UNIONE COMUNITÀ EBRAICHE ITALIANE NOTA TECNICA SULLA PROPOSTA DI STRUTTURA E FUNZIONAMENTO DEL BILANCIO PREVENTIVO DELLE COMUNITA’ EBRAICHE ITALIANE Indice 1. Premessa. .................................................................................................................................... 3 2. Principi generali di gestione del bilancio preventivo. ...................................................... 3 3. La struttura del bilancio preventivo. ..................................................................................... 5 3.1. La struttura del bilancio preventivo approvato dal Consiglio. ........................................ 8 4. L’allocazione del fabbisogno per le spese d’investimento. .............................................. 9 5. Il principio del budget bloccante......................................................................................... 10 5.1. L’iter approvativo delle variazioni al bilancio preventivo. ............................................ 11 Pagina 2 1. Premessa. Il presente documento vuole rappresentare una sintesi ragionata delle decisioni e soluzioni definite sia in seno all’Ucei (Linee Guida per la gestione dei Bilanci delle Comunità Ebraiche Italiane) che nell’ambito del progetto d’implementazione del nuovo sistema contabile e gestionale delle Comunità Ebraiche Italiane (riunioni del comitato guida, incontri con i Revisori dei Conti dell’Ucei, ecc.), al fine di addivenire ad una comune condivisione di regole e comportamenti, indispensabile per la prosecuzione delle attività di customizzazione della procedura informatica e per la gestione uniforme dei bilanci delle singole Comunità. 2. Principi generali di gestione del bilancio preventivo. Rappresentano i principi generali definiti dall’Ucei attraverso il documento “Linee Guida per la gestione dei bilanci delle Comunità Ebraiche Italiane”, che le Comunità Ebraiche Italiane sono tenute ad adottare ai fini della predisposizione del bilancio preventivo (e delle eventuali variazioni) e l’Ucei nell’esercizio dell’attività di vigilanza di cui all’art. 32, comma 2 dello Statuto. I principi generali definiscono la cornice di riferimento, a cui le decisioni gestionali e le scelte operative su struttura e regole di funzionamento del bilancio preventivo – anche ai fini dell’impostazione della procedura informatica – devono necessariamente uniformarsi. Si riportano di seguito i principi generali più significativi ai fini del presente documento: Il bilancio preventivo, di cui all’art. 32, comma 2 dello Statuto delle Comunità Ebraiche Italiane, definisce l’ammontare dei fabbisogni e le relative coperture economiche e finanziarie, occorrenti per lo svolgimento Pagina 3 dell’attività istituzionale dell’Ente, in attuazione degli indirizzi del Consiglio ed in base ai programmi di attività definiti dalla Giunta. Il bilancio preventivo è autorizzatorio: l’Ente può contrarre impegni ed assumere obbligazioni nel limite degli stanziamenti del bilancio approvato. Le variazioni di bilancio, di cui al successivo comma 3 dell’art. 32, in quanto soggette alla stessa disciplina del bilancio preventivo, hanno anch’esse carattere autorizzatorio. Ove, per circostanze eccezionali, non fosse possibile approvare il bilancio preventivo in tempo utile per l’inizio dell’esercizio, il Consiglio, su proposta della Giunta, delibera la gestione provvisoria. La gestione provvisoria potrà avere durata non superiore a quattro mesi e potrà fissare limiti di spesa mensili pari a dodicesimi del bilancio preventivo approvato per l’esercizio precedente. Il bilancio preventivo - e le eventuali variazioni di bilancio - deve essere approvato in equilibrio sia economico che finanziario. Le sole Comunità che presentino un deficit strutturale e che abbiano adottato