zeitpunkt des Beitritts nicht bei der WebEx-Site
angemeldet sind, ein Passwort angeben, um dem Meeting beitreten zu können. Benutzer,
die über die E-Mail-Einladungen beitreten oder zum Zeitpunkt des Beitritts bei der
WebEx-Site angemeldet sind, müssen kein Passwort bereitstellen.
Passwort aus der E-Mail-Einladung
entfernen
Dieses Meeting auf der WebEx-Site
auflisten
Teilnehmer können dem Meeting [x]
Minuten vor der Startzeit beitreten
Meeting-Passwort aus E-Mail-Einladungen entfernen
Bei aktivierter Option müssen Sie den eingeladenen Benutzern das Passwort auf andere
Weise zukommen lassen.
Meeting in den Meetingkalendern auf der WebEx-Site anzeigen
Hier lassen Sie zu, dass die eingeladenen Personen dem Meeting während einer
festgelegten Anzahl von Minuten vor der Startzeit des angesetzten Meetings beitreten
können.
Hinweis
Wenn Sie diese Option deaktivieren oder auf 0 Minuten festlegen, müssen
Sie das Meeting zunächst starten, bevor die eingeladenen Personen beitreten
können.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
10
Ansetzen eines Meetings
Informationen zu erweiterten WebEx-Einstellungen
Registerkarte „Audio & Tracking“
Option
Zweck
Art der Konferenz
Geben Sie an, wie sich Ihre Teilnehmer im Meeting mit dem Audio-Service verbinden
sollen:
• Keine: Das Meeting verfügt über keinen Audio-Service. Sie können die
Audiofunktion auch mit anderen Verfahren als dem Meeting-Service bereitstellen.
• WebEx Audio: Das Meeting umfasst einen integrierten Audio-Service. Wählen
Sie eine oder beide der folgenden Optionen:
◦ Teilnehmern globale Einwahlnummern anzeigen: Es werden alle
Einwahlnummern angezeigt, die Teilnehmer in anderen Ländern anrufen
können, um den Audio-Service zu nutzen.
◦ Gebührenfreie Nummer anzeigen: Zeigt gebührenfreie Nummern an, die
Teilnehmer anrufen können, um den Audio-Service zu nutzen.
• Weitere Telekonferenz-Services: Das Meeting umfasst einen von anderen Services
bereitgestellten Audio-Service. Die Anweisungen, die Sie in das Textfeld eingeben,
werden in den E-Mail-Einladungen angezeigt.
• Nur VoIP verwenden: Teilnehmer melden sich mit ihren Computern am
Audio-Service an.
Ton bei Beitritt und Verlassen
Wenn Sie WebEx-Audio auswählen, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
• Piepton: Ein einfacher Ton wird wiedergegeben.
• Name bekannt geben: Beim Verbinden mit dem Audio-Service zeichnen
Teilnehmer ihre Namen auf. Bei Beitreten und Verlassen des Meetings wird die
Aufzeichnung des Namens des Teilnehmers wiedergegeben.
• Kein Ton: Es wird kein Ton abgespielt.
Tracking-Code
Hier geben Sie die Abteilung, das Projekt oder andere Informationen an, die Ihre
Organisation mit den Meetings verknüpfen möchte. Tracking-Codes können optional
oder erforderlich sein. Dies hängt davon ab, wie sie vom Site-Administrator eingerichtet
wurden.
Registerkarte „Registrierung“
Option
Zweck
Teilnehmer-Registrierung anfordern
Mit dieser Option wird die Registrierung aller eingeladenen Personen für den Beitritt
zum Meeting angefordert. Eingeladene Personen können dem Meeting erst dann beitreten,
wenn Sie die Registrierungsanfragen akzeptiert haben.
Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Option Teilnehmer können dem Meeting [x]
Minuten vor der Startzeit beitreten nicht ausgewählt ist.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
11
Ansetzen eines Meetings
Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen
Registerkarte „Registrierung“
Option
Zweck
Alle Registrierungsanfragen
automatisch genehmigen
Alle Registrierungsanfragen werden automatisch genehmigt.
Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, müssen Sie Registrierungsanfragen in „Mein
WebEx“ auf Ihrer WebEx-Site akzeptieren.
Registerkarte „Ressourcen“
Option
Zweck
Vorlagen für die Registerkarte
„Informationen“
Wählen Sie eine Vorlage für die Registerkarte Informationen aus, die während des
Meetings in der Inhaltsanzeige angezeigt wird. Die Registerkarte Informationen enthält
Informationen zum Meeting, z. B. den Namen des Gastgebers des Meetings, die
Telefonnummern für die Audio-Verbindung und die Gastgeber-Kennnummer (nur für
den Gastgeber).
Hinweis
Alternativer Gastgeber
Sie können nur dann eine andere Vorlage auswählen, wenn mindestens eine
angepasste Vorlage für die Registerkarte Informationen verfügbar ist. Der
Administrator kann Vorlagen für Ihre WebEx-Site hinzufügen.
Wählen Sie mindestens einen alternativen Gastgeber aus. Einer von ihnen kann das
Meeting starten und führen, bis Sie beitreten.
In diesem Feld sind nur Personen ausgeführt, die über Gastgeberkonten auf Ihrer
WebEx-Site verfügen.
Präsentation automatisch wiedergeben, Die Präsentation wird automatisch für die Teilnehmer wiedergegeben, bevor der Gastgeber
bevor der Gastgeber dem Meeting
selbst zum Meeting stößt.
beitritt
Als Standard speichern: Ist diese Option aktiviert, werden alle Einstellungen als Standardeinstellungen
gespeichert.
Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen
Mit diesen Optionen können Sie Ihr TelePresence-Meeting anpassen.
