Faaliyetin Tanımı ve Amacı İrtibat Seminerleri LdV Programı kapsamında sunulacak projelere (Hareketlilik, Ortaklık ve Yenilik Transferi Projeleri) için kullanılan ortak bulma araçlarından biridir. İrtibat Seminerleri AB Komisyonu’nun desteği ile ulusal ajanslar tarafından düzenlenen ve mesleki eğitim ile ilgili farklı konularda yapılan ve birçok ülkeden kuruluş temsilcisinin katıldığı resmi toplantılardır. Bu seminerlerde kuruluşları adına katılan kişiler, projelerini diğer katılımcılara sunarak projelerine ortak arayabilir veya diğer katılımcıların projelerine ortak olabilirler. Ulusal ajanslar tarafından düzenlenen 3 - 4 gün süreli (en fazla 5 gün sürebilir) İrtibat Seminerleri, her ülkeden gelen katılımcılar ile toplamda 50-100 kişinin katılımı ile ve genelde çalıştay şeklinde gerçekleşir. İrtibat Seminerlerinin amacı: Seminerin yapıldığı alanda, Avrupa işbirliği olanakları üzerine daha fazla bilgi edinmek, Diğer Avrupa ülkelerinde aynı alanda çalışan kuruluş temsilcileri ile tanışmak ve proje ortaklığı kurmak, Kaliteli bir uluslararası projenin geliştirilmesi konusunda somut bilgi ve tavsiyeler almak (projede sorumlulukların belirlenmesi, proje değerlendirmesi ve yaygınlaştırması için faaliyetlerin nasıl geliştirileceği vs.), İşlemlerin yürütülmesi, başvuru formlarının doldurulması, hibe alan kuruluşların mali ve idari yükümlülükleri gibi konularda pratik bilgiler edinmek. Başvuru Şartları İrtibat Seminerleri kurumsal başvurulardır, yani bir proje yapmak için bireysel kişiler başvuramaz. Bu kapsamda, başvuru şartları şunlardır: Genel Şartlar: Başvuru sahibi kuruluş mutlaka Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP)’na üye bir ülkenin kuruluşu olmalı ve bu ülkelerden birinde konuşlu olmalıdır. Başvuru sahibi kuruluş, tüzel kişiliğe sahip olmalıdır. Başvuru sahipleri talep edildiği taktirde tüzel kişiliğe haiz olduklarını kanıtlamak zorundadırlar. Başvuru sahibi kuruluşu temsilen İrtibat Seminerine katılacak kişi Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP)'na üye bir ülke vatandaşı olmalı veya bu ülkeler dışındaki bir ülkenin vatandaşı olunması durumunda LLP'ye üye bir ülkede çalışma ya da oturma iznine sahip olmalıdır. Ulusal Şartlar: Genel şartları sağlayan kuruluşlar, 2012 Ulusal Teklif Çağrısı’nda yayınlanan ulusal şartları da sağlamalıdırlar. LdV İrtibat Seminerleri için ulusal şartlar şunlardır: Aynı teklif çağrısı döneminde bir kuruluş LdV Hazırlık Ziyareti (irtibat semineri) kapsamında tek bir hazırlık ziyareti hibesi alabilir. Buna göre, Hazırlık Ziyareti başvurusu kabul edilen kuruluşların aynı teklif çağrısı döneminde yaptıkları sonraki Hazırlık Ziyareti başvuruları değerlendirmeye alınmadan geçersiz sayılır. Ayrıca, LdV Programı kapsamında mevcut bir LdV (Hareketlilik, Ortaklık, Yenilik Transferi) projesi devam eden kuruluş, söz konusu projeyi tamamlamadan ve hibe sözleşmesinin tüm şartlarını yerine getirmeden Hazırlık Ziyareti başvurusu yapamaz. Devem eden bir LdV (Hareketlilik, Ortaklık, Yenilik Transferi) projesi olduğu halde Hazırlık Ziyareti başvurusu yapan kuruluşların başvuruları geçersiz sayılır. Başvuru sahibi kuruluşların, LdV Programı'nca tarif edildiği şekliyle mesleki eğitim ile bağlantılarının olması