ORDINE DEGLI AVVOCATI DI BERGAMO TRIBUNALE ORDINARIO DI BERGAMO VADEMECUM DECRETI INGIUNTIVI TELEMATICI (ultimo aggiornamento: 14 Luglio 2014) Le seguenti prassi contengono le principali indicazioni inerenti la gestione dei decreti ingiuntivi telematici, la cui trattazione (tramite PCT) è stata resa obbligatoria a partire dal 30 Giugno 2014. MODALITÀ DI REDAZIONE DEL RICORSO PER DECRETO INGIUNTIVO L’atto da depositare telematicamente può essere predisposto con qualsiasi redattore di testi (Word, Open Office, etc.), e va convertito in formato pdf. Per il suo confezionamento e per il successivo deposito si possono utilizzare i redattori specifici in commercio. L’atto non può essere redatto, stampato e poi scansionato (art. 12, c. 1 specifiche tecniche del 16 aprile 2014 della DIGSIA). Deve essere predisposto ed inviato il solo ricorso senza decreto, infatti il decreto del Giudice viene redatto da quest’ultimo utilizzando lo strumento software messo a sua disposizione dal Ministero. Una volta convertito l’atto in .pdf l’Avvocato dovrà sottoscriverlo tramite firma digitale; la firma digitale potrà essere apposta anche successivamente avvalendosi della procedura solitamente presente nel software “REDATTORE ATTI” che consente di creare la “busta” telematica. È opportuno che il ricorso monitorio telematico venga predisposto nell’ottica di facilitare la sua leggibilità e consentire alla Cancelleria e al Giudice l’immediata individuazione degli elementi e dei contenuti fondamentali del ricorso. In specie:  Il bene indicato nel testo del ricorso deve essere specificato il più precisamente possibile, in modo che nel decreto del Giudice sia possibile far riferimento a "il bene di cui al ricorso" senza possibilità di errori di trascrizione. È opportuno, pertanto, non limitarsi a dire "il bene di cui alla fattura allegata" o simili dizioni che impediscono l’inserimento della frase "di cui al ricorso", perché non sufficientemente specifiche;  Materia: è possibile indicare la materia (bancario, leasing e locazioni) all’interno del ricorso nell’intestazione dopo le parole “ricorso per decreto ingiuntivo”, al fine di ottenere anche una maggiore visibilità lato software del Giudice;  Immediata esecutività: in caso di richiesta di immediata esecutività del decreto, è necessario inserire la dicitura “immediatamente esecutivo” subito dopo le parole “ricorso per decreto ingiuntivo”, sempre al fine di ottenere una maggiore visibilità lato software del Giudice;  Indicazione delle parti: è opportuno che il nominativo del ricorrente, del debitore principale e degli eventuali fideiussori (con indicazione dell’importo massimo dagli stessi garantito), sia riportato in maniera chiara e distinguibile rispetto al corpo dell’atto, utilizzando anche il carattere stampatello e grassetto. Inoltre, per le imprese occorre inserire la RAGIONE SOCIALE senza anteporre parole tipo Ditta o Società, a meno che anche queste parole facciano parte della ragione sociale. Le abbreviazioni spa, snc, srl, etc. vanno inserite senza puntini dopo le singole lettere;  Indicazione della somma di cui si chiede l’ingiunzione: è opportuno che la somma ingiunta, così come l’indicazione dell’importo massimo garantito dai fideiussori, se diverso, sia riportata in maniera chiara e distinguibile rispetto al corpo dell’atto, utilizzando il carattere in stampatello e grassetto;  Richiesta di provvisoria esecuzione: è opportuno che l’eventuale richiesta di concessione della provvisoria esecuzione del decreto ingiuntivo, oltre ad essere inserita nel corpo dell’atto, venga evidenziata rispetto al testo del ricorso riportandola, nell’intestazione dell’atto, unitamente all’indicazione del numero di copie da rilasciare ad uso iscrizione ipotecaria. Qualora si renda necessario il deposito di un’istanza di correzione di un errore materiale contenuto nel decreto ingiuntivo emesso, l’Avvocato dovrà entrare nel fascicolo telematico e