SMV03-OU76KB-01(M090630) 人事給与 V03L10 給与基本導入マニュアル）解説書まえがき ◆本マニュアルの目的本システムは、企業運営に不可欠な給与業務の省力化・合理化を目的とし、同時に使い易さをも追求した高度なパッケージソフトウェアです。本マニュアルは、本システムをお買い上げいただいてから、実際に業務処理を行うまでの導入作業を説明しています。なお、本マニュアルは、次の製品を対象としています。 ■ GLOVIA smart 人事給与ＢＰ給与基本 V03L10 このﾏﾆｭｱﾙは、給与基本ｼｽﾃﾑの解説書です。項目拡張ｵﾌﾟｼｮﾝをご使用のお客様は、「基本ｼｽﾃﾑ+項目拡張ｵﾌﾟｼｮﾝ」用の解説書をご利用ください。 ◆本マニュアルの一覧本システムは以下のマニュアルを提供しています。マニュアル名導入マニュアル）解説書（本書）導入マニュアル）登録票運用マニュアルインパクトプリンタ設定ガイド給与情報一括入力ガイド支給実績ファイル作成機能ガイド社会保険届書作成ガイドＮＥＮＫＩＮ−ＤＣ／人事システム連携ガイド GLOVIA smart SOA連携ガイド記載内容本システムをご購入いただいてから実施に業務を行うまでのセットアップ作業を説明しています。本システムをご使用いただく上で必要な入力原票集です。導入マニュアル）解説書と一緒にお使いください。本システムを使って業務を進める上での手順や注意点を説明しています。本システムで使用する専用帳表をインパクトプリンタに印刷するために必要な、プリンタとシステムの設定を説明しています。本システムへ連絡票データを一括入力する機能について説明しています。本システムで算出した計算結果をテキストファイル形式データに出力する機能について説明しています。社会保険事務所への届出をＦＤで行う際の手順について説明しています。企業型確定拠出年金システム「NENKIN-DC／人事」への連携データ作成手順を説明しています。 GLOVIA smart SOA連携機能を使用する場合の、運用手順等について説明しています。使用タイミング本システム導入時本システム導入時本システム運用時本システム運用時インパクトプリンタ使用時一括入力機能使用時実績ファイル出力機能使用時ＦＤ作成時連携データ作成時 SOA連携機能使用時 ◆本マニュアルの読者本マニュアルは、給与システムの導入を担当される方を対象としています。本マニュアルを参照することによって、給与システムの導入時に登録すべき内容を理解できます。 ◆本マニュアルの構成本マニュアルは、次の構成になっています。 ◆第1 章システムを使いはじめる前にこの章では、本システムであらかじめ知っておいていただきたいことについて説明します。 All Rights Reserved, Copyright © FUJITSU KYUSHU SYSTEMS LIMITED 2009- ◆第2 章導入作業とはどんなものでしょうこの章では、導入作業の全体の流れを説明します。 ◆第3 章導入作業の前にこの章では、基本システムを導入するために最低限必要なことについて説明します。 ◆第4 章登録票を記入しましょうこの章では、給与情報システムにおいて提供された登録票の記入順序、及び記入概要について紹介します。 ◆第5 章登録を始める前にこの章では、本システムの操作方法について説明します。 ◆第6 章さあ、データを登録しましょうこの章では、実際にデータを登録する方法について紹介します。 ◆第7 章さあ、併行運用を行いましょうこの章では、併行運用の方法について説明します。 ◆表記上の約束本マニュアルでは、説明上、次に示すマニュアル名称、略称および記号を使用しています。マニュアル名称 ● マニュアル中で、自身を参照する場合は、『本マニュアル』と記述します。略称ソフトウェアの略称について ●GLOVIA smart 人事給与ＢＰ給与基本を「基本システム」と表記しています。 ●GLOVIA smart 人事給与ＢＰ人事基本を「人事システム」と表記しています。 ● Microsoft® Excel® を「Excel」と表記しています。オペレーティングシステムの略称について ● 次に示すオペレーティングシステムを総称して「Windows 2000」と記述しています。 ― Microsoft(R) Windows(R) 2000 Professional operating system ― Microsoft(R) Windows(R) 2000 Server operating system ― Microsoft(R) Windows(R) 2000 Advanced Server operating system ● 次に示すオペレーティングシステムを総称して「Windows Server 2003」と記述しています。 ― Microsoft(R) Windows Server(R) 2003, Standard Edition ― Microsoft(R) Windows Server(R) 2003, Enterprise Edition ● 次に示すオペレーティングシステムを総称して「Windows Server 2008」と記述しています。 ― Microsoft(R) Windows Server(R) 2008, Standard Edition ― Microsoft(R) Windows Server(R) 2008, Enterprise Edition ● 次に示すオペレーティングシステムを総称して「Windows XP」と記述しています。 ― Microsoft(R) Windows(R) XP Professional operating system ― Microsoft(R) Windows(R) XP Home Edition operating system ● 次に示すオペレーティングシステムを総称して「Windows Vista」と記述しています。 ― Microsoft(R) Windows Vista（R） Ultimate ― Microsoft(R) Windows Vista（R） Enterprise ― Microsoft(R) Windows Vista（R） Business ― Microsoft(R) Windows Vista（R） Home Premium ― Microsoft(R) Windows Vista（R） Home Basic ● Windows 2000、Windows Server 2003、Windows Server 2008、Windows XP、およびWindows Vistaを総称して、「Windows」と表記しています。 All Rights Reserved, Copyright © FUJITSU KYUSHU SYSTEMS LIMITED 2009- 記号本マニュアルでは、次に示す記号を使用しています。記号用途特に注意が必要とすること、又は、必ず行わなければならないことを記述します。本文の理解を深めるために、参考になる内容を記述しています。本文の詳細説明が記述されている、別の章・節を示します。知っておくと便利なことを記述します。【】画面上に表示されるもの（ウィンドウ、メニュー、コマンド、ボタン）の名称や、キーボードのキーなどを示します。「参照してほしいマニュアルの記述を示します。」画面上の入力項目やその値を示します。 ◆輸出管理規制について本ドキュメントを輸出または提供する場合は、外国為替および外国貿易法および米国輸出管理関連法規等の規制をご確認の上、必要な手続きをおとり下さい。 ◆改版履歴 2009 年 4 月初版 ◆登録商標 GLOVIAは日本およびその他の国における富士通株式会社の登録商標または商標です。 Business Professionalは、株式会社富士通九州システムズの日本国内における登録商標です。 Microsoft、Windows、Windows NT およびWindows Server またはその他のマイクロソフト製品の名称および製品名は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における商標または登録商標です。その他の会社名および製品名は、それぞれの会社の商標もしくは登録商標です。 Microsoft Corporation のガイドラインに従って画面写真を使用しています。その他、会社名、製品名、名称等の固有名詞は各社の登録商標または商標です。本資料に記載されているシステム名、製品名称等には、必ずしも商標表示を付記していません。お願い ● 本書を無断で他に転載しないようお願いします。 ● 本書は予告なしに変更されることがあります。 All Rights Reserved, Copyright © FUJITSU KYUSHU SYSTEMS LIMITED 2009- 目第１章１．１１．２第２章２．１第３章３．１第４章４．１第５章５．１第６章次システムを使いはじめる前に本システムではこんなことができます …………………………………………… 組織図を使った運用について ……………………………………………………… 導入作業とはどんなものでしょう導入作業の手順を確認しましょう ………………………………………………… 導入作業の前に …………………………………………………………… 登録票を記入しましょう登録票はこの順序で記入します …………………………………………………… 登録を始める前に７．１７．２７．