初期設定ご説明資料 サイボウズ株式会社 2015/01/16 版 内容 1. 「メールワイズ on cybozu.com」について ................................................................................................ 2 1. メールワイズの基本機能 ........................................................................................................................... 2 2. 価格 ..................................................................................................................................................... 6 3. 動作環境 ............................................................................................................................................... 8 4. 制限事項 ............................................................................................................................................... 9 5. 運用環境 ............................................................................................................................................. 10 6. サーバー構成およびバックアップ環境 ........................................................................................................ 11 2. 試用開始までの流れ ............................................................................................................................... 13 3. ユーザーの種類と管理メニュー ................................................................................................................ 15 1. ユーザーの違い ..................................................................................................................................... 15 2. 管理メニューの違い ............................................................................................................................... 16 4. 1. 5. サブドメインの変更 ［サイボウズドットコム ストア］ ［cybozu.com 共通管理］ .............................................. 17 設定方法 .............................................................................................................................................. 17 セキュリティ設定 ［サイボウズドットコム ストア］ ［cybozu.com 共通管理］ ................................................. 19 1. IP アドレス制限・Basic 認証 ................................................................................................................... 19 2. パスワードの制限 .................................................................................................................................. 22 6. ユーザー登録 ［cybozu.com 共通管理］ .................................................................................................. 24 7. 管理者の登録 ［サイボウズドットコム ストア］ ［cybozu.com 共通管理］ ....................................................... 25 1. サイボウズドットコム ストア管理者の追加 ................................................................................................. 26 2. cybozu.com 共通管理者の登録 ................................................................................................................ 27 8. メールワイズの初期設定 ......................................................................................................................... 28 9. 運用管理権限、各種アクセス権の設定 ［メールワイズ システム設定］............................................................. 29 1. メールスペースの利用ユーザーと運用管理アクセス権の設定 ........................................................................... 29 2. メールアプリケーションのアクセス権設定 .................................................................................................. 