Slide Book

FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA
FATTURAZIONE OBBLIGATORIA PA
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
a cura di
Armando Giudici autore dell’E_book
«Fattrazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva»
scaricabile dall’area E_book del sito Buffetti Editore
1
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
NORMATIVA IN VIGORE
FATTURAZIONE ELETTRONICA
Il D. L. n. 216 del 11/12/2012 convertito con la Legge di Stabilità n. 228 del 24/12/2012 ridefinisce la
Fattura Elettronica, semplificandone la diffusione consentendo di abbandonare il supporto cartaceo
FATTURAZIONE ELETTRONICA PA
La L. n. 244 del 24/12/2007, commi 209-2014 (Finanziaria 2008) impone l’obbligo di fatturazione
elettronica verso la PA attraverso l’emissione di due Decreti Attuativi per rendere operativa tale norma.
Il DMEF del 7/03/2008 individua l’Agenzia delle Entrate come gestore del sistema di interscambio (SDI)
e la SOGEI quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali e tecnici
Infine il tanto atteso (5 anni) D.M. n. 55 del 3/04/2013 che rende obbligatoria la Fatturazione Elettronica
verso i Ministeri,le Agenzie fiscali e gli Enti Nazionali di Assistenza e Previdenza a partire dal
6 giungo 2014 così che non potranno più accettare le fatture cartacea e di conseguenza non potranno
più procedere al loro pagamento sino all'invio del documento elettronico.
DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66 che all’art. 5-CAPO IV anticipa dal 6 giugno 2015 al 31 marzo
2015 l’obbligo per le ALTRE AMMINISTRAZIONI CENTRALI allineando alla medesima data l’entrata in
vigore per le AMMINISTRAZIONI LOCALI
PEC
obbligatoria per tutte le imprese dopo la conversione del D.L.179/2012 nella Legge 221/2012 che si
affianca alle indicazioni contenute nella Legge 2/2009 rendendo obbligatoria la PEC per: Professionisti,
Società, Ditte Individuali, PA.
2
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
NORMATIVA ULTIM’ORA
DMEF 17 giugno 2014 pubblicato in G.U. n. 146 del 26 giugno 2014 nominato: Modalità di
assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su
diversi tipi di supporto – art. 21, comma 5, del D.Lgs. N. 82/2005
Tale Decreto introduce le seguenti principali novità:
1.Abroga il termine di 15 gg. per la conservazione delle Fatture Elettroniche e lo allinea a quello
dei libri e registri contabili quindi entro tre mesi dalla data di presentazione della dichiarazione
fiscale annuale;
2.Abroga l’obbligo dell’invio annuale dell’impronta dell’archivio informatico alla Agenzia delle
Entrate sostituendolo con una semplice comunicazione da immettere nella dichiarazione dei
redditi relativa al periodo di imposta di riferimento;
3.Cambia le regole del pagamento dell’imposta di bollo abolendo comunicazioni e versamenti
preventivi e comunicazioni e saldi a consuntivo introducendo la nuova modalità di pagamento a
consuntivo tramite mod. F24, esclusivamente in modalità telematica, entro 120 giorni dalla
chiusura dell’esercizio;
4.L’eliminazione della esclusione dalla conservazione elettronica per i documenti doganali e di
quelli sottoposti alle accise con le modalità che saranno previste dai Provvedimenti attesi
dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli.
Circ. 18/E del 24 gennaio 2014 della Agenzia delle Entrate relativa a: Iva. Ulteriori istruzioni in
tema di fatturazione. Contiene importanti chiarimenti sulla fattura elettronica relativamente a:
definizione, requisiti, modalità che garantiscono i requisiti, invio, conservazione, ok anche per
prestazione di servizi, fattura semplificata ancora più snella.
3
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
NOVITA’ NORMATIVE ATTESE
REGOLAMENTO UE approvato a Bruxelles dal Parlamento Europeo il 3 aprile 2014 che
dovrebbe entrare in vigore entro l’autunno 2014 e che troverà applicazione a partire dal
1° luglio 2016 dal titolo: “Identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni
elettroniche nel mercato interno”.
