Vademecum PCT - Agenzia Basilicata

* Responsabile Emilio Franhcomme
Vademecum dell’Avvocato digitale
Nozioni minime di informatica nell’ambito del
PCT (Processo Civile Telematico)
Gennaio 2014
Sommario:
• Cosa serve all’Avvocato per essere “telematico”
• Dispositivo di autenticazione e firma digitale
• Punto di accesso
• PolisWeb
• Depositi telematici
Sede Amministrativa ed Assistenza - Via Appia, 139 - Potenza
Tel.0971-601170 ** Fax 0971-1940767 ** cell.380-7870140
www.jurisdata.net * www.assistenzaclienti.info
Per l'Avvocato il 2014 sarà un anno di cambiamenti epocali. La tecnologia e la
Telematica entreranno prepotentemente nello Studio Legale. Il nostro staff si prefigge di
diventare il punto di riferimento del Professionista per adeguarsi alle nuove tecnologia
necessarie ad effettuare il DEPOSITO TELEMATICO. In ogni Tribunale della Regione
sono presenti i nostri punti informativi con postazioni di Personal Computer in grado
anche di effettuare, GRATUITAMENTE un deposito telematico a validità legale.
Rivolgetevi ai nostri responsabili per tutte le informazioni necessarie.
Qui di seguito potrete trovare una breve Guida con interessanti spunti per adeguare gli
strumenti dello Studio alle nuove esigenze del Processo.
Richiedeteci un incontro per valutare se le dotazioni Hardware dello Studio (computer,
scanner, dispositivi di firma digitale), sono adeguate alle necessità che il Deposito degli
atti in modalità Telematica richiede. La nostra organizzazione, già da tempo impegnata
nella informatizzazione dello Studio Legale con circa 450 installazioni in tutta la Regione,
si propone di guidarvi e formarvi, garantendovi soprattutto una personale assistenza
durante la fase di deposito telematico del fascicolo digitale.
Abbiamo già definito
percorsi formativi a Potenza, Matera, Melfi, Lagonegro e Policoro a partire dal prossimo
20 Gennaio, durante i quali affronteremo le PROBLEMATICHE OPERATIVE della creazione
dei documenti informatici per il deposito telematico, illustrando le varie fasi della
creazione del fascicolo digitale, e soprattutto dimostrando come creare LA BUSTA
TELEMATICA. Il corso di approfondimento è stato integrato (come potrà facilmente
notare consultando il programma scaricabile anche dal nostro sito www.jurisdata.net),
da approfondimenti relativi alla possibilità da parte del Professionista di effettuare
NOTIFICHE IN PROPRIO sfruttando la casella PEC, ed in caso Vi occupaste di
Curatele Fallimentari, di utilizzare il software anche per gestire la Casella PEC
dedicata. Durante le 16 ore formative saranno affrontate le problematiche legate alla
correttezza dei formati dei documenti ed atti da depositare, l’utilizzo del dispositivo di
firma digitale per la sottoscrizione degli atti,
e le modalità per inoltrare tramite PEC i
documenti per il deposito finale utilizzando il Software Cliens Redigo.
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CHE COSA OCCORRE ALL’AVVOCATO PER ESSERE “TELEMATICO”
1) Un dispositivo di firma digitale “chiavetta” usb. Costo: 90 euro oltre IVA
2) Un personal computer (preferibilmente datato non più di due anni e con sistema operativo aggiornato).
Costo: da 600 a 1200 euro più IVA, se è necessario acquistare il p.c., considerare che si tratta di un
bene destinato a durare nel tempo. Preferire PC con “case” standard, in modo tale da non avere
difficoltà con la sostituzione eventuale di componenti che dovessero guastarsi; richiedere componenti
di marca – per es. disco rigido Maxtor, Seagate o Western Digital – un buon processore Intel, almeno
modello “i3” o successivi o AMD di categoria equivalente; almeno 4 Gb di memoria RAM. Sistema
operativo Windows.
3) Uno scanner per trasformare i documenti da allegare ai fascicoli informatici in “pdf-immagine” o altro
formato accettato. Costo: da 250 euro più IVA. Attenzione, però: uno scanner più veloce (ed
inizialmente più costoso) può essere un buon investimento in termini di risparmio di tempo e di risorse
umane!
4) Un collegamento internet per accedere al punto di accesso.
5) Un normale programma di videoscrittura (Ms Word, Open Office)
6) Un software per la redazione della busta telematica, necessario per poter inviare i documenti oggetto
del “DEPOSITO TELEMATICO”.