Option
Funktion der Option
Meeting-PIN
Sie erstellen ein numerisches Passwort, sodass sich keine Person willkürlich in das
TelePresence-Meeting einwählen kann.
Die PIN ist in der E-Mail-Einladung enthalten. Eingeladene Personen müssen die PIN eingeben,
um dem TelePresence-Meeting beitreten zu können.
Die PIN für ein TelePresence-Meeting unterscheidet sich vom Passwort für ein WebEx-Meeting.
Weitere Details zum Passwort für WebEx-Meetings finden Sie in Informationen zu erweiterten
WebEx-Einstellungen, Seite 10.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
12
Ansetzen eines Meetings
Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen
Option
Funktion der Option
Kostenstelle
Geben Sie die Kostenstelle für dieses Meeting ein, wenn der Administrator noch keine Kostenstelle
angegeben hat.
Die Kostenstelle für TelePresence unterscheidet sich vom WebEx-Tracking-Code. Weitere
Informationen finden Sie unter Informationen zu erweiterten WebEx-Einstellungen, Seite 10.
Angesetzte Systeme
Mit diesen Optionen definieren Sie, wie die angesetzten TelePresence-Systeme zur geplanten
Startzeit mit dem Meeting verbunden werden können:
Systemstandard verwenden: Verwenden Sie die Standardverbindungsmethode, die vom
Administrator angegeben wird.
Automatisch beitreten: Die angesetzten Systeme können sich zur Startzeit automatisch mit dem
Meeting verbinden
Wählen Sie Meeting, um beizutreten: In den angesetzten Systemen ist eine Schaltfläche für das
Meeting und die Einwahlinformationen verfügbar. Bei Auswahl dieser Option können Teilnehmer
die Schaltfläche für den Beitritt in das Meeting auswählen.
Leiten Sie den eingeladenen Personen die E-Mail-Einladung weiter, wenn Systeme diese Option
nicht unterstützen. Die Einladung enthält die Einwahlinformationen.
Nur Räume reservieren: Die physischen Räume werden reserviert, Verbindungen mit den
Systemen sind zur Startzeit jedoch nicht möglich.
TelePresence-Einwahl- und
Rückrufeinstellungen
Wählen Sie Hinzufügen, um Verbindungsmethoden für Geräte oder Systeme anzugeben, die sich
nicht in der Liste der angesetzten Systeme befinden.
Registerkarte „Einwahl“
Wählen Sie den Verbindungstyp SIP-Audio oder SIP-Video aus. Geben Sie dann die Anzahl der
Personen ein, die sich mit dem ausgewählten Verbindungstyp einwählen können. Die Zahl bezieht
sich eigentlich auf die Anzahl der Geräte. Wenn vier Personen dem Meeting mit einem Gerät
beitreten, zählt dieses Gerät einmal.
Sie können den eingeladenen Personen die E-Mail-Einladung mit den Einwahlinformationen
weiterleiten.
Die Zahl, die Sie unter x Personen dürfen sich einwählen für die Einwahl mit der
SIP-Videoverbindung angeben, entspricht der im Bereich „Meeting-Optionen“ für
die Option x mehr Teilnehmern den Zutritt über Videogeräte erlauben angegebenen
Zahl.
Registerkarte „Rückruf“
Hinweis
Wählen Sie den Verbindungstyp IP-Video, IP-Audio, ISDN-Video, ISDN-Audio, SIP-Video
oder SIP-Audio aus und geben Sie die Kontaktinformationen der eingeladenen Personen ein. Ihre
Geräte werden zur angesetzten Startzeit automatisch verbunden.
Bearbeiten von Einstellungen
Um eine hinzugefügte Verbindungsmethode zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie Bearbeiten
bzw. Löschen.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
13
Ansetzen eines Meetings
Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines Nur-Audio-Meetings
Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines
Nur-Audio-Meetings
Mit der Integration in Outlook können Sie eine persönliche WebEx-Konferenz ansetzen, falls Ihre Site
WebEx-Audio verwendet, oder ein Nur-Audio-Meeting, wenn Ihre Site Audio von einem
Telefonie-Dienstanbieter verwendet, ohne dafür Ihre WebEx-Site öffnen zu müssen. Eine persönliche Konferenz
beginnt als Audio-Meeting, aber die Online-Komponenten sind bei Bedarf jederzeit verfügbar.
Hinweis
Wenn Sie eine persönliche Konferenz oder ein Nur-Audio-Meeting ansetzen, erhalten Sie als Gastgeber
eine Einladung mit einem Gastgeber-Zugriffscode, mit dem Sie den Audio-Teil Ihres Meetings starten
können. Bei persönlichen Konferenzen enthält die Einladung ebenfalls die Gastgeber-Kennnummer, mit
der Sie Ihre Gastgeber-Privilegien zurückholen können.
Wenn Sie zwei aufeinander folgende CMR-Hybrid-Meetings ansetzen, bei denen das zweite Meeting
sofort nach Ende des ersten Meetings beginnt, und das TelePresence-Planungssystem das erste Meeting
automatisch über das angesetzte Ende hinaus verlängert, kann es bei manchen Telefonie-Dienstanbietern
vorkommen, dass das zweite Meeting sofort beendet wird. Dies liegt daran, dass ein Gastgeber-Zugriffscode
nicht für beide Meetings gleichzeitig verwendet werden kann. Sie können dieses Problem umgehen, indem
Sie zwei verschiedene Benutzerkonten mit unterschiedlichen Gastgeber-Zugriffscodes bei Ihrem Anbieter
anlegen und je eines der Benutzerkonten für das erste und für das zweite Meeting zu verwenden. Alternativ
können Sie Ihren Administrator bitten, die Option im TelePresence-System zu deaktivieren, die Meetings
automatisch verlängert.
