SSS (Sıkça Sorulan Sorular)

Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı (EthicsPoint) Hakkında
Bildirim – Genel
Bildirim Güvenliği
Gizlilik ve verilerin korunması
Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı (EthicsPoint)
Hakkında
Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı nedir?
Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı, Generali Grubunun Davranış Kuralları dâhil olmak üzere, iç veya
dış düzenlemeleri ihlal etme olasılığı olan uygulamalar veya eylemlerle ilgili endişeleri ele almasına
yardımcı olan gizli bildirim araçlarından biridir.
Bu Yardım Hattı, (Navex Global Inc. iştiraki olan http://www.navexglobal.com/company) GCS
Compliance Services Europe LTD tarafından sunulmaktadır .
Yardım Hattı, Generali Grubunun faaliyet gösterdiği ülkelerin dillerinde bildirim kabul etmektedir.
Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı sistemine neden ihtiyacımız var?

Açık iletişim kanalları oluşturarak olumlu ve adil bir çalışma ortamının oluşmasını teşvik edeceğiz.

Bu etkin bildirim sistemi, dürüst ve etik karar alma kültürünün gelişmesi ile ilgili diğer çabalarımızı
destekleyecektir.

Araştırmalar, şirket dışından yönetilen yardım hatlarının/web formlarının çalışanlar veya üçüncü
taraflarca sıklıkla kullanıldığını ve bir kurumun düzenleme ihlallerini ve etik olmayan davranışları
belirlemesi konusunda son derece etkin bir yol olduğunu göstermektedir.
İnternet veya telefon yoluyla bildirimde bulunabilir miyim? İnternete erişimim yoksa ne yapacağım?
Evet, telefon veya internet yoluyla gizli bir bildirimde bulunabilirsiniz.
İnternet erişimi olan bir bilgisayara ulaşamıyorsanız veya rahatça bilgisayar kullanamıyorsanız, yılda 365
gün, günde 24 saat erişebileceğiniz Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattını arayabilirsiniz.
İsimsiz olarak bildirimde bulunabilir miyim?
İzin verilen durumlarda, şahsen veya isimsiz olarak bildirimde bulunabilirsiniz (1).
1
( ) Belçika, Fransa, Lüksemburg, Portekiz ve İspanya'da isimsiz bildirimde bulunulamaz.
1
Buna karşın, isimsiz bildirimlerin kabul edildiği yerlerde, Grubumuz bildirimde bulunan kişinin kimliği
bilinirse bildirimin en etkin şekilde incelenebileceğine inanmaktadır.
2
Bildirim – Genel
Ne gibi durumlarda bildirimde bulunmalıyım?
Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı sistemi, çalışanların ve üçüncü tarafların iyi niyet çerçevesinde
aşağıdakiler açısından uygun olmadığını ya da yasalarla, Davranış Kuralları’yla veya diğer iç politikalarla
tutarlı olmadığını düşündükleri tüm uygulamaları veya eylemleri bildirmeleri için tasarlanmıştır: Finans,
Denetleme ve Muhasebe, Bankacılık ve Rüşvetle Mücadele Hususları.
Başka bir konuda bildirimde bulunmak için lütfen (Grup veya şirket web sitesinde yayınlandığı şekilde)
alternatif Grup kanallarını veya yerel kanalları kullanmaktan çekinmeyin.
Bildirimlerde ihlal olayı ayrıntılı şekilde açıklanmalıdır.
Bu kanal üzerinden ne gibi durumlarda bildirimde BULUNULMAMALIDIR?
Ani can veya mal kaybına yol açabilecek olayları bildirmek için bu Yardım Hattı/Web Formu
kullanılmamalıdır. Bu hizmet üzerinden sunulan bildirimlere hemen yanıt verilemeyebilir. Acil yardıma
ihtiyacınız varsa, lütfen yerel mercilere başvurun.
Ayrıca, belirli prosedürlere göre ele alınmaları gerektiğinden Grup Şirketleri tarafından sunulan ürünler
veya hizmetlerle ilgiliyse müşteri bildirimleri de bu araç üzerinden sunulmamalıdır (lütfen şirketin web
sitesini veya sözleşmenizin ekindeki belgeleri inceleyin).
Gördüğüm veya duyduğum şeyin iç veya dış düzenlemeleri ihlal ettiğinden ya da etik olmayan
davranışlar içerdiğinden emin değilim ama söz konusu eylem bana doğru gelmiyor. Ne yapmalıyım?
Şirketin Uyum Sorumlusu’na sorabilir veya Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı üzerinden bir
bildirimde bulunabilirsiniz.
Bir çalışan olarak bir ihlalden haberdar olursam, müdürüme bildirmem ve ardından onun konuyla
ilgilenmesini beklemem gerekmiyor mu?
Şüphelendiğiniz herhangi bir durumu doğrudan müdürünüze iletebilirsiniz. Ancak, bu şekilde söz konusu