7) Una casella PEC comunicata al proprio Ordine di appartenenza ed iscritta nel RegInde.
DISPOSITIVO DI AUTENTICAZIONE E FIRMA DIGITALE - LE DOMANDE PIU’ FREQUENTI
1) Che cos'e'?
E' un dispositivo "chiavetta" USB contenente i certificati digitali di autenticazione e firma digitale, rilasciato
da un Ente Certificatore accreditato presso DigitPA.
2) A cosa serve?
Ha due funzioni: di autenticazione in rete e di firma elettronica. Entrambe le funzioni si attivano mediante
il collegamento del dispositivo di firma al computer e l’inserimento di un PIN.
3) Per quali servizi telematici e' valido?
Per tutti i servizi telematici che richiedano autenticazione sicura in rete, e quindi non soltanto al Punto di
Accesso: per esempio, anche www.registroimprese.it permette di accedere con un dispositivo di firma
digitale per estrarre visure camerali, protesti etc.
E', in altre parole, una chiave "universale".
4) Dove lo acquisto?
Rivolgersi al personale dell’Agenzia Giuffrè per la Basilicata. La consegna sarà effettuata in un massimo
di 24 ore. E’ necessario consegnare fotocopia del documento d’identità in corso di validità.
5) Posso delegare qualcuno alla richiesta della smart card?
No, perché si tratta a tutti gli effetti di un documento di identità.
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6) Si può avere una "smart card di studio" ?
No. Il dispositivo di autenticazione e firma digitale è personale e rilasciato alle persone fisiche.
7) Come configuro il dispositivo sul mio computer ai fini dell'autenticazione?
L’installazione avverrà a cura dell’Agenzia Giuffrè per la Basilicata, che provvederà anche all’assistenza
futura. Il dispositivo è compatibile con più sistemi operativi (Windows, MacOS, Linux) e al browser
internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, etc.) in uso.
8) Come posso sottoscrivere digitalmente un documento?
Occorre un software che serve anche per controllare se la firma apposta da terzi su un documento sia
autentica e se i certificati siano scaduti o meno. Il software necessario a tale funzione è pre-installato sul
dispositivo.
9) A chi e come posso richiedere assistenza per la configurazione e l'uso?
La nostra organizzazione è presente su tutto il territorio regionale con punti informativi nei Tribunali di
Potenza, Matera Lagonegro, presso i quali siamo in grado anche di effettuare sostituzioni immediate dei
dispositivi danneggiati, e dimostrazioni pratiche.
PUNTO DI ACCESSO (PdA)
1) Che cos'e'?
E' un'infrastrutture gestita da Giuffrè Informatica secondo la normativa sul Processo Telematico.
2) A cosa serve?
A fornire i servizi di consultazione PolisWeb e altri servizi relativi al Processo Telematico.
3) Chi può iscriversi?
Tutti gli avvocati e i praticanti abilitati al patrocinio iscritti all'Albo, muniti di un indirizzo di Posta Elettronica
Certificata comunicato all’Ordine.
DEPOSITI TELEMATICI
Strumenti indispensabili:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Personal Computer;
Collegamento a Internet;
Software di video-scrittura (Word – Open Office)
Software per la creazione di “pdf-nativi”;
Firma digitale;
Casella P.E.C.
Software “Cliens Redigo” - Redattore Atti
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1) Il deposito degli atti giudiziari è obbligatorio per tutti?
Al momento si tratta di una facoltà: rimane invariata la possibilità di depositare gli atti sempre in forma
cartacea. Dal 30/6/2014 il deposito telematico sarà l’unica forma possibile: in altri termini, non saranno
più accettati i depositi cartacei.
Dal 15/7/2013 a Matera, e dal 2 Dicembre 2013 a Potenza, il deposito telematico è valido a tutti gli effetti
di legge. Pertanto, se una delle parti decide di avvalersi del deposito telematico, l’altra deve
necessariamente accedere al “polisweb” con dispositivo di firma digitale per poter “scaricare” gli atti
depositati dalla controparte “telematica”. In alternativa, occorre chiedere copia alla Cancelleria, che
provvederà al relativo rilascio previo versamento dei diritti di copia ed attesa dei noti relativi tempi.
2) Quali atti giudiziari è possibile al momento depositare?
