VERBALE 2 VERIFICA PIANO DI MIGLIORAMENTO

RIESAME DI DIREZIONE
VERIFICA INTERMEDIA PIANO DI MIGLIORAMENTO
Riesame del
07 APRILE 2014
Presenti
DS prof.ssa Sandra Pecchia – Responsabile Area Progetti prof.ssa Carla
Russo - RSGQ prof.ssa Marinella Ceretti - Funzioni Strumentali: prof.
Francesco Raffo, prof.ssa Rosa Gandolfo; prof.ssa Cinzia Cenderelli; Prof.ssa
Anna Vannucci; prof.ssa Doretta Rubini
Assenti
prof.ssa Maria Concetta Pitruzzello
Materiale allegato
OdG – Sintesi del Piano di miglioramento – bozza del Documento del 15
maggio (inviato via mail a tutti i componenti dello staff)
OdG
1) Verifica intermedia Piano di miglioramento 2012-2013
-
-
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Stato di avanzamento degli obiettivi. Procedure 10 e 12: nuova
documentazione ad uso interno degli studenti, del personale e del
Consiglio di classe. Presentazione bozza Documento del 15 maggio;
andamento commissione di controllo della modulistica. Andamento
delle Azioni preventive.
PR 03-04: Gestione fornitori e acquisti, segreteria Amministrativa).
Andamento delle Azioni preventive.
Andamento delle attività. PR 08 e 09: relazione sui viaggi di istruzione
e sui progetti. Proposte per l’as 2014/2015
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Verifiche gradimento di fine anno: genitori (colloqui generali); studenti
(fine maggio); docenti e ATA (giugno)
Inserimento del POF nel Sistema qualità e tenuta sotto controllo
dell’edizione recente. Aggiornamento del POF con inserimento del
gruppo di autovalutazione (DPR 80/2013; gli obblighi normativi per il
2014/2015: le prove Invalsi per le quinte. Il Rapporto di
autovalutazione. Analisi dei dati Invalsi).
2) Approvazione Piano di Formazione 2013-2014 (bilancio e
3)
4)
5)
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Massa
miglioramento delle attività di formazione)
Svolgimento Audit interni (prof.ssa Maria Stella Buratti)
Pianificazione attività marzo – giugno 2014: Prenotazione Audit
esterno (entro il 29 maggio); riesame strumenti di verifica/valutazione:
distribuzione questionari di gradimento. PR 01: gestione della
documentazione.
Obiettivi di miglioramento per l’a.s. 2014/2015. Aggiornamento
della Politica della Qualità. Aggiornamento sul procedimento di
accreditamento Agenzia formativa. Stesura nuove procedure sulla
verifica e valutazione degli apprendimenti; sulla rendicontazione di
attività finanziate con fondi pubblici. Produzione di attestati.
Potenziamento del sito della scuola: pubblicazione del materiale
relativo al SGQ (Manuale, Procedure, modulistica, verbali…).
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Punto 01 all’OdG. La seduta di verifica intermedia è aperta dalla prof.ssa Ceretti, Responsabile SGQ,
che procede alla verifica intermedia del Piano di miglioramento 2013-2014, di cui ha inviato per mail a
tutti i componenti una sintesi. Si riportano qui di seguito i titoli delle aree di riferimento e nello specifico le
procedure esaminate nella presente riunione.
4.2
La revisione della PR 01 (Gestione della documentazione) è stata solo abbozzata; il
Responsabile SGQ prevede di completarla per il mese di maggio, chiudendo anche la
Requisiti relativi alla
relativa AP.
documentazione
L'istituto ha intrapreso quest'anno il percorso di formalizzazione presso la Regione
Toscana per accreditarsi come Agenzia formativa. Tale percorso richiede anche un
adeguamento del Sistema di Gestione della qualità.
Nel Manuale di Gestione della Qualità deve essere individuata infatti una specifica
procedura organizzativa di gestione dedicata alla “Rendicontazione di attività
orientative/formative finanziate con fondi pubblici”. Il sistema qualità dovrà inoltre
specificatamente prevedere la formalizzazione della gestione del processo di
valutazione degli apprendimenti e di rilascio della dichiarazione degli apprendimenti.
Poiché la certificazione deve riguardare la progettazione ed erogazione di servizi
formativi, il Manuale verrà revisionato in tal senso.
