manuale della conservazione dei documenti

C onoscenza
R esponsabilità
E quità
A ppartenenza
R elazione
E ccellenza
S icurezza
A mbiente
L egalità
U manità
T rasparenza
E fficienza
REGOLAMENTO
“MANUALE DELLA CONSERVAZIONE
DEI DOCUMENTI INFORMATICI”
ALLEGATO 1
Giugno 2014
Estensore: Vittorina Colò, Fabrizio Chiarizia
Approvazione: ____________________
Autorizzazione: documento soggetto a decretazione
Via della Vecchia Ceramica, 1 - 33170 Pordenone - Tel. 0434/369111 - Fax. 0434/523011 - C.F./P.I. 01278420938
www.ass6.sanita.fvg.it - Posta Elettronica Certificata: [email protected]
Indice
1.
Introduzione.....................................................................................................................................................................2
2.
Descrizione del servizio..................................................................................................................................................2
Fasi del servizio di conservazione sostitutiva ..................................................................................................................2
Definizione delle classi documentali .................................................................................................................................3
3.
Il Responsabile della Conservazione ............................................................................................................................3
4.
Iter procedurale ...............................................................................................................................................................4
Attori ......................................................................................................................................................................................4
Attività....................................................................................................................................................................................4
5.
Effetti della conservazione.............................................................................................................................................6
6.
Estensione del servizio ...................................................................................................................................................6
-1-
1. Introduzione
L’Azienda per i Servizi Sanitari n.6 Friuli Occidentale, di seguito denominata AZIENDA, descrive nel presente
documento le fasi e la procedura con cui intende attuare il servizio di conservazione sostitutiva a norma dei
documenti informatici prodotti.
2. Descrizione del servizio
L’AZIENDA conserva i propri documenti informatici con sistemi coerenti con la normativa di settore e le
regole tecniche vigenti. A tal fine adotta il presente “Manuale del servizio di conservazione dei documenti
informatici”.
Fasi del servizio di conservazione sostitutiva
Ai fini dell’attivazione del servizio di conservazione sostitutiva si procede con le seguenti attività:
•
individuazione e definizione delle classi documentali da inviare in conservazione;
•
definizione dei dati o attributi specifici da correlare a ciascuna classe documentale;
•
definizione, controllo e verifica degli strumenti software di visualizzazione, delle versioni e dei formati
dei documenti;
•
definizione dei tempi di conservazione;
•
definizione dell’anagrafica dei documenti ossia definizione dell’ente, dell’area e dell’ufficio proprietari dei
documenti da inviare in conservazione; l’associazione dell'anagrafica di un documento, della classe e
della versione della classe (ossia ente\area\ufficio\classe\versione) definisce il meccanismo di
aggregazione dei documenti in lotti;
•
definizione della periodicità di invio dei documenti al sistema di conservazione ossia definizione
dell’intervallo di tempo intercorrente fra una presa in carico dei documenti da parte del sistema di
conservazione e la successiva;
•
definizione dell’intervallo di tempo intercorrente tra la presa in carico e la chiusura del lotto; la chiusura
di un lotto o volume di documenti è l’attività finale del processo di conservazione; al termine di esso può
essere effettuata l’esibizione dei documenti ai sensi dell’art. 6 della deliberazione Centro Nazionale per
l’Informatica nella Pubblica Amministrazione - CNIPA (ora DigitPa)- n. 11 del 19 febbraio 2004;
•
definizione operativa per il consolidamento dei documenti ossia marcatura temporale apposta dopo la
firma del lotto;
•
definizione operativa per la gestione delle anomalie;
•
definizione ed adozione di eventuali disposizioni interne all’AZIENDA relative alla produzione e all’
archiviazione dei documenti da inviare in conservazione.
-2-
Definizione delle classi documentali
Sono individuate e definite con atto separato allegato al presente Manuale:
•
•
le classi documentali e le relative specifiche tecniche
i formati dei file inviabili in conservazione
La classe documentale definisce tutte le caratteristiche di un tipologia di documento da sottoporre a
conservazione, individuando le informazioni necessarie a qualificare ed identificare univocamente ogni singolo
documento. Ha parametri specifici di comportamento ed attributi o metadati propri.
Ai sensi della normativa vigente in materia di conservazione solo alcuni formati di file sono idonei per essere
correttamente conservati.
3. Il Responsabile della Conservazione
Al responsabile della conservazione, è deputata la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di
conservazione ed il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici.
In particolare, ai sensi dell’art. 5, comma 1, della deliberazione CNIPA n. 11/2004, il Responsabile della
Conservazione:
1. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei
documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza il contenuto dei
supporti in modo da garantire la corretta conservazione e sicurezza dei dati, anche al fine di poterli
prontamente produrre, ove necessario;
2. archivia e rende disponibili relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti
informazioni:
1. descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti;
2. estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3. estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con
l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
4. indicazione delle copie di sicurezza;
3. mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse
versioni
4. verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
5. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di
conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
6. richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento;
7. definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento
temporale;
8. verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti
conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
L’art. 5, comma 3, della suddetta delibera stabilisce inoltre che il procedimento di conservazione sostitutiva possa
essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto
previsto nella delibera stessa.
Il responsabile della conservazione è attualmente individuato nel Responsabile della struttura complessa Affari
Generali e Legali che si avvarrà della collaborazione del Servizio Tecnologie Informatiche e dei responsabili delle
strutture aziendali coinvolte nel progetto, ed in base al comma 3 dell’art. 5 decide di affidare il procedimento di
-3-
conservazione alla società Insiel S.p.A. che sarà responsabile di tutte le attività che nel paragrafo 4 sono imputate
al “Gestore del Servizio di Conservazione“.
Il responsabile della conservazione, in base al comma 2 dell’art. 5 della suddetta delibera, può delegare, in tutto o
in parte, ad altre persone che abbiano la competenza ed esperienza necessaria per garantire la corretta esecuzione
delle operazioni in precedenza elencate.
Si ritiene quindi possa essere adottato l’iter procedurale descritto nel paragrafo seguente, tenuto conto di quanto
previsto dall’attuale normativa e dalla delibera precedentemente indicata.
4. Iter procedurale
L’iter procedurale del processo di conservazione viene di seguito descritto in forma schematica individuando i
soggetti coinvolti e le relative attività di competenza necessarie per garantire il regolare completamento del
processo stesso.
Attori
I soggetti coinvolti nell’iter procedurale vengono descritti nella seguente tabella.