３ 17 18 20 22 23 24 …………………………………………………………… さあ、データを登録しましょう６．１データの登録を行うには …………………………………………………………… ６．１．１人事システムデータの取込み ……………………………………………… ６．１．２給与システムへのデータ登録 ……………………………………………… ６．２詳細な設定を行うには ……………………………………………………………… 第７章 7 10 19 導入の準備作業について基本操作を覚えましょう 6 さあ、併行運用を行いましょう併行運用とは？ ……………………………………………………………………… 併行運用の前に ……………………………………………………………………… 併行運用をしましょう ……………………………………………………………… 25 40 41 41 42 44 45 46 47 51 第1章システムを使い始める前に本章では、本システムであらかじめ知っておいていただきたいことについて説明します。 1.1 1.2 本システムではこんなことができます組織図を使った運用について 6 1.1 本システムではこんなことができます ■ 月例給与（1）システムの概要について月例給与計算業務のシステムであり、月々に発生する勤怠データなどの入力から月例給与の帳表作成までを行います。（2）運用の特徴について z 毎月発生する勤怠情報と毎月変動する手当・控除の金額を【勤怠／変動情報入力】から入力します。月ごとの変動のない固定的金額は社員情報に格納しておきます。 z １カ月分の給与情報から支給額、税額、控除額および差引支給額などを計算します。 z 給与支給額、賃金台帳、給与処理状況（勤怠／変動未入力者、未計算者、マイナス支給者）を画面で照会することができます。 z 計算結果を元に帳表を作成します。 z 【アルバイト者給与情報入力】は一般の月例給与計算者とは別に給与計算を行うときに使用します。入力した項目のみで支給額を算出します。 ■ 賞与計算（1）システムの概要について賞与計算業務のシステムであり、賞与決定額の入力から賞与計算の帳表作成までを行います。（2）運用の特徴について z z z z 賞与決定額と賞与時の手当および控除額を【賞与決定額入力】から入力します。賞与情報から支給額、税額、控除額および差引支給額を計算します。所得税（賞与税）は、賞与に対する源泉徴収税額の算出率の表に基づき算出します。賞与支給額、賃金台帳、賞与処理状況（賞与決定額未入力者、未計算者、マイナス支給者）の画面で照会することができます。 z 計算結果を元に帳表を作成します。 z 賞与支払届について、ＦＤによる届出用ファイルを作成します。 ■ 臨時手当（1）システムの概要について年３回までの不定期の支給を行うシステムであり、臨時手当の入力から臨時計算の帳表作成までを行います。（2）運用の特徴について z z z z 臨時手当とその他の手当および控除額を【臨時決定額入力】から入力します。臨時手当情報から支給額、税額、控除額および差引支給額を計算します。所得税は、賞与に対する源泉徴収税額の算出率の表に基づき算出します。臨時支給額、賃金台帳、臨時処理状況（臨時手当未入力者、未計算者、マイナス支給者）を画面で照会することができます。 z 計算結果を元に帳表を作成します。 z 賞与支払届について、ＦＤによる届出用ファイルを作成します。 7 ■ 年末調整（1）システムの概要について年間の給与総支給額から年税額を算出し、既に徴収した源泉徴収額との過不足額を求めるシステムであり、源泉徴収票など年末調整関連帳表の作成までを行います。（2）運用の特徴について z 月例給与、賞与計算、臨時計算で既に算出済の総支給額などを【年末調整記入票】に印刷します。 z 【年末調整記入票】をもとに支給額への修正額（調整額）と生命保険料などの申告分（システムで控除していない分）を【年末調整情報入力】にて入力します。 z 年調累計データ（月例、賞与、臨時分の年間給与支給額）と記入票からの入力データにより、当年支払うべき年税額を算出します。 z 年税額と源泉徴収額から過不足額を求めます。 z 源泉徴収票、年末調整票、賃金台帳、還付金明細書、年末調整処理状況（年調情報未入力者、年税額不足者、退職者）を画面で照会することができます。 ■ 社会保険（1）システムの概要について健康保険料、厚生年金保険料、厚生年金基金の社会保険料について、標準報酬月額を算出し、算定基礎届と月額変更届を作成します。また、保険料改定時には算出した修正平均額、標準報酬月額に従い、新保険料を社員情報に登録します。（2）運用の特徴について 1) 定時決定の運用 z 報酬、報酬月額、標準報酬月額を算出します。また、算定基礎届を印刷します。 z 新保険料登録処理にて新保険料を算出し、月例給与システムにて１０月（または９月）の給与より新保険料で控除します。 2) 随時改定の運用 z 改定対象者を判定し、報酬、報酬月額、標準報酬月額を算出します。また、月額変更届を印刷します。 z 新保険料登録処理にて新保険料を算出し、月例給与システムにて給与改定５ヶ月目（または４ヶ月目）より新保険料で控除します。 3) 標準報酬月額保険料額表が改定された場合 z 新しい料額表の金額を入力後に、社会保険料一括登録処理で新しい保険料額表から新保険料を求めます。 4) 算定基礎届・月額変更届について、ＦＤによる届出用ファイルを作成します。（3）他システムとの関連について z 社会保険料等の算出に必要な算定対象月の給与支給額、勤怠情報を月例給与システムから受け取ります。また、社会保険システムにより算出された保険料、報酬月額、修正平均額、等級、改定年月を新保険料適用月に社員情報に更新します。 z 月例給与システムでは、社員情報の健康保険標準報酬月額（または修正平均額）により健保・厚年保険料月額表を毎月検索しており、健康保険料と介護保険料については変動者の保険料を書き換えます。 z 月例給与システムにて保険料を控除します。 z 給与改定システムにより算出された昇給差額を、社会保険システムに通常給外の報酬として自動的に渡します。 8 ■ 給与改定（1）システムの概要について給与改定の運用は、給与の昇給、降給等の変動があり、その改定の決定時期と実施月に差がある場合に、その差額を算出するものです。新賃金体系で給与の支払を開始する月の月例給与計算を行う前に処理します。新給与情報と旧給与情報から昇（降）給差額を算出し、昇給差額明細表等を作成します。（2）運用の特徴について z 新給与、新単価を【給与改定情報入力】から入力します。 z 昇（降）給実施月の月例給与計算処理を実施する前に、給与改定計算処理により改定月と実施月の昇給差額を算出します。 z 昇給差額を、支給明細書イメージで画面から照会できます。また、処理状況も画面から照会できます（給改処理対象外、昇給差額マイナス支給者）。 z 昇給差額明細表や計算基礎単価通知書など、各種帳表を印刷します。（3）他システムとの関連について z 差額算出に必要な差額算出対象月の給与情報や勤怠情報を月例給与システムから受け取ります。また、実施月の月例給与に昇給差額を渡します。 z 【給与改定情報入力】より入力した新給与情報は、社員情報に即座に登録されます。 z 給与改定システムにより算出された昇給差額を、社会保険システムに通常給外の報酬として自動的に渡します。 ■ その他（1）システムの概要について運用条件やコード／名称情報、社員情報、機密保護情報、保険情報等が登録できます。（2）特徴について 1) 2) 3) 4) 5) 6) 運用条件 z 初期値が設定してありますので、御社の給与規定に合わせて変更を行います。コード／名称情報 z 給与で使用する項目名称を管理します。 z 所属名、銀行名、自治体名、健康保険記号および厚生年金記号、役職名を管理します。社員情報 z 社員の基本情報や賃金情報等を登録します。 z 社員が休職、復職、出向、退職した場合も状態を管理できます【雇用形態の設定】。機密保護情報 z 機密保護設定を行うことで、本システムにおける利用者の限定、また利用者ごとに操作レベル（情報登録、照会等）の設定ができます。保険情報 z 生命保険や損害保険において、社員／契約毎の個別明細管理を行うことができます。システム管理 z 何らかの事情（電源ダウン等）によりシステムが異常終了した場合には、操作履歴照会により実行されたプログラム名およびエラー内容を表示し、内容によってはシステムリカバリ処理にて対応します。 9 1.2 組織図を使った運用について本システムでは、組織図を使った運用を行います。組織図に従い、データ入力／帳表印刷／画面照会等の処理を行います。また、組織図を適切に活用することで、さまざまな単位での帳表印刷や画面照会を行うことが可能になります。 ■ 組織図と組織図レベル通常、企業ではさまざまなセクション、すなわち所属が存在し、それらの所属は次のような会社組織を形成し、日々の企業活動が行われています。組織図と組織図レベルの構成例を以下に示します。ﾚﾍﾞﾙ1 ﾚﾍﾞﾙ2 ﾚﾍﾞﾙ3 ﾚﾍﾞﾙ4 ﾚﾍﾞﾙ5 ｼｽﾃﾑ全社東京本社営業本部第一営業部ｼｽﾃﾑ営業課 ∼ ﾚﾍﾞﾙ10 ｼｽﾃﾑ販売課第二営業部販売推進課販売促進課総務本部総務部総務課経理課人事課大阪支店関西営業部営業部関西販売課大阪販売課本システムでは、このような会社組織の構造にしたがった“組織図”を作成します。また、会社組織は枝分かれしながら、部・課というようにだんだん細かく分かれていき、細かくなるにつれて組織図上の階層も深くなります。この階層を“組織図レベル”と呼びます。