Τα εργαλεία που συνεπικουρούν το ανοικτό

31
Τρίτη 14 Μαΐου 2013
Ένας χρήσιμος «οδηγός» για ηγέτες, στελέχη και προσωπικό που επιθυμούν να καινοτομούν
Τα εργαλεία που συνεπικουρούν το ανοικτό management
για τη γραμματεία διοίκησης επιχειρήσεων - οργανισμών
ΤΟ εν λόγω άρθρο κλείνει τον κύκλο μιας σειράς άρθρων, που δημοσιεύτηκαν από την έγκριτη οικονομική εφημερίδα ΕΞΠΡΕΣ στις
27.11.2011, 16.9.2012, και 14.2.2013 και τα οποία αφορούσαν τον
τομέα γραμματείας, το επάγγελμα γραμματέων, το Ελληνικό Πρότυπο
ΕΛΟΤ 1437 «Γραμματεία Διοίκησης - Καθήκοντα, Επαγγελματική Επάρκεια, Οργάνωση Γραφείου, Υποστηρικτικά Εργαλεία» και το κανονιστικό
πλαίσιο που διέπει τα ανωτέρω.
Με γνώμονα ότι η ενδελεχής και εμπεριστατωμένη γνώση του συνόλου των εργαλείων, που συνεπικουρούν το «ανοιχτό management»
του τομέα γραμματείας διοίκησης, θα αποτελέσει συγκριτικό πλεονέκτημα στην όλη πορεία ιδιωτικών επιχειρήσεων και δημόσιων οργανισμών, προβαίνουμε
στην κατά φορέα καταγραφή και των συμπληρωματικών εργαλείων, προκειμένου η παρουσίαση αυτή να
καταστήσει ευχερή τον εντοπισμό και τη χρήση τους.
Η υλοποίηση του ανωτέρω σκεπτικού προϋποθέτει
και προαπαιτεί ηγέτες/στελέχη και προσωπικό επιχειΤου
ρησιακών μονάδων, που οφείλουν να παραμερίζουν
Ηλία Δ.
παγιωμένες αντιλήψεις, να καινοτομούν αβίαστα και
Τζαννή*
δημιουργικά, να λειτουργούν μέσα σε λιτές και ρευστές
οργανωτικές δομές και να ασπάζονται την e-κουλτούρα με οπτική την
επιχειρησιακή επιτυχία και την εξωστρέφεια στο εξαιρετικά εύπλαστο
οικονομικό και κοινωνικό περιβάλλον της εποχής μας, που το ταλανίζουν
η κρίση, η ύφεση και η ανεργία.
Μέσα στα πλαίσια αυτά παραθέτουμε τα εργαλεία, που όπως προαναφέραμε, συνεπικουρούν συμπληρωματικά το «ανοιχτό managemen»
του τομέα γραμματείας διοίκησης και όχι μόνο και τα οποία εκπόνησαν
και διαθέτουν έγκριτοι εθνικοί, διεθνείς ή/και ιδιωτικοί φορείς και
συγκεκριμένα:
Ι. ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗΣ:
I.ι. Ο Ελληνικός Οργανισμός Τυποποίησης (ΕΛΟΤ):
• Ελληνικό Πρότυπο 1435 Υπηρεσίες Επικοινωνίας – Απαιτήσεις για
Παρόχους.
• Ελληνικό Πρότυπο 1433 Ορολογικές Πολιτικές – Ανάπτυξη και Υλοποίηση.
• Ελληνικό Πρότυπο 1381 Πληροφόρηση και Τεκμηρίωση – Λεξιλόγιο.
• Ελληνικό Πρότυπο 1429 Διαχειριστική Επάρκεια Οργανισμών για
την Υλοποίηση Έργων Δημόσιου Χαρακτήρα – Απαιτήσεις.
• Ελληνικό Πρότυπο 1197 Προστασία Κατασκευών από Κεραυνούς –
Μέρος 1ο Γενικές Αρχές (σημαντικά χρήσιμο για αρχειοστάσια).
• ΕΛΟΤ EN ISO 9001 Σύστημα Διαχείρισης της Ποιότητας.
I.ιι. Ο Οργανισμός ISO - International Organization for Standards:
• ISO/IEC Guide 73 Risk Management - Vocabulary - Guidelines for
use in standards.
• ISO/IEC Guide 73 Διαχείριση της διακινδύνευσης – Λεξιλόγιο.
• ISO 31000 Διαχείριση της διακινδύνευσης – Αρχές και οδηγίες, τεχνικές αξιολόγησης της διακινδύνευσης.
