T.C. BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM BİLİŞİM MATERYALLERİ DEĞERLENDİRME KOMİSYONU GÖREV VE YETKİLERİ HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1- Bu yönergenin amacı; Üniversitedeki ders ve araştırma amaçlı eğitim bilişim materyallerinin (yazılım, bilgisayar, akıllı tahta, projeksiyon, yazıcı, tarayıcı, kamera gibi ders amaçlı kullanılan bilişim materyalleri) etkin ve verimli kullanılmasını sağlayan, gerekli materyallerin imkanlar doğrultusunda satın alma ve işletme standartlarını belirleyen komisyonun görev ve yetkilerini tanımlamaktır. Kapsam MADDE 2- Bu yönerge, Üniversiteye alınması planlanan ders ve araştırma amaçlı eğitim bilişim materyalleri ile ilgili bütün süreçte Eğitim Bilişim Materyalleri Değerlendirme Komisyonu’nun vereceği kararları kapsar. Dayanak MADDE 3- Bu yönerge 2547 Sayılı Kanunun 14. maddesinin (b) bendine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- a) Bu yönergede geçen: (1) BİDB: Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığını, (2) Birim: Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi bünyesindeki akademik ve idari birimleri, (3) Form: Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi eğitim bilişim materyali talep formunu, (4) Komisyon: Eğitim Bilişim Materyalleri Değerlendirme Komisyonunu, (5) Materyal: Eğitim ve araştırma amaçlı bilişim materyalini, (6) Rektör: Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörünü, (7) Senato: Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Senatosunu, (8) Son Kullanıcı: Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi akademik ve idari personeli ile öğrencilerini, (6) Üniversite: Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesini ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Materyal Talebinde Bulunanlar, Materyal Talep Etme Şekli ve Zamanı Materyal Talebinde Bulunanlar MADDE 5- a) Üniversitenin bütün birimleri materyal talebinde bulunabilir. Son kullanıcılar ilgili birimleri aracılığıyla materyal talebinde bulunabilirler. b) BAP, TUBİTAK, BEBKA, SANTEZ gibi projelerde ihtiyaç duyulan eğitim bilişim materyali 1/5 alımında komisyondan görüş alır ve bu yönergenin 6. maddesi uygulanır. Materyal Talep Etme Şekli ve Zamanı MADDE 6- a) Materyal talebinde bulunmak isteyen birim, talebini komisyonun sekretaryasını yürüten birime doğrudan resmi yazı ile iletilir. b) Materyal talebinde bulunan birimler aşağıdaki konulara mutlaka değinerek yönerge ekinde bulunan formu doldurur. Formu, materyal talep yazılarının ekinde sunmalıdır: (1) Materyale ne ölçüde ihtiyaç olduğunun belirtilmesi, (2) Materyalle ilgili temelde neyin hedeflendiğinin belirtilmesi, (3) Materyalin hangi eğitim-öğretim dönemlerinde, hangi derslerde, haftada ve dönemde kaç saat kullanılacağının belirtilmesi, (4) Materyalin eşdeğeri başka materyaller olup olmadığının belirtilmesi, (5) Materyalin Üniversitenin diğer birimlerinde daha önce kullanılıp kullanılmadığının araştırılması, eğer kullanılmışsa bu materyalle ilgili; (a) Hangi birimlerde kullanıldığı, (b) Hangi sürümünün kullanıldığı, (c) Ne kadar süredir kullanıldığı, (d) Kaç dönemdir kullanıldığı, (e) Kullanım esnasında yaşanan sıkıntıların neler olduğu, (f) Kullananların tavsiyeleri tespitlerinin yapılarak belirtilmesi, (6) Materyalin piyasadaki kullanım oranlarının belirtilmesi, (7) Materyalin kaç adet olacağı ve kaç kullanıcısı bulunacağının belirtilmesi, (8) Materyalin kullanımı için gerekli olan altyapının yeterli olup olmadığının belirtilmesi, (9) Materyalin mevcut sistemle uyumlu olup olmadığı ile ilgili çalışmaların yapılarak belirtilmesi, (10) Materyallerle ilgili şartname, fiyat araştırması, altyapı çalışmalarının yapılarak belirtilmesi, (11) Materyal bedelinin Üniversitenin stratejik