La fattura elettronica alla PA

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Digitale per le imprese e i
professionisti
www.arancia-ict.it
La fattura elettronica alla PA
Confindustria Palermo
Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Palermo
Palermo, 9 Giugno 2014
Avv. Giorgio Confente
Quadro normativo di riferimento
FATTURA ELETTRONICA B2B e B2G
•
Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 (direttiva 2001/115/CE)
•
Legge 24 dicembre 2012, n. 228 (direttiva 2010/45/CE)
•
Articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244
•
Decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 7 marzo 2008
•
Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55 (fattura elettronica alla PA)
 In vigore dal 6 giugno 2014
CONSERVAZIONE DIGITALE «A NORMA»
•
Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005)
•
DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione documenti fiscalmente rilevanti)
•
DPCM 3 dicembre 2013 (nuove regole tecniche sulla conservazione)
 In vigore dal 11 aprile 2014
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Le diverse “fatture elettroniche”
1. Fattura trasmessa elettronicamente
2. Fattura elettronica «lato emittente»
 conservazione sostitutiva
3. La fattura elettronica «pura»
• Sistemi di controllo di gestione
• Firma elettronica qualificata
• EDI (electronic data interchange)
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
La fattura elettronica
(direttiva 2010/45/UE)
NOZIONE DI FATTURA ELETTRONICA
Ai fini della presente direttiva per “fattura elettronica” s'intende una fattura
contenente le informazioni richieste dalla presente direttiva emessa e
ricevuta in formato elettronico”
Solo per fare qualche esempio, si consideri che:
una semplice fattura in pdf spedita per e-mail si potrebbe considerare fattura elettronica;
le fatture create in formato digitale tramite un software di contabilità o di elaborazione di testi
e successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo non sono fatture elettroniche;
le fatture stampate e scansionate (ad esempio quelle passive), sottoscritte con firma elettronica
avanzata ricevute tramite posta elettronica, possono essere considerate fatture elettroniche ai
sensi della normativa comunitaria;
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
La fattura elettronica
(direttiva 2010/45/CE in vigore dal 1 gennaio 2013)
AUTENTICITA’, INTEGRITA’ e LEGGIBILITA’
Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare l'autenticità dell'origine,
l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento
dell'emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura.
In sintesi i punti salienti della nuova normativa sono:
1) libertà di scelta per le garanzie di autenticità, integrità e leggibilità;
2) controlli di gestione come “esempi” di strumenti per raggiungere tale
obiettivo;
3) firma qualificata e EDI come “esempi” di tecnologie riconosciute.
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Emissione della fattura
(decreto di recepimento direttiva 2010/45/CE)
EMISSIONE FATTURE
1. Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta
in un qualunque formato elettronico;
2. Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione* da parte
del destinatario;
3. La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua:
•
consegna,
•
spedizione,
•
trasmissione
•
o messa a disposizione*
del cessionario o committente;
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Emissione della fattura
(decreto di recepimento direttiva 2010/45/CE – art. 21 DPR 633/72)
EMISSIONE FATTURE
Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la
leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo
periodo di conservazione.
Autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite:
mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento
affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa
riferibile,
ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o
digitale dell’emittente,
o mediante sistemi EDI* di trasmissione elettronica dei dati o altre
tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati,
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Conservazione della fattura
(decreto di recepimento direttiva 2010/45/CE – art. 39 del DPR 633/72)
MODALITA’ CONSERVAZIONE FATTURE
1.
Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in
conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle
finanze emanato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo
7 marzo 2005, n. 82.
2.
Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere
conservate elettronicamente.
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La fattura elettronica o analogica: modalità emissione
(articolo 21 del DPR 26 Ottobre 1972, n. 633)
Modalità di
emissione
della fattura
Consegna o
spedizione
cartacea
Trasmissione
elettronica
La fattura si ha per
emessa”all’atto della sua
consegna o spedizione
all’altra parte”
La fattura si ha per
emessa”all’atto della sua
trasmissione per via
elettronica”
“Per quanto concerne la data di emissione della fattura si ricorda … che non assume rilievo il
momento della compilazione della fattura ove a questa non segua la consegna o la spedizione alla
controparte. Peraltro, dovendo necessariamente la data di emissione essere indicata nel documento,
soprattutto ai fini dell’esatta imputazione al periodo di riferimento, si precisa che, per data di
emissione deve intendersi la data indicata nella fattura, ritenendola coincidente, in assenza di
altra specifica indicazione, con la data di consegna o con quella di spedizione”.(Circolare n.
134 del 5 agosto 1994)
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Le fatture analogiche spedite per posta: data emissione
(articolo 21 del DPR 26 Ottobre 1972, n. 633)
La fattura riporta
la data del 30
giugno
30 giugno
L’operatore inizia
la compilazione
delle fatture
nell’ERP aziendale
2 luglio
L’operatore ha terminato
la compilazione delle
fatture nell’ERP aziendale
dopo averle verificate e
controllate
4 luglio
Le fatture sono stampate, imbustate e
spedite, oppure viene inviato lo spool di
stampa agli operatori specializzati per la
postalizzazione
5 luglio
La data di emissione della fattura è il 30 giugno
L’ERP aziendale nel momento della compilazione della fattura, collega alla data della fattura, che nel
nostro caso è anche la data di emissione,
- sia il termine quindicinale di registrazione IVA (art. 23, comma 1, del DPR 633/72)
- sia la data da riportare sul registro delle fattura (art. 23, comma 2, del DPR 633/72).
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Le fatture elettroniche spedite per posta: data emissione
(articolo 21 del DPR 26 Ottobre 1972, n. 633)
La fattura riporta
la data del 30
giugno
L’operatore inizia la
compilazione delle
fatture nell’ERP
aziendale
30 giugno
2 luglio
L’operatore ha
terminato la
compilazione delle
fatture nell’ERP
aziendale dopo averle
verificate e controllate
4 luglio
I dati sono stati
acquisiti ed aggregati
dal software di
fatturazione
elettronica generando
i pdf delle stesse il 5
alle ore 13.22.51
Le fatture sono state
Le fatture sono tampate,
firmate digitalmente
imbustate e spedite, oppure
con apposizione del
viene inviato lo spool di stampa
riferimento temporale il agli operatori specializzati per la
6 luglio alle ore
postalizzazione (Postel spa,
16.34.23
Selecta spa, etc…)
5 luglio
6 luglio
7 luglio
La data di emissione della fattura è il 30 giugno
L’ERP aziendale nel momento della compilazione della fattura, collega alla data della fattura, che nel
nostro caso è anche la data di emissione,
- sia il termine quindicinale di registrazione IVA (art. 23, comma 1, del DPR 633/72)
- sia la data da riportare sul registro delle fattura (art. 23, comma 1, del DPR 633/72).
