PRESENTAZIONE DELLA SOCIETÀ

PRESENTAZIONE
DELLA SOCIETÀ
INFORMAZIONI GENERALI
SOMMARIO
1.
2.
3.
4.
PRESENTAZIONE SOCIETÀ E OBIETTIVI .................................................................................... 3
OBIETTIVI AZIENDALI ................................................................................................................. 4
LA FILOSOFIA: GESTIONE INTEGRATA DOCUMENTI (GID)..................................................... 5
AREE DI BUSINESS: I SERVIZI ..................................................................................................... 6
4.1
Conservazione Sostitutiva............................................................................................................................... 6
4.2
Ged – Gestione Elettronica Documenti ..................................................................................................... 6
4.3
Firma Elettronica Avanzata ............................................................................................................................. 7
4.4
Fatturazione Elettronica Fatture Fornitori ................................................................................................. 7
4.5
Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione ............................................................ 8
4.6
Portale
® : Esibizione a Norma e Consultazione Online ........................................... 8
4.7
Delivery Multicanale .......................................................................................................................................... 9
4.8
Gestione Archivi Cartacei ................................................................................................................................ 9
5. AREE DI BUSINESS: le soluzioni specifiche ............................................................................ 10
5.1
Gestione Fatture Fornitori ............................................................................................................................. 10
5.2
Gestione Dati Tecnici ...................................................................................................................................... 10
5.3
Gestione Documenti Di Trasporto (Bolle, Pod, Ddt) ........................................................................... 11
5.4
Scansione “On The Road”: Docs-Mobile ................................................................................................ 11
5.5
Gestione Archivi Enti Locali .......................................................................................................................... 11
5.6
Responsabilità Solidale .................................................................................................................................. 12
5.7
Amministratori di Condominio ................................................................................................................... 13
5.8
Gestione Note Spese Dipendenti............................................................................................................... 14
6. INDICOM IN PILLOLE ................................................................................................................ 15
7. COMPOSIZIONE attuale DEL FATTURATO .............................................................................. 15
8. QUALITÀ .................................................................................................................................... 16
9. LA GESTIONE DEI PROGETTI .................................................................................................... 17
10. SICUREZZA ................................................................................................................................. 18
11. SEDI ............................................................................................................................................ 19
11.1 Milano ................................................................................................................................................................... 19
11.2 Bergamo (Curno e Zanica) ............................................................................................................................ 19
11.3 Rimini (Coriano e Torriana) .......................................................................................................................... 20
11.4 Carrara .................................................................................................................................................................. 20
11.5 Novara .................................................................................................................................................................. 20
11.6 Padova .................................................................................................................................................................. 21
11.7 Roma ..................................................................................................................................................................... 21
11.8 Chiasso ................................................................................................................................................................. 21
12. ATTIVITA’ INTERNAZIONALE .................................................................................................. 22
13. INDICOM ED I SUOI PARTNER ................................................................................................. 23
2
1.
PRESENTAZIONE SOCIETÀ E OBIETTIVI
Indicom è nata nel 2001 dall’esperienza ventennale dei suoi soci fondatori e del loro staff, con
l’obiettivo di sviluppare un sistema di gestione dei documenti “completo”, attraverso innovativi
servizi integrati.
condivisione
degli
obiettivi
e
degli
strumenti utilizzati
per raggiungerli.
La filosofia del Business
Process
Outsourcing
e
della Gestione Integrata
dei Documenti (GID)
hanno da sempre
permeato l’attività di
Indicom, ispirando ad
esempio
la
realizzazione
del
servizio di Gestione delle
fatture
fornitori,
oggi
probabilmente il più completo
fra quelli proposti dal mercato. Altro
presupposto fondamentale del successo di
Indicom è rappresentato dal rapporto di
fiducia e di partnership di alto livello con il
Cliente, continuamente alimentato dalla
Ed
anche
dal
rispetto
di
un’etica
del
lavoro
che
è
molto radicata in
Indicom, sia che
riguardi il rapporto con
il personale addetto alle
attività, prima risorsa dell’azienda
e vero motore del successo di Indicom, sia
che si tratti dei rapporti con il Cliente, da
condurre nel massimo rispetto della
deontologia professionale
Non a caso, in questi anni, sempre più aziende, leader nei rispettivi settori, hanno identificato
Indicom come loro partner qualificato nei processi di gestione.
