La Fatturazione Elettronica per la PA Dal 6 giugno 2014 diventerà obbligatorio inviare la fattura in formato elettronico per tutti i fornitori che cedono beni o che prestano servizi a: Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza sociali individuati nell’elenco annuale pubblicato dall’ ISTAT. Dal 6 giugno 2015 diventerà obbligatorio emettere fattura elettronica verso tutte le rimanenti Amministrazioni Pubbliche, ad eccezione di quelle locali. Per le PA locali il governo emanerà entro i prossimi mesi un decreto indicante le date di obbligo. L’ipotesi più accredita è che anche per quest’ultime sia il 6 Giugno 2015. TOPKEY PUÒ SUPPORTARE L’OPERATORE IN TUTTE LE FASI CHE DEVE AFFRONTARE AI FINI DEL CORRETTO SVOLGIMENTO DELLA PROCEDURA. Topkey Topkey, società fondata nel 1987 con sede a Torino, opera da molti anni nel settore dell’ottimizzazione dei sistemi ERP (quali Sap, Diapason, Sage ERP X3, BaaN, JDE) sia attraverso un supporto consulenziale per ottimizzarne l’uso sia con la fornitura di prodotti e servizi che aiutano a eliminare o a ridurre i costi nell’utilizzo operativo dei sistemi ERP stessi. In questo contesto sono previsti sistemi per la gestione documentale “estesa”, ovvero per le fasi legate all’archiviazione, alla gestione, alla distribuzione, all'acquisizione dei documenti sia attraverso tecniche di lettura automatica (EDR e OCR) sia con tecnologie di electronic forms dei documenti. Topkey, di recente, ha unito con Credemtel, Ditech e Gruppo Tesi il proprio know-how e le proprie esperienze maturate con un vasto parco clienti per offrire alle imprese uno strumento innovativo e affidabile per la dematerializzazione completa dei documenti legati al processo di consegna delle merci: DeliveRING. Si tratta di una piattaforma con funzioni di acquisizione, pubblicazione, conservazione e smistamento di documenti e informazioni sul processo di consegna merci tra gli operatori della supply chain: produttori, trasportatori e terze parti logistiche, centri distributivi e punti vendita. obbligo. L’ipotesi più Inoltre, dai tre mesi successivi a queste date, tutte le PA non potranno procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica. L’obbligo legato all’invio della fattura elettronica alle Amministrazioni Pubbliche è stato introdotto dalla Finanziaria 2008 che prevede la trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Cosa è la Fattura Elettronica per la PA? Dal 6 giugno 2014 diventerà obbligatorio inviare la fattura in formato elettronico a Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza sociali individuati nell’elenco annuale pubblicato dall’ ISTAT. Dal 6 giugno 2015 diventerà obbligatorio emettere fattura elettronica verso le rimanenti Amministrazioni Pubbliche, presumibilmente anche per le PA locali. Il supporto di Topkey La fattura elettronica - ai sensi dell'articolo 21, comma 1 del DPR 633/72 - è la sola tipologia di fattura accettata dalle Pubbliche Amministrazioni ed ha le seguenti caratteristiche: Le operazioni che l’Operatore Economico deve svolgere sono le seguenti:  il contenuto è rappresentato in un file XML  firmare digitalmente ogni file inviato secondo uno specifico formato ed è l'unico accettato dal Sistema di Interscambio;  l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite dall’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;  ogni ufficio destinatario delle fatture ha un codice identificativo univoco e la trasmissione del documento è vincolata alla presenza di questo codice. Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche specifiche della Fattura per la PA, di effettuare dei controlli sui file ricevuti e di inoltrare le fatture agli Enti destinatari. I soggetti coinvolti La Fattura Elettronica per la PA compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e alla conservazione sostitutiva prevista dalla legge;  gli intermediari (banche, Poste, commercialisti, imprese ICT), vale a dire quei soggetti ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per la conservazione sostitutiva prevista dalla legge. Gli utenti coinvolti in questo processo sono:  ovviamente le Pubbliche Amministrazioni, che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla ricezione della fattura elettronica;  gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi alla PA, obbligati alla  predisporre la Fattura elettronica PA secondo le regole specifiche; tramite un certificato di firma qualificata;  inviare la Fattura elettronica al SdI nelle modalità stabilite;  portare in conservazione sostitutiva le fatture inviate. Nello specifico la fattura elettronica può essere inviata al SdI in 4 diverse modalità: - tramite upload manuale - tramite un intermediario - tramite PEC (Posta Elettronica Certificata) - tramite Web-services. Topkey può supportare l’operatore dandogli una completa assistenza nelle varie fasi del processo. Topkey, infatti, con la sua pluriennale esperienza, offre all’operatore la sua proposta per conservare sostitutivamente le fatture inviate alla PA avvalendosi dei servizi messi a disposizione dei maggiori Enti conservatori; i sistemi Topkey sono certificati dai principali Enti e consentono l’invio misto delle fatture “tradizionali” e delle fatture per la PA. Riguardo alla produzione del file XML, solitamente si preferisce che sia l’ERP a produrre il file XML ma è possibile utilizzare il modulo TopkeyEDR che consente di estrarre i dati direttamente dal file PDF delle fatture per poi essere inviato al SdI; in questo caso il consiglio è di sfruttare al meglio tale modulo unito ad alcune funzioni specifiche di alcuni conservatori che consentono già di integrare i dati mancanti on line e di procedere all'invio. In questo modo il cliente può generare via EDR il maggior numero di dati e completare manualmente l'invio al SdI. Infatti, una generazione automatica diretta da PDF a XML della PA, non è consigliabile e quindi una possibilità di revisione è preferibile. Per quanto riguarda l’invio vi sono diverse alternative. In merito all’invio tramite PEC, con la relativa conservazione di tutti i messaggi, si può sfruttare appieno il modulo TopkeyFDS di Topkey che provvede, oltre all’invio, anche alla tracciatura di tutti i messaggi che vengono posti su un DB SQL Server presso il cliente. Il sistema si occupa poi dell’invio tramite PEC dei documenti con il tracking automatico delle ricevute di accettazione e consegna con le relative date certe come già è stato fatto per l'art. 62. L'invio tramite i Web-services, invece, si giustifica in presenza di grandi moli di dati e l'invio manuale (upload) richiede l’iscrizione del fornitore ai vari registri della PA, si consiglia pertanto di utilizzare sempre Topkey per l'invio al SdI contestualmente alla conservazione sostitutiva sfruttando anche la recente opportunità data attraverso la quale, con un solo invio in conservazione, si può procedere con l'inoltro automatico, per le fatture della PA ovviamente, al SdI riducendo così enormemente l’operatività del cliente Topkey. (Da notare che i Web-services non sono ancora rilasciati da Topkey). Nel caso invece di presenza del conservatore abilitato, il processo è molto più semplice perchè il sistema TopkeyLDI invia le fatture (sia per la PA sia quelle “tradizionali”) al conservatore; per la fatture PA viene inviato anche il file XML, per le altre solo il file con le chiavi a norma; viene inviato anche un TAG che indica che si tratta di una fattura per la PA; il conservatore abilitato consente all’utente di interfacciarsi con il proprio portale per effettuare invii singoli e massivi e per verificare i ritorni; in questo caso le informazioni di ritorno sono acquisite direttamente da Topkey e sono disponibili da parte del sistema ERP del cliente. La suite Topkey Al fine di poter gestire in modo completo i documenti aziendali, Topkey offre una serie di moduli utilizzabili sia in maniera integrata tra loro sia con altri programmi di gestione documentale; è frequente avere installazioni nelle quali le componenti di distribuzione di Topkey alimentano altri sistemi documentali, così come le funzioni di conservazione sostitutiva o di acquisizione email. Le componenti della suite Topkey sono qui di seguito sintetizzate.  