Le principali novità introdotte tendono a realizzare l’interoperabilità giuridica e tecnica fra i
Paesi dell’Unione attraverso le seguenti novità di maggior rilievo:
-Gli Stati membri avranno sempre facoltà di notificare alla Commissione il sistema nazionale
di identificazione che deve essere accettato da tutti gli Stati membri (ad es. nelle gare)
-Introduzione del sigillo elettronico che costituisce la firma della persona giuridica
-Introduzione dell’obbligo di conservazione, prima non disciplinato a livello europeo
-Ampio rinvio agli standard tecnici
-Espresso riconoscimento della firma su server, di firma remota e di firma su mobile.
Dal punto di vista giuridico la principale novità è la forma utilizzata e cioè il Regolamento e
non la Direttiva. Il che significa che una volta approvato dal Parlamento Europeo sarà
direttamente applicabile negli Stati membri, senza atti di recepimento, quindi uno strumento
di uniformazione del diritto in tutti i 27 Stati dell’Unione.
4
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FIRME ELETTRONICHE ED EFFICACIA PROBATORIA
Firma Elettronica
E’ un insieme di dati in forma elettronica utilizzati come metodo di identificazione informatica. E’ la Firma
informatica più debole. Il documento così sottoscritto sarà riconosciuto dall’ordinamento come forma
scritta e la sua efficacia probatoria potrà essere liberamente valutata dal giudice.
Firma Elettronica Avanzata (FEA)
E’ l’insieme di dati in forma elettronica che consentono l’identificazione del firmatario e la sua connessione
univoca. Il DPCM del 22 febbraio 2013 entrato in vigore il 5 Giugno 2013 ha valorizzato questo tipo di firma
e così la Firma Grafometrica che è l’applicazione su tablet più diffusa della FEA.
Il documento informatico sottoscritto con FEA apposta nel rispetto delle regole tecniche, è
riconosciuto valido fino a querela di falso ma lo è solo nei soli rapporti intercorrenti tra
sottoscrittore ed erogatore della soluzione di firma. Es: Cliente/Banca
Firma Qualificata
E’ un particolare tipo di firma elettronica avanzata ottenuta attraverso una procedura informatica che
garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un
controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi
siano stati successivamente modificati Deve basarsi su un certificato qualificato e deve essere realizzata
mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma. Il disconoscimento richiede querela di falso
e soddisfa il requisito della forma scritta.
5
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FIRMA DIGITALE
E’, in sostanza, l’equivalente elettronico di una tradizionale firma apposta su carta e la
sua apposizione garantisce:
- l’autenticità del documento (sicurezza della paternità)
- l’integrità del documento
(certezza che non sia stato alterato)
- la sua validità
La sicurezza del sistema sta nel
fatto che, conoscendo un
elemento della coppia “chiave
pubblica”, non è possibile
dedurre l'elemento
corrispondente “chiave privata”.
La “chiave privata”, infatti, è
l'elemento della coppia di chiavi
destinato ad essere conosciuto
dal solo soggetto titolare che
appone la firma digitale sulle
pratiche telematiche.
La “chiave pubblica”, invece, è
l'elemento della coppia di chiavi
destinato ad essere conosciuto
dagli interessati e con il quale si
verifica la firma digitale del
titolare della coppia di chiavi
+
PIN
6
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTO
COME SI OTTIENE E SI UTILIZZA. SCADENZA
La firma Digitale si ottiene da Certificatori autorizzati.
Essa ha validità triennale ma se, anche scaduta, revocata o sospesa
risulta verificabile la sua apposizione (attraverso un riferimento
temporale) prima della scadenza ha piena validità giuridica
PIN
Processo di apposizione della “Firma Digitale”
7
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
LA PEC “POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS’È E COME FUNZIONA
La L. 28 gennaio 2009 n. 2 e il D.L. n. 179 del 18 dicembre 2012 rendono la PEC obbligatoria per tutte
le società di capitali, di persone, i professionisti, le pubbliche amministrazioni, imprese individuali ed
artigiane.
8
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
MARCA TEMPORALE – COS’E’ E COME FUNZIONA
9
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA
DEFINIZIONE NORMATIVA E REQUISITI TECNICI
Dal 1 gennaio 2013 l’evoluzione normativa ha equiparato in tutto e per tutto
le fatture cartacee e quelle elettroniche.
