MEMAR-MONTEASSEGNI SPA a techtrek company group SEDI E FILIALI I processi caratteristici nella gestione del credito Focus organizzativo sul tema della dematerializzazione e del controllo del rischio orientato ai Confidi e alle Associazioni Imprenditoriali Reggio Emilia Sede e Direzione Generale 42124 Reggio Emilia Via Adolfo Tedeschi 10/12 tel. +39.0522.233511 fax +39.0522.233515 Filiale di Bologna 40055 Villanova di Castenaso Via V. Bellini 13 tel. +39.051.5881411 fax +39.051.5881445 Filiale di Ravenna 48125 Ravenna Via G.S. Biondi 42, Loc. Bassette tel. +39.0544.1882411 fax +39.0544.1882445 Filiale di Arezzo 52100 Arezzo Via A. Chiari 5 tel. +39.0575.040511 fax +39.0575.040525 Convention Fedart Fidi Riccione, 26 Ottobre 2014 Alberto Redigolo – Direttore Commerciale MEMAR MONTEASSEGNI SPA Filiale di Casarano (LE) 73042 Casarano Zona Industriale – Tronco I tel. +39.0833.516611 fax +39.0833.516698 Questo documento è stato prodotto a uso interno del cliente. Ne è pertanto vietata la circolazione, la citazione o la riproduzione con l’obiettivo di diffonderlo all’esterno dell’organizzazione del cliente senza l’approvazione scritta di MEMAR-MONTEASSEGNI SPA Questo materiale è servito come supporto scritto per una presentazione orale; non è quindi esaustivo senza i commenti che lo hanno accompagnato. 1 MEMAR-MONTEASSEGNI SpA » la società Memar-Monteassegni Spa è una società punto di riferimento per i servizi di Gestione Documentale. Nata nel 1971, ha trasformato i tradizionali servizi di rilevazione, elaborazione e archiviazione nelle aree della Gestione Elettronica Documentale e del Business Process Outsourcing. Memar è uno dei pochi attori nel campo dei servizi documentali in grado di coprirne interamente la filiera organizzativa ed operativa, risolvendone parte dei problemi attraverso un unico interlocutore. I principali clienti sono Istituti di Credito, Società Finanziarie, Aziende Private, Pubblica Amministrazione e Studi professionali. Grazie ad un’organizzazione di oltre 180 persone e delle consolidate esperienze nella gestione documentale evoluta, Memar è in grado di portare valore ai processi operativi tipici delle organizzazioni complesse. MEMAR Monteassegni SpA TechTrek Group company © 2014 – riproduzione vietata 2 MEMAR-MONTEASSEGNI SpA » il gruppo internazionale TechTrek TechTrek Limited UK TechTrek SAS. TechTrek CXP (Anacomp France) TechTekGmbH Alsedo Development Team Limited UK TechTrek Italia Srl MEMAR Monteassegni SpA TechTrek Group company © 2014 – riproduzione vietata MEMAR-MONTEASSEGNI SpA » sedi operative Sede di Reggio Emilia Direzione Generale e Sede amministrativa Filiale operativa BPO-GED-BO-ARCH Filiale di Ravenna Filiale operativa GED-ARCH Filiale di Bologna Filiale operativa BPO-GED-BO-ARCH Filiale di Arezzo Filiale operativa BPO-GED-BO-ARCH Sede CIESSETI Srl di ROMA Direzione Generale, Filiale operativa Filiale di Casarano Filiale operativa BPO-GED-BO-ARCH BPO : Business Process Outsourcing GED : Gestione Elettronica Documentale BO : Back Office Competence Center ARCH : Archiviazione fisica MEMAR Monteassegni SpA TechTrek Group company © 2014 – riproduzione vietata 4 Capacità di archiviazione Sede di Reggio Emilia Capacità 40.050 m. lineari Filiale di Bologna Capacità 59.274 m. lineari Filiale di Ravenna Capacità 107.357 m. lineari Filiale di Arezzo Capacità 60.285 m. lineari Filiale di Casarano (LE) Capacità 137.776 m. lineari Memar-Monteassegni S.p.A. Capacità d’archiviazione complessiva: oltre 402.816 m. lineari MEMAR Monteassegni SpA TechTrek Group company © 2014 – riproduzione vietata MEMAR » punti I Offerta Punti di forza dell’offerta di forza Focalizzazione del business Esperienze Sviluppo interno di procedure ed applicazioni