本システムは、この組織図レベルを指定することで、任意の所属単位での帳表印刷を行います。組織図を管理する上で、ある所属から見た場合に、その所属と従属関係をもち、その所属より組織図上深い階層にある所属（上の例では“営業本部”から見た“第一営業部”など）を次のように呼びます。 “下位レベルの所属”または“下位所属” 逆に、その所属より組織図上浅い階層にある所属（上の例では“営業本部”から見た“東京本社”）を次のように呼びます。 “上位レベルの所属”または“上位所属” 10 ■ システム全社について＜システム全社とは＞組織図は、レベル０１∼レベル１０までの１０階層の組織を管理します。レベル０１の階層は常に１所属のみで、会社組織全体を意味しています。このレベル０１の所属を“システム全社”と呼びます。＜システム全社の設定＞システム全社の所属コードは“Ｚ０００”固定になっています。運用上このシステム全社の所属コードを意識する必要はありません。 ■ 組織図作成前の確認事項組織図に登録する所属は、事前に【所属コード登録】する必要があります。また、社員は必ず所属に属する必要があります。社員情報登録時は、所属コードの入力を行ってください。 ■ 基本組織図と補助組織図本システムでは、複数の組織図を管理します。それぞれの組織図を区別するための区分として“組織図番号”があり、組織図番号が“００”のものを“基本組織図”と呼びます。基本組織図以外の組織図は“補助組織図”と呼びます。（１）基本組織図基本組織図とは、会社の実際の組織体系に基づいた組織図です。社員が属する所属は、すべて登録します。本システムでは利用者が特に指定しない限り、この基本組織図を用いて帳表印刷／画面照会の処理を行います。本システムで組織図を使った運用をする場合、基本組織図は必ず登録する必要があります。（２）補助組織図補助組織図とは、業務運用に合わせて利用者が任意に登録する組織図です。集計用の所属として、実在しない（基本組織図上に存在しない）所属を登録することもできます。ただし、この集計用の所属は、事前に所属コード登録する必要があります。組織図番号“０１”∼“９９”まで、９９件の補助組織図が設定できます。給与支給明細書等の個人への配付や事業所単位に所轄税務署が異なる場合は、会社組織体系とは異なった組織図が必要とされます。そういった場合に補助組織図を使用します。＜本店と支店がある場合＞ “本店”“支店”などの単位を所属として見ます。＜各地に事業所がある場合＞所轄税務署単位に各事業所をそれぞれ所属として組織図に登録します。ただし、所属を細分化しすぎると、所属ごとの帳表を印刷する場合に帳表のページ数が増えることになります。必要以上の細分化は行わないようにしましょう。運用の際、基本組織図／補助組織図の選択が可能な処理一覧を下記表に示します。下記以外の処理は、基本組織図を参照します。参照可能な組織図基本組織図と補助組織図処理・帳表印刷処理・データ出力処理 11 基本組織図と、それを組み替えた補助組織図の設定例を以下に示します。＜基本組織図＞ｼｽﾃﾑ全社管理本部東京管理部第一営業部工場管理部大阪管理部仙台管理部福岡管理部営業本部東京営業部大阪営業部製造本部東京製造部工場製造部仙台製造部福岡製造部＜補助組織図＞基本組織図を、所轄税務署単位に合わせて事業所毎に組み替えます。ｼｽﾃﾑ全社東京事業所東京管理部東京営業部東京製造部大阪事業所大阪管理部大阪営業部仙台事業所仙台管理部仙台製造部福岡事業所福岡管理部福岡製造部レベル２は補助組織図に使用する集計用の所属 ■ 画面照会／帳表印刷と組織図レベル画面照会では、組織図番号“００”の基本組織図を使用します。帳表印刷では、印刷対象の所属を“組織図番号” “組織図レベル”“所属コード”の組み合わせで指定します。“組織図番号”にはそのとき使用する組織図を設定し、“所属コード範囲”は処理対象所属の範囲をコードで設定します。“所属コード範囲”を指定せずに（全件指定されたものとみなします）“組織図レベル”だけを指定することもできます。 “組織図レベル”は改ページ単位になります。例えば１枚の帳表に複数の社員を印刷する帳表の場合、組織図レベル＝０１（システム全社）を指定した場合は全社員が改ページすることなく出力します。０１レベル以外を指定した場合は、指定したレベルで所属コードが替わるたびに改ページします。 12 ﾚﾍﾞﾙ1 ﾚﾍﾞﾙ2 ﾚﾍﾞﾙ3 ﾚﾍﾞﾙ4 ﾚﾍﾞﾙ5 ① Z000 ｼｽﾃﾑ全社 ② 10000 東京本社社長 ③ 10100 営業本部営業本部長 ④ 10110 第一営業部部長 ⑤ 10111 ｼｽﾃﾑ営業課課長社員Ａ ⑥ 10112 ｼｽﾃﾑ販売課課長社員Ｂ ⑧ 10121 販売推進課課長社員Ｃ ⑨ 10122 販売促進課課長社員Ｄ ⑫ 10211 総務課課長社員Ｅ ⑬ 10212 経理課課長社員Ｆ ⑭ 10213 人事課課長社員Ｇ ⑱ 20111 関西販売課課長社員Ｈ ⑲ 20112 大阪販売課課長社員Ｉ ⑦ 10120 第二営業部部長 ⑩ 10200 総務本部 ⑮ 20000 大阪支店支店長 ⑪ 10210 総務部部長 ⑯ 20100 関西営業部 ⑰ 20110 営業部部長上記構成の会社における、給与支給明細書と給与財形貸付金一覧表の出力例を示します。なお、所属コードの前の丸付き数字は、出力順を意味します。組織図を使ってシステムを運用する場合、この出力順に添って処理が進められます。＜例１：給与支給明細書＞組織図番号組織図レベル所属役職社員番号印刷順０００３ ∼ ∼ ∼ 所属・役職・社員番号順上記抽出条件で印刷した給与支給明細書は、次の順序で印刷します。 1 2 3 4 社長営業本部長第一営業部部長ｼｽﾃﾑ営業課課長 5 6 社員Ａｼｽﾃﾑ販売課課長 7 8 9 社員Ｂ第二営業部部長販売推進課課長 10 11 社員Ｃ販売促進課課長 12 13 14 社員Ｄ総務部部長総務課課長 15 16 社員Ｅ経理課課長 17 18 社員Ｆ人事課課長 19 20 21 22 社員Ｇ大阪支店支店長営業部部長関西販売課課長 23 24 25 社員Ｈ大阪販売課課長社員Ｉ給与支給明細書のように個人毎に印刷する帳表は、同一組織図内ではどのレベルを指定しても同じ出力順です。 13 ＜例２：給与支給明細書＞組織図番号組織図レベル所属役職社員番号印刷順０００４１０１２０ ∼ １０２１０ ∼ ∼ 所属・役職・社員番号順所属範囲を指定する場合、開始所属と終了所属は同じレベルの所属を指定してください。上記抽出条件で印刷した給与支給明細書は、次の順序で印刷します。 1 2 第二営業部部長販売推進課課長 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 社員Ｃ販売促進課課長社員Ｄ総務部部長総務課課長社員Ｅ経理課課長社員Ｆ人事課課長社員Ｇ所属コード範囲を指定した場合、出力対象所属は指定した所属とその所属の下位所属になります。今回の出力例の場合、 10120 とその下位所属の 10121/10122 、 10210 とその下位所属の 10211/10212/10213の７所属の社員を出力します。＜例３：給与財形貸付金一覧表＞組織図番号組織図レベル所属役職社員番号０００４ ∼ ∼ ∼ 上記抽出条件で印刷した給与財形貸付金一覧表は、次の順序で印刷します。頁１２３４５６７８９所属コード１００００１００００１０１００１０１００１０１１０１０１１０１０１２０１０１２０１０２１０所属名称東京本社東京本社営業本部営業本部第一営業部第一営業部第二営業部第二営業部総務部 10 11 12 13 14 15 １０２００２００００２００００２０１１０２０１１０総務部大阪支店大阪支店営業部営業部出力対象社員社長東京本社合計（１名）営業本部長営業本部合計（１名）第一営業部部長、ｼｽﾃﾑ営業課課長、社員Ａ、ｼｽﾃﾑ販売課課長、社員Ｂ営業本部合計（５名）第二営業部部長、販売推進課課長、社員Ｃ、販売促進課課長、社員Ｄ営業本部合計（５名）総務部部長、総務課課長、社員Ｅ、経理課課長、社員Ｆ、人事課課長、社員Ｇ総務部合計（７名）支店長大阪支店合計（１名）営業部部長、関西販売課課長、社員Ｈ、大阪販売課課長、社員Ｉ関西営業部合計（５名）総合計(２５名) 14 １．10200：総務本部や20100：関西営業部のように社員の存在しない所属は出力対象外です。２．所属／役職／社員の範囲指定を行わずに組織図番号と組織図レベルのみを指定して印刷した場合、合計ページには会社全体の合計を印刷します。 ■ 組織図を使った運用を行わない場合本システム導入時は、“組織図運用を行う”に設定されています。組織図運用を行わないお客様は、以下の手順で設定を変更してください。１．スタートボタン−【プログラム】−【GLOVIA smart 給与 BP 基本】−【セットアップ】− 【動作環境】を起動します。２．基本情報タブを選択し、 “組織図運用”を“行わない”に設定してください。組織図を使った運用を行わないお客様は、所属コードを以下のように事業所／部／課の３つのコードを組み合わせ、５桁の英数字で構成してください。事業所部課 ↓ ↓ ↓ １任意の１桁の英数字２３任意の２桁の英数字４５任意の２桁の英数字本システムでは“所属順”を選択して画面照会／帳表印刷を行うと、所属コードを昇順（小さい順）に並べて出力します。所属コードを決定する際は、その出力順を充分に考慮してください。本稼動後に組織図の使用有無を変更する場合は、それぞれ以下の点にご注意ください。組織図使用 ⇒ 未使用所属コード体系の見直しが必要です。