Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II CICLO PASSIVO MODELLO A GESTIONE FORNITORI Allegato al Regolamento “Procedure di Controllo Interno” a cura dell’ U.O.C. Gestione Affari Generali 1 STRUMENTI DI LAVORO ATTIVITA’ SUPPORTATA DA SISTEMA CONTROLLO MANUALE ATTIVITA’ CONTROLLO SUPPORTATO DA SISTEMA ERP ATTIVITA’ AUTOMATICA ERP ERP 1 ATTIVITA’ SUPPORTATA EXTRA-SISTEMA EXL CONTROLLO SUPPORTATO EXTRA-SISTEMA ATTIVITA’ CON REF. IN NOTA INTEGRATIVA INPUT/OUTPUT CARTACEO INPUT/OUTPUT ELETTRONICO EXL EVENTO INIZIALE SNODO LINK PAGINA SI LINK PROCESSO NO 2 RICOGNIZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI Simbolo e Acronimo ERP Nome del sistema (o applicativo) Descrizione ERP L'acronimo ERP significa Enterprise Resource Planning (letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa") è un sistema informativo che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.) al fine di condividere le informazioni tra i responsabili aziendali. 3 MAPPATURA DI PROCESSO CICLO PASSIVO PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI 4 VISIONE DEL PROCESSO CICLO PASSIVO PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI A.1 SELEZIONE FORNITORI A.2 GESTIONE ANAGRAFICA FORNITORI e BENI/SERVIZI A.4 GESTIONE RICONCILIAZIONE FORNITORI A.3 VALUTAZIONE FORNITORI A.5 GESTIONE CONTENZIOSO 5 SELEZIONE FORNITORI (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.1) SELEZIONE FORNITORI – PROGETTAZIONE LAVORI U.O.C. GESTIONE AFFARI GENERALI U.O.C. GESTIONE PATRIMONIO EDILE/ TECNICO IMPIANTISTICO PROCESSO SCELTA PROGETTISTA B.2 GESTIONE PROGETTAZIONE (OdA)/RICHIESTA DI OFFERTA GARA PROGETTO INTERNA AUTORIZZAZIONE ENTI AFFIDAMENTO DIRETTO ESTERNA SI PROGETTO DEFINIZIONE DELLA PROCEDURA DI GARA DA AVVIARE SECONDO NORMATIVA ex D.Lgs 163/2006 E TRASMISSIONE ELABORATI TECNICI AVVIO PROCEDURE DI GARA SECONDO LA NORMATIVA ex D.Lgs 163/2006 VALIDAZIONE NO A B.2..GESTIONE (OdA)/RICHIESTA DI OFFERTA 6 SELEZIONE FORNITORI (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.1) SELEZIONE FORNITORI – LAVORI - FORNITURE E SERVIZI DIRETTORE GENERALE DIRETTORE AMMINISTRATIVO PROCESSO AUTORIZZAZIONE PROCEDURA SCELTA ERP B.2 GESTIONE (OdA)/ U.O.C. GESTIONE ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI U.O.C. GESTIONE AFFARI GENERALI RICHIESTA DI OFFERTA DEFINIZIONE DELLA PROCEDURA DI GARA DA AVVIARE SECONDO NORMATIVA ex D.Lgs 163/2006 AVVIO PROCEDURA AMMINISTRATIVA DI GARA SI PROCEDURA APERTA OK? NO A PROCEDURA NEGOZIATA SI OK? NO PROCEDURA RISTRETTA 7 SELEZIONE FORNITORI (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.1) SELEZIONE FORNITORI– LAVORI - FORNITURE E SERVIZI DIRETTORE GENERALE U.O.C. GESTIONE ACQUISIZIONE BENI E SERVIZIi e/o U.O.C. GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO IMPIANTISTICO e/o U.O.C GESTIONE AFFARI GENERALI RESPONSABILE U.O.C INTERESSATA PROCESSO VERIFICA INSERIMENTO ATTO DELIBERATIVO SI OK? A1 NO A VALUTAZIONE DELLE OFFERTE PERVENUTE AGGIUDICAZIONE DELLA GARA PREDISPOSIZIONE DELLA DELIBERA DI AGGIUDICAZIONE TRASMISSIONE ATTO DELIBERATIVO PER PUBBLICAZIONE ALBO PRETORIO ERP DELIBERA DI AGGIUDICAZIONE FIRMA DELIBERA DI AGGIUDICAZIONE 8 SELEZIONE FORNITORI (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.1) SELEZIONE FORNITORI– LAVORI - FORNITURE E SERVIZI FORNITORE U.O.C. GESTIONE ACQUISIZIONE BENI E SERVIZIi e/o U.O.C. GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO IMPIANTISTICO e/o U.O.C GESTIONE AFFARI GENERALI RESPONSABILE U.O.C INTERESSATA PROCESSO A1 A.2 GESTIONE ANAGRAFICA FORNITORI CONTRATTO/ OdA ERP ARCHIVIZIONE CONTRATTO CONSEGNA LAVORI STIPULA CONTRATTO I.1 GESTIONE ENTRATA BENI SANITARI ESECUZIONE LAVORI ERP COLLAUDO PREDISPOSIZIONE E INVIO OdA OK? SI H.1 GESTIONE ENTRATA BENI NON SANITARI ERP NO MODIFICHE E/O RIPRISTINI OdA REGOLARE ESECUZIONE/ COLLAUDO B.3 GESTIONE CONTABILE FATTURE PASSIVE 9 GESTIONE ANAGRAFICA (FORNITORI) (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.2) GESTIONE ANAGRAFICA (FORNITORI) UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO FINANZIARIE U.O.C. GESTIONE ACQUISIZIONE BENI E SERVIZIi e/o U.O.C. GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO IMPIANTISTICO e/o U.O.C GESTIONE AFFARI GENERALI PROCESSO A.1 VALUTAZIONE E SELEZIONE DEI FORNITORI SI ACQUISIZIONE DATI FORNITORE FORNITORE ESISTENTE ? NO PREDISPOSIZIONE E INSERIMENTO FORNITORE IN ANAGRAFICA B.3 GESTIONE CONTABILE FATTURE PASSIVE ERP 10 GESTIONE ANAGRAFICA (BENI/SERVIZI) (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.2) GESTIONE ANAGRAFICA (BENI/SERVIZI) U.O.C. GESTIONE ACQUISIZIONE BENI E SERVIZIi e/o U.O.C. GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO IMPIANTISTICO e/o U.O.C GESTIONE AFFARI GENERALI PROCESSO A.1 VALUTAZIONE E SELEZIONE DEI FORNITORI ACQUISIZIONE DATI BENI/SERVIZI BENE/ SERVIZIO ESISTENTE ? SI B.3 GESTIONE CONTABILE FATTURE PASSIVE NO PREDISPOSIZIONE E INSERIMENTO BENE/SERVIZIO IN ANAGRAFICA ERP 11 VALUTAZIONE FORNITORI (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.3) VALUTAZIONE FORNITORI DIREZIONE STRATEGICA PROCESSO FORNITORE (NUOVO/ ESISTENTE) U.O.C. GESTIONE ACQUISIZIONE BENI E SERVIZIi e/o U.O.C. GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO IMPIANTISTICO e/o U.O.C GESTIONE AFFARI GENERALI STRUTTURA INTERESSATA PREDISPOSIZIONE ANNUALE VALUTAZIONE FORNITORI VALUTAZIONE FORNITORI VALUTAZIONE PERFORMANCE FORNITORE AGGIORNAMENTO ALBO FORNITORI SI VERIFICA REQUISITI E PERFORMANCE AGGIORNAMENTO ALBO FORNITORI OK? ERP ERP NO PREDISPOSIZIONE E INVIO RICHIESTA AGGIORNAMENTO ALBO FORNITORE DATI FORNITORE RICHIESTA CHIARIMENTI E/O CANCELLAZIONE DA ALBO ERP ERP RICHIESTA AGGIORNAMENTO ALBO FORNITORE INVIO DATI/INFORMAZIONI AGGIORNAMENTO ALBO FORNITORE 12 GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.4) GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI VERIFICA ANNUALE E/O RICONCILIAZIONI PERIODICHE ANALISI PARTITARIO FORNITORI FORNITORI UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO FINANZIARIE ERP SELEZIONE FORNITORI IN BASE ALLE SCADENZE PAGAMENTI A RICHIESTA E/C CON PARTITE APERTE (DEBITI) E CHIUSE (PAGAMENTI) TRASMISSIONE E/C CON PARTITE APERTE E CHIUSE TRASMISSIONE RICHIESTA E/C CON PARTITE APERTE E CHIUSE ESTRAPOLAZIONE DATI ED INVIO E/C CON PARTITE APERTE E CHIUSE ERP 13 GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.4) GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI FORNITORI UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO FINANZIARIE PROCESSO SI VERIFICA CORRISPONDENZA PARTITE A OK? ERP SALDO RICONCILIATO ERP NO INTEGRAZIONI E/O RETTIFICHE SALDI ERP COMUNICAZIONE INTEGRAZIONI E/O RETTIFICHE SALDO FINALE ED EVENTUALI INTEGRAZIONI E/O RETTIFICHE 14 GESTIONE CONTENZIOSO (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO PROTOCOLLO GENERALE PROCESSO NOTIFICA ATTO SCANSIONE ATTO RICEVUTO E ARCHIVIAZIONE INFORMATICA PROTOCOLLO DELL’ATTO RICEVUTO TRASMISSIONE DELL’ATTO ALL’UFFICIO COMPETENTE DATA BASE AFFARI LEGALI CLASSIFICAZIONE DELL’ATTO PER TIPOLOGIA DI PROCEDURA PROCEDURE ESECUTIVE AFFIDAMENTO A PERSONALE INTERNO CONTENZIOSO ORDINARIO (CIVILE, AMMINISTRATIVO, PENALE) AFFIDAMENTO A PERSONALE SPECIALIZZATO ATTO A PREDISPOSIZIONE E INSERIMENTO FASCICOLO INFORMATICO A SISTEMA AVVIO DELLA PROCURA B DATA BASE CONTENZIOSO DEL LAVORO UTILIZZO DI AGENDA ELETTRONICA PER SCADENZE AFFIDAMENTO A PERSONALE SPECIALIZZATO ERP INSERIMENTO DATI AMMINISTRATIVOCONTABILI C EXL 15 GESTIONE CONTENZIOSO PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ESECUTIVA) UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO FINANZIARIE AFFARI LEGALI A AVVIO VERIFICA ATTI ESECUTIVI OPPOSIZIONE? SI D NO RICHIESTA POSIZIONE DEBITORIA E STATO DEI PAGAMENTI ESITO CONTROLLI CONTABILI RICHIESTA CHIARIMENTI TRAMISSIONE ESITO CONTROLLI CONTABILI VISUALIZZAZIONE DELL’ATTO IN DATABASE VERIFICA POSIZIONE DEBITORIA E STATO DEI PAGAMENTI DATA BASE AVVIO PROCEDURA DI LIQUIDAZIONE PREDISPOSIZIONE DELIBERA DI LIQUIDAZIONE M.3 GESTIONE PAGAMENTO ERP 16 GESTIONE CONTENZIOSO PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ESECUTIVA) MEMORIE/ATTI DIFENSIVI PREDISPOSIZIONE MEMORIE E/O ATTI DIFENSIVI E DELIBERA DI COSTITUZIONE DELIBERA DI COSTITUZIONE AFFARI LEGALI D DIREZIONE GENERALE ERP DATA BASE MEMORIE/ATTI DIFENSIVI DELIBERA DI COSTITUZIONE AGGIORNAMENTO AGENDA ELETTRONICA PER SCADENZE AGGIORNAMENTO DATA BASE INFORMATICO AGGIORNAMENTO DATI AMMINISTRATIVOCONTABILI EXL NOTIFICA / DEPOSITO ATTI SOTTOSCRIZIONE DEGLI ATTI E DELLA DELIBERA DI COSTITUZIONE 17 GESTIONE CONTENZIOSO PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ORDINARIA) AFFARI LEGALI B AVVIO VERIFICA CONTENZIOSO ORDINARIO (CIVILE, AMMINISTRATIVO, PENALE) INDIVIDUAZIONE DELL’U.O. INTERESSATA AL CONTENZIOSO TRASMISSIONE CHIARIMENTI E/O OSSERVAZIONI U.O. DI RIFERIMENTO TRASMISSIONE RICHIESTA CHIARIMENTI RICHIESTA CHIARIMENTI ANALISI DELL’ATTO E PREDISPOSIZIONE E TRASMISSIONE CHIARIMENTI E/O OSSERVAZIONI VISUALIZZAZIONE ATTO IN DATABASE DATA BASE 18 GESTIONE CONTENZIOSO PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ORDINARIA) MEMORIE/ATTI DIFENSIVI AFFARI LEGALI E PREDISPOSIZIONE MEMORIE E/O ATTI DIFENSIVI E DELIBERA AVVIO CONTENZIOSO DELIBERA AVVIO CONTENZIOSO AGGIORNAMENTO AGENDA ELETTRONICA PER SCADENZE AGGIORNAMENTO DATA BASE INFORMATICO ERP DATA BASE AGGIORNAMENTO DATI AMMINISTRATIVOCONTABILI EXL MEMORIE/ATTI DIFENSIVI DIREZIONE GENERALE NOTIFICA / DEPOSITO ATTI DELIBERA AVVIO CONTENZIOSO SOTTOSCRIZIONE DEGLI ATTI E DELLA DELIBERA AVVIO CONTENZIOSO 19 GESTIONE CONTENZIOSO PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (DEL LAVORO) UOC GESTIONE RISORSE UMANE AFFARI LEGALI C AVVIO VERIFICA ISTANZA DEL DIPENDENTE TRASMISSIONE RICHIESTA CHIARIMENTI TRASMISSIONE CHIARIMENTI E/O OSSERVAZIONI RICHIESTA CHIARIMENTI ANALISI DELL’ATTO F PREDISPOSIZIONE E TRASMISSIONE CHIARIMENTI E/O OSSERVAZIONI VISUALIZZAZIONE ATTO IN DATABASE DATA BASE 20 GESTIONE CONTENZIOSO (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (DEL LAVORO) UFFICIO PROVINCIALE DEL LAVORO DIREZIONE GENERALE AFFARI LEGALI PROCESSO F PROVVEDIMENTO DI RISPOSTA ALL’ISTANZA PREDISPOSIZIONE PROVVEDIMENTO DI RISPOSTA ALL’ISTANZA AGGIORNAMENTO AGENDA ELETTRONICA PER SCADENZE AVVIO PROCEDURA DI CONCILIAZIONE ERP PROVVEDIMENTO DI RISPOSTA ALL’ISTANZA INDIVIDUAZIONE RAPPRESENTANTE COLLEGIO DI CONCILIAZIONE SOTTOSCRIZIONE E TRASMISSIONE DEL PROVVEDIMENTO INCONTRO DI CONCILIAZIONE D NO G SI CONCILIAZIONE? PREDISPOSIZIONE E TRASMISSIONE DEL VERBALE DI CONCILIAZIONE 21 GESTIONE CONTENZIOSO (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (DEL LAVORO) G PREDISPOSIZIONE DELIBERA DI PRESA D’ATTO DEL VERBALE DI RICONCILIAZIONE DELIBERA DI PRESA D’ATTO DEL VERBALE DI RICONCILIAZIONE DIREZIONE GENERALE ERP PREDISPOSIZIONE DETERMINA DI LIQUIDAZIONE DELIBERA DI PRESA D’ATTO DEL VERBALE DI RICONCILIAZIONE AGGIORNAMENTO AGENDA ELETTRONICA PER SCADENZE AGGIORNAMENTO DATA BASE INFORMATICO DATA BASE UOC GESTIONE RISORSE UMANE AFFARI LEGALI PROCESSO AGGIORNAMENTO DATI AMMINISTRATIVOCONTABILI EXL M.3 GESTIONE PAGAMENTO SOTTOSCRIZIONE DEGLI ATTI E DELLA DELIBERA 22 GESTIONE CONTENZIOSO (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (GESTIONE PARCELLE) LEGALE PROCESSO PARCELLE LEGALI PREDISPOSIZIONE E INVIO PARCELLE ANALISI ESITO DEL GIUDIZIO ED ATTI DEL CONTENZIOSO EMISSIONE E INVIO FATTURA B A RICHIESTA CHIARIMENTI/ INTEGRAZIONI AFFARI LEGALI DATA BASE NO VERIFICA CORRETTEZZA ONORARI E INTERESSI PASSIVI SI COMUNICAZIONE DI EMISSIONE FATTURA OK ? ERP AGGIORNAMENTO AGENDA ELETTRONICA PER SCADENZE AGGIORNAMENTO DATA BASE INFORMATICO DATA BASE ERP 23 GESTIONE CONTENZIOSO (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (GESTIONE PARCELLE) SEGRETERIA GENERALE, PROTOCOLLO E COORDINAMENTO DELLE RELAZIONI CON GLI ALTRI ORGANI ISTITUZIONALI PROCESSO REGISTRAZIONE E PROTOCOLLO ELETTRONICO A ERP NO UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO-FINANZIARIE RICHIESTA CHIARIMENTI/ INTEGRAZIONI B ERP ERP SI VERIFICA CORRETTEZZA DATI OK? REGISTRAZIONE FATTURA E INSERIMENTO NEL FASCICOLO INFORMATICO B.4 GESTIONE LIQUIDAZIONE 24 GESTIONE CONTENZIOSO (A) GESTIONE FORNITORI SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (GESTIONE FONDO RISCHI) DEFINIZIONE FONDO RISCHI TRIMESTRALE INVIO RICHIESTA DEFINIZIONE FONDO RISCHI TRIMESTRALE RICHIESTA CHIARIMENTI CONDIVISIONE ANALISI ED INSERIMENTO DATI IN BILANCIO RICHIESTA DEFINIZIONE FONDO RISCHI TRIMESTRALE QUANTIFICAZION E FONDO DETTAGLIATO ANALISI DATI AMMINISTRAIVOCONTABILI DEFINIZIONE RISCHIO DI SOCCOMBENZA E QUANTIFICAZIONE FONDO DETTAGLIATO O.3 GESTIONE BILANCIO AFFARI LEGALI UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO FINANZIARIE PROCESSO EXL 25
© Copyright 2024 Paperzz
