Interna komunkacijska procedura Mreže pravde

„Interna komunikacijska procedura“
1.NAČIN KOMUNIKACIJE
1.1.VRSTE KOMUNIKACIJE
Članice Mreže službeno komuniciraju međusobno i sa Koordinacionim odborom putem:
-razgovora na sastancima, telefonskog poziva, e mail porukom i dopisima.
U slučajevima službene komunikacije, koja uključuje:
-pozive na zajedničko djelovanje, donošenje odluka, raspodjele aktivnosti u Mrežii druge obaveze,
članica koja je inicirala komunikaciju obavezna je da napravi mini zapisnik (do 1 stranice kucanog
teksta) i pošalje ga u roku od 24 h putem službene e mail adrese Koordinacionom odboru i članici s
kojom je komunicirala.
Članica/Koordinacioni odbor koji su zaprimili zapisnik dužni su potvrditi primitak u roku od 24 h
putem jednog od službenih kanala komunikacije.
1.2. KOORDINACIONI ODBOR
U slučaju da organizacije/osobe koje nisu članice Mreže iniciraju komunikaciju sa članovima/ica
Koordinacionog odbora sa namjerom da uspostave saradnju sa Mrežom, Koordinacioni odbor je
dužan e mailom izvijestiti sve članice Mreže o održanom sastanku i proslijediti putem e maila zapisnik
svim članicama najkasnije 7 radnih dana nakon održanog sastanka.
1.3.JEZIK KOMUNIKACIJE
Tokom komunikacije svi uključeni će uvažavati različita mišljenja, a diskusije će biti vođene na
demokratski i parlamentaran način, bez korištenja jezika mržnje i/ili riječi koje se u uvriježenoj
komunikaciji smatraju uvredljivim.
U slučaju da jedna od strana u komunikaciji opetovano ponavlja uvredljive riječi/jezik mržnje taj
slučaj će biti dokumentovan i dostavljen koordinacionom odboru sa zahtjevom za reakciju.
Koordinacioni odbor je dužan da istraži taj događaj/slučaj i da donese odluku o primjerenoj reakciji.
Najstrožija mjera jeste isključenje iz članstva koje se ne može potvrditi bez glasanja članica Mreže i
najmanje 51% glasova za.
1
2.ORGANIZACIJA SASTANAKA
2.1. ZAKAZIVANJE SASTANKA
Interne sastanke mogu zakazivati članice Mreže kao i članovi/ice Koordinacionog odbora po potrebi.
Povodi za sastanak mogu biti raznovrsni ali neophodni su u slučajevima:
-razmatranja zahtjeva za članstvom, zahtjeva članice za reakcijom/podrškom, povodom osmišljavanja
i realizacije projekata, potrebe za pravljenjem/analizom izvještaja.
Trajanje sastanka će zavisiti od opsežnosti teme/tema ali nije preporučljivo da traje duže od 6 radnih
sati u jednom danu.
2.2.DOKUMENTACIJA SASTANKA
Ukoliko članica Mreže zahtjeva sastanak sa Koordinacionim odborom i više od 1 članice a na kojem će
biti razmatrane aktivnosti Mreže/strateški smjerovi i ciljevi Mreže, neophodno je prije zakazivanja
tražiti pismeno odobrenje od Koordinacionog odbora Mreže.
Dopis za odobrenje mora sadržavati:
- razlog zakazivanja sastanka, predloženo vrijeme, mjesto i tentativni Dnevni red.
Osim u slučajevima kad je neophodno djelovati odmah (nemiri, opasnost od ugrožavanja
bezbjednosti članice i dr) sastanak treba zakazati minimalno 15 dana prije određenog datuma za
sastanak.
Svaki službeni sastanak treba imati unaprijed definisan Dnevni red i biti dokumentovan:
-zapisnikom sa zaključcima, fotografijom, potpisanom listom učesnika.
Ukoliko je tema sastanka od izuzetne važnosti za Mrežu i može uticati na njen rad i razvoj, sastanak je
obavezno snimati na diktafon uz prethodnu napomenu prisutnima da će razgovor biti sniman. Snimak
se šalje Koordinacionom odboru na pohranu i čuva se minimalno 1 godinu dana.