事業所コード（１桁目）+部コード（２，３桁目） +課コード（４，５桁目）の５桁で構成した所属コードを登録してください。所属コードを変更した場合は、社員情報の所属コードも変更する必要があります。組織図未使用 ⇒ 使用【組織図登録】を実施してください。１．本システムと人事システムでは所属コードと名称を共有しています。人事システムを既に導入済の場合は、本システムから所属コード／名称を登録する必要はありません。２．組織図運用を行わないと設定している場合、【組織図登録】処理を選択すると、“組織図運用を行っていないため当処理は起動できません”とのメッセージが出力されます。 15 所属コード１００００１０１００１０１０１１０１０２１０２００１０２１１１０２１２１０２１３２００００２０１００２０１１１２０１１２事業所名東京本社東京本社東京本社東京本社東京本社東京本社東京本社東京本社関西支店関西支店関西支店関西支店部名本社営業部営業部営業部総務部総務部総務部総務部関西支部営業部営業部営業部課名システム営業システム販売総務課経理課人事課システム営業システム販売所属社員社長営業部長課長、社員Ａ課長、社員Ｂ総務部長課長、社員Ｃ課長、社員Ｄ課長、社員Ｅ支店長関西営業部長課長、社員Ｆ課長、社員Ｇ上記構成の会社における、給与財形貸付金一覧表の出力例を示します。所属役職社員番号 ∼ ∼ ∼ 上記抽出条件で印刷した給与財形貸付金一覧表は、次の順序で印刷します。頁１２３４５所属コード１００１００１０１１０１１０２所属名称本社本社東京本社営業部東京本社営業部東京本社総務部６７８９ 10 11 12 13 １０２１２００２００２０１２０１２東京本社総務部東京本社関西支部関西支部関西支店営業部関西支店営業部関西支店出力対象社員社長本社合計（１名）営業本部長、ｼｽﾃﾑ営業課長、社員Ａ、ｼｽﾃﾑ販売課長、社員Ｂ東京本社営業部合計（５名）総務部部長、総務課長、社員Ｃ、経理課長、社員Ｄ、人事課長、社員Ｅ東京本社総務部合計（７名）東京本社合計（１３名）関西支部支店長関西支部合計（１名）関西営業部長、ｼｽﾃﾑ営業課長、社員Ｆ、ｼｽﾃﾑ販売課長、社員Ｇ関西支店営業部合計（５名）関西支店合計（６名）総合計(１９名) 給与財形貸付金一覧表は部コード単位に改頁します。更に事業所コード、部コードごとに集計します。 16 第2章導入作業とはどんなものでしょう導入作業の全体の流れを説明します。 2.1 導入作業の手順を確認しましょう 17 2.1 導入作業の手順を確認しましょう本システムを運用する前に導入作業を行う必要があります。導入作業とは、利用者が導入を決定してから実際に日常業務の中で運用を開始するまでの作業全体のことです。 ■ 導入作業の流れを説明します本マニュアルでは、導入作業を大きく６つの処理ステップに分けて説明していきます。本章では、導入作業の全体の概要を把握してください。目的 z z z ① 導入作業の前に（第３章）御社で使用されている項目や名称、計算式等の分析を行います。分析結果をシステムに反映する際に使用する登録票を印刷します。コード設計における注意事項を理解します。 ↓ 目的 z ② 登録票を記入しましょう（第４章）給与規定を本システムに反映させるために、制度情報や社員情報の登録票を記入します。 ↓ 目的 z ③ 登録を始める前に（第５章）実際の登録に先駆けて、メニューや入力画面の見方や操作法について理解します。 ↓ 目的 z z ④ さあ、データを登録しましょう（第６章）実際にデータをシステムに登録します。 ②で記入した内容は、ここでシステムに登録します。 ↓ 目的 z ⑤ さあ、併行運用を行いましょう（第７章）併行運用とは、今までの運用と本システムでの運用を併行して行い、出力帳表の結果を照合することです。不明な点がある場合は、まだ本稼動できません。併行運用の期間で、運用手順や操作方法も理解します。 18 第3章導入作業の前に本章では、基本システムを導入するために最低限必要なことについて説明します。 3.1 導入の準備作業について 19 3.1 導入の準備作業について ■ 御社の項目を分析しましょう御社で使用している項目の数や名称、あるいはそれらの計算式を調べ、本システムの項目とどのように対応させるかを検討する作業です。この作業は項目名を変更する場合や、御社の給与規定を本システムに設定する場合に必要です。御社の給与業務で現在使っている項目（支給、控除、勤怠、集計）を洗い出し、分析します。その分析結果と本システムの項目とを対応づけます。 z 御社の項目の洗い出しと分析 z 本システムの項目との対応づけ洗い出した御社の項目について、表に示したポイントに留意して分析を行ってください。対象項目分析のポイント支給項目 1. 支給（控除）形態控除項目 2. 対象者勤怠項目等 3. 計算方法 4. 関連帳表項目分析の例を示します。 ■ 「導入マニュアル）登録票」を印刷しましょう「導入マニュアル）登録票」は、本システムの導入をスムーズに行える様にする為のものです。会社運用条件やコード情報、名称情報、社員情報の登録票が提供されています。これから調査する内容を記入する為に、まず「導入マニュアル）登録票」を印刷してください。 1. スタートメニューの本システムメニューより【ｵﾝﾗｲﾝﾏﾆｭｱﾙ】を選択します。 2. 「導入マニュアル）登録票」をクリック選択して、マニュアルを画面に表示します。 3. 【ﾌｧｲﾙ(F)】メニューから【印刷(P)】を選択し、全ページ印刷します。 20 ■ コードの決め方コンピュータはコードによって、人やものを管理します。つまり、社員一人一人は社員番号で、部や課の名前は所属コード、部長や課長などの役職出力順は、役職コードで判別しています。（1）すべてのコードに共通の規則コードには大きく数字だけしか登録できないものと、英数字文字も登録できるものに分かれます。その他、一般的に以下の点に注意してコードを決定してください。 z カタカナは使用できません z コードの頭や中にスペースを入れてはいけません例：' ３４５'、'１２４５' z 小文字は使用できません例：'ａｂｃｄｅ' z ０のみのコードは使用できません例：'０００００' z スペースのみのコードは使用できません例：' ' また、各コードや区分には以下のコードを使用しないようにしてください。 z ＊ z z z ， z ＃（2）主要なコードについて本システムを運用する際には、いくつかのコード情報が必要ですが、特に以下のコードについて本システムで出力する帳表の集計単位、あるいは出力順の制御に汎用的に使用します。 z 社員番号 z 所属コード z 役職コード下の表にコードの種類と使用方法を示します。コードの種類と使用方法コード名社員番号桁数６使用方法社員ごとに固有の番号（登録後変更不可）です。帳表の出力順制御に使用します。＜備考＞・帳表は社員番号の昇順に出力します。所属コード５会社の組織体系を設定します。帳表の集計単位、出力順制御に利用します。役職コード２社員ごとの役職を設定します。（注）支給／控除の対象者判定、帳表の出力順制御に使用します。＜備考＞・役職が高いほど大きな値を設定します。・帳表は役職コードの降順に出力します。注）対象者判定、出力順制御を行わない場合は、設定する必要はありません。なお、本システムで作成する振込フロッピーは全銀協フォーマットに準拠しているため、振込フロッピーを使用する場合は、所属コードは必ず数字でなければなりません。所属コードが５桁に満たない場合は、コードの先頭にゼロを詰めて５桁にしてください。例：所属コードの場合 '１２３'→'００１２３' 21 第4章登録票を記入しましょうこの章では給与情報システムにおいて提供された登録票の記入順序、及び記入概要について紹介します。 4.1 登録票はこの順序で記入します 22 4.1 登録票はこの順序で記入します登録票は、以下の順序で記入してください。１帳表用紙選択本システムで使用する帳表の用紙を決定し、登録票に記入します。 ↓ ２制度情報社会保険料率や非課税限度額などを登録票に記入します。 ↓ ３社員情報社員やアルバイト者に関する情報を登録票に記入します。 ■ 帳票用紙を決めましょう帳票用紙選択の登録票を記入します。印刷した導入マニュアル）登録票の「１章録票を使用します。登録票の質問を読みながら記入してください。帳表用紙選択」の登 ■ 制度情報の登録票を記入しましょう次に、制度情報の登録票を記入します。印刷した導入マニュアル）登録票の「２章票を使用します。以下の１０情報について記入してください。関連システム制度情報月例給与・給与雇用保険料率設定・通勤費非課税限度額設定・宿日直非課税限度額設定賞与計算・賞与健康保険料率設定・賞与厚年保険料率設定・賞与雇用保険料率設定臨時手当・臨時健康保険料率設定・臨時厚年保険料率設定・臨時雇用保険料率設定社会保険・健保・厚年保険料月額表設定制度情報」の登録 ■ 社員情報の登録票を記入しましょう社員に関する情報の登録票を記入します。記入要領は導入マニュアル）登録票の「３章社員情報」の項目説明を参照してください。記入にあたって、導入マニュアル）登録票の「９章登録票」を、必要枚数コピーして用意します。本システムの人事システムと給与システムでは、社員情報を共有しています。人事システムを既に導入済みの場合、または人事システムと同時に導入中の場合は、人事システムで登録された社員情報の一部を本システムに取り込むことができます。「運用マニュアル９章人事システムとの併用」を参照し、人事システムで管理されていない情報（給与システム独自の情報）を登録してください。