Service Level Agreement formalizzati e condivisi Continuità operativa Evoluzione tecnologica MEMAR Monteassegni SpA TechTrek Group company © 2014 – riproduzione vietata del gruppo I Offerta Punti di forza dell’offerta » punti di forza Interlocutore unico per tutti i servizi e copertura capillare del territorio nazionale Integrabilità delle singole aree operative e dei singoli servizi al fine di raggiungere economie di scala Esperienza pluriennale del mercato documentale bancario Modularità e componibilità dei servizi offerti Call Center e assistenza dedicata Accesso ai servizi in modalità on demand Piattaforma applicativa di gestione dei servizi con unico punto di accesso per il tracking, la reportistica, la visualizzazione di documenti e marcatura temporale MEMAR Monteassegni SpA TechTrek Group company © 2014 – riproduzione vietata MEMAR-MONTEASSEGNI SpA » Referenze Mercato Finance (principali) Banca Etruria mercati CSE/CARICESE Credem Intesa Personal Finance CRIF Compass – Mediobanca Deutsche Bank Barclays Banca Popolare di Bari Cassa di Risparmio di Orvieto Gruppo Banca Carige Finance Industry PAC-PAL other SBA Unifidi MEMAR Monteassegni SpA TechTrek Group company © 2014 – riproduzione vietata 8 BPO DOCUMENTALE » IMPATTI NORMATIVI Le problematiche ricorrenti • assenza di documenti che autorizzano le operazioni effettuate • errata / incompleta compilazione dei documenti • errori nell’archiviazione dei fascicoli • problemi di reperimento della documentazione sia per fini interni (es. ispettivi/Bankitalia ) che esterni (es. richieste dell’Autorità Giudiziaria) • contestazioni da parte della clientela e relative spese di contenzioso LE PRIORITÀ DA GESTIRE Gli impatti operativi derivanti dall’applicazione della Direttiva MiFID Automatizzazione della gestione documentale in considerazioni dei maggiori volumi di carta da gestire • rilevante intervento sui contratti in essere e sulle modalità di stipula Necessità di grandi spazi dedicati all’archiviazione fisica Aumento delle attività di controllo specifiche mirate alla verifica della correttezza formale dei documenti (gestione rischio operativo / reputazionale della banca) • aumento del volume cartaceo dei documenti ed una più complessa gestione delle attività con incremento degli errori • aggravio di attività concentrate in un periodo limitato di tempo MEMAR Monteassegni SpA TechTrek Group company © 2014 – riproduzione vietata 9 BPO DOCUMENTALE » Flusso di lavoro per Unifidi PRODUZIONE PREPARAZIONE DIGITALIZZAZIONE CONSULTAZIONE ARCHIVIAZIONE BANCA RECUPERO PERSONAL COMPUTER Nessun vincolo a livello di sistema operativo STAMPANTE DI ETICHETTE Per segnatura documenti originali Applicazione web certificata su browser: • MS IE 6.0 e successive • Firefox Mozilla Non necessita di software aggiuntivo, si installa come stampante aggiuntiva SCANNER Con o senza alimentatore automatico Interfaccia basata su standard TWAIN Produzione documenti Preparazione (tracking) Verifica tracking e Normalizzazione Sanatoria documenti non conformi Consultazione “on line” Digitalizzazione Modulo Software ActiveX royalty free da installare sul PC Server IMAGO Server IMAGO Server IMAGO Server IMAGO Server IMAGO Server IMAGO DATACENTER DATACENTER V. Caldera MI MI DATACENTER DATACENTERV. Caldera V. Caldera MI DATACENTER V. Caldera MI V. Caldera MI DATACENTER V. Caldera MI Controllo e Indicizzazione MPLS MPLS 16 Mbs MPLS 16 Mbs MPLS 16 Mbs MPLS 16 Mbs 16 Mbs MPLS 16 Mbs S.Procula S.Procula S.Procula S.Procula S.Procula S.Procula Archiviazione ottica Scanner KodakScanner i1840 KodakScanner i1840 Scanner Kodak i1840 KodakScanner i1840 KodakScanner i1840 Kodak i1840 Scanner Scanner Kodak i820 Scanner Kodak i820 Scanner Kodak i820 Scanner