Attore
Direttore generale
Responsabile
Conservazione
Descrizione
Il direttore generale in qualità di legale rappresentante dell’AZIENDA è il soggetto a
cui fanno capo tutte le responsabilità inerenti la proprietà dei documenti
della Il responsabile della conservazione è il soggetto a cui fa capo la responsabilità del
corretto svolgimento del processo di conservazione.
Direttore di Struttura Il direttore di struttura operativa aziendali è il soggetto a cui fanno capo le
operativa aziendali
responsabile in merito alla gestione dei dati sanitari e della gestione dell’archivio della
documentazione sanitaria della struttura operativa aziendale.
Produttore
Il produttore è il soggetto, che opera all’interno di una struttura operativa aziendale, a
cui fa capo la responsabilità in merito alla produzione dei documenti oggetto di
conservazione (documenti digitali).
Gestore del servizio di Il gestore del servizio di conservazione è il soggetto al quale è stato affidato il
conservazione
procedimento di conservazione sostitutiva.
Attività
Nelle tabelle seguenti vengono descritte le attività di competenza per ciascun attore.
Attore
Direttore generale
Attività
Individuazione
delle
tipologie
documentali
da
trattare
Definizione delle
modalità
di
conservazione
Descrizione
Il Direttore generale individua con il Direttore di Struttura
operativa aziendali le tipologie documentali di sua competenza che
dovranno essere trattate dal sistema di conservazione
Il Direttore generale, in collaborazione con il Responsabile della
Conservazione, definisce le classi documentali ed i relativi dati
specifici, la periodicità di invio dei documenti in conservazione, le
eventuali modalità di consolidamento, la periodicità di chiusura del
lotto, i tempi di conservazione.
-4-
Ogni qualvolta emerga la necessità di variare le condizioni del
sistema di conservazione il Direttore generale ed il Responsabile
della conservazione definiscono assieme le nuove modalità che
andranno concordate con il gestore del servizio.
Attore
Responsabile
Conservazione
Attività
della Definizione delle
modalità
di
conservazione
Descrizione
Il Responsabile della Conservazione, in collaborazione con il
Direttore generale, definisce le classi documentali ed i relativi dati
specifici, la periodicità di invio dei documenti in conservazione, le
eventuali modalità di consolidamento, la periodicità di chiusura del
lotto, i tempi di conservazione.
Verifica gestione Il Responsabile della Conservazione verifica con periodicità il
del sistema di corretto svolgimento del processo di conservazione nella sua
conservazione
interezza.
Risoluzione
Il Responsabile della Conservazione, qualora riscontrasse anomalie
anomalie
nella presa in carico da parte del sistema di conservazione dei
documenti inviati, comunica al Produttore di competenza del
documento le anomalie riscontrate da comunicazione al gestore
del servizio di conservazione in merito alla risoluzione delle stesse.
Contestualmente informa il Direttore di Struttura operativa
aziendali in merito all’anomalia riscontrata e del esito delle
procedure di risoluzione messe in atto.
Attore
Attività
Descrizione
Direttore di Struttura Collabora con il Il Direttore di Struttura operativa aziendali collabora ad
operativa aziendali
direttore generale
individuare le tipologie documentali di sua competenza che
dovranno essere trattate dal sistema di conservazione.
Risoluzione
Il Direttore di Struttura operativa aziendali mette in atto tutte le
anomalie
azioni necessarie alla risoluzione delle anomalie comunicate dal
Responsabile della conservazione.
Attore
Produttore
Attività
Risoluzione
anomalie
Attore
Attività
Gestore del servizio Gestione tecnica
di conservazione
del sistema di
conservazione
Gestione
del
manuale
della
conservazione
Elaborazione
e
presa in carico dei
documenti
Descrizione
Il produttore mette in atto tutte le azioni necessarie alla
risoluzione delle anomalie comunicate dal Responsabile della
conservazione.
Descrizione
Il gestore del servizio ospita l’infrastruttura hardware e software
del sistema di conservazione e adotta le misure necessarie per la
sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di
conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di
memorizzazione.
Il gestore del servizio provvede alla stesura ed all’aggiornamento
del manuale della conservazione che documenta l’infrastruttura del
sistema e l’adozione delle misure necessarie alla sicurezza fisica e
logica del sistema. Le nomine del personale addetto alle procedure
sono riportate e rese disponibili in un apposito registro.
Il gestore del servizio, tramite procedure informatizzate, accoglie
le richieste di presa in carico dei documenti e verifica eventuali
anomalie o difformità da quanto previsto nella definizione dei dati
-5-
Comunicazione di
anomalie
Gestione dei lotti
dei documenti
Elaborazione
di
chiusura lotti
Verifica periodica
dei documenti
Esibizione
documenti
conservati
Archivio
software
dei
tecnici di conservazione.
Il gestore del servizio comunica al Responsabile della
Conservazione eventuali anomalie riscontrate nel processo di
presa in carico e/o nelle successive fasi del processo di
conservazione.
Il gestore del servizio organizza il contenuto dei supporti in modo
da garantire la corretta conservazione e sicurezza dei dati.
Il gestore del servizio di conservazione provvede alle operazioni di
chiusura dei lotti di conservazione con l’apposizione del
riferimento temporale e della firma digitale garantendone la
corretta esecuzione. L’operazione di chiusura del lotto determina il
completamento del processo di conservazione e quindi lo rende
esibibile.
Il gestore del servizio di conservazione verifica periodicamente,
con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei
supporti e l’integrità dei documenti conservati provvedendo, se
necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei
supporti
Il gestore del servizio provvede alla riproduzione ed esibizione dei
documenti che abbiano completato il processo di conservazione.
del Il gestore del servizio mantiene e rende accessibile un archivio del
software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni
5. Effetti della conservazione
Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce:
a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'azienda o dell'area organizzativa
omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445;
b) l'integrità del documento;
c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di
registrazione e di classificazione originari;
d) il rispetto dei dettami contenuti nel decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e nel disciplinare tecnico
allegato B a tale decreto.
Per i documenti correnti potrà essere utilizzata la copia digitale in corso di validità presente negli archivi
gestionali.
6. Estensione del servizio
Qualora si dovesse rilevare l’opportunità di variare le condizioni del servizio per una o più classi documentali
oppure di estendere la conservazione ad altre tipologie di documenti, saranno definite, con atti separati, nuove
classi documentali o versioni di esse atte a rimapparne o individuarne le caratteristiche, così come nell’allegato al
presente Manuale.
-6-
“MANUALE DELLA CONSERVAZIONE
DEI DOCUMENTI INFORMATICI”
ALLEGATO 2
CLASSI DOCUMENTALI PER LA CONSERVAZIONE DEI
DOCUMENTI INFORMATICI
-7-
Indice
1.