Definizione di legge: deve intendersi elettronica la fattura che è stata
emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.
Non tutte le Fatture create in formato elettronico possono rientrare nella
definizione di fattura elettronica se non sono in formato elettronico sia
quando sono emesse che quando sono ricevute.
Il formato non è rilevante: può essere tanto un formato strutturato XML,
quanto un PDF inviato via PEC.
E’ invece essenziale farvi ricorso solo previa accettazione da parte del
destinatario che peraltro si può rilevare dai suoi comportamenti:
ad esempio quando provvede alla contabilizzazione della fattura, e/o al
pagamento della stessa.
10
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA - MODALITA’ DI TRASMISSIONE
Apposizione Firma Digitale alla Fattura elettronica
Trasmissione della fattura elettronica tramite posta elettronica certificata (PEC):
Download della fattura elettronica dal server aziendale:
La fattura elettronica
si ha per emessa
all’atto della sua
trasmissione per via
elettronica.
Quindi,rileverà la
data della PEC
piuttosto che il
messaggio di posta
che avvisa il cliente
che la fattura
elettronica è
scaricabile dal server
aziendale.
I riferimenti normativi concernenti la creazione delle fatture elettroniche
sono contenuti nell’articolo 21 del D.P.R. 633/1972.
11
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
CHE COSA E’
E’ l’obbligo, imposto dall’art. 209 della
L. 24 dicembre 2007 n. 244, ai Fornitori
della PA di utilizzare esclusivamente in
forma elettronica l'emissione, la
trasmissione, la conservazione e
l'archiviazione delle fatture emesse nei
rapporti con le amministrazioni dello Stato,
anche ad ordinamento autonomo, e con gli
enti pubblici nazionali, anche sotto forma di
nota, conto, parcella e simili.
12
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
MODALITA’ DI TRASMISSIONE DEL FILE AL SDI
La trasmissione dei file verso il SDI può essere effettuata utilizzando
le seguenti modalità:
- un sistema di posta elettronica certificata “PEC”;
- un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio
esposto tramite modello “web service” fruibile attraverso protocollo
HTTPS, di seguito “servizio SdICoop”;
- un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito
Sistema Pubblico di Cooperazione (SPCoop), di seguito “servizio
SPCoop”;
- un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo
FTP, di seguito “servizio SdIFtp”;
- un sistema di trasmissione per via telematica attraverso il sito del Sistema
d’Interscambio www.fatturapa.gov.it .
13
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
TRASMISSIONE TRAMITE “PEC”
DIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 30 Mb
14
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
COMUNICAZIONI SDI
Le comunicazioni prodotte dal SdI vengono inoltrate, salvo diversa
indicazione, tramite lo stesso canale utilizzato per la trasmissione del file
fattura. Le comunicazioni sono costituite da file XML firmati
elettronicamente, con firma XAdES-BES (XML Advanced Electronic
Signatures) in modalità “enveloped”, con struttura aderente alla specifica
pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1; i file vengono trasmessi come
allegati ai messaggi previsti per i diversi canali trasmissivi che, come per
l’invio della Fattura sono:
- Il “servizio PEC”;
- Il “servizio SdICoop”;
- Il “servizio SPCoop”;
- Il “servizio SdIFtp”;
- l’invio telematico attraverso il servizio esposto su www.fatturapa.gov.it.
15
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
MODALITA’ DI INTERAZIONE CON IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
Affinché l’Amministrazione ricevente possa validamente interagire con il SdI devono essere
soddisfatti i requisiti indispensabili alla sua qualificazione e al suo riconoscimento attraverso i
seguenti passaggi:
a) immissione ed aggiornamento dei dati di competenza all’interno dell’Anagrafica delle
Pubbliche Amministrazioni (IPA) e del Codice Univoco Ufficio
b) definizione del canale di trasmissione attraverso:
- l’adozione di una casella di posta elettronica certificata (PEC) o di analogo indirizzo di posta
elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle
comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse;
- la qualificazione della porta di dominio (PdD-SPCoop), secondo le regole disposte
dall’Agenzia per l’Italia Digitale, e la realizzazione del servizio di ricezione e pubblicazione del
relativo accordo di servizio, secondo le modalità e le specifiche pubblicate sul sito
www.fatturapa.gov.it;
- la definizione di un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura, e relativi messaggi
di notifica, attraverso protocolli di “file transfer” all'interno di circuiti chiusi che identificano in
modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale.