procedere con “istanza correzione errore materiale”. Dovrà quindi predisporre l’istanza, come atto principale, inserirla in formato pdf e firmare digitalmente l’atto. Se il cliente è assistito da due Avvocati, l’Avvocato che redige l’atto dovrà inserire il nominativo del collega, sia nell’atto, sia in sede di compilazione della “busta” mediante il redattore di atti PCT presente nel PdA e apporre la sua firma digitale. MODALITÀ DI REDAZIONE DELLA PROCURA ALLE LITI La procura alle liti va redatta su foglio separato rispetto all’atto giudiziario, ed allegata alla busta telematica non come allegato generico ma nell’apposita sezione (così prevista dai software in commercio) come "Procura alle liti". In tal caso la stessa si riterrà, ai sensi dell’art. 83 c.p.c., apposta in calce all’atto. Potrà essere allegata come file “procura alle liti” anche la scansione del primo foglio del ricorso recante la procura a margine dell’atto sottoscritta dalla parte e autenticata dall’Avvocato. Ai sensi dell’art. 83 c.p.c. la procura può:  essere sottoscritta dalla parte su supporto cartaceo e successivamente scansionata in formato .pdf, salvata come “procura alle liti”, quindi firmata digitalmente dall'Avvocato per autentica ed infine allegata alla busta telematica;  rilasciata su documento informatico sottoscritto digitalmente prima dalla parte e poi dall'Avvocato. L’eventuale procura notarile va sempre firmata digitalmente anche dall'Avvocato. Nell’atto è opportuno fare riferimento alla separata procura alle liti depositata all’interno del fascicolo telematico. ALLEGATI Tutti gli altri allegati all’atto devono essere depositati necessariamente in uno dei formati ammessi dalle specifiche tecniche del PCT (vedi ALLEGATO 1) e non è necessario che siano firmati. È sconsigliata anzi l’apposizione di firma digitale sugli allegati in quanto aumenta notevolmente ed inutilmente il peso della busta telematica da depositare. Per la denominazione dei file non possono essere utilizzati caratteri speciali (lettere accentate, apostrofo oppure altri simboli quali “!$£%&()?”). L’art. 14 delle specifiche tecniche del 16 aprile 2014 impone un limite di dimensione della busta telematica di 30 Mb. Qualora le dimensioni della busta siano al di sopra del limite indicato:  controllare le impostazioni dello scanner (eventualmente chiedere al proprio referente tecnico) e procedere alla sostituzione di uno o più file all’interno della busta al fine di ottenere il miglior compromesso qualità/peso file complessivo (indicativamente: scansione in bianco e nero impostando una risoluzione di 150Dpi e utilizzo di programmi di compressione dei file pdf quali pdfcompressor / orpalis / pdf reducer che consentono di ridurre del 30-40% il peso dei file);  procedere con l'invio di buste successive, ai sensi dell'art. 51 DL 90/2014, selezionando come tipologia di atto "istanza generica" previo inserimento del numero di ruolo affinché i successivi invii vengano abbinati al corretto fascicolo informatico (per maggiori informazioni fare riferimento all’ALLEGATO 2);  in ultimo provvedere al deposito in Cancelleria degli atti, tramite pen drive USB. Per i documenti che contengono testi e scritture con caratteri piccoli o molto piccoli (es. Condizioni Generali nei Contratti), è consigliabile procedere con l’ingrandimento delle sole clausole di maggiore interesse da depositare in un file separato per una migliore leggibilità da parte di tutti gli utenti. Sia per migliore consultazione sia per rispettare le modalità di produzione documentale del codice di rito è indispensabile che ogni documento venga memorizzato in un singolo file numerato (con stessa numerazione progressiva: 01, 02, 03, oppure doc.01, doc.02, doc.03, etc.) e nominato sinteticamente. La produzione documentale, ex artt. 74 e 87 disp. att. c.p.c, sarà accompagnata da un indice (trasmesso in autonomo file numerato: 00, o doc.00 secondo numerazione adottata), che