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Business communication: • speaking 10
Intercultural communication
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Proper business etiquette –
practising intercultural communication skills
Von Prof. Dr. Inez De Florio-Hansen, Kassel
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m Rahmen internationaler Geschäftsbeziehungen bieten persönliche Begegnungen viele
Gelegenheiten, neue Kundenkontakte zu knüpfen und bestehende Beziehungen zu vertiefen.
Damit dies gelingt, sollte man die kulturellen
Gegebenheiten der jeweiligen Partnerländer
kennen, den Geschäftspartnern stets mit Respekt begegnen, und wissen, wie man sich höflich ausdrückt.
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In dieser Unterrichtseinheit lernen Ihre Schüler,
inhaltlich und insbesondere sprachlich mit
den Dos and Don’ts verschiedener Kulturen
umzugehen. Sie üben höfliche englischsprachige Gesprächsstrategien ein und wenden sie
in verschiedenen, auch heiklen, Situationen an.
Geschäftsleute aus China überreichen ihre Visitenkarte mit beiden Händen. Diese sollte auch mit beiden
Händen entgegengenommen werden.
Das Wichtigste auf einen Blick
Kompetenzen
Dauer
– kulturelle Gepflogenheiten in Deutschland,
Großbritannien, den USA, Indien und
China kennen und verstehen
6 Schulstunden + Test
– höflich und respektvoll mit Geschäftspartnern kommunizieren
– höfliches Verhalten in Rollenspielen
anwenden
Niveau
B1/B2
(Differenzierungsmaterial für B1/B2)
Ihr Plus
Farbfolie zur Businessetikette in Deutschland
8 RAAbits Englisch • Berufliche Schulen • August 2013
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Intercultural communication
Business communication: • speaking 10
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How to behave in business situations – dos and don’ts
in Germany
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Task
Look at the pictures and explain what a person at a business meeting in Germany should do or
should not do.
8 RAAbits Englisch • Berufliche Schulen • August 2013
Intercultural communication
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Business communication: • speaking 10
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Always stay polite! – How to master business communication
Imagine you are at an international business meeting. When speaking with your business partners
you should know how to behave politely. Let’s talk about some points!
Addressing someone
How do you address1 your business partners when you meet them for the first time?
□ I address all participants2 by their first name.
□ I avoid addressing someone directly.
□ I say “Mr …, Mrs …” and perhaps mention the title of the person.
Turn-taking
Another important conversational convention3 is turn-taking4. There are rules for establishing who talks and then who talks next. How do you behave correctly?
□ I only talk when invited to.
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□ When I have something important to say I interrupt5 the speakers using a polite formulation such as: “May I add something, please?”
□ I wait for a period of silence and then talk.
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Listening
Listening is as important as talking. How do you behave correctly?
□ I only listen very carefully if something interests me.
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□ I always try to listen closely to what the other people are saying.
□ If I don’t understand something, I immediately interrupt the other person.
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Vocabulary
1 to address: anreden – 2 participant: der/die Teilnehmer/-in – 3 convention: die Konvention, die Übereinkunft –
4 turn-taking: der Sprecherwechsel – 5 to interrupt: unterbrechen
Tasks
1. Read the questions in the box and tick 嘼 only one answer.
2. Discuss your results in class. Explain your choices. You can use the following prompts:
I think, it’s polite/impolite …
In my opinion …
I’d say …
On the one hand …, on the other hand …
If you ask me …
I see what you mean but …
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Intercultural communication
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What to keep in mind – dos and don’ts in the UK and the USA
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There are some aspects you should keep in mind when having business meetings in
the UK or the USA. Here you can find out the most important dos and don’ts!
Task 1
Read the dos and don’ts. Tick (9) those that are correct and cross (—) those out that are wrong.
Work in pairs. Tip: 10 statements are correct and four are wrong.
Dos and don’ts in the UK
Dos and don’ts in the USA
… Respect personal space1 and keep an
… Respect the slogan: big business instead
acceptable distance.
