Gestione assenze - assistenza

COMUNICAZIONE
PER DIRIGENTE SCOLASTICO E REFERENTI REGISTRO ELETTRONICO
PROVIAMO A CHIARIRE LE IDEE SULLE ASSENZE
Questa comunicazione vuole spiegare al meglio le operazioni che ogni docente deve svolgere per gestire le
assenze. Non pretendiamo che venga cambiata la modalità di lavoro che è già in essere nella scuola, ma
soltanto precisare meglio le operazioni che i docenti possono eseguire, per avere il conteggio corretto del
monte ore di ogni singolo alunno, per le proprie materie, a fine quadrimestre per lo Scrutinio.
Nel Registro del Docente, nel tasto Assenze, l’insegnante potrà visualizzare in tempo reale il numero di
assenze per materia di ogni singolo alunno.
CONTEGGIO MONTE ORE ASSENZE
Le Scuole, a seconda delle proprie esigenze, hanno due possibilità per il conteggio delle ore di assenza.
OPZIONE 1 – Sistema legato e consequenziale. (attivata di default dal sistema)
AZIONE
I docenti firmano nel modo corretto, nelle proprie ore di lezione o comunque mantenendo l’ordine delle
lezioni dettate dall’orario.
Le assenze che vengono inserite in una determinata ora si riversano in automatico nelle ore successive.
CONSEGUENZA.
Il conteggio delle ore di assenza sulla singola materia per ogni alunno sarà quantificato in modo esatto.
OPZIONE 2 – Sistema slegato.
AZIONE
I docenti firmano al di fuori delle ore di lezione e non secondo la cronologia dell’orario.
CONSEGUENZA.
Il conteggio delle ore di assenza sulla singola materia per ogni alunno potrebbe NON rispettare il calcolo
corretto.
SOLUZIONE OPZIONE 2.
Ogni docente può firmare il registro senza rispettare l’orario.
Due le possibili scelte da parte delle scuole:
Situazione A (di default configurata dal sistema) – REGEL importa nelle ore successive le assenze, ma
vanno monitorate ora per ora. In caso contrario potrebbero sorgere errori di calcolo se non controllate e
corrette le assenze sbagliate.
Situazione B (la scuola deve richiederla) - REGEL in questo caso non importa nelle ore successive le assenze,
pertanto ogni docente dovrà inserire sempre ad ogni ora di lezione gli alunni assenti.
LE OPERAZIONI CHE IL DOCENTE DEVE SVOLGERE
PER I TASTI FIRMA REGISTRO E ASSENZA
SIA SE SI UTILIZZA REGEL CON L’ OPZIONE 1 CHE CON L’ OPZIONE 2
(Queste indicazioni sono visualizzabili anche in Informazioni
all’interno del tasto Firma Registro)
FIRMA REGISTRO
Selezionare dal menù a tendina l’ora. Selezionare la materia dal secondo menù a tendina.
In caso di supplenza o compresenza, spuntare i relativi check-box (o in caso di personalizzazione i check-box
che sono stati aggiunti Es. Mensa). Cliccare sul tasto Firma.
La firma comparirà nell’elenco sottostante in corrispondenza all’ora firmata. Successivamente nella sezione
di destra è possibile assegnare le assenze.
Per una migliore visualizzazione del tasto FIRMA REGISTRO è possibile allargare o accorciare verso destra o
sinistra le due sezione tramite lo specifico cursore
Con il mouse passare sulla linea che divide la sezione per la firma a sinistra e la sezione per inserire gli
alunni assenti sulla destra; apparià il cursore sopra indicato, tenendo premuto il mouse è possibile scorrere
verso destra o sinistra a seconda delle proprie esigenze.
Nell’immagine sotto si visualizza il cursore
ASSENZE (colonna di destra)
In corrispondenza dell’ora in cui il docente ha firmato, si aggiungono le assenze cliccando la cella in
correlazione della riga dell’alunno sulla colonna Tipo Assenza.
N.B. Le assenze che vengono inserite in una determinata ora vengono importate in automatico nelle ore
successive. Il docente in corrispondenza della propria ora può modificare il Tipo di assenza.
Esempio.
Alunni assenti: Alunno Verdi e Alunno Rossi.
1° ora di lezione
L’insegnante della prima ora segna i due alunni che sono assenti dopo aver firmato l’ora di lezione.
2° ora di lezione
L’Alunno Rossi entra a scuola.
L’insegnante della seconda ora dopo aver fatto la firma cambia il Tipo di assenza da A (Assenza) a R
(Ritardo). All’alunno Rossi sarà conteggiata l’assenza nella prima ora, mentre dalla seconda ora in poi
l’alunno sarà presente e non verrà conteggiata nessuna ora di assenza.