１登録票名称社員情報登録連絡票２雇用形態設定連絡票３アルバイト者登録連絡票使い方社員の登録および修正用の登録票です。１社員について１枚の登録票を用意しています。導入時においては「社員情報登録連絡票」で記入した社員につき、休職または出向中の社員を記入します。アルバイト者の登録および修正用の登録票です。 23 第5章登録を始める前に本章では、本システムの操作方法について説明します。操作する場合に覚えておきたい事柄ですので、必ず確認してください。 5.1 基本操作を覚えましょう 24 5.1 基本操作を覚えましょう ■ メニューの選びかた本システムは、提供している全ての業務をメニューで示しており、全ての業務がマウスで選択するだけで行えるようになっています。以下の手順でメニューを選択します。（1）給与業務メニューの選択スタートメニューから本システム起動用の【給与業務メニュー】を実行すると、上記メニューが表示されます。給与業務メニューは、業務単位に構成されています。このため、たとえば月例給与計算業務を行いたい場合には、【給与計算】を選択します。（2）処理メニューの選択給与業務メニューから【給与計算】を選択すると、メニューが展開されます。これを“処理メニュー” と呼びます。処理メニューは各業務の運用手順に沿って構成されています。ここで行いたい処理を選択します。例えば給与支給明細書を印刷する場合は、【給与支給】処理メニューの【給与支給明細書】を選択します。 25 ■ 入力画面の見かた処理を選択すると、本システムで提供している画面が表示されます。以降、これを“入力画面”と呼びます。各メニューから表示される入力画面はそれぞれ異なりますが、基本的に以下の内容が表示されます。 z z z z z z z タイトルバー現在行っている処理の名称を表示します。メニューボタン（メニューバー）メニューボタンには【基本】【画面】【編集】等、複数の種類があります。メニューボタンを選択すると、プルダウンメニューボタンが表示されます。メニュー／プルダウンメニューボタンの構成については、「メニュー／プルダウンメニューボタンの構成・役割一覧」を参照してください。プルダウンメニューボタン処理の選択を行う場合に使います。プルダウンメニューボタンの役割については、「メニュー／プルダウンメニューボタンの構成・役割一覧」を参照してください。メッセージコード／日本語メッセージ日本語メッセージは、操作を促すメッセージを表示しています。入力操作をするときは、必ずメッセージ内容を確認しましょう。メッセージコードは、表示されているメッセージ内容に対応するコードを表示しています。モード現在、何の処理を行っているのかを表示します。たとえば、モードが上図のように“修正”の場合は、修正処理を行っていることを表しています。【モード】ボタンを押すと処理モードが切り替わります。選択ボタン項目を選択する場合に使用するボタンです。選択可能な項目の先頭に“□”または“◎”ボタンで表示されています。プッシュボタン全ての処理機能のうち、使用頻度の高いものや連続して使用するものを、ボタンとして画面の最下に表示しています。処理画面により異なりますが、主として【確認】または【適用】、【再入力】、【取消】等を表示しています。【確認】または【適用】は、プッシュボタンのみに表示されます。他のプッシュボタンについては、プルダウンメニューボタンにも表示されます。【確認】と【適用】の違いについては、「プッシュボタン等の役割一覧」を参照してください。 26 ■ キーボードで入力して、マウスで選択します入力画面には、キーボードを使って入力する箇所と、マウスを使って選択する箇所があります。コードや金額などを入力する場合はキーボードを使って入力します。また、選択ボタン、プッシュボタン、プルダウンメニューボタン、メニューボタン、処理メニューなどは、マウスを使って操作します。マウスで選択できるボタンとその役割は下表の通りです。また、キーボードでも操作できますので対応するキーを示します。ただし、キーボードによっては操作できないキーがありますので、その場合はマウスで操作してください。メニュー／プルダウンメニューボタンの構成・役割一覧メニュー／プルダウンメニュー基取消本終了再入力印刷画前画面面次画面左画面右画面項目一覧ｴﾗｰ一覧検索条件詳細内容項目ヘルプ料率設定ﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑ履歴照会対象項目設定編集照会保守印刷ﾍﾙﾌﾟﾓｰﾄﾞ切替自動表示開始自動表示終了前社員表示次社員表示複写給与処理状況賞与処理状況臨時処理状況年調処理状況社保処理状況給改処理状況所属ｺｰﾄﾞ登録銀行ｺｰﾄﾞ登録自治体ｺｰﾄﾞ登録健保･厚年記号ｺｰﾄﾞ登録役職ｺｰﾄﾞ登録保険ｺｰﾄﾞ登録所属ｺｰﾄﾞ一覧表銀行ｺｰﾄﾞ一覧表自治体ｺｰﾄﾞ一覧表健保･厚年記号ｺｰﾄﾞ一覧表役職ｺｰﾄﾞ一覧表保険ｺｰﾄﾞ一覧表トピックトピックの検索対応キーＦ９Ｆ１Ｆ１１ ――― Ｆ２Ｆ３Ｆ４Ｆ５Ｆ６Ｆ７ ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― Ｆ１２ ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― Ｆ８ ――― 27 プルダウンメニューボタンの役割処理、または入力内容を取り消す処理を終了する入力内容を表示したまま、再入力を行う印刷を行う前画面データがある場合、前画面に移動する次画面データがある場合、次画面に移動する左画面データがある場合、左画面に移動する右画面データがある場合、右画面に移動する項目を一覧検索するエラー内容（詳細）を表示する検索する場合の条件を変更する項目についての詳細または補足情報を表示する項目の入力説明を表示する健康保険、厚生年金保険料の料率設定を行う表示画面のﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑ名とﾊﾞｰｼﾞｮﾝ･ﾚﾍﾞﾙを表示する登録内容の照会を行うテキストデータの作成および取込みで対象とする項目の設定を行う処理モードを切り替える社員の自動表示を開始する（範囲入力画面を起動）社員の自動表示を終了する前社員データがある場合、前社員を表示する次社員データがある場合、次社員を表示する同一内容の入力個所に、入力項目を複写する給与処理状況照会を行う賞与処理状況照会を行う臨時処理状況照会を行う年末調整処理状況照会を行う社会保険処理状況照会を行う給与改訂処理状況照会を行う所属コード／名の登録を行う銀行コード／名の登録を行う自治体コード／名の登録を行う健保厚年記号の登録を行う役職コード／名の登録を行う保険コード／名の登録を行う所属コード／名の一覧表を印刷する銀行コード／名の一覧表を印刷する自治体コード／名の一覧表を印刷する健保厚年記号の一覧表を印刷する役職コード／名の一覧表を印刷する保険コード／名の一覧表を印刷する該当画面のヘルプウィンドゥを表示するトピックの検索ウィンドゥを表示するプッシュボタン等の役割一覧メニュー／プルダウンメニュープッシュボタン本書での略記【確認】【適用】対応キー Enter Enter 【実行】【終了】【前画面】【次画面】【左画面】【右画面】【前社員】【次社員】【取消】【再入力】【モード】【行う】【行わない】【登録】【削除】【実行権変更】【パスワード変更】【パスワードを変更】【保護情報を表示】【照会】【対象項目設定】 ――― Ｆ１Ｆ２Ｆ３Ｆ４Ｆ５ ――― ――― Ｆ９Ｆ１１Ｆ１２ ――― ――― ――― ――― ――― ――― ――― 【料率設定】【テストプリント】【所属セキュリティ】 ――― ――― ――― ――― ――― ――― プルダウンメニューボタンの役割設定内容の確認を行う設定内容をファイルに書き込み更新する、また設定内容にしたがい処理を実行する処理の実行を行う処理を終了する前画面データがある場合、前画面に移動する次画面データがある場合、次画面に移動する左画面データがある場合、左画面に移動する右画面データがある場合、右画面に移動する前社員データがある場合、前社員を表示する次社員データがある場合、次社員を表示する処理、または入力内容を取り消す入力内容を表示したまま、再入力を行う処理モードを切り替える機密保護を行う機密保護を行わない利用者ＩＤの登録を行う利用者ＩＤの削除を行う利用者ＩＤの実行権を変更するパスワードを変更するパスワードを変更する保護情報を表示する登録内容の照会するテキストデータの作成および取込みで対象とする項目の設定を行う健康保険、厚生年金保険料の料率設定を行う専用帳表の試し打ちを行う所属セキュリティ情報を登録／表示する画面上の【確認】／【適用】ボタンは、ボタンまたは入力項目にカーソルを位置付けて【Enter】キーを押します。その他のプッシュボタンは、対応キーを押すか、ボタンにカーソルを位置付けて【Enter】キーを押します。（プッシュボタンは、マウスでも選択できます） 28 ■ 入力画面の操作方法ここでは、以下の操作方法について説明します。・操作の基本・メニュー／プルダウンメニューボタンの使い方・モード切替え・画面スクロール・社員番号の自動表示・印刷データの抽出（1）操作の基本ここでは【項目名設定】を例にとって、実際の操作方法を練習してみましょう。給与業務メニューの中から【システム管理】を選択します。すると、システム管理の処理メニューが表示されます。その中からさらに【システム管理】を選択すると、下記の処理メニューが表示されます。この中から、【項目名設定】を選択してください。入力画面が表示され、“項目名グループＮｏ．