SD DivIT Informatika, telekomunikacije i dizajn Olimpijska 7, 71 000 Sarajevo T: +387 33 831 704 M:+387 61 841 255 M: [email protected] Web. www.divit.ba ________________________________________________ Forster Metallbau GmbH – Predstavništvo u BiH Vogošćanskih odreda 44b 71320 Vogošća Bosna i Hercegovina Tel/Fax +387 33 972 066 Mob. +387 62 783 718 e-mail: [email protected] Internet: www.forster.at sistemi regala ● zaštita od buke ● saobraćajna tehnika Ponuda usluge opremanje arhivskih depoa i upravljanja registratorskom/arhivskom građom u arhivskim depoima Sarajevo, 22.10.2013 Predstavljanje ponuđača DIVIT i Forster Metallbau GmbH Ova dva poslovna partnera razvila su zajednučju uslugu uređenja, opremanja arhivskih prostora (depoa) i uvođenje informatičkih rješenja u upravljanju registratorskom/arhivskom građom u arhivskim depoima. Divit informatika, telekomunikacije i dizajn, je uslužno i savjetodavno preduzeće, usmjereno u razvoj informatičkih usluga. Pored standardnih informatičkih usluga nudimo i usluge uvođenja informatičkih rješenja upravljanja registratorskom/arhivskom građom u arhivskim depoima. Našim klijentima pomažemo urediti i standardizirati procese upravljanja i arhiviranja dokumentacije u skladu sa pravilima arhivske struke. Uvođenjem novih rješenja, smanjujemo troškove poslovanja, povećavamo efikasnost i poboljšavamo kvalitet usluga naših naručilaca. Nastojimo da uvijek izaberemo optimalno rješenje, koje odgovara vašim potrebama i zahtjevima. Forster Metallbau GmbH, je kompanija koja se bavi proizvodnjom saobraćajne i reklamne tehnike, sistema za zaštitu od buke, te arhivskih i bibliotečnih regala. Sistemi arhivskih regala nalaze se u našem proizvodnom programu duže od 35 godina, tako da imamo veliko iskustvo u implementaciji ovih projekata širom svijeta. Ovo iskustvo i stečeno znanje, ne samo u optimalnom iskorištenju arhivskog prostora nego i u sagledavanju svih tehničkih aspekata arhiviranja određenog materijala, bilo da su u pitanju registratori ili nešto drugo, čini nas idealnim partnerom u realizaciji projekata. Analizom vaših zahtjeva, zajednički pronalazimo rješenje koje odgovara vašim potrebama. Predmet ponude Ponuda usluge uređenja, opremanja arhivskih depoa i upravljanja registratorskom/arhivskom građom u arhivskim depoima uključuje: • Opremanje arhivskog depoa arhivskim regalima Moguća je izvedba stojećih i pokretnih regala. Za manje arhive preporučujemo sistem lakih pokretnih regala. Pored uštede prostora, prednost ovog sistema je mogućnost postavljanja na bilo koju podlogu, bez potrebe fiksiranja podesta. Stojeći regali mogu se preurediti u mobilne, ako se stvori potreba. Detaljnije informacije i tehničke karakteristike o regalima možete pronaći u katalagu koji se nalazi u prilogu ove ponude. • Analiza postojećeg stanja i potreba naručioca Za svakog naručioca naših usluga izvršimo potrebnu analizu postojećeg stanja uvidom u arhivski depo, kancelarijske prostorije ili neku treću lokaciju gdje je stalno ili privremno smještena arhivska/registratorska građa naručioca kao imaoca građe. Na osnovu izvršene analize stanja uvidom mogućih lokacija i sagledavanja potreba imaoca građe, budućem korisniku naših usluga predložimo optimalno rješenje. U cilju iznalaženja optimalnog rješenja ponekad je potrebno izvšiti anketiranje uposlenih (pismeno ili usmeno) koji imaju dodira sa procesom upravljanja dokumentacijom. 2 • Sređivanje arhivskog depoa Prilikom analize postojećeg stanja vrlo često se ustanovi da je građa u arhivskim depoima nestručno odlagana. To izaziva problem prilikom kasnijeg traženja potrebne arhivske jedinice ili dokumenta, ali uspostavom elektronskog inventarnog popisa i sistema brzog traženja taj process traženja je umnogome olakšan. Smještaj arhivske građe u depoima nakon našeg uređenja vršimo po pravilima arhivske struke. • Prestruktuiranje arhivskih depoa u cilju smanjenja zauzetog prostora Kada imalac registratorske/arhivske građe posjeduje dio građe koja je pohranjena u manje arhivske jedinice (registratore ili fascikle), moguće je građu prepakovati u veće arhivske jedinice (kartonske kutije) uz uspostavu elektronskog inventarnog popisa, a sve u cilju smanjenja zauzetosti arhivskog prostora. • Numeracija arhivskih regala, polica1 i arhivskih jedinica (kutija, registratora) Preduslov za uspostavu elektronskog