Introduzione.....................................................................................................................................................................9
2.
Classi documentali oggetto di conservazione ............................................................................................................9
3.
Formati dei file inviabili in conservazione e strutture di imbustamento. ............................................................ 10
4.
Descrizione delle classi documentali......................................................................................................................... 16
4.1. Referti di Laboratorio: Classe documentale REFE...............................................................................................17
4.2. Atti deliberativi : Classe documentale ADWEB ....................................................................................................18
4.3 Mandato informatico : Classe documentale MAND .............................................................................................20
4.4 Mandato informatico : Classe documentale REVE ...............................................................................................21
4.5 Mandato informatico : Classe documentale RA_MAND .....................................................................................22
4.6 Mandato informatico : Classe documentale RA_REVE .......................................................................................23
4.7 Mandato informatico : Classe documentale PROVV_MAND............................................................................24
4.8 Mandato informatico : Classe documentale PROVV_REVE..............................................................................25
4.9 ……..: Classe Documentale ……Base ....................................................................................................................25
4.10 Attributi comuni a tutte le classi documentali: Classe Documentale Base.......................................................25
-8-
1. Introduzione
L’Azienda per i Servizi Sanitari n.6 Friuli Occidentale, di seguito denominata AZIENDA, individua nel presente
documento gli atti per i quali intende avvalersi del servizio di conservazione sostitutiva e ne determina le classi
documentali.
In particolare nei paragrafi successivi vengono analizzati i seguenti aspetti:
•
Elenco delle classi documentali oggetto di invio in conservazione
•
Formati di file inviabili in conservazione
•
Specifiche tecniche delle singole classi documentali
2. Classi documentali oggetto di conservazione
L’AZIENDA individua le seguenti classi documentali:
Referti firmati digitalmente memorizzati nel repository Insiel
Atti Deliberativi firmati digitalmente memorizzati nel gestionale ADWEB
Mandati di pagamento
Reversali di incasso
Ricevute applicative su mandati di pagamento
Ricevute applicative su reversali di incasso
Provvisori di uscita
Provvisori di incasso
Flusso di fatture
Fattura
e dispone la conservazione a norma per i relativi documenti.
I documenti conservati e i relativi metadati non possono essere oggetto di successive modifiche, in particolare,
classificazioni variabili nel tempo rimarranno, per il singolo documento, quelle in vigore al momento dell’invio in
conservazione.
-9-
3. Formati dei file inviabili in conservazione e strutture di imbustamento.
Ai fini dell’invio in conservazione a norma, sarà privilegiato, ove e quando possibile, l’utilizzo del formato
PDF/A, e, più in generale, l’ articolo 21 comma 2 del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione
digitale - CAD), confermato dalle regole tecniche di cui al DPCM 30 marzo 2009, stabilisce che il documento
informatico non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili.
3.1 Sistema DNLAB .
I Referti in formato digitale prodotti dal sistema DNLAB e memorizzati sui repository
mantengono le seguenti strutture di imbustamento:
dei referti,
documenti CDA2
GZ[B64[pkcs#7 [mime multipartb64(CDA2)+b64(foglio stile)]]]
dove:
GZ: è il formato compresso con il programma libero gzip (contrazione di GNU zip) del
contenuto documentale
B64: è la rappresentazione testuale (in codifica Base 64) di un contenuto binario
Pkcs#7: è la busta contenente il documento e le associate informazioni di autenticazione e firma
CDA2: documento clinico strutturato CDA (Clinical Document Architecture di Health Level 7) release
2
e la corrispondente nomenclatura dei file per i referti CDA2 è:
IDdocumento.cda2.p7m.b64.gz
dove:
IDdocumento: Identificativo univoco del documento riferito al Sistema produttore
Cda2: estensione del file in formato CDA (Clinical Document Architecture di Health Level 7) release 2
p7m: estensione della busta PKCS#7
b64: estensione del file in formato Base 64
gz: estensione dei file di Gzip
Per la visualizzazione dei documenti viene effettuata quindi un’elaborazione che provvede a togliere la
compressione e la conversione in base 64 ai referti memorizzati con questa struttura.
Nella tabella seguente vengono elencati i formati dei file prodotti dal sistema DNLAB ed il software di
visualizzazione corrispondente per ciascun formato.
- 10 -
Formato dei file
Software di visualizzazione
1 Documenti PKCS#7 (P7M)
2 CDA2**
DigitalSign Reader 3.0 *
Librerie conversione
Tabella 1 – Formati di file prodotti dal sistema DNLAB
* La verifica della firma e la successiva estrazione degli oggetti firmati digitalmente (p7m) può essere
effettuata con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla Deliberazione Cnipa
17 febbraio 2005/n.4.
**CDA2 (Clinical Document Architecture di Health Level 7 release 2): per questo formato vengono usate
delle apposite librerie.
3.2 Sistemi clinici
I Referti in formato digitale prodotti dai sistemi G2Clinico, Cardionet, PSNet, Apsys e memorizzati sui
repository dei referti, mantengono le seguenti strutture di imbustamento:
documenti RTF firmati
GZ[B64[Pkcs#7[RTF]]
dove:
GZ: è il formato compresso con il programma libero gzip (contrazione di GNU zip) del
contenuto documentale
B64: è la rappresentazione testuale (in codifica Base 64) di un contenuto binario
Pkcs#7: è la busta contenente il documento e le associate informazioni di autenticazione e firma
RTF: formato RTF (Rich Text Format) di un documento
e la corrispondente nomenclatura dei file per i referti RTF firmati è:
IDdocumento.rtf.p7m.b64.gz
dove:
IDdocumento: identificativo univoco del documento riferito al Sistema produttore
rtf: estensione del file in formato RTF (Rich Text Format)
p7m: estensione della busta PKCS#7
b64: estensione del file in formato Base 64
- 11 -
gz: estensione dei file di Gzip
Nella tabella seguente vengono elencati i formati dei file prodotti dai sistemi clinici ed il software di
visualizzazione corrispondente per ciascun formato.
Formato dei file
Software di visualizzazione
1 Documenti PKCS#7 (P7M)
4 File RTF (RTF)
DigitalSign Reader 3.0 *
MS Word Viewer 2007
Tabella 1 – Formati di file prodotti dai sistemi G2
•
La verifica della firma e la successiva estrazione degli oggetti firmati digitalmente (p7m) può essere
effettuata con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla Deliberazione
Cnipa 17 febbraio 2005/n.4.
3.3 Sistema ADWEB
Di seguito vengono descritte le varie tipologie di file associati ai documenti prodotti e memorizzati nel
sistema ADWEB che saranno oggetto di conservazione a norma.