durumu bildirme konusunda kendinizi rahat hissetmediğiniz veya diğer kanalların kullanılmasının daha
uygun olacağını düşündüğünüz durumlar olabilir. Bu nedenle, diğer kanalları geliştirdik (örneğin Grubun
veya şirketin web sitesinde yayınlanan şekliyle, Uyum Birimi’nin posta ve e-posta adresi) ve Generali
Grubu Uyumluluk Yardım Hattı ile ortaklık kurduk.
Bildiklerimi neden bildirmeliyim? Bu bana ne kazandıracak?
Hepimiz olumlu bir ortamda çalışma hakkına sahibiz ve bu hak, iş yerinde ve üçüncü taraflarla
ilişkilerimizde doğru ve etik bir şekilde hareket etme sorumluluğunu beraberinde getirmektedir.
Bu çerçevede, biri doğru şekilde hareket etmiyorsa, bunu ilgili kişilere bildirme hakkına sahip olmalıyız.
Yanlış davranışlar Grubun işlerini tehdit edebilir, faaliyetlerini ve itibarını tehlikeye atabilir.
3
Yönetim gerçekten bildirimde bulunmamı istiyor mu?
Kesinlikle. Aslında, yönetim sizin bildirimde bulunmanıza ihtiyaç duymaktadır. Şüpheli bir durum ile ilgili
olarak ilk bilgi kaynağı siz olabilirsiniz. Sizin bildiriminiz şirketimiz, çalışanlarımız ve üçüncü taraflar
üzerindeki olası olumsuz etkileri en aza indirebilir.
Çalışan olarak, bir bildirimde bulunmanın sonuçları konusunda endişelenmeli miyim?
Grup, bildirim kiminle ilgili olursa olsun, iyi niyetle bildirimde bulunan bir çalışana karşı misilleme
yapılmasını kesinlikle yasaklar.
Bildirimde bulunduktan sonra olayla ilgili önemli bir şey hatırlarsam ne olacak? Veya olayla ilgilenen
kişi bildirimimle ilgili olarak daha fazla bilgi edinmek isterse ne olacak?
Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı veya Web Formu ile bir bildirimde bulunduğunuzda, benzersiz
bir kullanıcı adı alırsınız ve bir şifre belirlemeniz istenir. Ardından, Generali Grubu Uyumluluk Yardım
Hattı veya Web Formu sistemine yeniden giriş yapabilir ve daha fazla bilgi sunmak veya konuyla ilgilenen
kişinin sorularına yanıt vermek ve ele alınan durumların çözülmesine yardımcı olabilecek daha fazla bilgi
sunmak için orijinal bildirime erişebilirsiniz. Olası sorulara yanıt vermek için belirtilen süre içinde siteye
yeniden giriş yapmanızı kesinlikle öneririz. İsimsiz bir bildirimde bulunmak isterseniz, inceleyen kişi ile
"isimsiz bir diyalog" başlatabilirsiniz.
İnceleme sonrası söz konusu şüphenin asılsız olduğu anlaşılırsa ne olacak?
Asılsız veya gerekçesiz olduğu anlaşılırsa, ilgili Uyum Sorumlusu bildirimi iptal eder. Bildirimlerle ilgili
belgelerin hiç biri gerekli olan süreden daha fazla tutulmaz.
İnceleme sonrası söz konusu şüphenin doğru olduğu anlaşılırsa ne olacak?
Bildirimin doğru olduğu anlaşılırsa, ilgili Uyum Sorumlusu uygulanacak düzeltici tedbirleri belirler ve
yasalar ile iç düzenlemeler uyarınca disiplin cezalarının uygun olup olmadığını değerlendirir. CEO veya
ilgili yönetim organı son kararı verecektir.
Bildirimlerle ilgili belgelerin hiç biri gerekli olan süreden daha fazla tutulmaz.
4
Bildirim Güvenliği
Anladığım kadarıyla, bir şirket bilgisayarından gönderdiğim bildirim, bilgisayarımın bağlandığı tüm
web sitelerini gösteren bir sunucu kaydı oluşturuyor, bu kayıttan benim bildirimde bulunan kişi
olduğum anlaşılamaz mı?
Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı (EthicsPoint) sistemi, IP adresleri ile herhangi bir iç bağlantı
kaydı oluşturmaz veya tutmaz; bu nedenle, bilgisayarınız ile Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı
arasında bağlantı kuran herhangi bir kanal yoktur.
İş bilgisayarınızdan bildirimde bulunma konusunda kendinizi rahat hissetmiyorsanız, Generali Grubu
Uyumluluk Yardım Hattı güvenli web sitesi üzerinden iş ortamı dışındaki bir bilgisayarı (örneğin bir
İnternet kafedeki, arkadaşınızın evindeki veya başka bir yerdeki bilgisayarı) kullanma seçeneğine de
sahipsiniz.
Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı'na sunduğum bilgilerden, sonunda
anlaşılmasından çekiniyorum. Bunun olmayacağını bana nasıl garanti edebilirsiniz?
kimliğimin
Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı (EthicsPoint) sistemi, bildirimde bulunanların kimliklerinin