を入力して下さい。”とメッセージが表示されます。“２” と入力して、プッシュボタンの【確認】を選択してみます。 29 上図では、既に変更した項目名が表示されています。ここで、キーボードの【Tab】を押してみてください。カーソルが動くのが確認できます。カーソルが動いて位置付いたところが、入力できる箇所です。メッセージにしたがって入力します。入力が終わったら、プッシュボタンの【確認】を選択します。 “内容を確認して下さい。”とメッセージが表示されます。ここでは、入力した内容の確認を行います。入力した内容が正しければ、【適用】を選択します。【適用】を選択することで入力した内容がデータとして保存されます。入力間違いをした場合は、【取消】または【再入力】を選択します。【取消】を選択すると、入力した内容を全て消去して、はじめから入力しなおすことができます。【再入力】を選択すると、入力した内容を保持したまま、間違えたところだけを入力しなおすことができます。この後はプルダウンメニューボタンから【終了】を選択することで、この画面の入力が終了します。（処理によっては、【適用】で終了するものもあります。） 30 入力内容にエラーがある場合は、エラーメッセージが表示されます【確認】を選択した場合、入力内容にエラーがあるときはエラー項目が反転し、エラーメッセージが表示されます。エラーメッセージを確認して入力しなおし、再び【確認】を選択します。コード項目の入力時には、【項目一覧】が起動できますコード項目にカーソルがある時に、プルダウンメニューボタンで【項目一覧】を選択した場合、上記の様に項目に応じた項目一覧が表示されます。一覧の中から該当するコードを選択すると、選択したコード・名称が項目一覧を呼び出した画面に通知されて表示されます。入力するコード等が分からない場合等に使用してください。 31 操作や手順等で分からないことがある場合は、ヘルプ画面を表示します入力画面を表示中にキーボードから【Ｆ８】を押した場合、入力画面に応じたヘルプ画面が表示されます。以降、本書に掲載されている操作に関する記事には、これらの基本的な操作については特に記述していません。本マニュアルでは、操作方法は主にマウスによるボタンの選択で説明していますが、キーボード入力でも行うことができます。ボタンに対応するキーは、「メニュー／プルダウンメニューボタンの構成・役割一覧」および「プッシュボタン等の役割一覧」で確認してください。 32 （2）メニュー／プルダウンメニューボタンの使い方マウスでメニューボタンを選択すると、プルダウンメニューに操作可能な処理名称が一覧表示されます。一覧表示されたものの中からマウスで選択すると、選択した処理が実行されます。以降、本書では次のように表します。基本メニュー → 【基本】基本メニューの終了操作 → 【基本】→【終了】１．【基本】→【取消】、【基本】→【再入力】はプッシュボタンの【取消】、【再入力】と同じ機能です。２．プルダウンメニューの中の処理にはキーボードのファンクションキーに割り当てられているものがあります。どの処理がどのファンクションキーに当てはまるかは、プルダウンメニューボタンの中の処理名のかっこ内を参照してください。（3）モード切替え処理モードの切替え方法を説明します。入力画面が表示されたところで、モードを切替えます。例えば、「役職を登録したが、ミスがあり名称を修正したい」といった場合、メニューで【役職コード登録】を選択後、【モード】または【編集】→【モード切替】または【Ｆ１２】を選択すると、モードは“修正”に切り替わります。この画面の場合、モードは入力画面表示直後が“追加”で、モード切替えを行う毎に“修正”、“削除” と切り替わって表示されます。 33 （4）画面スクロール【健保・厚年保険料月額表設定】のように、データが１画面内に収まらないくらい多いとき、システムではページを分けて表示します。このとき他のページのデータを見たいときに、画面スクロール機能を使います。画面スクロールには、【前画面】、【次画面】、【左画面】、【右画面】の種類があります。【Ｆ５】【右画面】→ 【Ｆ３】↓【次画面】【Ｆ２】↑【前画面】 34 ←【左画面】【Ｆ４】（5）社員番号の自動表示【社員情報修正処理】等においては、登録済の社員の社員番号を次々と自動的に表示させて、登録作業を効率化することができます。この機能を、社員番号の“自動表示”機能と呼びます。【自動表示開始】を選択すると、自動表示を行う社員範囲を指定する画面が起動されます。範囲入力を行うと該当する社員が表示されますので、【前社員】、【次社員】で表示したい社員まで進めます。内容を入力後に【適用】（照会画面においては【確認】）を選択すると次の社員が自動的に表示されます。自動表示を途中で止めたい場合は、【自動表示終了】を選択します。なお当機能は、各種情報の入力処理や給与支給額の照会処理等で使用できます。【自動表示開始】 → 【自動表示終了】↑ （表示順と範囲入力）↓ 【適用】 ← 【前社員】／【次社員】／【確認】・【適用】 35 （6）印刷データの抽出帳表を印刷する際、以下のような印刷データ抽出画面が表示されます。抽出範囲を入力したら、【確認】ボタンを選択し、抽出件数を確認してください。抽出件数が正しい場合は【適用】ボタンを選択します。カーソルが組織図番号に戻りますので、【基本】 −【終了】を選択すると印刷を開始します。集計結果を印刷する帳表の場合、指定した“組織図レベル”に存在する所属単位に集計を行ないます。組織図運用を行わない場合は、本画面の“組織図番号”“組織図レベル”は表示されません。 36 ■ ＥＸＣＥＬ入力機能の使い方本システムでは、ＥＸＣＥＬを使った入力画面を用意しています。この入力機能は、システム導入時から本稼動後もお使いいただけます。ＥＸＣＥＬ入力処理は、ヘルプ画面を用意していません。ここで操作方法について説明します。ＥＸＣＥＬ入力処理を起動すると、以下の画面が表示されます。必ず【マクロを有効にする(E)】ボタンをクリックしてください。下図のような画面が表示された場合は、ＥＸＣＥＬ入力画面を閉じ、Excel の【ツール】−【マクロ】 −【セキュリティ(S)…】をクリックし、【セキュリティ】画面のセキュリティレベルを“中”に設定後、再度ＥＸＣＥＬ入力処理を起動してください。次に、以下の画面が表示されます。通常は【はい】を選択しますが、前回本処理でデータ入力を行い、その内容をシステムに登録せずに保存して終了している場合は【いいえ】を選択してください。前回保存したデータを表示します。 37 一覧入力画面が表示されます。一覧入力処理では、本システムに登録済みのデータの取込み、一覧画面上での明細の追加／修正／削除、システムへのデータ登録が行えます。データ入力の際は、項目名下段の項目説明を参照してください。ここで、ＥＸＣＥＬ入力画面のボタンの用途を説明します。【データ取込み】画面上にデータを取込みます。取込み元は以下の３種類から選択できます。登録済みデータ本システムに登録済みのデータを取り込みます。システム本稼動後のメンテナンスにお使いいただけます。ＥＸＣＥＬ入力処理起動時のメッセージに【ＯＫ】を選択した場合と同じ動作を行います。製品添付データ銀行コード／自治体コード一覧登録のみの機能です。本システムでは、全国の銀行情報／自治体情報データを製品に添付して提供しています。システム導入時に取込みを行い、不要なデータを削除後システムに登録されると、入力の手間が省けます。外部データ任意のＣＳＶデータ（カンマ区切り）を処理画面に取り込むことができます。ＣＳＶデータのレイアウトは、処理画面の明細のレイアウトと同じです。画面に取り込む元データの選択後は、取込み方法を指定します。シート上のデータ現在画面上にあるデータを削除し、新たにデータを読み込みます。を削除して取込みシート上のデータ現在画面上にあるデータを残し、新たにデータを追加して読み込みます。そに追加して取込みの際、読み込むデータは現在のデータの先頭に挿入します。 38 【登録】ＥＸＣＥＬシート上のデータを、システムに登録します。登録の際には、以下のチェックを行います。ただし、未入力行が１００行以上続いた場合は、それ以降の行はチェック対象外とします。重複チェックＥＸＣＥＬシート上に、コードの重複したデータがないかを確認します。重複データがあった場合は、コードのセルの背景が黄色に反転します。その際、ＥＸＣＥＬシート上のデータはコードの昇順に並べ替えられているため、重複したデータは上下に並んでいます。属性／桁数チェッＥＸＣＥＬシート上にあるデータの属性／桁数チェックを行います。属性／ク桁数にエラーがあった場合は、エラー項目のセルの背景を黄色に反転します。正しいデータに修正してください。登録処理終了後は、更新件数／削除件数を表示します。【終了】ＥＸＣＥＬ入力処理を終了します。終了方法を以下の３つから選択できます。保存して終了画面のデータを保存して終了します。保存せずに終了画面のデータを保存せずに終了します。入力シートに戻るＥＸＣＥＬ入力処理画面に戻ります。続きの入力が行えます。【行挿入】現在カーソルがある行の上に、空の行を１行挿入します。行挿入は１行ずつ行います。挿入行数を指定することはできません。【行削除】現在カーソルがある行を削除します。行削除は１行ずつ行います。削除行数を指定して一括で削除することはできません。＜データ登録時の注意点＞【登録】ボタンを選択すると、一旦システム上のデータを削除した上で画面のデータを登録します。つまり、画面にデータが１行ある状態で【登録】ボタンを押下すると、システムに登録済みのデータも１件になります。