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Costruire un timesheet con Excel

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COSTRUIRE UN “TIMESHEET”
CON EXCEL
COME SI FA... CON IL PC
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WWW.RATIO.IT/VIDEO
Un sistema di timesheet permette di monitorare i tempi dedicati da ogni operatore
di studio per l’erogazione dei servizi ai clienti. Esistono software dedicati a questa
specifica funzione, eventualmente integrati nel gestionale. Una soluzione più “artigianale” consiste nella creazione di un foglio di Excel in cui segnare le attività
svolte. In fase di analisi, però, la non uniformità nelle descrizioni delle attività
(“inserimento fatture” può diventare, ad esempio, “inserimento documenti”) o dei
clienti (“Alfa Spa” può diventare, ad esempio, “Alfa S.p.a.”) crea sicuramente
problemi per l’ottenimento di risultati utili.
SOLUZIONE
Creando un foglio di lavoro dedicato alle anagrafiche e utilizzando alcune funzioni
di Excel è possibile ottenere un timesheet in cui gli operatori possono inserire solo
i dati selezionabili da apposti “menù a elenco” prestabiliti.
.IT
PROBLEMA
 Costruire un timesheet con Excel

.R
 Convalida dati
W
W
W
Comandi
 e funzioni
da utilizzare
Inserisci nome
intervallo
SOLUZIONE
Per identificare gli intervalli di celle che contengono i “dati anagrafici”.
AT
PROBLEMA
IO
PROCEDURA OPERATIVA

Per obbligare gli operatori a selezionare i dati
 contenuti in un determinato elenco, che corrisponde ai “dati anagrafici”.
Per calcolare le ore dedicate a una determinata
attività per uno specifico cliente.
 =Se()

 Data
Selezionabile da elenco, per velocizzare l’in serimento (convalida dati).
 Ora inizio e fine
 Indicazione manuale.
 Cliente

Selezionabile da elenco, per velocizzare l’inserimento (convalida dati).
 ASA

Selezionabile da elenco, per velocizzare l’inserimento (convalida dati).
 Attività
Selezionabile da elenco, in dipendenza dell’ASA
 indicata precedentemente (convalida dati + INDIRETTO).
 Dati da indicare
 n. fatture registrate 
 Stato avanz. lavori 
 Descrizione

 Ore

Indicazione manuale “opzionale”. Utile per
ottenere dati aggiuntivi in fase di analisi.
Calcolo automatico tramite formule e funzioni
(=se, +, -, /).
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Procedura operativa
• Il primo passo consiste nel creare un foglio con le anagrafiche (data, clienti, ASA, attività). Occorre poi
assegnare un “nome” a ogni intervallo di valori. Ad esempio, dopo aver selezionato le celle da B2 a B12,
cliccare sul bottone destro del mouse e selezionare “Inserisci nome intervallo…”
• Nella finestra che si apre assegnare il nome “CLIENTI” all’intervallo selezionato. Confermare con “OK”
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W
W
W
.R
AT
2
IO
.IT
1
• Si desidera che le attività selezionabili siano collegate all’ASA prescelta. Nella definizione dei nomi degli
intervalli della colonna “ATTIVITÀ” occorre assegnare più nomi. Ad esempio, alle attività con prefisso
“CO” che vanno dalla cella D2 alla D35 è assegnato il nome “CO_Contabilità_interna_ordinaria”, che
corrisponde esattamente all’ASA.
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Procedura operativa (segue)
.IT
• Nella finestra che si apre, all’interno della scheda “Impostazioni”, selezionare i criteri di convalida:
“Consenti: Elenco” e “Origine: =CLIENTI”. Confermare con “OK” e copiare la celle nelle sottostanti.
Procedere in questo modo per le colonne DATA (B) e ASA (J).
W
W
.R
AT
5
• Finita la creazione delle anagrafiche e l’assegnazione dei nomi agli intervalli di celle si passa alla costruzione di un foglio di lavoro per il timesheet. Selezionare la cella in cui si desidera che sia veicolata la
compilazione, ad esempio la I5 per i clienti, e cliccare su “Convalida dati” dalla scheda “DATI”.
IO
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• Nella colonna ATTIVITÀ (K), come origine dell’elenco convalida dati, indicare “=INDIRETTO($J5)”. In
questo modo saranno proposte solo le attività collegate all’ASA selezionata.
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Procedura operativa (segue)
• Per finire, nella colonna delle ORE (O) è inserita la funzione =SE(C5=0;” “;((F5*60+H5)-(C5*60+E5))/60):
nel caso in cui l’ora di inizio (C5) sia diversa da zero viene calcolata la differenza tra l’ora di fine moltiplicata per 60 + i minuti di fine meno l’ora di inizio moltiplicata per 60, più i minuti di inizio, il tutto
diviso per 60, ottenendo così le ore dedicate a quanto indicato.
• Copiando le celle della prima riga nelle sottostanti si ottiene un foglio in cui l’operatore sarà guidato nella
compilazione potendo inserire sia dati manuali (ora e minuti di inizio e fine, n. fatture registrate, stato
avanzamento lavori e descrizione) sia dati da elenco (data, cliente, ASA, attività).
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.R
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.IT
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Per la consulenza aziendale
ed organizzativa
Ć Il trimestrale dedicato a temi di consulenza aziendale: controllo di gestione, analisi finanziaria e di bilancio, rapporti
con le banche, innovazione e tecnologia, organizzazione
e marketing.
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Sistema
Per visionare una copia dimostrativa collegarsi al sito
www.ratio.it e accedere allÊarea Soluzioni per la gestione
dÊimpresa o contattare il Servizio Clienti al n. 0376-77.51.30
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