Oggi Indicom è presente con la nuova Sede di Milano e con le sedi operative di Bergamo, Carrara,
Novara, Padova, Rimini, Roma e Chiasso (Canton Ticino).
3
2.
OBIETTIVI AZIENDALI
Obiettivo principale di Indicom è collaborare con i Clienti per migliorarne l'organizzazione del
lavoro, la funzionalità e la produttività.
Per far ciò Indicom svolge nelle proprie Sedi attività lavorative che per motivi diversi (ripetitività,
spazi, costi, necessità di strumentazione adeguata) sarebbe improduttivo e costoso svolgere
all'interno dell'Azienda.
Tale decentramento consente al Cliente di riqualificare l'opera del proprio personale e di ridurre
tempi e costi di lavoro, favorendo inoltre la riqualificazione del proprio personale che potrà così
occuparsi di attività più strategiche ed a più alto valore aggiunto.
L’organizzazione dell’attività, minuziosa e finalizzata all’obiettivo, permette di raggiungere un
secondo risultato, che è quello dell’efficienza del processo di outsourcing, eliminando fasi doppie,
attività duplicate, maggior rischio di errori.
4
3.
LA FILOSOFIA: GESTIONE INTEGRATA DOCUMENTI (GID)
Indicom, nell’ambito delle attività di Business
Process Outsourcing, realizza la GID GESTIONE INTEGRATA DOCUMENTI, che
consente al Cliente di decentrare all’esterno
interi processi aziendali, delegando l’intera
responsabilità all’outsourcer.
GID significa incaricare il partner di tutta una
serie di attività, da quelle a basso contenuto
tecnologico
(preparazione
documenti,
controlli formali, etc.), a quelle relative alla
digitalizzazione (scansione, dataentry, etc.),
passando per i processi di elaborazione e
riconoscimento automatico dei dati, fino ad
arrivare alle attività di contabilizzazione e di
registrazione dei dati amministrativi.
Gli strumenti
molteplici:
che
Indicom
usa
sono
posti lavori multifunzione, collegati
online all’ERP del Cliente
scanner professionali per l’acquisizione
delle immagini
piattaforme
software
per
il
riconoscimento OCR
le risorse umane, lo strumento più
importante, da chi si occupa delle
attività più semplici fino a chi governa i
processi più evoluti
5
4.
4.1
AREE DI BUSINESS: I SERVIZI
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Con il Decreto Legge approvato dal Ministero dell'Economia il 23 Gennaio 2004, a cui segue la
Deliberazione del CNIPA del 19 Febbraio 2004 e tutte le ulteriori Leggi e Norme ad integrazione, è
stato completato l'iter legislativo relativo alla Conservazione Sostitutiva dei documenti, che dà alle
Aziende la possibilità di sostituire i documenti cartacei prodotti dai propri sistemi e quelli
provenienti dall'esterno con le immagini degli stessi, purchè sottoscritte con firma elettronica e
marca temporale.
La nuova normativa, garantendo l'efficacia del documento conservato su supporto informatico ai
fini fiscali, fornisce alle Aziende la possibilità di distruggere gli archivi cartacei, consentendo
enormi risparmi (anche sul costo dei bolli) e molti vantaggi.
Affidando ad Indicom il processo di gestione in outsourcing dei documenti aziendali ci si potrà
avvalere di:
personalizzazione del servizio
consulenza fiscale-legale
flessibilità
precisione e rispetto degli SLA (Service Level Agreement)
4.2
GED – GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTI
La necessità di semplificare il processo di gestione dei documenti all’interno dell’Azienda,
soprattutto oggi in presenza della nuova normativa sulla Conservazione Sostitutiva, ha dato un
notevole impulso alle attività di gestione elettronica dei documenti.
Grande interesse è rivolto verso i servizi e le soluzioni che non costringono le Aziende a dotarsi di
sistemi HW e SW, che necessitano di manutenzione ed aggiornamenti, preferendo invece
l’outsourcing, ed in particolare le soluzioni integrate, che consentono di ottimizzare i processi,
garantendo quindi risparmi e qualità del servizio.
Il servizio di Indicom prevede:
preparazione dei documenti
scansione e indicizzazione (manuale o con riconoscimento automatico)
pubblicazione e consultazione Web delle immagini attraverso il portale
Conservazione Sostitutiva
In alternativa, la custodia degli originali presso depositi attrezzati.