popisa i sistema brzog traženja je numeracija arhivskih lokacija (regala), mikrolokacija (polica) i numeracija arhivskih jedinica. Za numeraciju regala i polica koristi se brojčana numeracija, a za numeraciju arhivskih jedinica koristi se barkod. Numeracija arhivskih jedinica je ujedno i inventarni broj arhivske jedinice. • Elektronski inventarni popis građe Elektronski inventarni popis građe je izrada elektronske baze podataka svih arhivskih jedinica sa smještajnim mikrolokacijama u arhivskom depou izvođača, što je jedan od najbitnijih koraka pri uspostavi brzog elektronskog pretraživanja po arhivskim jedinicama. Neki od evidencijskih podataka (atributa) u bazi podataka mogu biti: vrsta dokumentacije, godina nastanka, lokacija u depou i sl. Evidencijeski podaci se odrede prilikom popisa. Formiranu baza podataka moguće je koristiti za izradu Arhivske knjige imaoca građe i Liste kategorija sa rokovima čuvanja građe za naručioca. Prenos popisane baze podataka arhivskog depoa naručioca moguće je integrirati u internet stranicu naručioca, gdje bi pristup bazi podataka bio internog karaktera samo za određene korisnike (uposlene) naručioca. • Izrada smjernica za daljne upravljanje i korištenje arhviskog depoa (uspostava sistema brzog traženja) Nakon provedenih svih potrebnih radnji na uređenju arhivskog depoa za naručioca naše usluge izrađujemo pisane smjernice, korištenje arhivskog depoa i korištenje sistema brzog traženja. Po potrebi klijenta moguće je organizirati kraću obuku ili prezentaciju za uposlene i/ili online podršku u određenom period prilikom traženja u elektronskom popisu. 1 Regali već imaju postavljene pločice za natpise i trake na policama. 3 Arhiviranje dokumentacijskog gradiva u papirnom obliku Svako pravno lice, u skladu sa važećim pravnim propisima, dužno je brinuti se za sigurno i propisno arhiviranje dokumentacijskog gradiva u prostoru koji mora biti odgovarajuće opremljen. Papirni arhiv u skladu sa propisanim normativima zahtjeva stalnu brigu i nadzor2. Takođe, sistem arhviranja izvornog papirnog gradiva mora obezbijediti nadzor nad arhivskim dokumentima, preglednost dokumenata, evidenciju preuzetih i izdatih dokumenata ili arhivskih jedinica. Način arhiviranja i razvrstavanje po posebnim vrstama gradiva (tematski i kronološki) dogovorimo sa naručiocem Ugovorom ili posebnom tehničkom protokolu. Protokol je ugovorno-zauzimajući dokument u kojem naručilac i izvođač odrede postupak preuzimanja, arhiviranja i upravljanja, te količinu dokumentacijskog gradiva kojeg je naručilac odlučio urediti. Uređenje postojećeg papirnog arhiva u firmi i uspostavljanje jedinstvene funkcije upravljanja arhivom je osnova za sniženje troškova vlasnika/imaoca registratorske građe. Jedna od koristi uređenja postojeće papirne arhive, jeste oslobađanje/rasterećenje pretrpanog kancelarijskog prostora registratorima. Informatička podrška, koju uspostavljamo na području usluge arhiviranja i upravljanja dokumentarnim gradivom, naručiocu omogućuje nadzor nad gradivom i potpun pregled nad arhivskim jedinicama. Opšti uslovi pogodbe Potvrda – odobrenje narudžbe Nakon potvrđivanja narudžbe, naručilac i izvođač potpišu ugovor o izvođenju usluge opremanje arhivskih depoa i upravljanja registratorskom/arhivskom građom u arhivskim depoima. Cijene i plaćanja Cijene usluge dostavit ćemo zainteresiranim stranama nakon iskazanog interesa i definiranja obima usluge. Dolazak na lice mjesta radi uvida u arhivski depo, kao i definiranja obima usluge je besplatan. Način plaćanja će biti dogovoren i određen u sklopljenom ugovoru izvođača i naručioca. Kontakt osobe: Mirnes Hasanspahić, arhivist – Divit informatika, telekomunikacije i dizajn Edin Omerbašić Dipl. Ing. - Forster Metallbau GmbH 2 - Zakon o arhivskoj građi Federacije BiH, “Službene novine Federacije BiH”, broj 45/02 ( 20.09.2002.), odredbe člana 16. Zakona; - Uredba o organiziranju i načinu vršenja arhivskih poslova u pravnim licima u FBiH, "Službene novine Federacije BiH", broj 12/03 (28.03.2003.), odredbe člana 29, 30, 32, 33 i 34 Uredbe; - Zakon o računovodstvu i reviziji u Federaciji BiH, “Službene novine Federacije BiH”, broj 83/09 (30.12.2009.), odredbe člana 31. i 32. (Načini i rokovi čuvanja knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga, izvještaja i ostale dokumentacije); 4
© Copyright 2024 Paperzz