16
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
PROCEDURA ACCREDITAMENTO FORNITORE
Affinché il fornitore possa validamente interagire con il SdI,
devono essere soddisfatti i requisiti minimi indispensabili
alla sua identificazione.
Il soddisfacimento di tali requisiti si ottiene definendo uno o più canali di trasmissione/comunicazione
attraverso:
- dotazione di una casella di posta elettronica certificata o di analogo indirizzo di posta elettronica
basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e
l'integrità del contenuto delle stesse;
- adesione e sottoscrizione di un accordo di servizio con il SdI;
- definizione di un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura, e relativi messaggi di
notifica, attraverso protocolli di “file transfer” all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo
certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale.
Nel caso di utilizzo del servizio di invio telematico esposto su www.fatturapa.gov.it, l’identificazione
avviene attraverso l’indicazione di codice fiscale e password rilasciate dai servizi telematici
dell’Agenzia delle Entrate Fisconline o Entratel oppure, in alternativa, attraverso l’utilizzo di un
dispositivo di tipo Smartcard rispondente ai requisiti della Carta Nazionale dei Servizi-CNS,
preventivamente registrata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.
17
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
PREPARAZIONE FATTURE, INOLTRO ALLA PA E
GESTIONE RICEVUTE E NOTIFICHE
18
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
CONTROLLI EFFETTUATI DA SDI
Le tipologie di controllo effettuate mirano a
verificare:
- nomenclatura ed unicità del file trasmesso;
- dimensione del file
- integrità del documento;
- autenticità del certificato di firma;
- conformità del formato fattura;
- validità del contenuto della fattura;
- unicità della fattura;
19
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
INTERMEDIARI ABILITATI
La normativa consente di trasmettere le Fatture Elettroniche
al Sistema di Interscambio anche per il tramite di intermediari
abilitati. A oggi, tuttavia, il Legislatore non ha ancora previsto
alcuna specifica disciplina al riguardo: è lecito attendersi, quindi,
che possano essere compresi in questa definizione, per la sola
attività di trasmissione dei dati, anche i seguenti soggetti:
• i provider EDI (i cosiddetti VAN EDI);
• i provider che svolgono servizi di Conservazione Elettronica;
• le banche che offrono servizi di trasmissione telematiche di
fatture tramite il canale CBI;
• i commercialisti, abilitati alla trasmissione delle
comunicazioni telematiche;
• le associazioni di categoria, cui gli associati delegano le
trasmissioni delle dichiarazioni;
• ecc.
20
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
CODICE UNIVOCO UFFICIO
E’ il codice che ogni PA deve
comunicare ai propri fornitori per
le fatture che dovranno
emettere in formato elettronico.
In mancanza di comunicazione
della PA al Fornitore tale codice
è ricavabile dal sito
www.indicepa.gov.it.
Qualora anche qui non fosse
rintracciabile è possibile per il
Fornitore inserire il codice
«Uff_eFatturaPA».
Se addirittura la PA non fosse
nemmeno censita allora potrà
usare il cosiddetto «codice
destinatario IPA con valore di
default: 999999
21
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
TEMPI DI ENTRATA IN VIGORE DELLA NORMATIVA E SOGGETTI COINVOLTI
Dal 6 giugno 2014
i Ministeri, le agenzie fiscali, gli enti nazionali di previdenza e assistenza
sociale (*) devono accettare solo fatture elettroniche.
D.M. n. 55 del 3/04/2013
Dal 31 marzo 2015
l’obbligo viene esteso alle Altre Amministrazioni Centrali allineando alla
medesima data l’entrata in vigore per le Amministrazioni Locali
DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66
(*) Sono quelli individuati come tali nell’elenco delle amministrazioni pubbliche
inserite nel conto economico consolidato, pubblicato dall’Istat entro il 31/7 di ogni
anno e aggiornato al 30 settembre 2013
22
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”
CHI TOCCA E QUANTO VALE
23
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
DEFINIZIONE E REQUISITI
La conservazione digitale sostitutiva è un procedimento informatico
regolamentato dalla legge, in grado di garantire nel tempo
la validità legale di un documento informatico.