6
4.3
FIRMA ELETTRONICA AVANZATA
A partire dal 5 giugno 2013, data di entrata in vigore delle regole tecniche riferite al DPCM 22
febbraio 2013, la firma elettronica avanzata può essere utilizzata per la sottoscrizione della
maggior parte di atti e contratti.
Questo significa che quello che fino ad oggi è nato come carta ed è stato sottoscritto firmando in
modalità analogica (con la penna, per capirsi), da adesso in poi potrà essere prodotto come
documento informatico ed essere firmato digitalmente, senza essere stampato!
E senza dover essere archiviato come originale cartaceo, conservato magari per 10 anni o più e a
disposizione per tutte le volte in cui verrà richiesto per essere consultato.
La tecnologia oggi più avanzata è la firma “grafo-metrica” ovvero una soluzione che consente di
introdurre nei documenti una firma riconoscibile e prodotta in modo naturale, cioè manualmente
come se si trattasse di una firma su carta, grazie all’utilizzo di un PC con touch screen, di uno
smartphone o di un tablet. L’identificazione si realizza mediante il riconoscimento di 5 parametri
nei quali viene scomposto il movimento effettuato dalla mano al momento della firma, e cioè:
Pressione
Accelerazione
Velocità
Ritmo
Movimento aereo
4.4
FATTURAZIONE ELETTRONICA FATTURE FORNITORI
Nell’ambito delle tematiche relative alla dematerializzazione dei documenti, sulle quali Indicom è
attiva con le proprie soluzioni organizzative e tecnologiche, grande rilevanza hanno i temi legati
alla Fatturazione Elettronica anche lato Fornitori, argomento di interesse strategico sul quale si
giocherà molto del futuro prossimo relativamente ai processi di dematerializzazione dei
documenti.
Al di là della grande motivazione che
spinge le Aziende verso i sistemi di
fatturazione elettronica, che ad esempio
consentiranno
automatismi
nella
contabilizzazione delle fatture fornitori, ci
si scontra, come spesso accade, con la
mancanza di tempo e risorse per dedicarsi
al progetto.
Indicom può aiutare i Clienti a:
coordinare il progetto
contattare i fornitori
mettere a loro disposizione gli
strumenti hardware e software
verificare le soluzioni di servizio
predisporre la modulistica e la
contrattualistica necessaria
7
4.5
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Dal 6 giugno 2014 sarà obbligatorio, per le aziende che lavorano con la Pubblica amministrazione
Centrale (Ministeri, Enti nazionali di Previdenza e Assistenza, Agenzie fiscali), emettere le proprie
fatture in formato elettronico e quindi inoltrare i documenti attraverso il Sistema di
Interscambio messo a disposizione da SOGEI.
(immagine tratta dal sito http://www.fatturapa.gov.it)
Sarà invece obbligatorio dal 6 giugno 2015 attivare la F.E. verso tutti gli altri Enti Pubblici.
Per quanto riguarda gli Enti Locali è alla firma presso la Conferenza Unificata Stato Regioni il
decreto attuativo messo a punto dal ministro dell’Economia e da quello per la Pubblica
amministrazione e la Semplificazione, che renderebbe obbligatoria la fatturazione elettronica a
decorre dal 6 giugno 2015 anche per questi ultimi (Il Sole 24 Ore 19 febbraio 2014).
Tutte le aziende che lavorano con Ministeri e Enti centrali si stanno preparando, sulla base di
questo
calendario,
considerando
come
prima
scadenza
il
6
giugno
2014.
Ma non è proprio così, perché il decreto DMEF n.55 del 3 aprile 2013 prevede anche che tutte le
Amministrazioni che vorranno potranno aderire volontariamente anche prima delle date indicate,
previo accordo con i propri fornitori.
Indicom è in grado di supportare già da ora i propri Clienti nelle attività di predisposizione dei
documenti nel formato certificato previsto e nell’invio di questi al Sistema di Interscambio,
fungendo da intermediario fra Aziende e PA.
4.6
PORTALE
® : ESIBIZIONE A NORMA E CONSULTAZIONE ONLINE
Le immagini acquisite da documenti cartacei o da flussi elettronici verranno importati sul
sistema documentale di Indicom, a disposizione degli Utenti autorizzati per la consultazione.
