La brochure - Software Autonoleggio

La ricerca del risultato è nel nostro DNA
OUTCOME RESEARCH SRL
Via Appia, 353 04028 Scauri (LT)
Via delle Nereidi, 29 int. 15 00121 Roma
Tel. 0771-614.686 – 614.687
fax 0771-61.46.88 06-5634.7181
www.outcomeresearch.com
[email protected]
RENT FOR ALL ©
Breve noleggio - Lungo noleggio
Noleggio con conducente
La soluzione per
i professionisti del noleggio
OUTCOME RESEARCH SRL
RENT FOR ALL © costituisce l’evoluzione su web del software RENT, presentato sul mercato in
versione multiutente locale nel 2000 e che da allora ha ottenuto numerosi riconoscimenti per la
sua completezza e linearità di gestione.
RENT FOR ALL © presenta una gestione multifiliale, assegnando automaticamente le singole
attività alla filiale di competenza attraverso il riconoscimento dell’operatore. La sicurezza è
garantita attraverso 3 livelli diversi di operatività (di cui uno di sola lettura), la verifica continua
dell’operatore attivo, il tracciamento di operazioni di modifica e registrazione nonchè l’utilizzo di
tecnologie allo stato dell’arte della tecnica.
Dalla piccolissima azienda a quella con centinaia di filiali sparse sul territorio, RENT FOR ALL ©
accompagna l’operatore in tutte le fasi del noleggio, consentendo l’emissione corretta di una
lettera di noleggio standard in pochissimi secondi pur effettuando un completo controllo sui dati
inseriti. L’utilizzo di SMS ed E-MAIL automatiche consentono di velocizzare e ottimizzare le
attività di interfacciamento con il cliente migliorando, tra l’altro, la qualità di servizio percepita
dal cliente.
La struttura di RENT FOR ALL © consente un facile accesso anche ai collaboratori esterni
(concessionarie, officine, carrozzieri, alberghi, aziende con particolari convenzioni) ognuno dei
quali opererà con i privilegi e la scontistica massima a loro assegnata in sede di definizione.
Azienda
Server Web
Outcome Research
Prenotazioni in
tempo reale
Rivenditori
Meccanici / Carrozzerie
Agenti
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Le funzioni e i menù
Clienti
Breve Noleggio
Servizi aggiuntivi
Lungo noleggio
Gestione
NCC
Assistenza
Messaggistica interna
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Garanzie
La garanzia sui nostri software non ha scadenza e i nostri tecnici lavorano continuamente per
migliorare prestazioni e funzionalità.
Più che fornitori il nostro obiettivo è quello di essere partner dei nostri clienti. Siamo pertanto
estremamente attenti non solo alla sicurezza dei dati ma anche a qualunque informazione sulla
struttura e sui progetti futuri dei nostri clienti, per cui direttamente sulla licenza d’uso sono
riportate alcune condizioni tese alla totale tutela di quanti ci concedono la propria fiducia.
•
Certificazione della sicurezza delle informazioni : gestiamo i nostri server, attività e
le informazioni di cui potremmo entrare in possesso in modo conforme alla severa
normativa internazionale ISO 27001:2005 (Gestione della sicurezza delle informazioni),
in modo conforme alla normativa ISO 9001:2000 (Gestione della qualità) nonchè in
modo conforme al D.L. 193/2006 (Codice sulla privacy)
•
Patto di riservatezza : ci impegniamo, anche per i nostri collaboratori, a tenere come
estremamente riservate e confidenziali e a non divulgare per nessun motivo informazioni
su clienti, listini, prezzi, veicoli, fatturato, struttura e dipendenti, di cui potremmo venire a
conoscenza durante le attività di manutenzione, aggiornamento e/o consulenza.
Ad esclusione di quelle prettamente tecniche, indispensabili per la determinazione dei
carichi dei server e legate al solo conteggio delle dimensioni dei database, nessuna attività
di analisi e/o statistica sui dati verrà effettuata senza il un preventivo consenso scritto.
Le attività di backup automatiche si limitano alla sola copia degli archivi senza alcuna
analisi dei dati contenuti e le copie sono conservate in modalità sicura secondo i dettami
della normativa ISO27001.
•
Copertura Assicurativa : il progetto dei nostri software e la professionalità dei nostri
tecnici, ci permettono di associare ai nostri software, quale ulteriore garanzia, una
polizza assicurativa stipulate con primarie compagnie capace di garantire i nostri clienti da
qualunque danno commerciale possano subire attraverso l’uso dei nostri software.