Verfahren
Schritt 1
Wählen Sie im Outlook-Fenster die Option Meeting ansetzen.
Alternativ können Sie ein neues Meeting-Element öffnen und anschließend die Schaltfläche Konferenz oder
Nur-Audio-Meeting hinzufügen in der Symbolleiste auswählen.
Schritt 2
Wählen Sie im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ die folgenden Optionen aus:
a) Wählen Sie in der Registerkarte „Audio und Tracking“ unter Audio-Verbindungstyp eine der folgenden
Optionen aus:
• Falls Sie WebEx-Audio verwenden, wählen Sie Personal Conferencing und anschließend das
Personal Conferencing-Benutzerkonto aus, das Sie verwenden möchten. Falls Sie kein Personal
Conferencing-Benutzerkonto haben, müssen Sie zunächst eines anlegen.
• Falls Sie Audio von einem Telefonie-Dienstanbieter verwenden, wählen Sie Telekonferenz-Service
und anschließend das Personal Conferencing-Benutzerkonto aus, das Sie verwenden möchten.
b) (Optional) Legen Sie ein Meeting-Passwort an, mit dem die WebEx-Teilnehmer auf den Online-Teil der
persönlichen Konferenz zugreifen können. Wenn für Ihre Site ein Meeting-Passwort erforderlich ist, wird
das Feld durch ein Sternchen gekennzeichnet.
Hinweis
Das Passwort für das WebEx-Meeting unterscheidet sich nicht von der PIN, die Sie für eine
TelePresence-Meeting angeben müssen. Weitere Informationen zur PIN finden Sie unter
Informationen zu erweiterten TelePresence-Einstellungen.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
14
Ansetzen eines Meetings
Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines Nur-Audio-Meetings
c) (Optional) Aktivieren Sie die Option „Passwort aus E-Mail-Einladung entfernen“, um den Online-Teil
Ihres Meetings sicherer zu machen.
d) (Optional) Wählen Sie mindestens einen anderen Gastgeber aus, der den Online-Teil Ihres Meetings starten
und ausführen kann, bis Sie beitreten.
e) (Optional) Wählen Sie „Erweiterte WebEx-Einstellungen“, um zusätzliche Details wie Audio-Verbindung
und Registrierung anzugeben. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu erweiterten WebEx
-Einstellungen.
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Fügen Sie Teilnehmer im Feld An des Outlook-Meetings hinzu.
Wählen Sie ein Thema für das Meeting im Feld Thema des Outlook-Meetings aus.
Geben Sie die Anfangs- und Endzeiten des Meetings und, falls relevant, die Wiederholungsoptionen an.
Wählen Sie Senden.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
15
Ansetzen eines Meetings
Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines Nur-Audio-Meetings
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
16
KAPITEL
3
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer
Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf
• Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf – Übersicht, Seite
17
• Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site, Seite 18
• Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook, Seite 19
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle
WebEx-Meetings ansetzen darf – Übersicht
Mit der Integration in Outlook können Sie einen Stellvertreter ernennen, der in Ihrem Auftrag Meetings
ansetzen und bearbeiten kann.
Wenn Sie beispielsweise regelmäßig WebEx-Meetings abhalten müssen, können Sie Ihrem Assistenten die
Genehmigung erteilen, für Sie Meetings anzusetzen.
Nach Erhalt der Genehmigung kann Ihr Stellvertreter Meetings in Ihrem Auftrag ansetzen, ändern, stornieren
und starten.
Führen Sie beide Schritte aus, um einen Stellvertreter zu ernennen, der für Sie Meetings ansetzen kann:
• Erteilen Sie dem Stellvertreter auf der WebEx-Site die Genehmigung zum Ansetzen von Meetings.
Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site, Seite 18.
• Teilen Sie in Microsoft Outlook Ihren Kalender mit dem Stellvertreter. Einzelheiten finden Sie unter
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook, Seite 19.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
17
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site
Wichtig
• Meetings, die Ihr Stellvertreter mit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen ansetzt, werden in Ihrem
Kalender angezeigt. Wenn Sie die Meetings bearbeiten möchten, müssen Sie dieselbe Version der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge verwenden.
• Sie können Ihrem Stellvertreter die Genehmigung zum Ansetzen von Meetings jederzeit entziehen.
Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site
Um einen Stellvertreter zu ernennen, weisen Sie ihm auf der Seite „Mein WebEx“ > „Meine
WebEx-Einstellungen“ auf der WebEx-Site Berechtigungen zum Ansetzen von Meetings zu. Sie können diese
Seite direkt aus Outlook heraus öffnen.
Wenn Sie die Seite „Meine Einstellungen“ ohne den Umweg über Microsoft Outlook aufrufen möchten,
melden Sie sich stattdessen bei Ihrer WebEx-Site an und klicken Sie auf Mein WebEx > Mein Profil.
Neben der Erteilung von Berechtigungen zum Ansetzen von Meetings müssen Sie Ihren Kalender in Outlook
mit dem Stellvertreter teilen. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook,
Seite 19.
Wichtig
• Wenn die Option zum Ernennen eines Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site nicht angezeigt wird,
bitten Sie Ihren Site-Administrator, diese Funktion zu aktivieren.
• Ihr Stellvertreter muss ebenfalls über ein WebEx-Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site verfügen.
• Die E-Mail-Adressen für Ihr Konto und das Konto Ihres Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site müssen
mit denen in Outlook identisch sein.
Verfahren
Schritt 1
Führen Sie je nach Outlook-Version die geeigneten Schritte aus:
• Wählen Sie in Outlook 2010 den Pfeil auf der Schaltfläche Meeting ansetzen. Wählen Sie dann
Berechtigung zum Ansetzen festlegen.