La ricerca verrà svolta in base alle chiavi di ricerca concordate, costituite dai campi indicizzati
manualmente e dai campi agganciati ad essi attraverso l’importazione del file prodotto dal
Cliente. La maschera potrà essere personalizzata in base alle specifiche esigenze (logo della
società, numero e descrizione dei campi ecc.), e sarà inoltre possibile attivare la consultazione
direttamente dal sito internet del Cliente.
8
La procedura gestisce:
la correlazione fra documenti
della stessa pratica (ad esempio
fra Ordine, bolle e fattura
fornitore)
la visualizzazione e la stampa di
immagini “normali”
l’esibizione a fini legali di
immagini marcate e firmate
la comunicazione online fra il
Cliente e gli utenti Indicom
l’invio (singolo o massivo) di
mail con allegata l’immagine
4.7
DELIVERY MULTICANALE
Indicom gestisce la postalizzazione dei documenti, da un lato con attività
di posta tradizionale (stampa, piegatura, imbustamento e consegna alla
Posta), e dall’altro con l’invio di mail ai propri Clienti (con allegato il
documento in formato PDF oppure con l’indicazione del link al portale dal
quale scaricare la fattura).
Con l’obiettivo di gestire questo processo in modalità automatica, sarà
sufficiente che il Cliente indichi, nel file che verrà inviato a Indicom, la
modalità con la quale il Cliente finale dovrà ricevere la fattura, ed in particolare, in caso di invio
attraverso Posta Elettronica, l’indirizzo e-mail presso il quale dovrà essere inviato il
documento.
Il Cliente finale potrà:
collegarsi al portale Indicom attraverso password e user-id personali
visualizzare il documento
scaricarlo sul proprio pc, stamparlo, inviarlo via mail etc.
oppure ricevere tradizionalmente la fattura in formato cartaceo
4.8
GESTIONE ARCHIVI CARTACEI
Per risolvere i problemi di spazio e di reperimento dei
documenti originali Indicom propone un servizio di custodia e
gestione in Outsourcing.
I documenti originali, preventivamente catalogati sulla base di
una rigorosa attività di classificazione archivistica , verranno
inscatolati e trasferiti presso i depositi autorizzati, tutti
rigorosamente dotati di impianti antincendio ed antintrusione
in regola con le più recenti normative in materia.
Il materiale trasferito verrà allocato sulle scaffalature
predisposte e mappato dal punto di vista informatico, per
consentire una facile reperibilità durante la fase di richiesta
della documentazione cartacea, che potrà essere consegnata in forma cartacea o elettronica.
9
5.
5.1
AREE DI BUSINESS: LE SOLUZIONI SPECIFICHE
GESTIONE FATTURE FORNITORI
La gestione del Ciclo
Passivo è oggi un fattore
critico,
che
grava
sull’efficienza
dell’intero
sistema
aziendale,
in
quanto
costringe
le
Aziende a dedicare risorse
per un’attività per nulla
strategica.
Cederla in outsourcing ad
un
partner
affidabile
significa poter rimodulare i
carichi di lavoro interni,
riqualificare le proprie
risorse, dedicandole ad
attività più importanti e
produttive, avere garantito
il rispetto delle scadenze ed infine, aspetto spesso decisivo, avere un costo di servizio "certo" e
competitivo rispetto ai costi interni.
Indicom si occupa di:
ritirare i documenti arrivati in casella postale (o gestire la ricezione via mail)
contabilizzarli sul sistema del Cliente (OCR, online con ERP del Cliente, offline, etc.)
gestire le anomalie, le difettosità, i visti autorizzativi attraverso il portale INweb
archiviare otticamente i documenti per la consultazione (esibizione) online
conservarli in forma sostitutiva o custodirli nei depositi a norma
5.2
GESTIONE DATI TECNICI
Le aziende operanti nel campo dei servizi energetici (Elettricità e Gas), in riferimento al tema della
gestione dei flussi di dati in arrivo dai propri Distributori ed in particolare per quanto riguarda il
trattamento dei Dati Tecnici, devono dedicare risorse interne per la gestione dei dati, devono
quadrare fatture Fornitori e dati tecnici, devono quadrare fatture Fornitori e fatture Clienti ed infine
devono gestire le continue variazioni alle quali sono soggetti i flussi elettronici in arrivo (tracciati,
etc.).