Il Listino
RENT FOR ALL © prevede l’utilizzo di quattro listini diversi e autonomi tra loro, ognuno con
classi alfanumeriche che vanno da AA a 99, e ciascun veicolo può essere assegnato o meno a
ciascuno dei listini, anche con classi diverse.
In questo modo è possibile gestire compiutamente qualunque tipo di veicolo o richiesta:
autovetture, furgoni, furgoni frigo, auto lusso o con servizi particolari, moto, ecc. con listino base
o in convenzione. Il tutto per gestire qualunque opportunità offerta dal mercato.
Ciascun listino prevede per ogni classe diversi livelli di tariffe:
1. oraria (con possibilità di specificare i costi da 1 a 6 ore)
2. giornaliera (con possibilità di specificare i costi da 1 a 31 giorni)
3. week-end : dal venerdi al lunedi alle 09.00 (rientro personalizzabile)
4. mini week-end : dal sabato al lunedì alle 09.00 (rientro personalizzabile)
Nel calcolo del saldo della lettera di noleggio, viene accordata al cliente una tolleranza di 1 ora ;
oltre tale termine, il software addebita automaticamente un altro giorno. Nel caso di tariffa oraria
il calcolo è al minuto o per fasce orarie.
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La Flotta
RENT FOR ALL © consente di gestire un numero illimitato di veicoli, per ognuno dei quali sono
specificate le caratteristiche tecniche nonché le periodicità delle manutenzioni.
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E’ inoltre possibile personalizzare la grafica del veicolo, in modo da presentare quella reale.
Attraverso i costi di acquisto, i costi finanziari e la previsione delle spese di gestione
(manutenzioni, assicurazioni, bolli, ecc) la procedura permette di “prevedere” i costi mensili di
ogni singolo veicolo, consentendo quindi di ottenere un obiettivo minimo di noleggio che sommato
ad un importo di vendita presunto, fornisce un’ipotesi di utile lordo globale per ciascun
autoveicolo.
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La scheda finanziaria fornisce inoltre in maniera rapida, automatica e intuitiva informazioni
riguardo i costi e i ricavi generati da ogni singolo automezzo. Analoga ricerca può essere
effettuata per tutta l’azienda o per singola filiale.
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Analisi di dettaglio del fatturato
L’anagrafica clienti
La scheda anagrafica del cliente, oltre a consentire la registrazione dei dati del cliente e necessari
alla fatturazione del servizio, effettua il controllo sull’immissione delle informazioni relativi
ai documenti, alle date di rilascio e alle loro scadenze, non permettendo l’emissione della lettera
di noleggio qualora essi non siano congrui (soggetti troppo giovani o patenti scadute o dati
incompleti).
In questo modo vengono limitati gli errori più comuni che gli operatori di solito commettono nella
compilazione delle lettere di noleggio.
Ad ogni anagrafica è possibile associare un listino di riferimento, un eventuale ulteriore sconto
base nonché l’agente a cui riconoscere le provvigioni.
Ovviamente, se il cliente è già noto, è sufficiente selezionare la sua scheda anagrafica e procedere
direttamente con l’emissione della lettera di noleggio; verranno comunque effettuati nuovamente
i controlli sulle date di scadenza dei documenti archiviati.
Per ogni conducente è possibile l’archiviazione elettronica delle patenti, da utilizzare sia per il
riconoscimento che nella gestione degli eventuali verbali:
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La lettera di noleggio
La lettera di noleggio può essere emessa direttamente dall’anagrafica del cliente o trasformando
una prenotazione effettuata.
A questo punto è sufficiente indicare/confermare la data di uscita e quella di previsto rientro e il
sistema, calcolerà automaticamente tutti i costi e sarà immediatamente disponibile la lettera di
noleggio.
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L’operatore potrà comunque personalizzare la lettera modificandone le tariffe e/o le opzioni,
sempre nel limite della scontistica massima a lui permessa..
La lettera di noleggio è quindi completa e pronta per essere stampata. Come si può notare la sua
compilazione ha richiesto pochissime operazioni all’operatore, che può pertanto concentrarsi sul
servizio da rendere al cliente.
La lettera di noleggio così ottenuta può essere stampata direttamente su un foglio A4 bianco; i
questo caso il sistema provvederà anche a stampare le fincature e i loghi. Sul retro andranno
stampate le “Condizioni Generali di Noleggio.