30 3. その他のアクセス権設定 ......................................................................................................................... 30 10. 署名の設定 ［メールワイズ 運用管理］ ..................................................................................................... 31 11. メールを送受信する ............................................................................................................................... 32 1. メールを受信する .................................................................................................................................. 32 2. メールに返信する .................................................................................................................................. 33 12. 応用設定 ............................................................................................................................................. 34 1. メールアプリケーションの運用管理設定 ...................................................................................................... 34 2. テンプレートの活用 ................................................................................................................................ 34 3. アドレス帳の活用 ................................................................................................................................... 34 4. 一斉配信の利用 ...................................................................................................................................... 34 5. 集計レポート......................................................................................................................................... 34 1 1. 「メールワイズ on cybozu.com」について 「メールワイズ」は、お問い合わせ対応や採用業務などで使う共通メールアドレス宛のメールを、複数のユーザーで対応状況を共 有できるクラウド型グループメーラーです。 1. メールワイズの基本機能 1. メールアプリケーション 複数ユーザーでメール対応を分担できます。メールの処理状況や、内容の種別、担当者が一覧でわかります。 1 つのメールアプリケーションにつき、10 個のメールアドレスを受信可能です。 メールアドレスごとに対応チームが異なる場合は、複数のメールアプリケーションを利用すると便利です。 全文検索 任意のキーワードで添付ファイル 本文まで検索できます。 絞り込み 処理が必要なメールのみ、担当者/確認 者に設定されたメールのみを一覧表示 でき、メールを探す手間を省きます。 メールアプリケーション 「メールアプリケーション」と呼ばれ る箱ごとに、利用するメースアカウン トやアクセス権を設定できます。 メール一覧 対応すべきメール(未対応/対応中)のみ一 覧画面に表示させることができます。 フォルダ 振り分け条件によってフォルダ分けが可能です。 個人が各々条件設定する手間を省きます。 2 2. アドレス帳 個人データや会社のデータを部署別、担当者別など任意の分類で管理できます。顧客データはメール対応画面に自動表示されるた め、お客様や取引先の状況をしっかり把握できます。 3. テンプレート よくある返答文をテンプレートとして登録しておくことができます。顧客名や返信担当者名を自動で挿入することもできるので、 効率よくメールに対応できます。 テンプレート文面へ 担当者や顧客情報を自動差し込み 予約語機能を利用すれば、ログイン している担当者の氏名、顧客名、現 在の日付などを自動的に本文へ挿入 できます。 メール作成画面からの呼び出し メールの作成、返信時に[テンプレート 挿入]ボタンをクリックすれば、作成済 のテンプレートを呼び出し効率よく文 面を作成できます。 3 4. 一斉配信 アドレス帳に登録されているお客様や、CSV ファイルによる任意の宛先へメールを一斉配信できます。 顧客の会社名やお名前を 自動で挿入することも可能です。 5. 電話履歴/訪問履歴 メールだけでなく、電話や訪問の履歴も記録できます。 ひとつのアドレス帳画面から、メールと電話、訪問すべての履歴を閲覧できます。 4 6. 集計レポート メール / 電話履歴 / 訪問履歴のそれぞれのデータをワンクリックで集計、グラフ表示することができます。 担当者や日別、メールの種別など任意の項目で集計できるので、対応の傾向を把握することができます。 5 2. 価格 1. 「メールワイズ」価格 初期費用：0 円 月額 スタンダードコース プレミアムコース 年額 ¥500/ 1 ユーザー ¥5,880 / 1 ユーザー ¥1,500/ 1 ユーザー ¥17,640 / 1 ユーザー 1 ユーザー当たりの価格です。消費税は含みません。 2 ユーザーよりご契約いただけます。3 ユーザー目以降は 1 ユーザー単位でご契約いただけます。 「メールワイズ」は 300 ユーザーまでの利用を推奨しております。 ユーザー数×3GB 分のディスク容量をご利用いただけます。 契約期間は月または年単位となり、月単位の最低契約期間は 1 ヶ月です。 2. スタンダードコースとプレミアムコースの違い メールスペース数 スタンダードコース プレミアムコース メールアプリケーション数 1個 1個 5 個まで 各スペース 20 個まで 6 3. オプションサービス価格 1. セキュリティオプション 月額 年額 Basic 認証 無料 無料 IP アドレス制限 無料 無料 250 円/ユーザー 2,940 円/ユーザー 証明書によるセキュアアクセス 消費税は含みません。 セキュアアクセスは 1 ユーザーよりご契約いただけます。他のサービスとユーザー数を合わせる必要はありません。また、同一ユーザ ーが複数の端末にクライアント証明書をインポートして利用する場合は、1 ユーザー分のライセンスでご利用いただけます。 