Indicom, che già gestisce per alcune società del settore i dati passivi di Contabilità Generale e
Analitica ed i dati Tecnici, sta predisponendo un “sistema” in grado di dare al Cliente, fra le altre, le
seguenti informazioni di base:
confronto importi letti e calcolati, con attivazione soglie di blocco
segnalazione POD/PDR non codificati
controllo doppie fatturazioni
verifiche di volume e di importo
verifiche fra sintesi contabile e dettaglio delle voci fatturate
10
5.3
GESTIONE DOCUMENTI DI TRASPORTO (BOLLE, POD, DDT)
Indicom realizza un servizio di gestione documentale specifico per le problematiche delle Aziende
di Trasporto e di Logistica, che hanno necessità di fornire ai propri Clienti la prova dell’avvenuta
consegna. Sempre più spesso viene chiesto al Trasportatore la verifica certa e indiscutibile
dell’avvenuta consegna della merce. E non sempre questo è così semplice e immediato, e capita
anche che il documento cartaceo non si trovi!
Indicom da oltre 10 anni lavora con Clienti del settore ed ha messo a punto un servizio consolidato
che prevede:
consegna giornaliera dei documenti cartacei alle Sedi di Indicom, oppure la scansione
direttamente presso la periferia ( Agenzie/Filiali/Corrispondenti)
acquisizione, indicizzazione e pubblicazione Web (con link al sito del trasportatore)
accesso del Cliente finale per consultare la prova di consegna
conservazione sostitutiva o custodia presso i depositi a norma
5.4
SCANSIONE “ON THE ROAD”: DOCS-MOBILE
Indicom e Nica presentano Docs-mobile, dispositivo portatile per la
scansione di qualsiasi documento che necessiti di essere trasferito in
tempo reale al proprio ufficio o al proprio Cliente.
L’unità mobile, sviluppata grazie all’idea di M.T.N. - Messaggerie
Trasporti Nazionali, che oggi utilizza il dispositivo per la propria
flotta, è in grado di acquisire codici a barre, testi e immagini fino al
formato A4, con la possibilità di archiviarli nella propria memoria
flash o di inviarli tempestivamente al server aziendale per essere
elaborati, includendo dati e coordinate geografiche della posizione.
5.5
GESTIONE ARCHIVI ENTI LOCALI
Indicom ha perfezionato una serie di soluzioni tecnico – scientifiche in grado di risolvere in
maniera organica e definitiva il disordine in cui a volte versano gli archivi degli Enti pubblici,
territoriali e non territoriali.
Il servizio è svolto da specialisti riconosciuti e accreditati presso le varie Soprintendenze
Archivistiche (Indicom ha infatti nel proprio organigramma archivisti da anni operanti nel settore,
laureati e con diploma di specializzazione in Archivistica, Paleografia e Diplomatica rilasciato dagli
Archivi di Stato).
L’attività si articola in una proposta modulare, capace di
adeguarsi al budget che l’Ente ha realmente a
disposizione, costituita dalle seguenti attività:
censimento archivistico e relativa Guida Topografica
sistemazione fisica ed Elenco di consistenza
riordino e Inventariazione
selezione e scarto
11
5.6
RESPONSABILITÀ SOLIDALE
Con l’entrata in vigore del DL 83/2012 è stata sancita la responsabilità solidale del committente
verso l’appaltatore, per quanto riguarda le ritenute IRPEF sui redditi di lavoro dipendente, negli
appalti di opere e servizi.
Questo significa che chi affida un’attività
all’esterno potrebbe essere tenuto a
rispondere e pagare per conto
dell’appaltatore in caso di omessi
versamenti IRPEF.
Le aziende fornitrici possono dimostrare
l’avvenuto versamento delle imposte
attraverso una “autocertificazione”.