ＥＸＣＥＬ入力処理画面には、常にコード／名称情報の全データを持つようにしてください。ｼｽﾃﾑ登録済みﾃﾞｰﾀｺｰﾄﾞ 10 20 30 40 50 ｺｰﾄﾞ名称名称１名称２名称３名称４名称５削除 EXCELｼｰﾄ上のﾃﾞｰﾀデータ取込み ⇒ ｺｰﾄﾞ 10 20 30 40 50 60 ｺｰﾄﾞ名称ＡＡＡ名称２名称３名称４名称５名称６登録後のｼｽﾃﾑﾃﾞｰﾀ登録 ⇒ 名称変更追加 39 ｺｰﾄﾞ 10 20 50 60 ｺｰﾄﾞ名称ＡＡＡ名称２名称５名称６第6章さあ、ﾃﾞｰﾀを登録しましょうこの章では、実際にデータを登録する方法について紹介します。 6.1 6.2 データの登録を行うには詳細な設定を行うには 40 6.1 データの登録を行うには本システムのデータ登録手順は、人事システムの有無により異なります。以下の３パターンからお客様の環境に合った登録手順を選択し、処理を進めてください。人事システムと給与システムを同時に導入人事システム稼動後の環境に給与システムを導入給与システムを単独導入 ↓ ↓ ↓ 手順１人事システムの導入マニュアル「2.3 人事／給与システムの同時導入手順」に従い、処理を進めてください。手順１「6.1.1 人事システムデータの取込み」の手順に従い、処理を進めてください。手順１「6.1.2 給与システムへのデータ登録」の手順に従い、処理を進めてください。 ↓ ↓ 手順２「6.1.2 給与システムへのデータ登録」の手順に従い、処理を進めてください。手順２「6.1.2 給与システムへのデータ登録」の手順に従い、処理を進めてください。 6.1.1 人事システムデータの取込み本システムと人事システムでは、社員情報等の情報を共有しています。以下の手順を実施し、人事システムで登録済みの情報を、給与システムに反映します。なお、以下の手順は、人事システム側で実施してください。給与システムへ社員情報を反映しない社員（退職者等）に対し、区分を設定します。手順１ ①【GLOVIA-BP人事メニュー】−【社員情報】−【社員情報登録】を起動します。 ②“給与情報”画面を開き、“給与管理区分”を変更します。 “管理する”・・・・社員情報を給与情報システムに反映する “管理しない”・・・社員情報を給与情報システムに反映しない ※本区分の初期値は“管理する”です。全社員を給与システムに反映する場合は、ここでの設定は不要です。 ↓ 人事システムの社員情報を給与システムへ反映します。手順２ ①【スタート】−【ファイル名を指定して実行】を起動します。 ②以下のコマンドを入力し、【ＯＫ】を選択します。 JJSCEXEC.EXE -r CJKK2000.SCP ※本処理は、ターミナルクライアントから実行します。 41 6.1.2 給与システムへのデータ登録本システムのセットアップメニューに従い、データの登録を開始します。セットアップメニューは、５つのサブメニューで分類されています。分類毎に以下の順にセットアップを行います。給与規定、システム条件、項目名称の設定を行います。運用条件 ①【運用条件登録】処理を起動します。データ取込みを行いますかとのメッセージが表示されますので、【はい】を選択してください。質問に回答しながら【次へ】ボタンを選択し、最終ページまで回答したら、【登録】ボタンを選択してください。シートに設定した内容を、本システムに取り込みます。 ②【各種帳表の用紙種類選択】処理を起動します。４章で記入済みの帳表用紙種類選択登録票をもとに入力してください。 ③【項目名一覧登録】処理を起動します。データ取込みを行いますかとのメッセージが表示されますので、【はい】を選択してください。本システムではシステム提供名に記載した項目名をあらかじめ設定しています。この項目名と御社で使用されている項目名が異なる場合は、お客様項目名欄に御社の項目を入力してください。最終ページまで入力したら、【登録】ボタンを選択してください。シートに設定した内容を、本システムに取り込みます。＜注意＞１．項目名は、全角日本語で入力してください。２．項目名は、桁数欄に記載されている数字以内の桁数で入力してください。 ↓ 本システムで使用するコード／名称情報を登録します。入力項目の詳細は、「導入マニュアル）登録票６章コード名称情報」を参照してください。 ①【所属コード一覧登録】から、所属コード／名称を登録してください。人事システム使用時は既に登録済みのため、ここでの登録は不要です。コード／名称 ②【銀行コード一覧登録】から、銀行コード／名称を登録してください。本システムでは標準の銀行情報を提供しています。ＥＸＣＥＬシート上の【データ取込み】ボタンを選択し、製品添付のデータを取り込むを選択してください。 ③【自治体コード一覧登録】から、自治体コード／名称を登録してください。本システムでは標準の自治体情報を提供しています。ＥＸＣＥＬシート上の【データ取込み】ボタンを選択し、製品添付のデータを取り込むを選択してください。 ④【健保・厚年記号コード一覧登録】から、健保・厚年記号コード／名称を登録してください。人事システム使用時は既に登録済みのため、ここでの登録は不要です。 ⑤【役職コード一覧登録】から、役職コード／名称を登録してください。人事システム使用時は既に登録済みのため、ここでの登録は不要です。 ↓ 組織図御社の所属の体系を組織図に登録します。登録の際には、御社の組織体系がわかる資料をお手元にご用意ください。 ①【組織図登録】を起動します。人事システムで登録済みの組織図を参照することもできます。登録済みの組織図を参照する場合は、新規登録のみとなります。00：基本組織図や登録済みの補助組織図にコピーしたい場合は、一旦、組織図を削除して下さい。組織図運用を行わないに設定している場合は、本処理は不要です。 ↓ 42 ４章で記入済み登録票をもとに、以下の保険料率や非課税限度額の制度情報を登録します。 ①【給与雇用保険料率設定】 ②【通勤費非課税限度額設定】 ③【宿日直非課税限度額設定】制度情報 ④【賞与健康保険料率設定】 ⑤【賞与厚年保険料率設定】 ⑥【賞与雇用保険料率設定】 ⑦【臨時健康保険料率設定】 ⑧【臨時厚年保険料率設定】 ⑨【臨時雇用保険料率設定】 ⑩【健保・厚年保険料月額表設定】設定内容は【健保・厚年保険料月額表】処理から印刷して確認してください。 ↓ ４章で記入済みの登録票をもとに、以下の社員情報を登録します。登録した社員情報は、【社員情報確認リスト】を印刷して内容を確認してください。社員情報 ①【社員情報登録】または【社員情報一括入力】処理より、社員情報を登録してください。人事システム使用時は、社員情報は既に登録されています。【社員情報登録】処理起動後、【モード】ボタンで処理モードを“修正”に変更し、人事システムと共有していない給与システム独自の情報を登録してください。 ②【雇用形態の設定】から、退職者／出向者／休職者／復職者を登録してください。なお、①で誤って登録した社員の抹消も、本処理で行えます。 ③【アルバイト者登録】 ↓ 完了 43 6.2 詳細な設定を行うには社員情報を登録すると、セットアップは終了ですが、本システムでは、更に細かな設定を希望されるお客様向けに、その登録処理を用意しています。以下は、詳細設定を希望されるお客様のみ実施してください。＜運用条件の詳細設定を行うには＞【運用条件】メニューを起動します。以下に運用条件メニューにある処理を一覧表示します。※印のある処理から詳細設定が行えます。関連システム月例給与年末調整社会保険運用条件・不就業時の減額有無設定 ※ ・段階別支給設定 ※ ・時間の扱い設定・単価式設定 ※ ・有給休暇管理の有無設定・支給項目毎の端数整理設定・給与雇用保険料率設定・給与課税対象項目設定・給与雇用保険料対象項目設定・通勤費非課税限度額設定・保険管理の有無設定・特殊控除設定 ※ ・生命保険会社名設定・勤怠控除直接減額設定 ※ ・手当控除設定 ※ ・給与端数整理設定 ※ ・特殊手当設定 ※ ・賞与端数整理設定 ※ ・賞与社会保険料対象項目設定・賞与健康保険料率設定・賞与雇用保険料率設定・賞与厚年保険料率設定・賞与雇用保険料対象項目設定・臨時端数整理設定 ※ ・臨時社会保険料対象項目設定・臨時健康保険料率設定・臨時雇用保険料率設定・臨時厚年保険料率設定・臨時雇用保険料対象項目設定・年調過不足額精算方法設定・社会保険の扱い設定・社会保険現物対象項目設定給与改定確定拠出年金・社会保険対象項目設定・昇給差額精算方法設定・確定拠出年金条件設定賞与計算臨時手当・支払基礎日数設定 ※ ・社会保険固定的賃金対象項目設定・健保・厚年保険料月額表設定・昇給差額算出方法設定 ※ ※ 詳細設定を行うにはまず、印刷した導入マニュアル）登録票の「４章運用条件」の登録票を記入します。その後、【運用条件】メニューの各処理から実際に登録してください。ここで登録した内容は、【運用条件確認リスト】に印刷して確認することができます。＜項目名の詳細設定を行うには＞本システムでは、同一項目の名称を使用する画面や帳表によって表現を変更したり、文字と文字の間隔を変更することができます。項目名の詳細設定を行うにはまず、印刷した導入マニュアル）登録票の「５．２項目名変更連絡票」を記入します。項目名変更連絡票の「利用者定義項目名」を変更してください。その後、【システム管理】メニューの【項目名設定】処理から行います。同じ項目名称が複数存在する場合は、その全ての名称を変更してください。 44 第7章さあ、併行運用を行いましょう本章では、併行運用の方法について説明します。 