Configuratore Si tratta del modulo che consente la gestione degli utenti, delle sicurezze, dell'infrastruttura (percorsi di archiviazione percorsi di input, ecc.). Permette inoltre di definire i processi base del workflow e le modalità di integrazione con il sistema ERP.   OPT:Archiviazione Sono le componenti che acquisiscono i documenti che arrivano dal sistema ERP (spool o PDF) sia quelli che devono essere trattati mediante scansione sia che arrivino da email; in questo caso il sistema scorre automaticamente N caselle di posta e provvede a estrarre gli allegati portandoli nel sistema documentale, per arrivare poi alla gestione delle fasi di scansione dei documenti e alla generazione di files PDF o TIFF dagli spool o dai reports del sistema ERP.   OPT:Ricerca documentale E’ la componente finale del sistema che raccoglie tutti i documenti trattati dalle componenti precedenti, li connette con le chiavi di ricerca e consente ai vari utenti, aziendali o esterni, di ritrovare i documenti sia in modalità Client/Server sia in modalità WEB. Molto spesso questa componente è già presente in azienda ma le funzioni degli altri moduli di Topkey consentono di integrarsi facilmente con altri sistemi di gestione documentale.  EDM:Workflow E’ il modulo che consente lo smistamento dei documenti all’interno dell’azienda; viene prevalentemente usato per il trattamento delle fatture passive, ma non solo, dal momento che consente di gestire in modo completo il ciclo di approvazione del documento, inclusa la generazione di allegati di approvazione, di email di notifica, di reports di sollecito per tracciare in modo completo il processo.  EDR:Riconoscimento Mediante la tecnologia EDR, Topkey ha reso disponibile uno strumento potentissimo per l’acquisizione automatica dei documenti elettronici in arrivo via email (ma non solo) in formato PDF, in maniera totalmente parametrica. TopkeyEDR consente di acquisire fatture passive, documenti di trasporto, ordini, ecc. con enorme efficacia.   LDI:Conservazione sostitutiva Topkey propone una componente di front end che facilita l’integrazione fra il sistema gestionale aziendale e i servizi per la conservazione sostitutiva a norma offerti dai più importanti Enti Conservatori. Si tratta di un sistema “utente” e non per sviluppatori, prevede quindi la propria interfaccia che viene utilizzata dal responsabile della conservazione per effettuare le varie fasi di lavoro; acquisisce in maniera automatica i files da portare in conservazione e provvede a gestire in toto il colloquio con i diversi servizi offerti, incluse ovviamente le fasi di ritorno (token e altro); infine, in fase di esibizione, consente l’imputazione del token e la ricezione dei files corrispondenti. I principali conservatori hanno certificato questa componente per l’integrazione con i propri servizi.  FDS:Distribuzione Si tratta della componente che si occupa della distribuzione dei documenti estratti o generati dalle componenti di acquisizione per l’invio multicanale agli utenti solitamente esterni. Il sistema invia email o fax e stampa in maniera selettiva i documenti, il tutto in modalità controllata e totalmente tracciata ad uso del Master User. Questa componente ha al suo interno un modulo specifico che consente l'integrazione tra un sistema gestionale qualunque e il servizio Postaonline H2H di Poste Italiane; tale modulo acquisisce i documenti posti in un'area del Server e li invia come raccomandate, raccomandate AR, posta prioritaria e telegrammi.  Gli utilizzatori dei sistemi Topkey La suite Topkey è in uso con successo presso un numero considerevole di clienti tra i quali: Danone, Negrini, Gabbiano, Sony, Università Cattolica, Colussi, Despar, Bolaffi, SGM Distribuzione, …. Topkey ® SOFTWARE & CONSULTING Per ulteriori informazioni visitate il sito www.topkey.it 04/2014 - Topkey è un marchio registrato, tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari