Presentazione Fatturazione Elettronica Armando Giudici

FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA
FATTURAZIONE OBBLIGATORIA PA
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
NORMATIVA IN VIGORE
FATTURAZIONE ELETTRONICA
Il D. L. n. 216 del 11/12/2012 convertito con la Legge di Stabilità n. 228 del 24/12/2012 ridefinisce la
Fattura Elettronica, semplificandone la diffusione consentendo di abbandonare il supporto cartaceo
FATTURAZIONE ELETTRONICA PA
La L. n. 244 del 24/12/2007, commi 209-2014 (Finanziaria 2008) impone l’obbligo di fatturazione
elettronica verso la PA attraverso l’emissione di due Decreti Attuativi per rendere operativa tale norma.
Il DMEF del 7/03/2008 individua l’Agenzia delle Entrate come gestore del sistema di interscambio (SDI)
e la SOGEI quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali e tecnici
Infine il tanto atteso (5 anni) D.M. n. 55 del 3/04/2013 che rende obbligatoria la Fatturazione Elettronica
verso i Ministeri,le Agenzie fiscali e gli Enti Nazionali di Assistenza e Previdenza a partire dal
6 giungo 2014 così che non potranno più accettare le fatture cartacea e di conseguenza non potranno
più procedere al loro pagamento sino all'invio del documento elettronico.
DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66 che all’art. 5-CAPO IV anticipa dal 6 giugno 2015 al 31 marzo
2015 l’obbligo per le ALTRE AMMINISTRAZIONI CENTRALI allineando alla medesima data l’entrata in
vigore per le AMMINISTRAZIONI LOCALI
PEC obbligatoria per tutte le imprese dopo la conversione del D.L.179/2012 nella Legge 221/2012 che si
affianca alle indicazioni contenute nella Legge 2/2009 rendendo obbligatoria la PEC per: Professionisti,
Società, Ditte Individuali, PA.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
NOVITA’ NORMATIVE ATTESE
REGOLAMENTO UE approvato il 3 aprile 2014 che dovrebbe entrare in vigore a partire
dal 1 luglio 2014 dal titolo: “Identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni
elettroniche nel mercato interno”. Le principali novità introdotte:
-Realizzazione dell’interoperabilità giuridica e tecnica fra i Paesi dell’Unione
-Gli Stati membri avranno sempre facoltà di notificare alla Commissione il sistema nazionale
di identificazione che deve essere accettato da tutti gli Stati membri (ad es. nelle gare)
-Introduzione del sigillo elettronico che costituisce la firma della persona giuridica.
-Introduzione dell’obbligo di conservazione
-Ampio rinvio agli standard tecnici
-Espresso riconoscimento della firma su server, di firma remota e di firma su mobile.
(BOZZA di DECRETO) che porta modifiche al DME 23 gennaio 2004 e prevede la
conservazione delle fatture entro tre mesi dalla data di presentazione della dichiarazione
fiscale.
(BOZZA di DECRETO) che potrebbe far saltare l’obbligo dell’invio all’Agenzia delle Entrate
delle impronte dei documenti fiscalmente rilevanti sostituendolo con una indicazione nella
dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento. La bozza del DMEF
interviene anche sulle formalità per il pagamento dell’imposta di bollo.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FIRME ELETTRONICHE ED EFFICACIA PROBATORIA
Firma Elettronica
E’ un insieme di dati in forma elettronica utilizzati come metodo di identificazione informatica. E’ la Firma
informatica più debole. Il documento così sottoscritto sarà riconosciuto dall’ordinamento come forma
scritta e la sua efficacia probatoria potrà essere liberamente valutata dal giudice.
Firma Elettronica Avanzata (FEA)
E’ l’insieme di dati in forma elettronica che consentono l’identificazione del firmatario e la sua connessione
univoca. Il DPCM del 22 febbraio 2013 entrato in vigore il 5 Giugno 2013 ha valorizzato questo tipo di firma
e così la Firma Grafometrica che è l’applicazione su tablet più diffusa della FEA.
Il documento informatico sottoscritto con FEA apposta nel rispetto delle regole tecniche, è
riconosciuto valido fino a querela di falso ma lo è solo nei soli rapporti intercorrenti tra
sottoscrittore ed erogatore della soluzione di firma. Es: Cliente/Banca
Firma Qualificata
E’ un particolare tipo di firma elettronica avanzata ottenuta attraverso una procedura informatica che
garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un
controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi
siano stati successivamente modificati Deve basarsi su un certificato qualificato e deve essere realizzata
mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma. Il disconoscimento richiede querela di falso
e soddisfa il requisito della forma scritta.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FIRMA DIGITALE
E’ un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su
un certificato qualificato e su un sistema di chiavi
crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro,
che consente al titolare, tramite la chiave privata, e al
destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di
rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di
uno o più documenti informatici. Tutto ciò unito al ruolo del
certificatore che garantisce la veridicità e la correttezza delle
informazioni riportate nel certificato (dati anagrafici del
titolare), forniscono allo strumento “firma digitale”
caratteristiche tali da non consentire al sottoscrittore di
disconoscere la propria firma digitale (fatta salva la
possibilità di querela di falso).
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTO
E’, in sostanza, l’equivalente elettronico di una tradizionale firma apposta su carta e la
sua apposizione garantisce:
- l’autenticità del documento (sicurezza della paternità)
- l’integrità del documento
(certezza che non sia stato alterato)
- la sua validità
La sicurezza del sistema sta nel
fatto che, conoscendo un
elemento della coppia “chiave
pubblica”, non è possibile
dedurre l'elemento
corrispondente “chiave privata”.
La “chiave privata”, infatti, è
l'elemento della coppia di chiavi
destinato ad essere conosciuto
dal solo soggetto titolare che
appone la firma digitale sulle
pratiche telematiche.
La “chiave pubblica”, invece, è
l'elemento della coppia di chiavi
destinato ad essere conosciuto
dagli interessati e con il quale si
verifica la firma digitale del
titolare della coppia di chiavi
+
PIN
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTO
COME SI OTTIENE – SCADENZA - DISPOSITIVI
COME SI OTTIENE
Chiunque intenda dotarsi di firma digitale deve rivolgersi ad uno dei soggetti autorizzati:
i Certificatori il cui elenco pubblico è disponibile sul sito della Agenzia Digitale all’indirizzo
http://www.agid.gov.it
dove sono anche disponibili i link ai siti web degli stessi Certificatori con le indicazioni
operative da seguire.
LA COPPIA DI CHIAVI HA UNA SCADENZA TEMPORALE
La scadenza della Firma Digitale è solitamente triennale ma essa, anche se il relativo
certificato qualificato risulti scaduto, revocato o sospeso, è valida se alla stessa è associabile
un riferimento temporale opponibile ai terzi che colloca la generazione di detta firma in un
momento precedente alla scadenza, sospensione o revoca del suddetto certificato.
DISPOSITIVI DI FIRMA
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTO
COME SI UTILIZZA LA FIRMA DIGITALE
PIN
Processo di apposizione della “Firma Digitale”
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
QUANDO LA FIRMA GRAFOMETRICA ACQUISISCE IL VALORE DI FEA
Il DPCM del 22/02/2013 introduce l’impiego della firma elettronica avanzata (FEA) nella
sottoscrizione di qualsiasi tipologia di documento con valore legale tra le parti.
La firma grafometrica
è quel tipo di FEA che si ottiene apponendo la propria firma su un tablet, modalità molto
simile a quella della Firma autografa
La Firma Grafometrica può considerarsi “Avanzata” solo se risponde a determinati requisiti
di sicurezza. La firma elettronica avanzata non comporta l’uso necessario di una determinata
tecnologia ma bensì l’osservanza di determinate garanzie e più precisamente:
A. l’identificazione del firmatario del documento;
B. la connessione univoca della firma al firmatario;
C. il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma, ivi inclusi i
dati biometrici eventualmente utilizzati per la generazione della firma;
D. la possibilità di verificare che l’oggetto della sottoscrizione non abbia subito modifiche
dopo l’apposizione della firma;
E. la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto;
F. l’individuazione del soggetto che ha erogato la soluzione di firma elettronica avanzata;
G. l’assenza di qualunque elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli
atti, fatti o dati nello stesso rappresentati.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
LA FIRMA GRAFOMETRICA E’ IL PIU’ DIFFUSO TIPO DI FEA
La Firma Grafometrica apposta su Tablet se soddisfa
tutti i requisiti richiesti dalla legge può avere lo stesso
valore di una firma elettronica avanzata.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
DIFFERENZE TRA FIRMA DIGITALE E FIRMA CONVENZIONALE
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
VISTA SINOTTICA SULLE DIVERSE FIRME ELETTRONICHE
Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione – Politecnico di Milano
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
LA PEC “POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS’È E COME FUNZIONA
La PEC garantisce certezza sull’identità del mittente e del
destinatario, sull’integrità del messaggio elettronico, sulla data e
ora di invio e di consegna perché gli attestati di ricevimento e di
spedizione sono firmati digitalmente dai Provider certificati.
Le Comunicazioni tra Imprese e Pubbliche Amministrazioni
dal 1/01/2014 devono avvenire esclusivamente in via telematica.
L’obbligo riguarda le presentazioni di istanze, dichiarazioni, dati, lo
scambio di informazioni e documenti anche ai fini statistici. Le PA
dovranno aver messo a disposizione sul proprio sito apposite
procedure; in alternativa dovrà essere utilizzata la PEC. L’obbligo
di comunicazione telematica si applica anche alla documentazione
allegata alle istanze e dichiarazioni. Le PA non potranno più
accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni.
Intanto le PA a seguito della pubblicazione del Decreto del
Fare (testo vigente dal 21/08/2013) non possono più
trasmettersi documenti tramite fax.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
LA PEC “POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS’È E COME FUNZIONA
Schema di funzionamento della PEC
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
LA PEC “POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS’È E COME FUNZIONA
CONSERVAZIONE PEC: COME, QUALI E PER QUANTO TEMPO
La normativa indica che la Conservazione Sostitutiva è l’unico sistema
per conservare il valore legale dei messaggi e delle ricevute PEC nel
tempo in quanto la PEC ha la stessa “efficacia probatoria” di una
raccomandata con avviso di ricevimento e il messaggio PEC e le relative
ricevute sono considerati documenti informatici.
Le PEC da conservare sono quelle che si riferiscono ai documenti previsti
dall’art. 2220 del Codice Civile: le fatture, le lettere, le copie delle
fatture e delle lettere e tutti i documenti aventi rilevanza assimilabile alle
scritture contabili.
Lo stesso articolo indica il tempo di conservazione in 10 anni dalla
registrazione o avvenuta ricezione.
Di conseguenza i messaggi e le ricevute PEC sarebbero privi di valore
legale se conservati su carta perché perderebbero le informazioni di
certificazione di natura elettronica.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA
DEFINIZIONE NORMATIVA
Dal 1 gennaio 2013 l’evoluzione normativa ha equiparato in tutto e per tutto
le fatture cartacee e quelle elettroniche.
Definizione di legge: deve intendersi elettronica la fattura che è stata
emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.
Non tutte le Fatture create in formato elettronico possono rientrare nella
definizione di fattura elettronica se non sono in formato elettronico sia
quando sono emesse che quando sono ricevute.
Il formato non è rilevante: può essere tanto un formato strutturato XML,
quanto un PDF inviato via PEC.
E’ invece essenziale farvi ricorso solo previa accettazione da parte del
destinatario che peraltro si può rilevare dai suoi comportamenti:
ad esempio quando provvede alla contabilizzazione della fattura, e/o al
pagamento della stessa.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA
REQUISITI
AUTENTICITÀ DELL’ORIGINE: definita dal Legislatore
comunitario come la prova dell’identità del fornitore o del
prestatore o dell’emittente della fattura. Si deve sempre poter
dimostrare con certezza chi è il fornitore di beni ovvero il
prestatore di servizi e cioè il soggetto emittente la fattura.
INTEGRITÀ DEL CONTENUTO: dimostrabilità che il contenuto
non risulti modificato dal momento dell’emissione a quello del
termine della conservazione.
LEGGIBILITÀ NEL TEMPO: a prescindere dal formato originale
con cui è stato emesso e conservato il documento deve garantire
la sua leggibilità nel tempo.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA
MODALITA’ DI EMISSIONE E TRASMISSIONE
Contratto sulle Modalità tecniche di trasmissione: suggerita
sottoscrizione
Garantire: l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità
della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo
periodo di conservazione attraverso l’adozione di:
• Sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento
affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad
essa riferibile;
• Apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente;
• Sistemi EDI (sistemi di Electronic Data Interchange) di trasmissione
elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità
dell'origine e l'integrità dei dati.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA - MODALITA’ DI TRASMISSIONE
Apposizione Firma Digitale alla Fattura elettronica
Trasmissione della fattura elettronica tramite posta elettronica certificata (PEC):
Download della fattura elettronica dal server aziendale:
La fattura elettronica
si ha per emessa
all’atto della sua
trasmissione per via
elettronica.
Quindi,rileverà la
data della PEC
piuttosto che il
messaggio di posta
che avvisa il cliente
che la fattura
elettronica è
scaricabile dal server
aziendale.
I riferimenti normativi concernenti la creazione delle fatture elettroniche
sono contenuti nell’articolo 21 del D.P.R. 633/1972.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA
TRASMISSIONE EDI
L’EDI è un sistema di trasmissione che si basa sull’impiego di messaggi strutturati e
codificati secondo una norma concordata: essi possono essere elaborati dal computer
automaticamente e senza ambiguità. L’accordo tipo prevede, inoltre, che siano
esplicitamente enunciate le procedure e misure di sicurezza riguardanti la verifica
dell’origine, la verifica dell’integrità e il non disconoscimento dell’origine e del
ricevimento nonché la riservatezza dei messaggi EDI
FLUSSO EDI (Electronic Data Interchange)
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA
FATTURAZIONE ELETTRONICA IN “OUTSOURCING”
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
CHE COSA E’
E’ l’obbligo, imposto dall’art. 209 della
L. 24 dicembre 2007 n. 244, ai Fornitori
della PA di utilizzare esclusivamente in
forma elettronica l'emissione, la
trasmissione, la conservazione e
l'archiviazione delle fatture emesse nei
rapporti con le amministrazioni dello Stato,
anche ad ordinamento autonomo, e con gli
enti pubblici nazionali, anche sotto forma di
nota, conto, parcella e simili.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
DEFINIZIONI
Amministrazione
Certificatore
Agenzia per l’Italia Digitale (già DigitPA, già CNIPA)
Fattura elettronica
Firma elettronica qualificata
Fornitore
FTP (File Transfer Protocol)
HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secured)
Intermediario
Messaggio SOAP
Riferimento temporale
SdI
SPC
SPCoop
WSDL (Web Service Definition Language)
XML (Extensible Markup Language)
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
MODALITA’ DI EMISSIONE – FORMATI AMMESSI
- FORMATO: XML
- Firma elettronica certificata
- Riferimento temporale
- Garanzia di assenza di macroistruzioni o codici eseguibili
I formati ammessi per firmare elettronicamente la fattura sono i seguenti:
CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla
specifica pubblica ETSI TS 101 733 V 1.7.4
XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla
specifica pubblica ETSI TS 101 903 V 1.4.1
Nell’ambito del formato di firma XML l’unica modalità accettata è quella “enveloped”.
Inoltre la firma XAdES deve presentare i Reference con URI=”” oppure con
URI=”#iddoc” dove iddoc indica l’identificativo del documento da firmare: non è
possibile quindi omettere l’attributo URI all’interno degli elementi Reference.
Come riferimento temporale il SdI intende la valorizzazione dell’attributo “signing
time” che deve essere presente nella firma elettronica apposta sul documento.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
MODALITA’ DI TRASMISSIONE SDI E NOMENCLATURA FILES
MODALITA’ DI TRASMISSIONE AL SDI
a) un file contenente una singola fattura;
b) un file contenente un singolo lotto di fatture;
c) un file in formato compresso contenente uno o più file di tipo a)
e/o uno o più file di tipo b); il formato di compressione accettato è
il formato ZIP.
Nei casi a) e b) il nome del file deve rispettare la seguente nomenclatura:
dove:
- il codice paese va espresso secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code;
- l’identificativo univoco del soggetto trasmittente, (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia,
identificativo proprio del paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente all’estero),
la lunghezza di questo identificativo è di:
•11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese IT;
•2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) altrimenti;
- il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri
e con valori ammessi [a-z], [A-Z], [0-9].
Il file deve essere firmato elettronicamente. In base al formato di firma elettronica adottato,
l’estensione del file assume il valore “.xml” oppure “.xml.p7m”.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
MODALITA’ DI TRASMISSIONE DEL FILE AL SDI
La trasmissione dei file verso il SDI può essere effettuata utilizzando
le seguenti modalità:
- un sistema di posta elettronica certificata “PEC”;
- un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio
esposto tramite modello “web service” fruibile attraverso protocollo
HTTPS, di seguito “servizio SdICoop”;
- un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito
Sistema Pubblico di Cooperazione (SPCoop), di seguito “servizio
SPCoop”;
- un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo
FTP, di seguito “servizio SdIFtp”;
- un sistema di trasmissione per via telematica attraverso il sito del Sistema
d’Interscambio www.fatturapa.gov.it .
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
TRASMISSIONE TRAMITE “PEC”
DIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 30 Mb
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
TRASMISSIONE TRAMITE (Servizio SDIcoop)
DIMENSIONE MASSIMA
MESSAGGIO PEC = 5 Mb
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
TRASMISSIONE TRAMITE (Servizio SPCoop)
DIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 5 Mb
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
TRASMISSIONE TRAMITE (Servizio SDIFTP)
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
TRASMISSIONE TRAMITE WEB
DIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 5 Mb
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
SDI TRASMETTE IL FILE ALL’AMMINISTRAZIONE
Il SDI trasmette all’ Amministrazione destinataria la fattura tramite l’inoltro del
file ricevuto in ingresso utilizzando canali di trasmissione analoghi a quelli
utilizzati per la ricezione con queste modalità:
- un sistema di posta elettronica certificata, “Servizio PEC”;
- un sistema in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione, di seguito “Servizio
SPCoop - Ricezione”;
- un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP,
di seguito “Servizio SDIFtp”.
Oltre a trasmettere il file ricevuto in ingresso il SDI invia i dati utili per agevolare
l’elaborazione del file stesso da parte del ricevente; i dati sono riportati nel
messaggio “notifica dei metadati del file fattura” che viene trasmesso come file
XML.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
COMUNICAZIONI SDI
Le comunicazioni prodotte dal SdI vengono inoltrate, salvo diversa
indicazione, tramite lo stesso canale utilizzato per la trasmissione del file
fattura. Le comunicazioni sono costituite da file XML firmati
elettronicamente, con firma XAdES-BES (XML Advanced Electronic
Signatures) in modalità “enveloped”, con struttura aderente alla specifica
pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1; i file vengono trasmessi come
allegati ai messaggi previsti per i diversi canali trasmissivi che, come per
l’invio della Fattura sono:
- Il “servizio PEC”;
- Il “servizio SdICoop”;
- Il “servizio SPCoop”;
- Il “servizio SdIFtp”;
- l’invio telematico attraverso il servizio esposto su www.fatturapa.gov.it.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
MODALITA’ DI INOLTRO AL SDI DELLE COMUNICAZIONI DALLA PA
Le comunicazioni che l’Amministrazione ricevente deve inviare al SdI
vengono inoltrate, salvo diversa indicazione, attraverso lo stesso canale
utilizzato per la trasmissione del file fattura dal SdI all’Amministrazione
stessa. Sono file XML che vengono trasmessi come allegati ai messaggi
previsti per i diversi canali trasmissivi. In particolare:
- nel caso di “servizio PEC” verranno applicate le regole previste ad hoc;
- nel caso di “servizio SPCoop - Ricezione” l’accordo prevede l’esposizione,
da parte dello SdI, di un analogo servizio ad uso dell’Amministrazione;
- nel caso di “servizio SdIFtp”, si utilizza lo stesso protocollo e lo stesso
canale;
In ogni caso l’Amministrazione ricevente, a prescindere dalla modalità
utilizzata per la ricezione della fattura, può sempre trasmettere le
comunicazioni di ritorno al SdI tramite PEC.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
MODALITA’ DI INTERAZIONE CON IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
Affinché l’Amministrazione ricevente possa validamente interagire con il SdI devono essere
soddisfatti i requisiti indispensabili alla sua qualificazione e al suo riconoscimento attraverso i
seguenti passaggi:
a) immissione ed aggiornamento dei dati di competenza all’interno dell’Anagrafica delle
Pubbliche Amministrazioni (IPA) e del Codice Univoco Ufficio
b) definizione del canale di trasmissione attraverso:
- l’adozione di una casella di posta elettronica certificata (PEC) o di analogo indirizzo di posta
elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle
comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse;
- la qualificazione della porta di dominio (PdD-SPCoop), secondo le regole disposte
dall’Agenzia per l’Italia Digitale, e la realizzazione del servizio di ricezione e pubblicazione del
relativo accordo di servizio, secondo le modalità e le specifiche pubblicate sul sito
www.fatturapa.gov.it;
- la definizione di un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura, e relativi messaggi
di notifica, attraverso protocolli di “file transfer” all'interno di circuiti chiusi che identificano in
modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
INSERIMENTO DATI IPA
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
CARICAMENTO CODICI UFFICIO UNIVOCI
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
PROCEDURA ACCREDITAMENTO FORNITORE
Affinché il fornitore possa validamente interagire con il SdI,
devono essere soddisfatti i requisiti minimi indispensabili
alla sua identificazione.
Il soddisfacimento di tali requisiti si ottiene definendo uno o più canali di trasmissione/comunicazione
attraverso:
- dotazione di una casella di posta elettronica certificata o di analogo indirizzo di posta elettronica
basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e
l'integrità del contenuto delle stesse;
- adesione e sottoscrizione di un accordo di servizio con il SdI;
- definizione di un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura, e relativi messaggi di
notifica, attraverso protocolli di “file transfer” all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo
certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale.
Nel caso di utilizzo del servizio di invio telematico esposto su www.fatturapa.gov.it, l’identificazione
avviene attraverso l’indicazione di codice fiscale e password rilasciate dai servizi telematici
dell’Agenzia delle Entrate Fisconline o Entratel oppure, in alternativa, attraverso l’utilizzo di un
dispositivo di tipo Smartcard rispondente ai requisiti della Carta Nazionale dei Servizi-CNS,
preventivamente registrata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
PREPARAZIONE E INVIO FATTURA ALLA PA
Le operazioni che l’operatore economico deve svolgere sono:
 predisporre la FatturaPA
 controllare la FatturPA
 firmare la FatturaPA
 inviare la FatturaPA
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
PROCEDURA DI INOLTRO E GESTIONE RICEVUTE E NOTIFICHE
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
CONTROLLI EFFETTUATI DA SDI
Le tipologie di controllo effettuate mirano a
verificare:
- nomenclatura ed unicità del file trasmesso;
- dimensione del file
- integrità del documento;
- autenticità del certificato di firma;
- conformità del formato fattura;
- validità del contenuto della fattura;
- unicità della fattura;
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
TEMPI DI ELABORAZIONE SDI
La stima del tempo intercorrente tra il momento T0 ed il momento
T1 può essere quantificata in un tempo medio di circa 48 ore
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
INTERMEDIARI ABILITATI
La normativa consente di trasmettere le Fatture Elettroniche
al Sistema di Interscambio anche per il tramite di intermediari
abilitati. A oggi, tuttavia, il Legislatore non ha ancora previsto
alcuna specifica disciplina al riguardo: è lecito attendersi, quindi,
che possano essere compresi in questa definizione, per la sola
attività di trasmissione dei dati, anche i seguenti soggetti:
• i provider EDI (i cosiddetti VAN EDI);
• i provider che svolgono servizi di Conservazione Elettronica;
• le banche che offrono servizi di trasmissione telematiche di
fatture tramite il canale CBI;
• i commercialisti, abilitati alla trasmissione delle
comunicazioni telematiche;
• le associazioni di categoria, cui gli associati delegano le
trasmissioni delle dichiarazioni;
• ecc.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
CODICE UNIVOCO UFFICIO
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
TEMPI DI ENTRATA IN VIGORE DELLA NORMATIVA E SOGGETTI COINVOLTI
Dal 6 giugno 2014
i Ministeri, le agenzie fiscali, gli enti nazionali di previdenza e assistenza
sociale (*) devono accettare solo fatture elettroniche.
D.M. n. 55 del 3/04/2013
Dal 31 marzo 2015
l’obbligo viene esteso alle Altre Amministrazioni Centrali allineando alla
medesima data l’entrata in vigore per le Amministrazioni Locali
DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66
(*) Sono quelli individuati come tali nell’elenco delle amministrazioni pubbliche
inserite nel conto economico consolidato, pubblicato dall’Istat entro il 31/7 di ogni
anno e aggiornato al 30 settembre 2013
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
CHI TOCCA E QUANTO VALE
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
DEFINIZIONE E REQUISITI
La conservazione digitale sostitutiva è un procedimento informatico
regolamentato dalla legge, in grado di garantire nel tempo
la validità legale di un documento informatico.
Ovviamente la garanzia di conservazione ai fini della rilettura nel tempo dei
documenti conservati in formato digitale deriva dai requisiti principali che un
buon formato deve possedere:
- non essere proprietario, vale a dire non essere legato ad una specifica
azienda;
- essere aperto, nel senso che le sue specifiche devono essere di pubblico
dominio e ben documentate;
- essere uno standard, vale a dire essere approvato da organismi
internazionali di standardizzazione quali ad esempio l'ANSI (American
National Standards Institute), l'ISO (International Organization for
Standardization), etc.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
NORMATIVA IN VIGORE
La principale normativa a cui dobbiamo riferirci quando affrontiamo l’argomento
della “Conservazione digitale sostitutiva” è la seguente
- Decreto Legge 357/1994: che stabilisce che i documenti e le scritture contabili
possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini
- Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004: che si occupa di modalità di
assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici
- Decreto Legislativo: che emana il CAD ”Codice dell’amministrazione digitale”
- Circolari n. 45/E del 2005 e n. 36/E del 2006 dell’Agenzia delle Entrate: per
chiarimenti in tema di fatturazione elettronica e conservazione elettronica dei
documenti
- Circolare n. 5/E del 29 febbraio 2012 dell’Agenzia delle entrate tra l’altro sul
tema della comunicazione dell’impronta informatica
- DPCM 3 dicembre 2013: Regole tecniche in materia di sistema di
conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43,
commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione
digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Possiamo affermare che il quadro normativo aggiornato con l’ultima norma
costituita dal DPCM del 3 dicembre 2013 si possa considerare completo
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
DOCUMENTI SOGGETTI ALL’OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DIGITALE E CHE
SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA.
DOCUMENTI CHE NON SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA
Il documento soggetto all’obbligo della “Conservazione Digitale”
è senz’altro la Fattura elettronica trasmessa, o ricevuta,
in formato elettronico
Le Fatture elettroniche invece consegnate o spedite in copia
sotto forma cartacea possono, e non devono
obbligatoriamente, essere conservate digitalmente
Le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004, che consentono la
“Conservazione Digitale Sostitutiva” si applicano invece alle scritture
contabili, ai libri, ai registri e, in generale, ad ogni documento rilevante
ai fini tributari, fatta eccezione per le scritture ed i documenti rilevanti
ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e
delle imposte di consumo di competenza dell'Agenzia delle dogane
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
PARTICOLARI TIPI DI DOCUMENTI
Esistono poi particolari tipologie di documenti analogici
originali unici per i quali, in ragione di esigenze di natura
pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione
dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione
sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere
autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a
ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata
digitalmente ed allegata al documento informatico, ai
sensi
dell'art.
22,
comma
5,
del
Codice
dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo
7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
DOCUMENTI CHE SI POSSONO CONSERVARE SOLO IN FORMA ANALOGICA
Documenti analogici originali unici per i quali
permane l’obbligo della conservazione
dell’originale cartaceo (in alcun modo
sostituibile). Si tratta di Atti contenuti nella
Raccolta Ufficiale degli atti normativi della
Repubblica, atti giudiziari, processuali e di
polizia giudiziaria per i venti anni
successivi, opere d’arte, documenti di valore
storico e artistico, atti notarili, etc.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
MEMORIZZAZIONE, ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE ELETTRONICHE
Memorizzazione è il processo di trasposizione su qualsiasi
idoneo supporto, di documenti analogici o informatici
Archiviazione elettronica è la memorizzazione, su qualsiasi
idoneo supporto, di documenti informatici, identificati in modo
univoco mediante un codice di riferimento.
Conservazione elettronica dei documenti informatici e analogici
è, nel rispetto delle regole tecniche dettate dal DPCM 3 dicembre
2013, il processo che avviene mediante memorizzazione su
qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo e che
si conclude con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della
marca temporale.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
CONSERVAZIONE DOCUMENTI NATIVI ANALOGICI
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
CONSERVAZIONE DOCUMENTI DIGITALI
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
TERMINI DI REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE
Cadenza quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
SCELTA DEL FORMATO DA UTILIZZARE PER LA CONSERVAZIONE DEI
DOCUMENTI FISCALI
Le caratteristiche che un buon formato deve possedere, per consentire
una conservazione nel lungo periodo dei documenti fiscali, sono:
- essere statico e non modificabile
- non essere proprietario
- essere aperto
- essere uno standard.
Altri elementi da valutare sono l’efficienza in termini di occupazione di
spazio fisico e la possibilità di gestire il maggior numero possibile di
metadati, compresi i riferimenti a modifiche o aggiunte intervenute sul
documento Ulteriore elemento di valutazione nella scelta del formato è il
tempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie
di documenti informatici. I formati per la conservazione adottati per le
diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel
manuale di conservazione
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
ELENCO DEI FORMATI INDICATI PER LA CONSERVAZIONE (*)
PDF - PDF/A - Un documento PDF può essere firmato digitalmente
in modalità nativa attraverso il formato ETSI PAdES
TIFF - Utilizzato per la conversione in digitale di documenti cartacei
JPG - Il suo impiego va valutato attentamente in funzione del tipo di
documento da conservare.
Office Open XML (OOXML) - Dispone di caratteristiche che lo
rendono adatto alla conservazione nel lungo periodo
Open Document Format - È stato adottato come standard di
riferimento da moltissime organizzazioni governative ed ha una
"penetrazione" di mercato che cresce giorno per giorno.
XML - Utilizzato in diverse situazioni che vanno dai dati finanziari al
commercio elettronico, etc
TXT - Oltre a XML, per quanto concerne i formati non binari “in
chiaro”, è universalmente utilizzato il formato TXT
(*) (Allegato 2) DPCM 3 dicembre 2013
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
L’IMPRONTA DELL’ARCHIVIO INFORMATICO
Impronta generata applicando la funzione di hash SHA-1
L’OBBLIGO DI TRASMISSIONE E’ A CARICO DEL SOGGETTO TITOLARE
DEI DOCUMENTI CONTABILI O DEL RESPONSABILE DELLA
CONSERVAZIONE
LA COMUNICAZIONE VA FATTA ENTRO IL QUARTO MESE SUCCESSIVO
ALLA SCADENZA DEL TERMINE DI PRESENTAZIONE DELLA
DICHIARAZIONE DEI REDDITI
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
GENERAZIONE CORRETTA DELL’IMPRONTA DELL’ARCHIVIO INFORMATICO
Esempio di una società che effettua fatturazione elettronica del ciclo attivo
STEP 1
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
GENERAZIONE CORRETTA DELL’IMPRONTA DELL’ARCHIVIO INFORMATICO
STEP 2
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
Compiti del responsabile della conservazione che opera d’intesa con il
Responsabile del trattamento dei dati personali e il Responsabile della
Sicurezza
Definizione delle politiche complessive del processo
Gestione secondo modello organizzativo, interno o esterno
Manuale di conservazione: redazione e aggiornamento
apporto di versamento e pacchetto di distribuzione: redazione e
R
sottoscrizione (se prevista da manuale)
Richiesta pubblico ufficiale se necessario
Monitoraggio del sistema
erifica periodica non superiore a 5 anni di integrità e leggibilità
V
archivi
Delega dei compiti a uno o più soggetti terzi
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
SCELTA E NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
Nel caso di soggetti privati singoli o imprese a struttura semplificata, tale ruolo sarà
ricoperto dalla medesima persona fisica, o dal soggetto imprenditore o da un dipendente o da
un professionista in grado di assolvere gli adempimenti richiesti o da un terzo Conservatore
Accreditato
Nel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di
nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da
un rapporto qualificato (un socio,un amministratore, un dirigente) sia un terzo esterno alla
società, all’associazione o all’ente compreso un terzo Conservatore Accreditato
In sede di verifica da parte dell’Amministrazione finanziaria, uno dei primi documenti
che verranno richiesti ai fini del controllo è costituito proprio dall’atto di nomina data
la posizione fondamentale rivestita dal responsabile in seno al processo di
conservazione sostitutiva
Quindi, ai fini della nomina del soggetto responsabile della conservazione è necessario
predisporre un’apposita lettera di incarico o atto di nomina da fare controfirmare per
accettazione alla persona fisica nominata.
CONSERVATORI ACCREDITATI AGID
Si tratta di soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti
informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e che conseguono il
riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di
sicurezza. I soggetti privati devono essere costituiti in forma di società di capitali e disporre di
un capitale sociale non inferiore a duecentomila euro
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
MANUALE DI CONSERVAZIONE (Obbligatorio)
Redazione obbligatoria
Documento informatico
Contenuto minimo:
organizzazione, soggetti coinvolti e ruoli
svolti, modello di funzionamento del
processo e delle infrastrutture utilizzate
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
RESPONSABILITA’ CIVILI E PENALI
RESPONSABILITA’ CIVILE
Il Responsabile della Conservazione è obbligato a rispondere dei danni
eventualmente cagionati a terzi a causa del negligente adempimento del proprio
incarico.
RESPONSABILITA’ PENALE
Il Responsabile della Conservazione quindi, nel momento in cui non rispetta la
normativa vigente, può commettere in base alla sua condotta il reato di trattamento
illecito di dati personali o il reato di omessa adozione delle misure minime di
sicurezza dei dati, solo se abbia operato al fine di trarne per sé o per altri un
profitto o di recare ad altri un danno è punito, se dal fatto deriva nocumento al
titolare dei dati indebitamente trattati, con la reclusione da sei a diciotto mesi
o, se il fatto consiste nella comunicazione o diffusione, con la reclusione da sei
a ventiquattro mesi”.
L’articolo 169 del Codice della privacy delinea il reato di omessa adozione delle
misure minime di sicurezza dei dati. La norma prevede che chiunque,
essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime è punito con l’arresto sino
a due anni o con l’ammenda da diecimila euro a cinquantamila euro.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
SUGGERIMENTO OPERATIVO PER EVITARE SANZIONI- CHECK LIST
LISTA PUNTI CHIAVE DA CONTROLLARE
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
IMPOSTA DI BOLLO SULLE FATTURE ELETTRONICHE
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
EVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI
POSSIBILI ATTIVITA’ DI CONTROLLO DEGLI ORGANI ISPETTIVI
- individuazione del responsabile della conservazione ed acquisizione del
manuale della conservazione sostitutiva (ove disponibile)
- controllo dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione
- controllo del certificato di firma, del riferimento temporale e delle marche
temporali
- controllo delle comunicazioni obbligatorie all’Agenzia delle entrate
- controllo della tipologia dei documenti portati in conservazione
- verifica dell’esistenza degli indici di ricerca
- verifica dell’accordo con il destinatario
- verifica sulla corretta emissione e conservazione dei documenti
- verifica a campione sulle impronte dei singoli documenti
- controllo sull’avvenuto intervento del pubblico ufficiale nei casi previsti
dalla normativa.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
EVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI
a) Chi non tiene o conserva, secondo le prescrizioni, le scritture contabili, i documenti e i
registri previsti dalle leggi in materia di II.DD. e IVA ovvero i libri, i documenti e i registri la
cui tenuta e conservazione sono imposte da altre disposizioni di leggi tributarie e non
rispetta le modalità obbligatorie relative alla conservazione digitale di tali documenti è
punito con la sanzione amministrativa da euro 1.032,91 a euro 7.746,85.
b) La medesima sanzione trova applicazione anche a colui il quale nel corso di accessi,
ispezioni, verifiche ai fini dell’accertamentosi rifiuta di esibire, dichiara di non possedere o
comunque sottrae alla verifica i documenti, i registri e le scritture, ancorché non
obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza. Tale quindi è la fattispecie per chi non
consenta l’accesso ai sistemi elettronici (ad es. non comunicando password, chiavi di
accesso e simili) ovvero, sempre a titolo esemplificativo, non metta a disposizione le
necessarie apparecchiature tecniche
Passiamo adesso ad analizzare la sanzione prevista in caso di inosservanza del termine
quindicinale per procedere alla conservazione digitale delle fatture. Ad esempio le fatture
vengono portate in conservazione entro venti giorni ma sono state emesse e registrate nei
registri Iva nei termini, la sanzione che troverebbe applicazione è quella dell’articolo 9 che va
da euro 1.032,00 a euro 7.746,00.
Nel caso in cui il contribuente si rifiuti di esibire i documenti oppure li occulti o li distrugga, si
configura la fattispecie penale prevista dall’articolo 10 del D. Lgs. 74/2000, che prevede la
reclusione da sei mesi a cinque anni.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
COMMERCIALISTI E DEMATERIALIZZAZIONE/DOMANDE E RISPOSTE
Di seguito elenchiamo le più diffuse obiezioni (con le relative risposte) frutto di
un’analisi dell’Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management
del Politecnico di Milano del settembre 2013
Obiezione: Non è ancora sicuro che i commercialisti possano effettuare la
Conservazione Sostitutiva
Risposta: Già dal 2004 è possibile impiegare negli studi professionali la
Conservazione Sostitutiva sia di documenti analogici che informatici. Con la
pubblicazione del DMEF del 23 gennaio 2004 e le disposizioni contenute nel
CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) è possibile conservare in solo
formato digitale qualsiasi tipo di documento fiscale e amministrativo, a esclusione
dei documenti e delle scritture del settore doganale, delle accise e delle imposte
di consumo.
Obiezione: La normativa è ancora troppo complessa
Risposta: La normativa potrebbe sembrare complessa perché tratta anche di
alcuni aspetti tecnici, come la firma digitale e la marca temporale, che sono
argomento non attigui a quelli normalmente trattati dagli studi professionali.
Tuttavia la normativa non è certo più complessa di altri dispositivi di legge, che
regolano altri temi di natura civilistico - fiscale. E comunque si può sempre
ricorrere all’Outsourcing
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