• Wählen Sie in Outlook 2007 den Pfeil auf der Schaltfläche WebEx. Wählen Sie dann Berechtigung
zum Ansetzen festlegen.
Die Seite Mein WebEx > Einstellungen wird geöffnet.
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritt 5
Wählen Sie Planungsoptionen aus.
Klicken Sie unter „Berechtigung zum Ansetzen“ auf Gastgeber auswählen.
Wählen Sie im geöffneten Fenster Gastgeber wählen die E-Mail-Adresse des Stellvertreters aus, und klicken
Sie dann auf Hinzufügen > OK.
Klicken Sie auf der Seite „Meine WebEx-Einstellungen“ auf Speichern.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
18
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
Um eine Person zu Ihrem Stellvertreter zu ernennen, müssen Sie Ihren Kalender in Outlook teilen.
Zusätzlich müssen Sie auf Ihrer WebEx-Site die Berechtigung zum Ansetzen erteilen. Einzelheiten finden
Sie unter Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site, Seite 18.
Wichtig
• Stellen Sie sicher, dass der Kalender, den Sie mit Ihrem Stellvertreter teilen, sich nicht in Ihrem
persönlichen Ordner in Outlook befindet. Ihr Stellvertreter kann nur auf Ihren Kalender zugreifen,
wenn sich dieser in einem öffentlichen Ordner befindet.
• Der Name des zu ernennenden Stellvertreters muss sich in der globalen Adressliste in Outlook
befinden.
Verfahren
Schritt 1
Führen Sie je nach Outlook-Version die geeigneten Schritte aus:
• (Outlook 2007) Wählen Sie die Registerkarte Tools > Optionen > Stellvertreter > Hinzufügen aus.
Wählen Sie den Namen des Stellvertreters und danach Hinzufügen > OK aus.
• (Outlook 2010) Wählen Sie Datei > Kontoeinstellungen > Zugriffsrechte für Stellvertretung >
Hinzufügen aus. Wählen Sie den Namen des Stellvertreters und dann Hinzufügen > OK.
Schritt 2
Schritt 3
Wählen Sie im Dialogfeld „Berechtigungen des Stellvertreters“ in der Liste Kalender die Option Editor
(kann Elemente lesen, erstellen und ändern) aus, und klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf OK.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
19
Festlegen eines Stellvertreters, der an Ihrer Stelle WebEx-Meetings ansetzen darf
Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
20
KAPITEL
4
Ansetzen für einen anderen Gastgeber
• Ansetzen für einen anderen Gastgeber – Übersicht, Seite 21
• Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber, Seite 22
Ansetzen für einen anderen Gastgeber – Übersicht
Die folgende Vorgehensweise ist nur für Stellvertreter vorgesehen.
Sie können ein Meeting im Namen eines anderen Gastgebers ansetzen, wenn dieser Ihnen die Genehmigung
hierzu erteilt hat.
Wenn Sie beispielsweise der Assistent eines Direktors sind, der regelmäßig WebEx-Meetings durchführen
muss, kann dieser Ihnen die Genehmigung erteilen, Meetings in seinem Namen anzusetzen.
Wenn Ihnen die Genehmigung zum Ansetzen von Meetings durch einen anderen Gastgeber erteilt wurde,
können Sie für ihn Meetings ansetzen, bearbeiten und stornieren.
Stellen Sie vor dem Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber Folgendes sicher:
• Sie verfügen über ein WebEx-Gastgeberkonto. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um ein
WebEx-Gastgeberkonto zu erhalten.
• Die Integration für Outlook ist in Ihrem Outlook-Produkt installiert.
• Der eigentliche Gastgeber:
◦ erteilt Ihnen die Berechtigung, Meetings auf der WebEx-Website anzusetzen
◦ wählt Sie in Microsoft Outlook als Stellvertreter aus und teilt seinen Kalender mit Ihnen.
Hinweis
• Nachdem Sie das Meeting im Auftrag eines anderen Gastgebers angesetzt haben, können Sie das
Meeting, sofern erforderlich, ebenfalls für ihn starten. Einzelheiten finden Sie unter Starten eines
Meetings für einen anderen Gastgeber, Seite 22.
• Der eigentliche Gastgeber kann Ihnen die Genehmigung zum Ansetzen jederzeit entziehen.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
21
Ansetzen für einen anderen Gastgeber
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber
Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen
Gastgeber
Die folgende Vorgehensweise ist nur für Stellvertreter vorgesehen.
Zum Ansetzen eines Meetings oder Termins für einen anderen Gastgeber muss der Gastgeber zuerst seinen
Outlook-Kalender mit Ihnen teilen.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Öffnen Sie den Kalender des anderen Gastgebers in Outlook wie folgt:
a) Klicken Sie im Menü Datei auf Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers.
Das Dialogfeld „Ordner eines anderen Benutzers öffnen“ wird angezeigt.
b) Geben Sie den Namen des gegenwärtigen Gastgebers ein, oder klicken Sie auf Name, um den Namen des
gegenwärtigen Gastgebers auszuwählen.
c) Wählen Sie die Option Kalender in der Liste Ordnertyp und danach OK aus.
Der geteilte Kalender wird angezeigt.
Hinweis
Je nachdem, wie Sie Ihre Ansichten in Outlook angepasst haben, gibt es verschiedene
Möglichkeiten, den Kalender einer anderen Person zu öffnen. Weitere Informationen erhalten Sie
in der Hilfe von Microsoft Outlook.
Falls mehrere Kalender nebeneinander angezeigt werden, achten Sie darauf, dass Sie den Kalender des
gegenwärtigen Gastgebers auswählen, indem Sie einmal darauf klicken.