I.ιιι. Η ομάδα του Ινστιτούτου Διαχείρισης Κινδύνων (Insityte of
Risk Management U.K), η Ένωση Διευθυντών Ασφάλισης και Κινδύνου
(The Association of Insurance and Risk Managers U.K), το Εθνικό Φόρουμ για Διαχείριση Κινδύνου στον Δημόσιο Τομέα (The National Forum for Risk Management in the Public Sector UK):
• A Risk Management Standard.
II. ΤΟ ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΙΝΣΤΙΤΟΥΤΟ ΥΓΙΕΙΝΗΣ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΗΣ
ΕΡΓΑΣΙΑΣ:
• Τυποποίηση σε Θέματα Υγείας και Ασφάλειας της Εργασίας.
• Ασφάλεια και Υγεία κατά την Εργασία σε ΜΜΕ.
• Εκτίμηση και Πρόληψη Επαγγελματικού Κινδύνου στις
Διοικητικές Υπηρεσίες.
• Πρόληψη Μυοσκελετικών Παθήσεων – Γενικές Αρχές
Εργονομικού Σχεδιασμού.
• Υγεία και Ασφάλεια στην Εργασία, με Οθόνες Οπτικής
Απεικόνισης.
• Υγεία και Ασφάλεια της Εργασίας, σε Τηλεφωνικά Κέντρα.
• Πηγές Εργασιακού Στρες.
ΙΙI. ΥΠΟΥΡΓΕΙΑ:
ΙΙΙ.ι. Το υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής
Διακυβέρνησης:
• Δικαιώματα Πολιτών και Επιχειρήσεων στις Συναλλαγές τους με τις
Δημόσιες Υπηρεσίες.
• Οδηγός Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς.
• Ψηφιοποίηση Εγγράφων και Ηλεκτρονικό Αρχείο.
(Σχέδιο Προεδρικού Διατάγματος).
ΙΙΙ.ιι. Το υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων:
• Μεθοδολογικός Οδηγός για το Εθνικό Πλαίσιο Προσόντων.
ΙΙΙ.ιιι. Το υπουργείο Οικονομικών της Κύπρου, τμήμα Δημοσίας Διοικήσεως και Προσωπικού:
• Εγχειρίδιο Οργάνωσης και Λειτουργίας των Αρχείων στη Δημόσια
Υπηρεσία.
IV. Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΝΩΣΗ:
• Συμφωνία - Πλαίσιο για την Τηλεργασία. Ενσωμάτωση στην ΕΓΣΣΕ
2006-2007.
• Ευρωπαϊκός Κώδικας Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς.
• Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Προσόντων.
V. ΕΘΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΚΑΙ ΕΝΩΣΕΙΣ
V.ι. Η Εθνική Αρχή Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων (ΕΕΤΤ):
• Κώδικας Δεοντολογίας για την Παροχή Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών
Επικοινωνιών στους Καταναλωτές.
V.ιι. Η Ένωση Ελληνικών Τραπεζών:
• Τραπεζικά Αρχεία και Ιστορικότητα Τεκμηρίων.
• Κώδικας Τραπεζικής Δεοντολογίας.
V.ιιι. Η Ένωση Εταιριών Διαφήμισης-Επικοινωνίας Ελλάδος:
u Γλωσσάριο Δημοσίων Σχέσεων.
V.ιv. Ο ΕΟΜΕΧ και το Εθνικό Παρατηρητήριο για τις ΜΜΕ:
u Ανάπτυξη Ικανοτήτων στις ΜΜΕ.
VΙ. ΚΕΝΤΡΑ, ΕΤΑΙΡΙΕΣ, ΦΟΡΑ:
Vι.ι. Το Ελληνικό Κέντρο Benchmarking (ΑΠΘ - Ερευνητική Ομάδα
Urenio):
• Ερωτηματολόγιο Συγκριτικής Αξιολόγησης Επιχειρήσεων.
Vι.ιι. Η Ελληνική Αρχειακή Εταιρία:
• Διεθνές Συμβούλιο Αρχείων. Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής – Γενικό (General International Standard Archival Description
ISAD (G), Second Edition).
• Κώδικας Δεοντολογίας Αρχειονόμων.
Vι.ιιι. Το e-BusinessForum:
• Δεκάλογος για τις ηλεκτρονικές υπογραφές & τα ηλεκτρονικά πιστο-
ποιητικά ταυτοποίησης. Ομάδα Εργασίας Ε2.
• Eνοποιημένες Επικοινωνίες. Ομάδα Εργασίας Ιδ2.
• Outsourcing. Ομάδα Εργασίας.
