Smjernice za pripremanje budžeta u okviru Javnog poziva projekta Dijalog za budućnost BUDŽET  Budžet je tabelarni prikaz projekat uspješno realizirao; troškova koji su neophodni kako bi se  Budžet prati projektni prijedlog. Kada pripremate budžet, pripremajte ga realno, tako da je buduća realizacija moguća u procentu od najmanje 95%;  Pokušajte osigurati što je moguće više utvrđenih troškova izbjegavajući približne procjene;  Budžet je jedan  od pokazatelja uspješnosti projektne ideje; Vodite računa da je tabelarni prikaz jasan i da osoba koja će raditi ocjenjivanje vašeg projektnog prijedloga ima sve neophodne informacije jasno prikazane u budžetu. Projekti u okviru projekta „Dijalog za Budućnost“ : • Dužina trajanja do 10 mjeseci ( u razdoblju februar/veljača 2014 decembar/prosinac 2014. godine); • Vrijednost projektnih prijedloga koji će se dodijeliti u okviru ovog poziva mora biti između sljedećeg minimalnog i maksimalnog iznosa:  NVO: od 30,000-80,000 BAM;  Neformalne grupe i pojedinci: od 5,000-30,000 BAM.  Prije nego počnete pripremati projekt i budžet pažljivo pročitajte smjernice, u njima ćete naći detaljna upustva što se ovim javnim pozivom može finansirati a što ne. (FAQs) PRIKAZ TROŠKOVA Budžetska podjela troškova ide na 5 budžetskih kategorija: 1. 2. 3. 4. 5. Ljudski resursi/Osoblje Putovanje/prevoz administrativni troškovi Kancelarijski troškovi Projektni troškovi Promocija projektnih aktivnosti (vidljivost) Prve tri kategorije čine administrativne troškove, te oni ne smiju biti veći od 20% ukupnog budžeta BROJ KATEGORIJA JEDINICA BROJ JEDINICA JEDINIČNA CIJENA UKUPNO VLASTITI DOPRINOS UKOLIKO GA IMA : mjerna jedinica kategorije , mijenja se u zavisnosti od kategorije . Ako su u pitanju troškovi koji nastaju na mjesečnoj osnovi plate ili kirija jedinica će biti mjesec; Ukoliko se radi o opremi jedinica će biti komad; kod konsultanata jedinica je dan ili paušal zavisno od načina na koji je dogovoreno izvršavanje zadataka kroz opis posla. kao što joj i ime kaže se se odnosi na cijenu jedinice u konvertibilnim markama. i trebali bi biti zaokruženi cijeli brojevi (sa nula decimalama) . je cijena koštanja jedne kategorije, to je jedinične cijena pomnožena sa predviđenim brojem jedinica. Koristiti formulu u tabeli u excelu u kojoj radite budžet, kako biste bili tačni pri izračunu. Ukoliko planirate imati vlastiti doprinos realizaciji projekta neophodno je staviti dodatnu kolonu u budžet. Razdvojite doprinos organizacije i/ili doprinos drugih donatora od onoga što tražite svojim projektnim prijedlogom.  U ovoj kategoriji potrebno je planirati osoblje koje će raditi na sprovedbi projekta. Svaka eventualna pozicija predstavlja jednu podkategoriju.  Dužina trajanja može da bude tokom čitave implementacije projekta ili za neki kraći broj mjeseci.  Ukoliko osoblje, koje će raditi na implementaciji projekta, ne radi puno radno vrijeme na naznačenoj poziciji treba staviti asterisk (*) pa detaljnim pojašnjenjima na dnu tabele precizirati u kom procentu je predviđeno plaćanje za tu poziciju.  U troškove koji su predviđeni po pojedinačnoj podkategoriji za osoblje treba uključiti kompletnu mjesečnu bruto nadoknadu (plata i doprinosi).  