Öffnen Sie ein neues Besprechungsanfrage-Fenster oder Termin-Fenster in Outlook, und geben Sie dann
Informationen und Einstellungen für das Meeting ein.
Sie können die von Ihnen angesetzten Meetings auch bearbeiten oder stornieren. Einzelheiten finden Sie unter
Bearbeiten eines angesetzten Meetings, Seite 25 und Stornieren eines angesetzten Meetings, Seite 26.
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Wenn Sie ein Meeting für einen anderen Gastgeber angesetzt haben, erhält der eigentliche Gastgeber eine
Bestätigungs-Mail in Outlook. Stellen Sie zunächst sicher, dass der eigentliche Gastgeber seinen Kalender
weiterhin mit Ihnen in Outlook teilt. Anschließend können Sie das Meeting aus dem Kalender des Gastgebers
heraus starten.
Verfahren
Schritt 1
Öffnen Sie den Kalender des anderen Gastgebers in Outlook wie folgt:
a) Klicken Sie im Menü Datei auf Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers.
Das Dialogfeld „Ordner eines anderen Benutzers öffnen“ wird angezeigt.
b) Geben Sie den Namen des gegenwärtigen Gastgebers ein, oder klicken Sie auf Name, um den Namen des
Gastgebers auszuwählen.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
22
Ansetzen für einen anderen Gastgeber
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Schritt 2
Schritt 3
c) Wählen Sie die Option Kalender in der Liste Ordnertyp und danach OK aus.
Der geteilte Kalender wird angezeigt.
Hinweis
Je nachdem, wie Sie Ihre Ansichten in Outlook angepasst haben, gibt es verschiedene
Möglichkeiten, den Kalender einer anderen Person zu öffnen. Weitere Informationen erhalten Sie
in der Hilfe von Microsoft Outlook.
Doppelklicken Sie auf das Meeting-Element im Kalender des anderen Gastgebers.
Die Bestätigungs-E-Mail wird angezeigt.
Befolgen Sie zum Starten des Meetings die Anweisungen in der E-Mail-Nachricht, und stellen Sie sicher,
dass Sie sich bei Ihrem eigenen WebEx-Gastgeberkonto auf der WebEx-Site anmelden.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
23
Ansetzen für einen anderen Gastgeber
Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
24
KAPITEL
5
Bearbeiten eines angesetzten Meetings
• Bearbeiten eines angesetzten Meetings, Seite 25
• Stornieren eines angesetzten Meetings, Seite 26
Bearbeiten eines angesetzten Meetings
Nachdem Sie ein Meeting über die Integration in Outlook angesetzt haben, können Sie es jederzeit mit Outlook
bearbeiten. Sie können beispielsweise seine Startzeit ändern, ein neues Passwort für das Meeting angeben,
weitere Benutzer einladen und verschiedene Audio-Optionen auswählen.
Nach dem Bearbeiten eines angesetzten Meetings sendet die Integration in Outlook eine aktualisierte
Meeting-Einladung und aktualisiert die Meeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Website.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Öffnen Sie in Ihrem Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting.
Nehmen Sie die Änderungen vor.
Beispiel:
• Ändern Sie die Einstellungen für das WebEx- oder TelePresence-Meeting im Bereich „Meeting-Optionen“.
• Wenn Sie ein Wiederholungsmuster hinzufügen oder ändern möchten, klicken Sie auf Wiederholung.
Schritt 3
Wenn Sie die aktualisierte Meeting-Einladung senden und das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender
speichern möchten, klicken Sie auf Aktualisierung senden.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
25
Bearbeiten eines angesetzten Meetings
Stornieren eines angesetzten Meetings
Hinweis
• Wenn Sie ein reines WebEx-Meeting über die WebEx-Site bearbeiten oder stornieren,
werden die Änderungen in Outlook nicht angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die Anfangszeit
des Meetings über Ihre Website ändern, wird die alte Anfangszeit im Outlook-Kalender
weiterhin angezeigt. Aus diesem Grund sollten Sie ein reines WebEx-Meeting nur in Outlook
bearbeiten, wenn Sie das Meeting auch in Outlook angelegt haben.
• Wenn Sie über die Integration in Outlook die Meeting-Einstellungen für ein wiederkehrendes
Meeting ändern, sollten Sie die Änderungen auf die gesamte Meeting-Serie anwenden.
Beispiel: Wenn Sie die Änderungen nur auf einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden
gemeinsamen Meetings anwenden, sind die Änderungen nicht auf Ihrer WebEx-Site, sondern
in Outlook und dem TelePresence-System gültig. Benutzer können dem Meeting weiterhin
zur neuen Zeit beitreten, weil es in Outlook aktualisiert wurde. Auf der WebEx-Site wird
das Meeting jedoch noch mit der alten Zeit angezeigt.
Die Integration in Outlook stellt eine Verbindung zu Ihrer WebEx-Website her und aktualisiert das Meeting
auf der Website.
Stornieren eines angesetzten Meetings
Meetings, die mit der Integration in Outlook angesetzt werden, können in Outlook storniert werden.
Nachdem Sie ein Meeting in Outlook storniert haben, kontaktiert die Integration in Outlook Ihre WebEx-Site
und löscht das Meeting von der WebEx-Site.
Verfahren
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Öffnen Sie das Meeting im Outlook-Kalender.
Klicken Sie auf Meeting stornieren.
Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Ja.
Wählen Sie Stornierung senden.
Hinweis
Wenn Sie ein reines WebEx-Meeting über die WebEx-Site bearbeiten oder stornieren, werden
die Änderungen in Outlook nicht angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die Anfangszeit des Meetings
über Ihre Website ändern, wird die alte Anfangszeit im Outlook-Kalender weiterhin angezeigt.