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Le fatture elettroniche pubblicate sul web: data emissione
(articolo 21 del DPR 26 Ottobre 1972, n. 633)
La fattura riporta
la data del 30
giugno
L’operatore inizia la
compilazione delle
fatture nell’ERP
aziendale
30 giugno
2 luglio
L’operatore ha terminato
la compilazione delle
fatture nell’ERP
aziendale dopo averle
verificate e controllate
4 luglio
I dati sono stati
acquisiti ed aggregati
dal software di
fatturazione
elettronica generando
i pdf delle stesse il 5
alle ore 13.22.51
Le fatture sono state
firmate digitalmente
con apposizione del
riferimento temporale il
6 luglio alle ore
16.34.23
5 luglio
6 luglio
Le fatture sono messe a
disposizione dei clienti su
server, con invio di
semplice e-mail
contenente link al
download il 7 luglio alle ore
10.23.41
7 luglio
L’emittente ha modo altresì di verificare l’avvenuto download della fattura.
La data di emissione della fattura è il 30 giugno o il 7 luglio?
“Peraltro, l’emissione della fattura può coincidere con il momento in cui la fattura elettronica è messa a disposizione del
destinatario al quale venga inviato un semplice messaggio (e-mail) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento al
server ove la fattura è reperibile. In tal modo il destinatario, collegandosi al sito, può effettuare in qualsiasi momento il download della fattura, ossia
scaricare il documento elettronico. In ogni caso, occorre che il ricevente sia nelle condizioni di leggere il documento così come messo a disposizione
nel server e, pertanto, è assolutamente indispensabile il preventivo accordo tra le parti.” (Circolare Agenzia Entrate n.45/E del 19 ottobre
2005).
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Le fatture elettroniche trasmesse via PEC: data emissione
(articolo 21 del DPR 26 Ottobre 1972, n. 633)
La fattura riporta
la data del 30
giugno
30 giugno
L’operatore inizia la
compilazione delle
fatture nell’ERP
aziendale
2 luglio
L’operatore ha terminato
la compilazione delle
fatture nell’ERP
aziendale dopo averle
verificate e controllate
4 luglio
I dati sono stati
acquisiti ed aggregati
dal software di
fatturazione elettronica
generando i pdf delle
stesse il 5 alle ore
13.22.51
Le fatture sono state
firmate digitalmente con
apposizione del
riferimento temporale il
6 luglio alle ore 16.34.23
5 luglio
6 luglio
Le fatture sono
trasmesse ai clienti con
posta elettronica
certificata (PEC) il 7 luglio
alle ore 10.23.41
7 luglio
-Dal gestore di PEC utilizzato dal mittente è ritornata la ricevuta di accettazione alle ore 10.23.44
-Dal gestore di PEC dei clienti è ritornata la prima ricevuta di avvenuta consegna alle 10.23.45, e
l’ultima ricevuta di avvenuta consegna alle 10.23.46.
La data di emissione della fattura coincide con la sua trasmissione elettronica che è il 7 luglio
2005. La data riportata dalla PEC si ritiene assimilata ad un’ “… altra specifica indicazione…” che determina
il momento di emissione della fattura come precisato nella circolare del 5 agosto 1994 nr 134
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
La fattura emessa da terzi
(art. 21 del DPR 26 Ottobre 1972, n. 633)
SEMPLIFICAZIONE IN MATERIA DI EMISSIONE DELLA FATTURA
FORITORE
PUO’ DELEGARE
EMISSIONE FATTURA
CLIENTE
TERZO
POSSIBILITA’ ESPRESSAMENTE
EVIDENZIATA IN FATTURA
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
art. 21, co. 2, DPR
633/1972
La fattura emessa da terzi
(art. 21 del DPR 26 Ottobre 1972, n. 633)
Fattura
“compilata da
terzi”
Fattura
“emessa da
terzi”
È il caso in cui l’emittente invia al terzo un file i
cui dati sono già stati aggregati: in questo
caso, se si tratta di fatture elettroniche
riferimento e firma devono essere apposti dal
soggetto che cede il bene o presta il servizio e
che delega la semplice trasmissione o
postalizzazione della fattura
Se, invece, è inviato un flussso di dati da
aggregare il soggetto “emittente” che deve
firmare e apporre il riferimento temporale è il
cliente o il terzo
Questa classificazione, effettuata con la circolare 45/E del 2005 è stata
superata dall’Agenzia delle entrate con la risoluzione 260/E del 2008
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fatturazione elettronica in ambito UE
http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/einvoicing/index_en.htm


Piena diffusione entro il 2020, con risparmi
per 240 miliardi di euro per imprese e PA.
Diversa la situazione sul fronte delle imprese
dove la Ue ha chiesto agli Stati membri di
varare un forum locale sull’argomento che fa
parte del Multistakeholder forum on e-Invoicing.
Quattro le priorità fondamentali:
1. garantire alla fatturazione elettronica un quadro giuridico coerente,
2. ottenere un’adozione massiva con la partecipazione delle piccole e medie imprese,
3. promuovere la più ampia diffusione tra partner commerciali che emettono FE
4. promuovere uno standard comune di fatturazione > interoperabilità “semantica”
tra i formati esistenti.
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fatturazione elettronica alla P.A. in Italia
Monitoraggio dei pagamenti effettuati nei confronti dei soggetti che hanno
debiti insoluti nei confronti della P.A.
Diffusione massiva dei processi di fatturazione elettronica:
Dal processo B2G al sistema B2B
Ottimizzazione dei processi amministrativi da parte delle PA
Decreto sul gestore del
sistema di interscambio
DMEF 7 marzo 2008
•
Il gestore: Agenzia delle entrate
•
L’ausiliario: SOGEI
integrazione con il sistema
informatico della fiscalità
•
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fatturazione elettronica alla P.A.
(Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura
elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1,
commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244.
STRUTTURA
 Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55
Allegato A - formato della fattura elettronica
Allegato B - regole tecniche
Allegato C - linee guida
Allegato D - codici ufficio
Allegato E - servizi di supporto di natura informatica
www.fatturapa.gov.it
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fatturazione elettronica alla P.A.
(Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
FORMATO E TRACCIATO
La fattura elettronica alla PA è documento informatico in formato
«strutturato» Xml, sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale.
•
B2B
•
B2G la fattura emessa nei confronti della PA deve avere un formato
nei rapporti tra privati la fattura elettronica può anche consistere
in un allegato Pdf a una e-mail trasmessa,
strutturato in Xml.
La sintassi e caratteristiche informatiche sono disponibili sul sito
www.fatturapa.gov.it
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fattura.PA - esempio Xml
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fattura.PA: contenuto
Oltre alle informazioni di carattere fiscale (art. 21 Dpr 633/72), il DM 55/2013 prevede:
1. informazioni INDISPENSABILI ai fini di una corretta trasmissione della fattura
elettronica al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio:
• Trasmittente: identificativo, progressivo invio e formato trasmissione;
• Destinatario: ufficio centrale o periferico al quale è destinata la fattura;
2. informazioni UTILI per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo
attraverso l’integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i
sistemi di pagamento
• ordine acquisto,
• contratto,
• ricezione beni e servizi,
• fatture collegate
• cassa previdenziale
3. eventuali ULTERIORI informazioni che possono risultare di interesse per esigenze
informative concordate tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell’emittente, con
riferimento a particolari tipologie di beni ceduti/prestati (cfr …. -> allegati)
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fattura elettronica vs PA: decorrenza
ARTICOLO 25 decreto legge 66 del 24 aprile 2014:
«Nell'ambito del più ampio programma di digitalizzazione delle
amministrazioni pubbliche definito dall'Agenzia per l'Italia digitale, al fine di
accelerare il completamento del percorso di adeguamento all'utilizzo della
fatturazione elettronica nei rapporti economici tra pubblica amministrazione e
fornitori ….»
 Anticipazione al 31 marzo 2015 del termine originariamente fissato al 6 giugno
2015 per tutte le pubbliche amministrazioni (comprese quelle locali)
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Sistema di Interscambio: SdI
COMPITI
COMPITI
1. emissione delle FE, su richiesta
1. Ricezione delle fatture per le PA
2. trasmissione delle fatture allo SdI
2. conservazione digitale, su richiesta
3. conservazione digitale, su richiesta
Flusso informativo per il monitoraggio
di finanza pubblica
Fatture
FORNITORI
SISTEMA di
INTERSCAMBIO
Ricevute/notifiche
Fatture Validate
Notifiche
Notifica esito
Intermediari
della PA
Intermediari
dei Fornitori
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Pubblica
Amministrazione
Fatturazione elettronica alla P.A.
(Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
DECORRENZA - PRIMA DECRETO 66/2014
(*)
-
Entrata in
vigore DMEF
55/2013
SDI disponibile
per le PA
volontarie
06/06/13
06/12/13
Obbligatorio FASE 1
(Ministeri, Agenzie e
enti previdenza)
Obbligatorio FASE 2
(restanti PA*)
06/06/14
ECCEZIONI:
PA locali,
soggetti non residenti,
intermediario per le DR
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
06/06/15
PA locali
Deve essere
emanato
decreto
Fatturazione elettronica alla P.A.
(Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
DECORRENZA - DOPO DECRETO 66/2014
Entrata in
vigore DMEF
55/2013
SDI disponibile
per le PA
volontarie
06/06/13
06/12/13
Obbligatorio FASE 1
(Ministeri, Agenzie e
enti previdenza)
06/06/14
(*) ECCEZIONI:
- soggetti non residenti,
- intermediario per le DR
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Obbligatorio FASE 2
(restanti PA: comprese
quelle locali*)
31/03/15
Fatturazione elettronica alla P.A.
(Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
1. Le amministrazioni identificano i propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche
2. Ne curano l'inserimento nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA),
 http://www.indicepa.gov.it/
L’art. 6, comma 5 del DM 55/2013 stabilisce che «Il termine entro il quale ciascuna pubblica amministrazione deve completare
il caricamento in IPA dell'anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche precede di tre mesi la data
di decorrenza dell'obbligo di fatturazione elettronica».
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Codici IPA – esempi ricerca
(Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
PER ALFABETO
PER CATEGORIA
Denominazione Ente:
Codice Univoco ufficio:
Nome dell'ufficio:
Cod. fisc. del servizio di F.E.:
Ultima data validaz. del c.f.:
Regione dell'ufficio:
Provincia dell'ufficio:
Comune dell'ufficio:
Indirizzo dell'ufficio:
Cap dell'ufficio:
PER AREA GEOGRAFICA
A.S.L. DI MILANO
UFR87R
Uff_eFatturaPA
12319130154
14/02/2013
Lombardia
MI
Milano
C.so Italia, 19
20122
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
PER C.F.