gerekmektedir. Ulusal Ajans, başvuru sahibi kuruluşun mesleki eğitim bağlantısını kanıtlayıcı ek belge talep edebilir. Mesleki eğitim ile bağlantısı olmayan ya da çok sınırlı olan başvuru sahiplerinin başvuruları geçersiz sayılır. Ulusal Ajans, başvuru sahibi kuruluşun LdV Programı'nca tarif edildiği şekliyle mesleki eğitim bağlantısı olmadığı kanaatine varırsa başvuru geçersiz sayılır. Ayrıca, başvuru sahipleri, Ulusal Ajans'ın talep ettiği tüm belgeleri eksiksiz sunmalıdırlar. Bu belgeler irtibat semineri için; seminerin çalışma dilini bildiğini gösterir belgedir. Belirtilen belgeleri sunmayan başvuru sahiplerinin başvuruları geçersiz sayılır. LdV Programı için belirlenen yabancı dil düzeyleri şunlardır:  Başvuru sahiplerinin başvuruları ile birlikte sunmaları gereken dil puanı belgesi, KPDS: 60 olarak belirlenmiştir. KPDS 60 puanına denk gelen diğer yabancı dil puan ve belgelerinin denklik puan değerlerine T.C. Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi (ÖSYM) internet adresi olan ÖSYM ‘nin Yabancı Dil Sınavları Eşdeğerlilikleri sayfasından veya doğrudan http://osym.gov.tr/belge/1-13260/yabanci-dil-sinavlari-esdegerlikleri-13012012.html linkinden ulaşılabilmektedir. KPDS dışında dil belgesine sahip başvuru sahiplerinin, başvuru öncesinde kendi durumlarına ilişkin denk belgeler için söz konusu siteyi kontrol etmeleri gerekmektedir.  Yabancı dille eğitim yapan bir fakülteden mezuniyet belgesi veya diploması ya da yabancı bir dilde filoloji eğitimi veren bir bölümden (fakülte) mezuniyet belgesi veya diploması. Bu tür belgelerin sunulması halinde yukarıda belirtilen dil belgesi kriteri aranmaz.  İrtibat Semineri çalışma dilinin başvuru sahibinin anadilinde olduğunun kanıtlanması halinde, yabancı dil belgesi sunulması gerekmez. Diğer Şartlar: Başvuru sahibini temsilen İrtibat Seminerine katılacak kişi, başvuru sahibi kuruluşun personeli (veya STK olması durumunda resmi üyesi) olmalıdır. İrtibat Seminerine, başvuru sahibinin personeli/üyesi olmayan kişiler katılamaz. Bunun ispatı başvuru sahibine aittir ve talep edilmesi halinde kanıtlanmak zorundadır. İrtibat Semineri İle İlgili Önemli Hususlar Bir kuruluş aynı proje için birden fazla İrtibat Seminerine başvuramaz. Başvuru sahibinin faaliyet alanı, İrtibat Seminerinin konusu ile ilgili olmalıdır. Seminer konusu ile ilgisiz kuruluşların başvurusu kabul edilmez. Mevcut (tamamlanmamış) bir LdV projesi bulunan bir kuruluş, ilgili projeyi tamamlamadan yeni bir başvuru yapamayacağından, amacı yeni bir proje yapmak olan İrtibat Seminerine de katılamaz. İrtibat Seminerine Aynı Kuruluştan Kaç Kişi Katılabilir? Bir İrtibat Seminerine aynı kuruluştan en fazla bir kişi katılabilir. Çok özel durumlar gerekçelendirildiği takdirde iki kişi katılabilir. İrtibat Seminerlerinin Süresi İrtibat Seminerlerinin süresi en az 1 gün, en çok 5 gün olabilir. Başvuru Nasıl Yapılır? Bir LdV İrtibat Semineri başvurusu yapmak için aşağıdaki işlemlerin yapılması tavsiye edilmektedir: 1. İrtibat Semineri Seçmek: Başvuru sahibi, 2012 LdV İrtibat Seminerleri Listesi’nden konusu kuruluşun faaliyet alanına ve yapılması öngörülen proje konusuna uygun bir İrtibat Semineri seçmelidir. 