Proprio la gestione di questi documenti
sta generando un’attività amministrativa
che grava sulle risorse interne. Indicom
propone un servizio in outsourcing
articolato nelle seguenti macro-fasi:
ricezione dei documenti inviati
direttamente dai fornitori
check fra le autocertificazioni e le
fatture emesse
sblocco al pagamento delle fatture
rapporti con i fornitori per errori o
ritardi
nell’inoltro
delle
autocertificazioni
gestione elettronica e la custodia dei
documenti cartacei
reportistica puntuale verso il Cliente
12
5.7
AMMINISTRATORI DI CONDOMINIO
Indicom ha attivato il servizio di Conservazione Sostitutiva per gli Amministratori di Condominio,
anche come conseguenza della recente introduzione della nuova normativa di riforma del
Condominio (Legge 11.12.2012 n° 220 , G.U. 17.12.2012), che ha fatto emergere, oltre a importanti
innovazioni, la volontà di definire un profilo più responsabile e trasparente della gestione
condominiale, nell’esclusivo interesse dei condòmini ed a garanzia degli interessi dei terzi.
In questo contesto la gestione efficiente della documentazione prodotta e ricevuta dagli Studi è
essenziale e in relazione a questo Toshiba, Sinapsi e Indicom hanno messo a punto una soluzione
di grande impatto, completa e modulare, che a partire dalla scansione dei documenti, utilizzando
la nuova multifunzione Toshiba, consentirà di:
alimentare il sistema gestionale attraverso riconoscimento OCR dei caratteri
mettere a disposizione dei condòmini, su una piattaforma di consultazione Web, i
documenti relativi alla gestione dell’immobile
accedere ad un servizio di postalizzazione
accedere ad un servizio di Conservazione Sostitutiva in outsourcing, dematerializzando gli
originali
Il tutto producendo rendiconti che tengano traccia delle operazioni svolte, associando ad ogni
condòmino i costi dovuti.
13
5.8
GESTIONE NOTE SPESE DIPENDENTI
Una grande multinazionale ha lanciato un’iniziativa per la gestione delle spese aziendali, basata su
una piattaforma Web based integrata con carte prepagate.
L’innovativo portale consente ai dipendenti di creare facilmente report di spesa, di utilizzare e
gestire le spese effettuate con carte prepagate e di organizzare le proprie trasferte.
Tramite l’impiego di una applicazione mobile si otterrà un’ulteriore forte semplificazione dei
processi di rendicontazione delle note spese dei dipendenti, sfruttando le caratteristiche dei nuovi
dispositivi (fotocamera, riconoscimento della posizione, notifiche push) e l’integrazione dei flussi
documentali dei giustificativi con quelli ricevuti dalla società emittente della Carta prepagata e dei
dati di spesa inseriti dai dipendenti o elaborati da un servizio di back office.
Indicom, che già si occupa di gestioni più “tradizionali” delle Note Spese, è stata incaricata di
realizzare il servizio di elaborazione, controllo e validazione dei giustificativi di spesa caricati dai
dipendenti mediante l’app o tramite il portale, nonché di fornire i servizi di pubblicazione Web
delle immagini di questi documenti e di Conservazione Sostitutiva degli stessi.
14
6.
INDICOM IN PILLOLE
Alcune informazioni sintetiche relative all’attività di Indicom:
150 Clienti
50 risorse
Capacità di scansione di oltre 200.000 pagine al giorno su 3 turni giornalieri
Oltre 1.500.000 fatture fornitori gestite all’anno
Conservazione Sostitutiva: oltre 25 milioni di pagine all’anno
Pagine online sul Web: 750 milioni
Tempi di accesso al sistema per le consultazioni online < 1 sec.
Data Center con accesso ai dati a 100 Mbps, 24 ore su 24, 7 giorni su 7
Data Center con server e servizi ridondanti
Area di intervento: Italia e Svizzera direttamente, Europa e USA con i propri partner
7.
COMPOSIZIONE ATTUALE DEL FATTURATO
A fianco la tabella con la
composizione del fatturato in
base al settore merceologico
dei Clienti:
15
8.
QUALITÀ
Per poter perseguire gli obiettivi prefissati Indicom ha deciso di impegnare ulteriormente le
proprie risorse per impostare e mantenere nel tempo un Sistema di Gestione di Qualità, riuscendo
così ad ottenere la certificazione ISO 9001:2008 per i processi di Archiviazione ottica,
Conservazione Sostitutiva e gestione del Ciclo Passivo.
L’impegno di Indicom è, tra gli altri, quello di offrire prodotti e servizi che incontrino non solo le
esigenze esplicite del Cliente ma anche i suoi bisogni latenti.