Codici IPA – informazioni disponibili
(decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Codici IPA: riferimenti ente - esempio
(decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Codici IPA: riferimenti ente - esempio
(decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Codici IPA: servizio di FE - codice ufficio - esempio
(decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Codici IPA: servizio di FE - codice ufficio - esempio
(decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fattura elettronica vs PA: codici CIG e CUP
Articolo 25 del decreto legge 66 del 24 aprile 2014:
al fine di assicurare l'effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche
amministrazioni, le fatture elettroniche emesse verso le stesse PA riportano:
1. il Codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall'obbligo
di tracciabilità di cui alla legge 13 agosto 2010, n. 136;
2. Il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere
pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da
contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell'articolo 11 della legge
16/1/2003, n. 3;
 Le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento delle fatture
elettroniche che non riportano i codici CIG e CUP
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fattura P.A. > predisposizione
Codice
paese
Identificativo
Univoco
Trattino
IT
Codice fiscale
_
Progressivo
univoco
Esempio: IT03036000127_00001.xml
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
estensione
.xml.p7m
.xml
Fattura P.A. > firma
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fattura P.A.: modalità trasmissione
(Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
PEC
SDICOOP (HTTPS)
Destinatari
Archiviazione
elettronica
SPCCOOP (SPC)
AZIENDA
SDIFTP (FTP)
WEB
Archiviazione
elettronica
Conservazione
Sostitutiva
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione
Sostitutiva
Fattura P.A.: modalità trasmissione
(Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
1. PEC: un sistema di posta elettronica certificata (PEC) o analogo sistema di posta elettronica
basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni,
nonché l’integrità del contenuto delle stesse -> no identificazione;
2. SDICOOP: un sistema di cooperazione applicativa esposto su rete internet fruibile attraverso
protocollo HTTPS per i soggetti non attestati su rete SPC -> sistema bancario -> identificazione
con accordo di servizio;
3. SPCOOP: un sistema di cooperazione applicativa tramite porte attestate su rete SPC (Sistema
Pubblico di Connettività) -> sistema utilizzato dalle PA -> identificazione con accordo di servizio;
4. SDIFTP: un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP all'interno
di circuiti chiusi -> identificazione tramite protocollo di trasmissione;
5. WEB: un sistema di trasmissione telematica esposto su rete internet fruibile attraverso
protocollo HTTPS per i soggetti accreditati -> per soggetti accreditati tramite:
• entratel,
• Fisconline,
• CNS (carta nazionale dei servizi)
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fattura P.A.: modalità trasmissione
(Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
Accordo
Dimensione file
Numero file
Flusso semplificato
PEC
SDICOOP
SPCOOP
SDIFTP
WEB
NO
SI
SI
SI
Soggetti
accreditati
30 MB
5 MB
5 MB
150 MB
5 MB
+ file
1 file
+ file
+ file
+ file
NO
SI
SI
SI
SI
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Controlli fase 1: notifica scarto
Le tipologie di verifiche PRELIMINARI:
1.
nomenclatura -> nomenclatura non corretta
2.
unicità del documento trasmesso -> duplicazione fattura
3.
dimensione file -> il file supera la dimensione max
4.
integrità del documento -> es. firma non valida
5.
autenticità e validità del certificato di firma -> es. certificato scaduto
6.
conformità del formato -> es. riferimento temporale «non coerente»
7.
validità del contenuto della fattura -> es. CF non valido
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Controlli fase 2: mancata consegna
•
nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI, la trasmissione al destinatario non fosse
possibile il SdI invia al soggetto trasmittente una notifica di mancata consegna;
•
resta a carico del SdI l’onere di contattare il destinatario affinché provveda tempestivamente alla
risoluzione del problema ostativo alla trasmissione;
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Controlli fase 3: notifica rifiuto fattura
ESEMPI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Dati emittente diversi da
quelli inseriti nell’ordine
Fattura per importo
errato
Aliquota IVA errata
Descrizione del servizio
non coerente con il
contratto
Spese non riconosciute
Beni e servizi contestati
…
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Controlli - fase 3: notifica accettazione
Entro 24/48 ore
dalla trasmissione
Entro 15 gg.
dall’accettazione
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fatturazione elettronica alla P.A.: notifiche e messaggi
(Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
1.
2.
3.
4.
5.
notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso
(file FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti (fase 1);
ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l’avvenuta
consegna al destinatario del file FatturaPA; oppure notifica di mancata consegna:
messaggio che SdI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di
recapitare al destinatario il file FatturaPA. È generalmente seguita da una ricevuta di
consegna (fase 2);
una notifica di esito: messaggio che il SdI inoltra al trasmittente contenente l’esito
(=accettazione o rifiuto) segnalato dal destinatario nella notifica di esito committente
(fase 3);
una notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al
destinatario, trascorsi 15 giorni dalla data della prima comunicazione (ricevuta di
consegna/mancata consegna) senza aver ricevuto l’esito del committente, per informare
della decorrenza del periodo entro il quale il sistema accetta il messaggio notifica esito;
notifica di file non recapitabile: messaggio che il SdI invia al trasmittente qualora,
trascorsi 15 giorni dalla data della notifica di mancata consegna, non sia stato possibile
recapitare in alcun modo il file FatturaPA al destinatario.
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fatturazione elettronica alla P.A.
(Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
TERMINE 15 GIORNI -> riconoscimento di debito ?
La fattura elettronica si considera trasmessa e ricevuta dalle pubbliche
amministrazioni solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna (art. 2 c.4)
 Decorso il termine di 15 gg, senza accettazione/disconoscimento della fattura il
SdI invia un messaggio di «decorrenza termini» alla PA e al fornitore
Decreto 55/2013 «La completezza dei dati relativi agli ordini e contratti contenuti nelle fatture consente
una verifica immediata della coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile e
mette quindi in condizione gli uffici competenti di procedere con solerzia all’accettazione o al
disconoscimento della fattura (così come indicato dall’art. 1988 * codice civile)» .
(*) art. 1988: «La promessa di pagamento o la ricognizione di un debito dispensa colui a favore del
quale è fatta dall'onere di provare il rapporto fondamentale. L'esistenza di questo si presume fino a
prova contraria.»
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fatturazione elettronica alla P.A.
(Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55)
SERVIZI DI SUPPORTO
I servizi previsti sono diretti a facilitare le PMI nel processo di creazione e invio
delle fatture in formato standard al Sistema di Interscambio (SDI) e consistono
nelle seguenti funzionalità:
•
adesione al servizio
•
generazione delle fatture in formato SDI
•
conservazione delle fatture
•
servizi di comunicazione con il SDI.
Le indicazioni di dettaglio relative alle modalità di fruizione dei servizi sono rese
disponibili sul portale del programma di razionalizzazione degli acquisti
(www.acquistinretepa.it).
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fatturazione elettronica alla P.A.
(Circolale n. 1/DF del 31 marzo 2014)
Termine caricamento dati in IPA
Il termine entro il quale ciascuna pubblica amministrazione deve
completare il caricamento in IPA dell'anagrafica dei propri uffici deputati
alla ricezione delle fatture elettroniche precede di tre mesi la data di
decorrenza dell'obbligo di fatturazione elettronica
-> termine scaduto al 6 marzo 2014

Tale termine deve ritenersi valido anche per le pubbliche
amministrazioni per le quali non è ancora stata stabilita la decorrenza
dell'obbligo di fatturazione elettronica
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fatturazione elettronica alla P.A.