Tale sistema consente di generare documenti (ad es. Delibere) e di allegare ad essi file di vari formati,
tuttavia, ai fini dell’invio in conservazione a norma, sarà privilegiato, ove e quando possibile, l’utilizzo del
formato PDF/A.
PDF: formato PDF o PDF/A (Adobe Portable Document Format) di un documento
RTF: formato RTF (Rich Text Format) di un documento
TIF e TIFF: formato TIF (Tagged Image File Format ) di un documento
JPG e JPEG: formato JPEG (Joint Photographic Experts Group) di un documento
XML: formato XML (eXtensible Markup Language) di un documento
TXT: formato TXT (formato testo) di un documento
Sono possibili le seguenti tipologie di imbustamento:
Pkcs#7: è la busta contenente il documento e le associate informazioni di autenticazione e firma
TSR: è la busta contenente le informazioni relative alla marca temporale
Per quanto attiene la busta di firma, i documenti mantengono, rispettivamente, le seguenti strutture:
pkcs#7[PDF]
pkcs#7[RTF]
- 12 -
pkcs#7[TIF e TIFF]
pkcs#7[JPG e JPEG]
pkcs#7[XML]
pkcs#7[TXT]
le cui corrispondenti nomenclature sono:
IDdocumento.PDF.p7m
IDdocumento.RTF.p7m
IDdocumento. TIF e TIFF.p7m
IDdocumento. JPG e JPEG.p7m
IDdocumento.XML.p7m
IDdocumento.TXT.p7m
La busta di marcatura temporale viene identificata mediante il nome esteso del documento su cui si applica
unitamente all’estensione .tsr:
IDdocumento.estensione.tsr
Inoltre anche il seguente formato di file è idoneo ad essere inviato al Sistema di Conservazione :
ZIP: formato ZIP (formato di compressione)
se generato da documenti informatici i cui formati risultano idonei e sono compresi nel precedente elenco;
esso mantiene la seguente struttura di imbustamento:
pkcs#7[ZIP]
la cui corrispondente nomenclatura è:
IDdocumento.ZIP.P7M
Eventuali altri formati, quali, ad esempio, il .XLS (Microsoft Excel) e il .PPT (Microsoft PowerPoint),
ancorchè presenti nel sistema ADWEB, non saranno oggetto di conservazione a norma.
Nella tabella seguente vengono presentati i formati dei file sopra elencati ed il software di visualizzazione ad
essi associato.
1
2
3
4
5
Formato dei file inviabili in conservazione
Software di visualizzazione
Documenti PKCS#7 (P7M)
Documenti TSR
File PDF (PDF)
Rich Text Format (RTF)
Immagine TIF (TIF e TIFF)
DigitalSign Reader 3.0 (*)
DigitalSign Reader 3.0 (*)
Adobe Acrobat Reader 9.2
MS Word Viewer 2007
IrfanView 4.2
- 13 -
6
7
8
9
Immagine JPG (JPG e JPEG)
Documento XML (XML)
Documento di testo (TXT)
Documenti compressi (ZIP)
IrfanView 4.2
MS Word Viewer 2007
MS Word Viewer 2007
7-Zip.exe (**)
(*) La verifica della firma e la successiva estrazione degli oggetti firmati digitalmente (P7M) può essere
effettuata con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla Deliberazione
CNIPA (ora DigitPA) del 17 febbraio 2005/n. 4. Possono essere firmati digitalmente esclusivamente le
tipologie di documenti elencati in tabella (punti 3-8).
(**) Il formato ZIP, non direttamente riconducibile ad uno specifico formato di documento, può essere
utilizzato esclusivamente per esigenze operative e limitatamente a casi straordinari, quali ad esempio la firma
digitale di insiemi di file di dimensione eccezionale: il soggetto che predispone file in tale formato deve
accertarsi che gli stessi contengano esclusivamente le tipologie di documenti indicati in tabella (punti 3-8).
3.4 Sistema Mandati Informatici
In questa tipologia di documenti ricadono i flussi di mandati prodotti dalla Struttura Complessa Bilancio
Finanze.
Il formato con cui sono prodotti i documenti dal sistema del Mandato Informatico è:
XML: formato XML (eXtensible Markup Language) di un documento
Sono possibili le seguenti tipologie di imbustamento:
Pkcs#7: è la busta contenente il documento e le associate informazioni di autenticazione e firma
TSR: è la busta contenente le informazioni relative alla marca temporale (attualmente non utilizzata)
Per quanto attiene la busta di firma, i documenti mantengono la seguente struttura:
pkcs#7[XML]
le cui corrispondente nomenclatura è:
IDdocumento.XML.p7m
La verifica della firma e la successiva estrazione degli oggetti firmati digitalmente (P7M) può essere effettuata
con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla Deliberazione CNIPA (ora
DigitPA) del 17 febbraio 2005/n. 4.
- 14 -
3.5 Sistema FATTURAZIONE ELETTRONICA
In questa tipologia ricadono i documenti prodotti dal sistema di fatturazione elettronica di cui al Decreto
Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, che stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e
ricevimento della fattura elettronica e ne definisce il formato.
Il DM 23 gennaio 2004, invece, stabilisce gli obblighi in materia di conservazione per i documenti digitali
fiscalmente rilevanti. In particolare, esso prevede che il processo di conservazione delle fatture sia effettuato
con cadenza almeno quindicinale, a partire dal momento di emissione per quelle attive e di ricezione per
quelle passive.
Le fatture elettroniche vengono veicolate dal Sistema di Intercambio (SdI) predisposto dall’Agenzia delle
Entrate che si occupa di riceverle dal mittente e recapitarle al destinatario, generando le opportune
ricevute/notifiche
Le fatture sono trasmesse in file di formato XML firmati digitalmente; ogni file può contenere:
• una fattura singola
• un flusso di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione).
Si istituiscono due nuove classi documentali:
• flusso di fatture
• fattura.
Il flusso di fatture è il documento firmato digitalmente che viene inviato in conservazione automaticamente
a seguito dei seguenti eventi:
• dopo l’apposizione della firma digitale e contestualmente alla trasmissione allo SdI, per le
fatture attive;
• successivamente alla protocollazione per le fatture passive.
Dal punto di vista amministrativo/gestionale, tuttavia, è la singola fattura ad assumere rilevanza, in quanto
legata a contratti/ordini.