Ovviamente la garanzia di conservazione ai fini della rilettura nel tempo dei
documenti conservati in formato digitale deriva dai requisiti principali che un
buon formato deve possedere:
- non essere proprietario, vale a dire non essere legato ad una specifica
azienda;
- essere aperto, nel senso che le sue specifiche devono essere di pubblico
dominio e ben documentate;
- essere uno standard, vale a dire essere approvato da organismi
internazionali di standardizzazione quali ad esempio l'ANSI (American
National Standards Institute), l'ISO (International Organization for
Standardization), etc.
24
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
DOCUMENTI SOGGETTI ALL’OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DIGITALE E CHE
SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA.
DOCUMENTI CHE NON SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA
Il documento soggetto all’obbligo della “Conservazione Digitale”
è senz’altro la Fattura elettronica trasmessa, o ricevuta,
in formato elettronico
Le Fatture elettroniche invece consegnate o spedite in copia
sotto forma cartacea possono, e non devono
obbligatoriamente, essere conservate digitalmente
Le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004, che consentono la
“Conservazione Digitale Sostitutiva” si applicano invece alle scritture
contabili, ai libri, ai registri e, in generale, ad ogni documento rilevante
ai fini tributari.
25
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
MEMORIZZAZIONE, ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE ELETTRONICHE
Memorizzazione è il processo di trasposizione su qualsiasi
idoneo supporto, di documenti analogici o informatici
Archiviazione elettronica è la memorizzazione, su qualsiasi
idoneo supporto, di documenti informatici, identificati in modo
univoco mediante un codice di riferimento.
Conservazione elettronica dei documenti informatici e analogici
è, nel rispetto delle regole tecniche dettate dal DPCM 3 dicembre
2013, il processo che avviene mediante memorizzazione su
qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo e che
si conclude con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della
marca temporale.
26
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
CONSERVAZIONE DOCUMENTI NATIVI ANALOGICI O DIGITALI
27
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
TERMINI DI REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE
Entro tre mesi
dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione fiscale annuale
28
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
SCELTA DEL FORMATO DA UTILIZZARE PER LA CONSERVAZIONE DEI
DOCUMENTI FISCALI
Le caratteristiche che un buon formato deve possedere, per consentire
una conservazione nel lungo periodo dei documenti fiscali, sono:
- essere statico e non modificabile
- non essere proprietario
- essere aperto
- essere uno standard.
Altri elementi da valutare sono l’efficienza in termini di occupazione di
spazio fisico e la possibilità di gestire il maggior numero possibile di
metadati, compresi i riferimenti a modifiche o aggiunte intervenute sul
documento Ulteriore elemento di valutazione nella scelta del formato è il
tempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie
di documenti informatici. I formati per la conservazione adottati per le
diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel
manuale di conservazione
29
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
ELENCO DEI FORMATI INDICATI PER LA CONSERVAZIONE (*)
PDF - PDF/A - Un documento PDF può essere firmato digitalmente
in modalità nativa attraverso il formato ETSI PAdES
TIFF - Utilizzato per la conversione in digitale di documenti cartacei
JPG - Il suo impiego va valutato attentamente in funzione del tipo di
documento da conservare.
Office Open XML (OOXML) - Dispone di caratteristiche che lo
rendono adatto alla conservazione nel lungo periodo
Open Document Format - È stato adottato come standard di
riferimento da moltissime organizzazioni governative ed ha una
"penetrazione" di mercato che cresce giorno per giorno.