riporterà nell’ordine tutti i documenti prodotti (con numerazione progressiva e nominazione). Nella produzione documentale in formato telematico, si raccomanda di utilizzare sempre il link tra testo e documento citato e allegato (ciò è possibile quando testo e documento siano inviati contestualmente). La produzione telematica di documenti in un unico file, privo di indice e di chiara recuperabilità delle singole produzioni, legittimerà la sospensione dell’emissione del decreto ingiuntivo, sino alla trasmissione di produzione documentale telematica conforme alle indicazioni di cui sopra. Qualora si renda necessario il deposito di documentazione ulteriore rispetto a quella già prodotta, l’Avvocato dovrà entrare nel fascicolo telematico e predisporre una nota di deposito, come atto principale, contenente l’elenco dei documenti che depositerà ed allegarla. NOTA SPESE Non è più necessario allegare la nota spese al ricorso telematico. La richiesta di liquidazione delle spese sarà indicata nel testo del ricorso secondo la tabella concordata già in uso per i decreti ingiuntivi cartacei. Per quanto riguarda le spese dell’estratto notarile verranno anch’esse indicate nel testo del ricorso dall’Avvocato e documentate con la relativa fattura. ISTANZA DI ESECUTORIETÀ L’istanza deve essere depositata telematicamente mediante l’utilizzo di Consolle Avvocato. Il software realizza l’istanza automaticamente mediante compilazione dei campi all’atto della selezione, quale Nuovo Deposito, dell’istanza di parte di richiesta di Esecutorietà ex art. 647 c.p.c.. La Consolle Avvocato genererà automaticamente l’atto costituente la richiesta. All’istanza dovrà essere allegato il decreto ingiuntivo notificato. Deve essere selezionata la richiesta di prima formula quando si tratta di richiesta di esecutorietà di decreto ingiuntivo emesso ex art. 641 c.p.c. notificato e non opposto. Si deve selezionare la richiesta di definitiva esecutorietà solo se il decreto, emesso in origine provvisoriamente esecutivo, dopo la notifica ed in assenza di opposizione, necessiti dell'attestazione della definitività del decreto ingiuntivo esecutivo notificato. Si segnala che se il decreto ingiuntivo è stato emesso ex art. 641 c.p.c. ed è stato opposto, alla richiesta di esecutorietà, che si effettua a seguito della definizione per estinzione/cancellazione/sentenza della causa di opposizione, è necessario allegare, unitamente al decreto ingiuntivo emesso e notificato, il certificato di estinzione o la copia della sentenza di opposizione, come si faceva per il cartaceo. Per quanto riguarda i procedimenti dichiarati esecutivi in udienza (Concessione della provvisoria esecuzione in corso di causa ex art. 648 c.p.c. o sentenza) NON DEVE ESSERE FATTA ISTANZA DI ESECUTORIETÀ, ma dovrà essere inviata in via telematica una istanza generica di rilascio della formula esecutiva, allegando il provvedimento del Giudice e la copia del Decreto Ingiuntivo. Se in sentenza il Giudice non dichiara esecutivo il decreto, si dovrà inviare per via telematica una istanza al Giudice che ha pronunciato l’ingiunzione ai sensi del 654 c.p.c., allegando la copia della sentenza e la copia del decreto ingiuntivo. PAGAMENTO DEL CONTRIBUTO UNIFICATO I soggetti abilitati (Avvocati) possono richiedere il pagamento telematico attraverso il Punto di Accesso (PdA) che è collegato telematicamente ai circuiti che mettono a disposizione gli strumenti necessari ad effettuare il pagamento (RicevutaTelematica.xml), oppure attraverso il Portale dei Servizi Telematici. La Ricevuta Telematica dovrà essere allegata all’atto del deposito del ricorso. È possibile il pagamento del contributo unificato tramite bollettino postale, marca lottomatica, modello F23, previa acquisizione tramite scanner e allegazione alla busta telematica del ricorso al quale si riferisce. In tal caso, deve essere riportato nel nome del file il numero della matrice della/e marca/marche (Lottomatica) e un nome significativo, come ad esempio i nomi delle parti ricorrente e resistente, in tutti gli altri casi (bollettino postale e modello F23). È comunque obbligatorio, sia all’atto della richiesta copie che nel caso di estrazione telematica del decreto ai sensi dell’art. 52 del DL. 90/2014, portare in Cancelleria il documento originale relativo all’attestazione del contributo versato. Anche nel caso in cui non vengano richieste le copie ad uso notifica o il ricorso venga rigettato, il contributo anticipato in via telematica dovrà, in ogni caso, essere tempestivamente consegnato in Cancelleria. In difetto la Cancelleria chiederà il recupero tramite Equitalia. DEPOSITO TELEMATICO La data di effettuazione del deposito non coincide con l’invio della busta ma, così come disposto dall’art. 16 bis, comma settimo del d.l. 18/10/2012 n. 179 convertito in legge n. 221 del 17/12/2012, con il momento (immediatamente) successivo in cui viene “generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata dal Ministero della giustizia” (RdAC) (ALLEGATO 3). Al momento della ricezione la Cancelleria:  effettua un controllo formale del deposito in quanto si tratta in ogni caso di file immodificabili;  verifica la corrispondenza tra il numero degli eventuali documenti allegati e quanto dichiarato dall’Avvocato nell’indice;  segnala al Giudice eventuali anomalie o situazioni atipiche tramite il campo previsto dalla segnalazione d’urgenze. Se, nonostante l’invio della busta, si dovessero riscontrare, problemi di deposito (mancata attestazione del gestore centrale o tardiva accettazione da parte della Cancelleria) è consigliabile contattare la Cancelleria al fine di valutare la soluzione più idonea (per la gestione degli errori fare riferimento all’ALLEGATO 4) È motivo di rifiuto del deposito telematico tutto ciò che determinerebbe il rifiuto del deposito in via cartacea e la non riferibilità della firma digitale ad uno degli Avvocati muniti di procura alle liti. Inoltre, i soggetti abilitati esterni (Avvocati e CTU) possono depositare telematicamente tramite un indirizzo PEC diverso da quello del firmatario dell’atto principale, purché tale indirizzo appartenga ad un soggetto dello stesso Ordine Professionale e sia censito nel RegIndE. Le successive comunicazioni e notificazioni saranno comunque trasmesse dal sistema all'indirizzo PEC del firmatario dell'atto principale. Pertanto, se l'Avvocato non è dotato di un proprio indirizzo PEC regolarmente registrato al RegIndE o comunque se la comunicazione telematica di Cancelleria non è andata a buon fine per causa a lui imputabile, la stessa sarà eseguita esclusivamente mediante deposito in Cancelleria. MODALITÀ DI ACCESSO AL FASCICOLO TELEMATICO Lo storico del fascicolo telematico è visionabile dal Portale dei Servizi Telematici del Ministero della giustizia (http://pst.giustizia.it/PST/) con consultazione libera e gratuita (sezione “consultazione pubblica dei registri”) o da PdA. Secondo l’art. 52 del D.L. 90/2014, per l’Avvocato è possibile estrarre copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del Giudice nonché dei provvedimenti di quest’ultimo, attestandone la conformità. Tali copie equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere. Per garantire la visione di atti e documenti anche al difensore del debitore ingiunto munito di procura che ancora non ha iscritto a ruolo l’eventuale causa di opposizione, lo stesso Avvocato del convenuto dovrà depositare telematicamente una istanza generica in cui richiede di poter consultare il fascicolo (firmata digitalmente) con allegati la procura e la scansione del frontespizio del decreto. Alla ricezione dell’istanza, la Cancelleria provvederà ad abilitare temporaneamente l’Avvocato alla consultazione del fascicolo. CAUTELE DA TENERE SUI DEPOSITI TELEMATICI È altamente consigliabile conservare copia di tutte le comunicazioni PEC riguardanti il deposito