Aus diesem Grund sollten Sie ein reines WebEx-Meeting nur in Outlook bearbeiten, wenn Sie
das Meeting auch in Outlook angelegt haben.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
26
KAPITEL
6
Beitreten zu einem Meeting
• Beitreten zu einem Meeting – Übersicht, Seite 27
Beitreten zu einem Meeting – Übersicht
Gemeinsames Meeting
Benutzer erhalten E-Mail-Einladungen, die Informationen zum Beitreten von WebEx- und
TelePresence-Informationen enthalten. Sie können einem gemeinsamen Meeting wie folgt beitreten:
• Benutzer, die zu einem WebEx-Meeting eingeladen wurden, können über den in Ihren Mail-Einladungen
enthaltenen Link „Meeting“ beitreten. In der E-Mail-Nachricht sind auch Meeting-Passwort,
Meeting-Kennnummer (falls relevant) und Einwahlnummer aufgeführt.
• Die reservierten TelePresence-Systeme werden zu Beginn entsprechend der zum Zeitpunkt des Ansetzens
angegebenen Verbindungsmethode verbunden. Einzelheiten finden Sie unter Informationen zu erweiterten
TelePresence-Einstellungen, Seite 12.
Benutzer, die sich über ihre persönlichen Videogeräte beim TelePresence-Meeting einwählen, können
die Videoadresse und Meeting-PIN (falls relevant) von Ihren E-Mail-Einladungen abrufen.
WebEx-Meeting
Benutzer erhalten E-Mail-Einladungen, die Informationen zum Beitreten in WebEx- und TelePresence-Meeting
enthalten, wie im Abschnitt „Gemeinsame Meetings“ beschrieben.
TelePresence-Meeting
Benutzer erhalten E-Mail-Einladungen, die Informationen zum Beitreten in TelePresence-Meeting enthalten,
wie im Abschnitt „Gemeinsame Meetings“ beschrieben.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
27
Beitreten zu einem Meeting
Beitreten zu einem Meeting – Übersicht
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
28
KAPITEL
7
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
• Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge – Übersicht, Seite 29
• Zugreifen auf das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“, Seite 29
• Informationen zur Registerkarte „Konto“, Seite 30
• Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“, Seite 31
• Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“, Seite 32
• Informationen zur Registerkarte „Tools“, Seite 34
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge – Übersicht
Optionen für die WebEx-Produktivitätswerkzeuge legen Sie im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ fest.
Das Dialogfeld enthält die folgenden Registerkarten:
• Konto
• Einstellungen zu „Jetzt treffen“
• Angesetzte Meetings
• Werkzeuge
Zugreifen auf das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“
Auf das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ können Sie über WebEx und einige andere Anwendungen
zugreifen:
• Zum Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ wählen Sie im Startmenü Start > Programme >
WebEx > Produktivitätswerkzeuge > WebEx-Einstellungen aus.
• Zum Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ wählen Sie im
WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich WebEx-Einstellungen bearbeiten aus.
• Falls Sie das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ im WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich öffnen
möchten, dieser jedoch nicht geöffnet ist, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
29
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Konto“
• Doppelklicken Sie auf das Symbol für den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich auf Ihrem
Desktop.
• Navigieren Sie zu Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge >
WebEx-Produktivitätswerkzeuge.
• So öffnen Sie das Dialogfeld WebEx-Einstellungen über das Taskleistensymbol der
WebEx-Produktivitätswerkzeuge:
1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Taskleistensymbol der WebEx-Produktivitätswerkzeuge.
2 Klicken Sie im Menü auf „WebEx-Einstellungen“.
• Wählen Sie zum Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ in Microsoft Outlook im WebEx-Menü
Kontoeinstellungen aus.
• Wählen Sie zum Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ in Microsoft Office, Microsoft Word,
Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint WebEx-Einstellungen aus.
Informationen zur Registerkarte „Konto“
Mit den Konto-Optionen können Sie sich bei der WebEx-Site anmelden.
• Site-URL: Geben Sie hier die URL zur WebEx Meeting Center-Site ein, bei der Sie sich anmelden
möchten. Beispiel für URL-Format: company.webex.com
Hinweis
Wenn Sie die URL für eine Site eingeben, die keine TelePresence-Integration unterstützt,
können Sie nur WebEx-Meetings ansetzen und die entsprechende Dokumentation
bereitstellen.
• Benutzername: Geben Sie den Benutzernamen für ein Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site ein
• Passwort: Geben Sie das Passwort für das Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Website ein.
• Mein Passwort speichern: Speichert den eingegebenen Benutzernamen und das zugehörige Passwort,
sodass Sie Ihren Benutzernamen und Ihre Site-URL bei der nächsten Anmeldung nicht mehr eingeben
müssen.
• Passwort vergessen?: Öffnet die Seite „Passwort vergessen?“ auf Ihrer WebEx-Site. Hier können Sie
eine Anforderung zur Erstellung eines neuen Passworts senden.
• Passwort ändern: Öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie ein neues Passwort eingeben können.
• Sprache: Überprüfen Sie, welche Sprache derzeit für Ihre WebEx-Site ausgewählt ist.
• Land: Überprüfen Sie, welches Land bzw. welche Ländereinstellung derzeit für Ihre WebEx-Site
ausgewählt ist.
• Zeitzone: Überprüfen Sie, welche Zeitzone derzeit für Ihre WebEx-Website ausgewählt ist.
• Einstellungen für die WebEx-Service-Website ändern: Öffnen Sie die Seite Mein WebEx > Mein
Profil auf Ihrer WebEx-Website, und nehmen Sie Änderungen an Ihrem Profil vor.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
30
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“
• Aktualisieren: Aktualisiert das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ mit den neuesten Einstellungen aus
der WebEx-Site.
Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“
Die „Jetzt treffen“-Einstellungen wirken sich auf Instant-Meetings aus, die Sie mit Jetzt treffen in Microsoft
Outlook, dem WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich und in anderen Anwendungen starten.
Option
Zweck
Meeting-Vorlage
Wählen Sie eine Vorlage für Instant-Meetings aus.
Thema des Meetings
Geben Sie das Standardthema des Instant-Meetings ein.
Meeting-Passwort
Passwort für das Betreten zum WebEx-Meeting angeben
Wenn Sie festlegen, dass ein Passwort erforderlich ist, müssen Benutzer, die nicht über die
E-Mail-Einladung beitreten oder zum Zeitpunkt des Beitritts nicht bei der WebEx-Site angemeldet
sind, ein Passwort angeben, um dem Meeting beitreten zu können. Benutzer, die über die
E-Mail-Einladungen beitreten oder zum Zeitpunkt des Beitritts bei der WebEx-Site angemeldet
sind, müssen kein Passwort bereitstellen.
Möglicherweise ist es für Ihre Site erforderlich, dass alle Passwörter bestimmten Sicherheitskriterien
entsprechen, z.B. dass sie eine Mindestlänge oder eine Mindestanzahl an Buchstaben, Zahlen oder
Sonderzeichen aufweisen.
Dieses Meeting auf der
WebEx-Site auflisten
Nehmen Sie dieses Meeting in den öffentlichen Meeting-Kalendern auf Ihrer WebEx-Site auf.
Art der Konferenz
Geben Sie an, wie sich Ihre Teilnehmer im Meeting mit dem Audio-Service verbinden sollen:
• Keine: Das Meeting verfügt über keinen Audio-Service. Sie können die Audiofunktion auch
mit anderen Verfahren als dem Meeting-Service bereitstellen.
• WebEx Audio: Das Meeting umfasst einen integrierten Audio-Service. Wählen Sie eine oder
beide der folgenden Optionen:
◦ Teilnehmern globale Einwahlnummern anzeigen: Es werden alle Einwahlnummern
angezeigt, die Teilnehmer in anderen Ländern anrufen können, um den Audio-Service
zu nutzen.
◦ Gebührenfreie Nummer anzeigen: Zeigt gebührenfreie Nummern an, die Teilnehmer
anrufen können, um den Audio-Service zu nutzen.
• Weitere Telekonferenz-Services: Das Meeting umfasst einen von anderen Services
bereitgestellten Audio-Service. Die Anweisungen, die Sie in das Textfeld eingeben, werden
in den E-Mail-Einladungen angezeigt.
• Nur VoIP verwenden: Teilnehmer melden sich mit ihren Computern am Audio-Service an.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
31
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“
Option
Zweck
Tracking-Code
Hier geben Sie die Abteilung, das Projekt oder andere Informationen an, die Ihre Organisation mit
den Meetings verknüpfen möchte. Tracking-Codes können optional oder erforderlich sein. Dies
hängt davon ab, wie sie vom Site-Administrator eingerichtet wurden.
Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“
Mit diesen Optionen können Sie die Standardeinstellungen für WebEx-Meetings anpassen. Einige Optionen
sind nicht verfügbar, wenn sie von Ihrem Administrator ausgeschaltet wurden.
Option
Zweck
Service-Typ
Typ des anzusetzenden Meetings auswählen
Wenn Sie ein gemeinsames Meeting mit WebEx und TelePresence ansetzen, ist TelePresence
der Standard-Meeting-Typ.
Meeting-Passwort
Passwort für das Betreten zum WebEx-Meeting angeben
Wenn Sie festlegen, dass ein Passwort erforderlich ist, müssen Benutzer, die nicht über die
E-Mail-Einladung beitreten oder zum Zeitpunkt des Beitritts nicht bei der WebEx-Site angemeldet
sind, ein Passwort angeben, um dem Meeting beitreten zu können. Benutzer, die über die
E-Mail-Einladungen beitreten oder zum Zeitpunkt des Beitritts bei der WebEx-Site angemeldet
sind, müssen kein Passwort bereitstellen.
Passwort aus der
E-Mail-Einladung entfernen
Dieses Meeting auf der
WebEx-Site auflisten
Teilnehmer können dem
Meeting [x] Minuten vor der
Startzeit beitreten
Meeting-Passwort aus E-Mail-Einladungen entfernen
Bei aktivierter Option müssen Sie den eingeladenen Benutzern das Passwort auf andere Weise
zukommen lassen.
Meeting in den Meetingkalendern auf der WebEx-Site anzeigen
Hier lassen Sie zu, dass die eingeladenen Personen dem Meeting während einer festgelegten
Anzahl von Minuten vor der Startzeit des angesetzten Meetings beitreten können.
Hinweis
Wenn Sie diese Option deaktivieren oder auf 0 Minuten festlegen, müssen Sie das
Meeting zunächst starten, bevor die eingeladenen Personen beitreten können.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
32
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“
Registerkarte „Audio & Tracking“
Option
Zweck
Art der Konferenz
Geben Sie an, wie sich Ihre Teilnehmer im Meeting mit dem Audio-Service verbinden sollen:
• Keine: Das Meeting verfügt über keinen Audio-Service. Sie können die Audiofunktion
auch mit anderen Verfahren als dem Meeting-Service bereitstellen.
• WebEx Audio: Das Meeting umfasst einen integrierten Audio-Service. Wählen Sie eine
oder beide der folgenden Optionen:
◦ Teilnehmern globale Einwahlnummern anzeigen: Es werden alle Einwahlnummern
angezeigt, die Teilnehmer in anderen Ländern anrufen können, um den Audio-Service
zu nutzen.