XML - Utilizzato in diverse situazioni che vanno dai dati finanziari al
commercio elettronico, etc
TXT - Oltre a XML, per quanto concerne i formati non binari “in
chiaro”, è universalmente utilizzato il formato TXT
(*) (Allegato 2) DPCM 3 dicembre 2013
30
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
Compiti del responsabile della conservazione che opera d’intesa con il
Responsabile del trattamento dei dati personali e il Responsabile della
Sicurezza
Definizione delle politiche complessive del processo
Gestione secondo modello organizzativo, interno o esterno
Manuale di conservazione: redazione e aggiornamento
Rapporto di versamento e pacchetto di distribuzione: redazione e
sottoscrizione (se prevista da manuale)
Richiesta pubblico ufficiale se necessario
Monitoraggio del sistema
erifica periodica non superiore a 5 anni di integrità e leggibilità
V
archivi
Delega dei compiti a uno o più soggetti terzi
31
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
SCELTA E NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
Nel caso di soggetti privati singoli o imprese a struttura semplificata, tale ruolo sarà
ricoperto dalla medesima persona fisica, o dal soggetto imprenditore o da un dipendente o da
un professionista in grado di assolvere gli adempimenti richiesti o da un terzo Conservatore
Accreditato
Nel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di
nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da
un rapporto qualificato (un socio,un amministratore, un dirigente) sia un terzo esterno alla
società, all’associazione o all’ente compreso un terzo Conservatore Accreditato
In sede di verifica da parte dell’Amministrazione finanziaria, uno dei primi documenti
che verranno richiesti ai fini del controllo è costituito proprio dall’atto di nomina data
la posizione fondamentale rivestita dal responsabile in seno al processo di
conservazione sostitutiva
Quindi, ai fini della nomina del soggetto responsabile della conservazione è necessario
predisporre un’apposita lettera di incarico o atto di nomina da fare controfirmare per
accettazione alla persona fisica nominata.
CONSERVATORI ACCREDITATI AGID
Si tratta di soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti
informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e che conseguono il
riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di
sicurezza. I soggetti privati devono essere costituiti in forma di società di capitali e disporre di
un capitale sociale non inferiore a duecentomila euro
32
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
MANUALE DI CONSERVAZIONE (Obbligatorio)
Redazione obbligatoria
Documento informatico
Contenuto minimo:
organizzazione, soggetti coinvolti e ruoli
svolti, modello di funzionamento del
processo e delle infrastrutture utilizzate
33
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
RESPONSABILITA’ CIVILI E PENALI
RESPONSABILITA’ CIVILE
Il Responsabile della Conservazione è obbligato a rispondere dei danni
eventualmente cagionati a terzi a causa del negligente adempimento del proprio
incarico.
RESPONSABILITA’ PENALE
Il Responsabile della Conservazione quindi, nel momento in cui non rispetta la
normativa vigente, può commettere in base alla sua condotta il reato di trattamento
illecito di dati personali o il reato di omessa adozione delle misure minime di
sicurezza dei dati, solo se abbia operato al fine di trarne per sé o per altri un
profitto o di recare ad altri un danno è punito, se dal fatto deriva nocumento al
titolare dei dati indebitamente trattati, con la reclusione da sei a diciotto mesi
o, se il fatto consiste nella comunicazione o diffusione, con la reclusione da sei
a ventiquattro mesi”.
L’articolo 169 del Codice della privacy delinea il reato di omessa adozione delle
misure minime di sicurezza dei dati. La norma prevede che chiunque,
essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime è punito con l’arresto sino
a due anni o con l’ammenda da diecimila euro a cinquantamila euro.
34
FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA
EVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI
a) Chi non tiene o conserva, secondo le prescrizioni, le scritture contabili, i documenti e i
registri previsti dalle leggi in materia di II.DD. e IVA ovvero i libri, i documenti e i registri la
cui tenuta e conservazione sono imposte da altre disposizioni di leggi tributarie e non
rispetta le modalità obbligatorie relative alla conservazione digitale di tali documenti è
punito con la sanzione amministrativa da euro 1.032,91 a euro 7.746,85.
b) La medesima sanzione trova applicazione anche a colui il quale nel corso di accessi,
ispezioni, verifiche ai fini dell’accertamentosi rifiuta di esibire, dichiara di non possedere o
comunque sottrae alla verifica i documenti, i registri e le scritture, ancorché non
obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza. Tale quindi è la fattispecie per chi non
consenta l’accesso ai sistemi elettronici (ad es. non comunicando password, chiavi di
accesso e simili) ovvero, sempre a titolo esemplificativo, non metta a disposizione le
necessarie apparecchiature tecniche
Nel caso in cui il contribuente si rifiuti di esibire i documenti oppure li occulti o li distrugga, si
configura la fattispecie penale prevista dall’articolo 10 del D. Lgs. 74/2000, che prevede la
reclusione da sei mesi a cinque anni.
35

Download Report