RUBRICHE INFORMATICA rubriche COSTRUIRE UN “TIMESHEET” CON EXCEL COME SI FA... CON IL PC GUARDA IL VIDEO WWW.RATIO.IT/VIDEO Un sistema di timesheet permette di monitorare i tempi dedicati da ogni operatore di studio per l’erogazione dei servizi ai clienti. Esistono software dedicati a questa specifica funzione, eventualmente integrati nel gestionale. Una soluzione più “artigianale” consiste nella creazione di un foglio di Excel in cui segnare le attività svolte. In fase di analisi, però, la non uniformità nelle descrizioni delle attività (“inserimento fatture” può diventare, ad esempio, “inserimento documenti”) o dei clienti (“Alfa Spa” può diventare, ad esempio, “Alfa S.p.a.”) crea sicuramente problemi per l’ottenimento di risultati utili. SOLUZIONE Creando un foglio di lavoro dedicato alle anagrafiche e utilizzando alcune funzioni di Excel è possibile ottenere un timesheet in cui gli operatori possono inserire solo i dati selezionabili da apposti “menù a elenco” prestabiliti. .IT PROBLEMA  Costruire un timesheet con Excel  .R  Convalida dati W W W Comandi  e funzioni da utilizzare Inserisci nome intervallo SOLUZIONE Per identificare gli intervalli di celle che contengono i “dati anagrafici”. AT PROBLEMA IO PROCEDURA OPERATIVA  Per obbligare gli operatori a selezionare i dati  contenuti in un determinato elenco, che corrisponde ai “dati anagrafici”. Per calcolare le ore dedicate a una determinata attività per uno specifico cliente.  =Se()   Data Selezionabile da elenco, per velocizzare l’in serimento (convalida dati).  Ora inizio e fine  Indicazione manuale.  Cliente  Selezionabile da elenco, per velocizzare l’inserimento (convalida dati).  ASA  Selezionabile da elenco, per velocizzare l’inserimento (convalida dati).  Attività Selezionabile da elenco, in dipendenza dell’ASA  indicata precedentemente (convalida dati + INDIRETTO).  Dati da indicare  n. fatture registrate   Stato avanz. lavori   Descrizione   Ore  Indicazione manuale “opzionale”. Utile per ottenere dati aggiuntivi in fase di analisi. Calcolo automatico tramite formule e funzioni (=se, +, -, /). R Centro Studi Castelli S.r.l. Riproduzione vietata Aggiornato al 16.12.2014 A T I O N . 1 / 2 0 1 5 - 1 0 8 0 6 83 INFORMATICA rubriche Procedura operativa • Il primo passo consiste nel creare un foglio con le anagrafiche (data, clienti, ASA, attività). Occorre poi assegnare un “nome” a ogni intervallo di valori. Ad esempio, dopo aver selezionato le celle da B2 a B12, cliccare sul bottone destro del mouse e selezionare “Inserisci nome intervallo…” • Nella finestra che si apre assegnare il nome “CLIENTI” all’intervallo selezionato. Confermare con “OK” 3 84 W W W .R AT 2 IO .IT 1 • Si desidera che le attività selezionabili siano collegate all’ASA prescelta. Nella definizione dei nomi degli intervalli della colonna “ATTIVITÀ” occorre assegnare più nomi. Ad esempio, alle attività con prefisso “CO” che vanno dalla cella D2 alla D35 è assegnato il nome “CO_Contabilità_interna_ordinaria”, che corrisponde esattamente all’ASA. R A T I O N . 1 / 2 0 1 5 - 1 0 8 0 6 Aggiornato al 16.12.2014 Centro Studi Castelli S.r.l. Riproduzione vietata RUBRICHE INFORMATICA rubriche Procedura operativa (segue) .IT • Nella finestra che si apre, all’interno della scheda “Impostazioni”, selezionare i criteri di convalida: “Consenti: Elenco” e “Origine: =CLIENTI”. Confermare con “OK” e copiare la celle nelle sottostanti. Procedere in questo modo per le colonne DATA (B) e ASA (J). W W .R AT 5 • Finita la creazione delle anagrafiche e l’assegnazione dei nomi agli intervalli di celle si passa alla costruzione di un foglio di lavoro per il timesheet. Selezionare la cella in cui si desidera che sia veicolata la compilazione, ad esempio la I5 per i clienti, e cliccare su “Convalida dati” dalla scheda “DATI”. IO 4 • Nella colonna ATTIVITÀ (K), come origine dell’elenco convalida dati, indicare “=INDIRETTO($J5)”. In questo modo saranno proposte solo le attività collegate all’ASA selezionata. W 6 R Centro Studi Castelli S.r.l. Riproduzione vietata Aggiornato al 16.12.2014 A T I O N . 1 / 2 0 1 5 - 1 0 8 0 6 85 INFORMATICA rubriche Procedura operativa (segue) • Per finire, nella colonna delle ORE (O) è inserita la funzione =SE(C5=0;” “;((F5*60+H5)-(C5*60+E5))/60): nel caso in cui l’ora di inizio (C5) sia diversa da zero viene calcolata la differenza tra l’ora di fine moltiplicata per 60 + i minuti di fine meno l’ora di inizio moltiplicata per 60, più i minuti di inizio, il tutto diviso per 60, ottenendo così le ore dedicate a quanto indicato. • Copiando le celle della prima riga nelle sottostanti si ottiene un foglio in cui l’operatore sarà guidato nella compilazione potendo inserire sia dati manuali (ora e minuti di inizio e fine, n. fatture registrate, stato avanzamento lavori e descrizione) sia dati da elenco (data, cliente, ASA, attività). W W W .R 8 AT IO .IT 7 SOLUZIONI PER LA GESTIONE DÊIMPRESA Per la consulenza aziendale ed organizzativa Ć Il trimestrale dedicato a temi di consulenza aziendale: controllo di gestione, analisi finanziaria e di bilancio, rapporti con le banche, innovazione e tecnologia, organizzazione e marketing. Ć La versione on line, ideale per tablet e smartphone, potenzia i contenuti extra: filmati, link, tabelle, esempi, approfondimenti. Sistema Per visionare una copia dimostrativa collegarsi al sito www.ratio.it e accedere allÊarea Soluzioni per la gestione dÊimpresa o contattare il Servizio Clienti al n. 0376-77.51.30 Centro Studi Castelli 86 R A T I O N . 1 / 2 0 1 5 - 1 0 8 0 6 Aggiornato al 16.12.2014 Centro Studi Castelli S.r.l. Riproduzione vietata