Vι.ιv. ΣΕΒ
• Επιχειρηματικότητα χωρίς εμπόδια: Ανοίγοντας δρόμους για την ανάπτυξη.
Σκόπιμο τέλος κρίνεται να δοθεί και μια ενδεικτική σειρά τίτλων εγχειριδίων, που άπτονται θεμάτων σχετικών με τα ανωτέρω και αφορούν
ειδικότερα:
• Οργάνωση και Διοίκηση Επιχειρήσεων. Έκδοση του υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων. Γενική Γραμματεία Εκπαίδευσης Ενηλίκων. Ινστιτούτο Διαρκούς Εκπαίδευσης Ενηλίκων.
• Εγχειρίδιο Επιχειρηματικότητας για Υποψήφιους και Νέους Επιχειρηματίες. Έκδοση του Εθνικού και Καποδιστριακού Πανεπιστημίου
Αθηνών. Γραφείο Ενθάρρυνσης και Υποστήριξης της Νεανικής Επιχειρηματικότητας.
• Υλικό Κατάρτισης στη Διαχείριση Οργανωσιακής Γνώσης. Εργαλεία
και Μέθοδοι.Έκδοση του Εθνικού Κέντρου Έρευνας και Τεχνολογικής
Ανάπτυξης – ΕΚΕΤΑ. Θεσσαλονίκη.
• Ηγεσία: Ο Δρόμος της Διαρκούς Επιτυχίας. Δ. Μπουραντάς. Εκδόσεις
Κριτική.
• Διαχείριση Κρίσεων. R. Hearth. Εκδόσεις Γκιούρδας.
• Καρδιά της Αλλαγής. J. Kotler. Εκδόσεις Interbooks.
• Εγχειρίδιο Αποτελεσματικής Επιμόρφωσης Γραμματέων Βοηθών Διοίκησης. Η. Τζαννής. Εκδόσεις Γκιούρδας Εκδοτική και Interactive
Books. Εγκεκριμένο από τον Τεχνοβλαστό ACTA του ΑΠΘ.
Με τη δημοσίευση και του άρθρου αυτού ευελπιστούμε ότι προσφέραμε στις ελληνικές επιχειρήσεις/οργανισμούς μια εμπεριστατωμένη
και επιστημονικά τεκμηριωμένη παρουσίαση του συνόλου των δεδομένων, κανόνων και εργαλείων που διέπουν τον τομέα
γραμματείας/επάγγελμα γραμματέων στα πλαίσια του καινοτόμου Ελληνικού Προτύπου ΕΛΟΤ 1437 Γραμματεία Διοίκησης - Καθήκοντα,
Επαγγελματική Επάρκεια, Οργάνωση Γραφείου, Υποστηρικτικά Εργαλεία,
που λόγω της μη ύπαρξης αναλόγου του στις χώρες της Ευρωπαϊκής
Ένωσης, μπορεί να αποτελέσει και ευρωπαϊκό πρότυπο.
* Ο Ηλίας Δ. Τζαννής είναι εμπειρογνώμονας, εισηγητής και συντονιστής της Ειδικής Ομάδας Έργου ΕΛΟΤ, που εκπόνησε το Ελληνικό
Πρότυπο 1437 Γραμματεία Διοίκησης, ακαδημαϊκός υπεύθυνος του
προγράμματος Certified Adults Trainer for Secretaries Management
Assistants & Professional Secretaries του Τεχνοβλαστού ACTA του
ΑΠΘ, διοικητικός & πολιτικός επ., οικονομολόγος, περιφερειολόγος
(MSc), e-mail: [email protected]/[email protected]
Η... αισιοδοξία κάπου πρέπει να βασίζεται
ΤΟ τελευταίο διάστημα πλανάται στον οικονομικό ορίζοντα υπόνοια αισιοδοξίας, η
οποία καλλιεργείται από τις ανακοινώσεις
του κ. Στουρνάρα «περί πλεονασμάτων», από
τις διαβεβαιώσεις του κ. πρωθυπουργού ότι
«στο βάθος του τούνελ φαίνεται φως», διαβεβαιώσεις σε ύφος που θυμίζει ολίγον Σημίτη και ΓΑΠ, με εκείνα τα «θα πετύχουμε»
και από τις φλυαρίες
Tου
μερικών δημοσιοΑπόστολου
γράφων, οικονομοΓεωργόπουλου, λόγων-αναλυτών, οι
επιχειρηματία
οποίοι καθ’ όλα θυμίζουν τους «ειδικούς αναλυτές» της πορείας του Χρηματιστηρίου, με τα περίφημα «σημεία άμυνας». Η
αισιοδοξία χρειάζεται και η ελπίδα μάς είναι
αναγκαία, αλλά για να δικαιολογούνται πρέπει να στηρίζονται σε κάποια στοιχεία λογικής και ρεαλισμού, διαφορετικά συμβάλλουν στη διάπραξη ειδεχθούς εγκλήματος!