Tale impegno richiede verifiche sistematiche e un’organizzazione accurata dei processi, nonché il
mantenimento di una struttura organizzativa dinamica e quotidianamente coinvolta nello sviluppo
e nel mantenimento del Sistema di Gestione di Qualità, dove Clienti e Fornitori diventano Partner
con obiettivi condivisi.
16
9.
LA GESTIONE DEI PROGETTI
Al termine della fase commerciale viene attivata l’area progetti che designa come
“responsabile del Cliente” un project manager che seguirà tutte le attività per la futura
commessa.
Dopo un’analisi preliminare delle esigenze del Cliente ed a fronte dell’accettazione dell’offerta,
verrà effettuata un’analisi approfondita del progetto, con l’obiettivo di redarre il documento di
specifiche tecnico/operative che definiranno in dettaglio tempi e modalità di esecuzione e
consegna del progetto.
Una volta concordata con il Cliente la roadmap delle attività il progetto entra nel vivo del suo
sviluppo. L’area IT, prepara l’ambiente tecnologico su cui si baseranno le attività previste dal
progetto, mentre l’area Operazioni studierà e verificherà le migliori modalità di trattamento
dei documenti.
Prima del go live è prevista una fase di test, in cui vengono validati una serie di test cases
definiti in modo analitico con il Cliente.
Quando è terminato il progetto di start-up la responsabilità del Cliente passa all’area di
produzione che ne seguirà ogni attività operativa ed organizzativa.
17
10. SICUREZZA
Particolare cura è stata posta nella sicurezza
del sistema, sia dal punto di vista informatico
(Firewall, accesso ad Utenti registrati con
certificati digitali Client, possibilità di
collegamento con linee sicure), sia per
quanto riguarda le garanzie nella continuità
nell’erogazione dei servizi, ottenuta con
cluster di server ridondati e scalabili,
duplicando apparecchiature, dati e immagini
su altri due Centri di back-up, sulla base di un
protocollo
di
disaster
recovery
particolarmente rigoroso. I server utilizzati
sono collegati in cluster e sono dotati di
sistemi RAID1, RAID5 e RAID6.
È possibile inoltre accedere alla consultazione con protocollo di trasmissione https.
L’accesso alla rete, con connessioni a 100 Mbps, è attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.
L'approccio generale per raggiungere gli obiettivi preposti è basato sui seguenti livelli:
1. Affidabilità
ogni server è configurato con raid, alimentatori ridondati. Questo livello di
continuità è implicito per ogni server.
2. Ridondanza
è disponibile un server/apparato online che offre lo stesso servizio
3. Warm backup
i dati sono backuppati verso Nas o equivalente per poter essere ripristinati in
tempi rapidi
4. WORM backup
i dati sono storicizzati su dischi non modificabili per poter essere recuperati
anche a distanza di tempo. I supporti sono conservati in luoghi adeguati a
consentire il disaster recovery
5. Replica remota
i dati sono replicati/inviati verso le altre sedi
18
11. SEDI
Oggi Indicom è presente con la nuova Sede di Milano e con le sedi operative/depositi di Bergamo,
Carrara, Novara, Padova, Rimini, Roma e Chiasso.
11.1
MILANO
Dal 3 Ottobre
2009 la Sede
principale
è
situata presso la
nuova struttura
di Via Carnevali
39 a Milano,
all’interno
di
una palazzina su
2 piani di oltre
750 mq. e con cortile di 600 mq. per le attività di
carico e scarico dei documenti. Presso la Sede di
Milano è situato il Data Center principale.
11.2
BERGAMO (CURNO E ZANICA)
Presso le Sedi di Bergamo sono presenti i depositi per la custodia dei documenti originali, oltre alla
sala operativa destinata alla gestione delle fatture fornitori.
Presso la Sede di Curno è situato il Data Center per il disaster recovery.
19
11.3
RIMINI (CORIANO E TORRIANA)
Presso le sedi riminesi sono dislocati sia la sede di produzione dei processi di archiviazione ottica e
gestione documentale che i depositi per la conservazione dei documenti cartacei.
11.4
CARRARA
A Carrara vengono realizzate le attività di preparazione, scansione e indicizzazione dei documenti.
11.5
NOVARA
A Biandrate, in provincia di Novara, è presente un Centro di archiviazione per la custodia e la
gestione della documentazione cartacea.