2. Başvuru Formunu Online Doldurmak: Başvuru sahibi online olarak 2012 Hazırlık Ziyaretleri Başvuru Formu’nu doldurmalıdır. Form, hiçbir soru ve bölüm boş bırakılmadan eksiksiz olarak doldurulmalıdır. Online doldurulan başvuru formundaki kod ile kağıt formatta sunulan başvuru formundaki kodun aynı olması gerekmektedir. Başvuru formunuzun çıktısını almak için, TURNA sistemine başvuru formunuzu yükledikten sonra “Başvurularım” bölümünde başvurunuzu listede bulup “Başvuru Formunu Göster” ile formunuzu Adobe Reader'da açıp, file-print seçeneğini kullanarak, başvurunuzun çıktısını alabilirsiniz. 3. Yabancı Dil Belgesi: İrtibat Seminerine katılacak olan kuruluş personeli, İrtibat Seminerinin çalışma dilini bildiğini belgelemelidir. Dil belgesinin orijinal olması ya da noter onaylı olması gerekmez. Yabancı dil kriterleri için Ulusal Şartlara bakınız. 4. Başvurunun Sunulması: Başvuru formu doldurulup online olarak onaylandıktan (submit) sonra bir çıktısı alınarak beyan (declaration) bölümleri başvuru sahibi kuruluşun yasal yetkilisi tarafından mutlaka imzalanmalı ve mühürlendikten (imza ve mühür ıslak olmalıdır) sonra 1 nüsha olarak son başvuru tarihinden önce ekleri ile birlikte Başkanlığımıza elden ya da posta (postaya veriliş tarihi esas alınır) ile teslim edilmelidir. T.C. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) / LdV Programı Mevlana Bulvarı No: 181, 06520 Balgat - Çankaya/Ankara Son Başvuru Tarihi Son başvuru tarihi, her bir İrtibat Semineri için ayrı ayrı belirlenen ve Programın internet sitesinde açıklanan tarihlerdir. Başvuruda Teslim Edilecek Dokümanlar Başvuru yaparken aşağıdaki dokümanların tamamının sunulduğundan/yapıldığından emin olunmalıdır: LdV İrtibat Semineri Başvuru Formu online olarak doldurulup submit edildikten sonra aşağıdaki dokümanlar Başkanlığımıza sunulmalıdır: LdV Hazırlık Ziyareti Başvuru Formu Yabancı dil belgesi, Başvuru formunun cd veya dvd'ye kayıtlı hali. Ne Kadar Hibe Sağlanır? İrtibat Seminerine katılacak kişilere gidecekleri ülkenin uzaklığına, ve seminerin süresine göre seyahat, seminer ücreti ve özel ihtiyaç sahibi kişiler için ek ödemeler gibi belli miktarlarda hibe sağlanır. Hibeler aşağıdaki kalemleri kapsamaktadır: 1. Seyahat: Katılımcının (başvurusu kabul edilen bir kurumu temsilen ziyarete katılacak kişiye "katılımcı" denir) evinden başlayarak ziyaretin düzenleneceği yere ve/veya kalınacak yere kadar olan ve ziyaretin düzenlendiği yerden ve/veya kalınan yerden yararlanıcının evine kadar olan seyahat harcamaları karşılanır. Bunun dışında yapılan seyahat harcamalarını yararlanıcı, kendisine ödenen harcırahtan karşılaması gerekir. Yurtdışına çıkış harcı ile vize giderleri de seyahat kaleminden ödenir. Onun için seyahat bedeli talep edilirken yurtdışına çıkış harcı ile varsa vize giderleri de dikkate alınarak talep edilmelidir. Ulaşım harcamalarında toplu taşımanın mümkün olduğunca kullanılması ve ekonomik sınıf biletler alınması esastır. Seyahat harcamaları kapsamındaki harcamalar gerçek miktarlar üzerinden hesaplanır ve her bir harcama için belge tutma ve bunları faaliyet sonrasında LdV İrtibat Seminerleri Nihai Raporu ile birlikte Başkanlığımıza sunma zorunluluğu vardır. 