planına uygunluğu açısından araştırılması ve belirtilmesi, (12) Materyalin kullanımıyla ilgili eğitim alma ihtiyacının olup olmadığının belirtilmesi, c) Üniversitenin bütün birimleri materyal taleplerini bir sonraki dönemde kullanmak üzere her aralık ayında resmi yazı ile komisyona başvurabilir. d) Kullanım standartları ve tip şartnamesi komisyonca belirlenmiş olan eğitim bilişim materyallerini talep eden birim ve/veya birimler materyallerin kullanım standartlarına uygun olarak kullanılacağını belirterek resmi yazıyla talep edebilirler. Bu bağlamda talep edilen materyaller için yönergede belirtilen süreçler uygulanmaz. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Komisyonun Oluşumu, Görev ve Yetkileri, Toplanma Zamanı Komisyonun Oluşumu 2/5 MADDE 7- Komisyon, Rektör tarafından üç yıllığına görevlendirilen Fakülteler, Yüksekokullar, BİDB birimlerinden biri başkan olmak üzere toplam dokuz üyeden oluşur. Komisyonun Görev ve Yetkileri MADDE 8- Komisyon başkanı araştırma yapmak üzere komisyon üyelerini görevlendirebilir veya komisyon üyeleri dışındaki kişileri görevlendirebilir. MADDE 9- a) Üniversitenin bütün birimlerinden gelen materyal taleplerinin belirlenmesi ile ilgili standartları aşağıdaki şekilde düzenler. (1) Komisyon ihtiyaç duyulan hallerde 6. madde ile ilgili hükümleri yerine getirmek için komisyon üyesi/üyelerini görevlendirebilir. (2) Komisyon; gerekli gördüğünde materyalin şartnamesi, fiyat araştırması, altyapı çalışması gibi konularda araştırma yapmak üzere komisyon üyesi/üyelerini görevlendirebilir. (3) Komisyon, birimlerden gelen materyal taleplerini diğer birimlere bildirerek aynı talepte bulunmak isteyen birimler varsa bu yönergenin ekinde bulunan formu doldurarak komisyona resmi yazı ile göndermesini isteyebilir. (4) Gerekli görüldüğü durumlarda komisyon, materyal talep eden birimin yetkilendirdiği bir kişiyi toplantıya davet ederek komisyona, talep edilen materyalle ilgili detaylı bilgi vermesini isteyebilir. (5) Komisyon, materyal taleplerinin belirlenmesi ve güncellenmesi konusunda takvim belirler. Takvim dışında ortaya çıkan ihtiyaçlar ve güncellemeler konusunda karar alır. (6) Materyalin diğer birimlerde kullanılabilirliğini kontrol eder. Farklılık olması durumunda bu yönergenin 9. maddesinin (e) bendi uygulanır. b) Üniversitenin bütün birimlerinden gelen materyal taleplerinin satın alınması ile ilgili standartları aşağıdaki şekilde düzenler. (1) Komisyon, satın alınmasına karar verdiği materyal ile ilgili oluşturduğu dosyayı satın almayı gerçekleştirecek birime gönderir. (2) Satın alma işlemi sonucunda materyalin kullanılacağı birim veya birimleri belirler. (3) Materyalin kurulumunu yapacak olan kişi veya kişileri ve muayene kabul komisyonu üyelerini satın alma birimiyle koordine eder. c) Satın alınan ve mevcut durumda bulunan materyallerin işletilmesi ile ilgili standartları aşağıdaki şekilde düzenler. (1) Materyallerin bakım, onarım anlaşmaları veya lisans yenileme sözleşmeleri varsa bunları takip etmek için kişi veya kişilerin görevlendirilmesini koordine eder. (2) Bu materyallerin yıllık ödemeleri ile ilgili kaynakları imkanlar açısından inceleyerek koordine eder. (3) Komisyon, gerekli hallerde materyallerin Üniversite içerisinde verimli kullanımını sağlamak amacıyla, materyalin kullanım standartlarını düzenler ve gerekli hallerde ders programı değişikliği yapabilir. (4) Komisyon, üniversitede bulunan materyallerin bir listesinin oluşturulması ve bütün birimlerin 3/5 bu konu hakkında bilgilendirilmesi amacıyla bir komisyon üyesini görevlendirir veya komisyon üyesi dışından birinin görevlendirilmesini koordine eder. (5) Komisyon, her yıl Üniversitede bulunan materyallerin kullanımına yönelik bir rapor hazırlar. Hazırlanan rapor