Svo angažovano osoblje mora imati validan ugovor u skladu sa zakonom. Broj kategorija Jedinica Broj jedinica Jedinična cijena Ukupno 1. OSOBLJE 1.1 Rukovodilac projekta mjesec 12 150 1,800 1.2 Asistent na projektu* (50%) mjesec 6 50 300    Uz sve pozicije koje se predložene za finansiranje treba da stoji opis posla sa detaljno izlistanim dužnostima koje će osoba obavljati tokom implementacije projekta; Za pozicije koje će biti djelomično finansirane, treba priložiti čitav opis posla a izdvojiti dužnosti koji će osoba obavljati; Ukoliko u organizaciji već postoji osoblje koji će obavljati funkcije predložene za finansiranje neophodno je priložiti biografije osoblja.  Iz ove kategorije predviđeno je da se vrši plaćanja svih troškova koji su vezani za putovanje osoba koje rade na upravljanju projektom.  Praksa je da se dnevnice isplaćuju samo u slučaju putovanja u drugu općinu/opštinu koja je udaljena tek toliko da je noćenje neophodno.  Ova kategorija je u većini slučajeva , predviđena za CSO koje ne implementiraju projekte u matičnim opštinama;  Isplata ide isključivo osoblju koje je uposleno na implementaciji projekta i samo za vrjeme trajanja implementacije u svrhu ostvarivanja projektom predviđenih rezultata;  Dnevnice se isplaćuju u skladu sa pravilnikom organizacije o dnevnicama; Broj kategorija Jedinica Broj jedinica Jedinična cijena Ukupno 2. Putovanje /prevoz 2.1 Lokalna putovanja dnevnica 10 20 200,00 2.2 Benzin kilometar 200 0,25 50,00  Za troškove benzina u kategoriji jedinica - kilometri;  Cijenu koja je pravilnikom organizacije predviđena za plaćanje po kilometru u skladu je sa postojećim zakonima na tom polju navedite u kategoriji jedinična cijena ;  Broj jedinica će se navesti broj kilometara koju su po vama neophodni za uspješnu implementaciju projekta ;  Potrebno je dati pojašnjenje navedenog obračuna (u narativnom pojašnjenju bužeta predviđenom prostoru u projektnom prijedlogu). Broj kategorija Jedinica Broj jedinica Jedinična cijena Ukupno  U kancelarijske troškove spadaju stanarina, struja, voda telefon i/ili grijanje ukoliko nije uključeno u cijenu stanarine. Svaka od stavki treba biti budžetirana na mjesečnoj osnovi bez obzira da li se radi o potpunom ili djelomičnom finansiranju od strane UN-a;  Sve stavke trebaju biti razdvojene ukoliko se kao takve i plaćaju. Ako su u cijenu kirije uključene npr. struja i voda potrebno je u narativnom djelu naglasiti kako oni čine integralni dio tog plaćanja. Svi budući računi trebaju glasiti na ime organizacije ili zakonskog vlasnika iznajmljenog prostora, sa kojim trebate imati zaključen ugovor. Broj kategorija Jedinica Broj jedinica Jedinična cijena Ukupno 3.2.1 Vreća za spavanje komad 1 150 150.00 3.2.2 Šator komad 1 200 200.00  Navesti opremu koju planirate kupiti tijekom realizacije projekta, u narativnom dijelu budžeta, ponuditi argumente, zašto je navedena oprema potrebna i na koji način će utjecati tj. poboljšati planiranu realizaciju projekta;  Ukoliko se oprema kupuje za svakodnevno korištenje u upravljanju projektom spada pod administrativne troškove i biće u kategoriji kancelarijski troškovi.  Ukoliko je oprema namjenjena sprovedbi određenih projektnih aktivnosti može biti uvrštena kao projektni trošak i ne smije prelaziti 10% vrijednosti budžeta.  Jedinične cijene koje se unose u budžet trebale bi biti napravljene na što realnijoj osnovi za traženu kategoriju (preporučujemo da uradite procjena u skladu sa realnim tržišnim cijenama).  Ukoliko bužetom želite tražiti plaćanje mobitela nekom od osoblja koje radi na implementaciji projekta isplata treba biti u skladu sa pravilnikom organizacije a ne smije prelaziti 20 KM mjesečno;  Osoblje kome se ovi troškovi plaćaju mora imati mogućnost da priloži listing poziva za broj za koji se plaća nadoknada, odnosno mora imati mjesečni račun za svoj mobitel;  Troškovi nadopuna ili bonova za mobilne telefone nisu prihvatljivi;  U kancelarijske troškove spadaju i troškovi uredskog materijala,poštarine i sl.;  Kategorije nepredviđeni troškovi i reprezentacija su neprihvatljive tako da vas molimo da u budžetima ne navodite te stavke.  