(Circolale n. 1/DF del 31 marzo 2014)
«Emissione» della fattura alla PA
•
•

Se l'inoltro alla PA ha esito positivo, la ricevuta di consegna prova sia
l'emissione della FE, sia la sua ricezione da parte della PA
Se l'inoltro alla PA ha esito negativo la notifica di mancata consegna
è sicuramente sufficiente a provare l'avvenuta trasmissione della
fattura da parte del soggetto emittente verso il SdI.
Da tali elementi emerge quindi che la fattura elettronica può darsi per
EMESSA anche in caso di notifica di mancata consegna
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fatturazione elettronica alla P.A.
(Circolale n. 1/DF del 31 marzo 2014)
Divieto di pagamento
La norma dispone che «a decorrere dal termine di tre mesi dalla
data di entrata in vigore del regolamento 55/2013 (6/6/2014) non
possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea
né possono procedere ad alcun pagamento»

Questo limite temporale di 3 mesi non si applica per le fatture
spedite o trasmesse con i canali tradizionali prima del 6/6/2014
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fatturazione elettronica alla P.A.
(Circolale n. 1/DF del 31 marzo 2014)
Codice Ufficio dell'amministrazione non deducibile dall'IPA
Per ciascuna amministrazione presente in IPA è reso disponibile un Ufficio di FE
"Centrale" denominato "Uff_eFatturaPA". Questo ufficio può essere utilizzato dal
fornitore per l'invio della FE esclusivamente nel caso in cui il fornitore:
- non ha ricevuto dalla PA la comunicazione del codice ufficio destinatario della FE;
- non è in grado di individuare in modo univoco, sulla base dei dati contrattuali in
proprio possesso, l'Ufficio destinatario della fattura.

In questi casi le PA possono rifiutare le fatture inoltrate agli Uffici di FE «Centrale»
solo nel caso in cui la fattura non è attribuibile alla «propria» amministrazione
compresa ogni sua componente organizzativa.
Es. il MIUR non potrà rifiutare una fattura destinata a una scuola e inoltrata
all’indirizzo "Uff_eFatturaPA" se il fornitore non ha il codice ufficio specifico
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fatturazione elettronica alla P.A.
(Circolale n. 1/DF del 31 marzo 2014)
Amministrazione non censita in IPA
Se l’amministrazione non è presente in IPA il codice ufficio da inserire in fattura può
assumere il valore di default indicato nelle specifiche tecniche (allegato B).
a) Nel caso in cui sia possibile identificare univocamente un Ufficio di FE il SdI invia
al mittente una "notifica di scarto", segnalando il codice ufficio identificato.
b) Nel caso in cui siano individuati più Uffici di fatturazione elettronica afferenti alla
stessa amministrazione il SdI respinge la fattura inviando al mittente una
"notifica di scarto", segnalando il Codice FE Centrale della PA individuata.
c) In tutti gli altri casi il SdI rilascia al fornitore una "Attestazione di avvenuta
trasmissione della fattura con impossibilità di recapito".

•
•
Nel caso c):
la fattura si considera correttamente e fiscalmente «emessa»
Non opera il divieto di pagamento per la PA
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Fatturazione elettronica alla P.A.
(Circolale n. 1/DF del 31 marzo 2014)
Impossibilità di inoltro al destinatario per cause tecniche
In caso di notifica di mancata consegna la struttura di supporto del Sdi contatta il
referente del servizio di fatturazione elettronica dell'amministrazione ricevente affinché
provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione
Se, trascorsi 10 giorni dalla trasmissione della notifica di mancata consegna, il SdI non
è riuscito a recapitare la FE al destinatario, invia al soggetto trasmittente una
"Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura al SdI con impossibilità di
recapito".

-
Anche in questo caso:
la fattura si considera correttamente e fiscalmente «emessa»
Non opera il divieto di pagamento per la PA
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
FAQ: fattura elettronica PA
o Quali sono gli enti interessati dalla prima scadenza dell’obbligo di
inviare le FE alla PA ? E’ vero che le scuole partono con la
fatturazione elettronica il 6/6/2014 ?
o Quali regole devono essere seguite per la corretta attribuzione
della data di emissione fattura ?
o Da quando decorre il termine di pagamento per le PA: dalla data
di «notifica consegna» o dalla «notifica di accettazione» della
fattura?
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
FAQ: fattura elettronica PA
o Come è possibile identificare il soggetto tenuto ad emettere le
fatture elettroniche alla PA all’interno dell’azienda ?
o Tale soggetto coincide con quello che deve firmare
elettronicamente le fatture inviate al SdI ?
o La firma sulle fatture elettroniche può essere emessa anche
dall’intermediario? In questo caso deve essere inserita qualche
particolare formula in fattura ?
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
FAQ: fattura elettronica PA
o Come comportarci in caso di rifiuto delle fatture dalla PA, è necessario
emettere sempre una Nota Credito: in quali casi è obbligatorio
emettere una Nota Credito ?
In particolare come ci si deve comportare nelle seguenti ipotesi:
- Notifica di scarto
- Notifica di mancata consegna
- Notifica di rifiuto fattura
- Notifica decorrenza termini
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
FAQ: fattura elettronica PA
o Cosa succede se dopo il tempo massimo (15gg) dal ricevimento della
fattura la PA non risponde ? Quale messaggio ci invia il SdI e come
dobbiamo trattarlo?
o Se ci arriva una notifica dal SdI di mancato recapito della fattura alla PA
per problemi legati ai servizi della PA, possiamo considerare la fattura
emessa ?
o Come facciamo a recapitarla alla PA visto che non potremo inviarla
nuovamente al SdI ?
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
FAQ: fattura elettronica PA
o per la conservazione a norma di tutte le fatture XML si devono
archiviare a norma anche le notifiche ?
o Nel casi in cui un’azienda fa già conservazione sostitutiva di tutte le
fatture emesse nei confronti dei privati (in formato pdf/A) e dal 6 giugno
parte con la conservazione delle fatture PA (in formato .xml) è tenuta
per norma di legge ad adottare diversi sezionali ?
o per la conservazione a norma di tutte le fatture PDF (clienti non a regime
di fatturazione elettronica) dobbiamo apporre la firma digitale con
riferimento temporale su ogni fattura, oppure è sufficiente apporre la
firma digitale del conservatore a norma (outsourcer che stiamo
scegliendo) con marca temporale ?