doğrultusunda materyallerin yıllık yapılan sözleşmelerinin veya lisans yenileme işlemlerinin devam edilmesine yada iptaline karar verir. Yeni alınacak olan materyallerin belirlenmesi konusunda da karar alır. d) Üniversitenin bütün birimlerinde bulunan bilgisayar laboratuvarlarının işletilmesi ile ilgili standartları aşağıdaki şekilde düzenler. (1) Materyallerin verimli kullanılıp kullanılmadığı ile ilgili tespitleri yapar. (2) Ders dışı bilgisayar laboratuvarı ve internet hizmeti kullanımı ile ilgili düzenlemeler yapar. (3) Laboratuvarların çalışma takvimini belirler. (4) Okutulacak ders içeriklerine göre birimlerden, kullanacakları yazılım listesinin alınması ile ilgili takvimi belirler. (5) Bilgisayar laboratuvarlarında ders materyali olarak kullanılacak olan yazılımların listesinin istendiği zamanlarda, resmi izinli olan öğretim elemanlarının eğitim-öğretim dönemi başladığında bilgisayar laboratuvarına yazılım kurulması yönündeki taleplerini inceler ve karara bağlar. Resmi izinli olmayan öğretim elemanlarının eğitim-öğretim dönemi başladığında bilgisayar laboratuvarına yazılım kurulması yönündeki talepleri komisyonca dikkate alınmaz. e) Üniversitenin birimlerinde okutulan ve ortak derslerde kullanılan materyaller arasında farklılıklar olması durumunda, komisyon başkanı ilgili dersin öğretim elemanlarını toplantıya çağırır ve aşağıdaki esaslar uygulanır: (1) Toplantıya komisyon başkanı ve üyelerinin tamamı katılır. (2) Üniversite kaynaklarının etkin kullanımı açısından, farklı materyalleri kullananlar arasından ortak bir materyal kullanılması konusunda fikir alışverişi yapılır. (3) Materyalle ilgili karar alınması için komisyon üyeleri arasında oylama yapılır. (4) Toplantı sonucunda, toplantı sonuç tutanağına aykırılık notu düşen öğretim elemanları, düşüncelerinin gerekçelerini özet rapor halinde komisyona ayrıca sunarlar. f) Kullanılan mevcut materyallerin amaca uygunluğu, ihtiyacı ne kadar karşıladığı, benzer materyallerle ortak kullanılabilir hale getirilmesi konusunda aşağıdaki çalışmaları yapar: (1) İhtiyaçların belirlenmesi için mevcut kullanım hakkı Üniversiteye ait olan materyali kullanan birim, kişi ve/veya kişilerden materyalin ihtiyacı ne derece karşıladığı ile ilgili görüş ister. (2) Komisyon kararı/onayı olmayan materyallerin kullanımı sonucu ortaya çıkabilecek teknik problemlerde ilgili kişi ve/veya birim sorumludur, üniversite yönetimi sorumlu değildir. Bu materyallerle ilgili bakım, onarım, güncelleme için herhangi bir ödeme vb. talep edilemez. f) Materyal satın alınmasında farklı birimlerin bütçeleri kullanılsa bile, bu materyalin ortak kullanılmasını sağlamak amacıyla komisyon kararlar alabilir. g) Komisyonun sekretaryasını komisyon başkanının görevlendirdiği birim yapar. 4/5 h) Komisyon, bütün akademik/idari birimlerle doğrudan yazışma yapabilir. Komisyonun Toplanma Zamanı MADDE 10- a) Komisyon aşağıdaki durumlarda toplanır: (1) Üniversitenin birimlerinden gelen materyal talebi olduğunda, (2) Üniversitede kullanılmakta olan materyallerle ilgili herhangi bir karar alınması gerektiğinde. b) Komisyon, komisyon başkanının belirlediği bir tarihte komisyon üyeleri ile birlikte toplanır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Hükmü Bulunmayan Haller MADDE 11- Komisyonun toplanma, görev ve yetkileri ile ilgili bu yönergede öngörülmemiş bir durumla karşılaşılması halinde komisyonun salt çoğunlukla vereceği karar uygulanır. Kararların Yayınlanması MADDE 12- Komisyon kararları web sitesinde yayınlanır. Ayrıca ilgili karar bütün akademik ve idari birimlere yazı ile de bildirilir. Yürürlük MADDE 13- Bu yönerge senato tarafından onaylanmasıyla yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 14- Bu esaslar Rektör tarafından yürütülür. 5/5