un piano di recupero, possono essere autorizzate ad approvare il bilancio preventivo in condizione di non equilibrio economico e finanziario, a condizione che nella relazione di accompagnamento siano indicate le misure che si intendono adottare per il risanamento: il deficit previsionale può essere autorizzato nel limite e compatibilmente al piano di recupero adottato. L’utilizzo di fidi o di altri strumenti di finanziamento è consentito unicamente per le necessità di elasticità di cassa e non per il finanziamento di deficit di bilancio. Eventuali utilizzi per finalità diverse devono essere, previa richiesta motivata, espressamente autorizzati dall’UCEI. Le richieste di autorizzazione devono essere accompagnate da una relazione tecnica dei Pagina 4 Revisori dei Conti che accerti la sostenibilità economica e finanziaria dell’operazione. Nella predisposizione del bilancio preventivo le Comunità Ebraiche Italiane devono uniformarsi al principio della prudenza: gli oneri non possono essere sottostimati, e pertanto devono includere anche passività solamente probabili; i proventi non possono essere sovrastimati, e pertanto devono includere attività certe o basate su serie storiche attendibili e consolidate. 3. La struttura del bilancio preventivo. La struttura del bilancio preventivo dovrà consentire di evidenziare i fabbisogni per le spese correnti e le spese d’investimento necessarie al funzionamento della Comunità e le relative risorse che consentono di coprire detti fabbisogni, nel rispetto del principio generale di equilibrio economico e finanziario di gestione. Allo stesso tempo il bilancio preventivo, in quanto documento di indirizzo politico, assegna le risorse per aree di intervento (centri di imputazione) in base ai fabbisogni quantificati in funzione dei piani operativi che traducono le linee di indirizzo strategico dell’Ente. Lo schema di riferimento del bilancio preventivo ai fini dell’appostazione delle previsioni di spesa e delle relative previsioni di risorse a copertura delle prime, è quello del Piano dei Conti, con un’articolazione semplificata ed aggregata a livello di mastro di contabilità. Non tutti i mastri del Piano dei Conti, però, formano la struttura del bilancio preventivo, ma unicamente quelli che sono espressione di un fabbisogno di spesa o rappresentano un costo. Pertanto, con riferimento ai mastri dell’attivo dello stato patrimoniale non sono voci del bilancio preventivo, in quanto esprimono posizioni finanziarie attive, i seguenti mastri: Pagina 5 Rimanenze; Crediti; Disponibilità liquide; Ratei e risconti attivi. Con riferimento al passivo dello stato patrimoniale nessun mastro fa parte delle voci del bilancio preventivo. Per quanto riguarda i mastri del rendiconto gestionale tutti i mastri sono voci del bilancio preventivo, con la sola eccezione per le quote di ammortamento, in quanto il fabbisogno di spesa di cespiti immobilizzati è già rappresentato dai mastri relativi alle immobilizzazioni lorde. Riassumendo, lo schema seguente riporta la struttura del bilancio preventivo derivato dal Piano dei Conti, secondo le precisazioni sopra riportate: BILANCIO PREVENTIVO SPESE D'INVESTIMENTO 001 001 Immobilizzazioni immateriali 001 002 Immobilizzazioni materiali 001 003 Immobilizzazioni finanziarie di liquidità 001 004 Immobilizzazioni finanziarie strategiche 002 003 Attività finanziarie non immobilizzate BILANCIO PREVENTIVO SPESE CORRENTI 001 001 Costi per materie prime, di consumo e merci 001 002 Costi per servizi 001 003 Costi per godimento beni di terzi 001 004 Costi del personale 001 005 SvalutazionI 001 007 Accantonamenti 001 008 Oneri diversi di gestione 002 001 Interessi passivi e altri oneri finanziari 002 003 Svalutazioni attività finanziarie 003 001 Oneri della gestione straordinaria 