2. İrtibat Semineri Ücreti: İrtibat Seminerleri ücretlidir. Bu ücretlere “paket ücret - package costs” denir ve ücretlere konaklama ve iaşe-ibate masrafları dahil olduğundan yararlanıcılara ayrıca harcırah ödenmez. Dolayısıyla gidilecek ülkenin günlük harcırah miktarı ne olursa olsun ilgili paket ücret ödenir. Ancak, İrtibat Seminerinin programı eğer bir gün önce gitmeyi ve/veya bir gün sonra dönmeyi gerektiriyorsa, bu günler için harcırah ödenir. Ama bu miktar, İrtibat Seminerinin süresi de dahil olmak üzere toplamda 5 günü geçemez. LdV İrtibat Seminerleri - 2012 Yılı Harcırah Miktarları Seyahat ve Giriş/Çıkış Vize Masrafları Hariç Ülke Avusturya – AT Belçika – BE Bulgaristan – BG İsviçre - CH GKRY – CY Çek Cumhuriyeti – CZ Almanya – DE Danimarka – DK Estonya – EE Yunanistan – GR İspanya – ES Finlandiya – FI Fransa – FR İngiltere – GB Hırvatistan - HR Macaristan - HU İrlanda - IE İzlanda - IS İtalya - IT Lihtenştayn - LI Litvanya - LT Lüksemburg - LU Letonya - LV Malta - MT Hollanda - NL Norveç - NO Polonya - PL Portekiz - PT Romanya - RO İsveç - SE Slovenya - SI Slovakya - SK Türkiye - TR 1 Günlük Miktar (€) 126 119 77 182 105 105 112 161 91 112 119 147 140 161 112 98 133 126 133 182 91 119 91 98 126 182 91 105 84 147 112 98 98 2 Günlük Toplam Miktar (€) 252 238 154 364 210 210 224 322 182 224 238 294 280 322 224 196 266 252 266 364 182 238 182 196 252 364 182 210 168 294 224 196 196 3 Günlük Toplam Miktar (€) 378 357 231 546 315 315 336 483 273 336 357 441 420 483 336 294 399 378 399 546 273 357 273 294 378 546 273 315 252 441 336 294 294 4 Günlük Toplam Miktar (€) 504 476 308 728 420 420 448 644 364 448 476 588 560 644 448 392 532 504 532 728 364 476 364 392 504 728 364 420 336 588 448 392 392 5 Günlük Toplam Miktar (€) 630 595 385 910 525 525 560 805 455 560 595 735 700 805 560 490 665 630 665 910 455 595 455 490 630 910 455 525 420 735 560 490 490 Harcırah giderleri için herhangi bir belge tutma zorunluluğu yoktur. 3. Özel İhtiyaçlar: Seyahat esnasında veya yurt dışında bulundukları süre içinde özel ihtiyaçları olabilecek olan engelli (engelliler için refakatçi talepleri de kabul edilebilir) veya dezavantajlı kişiler engellilik/dezavantajlılık durumuna göre ek hibe talep edebilirler. Refakatçılara da yararlanıcıya ödenen seyahat ve harcırah miktarları ödenir. Başvuru sahibi başvuru formunda yukarıda açıklanan harcama kalemlerinin herhangi birinden, alabileceği miktardan daha az talep etmişse, talep ettiği miktar (lar) kabul edilir. Not: Harcırah (ve paket ücret) dışındaki tüm harcamalar için belge (fatura, fiş, dekont,makbuz, uçak biniş kartları vs.) tutma ve bunların kopyalarını nihai rapor ile birlikte Başkanlığımıza sunma zorunluluğu vardır. Başvuruların Değerlendirilmesi Başvuru dönemi kapandıktan sonra tüm başvurular ilgili veritabanlarına girilir ve bundan sonra Başkanlığımızla yapılacak tüm yazışma ve işlemlerde kullanılmak üzere, başvuru sahibine özel bir referans numarası verilir. Örnek: 2012-1-TR1-LEO06-xxxxx. Başvuru formunun Başkanlığımıza ulaştığını ve LdV Programı tarafından teslim alındığını gösteren ve bundan böyle sürekli olarak kullanılacak olan referans numarasını içeren resmi bir “alındı” yazısı başvuru sahibi kuruluşunun adresine postalanır. Bu belge başvurunun Başkanlığımızca teslim alındığını gösterir, başvurunun