Il Responsabile SGQ auspica di trovare concrete indicazioni per migliorare il sistema sia
in sede di Audit interno (previsto per la settimana entrante), sia in sede di Audit esterno
condotto dalla Regione (previsto per il 28 aprile), sia infine in sede di Audit esterno
ANCCP (entro fine maggio). Nel frattempo, si premurerà di stendere almeno una bozza
riguardante la procedura suindicata. Risulta fin d'ora chiaro che il lavoro di progettazione
dovrà radicalmente cambiare: si auspica pertanto anche l'estensione delle
responsabilità e una maggiore condivisione dei ruoli (es. coordinazione agenzia
formativa e gestione del sistema qualità).
6.2
Risorse umane
La funzione strumentale preposta, prof. Raffo, relazione in merito all’andamento della
PR 11 (Formazione e aggiornamento), per la quale si era pianificato un miglioramento
funzionale, in particolare con l’estensione della formazione a tutto il personale della
scuola. La Commissione Formazione e aggiornamento ha proceduto alla stesura di un
progetto di formazione sulla lingua inglese rivolto all'utenza interna (personale docente e
ATA). Il progetto deve ancora terminare e verrà sottoposto a verifica/valutazione. Per la
docenza, sono state impiegate risorse unicamente interne.
7.3 Progettazione e
La prof.ssa Cenderelli, Funzione strumentale preposta all’organizzazione dei viaggi
sviluppo
di istruzione e delle visite didattiche, relaziona sull’andamento della PR 08 (Viaggi di
istruzione). Sottolinea però il problema di far eseguire i questionari di valutazione dai
ragazzi (e dai docenti). Chiede se sia possibile evitare il rilevamento per le uscite di un
giorno: il Responsabile SGQ replica che anche in sede di Audit esterno, però, l’ispettore
ha sempre raccomandato di eseguire le rilevazioni per tutte le attività.
Per quanto riguarda l’andamento della PR 09 (Progettazione d’Istituto), la prof.ssa
Carla Russo informa che da settembre tutti i questionari di gradimento sottoposti agli
alunni saranno conservati da lei, per migliorare la tracciabilità dei progetti. Al RSGQ sarà
consegnata sempre copia del resoconto dei questionari.
7.4
Il RSGQ informa lo staff di direzione di avere condotto la revisione della Procedura
Approvvigionamento 03 – Gestione acquisti presso fornitori (secondo le indicazioni di Audit interno del
10/05/2013) e di aver chiuso la Azione Preventiva ad essa relativa.
7.5
Anche la PR 04 – Gestione collaboratori esterni è stata puntualmente aggiornata (cfr.
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Produzione/
erogazione
servizi
indicazioni di Audit interno del 10/05/2013); la relativa Azione Preventiva è stata pertanto
dei chiusa.
Il RSGQ relaziona più ampiamente circa la revisione e aggiornamento delle PR 10
(Organizzazione attività interne) e PR 12 (Rapporti scuola-famiglia). Durante
l’estate 2013 con la Segreteria didattica si è avviato un lavoro di revisione a tratti
radicale della modulistica. A settembre, la costituzione di un gruppo di lavoro approvato
in sede di Collegio Docenti ha consentito durante tutto l’anno la tenuta sotto controllo
della modulistica ad uso interno (documenti per gli scrutini, schede di valutazione
intermedia, ecc.). Anche la Segreteria didattica ha trovato molto più agevole il proprio
lavoro. La PR 12 prevede una declinazione di responsabilità tra Commissione
Modulistica interna, Segreteria didattica e DS:al Responsabile SGQ spetta ora solo il
compito di tenere sotto controllo il numero progressivo della revisione del modulo e delle
Procedure. A questo proposito, sottopone allo staff la bozza del Documento del 15
maggio, contenente le proposte di cambiamento fatte dalla Commissione. Dopo ampia
discussione, si giunge alla condivisione dei contenuti da parte dell’intero staff. La bozza
così modificata sarà nei prossimi giorni preparata in pulito dal RSGQ che la trasmetterà
via mail a tutto lo staff di Direzione per l’approvazione definitiva della medesima. Il
RSGQ chiede quindi l’approvazione della risoluzione delle Azioni Preventive aperte in
seguito alle raccomandazioni fatte in sede di Audit interni in data 09/04/2013 e
16/05/2013. Lo staff approva.