2.3.ZAPISNIK
Zapisnik i ostali relevantni dokumenti šalju se svim učesnicima kao i Koordinacionom odboru na
pregled i odobrenje najkasnije 5 radnih dana po okončanju sastanka.
U slučaju da niko od recipijenata dokumentacije ne pošalje pisani komentar u roku od 7 radnih dana,
dokumentacija će biti automatski prihvaćena kao istinita.
Zapisnik treba da sadrži slijedeće elemente:
-datum i mjesto održavanja
-popis prisutnik
-ime zapisničara/ke
2
-dnevni red
-tok razgovora u razumnim okvirima
-jasno definisan zaključak.
Zapisnik je obavezno dostaviti na memorandumu Mreže pravde BiH.
3.ZAHTJEVI ZA ČLANSTVOM
3.1. ZAHTJEV
Zahtjevi za članstvom upućuju se od strane zainteresovanih organizacija putem web formulara.
Zahtjevi se putem web administracije proslijeđuju automatski na e mail adrese članova/ica
Koordinacionog odbora.
3.2 OBRADA ZAHTJEVA
Osoba iz Koordinacionog odbora koja je zadužena za komunikaciju sa potencijalnim članicama u roku
od 48 sati mora potvrditi pismeno potencijalnoj članici da je zahtjev zaprimljen i obavijestiti je koje
naredne korake treba poduzeti:
-pročitati upute na web stranici mrezapravde.ba o kriterijima za prijem o članstvo,
-pročitati uslove Sporazuma o učešćui ostale strateške dokumente;
- dostaviti Pismo namjere u kojima potvrđuje pod materijalnom i pravnom odgovornošću da
ispunjava kriterije navedena na web adresi http://mrezapravde.ba/mpbh/latinica/txt.php?id=11.
Koordinacioni odbor na svojim redovnim sastancima treba razmatrati zahtjeve za prijem u članstvo,
te izložiti članicama svoj prijedlog/stav te ih pozvati na glasanje.
Ukoliko organizacija ispunjava uslove, na osnovu odluke Odbora / članica Mreže organizaciji se
dostavlja pismenim putem potvrda o primitku u članstvo Mreže.
U slučaju da organizacija ne ispunjava kriterije za uLazak u članstvo Mreže, Koordinacioni odbor je
dužan u roku od 48 h od donošenja odluke pismeno obavijestiti organizaciju o odluci i razlozima za
donošenje takve odluke.
3.3. OBAVEZE NOVE ČLANICE
Nova članica Mreže dužna je da pročita i potpiše Sporazum o pristupanju te jedan primjerak originala
dostavi Koordinacionom odboru u što skorijem roku.
Novoj članici dostavljaju se potom svi relevantni dokumenti Mreže putem e maila, na čije se
poštivanje obavezuje potpisivanjem Sporazuma o pristupanju. Na slijedećem sastanku članica Mreže
nova članica će predstaviti svoj rad ostalim članicama.
4. ARHIVIRANJE INTERNIH DOKUMENATA
4.1. FORMIRANJE ARHIVE
3
Koordinacioni odbor dužan je napraviti i održavati elektronsku arhivu važne dokumentacije (google
share, dropbox i sl).
4.2. SADRŽAJ ARHIVE
Arhiva treba sadržavati svu dokumentaciju relevantnu za memoriju Mreže ali naročito:
strateške dokumente,
-prijedloge projekata,
-zapisnike sa sastanaka,
-kontakt lista članica,
-zahtjeve članica,
-potpisane sporazume o učešću,
-reakcije članica/Mreže,
-skenirane medijske natpise o aktivnostima/organizacijama vezanih uz rad Mreže
-publikacije, fotografije, video materijal...
4.3. PRISTUP ARHIVI
Upute za pristup i rukovanje elektronskom arhivom trebaju dobiti svi članovi/ice Koordinacionog
odbora.
Osoba koju odredi Koordinacioni odbor treba najmanje jednom mjesečno praviti kopiju arhive na
vanjski hard disk koji će biti pohranjen kod predsjedavajućeg Mreže.
4

Download Report