Le singole fatture estratte dai flussi firmati, vengono inviate al sistema documentale, e successivamente in
conservazione, su richiesta, una volta conclusa la ricezione e/o l’invio di tutti gli esiti previsti dall’Agenzia
delle Entrate. Alla singola fattura, rappresentata da un file XML non firmato vengono allegate le ricevute e le
notifiche.
I flussi di fatture elettroniche sono sottoscritti con firma digitale di tipo XAdES (XML Advanced Electronic
Signatures) o CAdES (CMS- Cryptographic Message Syntax - Advanced Electronic Signatures).
I file XML firmati XAdES non necessitano di particolari visori, infatti è possibile visualizzarne il contenuto
con un semplice editor di testi.
- 15 -
La nomenclatura dei file generati dalla sottoscrizione con firma digitale di tipo CAdES è la seguente:
IDdocumento.XML.P7M
dove:
IDdocumento: Identificativo univoco del documento riferito al Sistema produttore
XML: estensione del formato XML
P7M: estensione della busta PKCS#7 contenente il documento e le associate informazioni di
autenticazione e firma.
Per la visualizzazione dei documenti si utilizza il software corrispondente allo specifico formato.
Formato dei file
Software di visualizzazione
1 Documenti PKCS#7 (P7M)
2 Documento XML (XML)
DigitalSign Reader *
SciTE
* Le verifiche sulla firma digitale e sulla marca temporale possono essere effettuate con qualsiasi software
conforme alle specifiche tecniche di cui dalla Deliberazione Cnipa (ora AGID) n. 45/2009.
- 16 -
4
Descrizione delle classi documentali
La classe documentale definisce tutte le caratteristiche di un tipologia di documento da sottoporre a
conservazione, individuando le informazioni necessarie a qualificare ed identificare univocamente ogni singolo
documento. Ha parametri specifici di comportamento ed attributi o metadati propri.
Alcuni metadati, o attributi di base, sono comuni a tutte classi documentali, mentre altri sono specifici e
riguardano una determinata tipologia di documenti.
In particolare per ciascuna classe documentale l’AZIENDA individua e definisce le seguenti informazioni:
nome classe documentale
anagrafica dei documenti ossia ente, area ed ufficio proprietari dei documenti
metadati di base e specifici della classe documentale
numero medio dei documenti informatici prodotti per anno
numero medio dei documenti informatici prodotti giornalmente
dimensione media dei documenti informatici
periodicità di invio in conservazione
periodicità di chiusura lotto
tempi di conservazione
I metadati comuni a tutte le classi sono descritti nel documento allegato “Dettaglio campi XML Dichiarativo Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi documentali”.
- 17 -
4.1. Referti: Classe documentale REFE
In questa tipologia di documenti ricadono i referti prodotti dalle singole Strutture Operative di seguito
definite Produttori.
Classe documentale e metadati specifici
Viene definita la classe documentale REFE versione 1.0 che comprende:
i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato “Dettaglio
campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi
documentali”;
i metadati specifici descritti nel documento allegato “Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe
Documentale Referti”
Anagrafica dei documenti
L'anagrafica dei documenti, associata ai referti del singolo Produttore, dovrà essere impostata attraverso i
seguenti descrittori univoci:
ente (Azienda di appartenenza del Produttore): ASS6
area (Area di appartenenza del Produttore): SIO
ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): REFERTI
Produzione dei documenti
Per ogni Produttore saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il
loro volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni:
volume giornaliero: 1.000
volume annuo: 260.000
dimensione media: 45KB
Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto
Periodicità di invio in conservazione:
Giornaliera
Periodicità di chiusura lotto
Entro 15 giorni dalla presa in carico
Tempo di conservazione
Illimitato
- 18 -
4.2. Atti deliberativi : Classe documentale ADWEB
In questa tipologia di documenti ricadono gli atti deliberativi prodotti dalle singole Strutture Operative.
Classe documentale e metadati specifici
Viene definita la classe documentale ADWEB versione 1.0 che comprende:
i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato “Dettaglio
campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi
documentali”;
i metadati specifici descritti nel documento allegato “Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe
Documentale Atti Deliberativi”
Anagrafica dei documenti
L'anagrafica dei documenti, associata agli atti deliberativi del singolo Produttore, dovrà essere impostata
attraverso i seguenti descrittori univoci:
ente (Azienda di appartenenza del Produttore): ASS6
area (Area di appartenenza del Produttore): AMM (Direzione Amministrativa)
ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): ATTI
Produzione dei documenti
Per l’AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro
volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni:
volume mensile: 100
volume annuo: 1200
dimensione media: 500KB
Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto
Periodicità di invio in conservazione:
Giornaliera
Periodicità di chiusura lotto
Entro 15 giorni dalla presa in carico
Tempo di conservazione
Illimitato
- 19 -
4.3. Mandato informatico: Classe documentale MAND
In questa tipologia di documenti ricadono i mandati di pagamento.
Classe documentale e metadati specifici
Viene definita la classe documentale MAND versione 1.0 che comprende:
i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato “Dettaglio
campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi
documentali”;
i metadati specifici descritti nel documento allegato “Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe
Documentale Mandati di Pagamento”
Anagrafica dei documenti
L'anagrafica dei documenti, associata ai mandati di pagamento, dovrà essere impostata attraverso i
seguenti descrittori univoci:
ente (Azienda di appartenenza): ASS6
area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa)
ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): GEF (Gestione Economico- Finanziaria)
Produzione dei documenti
Per l’AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro
volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni:
volume mensile: 840
volume annuo: 10.000
dimensione media: 23KB
Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto
Periodicità di invio in conservazione:
Ogni giorno
Periodicità di chiusura lotto
Entro 15 giorni dalla presa in carico
Tempo di conservazione
Illimitato
Modalità di invio in conservazione.
Sono considerati conservabili, con le periodicità di cui alla tabella precedente, tutti i documenti firmati e
trasmessi in Tesoreria. L’inserimento nell’elenco dei documenti da conservare sarà effettuato
automaticamente non appena pervenuta la ricevuta di trasmissione.
- 20 -
4.4. Mandato informatico : Classe documentale REVE
In questa tipologia di documenti ricadono le reversali.
Classe documentale e metadati specifici
Viene definita la classe documentale REVE versione 1.0 che comprende:
i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato “Dettaglio
campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi
documentali”;
i metadati specifici descritti nel documento allegato “Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe
Documentale Reversali”
Anagrafica dei documenti
L'anagrafica dei documenti, associata alle reversali, dovrà essere impostata attraverso i seguenti
descrittori univoci:
ente (Azienda di appartenenza): ASS6
area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa)
ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): GEF (Gestione Economico-Finanziaria)
Produzione dei documenti
Per l’AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro
volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni:
volume mensile: 420
volume annuo: 5.000
dimensione media: 9 KB
Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto
Periodicità di invio in conservazione:
Ogni giorno
Periodicità di chiusura lotto
Entro 15 giorni dalla presa in
carico
Tempo di conservazione
Illimitato
Modalità di invio in conservazione.