20
11.6
PADOVA
A Padova è presente un Centro di archiviazione per la custodia e la gestione della documentazione
cartacea. L’area è ubicata a poca distanza sia dall’autostrada A13 (casello Padova Zona Industriale)
che dall’autostrada A4 (casello Padova Est).
11.7
ROMA
Presso la sede di Roma vengono svolte le attività di archiviazione ottica e di custodia dei
documenti originali.
11.8
CHIASSO
Nella Sede del Canton Ticino vengono svolte le attività di ricezione della posta, scansione,
indicizzazione e controllo dei documenti cartacei, in partnership con Itella (vedi filmato), la società
di proprietà dello stato finlandese presente in tutto il mondo ed attiva nelle attività di logistica e
gestione delle informazioni (descrizione nel capitolo seguente).
21
12. ATTIVITA’ INTERNAZIONALE
Alla fine del 2009 la società ITELLA è in
Italia per valutare la scelta di un partner al
quale affidare la gestione in loco dei propri
Clienti internazionali.
ITELLA è il nuovo nome delle Poste
finlandesi, attive con la società OpusCapita
nella gestione dei processi amministrativi,
con
un
focus
particolare
nella
contabilizzazione delle fatture fornitori e
nei processi di Fatturazione Elettronica.
OpusCapita è leader europeo nelle
soluzioni di fatturazione elettronica e di
gestione automatica dei flussi finanziari
La proposta di OpusCapita è in particolare
rivolta alle grandi aziende multinazionali
con presenza in diversi Paesi europei,
interessati ad una soluzione complessiva ed
integrata, avendo come unico interlocutore
un partner di livello internazionale.
Dopo aver analizzato il mercato e gli
operatori la scelta di Itella è caduta su
Indicom, incaricata dalla multinazionale
finlandese di gestire la presa in carico dei
documenti cartacei, la scansione e la preindicizzazione
dei
documenti,
il
trasferimento delle immagini e dei dati al
data center di Itella e la conservazione
degli originali cartacei.
Indicom ha iniziato nel 2010 con la
gestione delle fatture fornitori di Volvo, alla
quale si sono aggiunte nel 2011 Ikea e
Trilux.
Verso la fine del 2010 Itella ha chiesto la
disponibilità di Indicom ad aprire una sede
in Svizzera (operativa dal dicembre 2010),
che oggi gestisce i documenti di Trilux e di
Volvo.
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13. INDICOM ED I SUOI PARTNER
L'iniziativa ON – OUTSOURCING NETWORK parte dall'idea di aggregare esperienze
imprenditoriali maturate nel corso degli ultimi anni verso l'offerta di Soluzioni e di Servizi per la
Gestione Documentale, i servizi di Contact Center e di gestione del Credito ed il Business Process
Outsourcing.
L'iniziativa è partita da aziende che hanno maturato competenze specifiche e dispongono di
professionisti in grado di soddisfare le esigenze di un mercato sempre più orientato verso i
seguenti obiettivi:
contenimento dei costi
miglioramento della qualità dei servizi affidati in
outsourcing
innovatività delle soluzioni
rispetto delle normative vigenti
Con questi obiettivi in testa ON ha aggregato aziende
che si sono specializzate in ruoli complementari ed hanno
costituito un’offerta integrata, con soluzioni complete e
competitive, per affrontare un'ampia gamma di
situazioni/esigenze in queste aree:
Gestione documentale e Conservazione Sostitutiva
Delivery multicanale
Contact Center
BPO ciclo passivo (alimentazione sistemi ERP del
Cliente)
BPO ciclo attivo (backoffice amministrativo, incassi,
recupero crediti, analisi e riclassificazione di
bilancio)
Soluzioni di firma grafo-metrica e FEA
In questi ambiti ON è in grado di fornire i seguenti
servizi:
Disegno e supporto al rollout dei nuovi processi
Disegno, realizzazione e fornitura della soluzione
informatica
Fornitura servizi BPO su ciclo attivo/passivo
Servizi di archiviazione documentale, Conservazione
Sostituiva e delivery
Servizi di Firma Elettronica Avanzata
Servizi documentali in linea (in hosting o presso il
cliente) e custodia originali
Gestione Contact Center inbound e outbound
Le aziende di ON si muovono verso il Cliente in una cornice definita da una soluzione completa ed
un contratto unico, al cui interno i servizi vengono svolti dai reparti specializzati di ciascuna
azienda.
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