effettuato. Ai fini della prova, in caso di contestazione della data di avvenuto deposito, infatti, sarà necessario ricostruire i flussi della busta telematica, eventualmente producendo sia la ricevuta generata dalla proprio gestore PEC (RAC) che il messaggio di posta elettronica certificata contenente l’attestazione di avvenuta consegna della busta da parte dei sistemi ministeriali (RdAC) nonché i successivi messaggi sempre provenienti dai sistemi di Cancelleria. ALLEGATO 1 SPECIFICHE TECNICHE PER L’INVIO DEGLI ALLEGATI Art. 13 (Nuove specifiche tecniche art.34 DM 44/2011 del 16.4.14 pubblicate in GU il 30.4.14) (Formato dei documenti informatici allegati – art. 12 del regolamento) 1. I documenti informatici allegati sono privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili, e sono consentiti nei seguenti formati: a. .pdf b. .rtf c. .txt d. .jpg e. .gif f. .tiff g. .xml h. .eml (purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti) i. .msg (purché contenenti file nei formati di cui alle lettere da a. ad h.) 2. È consentito l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti al comma precedente a. .zip b. .rar c. .arj 3. Gli allegati possono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata; nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione ALLEGATO 2 MODALITÀ PER L’INVIO DI DOCUMENTI ECCEDENTI I 30 MB Atti introduttivi 1. L’avvocato esegue un deposito contente l’atto introduttivo (ricorso) e allegati per una dimensione massima di 30MB. 2. La Cancelleria iscrive a ruolo la causa 3. L’Avvocato aspetta che gli venga comunicato il numero di ruolo (es. 25/2014) e tempestivamente esegue deposito con: a. DatiAtto = “produzioneDocumentiRichiesti” b. Atto principale = indicazione che si tratta di integrazione all’iscrizione a ruolo (es. 25/2014) c. Tutti gli allegati che integrano il primo deposito (oppure quello precedente) 4. La Cancelleria accetta il secondo deposito con evento “deposito atto non codificato”; il fascicolo deve essere almeno nello stato “Assegnato a Giudice” (altrimenti l’evento non può essere scaricato). A tal fine la Cancelleria deve prima eliminare l’evento proposto in automatico (DEPOSITO INTEGRAZIONE DOCUMENTALE O CHIARIMENTI, che non può essere scaricato in quello stato) e selezionare quello corretto di “Deposito atto non codificato”. N.B. La Cancelleria iscrive a ruolo anche se gli allegati non sono tutti presenti; l’avvocato deve aspettare l’iscrizione per poter completare il deposito degli allegati necessari. È quindi consigliabile che egli inserisca nel primo deposito tutti i documenti essenziali all’iscrizione (in particolare: nota di iscrizione, procura alle liti e ricevuta di pagamento) ed espliciti che con successivo deposito si impegna a depositare tempestivamente l’integrazione, non appena riceve l’esito dei controlli manuali. ALLEGATO 3 ESEMPIO DI FLUSSO DELLE COMUNICAZIONI PEC A SEGUITO DI UN DEPOSITO TELEMATICO 1. Invio busta 2. A seguito dell’inoltro della busta, il sistema dà conferma degli esiti positivi dei controlli automatici: 3. Effettuato il controllo da parte del Tribunale, sarà inviato un messaggio PEC di accettazione: ALLEGATO 4 GESTIONE DEGLI ALLARMI E DEGLI ERRORI IN MERITO AI DEPOSITI TELEMATICI1 I problemi che possono essere riscontrati durante le fasi di deposito di una busta sono riconducibili a due macro tipologie identificate da altrettante icone:  (triangolo giallo): allarme;  (cerchio rosso): errore. Gli allarmi indicano una situazione non bloccante ai fini dell’accettazione del deposito ma che comunque è opportuno segnalare alla Cancelleria. Rientrano in questa tipologia di messaggio ad esempio: 1. Necessità di verificare i termini di deposito. 