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
FAQ: fattura elettronica PA
o Come si fa ad apporre il bollo sulle fatture elettroniche inviate alla PA ?
o Che cosa è il codice EORI previsto sul tracciato ministeriale ?
o Visto il tracciato ministeriale che prevede l'esposizione in maniera
chiara e strutturata di diverse informazioni, che al momento il fornitore
della PA inserisce nella descrizione fattura (come ad esempio i dati
relativi all'ordine di acquisto o al contratto o alla convenzione) si deve
prevedere sempre la generazione della fattura con questo livello di
dettaglio?
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
I documenti fiscali che possono essere “digitalizzati”: esempi
Fatture, lettere e telegrammi ricevuti (Art. 2220 codice civile )
Copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti (Art. 2220 codice civile )
Libro giornale e libro degli inventari (Art. 2215 codice civile e Art. 14 comma 1, lettera a,
D.P.R. 600/1973)
Registri prescritti ai fini dell’IVA (Art. 14, comma 1, lettera b , D.P.R. 600/1973)
Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e
reddituali, raggruppati in categorie omogenee , in modo da consentire di desumerne
chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla
determinazione del reddito (Art. 14 comma 1, lettera c , D.P.R. 600/1973)
Scritture ausiliarie di magazzino (Art. 14 comma 1, lettera d, D.P.R. 600/1973)
Registro dei beni ammortizzabili (Art. 16 , D.P.R. 600/1973)
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
I documenti doganali
(articolo 2, comma 2, del DM 23 gennaio 2004)
“Il presente decreto non si applica alle scritture e ai documenti rilevanti ai fini delle
disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di
competenza dell’Agenzia delle dogane”
E’ POSSIBILE CONSERVARE
DIGITALMENTE I
DOCUMENTI DOGANALI EX
DLGS 82/2005 e DEL.
CNIPA 11/2004
(circ. 22/D del 26/11/2009)
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
I documenti fiscali che possono essere “digitalizzati”: esempi
Registro delle fatture emesse (Art 23 primo comma DPR 633/72 )
Registro dei corrispettivi (Art 24 primo comma DPR 633/72)
Registro degli acquisti (Art 25 primo comma DPR 633/72)
Registro unico (Art 39 secondo comma DPR 633/72)
“I contribuenti hanno facoltà di sottoporre alla numerazione e alla bollatura un solo registro destinato a tutte le
annotazioni prescritte dagli art.23 , 24 e 25 , a condizione …“
Registro delle merci c/deposito, lavorazione, comodato ,etc (Art 53 terzo comma DPR 633/72)
Vanno annotati i beni ricevuti o inviati in c/lavorazione , c/deposito , comodato , etc diversi dalla cessione ,con
indicato:estremi del DDT, natura qualità e quantità dei beni , i dati del soggetto che riceve o consegna i beni e la causale
del trasferimento.
Registro delle dichiarazioni intento - (Art 1 comma secondo D.L. 746 del 29/12/1983)
Gli esportatori abituali e i loro fornitori o prestatori devono annotare nel registro (oppure dal 14/3/97 in apposita sezione
del reg.fatture emesse o corrispettivi) le dichiarazioni di intento entro 15 gg giorni dalla data di emissione (esportatori
abituali) o di ricevimento (fornitori o prestatori di esportatori abituali) e numerate progressivamente .
Registro delle somme ricevute in deposito - (Art 3 comma secondo del Decreto 31/10/1974)
In questo registro , gli avvocati , i notai, e i commercialisti devono annotare giornalmente e distintamente per ogni
operazione le somme ricevute per spese da sostenere in nome e per conto del cliente.
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
I documenti fiscali che possono essere “digitalizzati”: esempi
Bilancio di esercizio (art.2423 c.c.)
- Stato patrimoniale (art.2424 c.c.)
- Conto economico (art.2425 c.c.)
- Nota integrativa (art.2427 c.c.)
-Relazione sulla gestione (art.2428 c.c.)
-Relazione dei sindaci (art.2429 c.c.)
-Relazione dei revisori contabili (D.Lgs. n.58 del 1998)
Dichiarazione dei redditi, Irap, Iva e sostituti (DPR n.322 del 22 luglio 1998)
Documento di trasporto (DPR n. 472 del 14 agosto 1996)
Bolla di accompagnamento (DPR n. 627 del 6 ottobre 1978)
Nota di consegna, lettera di vettura, polizza di carico (Circolare n.225 del 16/9/96)
Giornale di fondo elettronico degli scontrini fiscali- ( D.M. 23 marzo 1983)
Distinte meccanografiche di fatturazione
(Decreto del 24/10/2000 n. 370 e Decreto del 24/10/2000 n. 366 )
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
I documenti fiscali che possono essere “digitalizzati”: esempi
“I libri contabili, prima di essere messi in uso ,devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e, qualora sia previsto
l’obbligo della bollatura o della vidimazione, devono essere bollati in ogni foglio dall’ufficio del registro delle imprese o da un
notaio secondo le disposizioni delle leggi speciali. L’ufficio del registro o il notaio deve dichiarare nell’ultima pagina dei libri il
numero dei fogli che li compongono. Il libro giornale e il libro degli inventari devono essere numerati progressivamente e
non sono soggetti a bollatura né a vidimazione” (Art. 2215 codice civile)
“I libri di cui al presente
articolo ,prima che siano
messi in uso, devono essere
numerati progressivamente in
ogni pagina e bollati in ogni
foglio a norma dell’art.2215”
(art.2421 terzo comma c.c.)
Il libro dei soci
Libro delle obbligazioni
Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee
Libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio
di gestione
Libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di
sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione
Libri sociali obbligatori
(art. 2421 c.c.)
Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo
Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti
Libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell’art.2447-sexies
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Definizioni: Impronta di hash
Impronta di una sequenza di
simboli binari (bit)
“La sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita
generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna
funzione di hash”
GIORGIO CONFENTE
Funzione di hash SHA 256
27b1eebdb6ade1489002479a3522e805760e9596
Giorgio Confente
Funzione di hash SHA 256
42a3d337be8f9bf6838888ee52e4e67c8be5dfc2
Giorgio Confente
Funzione di hash SHA 256
e2b34b95685df1744846592f1f1f38cbeef61401
Evidenza informatica
“Sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una
procedura informatica”
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Riferimento e marca temporale
Riferimento
temporale
Marca
temporale
“Informazione, contenente la data e l’ora, che
viene associata ad uno o più documenti
informatici”
“Evidenza informatica che consente la validazione
temporale”
VALIDAZIONE TEMPORALE: “Il risultato della procedura informatica,
con cui si attribuisce , ad uno o più documenti informatici, un
riferimento temporale opponibile a terzi”
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione indiretta
(articolo 3, comma 2, del DM 23 gennaio 2004)
La conservazione sostitutiva ”indiretta” si realizza con apposizione di firma digitale e
marca temporale “su un’evidenza informatica contenente l’impronta o le impronte
dei documenti
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione indiretta
(articolo 3, comma 2, del DM 23 gennaio 2004)
La conservazione sostitutiva ”indiretta” si realizza con apposizione di firma digitale e
marca temporale “su un’evidenza informatica contenente l’impronta o le impronte
dei documenti
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 2 proposta nuovo DMEF)
Normativa applicabile
1. Ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione, la
conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione,
l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione elettronica
dei documenti informatici, avvengono nel rispetto:
- delle regole tecniche CAD (decreto legislativo 7/3/2005, n. 82),
- dei decreti attuativi e dell’art. 21 DPR 633/1972 in materia di FE
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 2 proposta nuovo DMEF)
Formati utilizzabili
I documenti informatici fiscali hanno le caratteristiche di non
modificabilità, integrità e autenticità, utilizzando i formati:
•
previsti dal CAD e dalle regole tecniche*;
ovvero
•
i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne
motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire
l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento
informatico.
(*) esempi suggeriti: PDF/A, TIFF, JPG, office Open XML (OOXML), Open Document Format, XML,
TXT, Formati Messaggi di posta elettronica
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
I formati utilizzabili
Il formato “STRUTTURATO O ELABORABILE”, quale per esempio il formato XML
(1) oppure TXT, è teso ad automatizzare lo scambio di dati tra sistemi
informativi in modalità totalmente automatica, e grazie alla loro forma
strutturata, i dati e le informazioni in esso contenuti vengono riconosciuti ed
acquisiti automaticamente dai sistemi informativi aziendali.
(1) Acronimo di eXtensible Markup Language
Ad esempio: sistemi EDI (Electronic Data Interchange)
La normativa civile e fiscale, non richiede che il formato con cui si
conservano i documenti e le scritture contabili sia “leggibile”,
ma che sia “reso leggibile ” con mezzi messi a disposizione
dal soggetto che utilizza detti supporti.
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
I formati utilizzabili
I formati “DESTRUTTURATI O LEGGIBILI” consentono di visualizzare l’immagine
come già immediatamente leggibile, e per questa loro caratteristica sono
utilizzati oltre che nella conservazione sostitutiva, anche nell’ambito dei processi
di gestione documentale che consentono la consultazione on-line dei documenti
ai vari operatori collegati.
Sono destrutturati, per esempio, formati quali:
-
PDF (Portable Document Format),
TIFF (Tag Image File Format ),
JPEG (Joint Photographic Experts Group),
GIF (Graphics Interchange Format).
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 3 proposta nuovo DMEF)
Formati
Criteri di scelta suggeriti
dalle nuove regole tecniche
3.1.1 APERTURA:
un formato si dice “aperto” quando è conforme a specifiche pubbliche, cioè disponibili a
chiunque abbia interesse ad utilizzare quel formato. La disponibilità delle specifiche del
formato rende sempre possibile la decodifica dei documenti rappresentati in conformità con
dette specifiche, anche in assenza di prodotti che effettuino tale operazione
automaticamente.
3.1.2 SICUREZZA:
la sicurezza di un formato dipende da due elementi il grado di modificabilità del contenuto
del file e la capacità di essere immune dall’inserimento di codice maligno
3.1.3 PORTABILITA’
Per portabilità si intende la facilità con cui i formati possano essere usati su piattaforme
diverse, sia dal punto di vista dell’hardware che del software, inteso come sistema
operativo. Di fatto è indotta dall’impiego fedele di standard documentati e accessibili.
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 3 proposta nuovo DMEF)
Criteri di scelta suggeriti
dalle nuove regole tecniche
Formati
3.1.4 FUNZIONALITA’
Per funzionalità si intende la possibilità da parte di un formato di essere gestito da prodotti
informatici, che prevedono una varietà di funzioni messe a disposizione dell’utente per la
formazione e gestione del documento informatico.
3.1.5 SUPPORTO ALLO SVILUPPO
E’ la modalità con cui si mettono a disposizione le risorse necessarie alla manutenzione e
sviluppo del formato e i prodotti informatici che lo gestiscono (organismi preposti alla
definizione di specifiche tecniche e standard, società, comunità di sviluppatori, ecc.).
3.1.6 DIFFUSIONE
La diffusione è l’estensione dell’impiego di uno specifico formato per la formazione e la
gestione dei documenti informatici
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 3 proposta nuovo DMEF)
I documenti informatici sono
conservati in modo tale che:
Normativa
civile e fiscale
a) siano rispettate le norme del codice civile e le altre norme tributarie
riguardanti la corretta tenuta della contabilità:
- 2215 bis codice civile
- DPR 600/73: decreto sull’attività di accertamento
- DPR 633/72: decreto IVA
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 3 proposta nuovo DMEF)
Metadati
I documenti informatici sono
conservati in modo tale che:
b. siano consentite funzioni di ricerca / estrazione informazioni in relazione a:
• cognome,
• nome,
• denominazione,
• codice fiscale,
• partita IVA,
• data o associazioni logiche di questi ultimi,
 laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste;
 Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite
con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 3 proposta nuovo DMEF)
modalità di
conservazione
2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con
l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul
pacchetto di archiviazione.