Sono considerati conservabili, con le periodicità di cui alla tabella precedente, tutti i documenti firmati e
trasmessi in Tesoreria. L’inserimento nell’elenco dei documenti da conservare sarà effettuato
automaticamente non appena pervenuta la ricevuta di trasmissione.
- 21 -
4.5. Mandato informatico : Classe documentale RA_MAND
In questa tipologia di documenti ricadono le ricevute su mandati di pagamento.
Classe documentale e metadati specifici
Viene definita la classe documentale RA_MAND versione 1.0 che comprende:
i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato “Dettaglio
campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi
documentali”;
i metadati specifici descritti nel documento allegato “Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe
Documentale Ricevute su Mandati di Pagamento”
Anagrafica dei documenti
L'anagrafica dei documenti, associata alle ricevute su mandati di pagamento, dovrà essere impostata
attraverso i seguenti descrittori univoci:
ente (Azienda di appartenenza): ASS6
area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa)
ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): GEF (Gestione Economico-Finanziaria)
Produzione dei documenti
Per l’AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro
volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni:
volume mensile: 1.700
volume annuo: 20.000
dimensione media: 5 KB
Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto
Periodicità di invio in conservazione:
Ogni giorno
Periodicità di chiusura lotto
Entro 15 giorni dalla presa in
carico
Tempo di conservazione
Illimitato
Modalità di invio in conservazione.
Sono considerati conservabili, con le periodicità di cui alla tabella precedente, tutti i documenti trasmessi
dalla Tesoreria e salvati nel DataBase.
- 22 -
4.6. Mandato informatico : Classe documentale RA_REVE
In questa tipologia di documenti ricadono le ricevute su reversali.
Classe documentale e metadati specifici
Viene definita la classe documentale RA_REVE versione 1.0 che comprende:
i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato “Dettaglio
campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi
documentali”;
i metadati specifici descritti nel documento allegato “Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe
Documentale Ricevute su Reversali”
Anagrafica dei documenti
L'anagrafica dei documenti, associata alle ricevute su reversali, dovrà essere impostata attraverso i
seguenti descrittori univoci:
ente (Azienda di appartenenza): ASS6
area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa)
ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): GEF (Gestione Economico-Finanziaria)
Produzione dei documenti
Per l’AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro
volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni:
volume mensile: 850
volume annuo: 10.000
dimensione media: 7 KB
Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto
Periodicità di invio in conservazione:
Ogni giorno
Periodicità di chiusura lotto
Entro 15 giorni dalla presa in
carico
Tempo di conservazione
Illimitato
Modalità di invio in conservazione.
Sono considerati conservabili, con le periodicità di cui alla tabella precedente, tutti i documenti trasmessi
dalla Tesoreria e salvati nel DataBase.
- 23 -
4.7. Mandato informatico : Classe documentale PROVV_MAND
In questa tipologia di documenti ricadono i provvisori di uscita.
Classe documentale e metadati specifici
Viene definita la classe documentale PROVV_MAND versione 1.0 che comprende:
i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato “Dettaglio
campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi
documentali”;
i metadati specifici descritti nel documento allegato “Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe
Documentale Povvisori di Uscita”
Anagrafica dei documenti
L'anagrafica dei documenti, associata ai provvisori di uscita, dovrà essere impostata attraverso i seguenti
descrittori univoci:
ente (Azienda di appartenenza): ASS6
area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa)
ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): GEF (Gestione Economico-Finanziaria)
Produzione dei documenti
Per l’AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro
volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni:
volume mensile: 35
volume annuo: 400
dimensione media: 7 KB
Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto
Periodicità di invio in conservazione:
Ogni giorno
Periodicità di chiusura lotto
Entro 15 giorni dalla presa in
carico
Tempo di conservazione
Illimitato
Modalità di invio in conservazione.
Sono considerati conservabili, con le periodicità di cui alla tabella precedente, tutti i documenti trasmessi
dalla Tesoreria e salvati nel DataBase.
- 24 -
4.8. Mandato informatico : Classe documentale PROVV_REVE
In questa tipologia di documenti ricadono i provvisori di incasso.
Classe documentale e metadati specifici
Viene definita la classe documentale PROVV_REVE versione 1.0 che comprende:
i metadati previsti dalla classe documentale base, descritti nel documento allegato “Dettaglio
campi XML Dichiarativo - Classe Documentale Base - Attributi comuni a tutte le classi
documentali”;
i metadati specifici descritti nel documento allegato “Dettaglio campi XML Dichiarativo - Classe
Documentale Povvisori di Incasso”
Anagrafica dei documenti
L'anagrafica dei documenti, associata ai provvisori di incasso, dovrà essere impostata attraverso i
seguenti descrittori univoci:
ente (Azienda di appartenenza): ASS6
area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa)
ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): GEF (Gestione Economico-Finanziaria)
Produzione dei documenti
Per l’AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro
volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni:
volume mensile: 22
volume annuo: 250
dimensione media: 5 KB
Periodicità di invio in conservazione e di chiusura lotto
Periodicità di invio in conservazione:
Ogni giorno
Periodicità di chiusura lotto
Entro 15 giorni dalla presa in
carico
Tempo di conservazione
Illimitato
Modalità di invio in conservazione.
Sono considerati conservabili, con le periodicità di cui alla tabella precedente, tutti i documenti trasmessi
dalla Tesoreria e salvati nel DataBase.
- 25 -
4.9. Fatturazione elettronica: classi documentali FLUSSO_FATTURE e FATTURA
In questa tipologia di documenti ricadono le fatture elettroniche e i relativi flussi.
Classe documentale e metadati specifici
Vengono definite le classi documentali:
FLUSSO_FATTURE versione 1.0 i cui metadati specifici sono riportati nell’allegato
“SanitaDettaglio campi XML Dichiarativo - Classe Documentale FLUSSO_FATTURE.doc”;
FATTURA versione 1.0 i cui metadati specifici sono riportati nell’allegato “SanitaDettaglio
campi XML Dichiarativo - Classe Documentale FATTURA.doc”
Anagrafica dei documenti
L'anagrafica dei documenti viene definita nel seguente modo:
ente (Azienda di appartenenza): ASS6
area (Area di appartenenza): AMM (Direzione Amministrativa)
ufficio (Ufficio di appartenenza del Produttore): FATTURA (Gestione delle fatture)
Produzione dei documenti
Per l’AZIENDA saranno definiti il formato elettronico dei documenti mandati in conservazione, il loro
volume medio giornaliero ed annuo e la dimensione media fornendo le seguenti informazioni:
volume mensile: da definire
volume annuo: da definire
dimensione media: da definire
Periodicità di invio in conservazione e di generazione del pacchetto di archiviazione – classe
documentale FLUSSO_FATTURE
Periodicità di invio in conservazione:
Giornaliera
Periodicità di generazione del pacchetto di
archiviazione
Entro 15 giorni dalla presa in carico
Tempo di conservazione
10 anni
Modalità di invio in conservazione – classe documentale FLUSSO_FATTURE.
Il flusso di fatture è il documento firmato digitalmente, veicolato dal Sistema di Interscambio che
viene inviato in conservazione automaticamente a seguito dei seguenti eventi:
dopo l’apposizione della firma digitale e contestualmente alla trasmissione allo SdI, in caso di
fatture attive;
successivamente alla protocollazione, per le fatture passive.
- 26 -
Periodicità di invio in conservazione e di generazione del pacchetto di archiviazione – classe
documentale FATTURA
Periodicità di invio in conservazione:
A richiesta
Periodicità di generazione del pacchetto di
archiviazione
Entro 15 giorni dalla presa in carico
Tempo di conservazione
10 anni
Modalità di invio in conservazione – classe documentale FATTURA.
La singole fattura, estratta dal flusso firmato in entrata o in uscita, viene inviata al sistema
documentale, e successivamente, su richiesta del produttore, trasferita al sistema di conservazione.
Ad essa sono allegate tutte le ricevute e le notifiche prodotte dal Sistema di Interscambio.
- 27 -
4.10. Attributi comuni a tutte le classi documentali: Classe Documentale Base
Introduzione
Ad ogni documento da conservare viene associato un file XML (XML Dichiarativo) che contiene tutte le
informazioni per identificare, reperire e qualificare il documento stesso. Tali informazioni vengono
memorizzate nei campi o tag dell’XML Dichiarativo e validate dallo schema XSD fornito relativo alla classe
documentale di appartenenza.
Ad ogni documento vengono associati obbligatoriamente dei metadati o attributi di base il cui fine principale
è di identificare l’ente di appartenenza del documento. Questi attributi di base (stabiliti nella Classe Base
relativa al documento generico) sono pertanto comuni a tutte le classi documentali.
Agli attributi di base è possibile aggiungere ulteriori metadati (chiamati attributi specifici) definendo delle
classi documentali personalizzate (ad es. referti, protocollo, delibere, …).
Classe Base relativa al documento generico (attributi comuni a tutte le classi documentali)
Lo schema di validazione della Classe Base versione 1.0 è identificato dal targetNamespace
http://conservazione.insiel.it/doc_1_0”
Ad ogni documento inviato al sistema di conservazione vengono associati degli attributi Gli attributi della
Classe Base sono comuni a tutte le classi documentali. I campi o tag dell’XML Dichiarativo della Classe
Base e quindi vengono descritti nella seguente tabella:
Campo
chiaveAccesso
Descrizione
Obbligatorietà
Chiave di accesso per il SGD fornito da SI
Insiel
userId
Identificativo dell’utente dell’SGD che
richiede la conservazione.
Ente di appartenenza del documento
(definito dal Cliente e codificato da
Insiel)
Area organizzativa di appartenenza del
documento (definito dal Cliente e
codificato da Insiel)
Ufficio di appartenenza del documento
(definito dal Cliente e codificato da
Insiel)
Identificativo della classe documentale
e quindi dei metadati associati (definito
dal Cliente e codificato da Insiel)
Categoria di catalogazione dei
documenti all'interno dell'Ente/Area
Organizzativa/Ufficio di appartenenza.
Versione della classe documentale
(definito dal Cliente e codificato da
Insiel)
Identificativo del documento impostato
dal SGD. L'unicità di tale chiave deve
essere garantita dal SGD dell’ente. Il
SCS comunque controlla l'univocità
della chiave fra i documenti dello stesso
ente*
area*
ufficio*
IdClasseDoc*
VerClasseDoc*
idDocSgd
- 28 -
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
idDocSgdRet
dataInvio
dataMaxConservazione
origTipo
ente, area e ufficio e in caso di
violazione rifiuta il documento.
Identificativo secondo l’SGD del
documento che l’istanza corrente andrà
a rettificare; nel caso in cui il
documento non esista nell’archivio di
conservazione l’istanza corrente sarà
rifiutata.
Data di invio del documento. Il campo
deve avere il formato: aaaa-mm-gg.
Campo che il cliente può usare per
indicare al sistema la data massima per
la chiusura del processo di
conservazione. Se non viene specificata
nessuna data il lotto verrà chiuso
secondo i criteri definiti
contrattualmente. Il campo deve avere
il formato: aaaa-mm-gg e deve essere
superiore di almeno un giorno alla data
della richiesta di conservazione
Tipologia del documento (A:
analogico;D: digitale)
NO
SI
NO
SI
origUnico
Tipologia di documento analogico (N
SI se origTipo = A, non
analogico non unico; S analogico unico) utilizzare se origTipo = D
origLocazione
Descrizione, in convenzione interna del
SGD, della locazione fisica del
documento originale. Tale
informazione è fondamentale nel
processo di avvallo alla distruzione del
cartaceo
Contiene l’elenco e la descrizione dei
file allegati
Descrizione di un file allegato
Nome del file originale
E’ possibile inserire un collegamento ad
un altro file dello stesso documento
inserendo in questo tag il
nomeOriginale del file al quale è
collegato. Quando ad esempio il file
trattato è una marcatura temporale
viene inserito in questo tag il
nomeOriginale del file al quale la marca
si riferisce
Ordine di presentazione del file; il
documento principale ha ordine = 1;
valori accettati >=1; se non specificato
viene assunto pari a 1
Inserire il numero di pagine del
documento; se non specificato viene
assunto pari a 0
Algoritmo di calcolo dell’impronta del
file
Impronta codificata esadecimale del
allegati
allegato
nomeOriginale
idAllCollegato
ordine
pagine
improntaTipo
impronta
- 29 -
SI se origTipo = A, non
utilizzare se origTipo = D
SI
SI
SI
NO
NO
NO
SI
SI
file. Il SCS ricalcola l’impronta del file e
la verifica con quella inserita, se l’esito
del confronto è negativo il documento
viene rifiutato
mime
Mime type del file; se vi sono più mime SI
type da inserire questi vanno separati
dal carattere pipe ossia “|”
mime_ver
Versione del mime type del file o NA
SI
(not allowed) se il mime non ha una
versione significativa; per ciascun mime
type va inserita la versione relativa; se vi
sono più versioni da inserire queste
vanno separate dal carattere pipe ossia
“|”
* L'anagrafica di un documento (ente\area\ufficio\classe\versione) definisce un meccanismo di
aggregazione dei documenti in lotti.