Kodak i820 Kodak i820 Scanner Kodak i820 Ricostituzione Consultazione “on paper” Richieste e consultazione originali Archiviazione fisica Flussi documentali Flussi informatici MEMAR Monteassegni SpA TechTrek Group company © 2014 – riproduzione vietata 10 BPO DOCUMENTALE » il processo per Unifidi WORKFLOW MANAGEMENT & TRACKING ATTIVAZIONE CONTRATTO GARANZIA TRASMISSIONE PRATICA CARTACEA Agenzia Agenzia • Attiva nuove pratiche o modifica quelle esistenti • stampa i frontespizi identificativi dei documenti delle pratiche • raccoglie nella cartella i documenti prodotti a fronte dell’attivazione della pratica Sistema Gestionale Confidi • invia flusso dati relativi alla pratica MEMAR • importa flusso e “predispone” pratica digitale • crea il plico e associa i documenti delle pratiche allo stesso (tracking) • predispone il plico cartaceo per il vettore DIGITALIZZAZIONE PRATICA • riceve plichi con distinta elettronica • Verifica presenza documenti attesi (tracking) • normalizza i documenti • scansiona i documenti • pubblica su portale web i documenti acquisiti (disponibili prima del caricamento su documentale) CONTROLLO DOCUMENTI GESTIONE ANOMALIE • verifica la presenza di tutti i documenti previsti per le pratiche pervenute (completezza pratica) • verifica congruenza tra documento cartaceo e flusso guida (verifica tipo documento previsto) Confidi (Agenzia o Struttura di controllo) • effettua verifiche formali sui documenti (es. n. pagine, presenza firme) • sana l’anomalia documento / pratica • invia alert alle strutture centrali del Cliente in caso di anomalie • archivia otticamente i documenti digitali ed avvia al deposito per l’archiviazione fisica i documenti cartacei verificati • accede al workflow delle pratiche anomale • invia documenti mancanti / corretti ARCHIVIAZIONE FISICA • riceve i documenti cartacei • archivia i documenti in deposito • storicizza le informazioni di stoccaggio • riceve richieste di originali • ricerca e fornisce gli originali • provvede al macero delle pratiche a fine periodo di validità MEMAR Monteassegni SpA TechTrek Group company © 2014 – riproduzione vietata 11 Soluzione MEMAR » Benefici per Unifidi Tracciatura puntuale dello spostamento dei documenti (riduzione rischi operativi) Qualità uniforme dei documenti digitali scansionati (miglioramento processi successivi) Riduzione dell’impatto della tecnologia in agenzia (Scanner presso service) Disponibilità dei documenti digitali in tempi rapidi Controllo di completezza delle pratiche e di congruenza dei documenti (riduzione rischi operativi) Riduzione del tempo impiegato al back office in agenzia Riduzione dei costi d’archiviazione Riduzione dei costi di ricerca documenti e disponibilità in tempi definiti Costi Variabili Unico interlocutore (compresi i ritiri da agenzie) MEMAR Monteassegni SpA TechTrek Group company © 2014 – riproduzione vietata Gestione Documentale Evoluta » approccio Memar Analisi e definizione Analisi della struttura di back-office esistente Esame della documentazione a supporto Analisi delle attività Analisi delle esigenze e dei vincoli Definizione del progetto e della proposta economica Sviluppo contrattuale Definizione del perimetro contrattuale Definizione livelli di servizio Griglie comportamentali Articolazione contrattuale Definizione piano avviamento Accordi collaterali formazione Piano di formazione filiali Manuale utente Altri supporti / tutorial avviamento Avviamento in esercizio Stesura del manuale operativo Gestione del servizio Monitoring operatività Monitoring criticità Meeting periodici di verifica Verifica KPI/SLA MEMAR Monteassegni SpA TechTrek Group company © 2014 – riproduzione vietata
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