004 001 Imposte correnti Pagina 6 BILANCIO PREVENTIVO RISORSE CORRENTI E D'INVESTIMENTO 001 001 Contributi e liberalità 001 002 Proventi da raccolta fondi 001 003 Proventi gestione scuola 001 004 Proventi dei servizi anagrafici e religiosi 001 005 Proventi dei servizi della casa di riposo 001 006 Proventi della gestione immobiliare 001 007 Proventi della gestione finanziaria 001 008 Altri ricavi e proventi ordinari istituzionali 001 009 Proventi della gestione straordinaria istituzionale 002 001 Ricavi dei servizi di casherut 002 002 Ricavi delle attività editoriali commerciali 002 003 Ricavi della gestione museale 002 004 Ricavi libreria 002 005 Ricavi delle attività di ristorazione 002 006 Altri ricavi e proventi ordinari commerciali 002 007 Proventi della gestione straordinaria commerciale Nella sua macro struttura il bilancio preventivo si divide in parte investimenti e parte corrente: l’equilibrio di bilancio, di cui ai principi generali, deve intendersi con riferimento sia alla parte investimenti che a quella corrente distintamente considerate. Per la dimostrazione del duplice equilibrio - investimento e corrente - le previsioni dei ricavi e dei proventi dovranno anch’esse essere idealmente suddivise e ripartite in funzione della destinazione, durata e natura a copertura delle spese d’investimento o di quelle correnti. Pagina 7 € Centro d'imputazione n Centro imputazione 3 Centro imputazione 2 Centro imputazione 1 BILANCIO PREVENTIVO SPESE D'INVESTIMENTO 001 001 Immobilizzazioni immateriali 001 002 Immobilizzazioni materiali 001 003 Immobilizzazioni finanziarie di liquidità 001 004 Immobilizzazioni finanziarie strategiche 002 003 Attività finanziarie non immobilizzate 100,00 € 400,00 € 1.000,00 TOTALE BILANCIO PREVENTIVO COMUNITA' € PARTE INVESTIMENTI BILANCIO PREVENTIVO SPESE CORRENTI 001 001 Costi per materie prime, di consumo e merci 001 002 Costi per servizi 001 003 Costi per godimento beni di terzi 001 004 Costi del personale 001 005 SvalutazionI 001 007 Accantonamenti 001 008 Oneri diversi di gestione 002 001 Interessi passivi e altri oneri finanziari 002 003 Svalutazioni attività finanziarie 003 001 Oneri della gestione straordinaria 004 001 Imposte correnti 1.500,00 € € € 100,00 € 400,00 € 1.000,00 € 100,00 € 150,00 € 3.500,00 400,00 € 3.000,00 € 4.000,00 € 500,00 - € 1.500,00 € 3.000,00 € 1.000,00 € € 200,00 € 300,00 € 400,00 € 50,00 100,00 € 20,00 TOTALE BILANCIO PREVENTIVO COMUNITA' € 18.220,00 € 3.450,00 € 8.200,00 € 1.050,00 € 5.520,00 PARTE CORRENTE 3.1. La struttura del bilancio preventivo approvato dal Consiglio. Il bilancio preventivo nella forma ufficiale sottoposta all’approvazione del Consiglio, è articolato solo per centri d’imputazione, - ovvero le aree di intervento e gestionali in cui è ripartita l’organizzazione della Comunità ed a cui fanno capo individuati centri decisionali, ma senza ulteriore articolazione per nature di spesa. Sostanzialmente, definite le linee di indirizzo politico, il Consiglio non entra nel merito delle nature di spesa da sostenere per l’attuazione dei piani operativi, lasciando tale decisione all’autonomia gestionale della Giunta e dei centri decisionali. Lo schema seguente raffigura sinteticamente la struttura tipo del bilancio preventivo sottoposto all’approvazione del Consiglio: Pagina 8 Centro d'imputazione n Centro imputazione 2 400,00 € 1.000,00 € Centro imputazione 3 Centro imputazione 1 TOTALE COMUNITA' 100,00 € BILANCIO PREVENTIVO SPESE D'INVESTIMENTO TOTALE BILANCIO PREVENTIVO COMUNITA' € PARTE INVESTIMENTI 1.500,00 € - BILANCIO PREVENTIVO SPESE CORRENTI TOTALE BILANCIO PREVENTIVO COMUNITA' € 18.220,00 € 3.450,00 € 8.200,00 € 1.050,00 € 5.520,00 PARTE CORRENTE 4. L’allocazione del fabbisogno per le spese d’investimento. Il bilancio preventivo delle