Predstavljaju sve osnovne (direktne) troškove projekta, svi neophodni troškovi koji su neophodni za uspješnu implementaciju projekta odnosno realizaciju projektnih ideje. Ovi troškovi predstavljaju okosnicu budžeta.  Sve ostale navedene budžetske kategorije su “podrška” ovoj kategoriji.  Svi programski troškovi trebaju biti navedeni u ovoj kategoriji i oni su slika projektnih aktivnosti.  Troškovi organizovanja seminara /konferencija, štampanja publikacija, prevođenja i nekih istraživanja također spadaju u ovu grupu troškova.  Troškove treba vezati za realizaciju aktivnosti i tako ih i staviti u dodatak predviđen za planiranje/projekciju troškova.  Vidljivost ili promocija projekta se treba fokusirati na promociju donatora projekta (Zajednički projekt UN-a „Dijalog za budućnost“ )  Iz ove kategorije mogu biti plaćeni troškovi za javne događaje,konferencije za štampu, pisane publikacije i novinske članke, web stranice, banere, promotivni materijal, fotografije i ostali audiovizualni materijal i sl.;  Ovisno od veličine projekta ovi troškovi bi se trebali kretati između 5% do maksimalnih 10% vrijednosti budžeta.  Ukoliko dobro isplanirate potrošnju imaćete dobar priliv sredstava koji će vam omogućiti nesmetanu realizaciju projekta.  Projekti koji budu odobreni za finansiranje trebaju uraditi prevod slijedećih dokumenata na engleski jezik :  Projektni prijedlog,  Budžet ,  Logički okvir  Plan aktivnosti i promocije .  Troškovi prevoda navedenih dokumenata su jedini troškovi koji će biti naknadno priznati (prema broju prevedenih stranica);  Uspješne organizacije novac će primiti u najmanje tri tranše*;  OCD je dužna da otvori poseban račun ili podračun na kojem će odvojeno od ostalih sredstava biti uplaćena sredstva projekta „Dijalog za budućnost“. * U slučaju sklapanja ugovora, vrijede ugovorni modaliteti pojedine UN agencije – UNDP, UNICEF i UNESCO. • • Ukoliko organizacija ima sufininsijera ili sama sufinansira projekt ta sredstva moraju biti prebačena na ovaj račun.; Prva rata će predstavljati iznos projektovanih troškova za prvu trećinu implementacije; • Druga rata će biti uplaćena nakon što se podnese narativni i finansijski izvještaj o implementiranim aktivnostima i utrošku od 80 % prve rate; • Treća ili finalna rata je 10% posto vrijednosti projekta i nju bi organizacija trebala sama isfinansirati a sredstva će biti uplaćena po odobrenju finalnog narativnog i finansijskog izvještaja.  Nakon što se završi evaluacija te se odobre projekti za finansiranje osoblje projekta Dijalog za budućnost može bilateralno sa svakom od organizacija postići dogovor o izmjeni određenih troškove koji se nađu kao potrebni ili neophodni za uspješnu sprovedbu projekta.  Tim projekta Dijalog za budućnost također zadržava pravo da ne finansira u potpunosti prijedlog budžeta već da da sugestije za manje eventualne izmjene.  Ukoliko projektni tim Dijaloga za budućnost smatra kako su neke od stavki neprihvatljive sa organizacijaom će se uz pojašnjenje , napraviti dogovor da se umanji cijena neke od jedinica i/ili broja jedinica u cilju što bolje učinkovitosti sredstava.           Hvala na pažnji! Ukoliko imate dodatnih pitanja, pišite nam na [email protected]