Eliminazione di:
- Riferimento al RdC
- Menzione della marca temporale
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 3 proposta nuovo DMEF)
Tempi di
conservazione
3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato
entro il termine di tre mesi successivi alla presentazione della
dichiarazione*
 31/12 dell’anno successivo
(*) termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto legge n. 357/1994.
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 4 proposta nuovo DMEF)
Copie informatiche
e per immagini
dematerializzazione di
documenti e scritture
analogici
1. Il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per
immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici:
- avviene ai sensi dell’art. 22, comma 3, del CAD
- e ai fini tributari termina con la sottoscrizione elettronica.
La conservazione avviene secondo le modalità di cui all’articolo 3:
• metadati
• tempistica annuale
• riferimento temporale opponibile a terzi
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 4 proposta nuovo DMEF)
Copie conformi
dematerializzazione di
documenti e scritture
analogici
2. Ai fini fiscali, la conformità all’originale delle copie
informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico
di documenti analogici originali unici, è autenticata da un notaio
o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le
modalità di cui al DPCM del 21 marzo 2013.
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 4 proposta nuovo DMEF)
Distruzione
documenti
dematerializzazione di
documenti e scritture
analogici
2. La distruzione di documenti analogici - di cui è
obbligatoria la conservazione - è consentita soltanto dopo
il completamento della procedura di conservazione
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 5 proposta nuovo DMEF)
Comunicazione
Agenzia entrate
Obblighi di comunicazione e
esibizione delle scritture e
dei documenti
1. Il contribuente è obbligato a comunicare che effettua la
conservazione in modalità elettronica dei documenti
rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi
relativa al periodo di imposta di riferimento.
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 5 proposta nuovo DMEF)
Modalità e luogo
esibizione
Obblighi di comunicazione e
esibizione delle scritture e
dei documenti
2. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento
informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto
cartaceo o informatico:
•
presso la sede del contribuente
ovvero
•
presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato nei
modelli di variazione dati IVA
(*) Ai sensi dell’art. 35, comma 2 lettera d) del DPR 26 ottobre 1972, n. 633
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
.
Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 5 proposta nuovo DMEF)
Esibizione
telematica
Obblighi di comunicazione e
esibizione delle scritture e
dei documenti
3. Il documento conservato può essere esibito anche
per via telematica secondo le modalità stabilite con
provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie
fiscali.
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Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 6 proposta nuovo DMEF)
Versamento
telematico imposta
di bollo
Modalità di assolvimento
dell'imposta di bollo su libri,
registri ed altri documenti
1. L'imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente
rilevanti è corrisposta con modalità esclusivamente
telematica, mediante versamento nei modi di cui all’art.
17 del decreto Legislativo n. 241 del 9 luglio 1997

Versamento tramite modello F24
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Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 6 proposta nuovo DMEF)
Termini di
versamento imposta
di bollo
Modalità di assolvimento
dell'imposta di bollo su libri,
registri ed altri documenti
2. Il pagamento dell’imposta relativa alle fatture, agli atti, ai
documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno avviene
in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento
dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di
assolvimento dell’imposta ai sensi del presente decreto.
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Conservazione documenti informatici fiscali
(articolo 6 proposta nuovo DMEF)
Calcolo imposta
di bollo
Modalità di assolvimento
dell'imposta di bollo su libri,
registri ed altri documenti
3. L'imposta sui libri e sui registri*,
tenuti in modalità informatica, è dovuta:
 ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse.
(*) previsti dall'art. 16 della tariffa allegata al DPR 26 ottobre 1972, n. 642
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Il Responsabile della conservazione sostitutiva
a) Nelle aziende vengono scelti:
soggetti con particolari competenze scelti in base ad una logica di
coerenza organizzativa (CEO, CFO, responsabile dell’organizzazione,
responsabile dell’organizzazione, risk manager)
b) Nella PPAA può essere:
• il dirigente dell’ufficio responsabile della conservazione dei
documenti
• altro soggetto formalmente designato
E’ soggetto a processo di delega formale
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La conservazione: modelli organizzativi
(DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014)
1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi
esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal
sistema di gestione documentale, se esistente.
2. Ai sensi dell'articolo 44 del CAD, la conservazione può essere svolta:
•
all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei
documenti informatici da conservare;
•
affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o
privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche,
anche accreditati come conservatori presso DigitPA.
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Il Responsabile della conservazione: compiti
(DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014)
•
definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione
in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale
tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
•
gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la
conformità alla normativa vigente;
•
genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal
manuale di conservazione;
•
genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o
firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di
conservazione;
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Il Responsabile della conservazione: compiti
(DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014)
•
effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di
conservazione;
•
assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque
anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
•
al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici,
adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado
dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per
ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo
all’obsolescenza dei formati;
•
provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in
relazione all’evolversi del contesto tecnologico;
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Il Responsabile della conservazione: compiti
(DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014)
•
adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del
sistema di conservazione;
•
assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia
richiesto;
•
assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti
l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività
di verifica e di vigilanza;
•
provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei
documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di
Stato;
•
predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento;
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Manuale della conservazione: contenuto minimo
(DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014)
2. Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta:
•
i dati dei SOGGETTI che nel tempo hanno assunto la responsabilità
del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di
delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
•
la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e
degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di
conservazione;
•
la descrizione delle tipologie degli OGGETTI sottoposti a conservazione,
comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da
associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;
•
la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di
versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di
versamento;
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Manuale della conservazione: contenuto minimo
(DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014)
2. Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta:
•
la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei
pacchetti di archiviazione;
•
la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione
dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di
distribuzione;
•
la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le
componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente
documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle
medesime;
•
la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del
sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con
l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
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Manuale della conservazione: contenuto minimo
(DPCM 3 dicembre 2014 in vigore dal 11 aprile 2014)
2. Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta:
•
la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
•
i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere
scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle
pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione;
•
le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale,
indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
•
le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti;
Avv. Giorgio Confente - 2005/2014
Grazie per l’attenzione
…e per contatti o ulteriori informazioni:
Avv. Giorgio Confente
Studio Legale Tributario
Via Larga, 31
20122 Milano
Tel: +39 02 83438031
mail: [email protected]
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