LEGENDA e FUNZIONAMENTO TASTI COLONNA TIPO ASSENZA
Premessa. La colonna Tipo Assenza nel tasto Firma Registro è interconnessa con il tasto Giustifica Assenti.
Le operazioni svolte in fase di firma, con l’attribuzione delle assenze agli alunni, vengono gestite dal tasto
Giustifica Assenti.
OPERAZIONE
A = Assenza
AG = Assenza Giustificata
R = Ritardo
RG = Ritardo Giustificato
U = Uscita
UG = Uscita Giustificata
CONSEGUENZA
L'alunno deve portare la giustifica e
l'ora viene conteggiata nel monte ore.
L'alunno non deve portare la giustifica
e l'ora non viene conteggiata
L'alunno deve portare la giustifica e
l'ora NON viene conteggiata nel monte
ore
L'alunno non deve portare la giustifica
in quanto la scuola è a conoscenza del
ritardo dell'alunno e l'ora non viene
conteggiata.
L'alunno esce senza giustificare e nelle
ore successive risulterà "A-Assenza"
L'alunno non deve portare la giustifica
in quanto la scuola è a conoscenza
dell'uscita dell'alunno nelle ore
successive diventerà A (Assenza)
TASTO
GIUSTIFICA
ASSENTI
Alunno trascritto nella
colonna “Alunni da
giustificare” (Alunni
visualizzati in rosso)
Alunno trascritto nella
colonna “Alunni Giustificati”
(Alunni visualizzati in verde)
Alunno trascritto nella
colonna “Alunni da
giustificare” (Alunni
visualizzati in rosso)
Alunno trascritto nella
colonna “Alunni Giustificati”
(Alunni visualizzati in verde)
Alunno trascritto nella
colonna “Alunni da
giustificare” (Alunni
visualizzati in rosso)
Alunno trascritto nella
colonna “Alunni Giustificati”
(Alunni visualizzati in verde)
CONTEGGIO
MONTE ORE
SI
NO
NO
NO
NO
NO
N.B.: PER LE S CUOLE CHE VOGLIONO MIGLIORARE LA GESTIONE DELLE ASSENZE
Nel tasto Firma Registro, colonna Tipo Assenza, nel menù a tendina, le scuole possono scegliere di integrare
le seguenti voci, inviando una richiesta a [email protected] con oggetto “INTEGRAZIONE COLONNA
TIPO ASSENZA – FIRMA REGISTRO”
OPERAZIONE
RCG = Ritardo CON
Giustifica
UCG = Uscita CON Giustifica
CONSEGUENZA
L'alunno non deve portare la giustifica
in quanto la scuola è a conoscenza del
ritardo dell'alunno e l'ora non viene
conteggiata
L'alunno esce con la giustifica e nelle
ore successive diventerà A (Assenza)
TASTO
GIUSTIFICA ASSENTI
CONTEGGIO
MONTE ORE
Alunno trascritto nella
colonna “Alunni Giustificati”
(Alunni visualizzati in verde)
NO
Alunno trascritto nella
colonna “Alunni Giustificati”
(Alunni visualizzati in verde)
NO
GIUSTIFICA ASSENTI
Specifichiamo che questo tasto non fa calcoli riguardo alle ore di assenza degli alunni.
Nella colonna di sinistra sono visualizzati in rosso gli alunni che devono giustificare, mentre nella colonna di
destra gli alunni che sono stati giustificati per il periodo di tempo compreso tra l’indicazione dei due
calendari. E’ possibile selezionare dai calendari l’intervallo di tempo nel quale si vogliono visualizzare gli
alunni che hanno giustificato.
Selezionare l’alunno e poi il tasto Giustifica
nella barra del menù di funzione e accedere ai dati per
comprovare la giustica. I campi Alunno, Data Assenza e Tipo Assenze
* Il campo Tipo Assenza è fisso se è già stato inserito nel tasto Firma Registro, in modo diverso se non è
stato inserito nessun parametro è possibile scegliere la tipologia d’assenza.
N.B.:
IL NOSTRO CONSIGLIO PER AVERE UNA GESTIONE DELLE ASSENZE SCRUPOLOSA
La modalità per la compilazione delle assenze sopra descritta è precisa, semplice ed efficace.
Pertanto le Scuole che stanno compilando le assenze con le spunte nel tasto Firma registro, possono
richiedere il cambio con la modalità del menù a tendina, inviando una richiesta a [email protected]
con oggetto “MODIFICA COMPILAZIONE ASSENZA CON COLONNA TIPO ASSENZA MENU’ A TENDINA –
FIRMA REGISTRO”.

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