Con riferimento ai due Tribunali Lucani possono essere depositati, oltre ai ricorsi per decreto ingiuntivo
con efficacia legale, anche le memorie ex art. 183, comma 6 c.p.c. con i relativi documenti nonché le
comparse e memorie ex art. 190, e le memorie ex art. 429 c.p.c. nel rito del lavoro. Per tutti gli altri
Tribunali Italiani è necessario preventivamente consultare il sito www.jurisdata.net, sezione “Processo
Telmatico - Uffici giudiziari operativi per il Deposito Telematico”, per sapere quali uffici sono operativi per il
deposito telematico a validità legale, e quali atti processuali è possibile depositare.
3) Fino al 30 Giugno 2014, se in una procedura inizio a depositare atti in cartaceo e poi voglio
passare al telematico, posso farlo? E viceversa?
Entrambe le soluzioni sono praticabili: nulla vieta di depositare un atto in formato cartaceo e un altro in via
telematica nella stessa procedura: le due modalità di deposito sono pienamente fungibili e alternative.
Ovviamente non è possibile depositare lo stesso atto due volte, perché il sistema informatico
riconoscerebbe un errore.
4) Una volta effettuato il deposito in via telematica di un atto, devo depositare anche il cartaceo
relativo a quel medesimo atto?
No, nelle procedure “a valore legale” con decreto DGSIA il deposito in via telematica è pienamente
sostitutivo del cartaceo.
5) Come deve avvenire il deposito degli atti?
Occorre indispensabilmente creare sul proprio computer, attraverso il software Cliens Redigo, una “busta”
informatica dotata delle caratteristiche previste dalla normativa tecnica. Il deposito avviene, attualmente,
attraverso l’indirizzo PEC comunicato dall’avvocato all’Ordine ai sensi della L. 2/2009 e mediante l'invio di
una pec, diretta all'indirizzo PEC del Tribunale destinatario. La procedura è completamente
automatizzata.
6) E’ sufficiente l’invio di un file pdf firmato digitalmente alla Cancelleria per effettuare un
deposito?
NO! L'atto, infatti, secondo quanto stabilisce l'art. 12 del DM Giustizia 18.07.2011: "deve essere
corredato da un file in formato XML (DatiAtto.XML), che contiene le informazioni strutturate relative al
fascicolo in questione ed a tutti i documenti oggetto del deposito stesso, il file deve essere
obbligatoriamente sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata".
Prosegue sempre la norma "la struttura del documento firmato e' CAdES; il certificato di firma e' inserito
nella busta crittografica. La modalita' di apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata
è del tipo "firme multiple indipendenti" o parallele e prevede che uno o piu' soggetti firmino, ognuno con
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la propria chiave privata, lo stesso documento (o contenuto della busta). L'ordine di apposizione delle
firme dei firmatari non e' significativo e un'alterazione dell'ordinamento delle firme non pregiudica la
validita' della busta crittografica; il file generato si presenta con una unica estensione p7m."
L'art. 14 si occupa della trasmissione degli atti e dei relativi allegati stabilendo che sono contenuti nella
cosiddetta "busta telematica", ossia un file in formato MIME che riporta tutti i dati necessari per
l'elaborazione da parte del sistema ricevente (gestore dei servizi telematici); in particolare la busta
contiene il file Atto.enc, ottenuto dalla cifratura del file Atto.msg, il quale contiene a sua volta:
a) IndiceBusta.xml.p7m;
b) DatiAtto.xml.p7m;
c) <nome file (libero)>.pdf.p7m: atto vero e proprio, in formatoPDF, sottoscritto con firma digitale o firma
elettronica qualificata (firma esterna).
d) Allegato X.xxx[.p7m].
La dimensione massima consentita per la busta telematica e' pari a 30 Megabyte.
Ne consegue che per inviare qualsiasi atto alla Cancelleria NON E’ POSSIBILE
FARE A MENO DEL SOFTWARE “REDATTORE”, che è cosa diversa ed ulteriore
rispetto al programma di video-scrittura.
7) Che caratteristiche deve avere l'atto da inserire nella busta?
L'atto deve essere “generato” come PDF, ovvero predisposto con il sistema di videoscrittura normalmente
utilizzato dall'utente e poi trasformato in un file PDF con un software a ciò predisposto, come ad esempio
Ms Word versione 2007 e successive.