2. Allegato “Procura alle liti” assente: nei depositi successivi dovrà essere inclusa la procura alle liti. 3. Data in citazione non possibile (festivo, periodo feriale, ecc). Questa tipologia di errore consente di forzare l'accettazione del deposito, in tale situazione la Cancelleria dovrà sempre accettare il deposito, avendo cura, tuttavia, di segnalare al giudicante ogni informazione utile in ordine all'anomalia riscontrata. Gli errori segnalano una situazione in cui non è possibile inserire gli atti nel fascicolo informatico e di conseguenza scaricare gli eventi di registro. Gli errori sono partizionati in due categorie: 1. fatali: non è possibile estrarre gli atti dalla busta; 2. bloccanti: pur avendo individuato l’atto principale ed i suoi eventuali allegati, non è possibile scaricare gli eventi e inserire il contenuto della busta nel fascicolo informatico. Gli errori fatali si caratterizzano per l’impossibilità di qualsiasi tipo di intervento da parte del personale di Cancelleria a cui non resta che notificare al mittente la problematica riscontrata rifiutando il deposito: 1. Impossibilità di decifrare la busta contenente l’atto e i suoi eventuali allegati. 2. La busta decifrata non è nel formato corretto. 3. L’indice della busta è assente o non nel formato corretto e quindi non è possibile discriminare tra atto principale e suoi allegati. 4. L’atto principale è assente ed essendo attraverso il contenuto dello stesso che si risale al fascicolo in cui inserirlo non è possibile procedere oltre. 5. Errore nell’estrazione dell’atto dal formato previsto dalla firma digitale. Se tale operazione non va a buon fine non è possibile utilizzare l’atto per cui anche in questo caso non è possibile risalire al fascicolo in cui inserirlo. 6. Errore imprevisto: si è scelto di utilizzare questo tipo di codifica per tutti quei problemi ad oggi non previsti e che possono necessitare di una patch su una o più componenti del sistema. Sarà 1 Rielaborazione di quanto presente nel Manuale Utente applicativo SICID, Versione 1.22_RC e della Circolare del 27 giugno 2014 del Ministero della Giustizia (Adempimenti di Cancelleria conseguenti all'entrata in vigore degli obblighi di cui agli artt. 16 bis e sgg. d.l. n.179/2012 e del d.l. n. 90/2014, n.7) fondamentale in queste situazioni l’intervento del personale tecnico attraverso il sistema di diagnostica. 7. Presenza di virus: in questo caso la busta e tutto il suo contenuto sono spostate nell’ambiente di quarantena e in esso gestite secondo le politiche disponibili nel contesto del Repository Documentale. L’accesso alla busta ed ai file in essa contenuti sarà effettuato off-line dall’amministratore di sistema. A differenza degli errori fatali, per gli errori bloccanti il sistema è riuscito ad estrarre l’atto principale e quindi a collocare il deposito nel contesto corretto (atti di parte, del magistrato o verbali d’udienza). Sono da classificare come errori bloccanti ad esempio:  Nota di iscrizione a ruolo assente.  File non conforme al formato richiesto dalle Regole Tecniche, ovvero .pdf, .rtf, .txt, .jpg, .gif, .tiff, .xml, zip, rar, arj.  Atto o allegato non integro rispetto alla firma elettronica apposta sullo stesso.  Firma non valida, ovvero CA non accreditata o certificato scaduto. Questo controllo è applicato su tutti i documenti firmati siano essi atti o allegati.  Uno dei firmatari dell’atto non è costituito parte in causa nel procedimento a cui l’atto si riferisce (nel caso di atti depositati in corso di causa).  Numero di Ruolo non esistente sul registro coinvolto nel deposito, o numero di ruolo non indicato.  Tipologia di atto non previsto.  Non completezza o non correttezza dei dati necessari ad innescare l’evento sugli SRG.  Uno dei firmatari è radiato o sospeso.  Presenza di allegati non indicati nell’indice della busta.  Assenza di allegati indicati nell’indice della busta. Questa tipologia di errore consente di forzare l'accettazione del deposito, in tale situazione la Cancelleria dovrà sempre accettare il deposito, avendo cura, tuttavia, di segnalare al giudicante ogni informazione utile al giudicante in ordine all'anomalia riscontrata.