Resta invece da rendere più accertabile l'edizione del POF; il RSGQ chiede allo staff
infine una revisione della Politica della Qualità, da ripensare profondamente per l'a.s.
2014/15 anche in previsione della formalizzazione di un Nucleo di Valutazione interno
alla scuola come da DPR 80/2013.
8.0
Il team di Direzione esprime parere positivo sul monitoraggio indirizzato a tutte le
componenti interne ed esterne della scuola. La distribuzione dei questionari per i
Misurazioni, analisi e
genitori avverrà come di consueto in occasione dei colloqui generali dei giorni 08 e 09
miglioramento
aprile, secondo le modalità stabilite dalla PR 14. Il gradimento alunni sarà effettuato a
fine maggio; per docenti e personale ATA, i questionari saranno resi disponibili a giugno.
Si auspica una semplificazione del questionario docenti.
8.4 – Analisi dei dati
Sono stati infine resi più “visibili” all'esterno i processi di monitoraggio operati dal Liceo
con la pubblicazione on line sul sito della scuola dei risultati per ogni sezione interessata
(Docenti, ATA, genitori e alunni). Oltre alle sedi ufficiali (Collegio Docenti, Consiglio di
Istituto, Assemblee degli studenti, relazioni a DS e DSGA), i risultati del monitoraggio
annuale trovano così la più ampia diffusione nell'ottica di una reale trasparenza e di una
concreta comunicazione con l'esterno.
Punto 02 all’OdG. Si procede quindi alla verifica del Piano di Formazione per l’a.s. 2013-2014,
approntato sulla base delle risorse messe a disposizione dal Ministero per questa finalità. La DSGA informa,
per il tramite del Responsabile SGQ, che il prospetto delle attività organizzate durante l’anno è sempre
aggiornato e che può produrne copia quando necessario.
Punto 03 all'OdG. Gli Audit interni sono stati avviati a partire dal 2014, appunto con la verifica delle
PR 10 e 12 di cui sopra; i restanti, come da calendario proposto in questa sede, avranno luogo tra aprile e
maggio (cfr. Allegato 3). Lo staff approva l’aggiornamento al piano degli Audit interni.
Punto 04 all'OdG. Il Responsabile SGQ illustra quindi la pianificazione del lavoro da marzo a giugno,
che prevede le seguenti azioni:
1) Conclusione Audit interni
2) Distribuzione questionari alle famiglie (8-9 aprile, in occasione dei colloqui generali, secondo i criteri
indicati dalla PR 14)
3) Distribuzione questionari alunni (fine maggio), ATA e docenti (giugno)
4) Elaborazione dati Progetti e viaggi di istruzione (luglio)
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5) Revisione Manuale del SGQ e Allegati
6) Revisione PR 01; chiusura della relativa AP
7) Prenotazione e svolgimento Audit esterno (entro il 29 maggio).
Punto 05 all'OdG. Infine il Responsabile SGQ e lo staff di Direzione individuano un’ipotesi di lavoro
per l’a.s. 2014-2015, da identificarsi nelle seguenti azioni:
1)
2)
3)
4)
5)
Tenuta sotto controllo e continuo aggiornamento della PR 01 (Gestione della documentazione)
Tenuta sotto controllo e continuo aggiornamento delle PR 10 e PR 12 (e relativa modulistica)
Tenuta sotto controllo delle Procedure 08; 09; 11
Attuazione procedure legate all’attivazione dell’agenzia formativa
Attività di autovalutazione (attuazione Decreto 80/2013): costituzione di un Nucleo di Valutazione e
aggiornamento PR 14 (Gestione strumenti di verifica / valutazione)
6) Potenziamento sito della scuola. Pubblicazione documentazione nella sezione dedicata alla Qualità
7) Aggiornamento Politica della Qualità
Avranno priorità: a) l’adeguamento del sistema alla normativa regionale relativa alla costituzione
e al mantenimento dell’agenzia formativa; b) l’adeguamento delle attività del Nucleo di
Valutazione come da DPR 80/2013.
Massa, 07 aprile 2014
Il Responsabile del SGQ
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Il Dirigente Scolastico
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