Questa guida viene integrata per coloro che frequentano i nostri incontri formativi, con le guide specifiche
per il deposito telematico delle memorie e dei decreti ingiuntivi, contenenti l’iter “passo per passo”
della creazione della Busta Telematica
Per ogni ulteriore richiesta potrà fare riferimento a:
• Emilio Frachomme - 380_7870140
• Roberto Rivela - 333_6572899
• Giuseppe De Bonis - 348_8932345
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Responsabile per la Basilicata Emilio Franchomme
Guida operativa al deposito telematico
Deposito di una memoria 183 Cpc:
• Preparare il documento WORD relativo alla memoria che si vuole depositare, e trascinarlo o
acquisirlo nella sezione DOCUMENTI del fascicolo di Cliens Redigo;
• Cliccare su “Atti Telematici” nella sezione “Polis Web” del menù generale di Cliens, e poi su
“Nuova Busta”
• La schermata successiva richiede il numero interno della pratica, se non lo si ricorda si può
effettuare una ricerca cliccando su “elenco fascicoli”, inserire il nome di una delle parti e cliccare
su “cerca”; dopo aver selezionato la pratica cliccare su “Pendi”. La schermata successiva
riassume tutti i dati della Pratica (Fascicolo, Avvocato, Domicilio, Registro, Oggetto; Ufficio e
numero di ruolo), completare solo la stringa “Posizione” (Attore o Convenuto), cliccare poi su
procedi:
• passiamo alla schermata successiva con la quale entriamo nel vero e proprio redattore della
busta telematica. Il programma ci permette a questo punto la scelta dell’atto da depositare,
scelta che effettuiamo selezionando con il mouse la voce di riferimento e cliccando poi sul lato
sinistro dello schermo sulla voce del menù “Inserimento atti e allegati” (per quanto riguarda la
memoria 183 cpc passiamo direttamente all’inserimento del documento da depositare,
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considerando che non ci sono da inserire altri dati intermedi riferimento a numero di Ruolo
Generale, Parti, Controparti, Avvocato principale, e pagamenti di contributi o diritti):
• Nella pagina che ci viene proposta abbiamo la necessità di allegare il documento oggetto del
deposito. Cliccando sulla voce “importa” selezioniamo nell’elenco documenti della pratica l’atto
da depositare, e cliccando su “prendi” lo inseriamo all’interno del redattore, e passiamo alla fase
di “firma:
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• La procedura di firma che ci viene proposta deve essere effettuata sia sul file datiatto.xml (che è il
primo dell’elenco che ci viene proposto), che sul file memoria 183 numero 1 pdf, che è l’atto che
dobbiamo depositare. CLICCHIAMO SULLA DICITURA FIRMA POSTA ALLA SINISTRA DEI DUE
FILES
• APPOSTA LA FIRMA DIGITALE su entrambi i file, cliccare su avanti, creare la busta ed inviare la
PEC
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Guida operativa al deposito telematico
Deposito Ricorso Decreto Ingiuntivo:
• Preparare il documento WORD relativo alla ricorso che si vuole depositare, e trascinarlo o
acquisirlo nella sezione DOCUMENTI del fascicolo di Cliens Redigo. Per il ricorso abbiamo la
necessità di preparare anche altri documenti oggetto del deposito: copia della procura, Nota
d’iscrizione a ruolo
• Cliccare su “Atti Telematici” nella sezione “Polis Web” del menù generale di Cliens, e poi su
“Nuova Busta”
• La schermata successiva richiede il numero interno della pratica, se non lo si ricorda si può
effettuare una ricerca cliccando su “elenco fascicoli”, inserire il nome di una delle parti e cliccare
su “cerca”; dopo aver selezionato la pratica cliccare su “Prendi”. La schermata successiva
riassume tutti i dati della Pratica (Fascicolo, Avvocato, Domicilio, Registro, Oggetto; Ufficio),
completare solo la stringa “Posizione” (Attore o Convenuto), cliccare poi su procedi:
• passiamo alla schermata successiva con la quale entriamo nel vero e proprio redattore della
busta telematica. Il programma ci permette a questo punto la scelta dell’atto da depositare,
scelta che effettuiamo selezionando con il mouse la voce di riferimento e cliccando poi sul tasto
“avanti”. Il redattore a questo punto ci chiederà di confermare tutti i dati necessari per il deposito
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(Parti, Controparti, Avvocato principale, e pagamenti di contributi o diritti), dopo aver controllato i
dati premere sempre su “avanti”:
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• dopo la conferma dei dati di e del contributo unificato, la maschera che verrà proposta è quella
della “verifica dati atto”. Se la maschera rimane bianca vuol dire che non ci sono errori nei dati
fino a questo momento inseriti:
• Nella maschera di inserimento dei documenti inserire tutti i file necessari al deposito del ricorso:
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• Come per la memoria 183, firmare i documenti da depositare, e generare la busta da spedire:
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