spese d’investimento è formato dalle spese che si prevede di sostenere nell’anno, per l’acquisto di beni durevoli (cespiti), ovvero beni che hanno una durata pluriennale. Solo per gli acquisti di beni d’investimento per i quali si prevede di ricorrere ad un finanziamento esterno con un piano di ammortamento negli anni delle somme prese a prestito (ad es. mutuo per l’acquisto di un bene immobile), le condizioni di equilibrio di bilancio sono rispettate a condizione che vengano garantiti per tutta la durata del finanziamento flussi di ricavi o proventi sufficienti al rimborso del capitale preso a prestito ed al pagamento degli interessi maturati anno per anno. Tale condizione dovrà essere esplicitata dagli organai comunitari in sede di approvazione del bilancio preventivo attraverso un piano economico e finanziario dell’operazione che dovrà accompagnare il documento di bilancio, che ne dimostri la sostenibilità sia da un punto di vista economico che finanziario e la capacità di mantenere per tutta la durata del finanziamento il bilancio in condizioni di equilibrio. Operativamente, per tutta la durata del piano di ammortamento del finanziamento i bilanci preventivi conterranno, nelle previsioni delle spese d’investimento, quanto dovuto Pagina 9 nell’anno per il rimborso del capitale preso a prestito e, nelle previsioni delle spese correnti, quanto dovuto per il pagamento della quota interessi maturata nell’anno. Nella parte attiva del bilancio preventivo deve essere individuata una fonte che garantisca risorse certe e sufficienti per coprire sia la quota capitale che la quota interessi dovute nell’anno e di durata rapportata a quella dell’operazione di finanziamento. Al di fuori del caso specifico descritto, le spese per acquisto di beni di investimento per le quali non si fa ricorso a forme di finanziamento di durata pluriennale, devono trovare copertura interamente nell’esercizio in cui la spesa viene autorizzata e sostenuta. 5. Il principio del budget bloccante. Una volta approvato il bilancio preventivo in condizione di equilibrio tra fabbisogni e risorse, al fine di salvaguardare tale condizione di equilibrio anche nel corso della gestione della spesa, non potranno essere autorizzati impegni di spesa per importi eccedenti le previsioni allocate e disponibili sulle singole voci e centri d’imputazione del bilancio preventivo (anche definiti budget di spesa). Eventuali fabbisogni di spesa eccedenti l’importo stanziato sulle singole voci (budget) può essere autorizzato solo dopo aver provveduto ad operare le opportune variazioni di bilancio: Variazione compensativa verticale: variazione in aumento di una voce di spesa di un centro d’imputazione, compensata da una o più variazioni in diminuzione di altre voci di spesa all’interno del medesimo centro d’imputazione; Variazione compensativa orizzontale: variazione in aumento di una voce di spesa di un centro d’imputazione compensata da una o più variazioni in diminuzione della stessa voce di spesa di un altro centro d’imputazione; Pagina 10 Variazione di bilancio propriamente detta: variazione in aumento di una voce di spesa compensata dalla corrispondente variazione in aumento di una o più risorse (ricavi o proventi). 5.1. L’iter approvativo delle variazioni al bilancio preventivo. Le variazioni compensative verticali, in quanto operazioni gestionali interne al centro d’imputazione che non comportano alcuna modifica al bilancio preventivo della Comunità, non necessitano dell’approvazione del Consiglio ma unicamente di una delibera di Giunta. Diversamente, sia le variazioni di bilancio compensative orizzontali che le variazioni di bilancio propriamente dette richiedono una specifica delibera del Consiglio. Pagina 11
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