gizliliğini koruyacak şekilde tasarlanmıştır (2). Bununla birlikte, izin verilen durumlarda, isminizin gizli
kalmasını istiyorsanız bildirimde bulunan taraf olarak, bildirimin içeriğinin kazara kimliğinizi ortaya
çıkarmayacağından emin olmalısınız. Örneğin "Jan Smith'in ofisinin yanındaki ofisimden..." veya "33 yıllık
yaşamımda..."
Telefon Yardım Hattı da isimsiz bildirim imkânı sunuyor mu?
Evet (2). İzin verilen yerlerde, internet tabanlı bir bildirimde sunacağınız bilgileri sunmanız istenecektir ve
görüştüğünüz kişi yanıtlarınızı Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı (EthicsPoint) web sitesine
girecektir. Bu bildirimler gönderim sırasında aynı güvenlik önlemlerine tabidir.
Kendimi nasıl tanıtabilirim?
Kendinizi tanıtabilmeniz için web formunda bir bölüm bulunmaktadır.
Yardım Hattı'nı ararsanız, kimliğinizi görüştüğünüz kişiye açıklayabilirsiniz.
2
( ) Belçika, Fransa, Lüksemburg, Portekiz ve İspanya'da isimsiz bildirimde bulunulamaz.
5
Gizlilik ve Verilerin Korunması
Bildirimler ve sunulan veriler gizlilik içinde değerlendiriliyor mu?
Evet, hangi bildirim kanalını kullanırsanız kullanın, bildirimleriniz, devamındaki ilgili değerlendirmeler,
sizin ve ilgili kişilerin bilgileri, her zaman Generali Grubu Veri Koruma Politikası ve ilgili veri koruma
mevzuatı uyarınca azami gizlilik içinde ele alınacak ve kullanılacaktır.
Bildirimimde hangi bilgilere yer vermeliyim?
Sadece söz konusu şüphelerin incelenmesi için gerekli olan bilgileri sunmalısınız, örneğin son derece
gerekli olmadığı ve söz konusu şüphe ile doğrudan ilgili olmadığı sürece, kişinin özel yaşamı ile ilgili
bilgiler ya da (sağlık veya cinsel yaşam ile ilgili ayrıntılar dâhil olmak üzere) hassas bilgiler
sunmamalısınız. Ayrıca, söz konusu durumla bağlantısı olmayan kişilerle ilgili bilgiler sunmamaya da
özen göstermelisiniz.
Bu bildirimler nereye gidiyor? Bunlara kimler erişebiliyor?
Bildirimler, olası herhangi bir güvenlik ihlalini önlemek için doğrudan üçüncü taraf hizmet sağlayıcının
(GCS Compliance Service Europe Ltd) güvenli sunucusuna girilmektedir.
Bilgiler, sadece Generali Grubu itham yönetim sürecine uygun şekilde veya yasalar uyarınca gereken
durumlarda, işleri ile ilgili görevlerini yerine getirmek için verilere erişmesi gereken kişiler tarafından
incelenebilir ve kullanılabilir. Söz konusu kişiler, Assicurazioni Generali S.p.A veya Grup şirketlerindeki
uyumluluk, denetim, insan kaynakları veya hukuk departmanları çalışanlarının yanı sıra GCS çalışanlarını
veya teknik personelini içerebilir.
Söz konusu bilgiler GCS Compliance Service Europe Ltd, Assicurazioni Generali S.p.A. ve Generali Grup
şirketleri tarafından saklanabilir.
Her durumda, bildirim gizlilik içinde ve Generali Grubu iddia yönetim süreci uyarınca ele alınacak olup,
söz konusu sürecin ayrıntıları Şüphelerin Yönetim Süreci bölümünde yer almaktadır.
Bilgiler yurt dışına aktarılacak mı?
Bildirimin ayrıntılarının Generali Grubu içerisinde ve/veya yurt dışında bulunan profesyonel
danışmanlarıyla paylaşılması gerekebilir. Bu durumda, her zaman veri koruma mevzuatına uygun hareket
edilecektir ve Assicurazioni Generali S.p.A. ile Grup şirketleri bilgilerin gizliliğini korumak için uygun
tedbirleri alacaktır.
Bildirimin ayrıntıları bildirimde adı geçen kişilerle paylaşılacak mı?
6
Durumun adil şekilde ele alınabilmesi için genellikle suçlanan kişinin haberdar edilmesi gerekir, bu
şekilde söz konusu şüphelere yanıt verebilirler.
Kimliğinizin gizli kalmasını sağlamak için makul tüm adımlar atılacaktır.
Sunduğum bilgilere nasıl erişebilirim?
Bir şüphenizi bildirdiğinizde, size benzersiz bir PIN verilecektir ve bir şifre girmeniz istenecektir. Bunları,
bildirimin ayrıntılarını incelemek ve ekleme yapmak için kullanabilirsiniz.
Sisteme giriş yaparak veya yardım hattını arayarak ve bir talepte bulunarak verilerinize erişme hakkını
kullanabilir ya da bazı durumlarda verilerin değiştirilmesini veya silinmesini talep edebilirsiniz. Talebiniz
ilgili Generali Grubu Uyum Sorumlusu’na yönlendirilecektir ve bu kişi daha sonra talebinizle ilgilenen
departmanın iletişim bilgilerini size verecektir.
7

Download Report