… Don’t hurry with a business decision.
Decision-making2 happens much slower
in the UK than in the USA.
… Don’t use first names until you are invited
to.
… Don’t shake hands. This is considered
impolite.
… Don’t forget that the British are very polite
and so instructions are disguised as3 polite
requests.
… Keep in mind how important humour in
the UK is – even in business.
… Ask personal questions concerning
occupation4 and salary5.
of small talk (“Time is money.”).
… Don’t forget to buy a gift for your business
partner. This is a sign of respect.
… Don’t be surprised if your partner is quick
at decision-making. Americans always want
to get the best results in the quickest time.
… Don’t forget that the office hierarchy is very
important. Therefore you should learn the
rank and titles of your business partners.
… Don’t greet your business partner with
a firm handshake. A hug6 is much more
customary7.
… Say “please” and “thank you” to everyone
for even the smallest kindness. Politeness
is highly valued in the United States.
… Avoid8 long pauses or silence in conversations.
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Task 2
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Complete the text using the following words:
cultures – behaviour – business – prepared9 – vary10 – differences – foreign – apply11 – general12
You never meet cultures, but individuals
Dos and don’ts are only
rules of behaviour. They may
from
region to region and from individual to individual. Therefore, it is useful to be prepared for personal
and even for surprises. This is especially true for countries or
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with a multiethnic population such as the UK and the USA. In Japan, a “monocultural” country,
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these tips will probably
. But in general, it is true that a certain
is typical of one country and not for another. When visiting a
ting in an intercultural
don’ts of that culture, but also to be
country or participa-
meeting it is good to know something about the dos and
for the unexpected.
Vocabulary
1 personal space: der persönliche Raum (Höflichkeitsdistanz) – 2 decision-making: der Entscheidungsprozess –
3 to be disguised as: getarnt sein als – 4 occupation: der Beruf – 5 salary: das Gehalt – 6 hug: die Umarmung –
7 customary: gebräuchlich – 8 to avoid: vermeiden – 9 to be prepared: vorbereitet sein – 10 to vary: variieren –
11 to apply: zutreffen – 12 general: allgemein – 13 multiethnic: viele Ethnien (Völker) umfassend
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Intercultural communication
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Practising your communication skills – a dialogue
After a meeting you have dinner with your business partners Susan and Peter and you engage in
small talk.
Susan
Susan hat einen Vortrag
gehalten und fragt Sie
nach Ihrer Meinung.
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Ihnen hat der Vortrag
nicht gefallen, aber Sie
erwidern höflich, dass Sie
ihn interessant fanden.
Für einige Teilnehmer war
er sicherlich wichtig.
Sie lehnen dankend ab.
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Peter hält eine Fischplatte
in der Hand und fragt Sie,
ob Sie gern ein Stück
Fisch hätten.
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Sie bedanken sich herzlich.
London gefällt Ihnen
sehr gut. Sie müssen
allerdings erst in Ihren
Terminkalender schauen.
Sie können ihm morgen
Bescheid geben.
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Susan sagt, dass sie Lust
hätte, nach dem Essen
noch tanzen zu gehen. Sie
kennt einen sehr guten
Club, der nicht weit
entfernt liegt. Sie fragt,
ob Peter und Sie Lust
hätten mitzukommen.
Peter
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Business communication: • speaking 10
Peter fragt Sie, ob Ihnen
London gefällt. Falls Sie
Zeit haben, würde er Ihnen
morgen Nachmittag gern
ein wenig die Stadt zeigen.
Sie lehnen höflich ab.
Da es ein langer Tag
war und sie morgen früh
eine wichtige Besprechung
haben, würden Sie
nun gern ins Hotel
zurückkehren.
These prompts will help you:
to try: probieren
to show sb. around: jmdn. herumführen
schedule: der Terminkalender
to return: zurückkehren
to come along: mitkommen
Task
Work in groups of three (Susan, You, Peter) and write the dialogue in English. Be prepared to act it
out in front of the class.
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