kabul edildiği anlamına gelmez. Aynı döneme ait tüm başvurular Başkanlığımıza ulaştıktan sonra iki tür değerlendirme yapılır: 1. Uygunluk Kontrolü: Uygunluk kontrolünde başvuru, uygunluk kriterlerini taşıyıp taşımadığına göre değerlendirilir. Uygunluk kriterlerinin tamamının sağlanması gerekir, kriterlerden birisi eksik olan başvurular içerik değerlendirmesine alınmadan reddedilir ve ret gerekçesi yazılı olarak başvuru sahibi kuruluşa bildirilir. Bunun için lütfen Uygunluk Kriterleri'ni inceleyiniz. 2. İçerik Değerlendirmesi: Uygunluk kontrolünü geçen başvurular içerik açısından değerlendirilir. Başvuru sahibinin başvuru formundaki sorulara verdiği cevaplar esas alınarak iki uzman tarafından içerik değerlendirmesi yapılır. Hibeler sınırlı olduğundan, başvurular aldıkları puanlara göre sıralanır ve hibe tahsisi en yüksek puan alan başvurudan başlayarak verilir. Bunun için lütfen İçerik Değerlendirme Kriterleri' ni inceleyiniz. 2012 Avrupa Öncelikleri 2012 yılında LdV İrtibat Seminerleri kapsamında herhangi bir Avrupa önceliği bulunmamaktadır. 2012 Ulusal Öncelikler 2012 yılında, içerik değerlendirmesindeki standart puanlara (100) ilave olarak ayrıca LdV İrtibat Semineri kapsamında uygulanacak ulusal öncelikler şunlardır: 2007'den itibaren Hayatboyu Öğrenme Programı kapsamında LdV Projeleri kapsamında hiç hibe almamış kuruluşların başvuruları önceliklidir (ek 5 puan).  Özel sektör kuruluşlarından ve sivil toplum kuruşlarından sunulan başvurulara ek 3 puan verilecektir.  Dezavantajlı grupların ve engellilerin iş dünyasına katılımını öngören başvurulara ek 2 puan verilecektir.  Karadeniz, Güneydoğu Anadolu ve Doğu Anadolu bölgelerinden gelen başvurulara ek 5 puan verilecektir. Değerlendirme Sonrası Süreç Değerlendirmeler tamamlandıktan sonra sonuçlar Başkanlığımız bünyesindeki Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) Değerlendirme Komitesine sunulur. Komite, sonuçları değerlendirerek başvuruyu onaylar veya gerekçeli olarak reddeder. Başvuru reddedilmiş ise, bu durum yazılı olarak gerekçesiyle birlikte başvuru sahibi kuruluşa bildirilir. Başvuru kabul edilmiş ise, kabul yazısı ile birlikte iki nüsha olarak hazırlanan Hibe Sözleşmesi ve ek(ler)i yararlanıcıya gönderilir. Hibe Sözleşmesi dikkatle okunmalı ve her sayfası kuruluşu yasal olarak temsil eden kişi tarafından imzalanmalıdır. İki nüsha olarak imzalanan Hibe Sözleşmesi Başkanlığımıza tekrar gönderilmelidir. Başkanlığımıza ulaşan Hibe Sözleşmesi Merkez Başkanı (veya vekili) tarafından da imzalandıktan sonra bir nüshası yararlanıcıya gönderilir, diğer nüsha ise yararlanıcının dosyasına konulur. Karşılıklı imzalanan Hibe Sözleşmesinden sonra seyahat hibesinin %80'i ile irtibat semineri ücretinin tamamı (AB Komisyonu ile Başkanlığımız arasındaki anlaşmalara bağlı olarak bu oran değişebilir) peşin olarak seminer başlamadan, yararlanıcının sözleşmede belirttiği hesaba (bu hesabın bireysel değil, yararlanıcının Avro cinsinden kurumsal hesabı olması gerekir) ödenir. İrtibat Seminerine Katılım Sonrası Süreç Yararlanıcı, hibenin %80'ini aldıktan sonra İrtibat Seminerine katılmakla yükümlüdür. Şayet mücbir bir sebep[1] (bu sebep Başkanlığımızca onaylanmış olmalıdır) dışında bir nedenle bu yükümlülük