Ας ρίξουμε μια ματιά στην πραγματικότητα. Πλεόνασμα σημαίνει τα πραγματικά
έσοδα (όχι τα ελπιζόμενα και μηδέποτε
πραγματοποιούμενα) από την παραγωγική
διαδικασία να υπερτερούν των ανελαστικών
δαπανών του κράτους. Όταν όμως οι φορολογούμενοι οφείλουν 57 δισεκατομμύρια, τα οποία δεν μπορούν να πληρώσουν
διότι δεν έχουν ούτε θα έχουν στο ορατό
μέλλον, το δε κράτος έχει κάνει μερική στά- φλυαρούσαν και θύμιζαν πινακοθήκη ηλιση πληρωμών στο εσωτερικό και έχει πάρει θίων, ενώ ο προερχόμενος από τον ιδιωαναβολή για πολλές από τις υποχρεώσεις τικό τομέα έλεγε επιγραμματικά: Δεν υπάρτου προς το εξωτερικό, όταν οφείλει να πλη- χει παραγωγή, δεν υπάρχουν λεφτά για να
ρώσει στο εξωτερικό το τετράμηνο Μαΐου- πληρωθούν εργαζόμενοι και φόροι, έτσι οι
Αυγούστου 9,998 δισ., όταν δανείζεται για επιχειρήσεις κλείνουν, η ανεργία φουντώνει
να πληρώσει την ατέλειωτη στρατιά των δη- και το κράτος στερείται εσόδων. Αυτή είναι
μοσίων υπαλλήλων, όταν οι
η πραγματική κατάσταση έξω
αναγκαίες δημόσιες επενδύαπό τα γραφεία σας, κ. Σαμασεις αναβάλλονται και όταν οι
ρά και Στουρνάρα, Βενιζέλε
Τα περί «φωτός
παραγωγικές επιχειρήσεις
και Κουβέλη! Αλήθεια, κ. ποστην άκρη του τού- λιτικοί, λέτε ότι γλιτώσαμε τη
σφαγιάζονται και οι στρατιές
των ανέργων (όλων από τον
χρεοκοπία και ταυτόχρονα,
νελ» είναι θέμα
ιδιωτικό τομέα) αυξάνονται,
ότι αν δεν πάρουμε κάθε φοοφθαλμαπάτης
δεν υπάρχουν πλεονάσματα
ρά τη δόση, πτωχεύουμε! Είκαι τα περί του αντιθέτου αποναι δυσνόητα τα λεγόμενά
τελούν ασύστολα ψεύδη. Τα περί «φωτός σας, γι’ αυτό ο κόσμος μπερδεύεται. Η παστην άκρη του τούνελ» είναι θέμα οφθαλ- ραγωγή δεν μας φτάνει και συνεχώς μειμαπάτης. Το φως ανάπτυξης που νομίζει ότι ώνεται, επομένως από εκεί δεν μπορούμε
βλέπει ο κ. πρωθυπουργός, δεν θα έρθει να ελπίζουμε. Οι «δόσεις» είναι πεπερασμέδιότι η πολιτική της κυβέρνησής του δεν δι- νες και το χειρότερο, αυξάνουν το χρέος
καιολογεί κάτι τέτοιο. Για να δικαιολογείται διότι αποτελούν δανεισμό. Εμείς, ο λαός,
αισιοδοξία και ελπίδα πρέπει, κατά την δεν σας καταλαβαίνουμε και αρκετοί από
ωραία εκείνη έκφραση του κ. ΓΑΠ, να βά- μας σχηματίζουμε την εντύπωση ότι δεν διλουμε πλάτη όλοι και όχι μόνο οι αδύναμοι! δαχτήκατε από τα λάθη σας, δεν αλλάξατε
Άκουγα πρόσφατα σε τηλεοπτική εκπομπή νοοτροπία και δεν λέτε τα πρέποντα. Θα πείτις απόψεις εκπροσώπων κομμάτων, ενός τε, δεν πειράζει αφού ο λαός κοιμάται, αυτό
βαρύγδουπου εργατολόγου καθηγητή πα- είναι αλήθεια, γι’ αυτό ας μην κάνουμε θόνεπιστημίου, ενός ακατάλληλου συντονιστή ρυβο και τον ξυπνήσουμε γιατί ποιος ξέρει
και ενός από τον ιδιωτικό τομέα. Οι λοιποί τι θα γίνει.

Download Report