◦ Gebührenfreie Nummer anzeigen: Zeigt gebührenfreie Nummern an, die Teilnehmer
anrufen können, um den Audio-Service zu nutzen.
• Weitere Telekonferenz-Services: Das Meeting umfasst einen von anderen Services
bereitgestellten Audio-Service. Die Anweisungen, die Sie in das Textfeld eingeben, werden
in den E-Mail-Einladungen angezeigt.
• Nur VoIP verwenden: Teilnehmer melden sich mit ihren Computern am Audio-Service
an.
Ton bei Beitritt und Verlassen Wenn Sie WebEx-Audio auswählen, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
• Piepton: Ein einfacher Ton wird wiedergegeben.
• Name bekannt geben: Beim Verbinden mit dem Audio-Service zeichnen Teilnehmer ihre
Namen auf. Bei Beitreten und Verlassen des Meetings wird die Aufzeichnung des Namens
des Teilnehmers wiedergegeben.
• Kein Ton: Es wird kein Ton abgespielt.
Hier geben Sie die Abteilung, das Projekt oder andere Informationen an, die Ihre Organisation
mit den Meetings verknüpfen möchte. Tracking-Codes können optional oder erforderlich sein.
Dies hängt davon ab, wie sie vom Site-Administrator eingerichtet wurden.
Tracking-Code
Registerkarte „Registrierung“
Option
Zweck
Teilnehmer-Registrierung
anfordern
Mit dieser Option wird die Registrierung aller eingeladenen Personen für den Beitritt zum Meeting
angefordert. Eingeladene Personen können dem Meeting erst dann beitreten, wenn Sie die
Registrierungsanfragen akzeptiert haben.
Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Option Teilnehmer können dem Meeting [x] Minuten
vor der Startzeit beitreten nicht ausgewählt ist.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
33
Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Tools“
Option
Zweck
Alle Registrierungsanfragen
automatisch genehmigen
Alle Registrierungsanfragen werden automatisch genehmigt.
Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, müssen Sie Registrierungsanfragen in „Mein WebEx“
auf Ihrer WebEx-Site akzeptieren.
Registerkarte „Ressourcen“
Option
Zweck
Vorlagen für die Registerkarte Wählen Sie eine Vorlage für die Registerkarte Informationen aus, die während des Meetings in
„Informationen“
der Inhaltsanzeige angezeigt wird. Die Registerkarte Informationen enthält Informationen zum
Meeting, z. B. den Namen des Gastgebers des Meetings, die Telefonnummern für die
Audio-Verbindung und die Gastgeber-Kennnummer (nur für den Gastgeber).
Hinweis
Alternativer Gastgeber
Sie können nur dann eine andere Vorlage auswählen, wenn mindestens eine angepasste
Vorlage für die Registerkarte Informationen verfügbar ist. Der Administrator kann
Vorlagen für Ihre WebEx-Site hinzufügen.
Wählen Sie mindestens einen alternativen Gastgeber aus. Einer von ihnen kann das Meeting
starten und führen, bis Sie beitreten.
In diesem Feld sind nur Personen ausgeführt, die über Gastgeberkonten auf Ihrer WebEx-Site
verfügen.
Präsentation automatisch
wiedergeben, bevor der
Gastgeber dem Meeting
beitritt
Die Präsentation wird automatisch für die Teilnehmer wiedergegeben, bevor der Gastgeber selbst
zum Meeting stößt.
Als Standard speichern: Ist diese Option aktiviert, werden alle Einstellungen als Standardeinstellungen
gespeichert.
Informationen zur Registerkarte „Tools“
Mit diesen Optionen legen Sie fest, welche Anwendungen WebEx-Integrationen und -Verknüpfungen enthalten.
Option
Aktion
Microsoft Outlook
Zeigt WebEx-Schaltflächen und -Befehle zum Ansetzen von Meetings oder Starten Instant-Meetings
mit Microsoft Outlook anhand der Kontakte und des Kalenders von Microsoft Outlook.
IBM Lotus Notes
Für WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit TelePresence nicht verfügbar
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
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Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Tools“
Option
Aktion
WebEx mit Microsoft Office Zeigt WebEx-Schaltflächen zum Starten von Instant-Meetings und zum automatischen Freigeben
verwenden
einer ausgewählten Datei oder eines Dokuments aus den folgenden Microsoft Office-Anwendungen:
• Excel
• PowerPoint
• Word
Schaltfläche in Internet
Explorer anzeigen
Zeigt eine WebEx-Schaltfläche, mit der Sie Instant-Meetings aus der Symbolleiste von Microsoft
Internet Explorer starten können.
In Kontextmenüs in
Zeigt einen WebEx-Befehl, mit dem Sie aus den Kontextmenüs in Windows Explorer ein
Windows anzeigen (Neustart Instant-Meeting starten und automatisch eine ausgewählte Datei oder ein Dokument freigeben
erforderlich)
können.
WebEx mit Instant
Messenger verwenden
Zeigt WebEx-Schaltflächen und -Befehle an, mit denen Sie ein Instant-Meeting aus einem Instant
Messenger starten können. Folgende Instant Messenger-Programme stehen zur Auswahl:
AOL
Google Talk
Lotus Sametime
Skype
Windows Messenger
Yahoo Messenger
Schaltfläche in Firefox
anzeigen
Zeigt eine WebEx-Schaltfläche an, mit der Sie Instant-Meetings aus der Firefox-Symbolleiste
starten können.
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
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Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge
Informationen zur Registerkarte „Tools“
Benutzerhandbuch zu WebEx- und TelePresence-Integration in Outlook für Windows
36