In aggiunta alla lettera di noleggio RENT FOR ALL © consente di stampare la “scheda check
out” da far firmare al cliente ed evitare quindi eventuali contestazioni:
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L’offerta al cliente e la prenotazione
Una volta impostato correttamente il listino e la flotta, calcolare e presentare un’offerta è
un’operazione immediata che consente all’operatore di concentrarsi sulle richieste del cliente e
non sull’uso del software.
E’ infatti sufficiente inserire la classe del veicolo, la data di prevista uscita e quella di previsto
rientro e il software genera automaticamente un’offerta.
All’accettazione da parte del cliente dell’offerta, sarà sufficiente trasformare la stessa in
prenotazione (specificando la targa del veicolo) e quindi ottenere automaticamente la lettera di
noleggio al momento dell’uscita.
Per semplicità operativa, la scheda dell’offerta ricalca quella della lettera di noleggio.
Il planning
L’insieme delle lettere di noleggio e delle prenotazioni consentono di ottenere il planning delle
attività, che viene automaticamente generato dal sistema.
In funzione delle attività svolte, il planning può essere richiesto mensile o giornaliero.
Il planning mensile:
Il planning giornaliero:
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SMS ed E-mail
Il sistema è in grado di generare e inviare automaticamente SMS ed E-MAIL ai clienti:
• dalle prenotazioni , per la conferma e/o annullamento delle stesse
• dagli elenchi delle lettere di noleggio per il memo del rientro.
• dalla gestione delle fatture per il sollecito dei pagamenti
SMS ed E-MAIL sono generate in maniera personalizzata per ogni cliente e, gli SMS, non
richiedono l’uso di cellulari dedicati in quanto utilizzano funzioni internet; è sufficiente
acquistare un pacchetto di SMS prepagato, e il servizio è immediatamente attivo.
RENT FOR ALL © e il sito web
Qualora ai nostri tecnici venga affidata la realizzazione e/o la manutenzione dei siti internet,
RENT FOR ALL © è inoltre in grado di generare aree riservate per i clienti, contenenti
informazioni sulle lettere di noleggio aperte, le fatture emesse e le prenotazioni effettuate.
E’ inoltre possibile acquisire da sito web le prenotazioni e/o consentire agli utenti di ottenere
preventivi in base ai listini in vigore al momento.
Le statistiche
All’interno del software sono presenti alcune utili statistiche per il controllo dell’andamento dei
fatturati.
Gli archivi di , RENT FOR ALL © sono comunque organizzati per la realizzazione di qualunque
statistica, anche di tipo estemporaneo; le statistiche di tipo “una tantum” possono anche essere
richieste ai nostri tecnici come servizio aggiuntivo.
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Altre funzioni presenti in RENT FOR ALL ©
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Gestione di prese e consegne in luoghi diversi con funzioni di controllo dell’ubicazione
corrente degli autoveicoli
Emissione automatica delle risposte ai verbali relative alle eventuali multe, con
indicazione del conducente e dei dati di noleggio.
Fatturazione di prestazioni/prodotti/spese extra-noleggio (multe, vendite di
autoveicoli, ecc.)
Fatturazione automatica mensile dei canoni di lungo noleggio
Elenco generale delle lettere di noleggio: (anche per singola filiale) consente di
consultare l’archivio delle lettere di noleggio ed eventualmente di aprirle. La funzione, oltre
a costituire il brogliaccio delle attività, risulta particolarmente utile per verificare se tutti i
servizi sono stati fatturati, controllare i dati inseriti, ristampare le fatture, ecc.
Elenco noleggi aperti: per verificare velocemente i noleggi in corso, i conducenti , i loro
recapiti telefoni. La funzione viene di solito utilizzata anche per ricercare le lettere di
noleggio al momento dei rientro degli autoveicoli.
Ricerca noleggio per data: a partire dalla targa dell’autoveicolo consente di ricercare la
lettera di noleggio che lo impegnava in un determinato giorno. Funzione utile nel caso di
multe, incidenti, ecc.
Gestione delle manutenzioni: per memorizzare le manutenzioni e i relativi costi
sostenuti per ciascun veicolo
Gestione delle fatture e dei pagamenti, suddividendole in fatture del noleggio a breve
con i canoni del lungo noleggio.
Calcolo delle provvigioni
CRM (Customer Relationship Management) per il completo controllo e fidelizzazione
del cliente.
Backup degli archivi, con invio del file all’utente
Esportazione dati verso software di contabilità generale
Calcolo del codice fiscale
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