7.1 7.2 7.3 併行運用とは？併行運用の前に併行運用をしましょう 45 7.1 併行運用とは？本システムで業務を開始する準備は整いました。ここで、現行の給与業務をストップして本システムで運用を開始するのではなく、まず併行運用を行いましょう。 ■ 併行運用の目的は？データの登録がすべて終了したら、併行運用を行います。併行運用とは、実際の給与データを使って本システムをテスト運用することです（下図参照）。現行の給与業務から本システムへの急な切り換えは、様々な弊害を発生させる可能性があります。それを防ぐために、併行運用を充分に行い本稼働に備えましょう。現行の給与業務の計算結果と本システムによる計算結果を比較し、誤りのないことを確認するとともに、その操作に慣れてください。 46 7.2 併行運用の前に ■ 準備するものは何でしょう併行運用を行うにあたって下記の表に示す帳表類を準備してください。データの照合に使います。賞与計算や年末調整等については、実際の運用時に結果検証を行ってください。照合する帳表類システム月例給与本システムの帳表給与支給明細書給与金種表（注）給与集計表総合振込依頼書（注）預入票（注）注）使用している場合に必要です。御社の帳票社員ごとの給与支給の明細書現金支給額を貨幣単位ごとに集計した帳表集計は所属別社員の給与支給明細書の内容を所属別に集計した帳表金融機関（銀行・農協）への振込依頼書金融機関（郵便局）への振込依頼書 ■ 健保・厚年保険料月額表を確認しましょう介護保険の第２号被保険者（給与から保険料を徴収すべき人）は毎月変動する可能性があるため、月例給与における【給与支給年月日入力】を実行する都度、健保・厚年保険料月額表を検索して保険料を求めています。そして求めた健康保険料と介護保険料を社員毎のマスタに登録します。導入時において、運用開始年月時点で有効な社会保険の標準報酬・保険料月額一覧表等を元に、社会保険条件のメニューから【健保・厚年保険料月額表】を起動し、設定内容の確認を行ってください。但し、検索には社員毎の健康保険の標準報酬月額（修正平均額が０以外の場合は修正平均額）を使用しますので、設定していない場合には社会保険条件の設定を行い、当機能は使用しない様にしてください。 ■ 非課税限度額や雇用保険料率を確認しましょう通勤費や宿・日直手当の非課税限度額や雇用保険料率は、税制変更等によりシステムで初期提供している値から変更されている可能性もあります。再度、確認してください。 47 ■ ファイルのバックアップと復元をしましょう（1）ファイルのバックアップについてバックアップは非常に重要な処理です。もしコンピュータの故障や運用ミス等、何らかの理由でデータが喪失してしまった様な場合にデータのバックアップが無いと、それまでの実績は全て無くなってしまいます。最悪の場合には１年間入力した内容を全て入力し直さなくてはならなくなります。また月例給与等を手作業で行わなくてはならない等、重大な問題が発生します。業務の区切り（毎月の月例給与が完了した、賞与計算結果の検証が完了した等）では、ＭＯ等の外部保存用媒体に必ずバックアップを行う様にしてください。その際は、可能な限りバックアップファイルを何世代か保持される事をお勧めします。（2）バックアップを行う人を決めましょう実際の運用を行う際のバックアップ責任者を決めましょう。バックアップ責任者の方には、バックアップの主旨を説明され、定期的に確実にバックアップを行う様にしてください。（3）バックアップをしましょう併行運用を始める前に、セットアップしたデータのバックアップをしてみましょう。必ずバックアップ管理者の方に実行してもらってください。本システムがセットアップされているサーバ（コンソール）から行います。 1) ログオンユーザの確認【スタート】から【設定】−【コントロールパネル】を開き、【管理ツール】から【ターミナルサービスマネージャ】を開きます。（Windows 2008の場合は、【管理ツール】−【ターミナルサービス】−【ターミナルサービスマネージャ】を開きます。） 48 ログオンユーザがいる場合、そのユーザ名もしくはセッション名を選択します。次に、【操作】メニューから【メッセージの送信】をクリックし、ログオフ依頼のメッセージを送信します。 2) ターミナルサービスクライアント（リモートデスクトップ接続）からのログオンを抑止します。 Windowsの【スタート】から【コマンドプロンプト】をクリックし、コマンドプロンプト画面で次のコマンドを入力し、【Enter】キーを押下します。 CHANGE LOGON /DISABLE 3) データのバックアップスタートメニューから本システムのプログラムフォルダを開き、バックアップフォルダを表示して、【全データのバックアップ】を選択します。【全データのバックアップ】を実行すると、以下の画面が表示されます。【はい】を選択するとバックアップ先のフォルダにデータファイルがバックアップされます。【いいえ】を選択した場合は、バックアップ先のフォルダを変更することができます。バックアップを行う際は、いつ時点のバックアップデータか分かるような管理を行うことを推奨します。例えば、いつ時点のバックアップデータか分かるようなフォルダを作成して、そのフォルダにバックアップする運用を行うとよいでしょう。 4) ターミナルサービスクライアント（リモートデスクトップ接続）からのログオン抑止を解除します。 Windowsの【スタート】から【コマンドプロンプト】をクリックし、コマンドプロンプト画面で次のコマンドを入力し、【Enter】キーを押下します。 CHANGE LOGON /ENABLE 49 本処理を実行しますと、バックアップが必要なファイルは全てバックアップ先フォルダに格納されます。バックアップしたファイルは、必ずＭＯ等の外部保存用媒体に保存しておいてください。バックアップは成功しましたか？この段階で、いざという際にバックアップしたファイルを戻すことができるかを確認する為に復元処理を行いましょう。データの復元処理は、本システムがセットアップされているサーバ（コンソール）のスタートメニューから本システムのプログラムフォルダを開き、バックアップフォルダを表示して、【全データの復元】より行います。上記、バックアップ時の手順と同様に、データの復元前に必ず、ログオンユーザの確認を忘れずに行ってください。【全データの復元】は正常に終了しましたか？正常に実行できた後に次のステップに進みましょう。 50 7.3 併行運用をしましょう併行運用は、月例給与のシステムについて行います。本節では、併行運用の流れについて説明します。 ■ 月例給与システム月例給与システムの併行運用の流れを、下図に示します。給与を支給する日付を和暦で入力します。１．給与支給年月日入力 ↓ ２．勤怠／変更情報一括入力テキストファイル形式データ（ＣＳＶ）により、社員ごとの出勤日数や残業時間などの勤怠情報および変動手当・控除額を一括して本システムへ受け入れます。（アルバイト者の場合は対象外）なお、本機能および操作方法等については、「給与情報一括入力ガイド」をご参照ください。また、当処理は必要に応じてご使用ください。 ↓ ３．勤怠／変動情報入力社員ごとの出勤日数や残業時間などの勤怠情報および変動手当・控除額を入力します。なお、勤怠／変更情報一括入力を使用した場合は、受け入れたデータに間違いがある場合に該当社員のデータを修正します。 ↓ 勤怠情報をもとに、本システムが各社員の支給／控除額、所得税額等を算出します。４．給与計算 ↓ 給与支給明細書等の帳表類を印刷します。５．帳表印刷 ↓ ６．帳表類の照合本システムで印刷した帳表と現行給与業務の帳表を照合し、チェックします。５．については、チェックで誤りがあった場合は、勤怠報告書の入力内容、あるいは会社条件や社員情報の設定内容を見直してみましょう。設定した内容に間違いはありませんでしたか？毎月のデータは間違いがあれば必ず再入力・再計算等して修正しておく必要があります。月例給与計算の結果に間違いがなければ、本稼動を始めましょう。なお、賞与計算、臨時手当計算、年末調整、社会保険及び給与改定については、実際の運用時において必ず結果検証を行ってください。 51 ■ 運用時におけるヘルプ機能各業務のメニューには、ヘルプ機能が用意されています。運用を行う際には必ず内容を確認してください。（1）メニュー毎のヘルプについてメニュー毎のヘルプでは、メニュー個々の処理について、その処理の概要や操作説明を確認できます。【給与業務メニュー】−【ヘルプ】−【トピックの検索】を起動します。下記の様にメニューの構成と同じ並びになっている目次が表示されます。 52 ここで、下記の様に【給与計算】−【給与計算】を選択すると、選択したメニューの処理一覧が表示されます。処理一覧の中から見たい処理を選択すると、選択した処理の概要が表示されます。 53 （2）運用ヘルプについて運用ヘルプでは、サブシステムについて、その全体の概要や処理の流れを確認できます。給与計算の例で説明します。【給与計算】−【処理開始】メニュー中の【給与運用手順】を選択すると、以下の様な運用手順や留意点が参照できます。運用手順については、運用に先駆けて内容を確認して、全体の流れを把握しておく必要があります。社会保険システムの運用時においては、運用の方法と時期等により、ファイルのバックアップと復元処理を特別なタイミングで行わなければならない事があります。社会保険の運用を行う際には、自社の運用が特別なパターンに該当しないかどうか、【社会保険運用手順】により必ず確認してください。 54