Allegati
Negli allegati al presente documento vengono descritti gli attributi o metadati specifici delle classi
documentali personalizzate.
Glossario
Classe documentale la classe documentale definisce tutte le caratteristiche di un tipo di documento da
sottoporre a conservazione. Definisce quindi le informazioni indispensabili per qualificare ed identificare il
documento. Ha parametri propri di comportamento (ad es. i tempi di conservazione) e definizioni degli
attributi che costituiscono i metadati
Classe documentale
File XML Dichiarativo
File XSD
Metadato
SCS
SGD
la classe documentale definisce tutte le caratteristiche di un tipo di
documento da sottoporre a conservazione. Definisce quindi le informazioni
indispensabili per qualificare ed identificare il documento. Ha parametri
propri di comportamento (ad es. i tempi di conservazione) e definizioni degli
attributi che costituiscono i metadati
File xml (eXtensible Markup Language) che contiene tutte le informazioni
(metadati) del documento da conservare
File XSD (XML Schema Definition) che contiene lo schema di definizione
della struttura di un file XML
attributo o campo o proprietà della classe documentale
sistema di conservazione sostitutiva
sistema di gestione documentale
- 30 -
“MANUALE DELLA CONSERVAZIONE
DEI DOCUMENTI INFORMATICI”
ALLEGATO 3
SERVIZIO DI CONSERVAZIONE – ALLEGATO SULLE
MODALITA’ DI RICHIESTA DI ESIBIZIONE
- 31 -
Indice
1.
Introduzione.................................................................................................................................................................. 30
2.
Modalità di richiesta di esibizione di documenti conservati.................................................................................. 30
- 32 -
1. Introduzione
L’esibizione è l’operazione che consente di visualizzare un documento conservato ed ottenerne copia (art.1, co.1,
lett.m delibera CNIPA n.11/04).
L’Azienda per i Servizi Sanitari n.6 , di seguito denominata AZIENDA, intende descrivere nel presente
documento le modalità organizzative legate all’esibizione dei documenti prodotti dall’Amministrazione e
conservati presso il gestore del servizio di conservazione a norma dei documenti.
2. Modalità di richiesta di esibizione di documenti conservati
L’AZIENDA qualora intenda richiedere l’esibizione dei propri documenti digitali, conservati presso il gestore del
servizio di conservazione, dovrà attenersi alla seguente procedura di richiesta.
L’esibizione dei documenti potrà avvenire solo su richiesta dell’AZIENDA proprietaria del documento o,
qualora normativamente previsto, da autorità superiore. Ogni azienda si riserva di definire al suo interno le
modalità organizzative per la dichiarazione di conformità. Nel caso venga richiesta l’esibizione del documento
attraverso una rappresentazione su supporto diverso il pubblico ufficiale dell’AZIENDA richiedente dovrà
provvedere alla dichiarazione di conformità tra conservato ed esibito presso il conservatore.
Tranne casi eccezionali, la richiesta dovrà pervenire tramite casella di posta PEC dell’AZIENDA verso casella di
posta PEC a ciò dedicata presso INSIEL. Sarà cura di INSIEL inviare il/i documento/i richiesto/i, così come
estratto/i tramite lo stesso sistema telematico di casella PEC riportando all’interno della comunicazione la
seguente frase: “si dichiara che il documento conservato e qui allegato è stato estratto da un lotto in corso di
validità”.
- 33 -
Elenco firmatari
ATTO SOTTOSCRITTO DIGITALMENTE AI SENSI DEL D.P.R. 445/2000 E DEL D.LGS. 82/2005 E SUCCESSIVE MODIFICHE E
INTEGRAZIONI
Questo documento è stato firmato da:
NOME: PIERLUIGI FABRIS
CODICE FISCALE: FBRPLG51S08G914Z
DATA FIRMA: 18/07/2014 12:32:26
IMPRONTA: 6741430D75FBCFDABB5CB96AC2DE4C1A720C152870C2EE04501ED67B3FB93479
720C152870C2EE04501ED67B3FB93479B85112355808BB8BFD0B70A51EDE4786
B85112355808BB8BFD0B70A51EDE4786E09682BF15942B21642E520EC08C9820
E09682BF15942B21642E520EC08C9820DA1C31D7E110F9277E86246A25296C16
NOME: ALBERTO GRIZZO
CODICE FISCALE: GRZLRT62L03A516U
DATA FIRMA: 18/07/2014 13:01:35
IMPRONTA: 4D0F62777220CEC3C2B20951D31AAAC38FDB94C7E3C966E3578C42F5051B11F8
8FDB94C7E3C966E3578C42F5051B11F861111FF3FC263DC2E771AFF49FC2A414
61111FF3FC263DC2E771AFF49FC2A4143368AFAF3B1C04E932119CD909EA4F3E
3368AFAF3B1C04E932119CD909EA4F3E081408CF11D4EB8E0FFA8AFC9C7B2C3A
NOME: ANTONIO GABRIELLI
CODICE FISCALE: GBRNTN56E01H294S
DATA FIRMA: 18/07/2014 13:02:33
IMPRONTA: 01D91D9DDDBA232022D76228B031D3DC08EBAD5B057BEA65AD086EE92749200E
08EBAD5B057BEA65AD086EE92749200E90360807EDE281AB04F78C6B8E838481
90360807EDE281AB04F78C6B8E838481DFA1F41D2778813B7D08F2DB408BFE28
DFA1F41D2778813B7D08F2DB408BFE28F93030A33AC5E0B8CB00E45F830C6FD4
NOME: FABIO SAMANI
CODICE FISCALE: SMNFBA57C03L424I
DATA FIRMA: 18/07/2014 13:03:41
IMPRONTA: CB156466DF95610F3814F9A07ECABBF7DF7D7F4AE5B6CCCF241436DCAF96D9D9
DF7D7F4AE5B6CCCF241436DCAF96D9D9023AFE9819B198E1A98570FA2BDED99D
023AFE9819B198E1A98570FA2BDED99DAAFA666F6EDFA81D0F00F5BBF81E5CD6
AAFA666F6EDFA81D0F00F5BBF81E5CD69D3B9C621AAC6EBA9DB14E879AE71417

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