yerine getirilmezse, yararlanıcıya ödenen hibenin iadesi talep edilir. Aynı şekilde, onaylanan bir İrtibat Semineri dışında başka bir etkinliğe katılan yararlanıcıdan ödenen hibenin tamamının iadesi talep edilir. Yararlanıcının kusuru olmadan herhangi bir nedenle ertelenen seminer için, seminerin içeriğinde yerinde ve süresinde herhangi bir değişiklik olmaması kaydıyla, yararlanıcının tekrar başvuru yapmasına gerek yoktur. Böyle bir durumda, yararlanıcının seminerin yeni tarihlerini belirten bir dilekçeyle Başkanlığımıza başvurması yeterlidir. Herhangi bir nedenle İrtibat Semineri iptal edilmişse ya da yararlanıcı mücbir bir sebeple katılamıyorsa, yararlanıcının o güne kadar yapmış olduğu harcamalar ödenir. İrtibat Seminerlerinin, yararlanıcıların vazgeçmesi sebebiyle iptal edilmelerini önlemek amacıyla "iptal ücreti" adı altında bir yaptırım söz konusudur. İrtibat Seminerini düzenleyen ulusal ajanslar iptal ücreti öngörebilirler ve eğer yararlanıcı mücbir bir sebeple İrtibat Seminerine katılamazsa bu iptal ücretini aldığı hibeden, mücbir sebep dışındaki bir sebeple katılmazsa kendisi ödemek durumundadır. İrtibat Seminerini tamamlayan yararlanıcı döndüğünde LdV İrtibat Seminerleri Nihai Raporu'nu seminerin bitiş tarihinden itibaren en geç 30 gün içinde doldurarak Başkanlığımza sunma zorunluluğu vardır. Bu rapor ile birlikte seyahate ilişkin tüm belgeler (bilet, fatura, makbuz, fiş, uçak biniş kartları, vize, yurtdışı çıkış harcı vs.), varsa özel ihtiyaçlar için yapılan masrafların ilgili belgelerinin Başkanlığımıza sunulması gerekir. Bu dokümanlardan herhangi biri eksik olduğu takdirde, eksik olan belgenin niteliğine göre bakiye kalan %20'lik ödemeden ya eksik ödeme yapılır ya da hiç ödeme yapılmaz. Uçak biniş kartları ile katılım sertifikası eksik olursa ödeme yapılmaz, bunlar hiç sunulmadığı takdirde faaliyet gerçekleştirilmemiş sayılır ve hibenin tamamının iadesi yararlanıcıdan talep edilir. Uçak biniş kartlarının olmadığı ya da kaybedildiği durumlarda yararlanıcının, ilgili havayolundan uçuşun gerçekleştiğine dair yazı alması gerekir. Nihai raporun mali harcama kısmını doldururken yararlanıcı, yaptığı geçerli yazmalıdır. Nihai raporun mali harcama kısmını doldururken yararlanıcı, yaptığı geçerli yazmalıdır. Nihai raporda gerçekleşenden daha az harcama yapıldığı beyan edilmişse, beyan edilen tutar esas alınır. Nihai raporu onaylanan yararlanıcının bakiye kalan %20'lik hibesi, gerçekleşen miktar üzerinden hesaplanarak ödenir ya da gerçekleşenden fazla ödeme yapılmışsa iade talep edilir. Son ödeme de yapıldıktan sonra yararlanıcıya kapatma yazısı (closure letter) yazılır. Kapatma yazısında, yararlanıcıya süreç boyunca ne kadar ödeme yapıldığı, varsa kesintiler vs. bildirilir ve itiraz için 30 günlük süre verilir. Sürenin sonunda herhangi bir itiraz yapılmamışsa sözleşme sonlandırılır ve süreç sona ermiş olur. Sürecin sona ermesinden sonra da yararlanıcılar sözleşme gereği, seminer ve harcamalarıyla ilgili tüm belgelerinin asıllarını beş yıl süreyle saklamak zorundadır. [1] Mücbir sebep, hukukta görevin, taahhüdün ve sorumluluğun yerine getirilmesine engel teşkil edebilecek nitelikte bulunan ölüm, iflas, hastalık, tutukluluk ve buna benzer hallerdir