2. ディスク増設 「メールワイズ」では、全ユーザーで利用できる総量として「ご契約ユーザー数×3GB」のディスク容量を標準でご利用いただけま す。ディスク増設オプションをご購入いただくことで、ディスク容量を 10GB 単位で追加することが可能です。 月額 ディスク増設 消費税は含みません。 7 年額 1,000 円/10GB 11,760 円 / 10GB 3. 動作環境 1. Web ブラウザー Internet Explorer 8、9、10、11 (32 bit 版のみ) Windows Mozilla Firefox 最新版 Google Chrome 最新版 Safari 6.0、7.0 Macintosh Mozilla Firefox 最新版 iPad Safari(最新の iOS 7、8) Android(タブレット端末のみ) Android Chrome Internet Explorer に搭載されている「互換表示」機能を使用しての表示は動作保証対象外です。 Internet Explorer 11 は、Windows 8 UI 対応版(非タッチデバイス)およびデスクトップ版にて動作確認しております。 Internet Explorer 10 は、Windows 8 UI 対応版およびデスクトップ版にて動作確認しております。 FireFox の ESR 版は動作保証対象外です。 iPhone および Android OS を搭載したスマートフォンは動作保証対象外です。(タブレット端末は動作保証対象となります。) スマートフォン、タブレット端末での「cybozu.com 共通管理」の表示は動作保証対象外です。 2. メールサーバー SMTP/POP3/IMAP4 プロトコル SMTP/POP3/IMAP4 over SSL (IMAP4 はメール受信機能のみに対応しています。その他の機能は操作・使用できません) 認証形式 APOP / SMTP Authentication STARTTL サポート あり 8 4. 制限事項 1. データの登録数について メールワイズは下記の登録数以内で運用してください。 下記の値を超えるデータの登録は可能ですが、検索や一覧表示で処理速度が遅くなってくることが予想されます。 メール総受信数 1,000,000 件(いずれかのメールアプリケーションの受信メールと送信メール数の合計値) 顧客データ数 100,000 件(会社データ数と個人データ数の合計値) 電話履歴数 100,000 件 訪問履歴数 100,000 件 テンプレート数 1,000 件 2. 一斉配信について 一度に送信できる配信メール数は 1,000 件までです。 大量のメールを配信する際は「メールワイズ」を他のユーザーが使用していないタイミングに行うようにしてください。 配信処理中に他ユーザーがアクセスすると、エラーが発生しアクセスできなくなる頻度が高くなります。 一斉配信はメールサーバーへの負荷が高いため、メールサーバー会社様にて、一日や一度に配信できるメール数の制限等を行っている 場合があります。制限については、事前にメールサーバー会社様へご確認ください。 3. ファイル入出力について ファイル入力は、10,000 件程度に分けて読み込んでください。 また、大量のデータを読み込む場合は、「サイボウズ メールワイズ」を他のユーザーが使用していない時に行ってくださ い。ファイルの読み込み中に他ユーザーがアクセスすると、エラーが発生しアクセスできなくなります。 9 ファイルの出力は、出力結果が 10,000 件以内になるようにして書き出してください。 5. 運用環境 サイボウズ株式会社では情報セキュリティマネジメントシステム 運用体制 ISMS 認証 (ISMS)を構築し、クラウドサービス基盤(サーバーおよび OS)の運用 について、ISO/IEC 27001:2005 の認証を取得しています。 ※認証番号：IS 577142 認証登録日：2011/11/10 性能 サービス稼働率 99.99％を目標に運用します。(計画メンテナンスを除きます) データ暗号化 伝送データについては全て暗号化しています。 脆弱性対応 第三者機関による脆弱性試験を定期的に実施しています。 セキュリティ 24 時間 365 日(定期メンテナンス等の計画停止を除く) サービス提供時間 計画停止 冗長化 障害時の対応 データセンター所在地 バックアップ データ管理 間に定期メンテナンスを実施いたします。 ※定期メンテナンス中は「メールワイズ」をご利用いただけません。 可用性および信頼性 障害時の対応 なお、 「cybozu.com」は日本時間の毎月第 2 日曜日午前 1 時～7 時の 1 週間前にログイン後のトップページにて通知します。 全てのサーバー、ネットワーク、ストレージ、データについて冗長化 を実施しています。 障害通知のシステム監視を常時実施し、障害発生時には運用マニュア ルに沿って対応します。 cybozu.com は東日本のデータセンターで運用し、西日本のデータセ ンターにもバックアップデータを保管しています。 お客様のデータは毎日無停止でバックアップを作成しています。 解約の翌日から 30 日後にデータを消去します。 データの消去 バックアップデータはデータの消去から 2 週間程度で完全消去いたし ます。 管理者の扱い バージョンアップ バージョンアップ エンドユーザー様へ提供 提供時間 弊社内情報セキュリティポリシーで定めた管理体制に沿って、データ にアクセスできる管理者を制限しております。 サービスのバージョンアップは全テナントに一斉実施します。 月～金 午前 9 時～午前 12 時 / 午後 1 時～午後 5 時 30 分 (日本時間：年末年始・祝日除く) するテクニカルサポート 提供方法 E メール、電話 10 6. サーバー構成およびバックアップ環境 1. 4 重のバックアップ体制“Square” お客様のデータは、"Square"と呼ぶ 4 重のバックアップ体制で守っています。 東日本のデータセンター内にある 3 台 1 組のストレージサーバー群と西日本データセンターのレプリケーション用サーバーで管理 しています。 2. ハードディスクの冗長化 お客様のデータを管理するストレージサーバーは、1 サーバーにつき 12 台のハードディスクで構成されています。 そのうち 10 台を RAID 6 で冗長化しているので、万が一、同時に 10 台中 2 台が故障してもデータが消失することはありません。 また、残りの 2 台はホットスペアとして常に待機させ、ハードディスクに故障が発生した際は自動的に置き換えています。 11 3. ミラーリング お客様のデータを運用するストレージサーバーは、RAID1 で冗長化し、リアルタイムにレプリケーション(同期)させています。 このことにより、万が一、上でご紹介したストレージサーバーのハードディスクが 3 台以上故障したり、片方のストレージサーバ ー自体が故障したりしても、データの消失やサービスの停止が起きることはありません。 4. バックアップ専用サーバーによる 14 日分の差分バックアップ 3 台 1 組のストレージサーバーのうち 1 台は、バックアップ専用サーバーとして、1 日 1 回バックアップデータを受信し、14 日分 の差分バックアップを保存しております。 万が一ストレージサーバー1 および 2 のデータが誤って全て消去された場合も、バックアップ専用のストレージサーバー3 のデー タにより、前日時点の環境を復元することが可能です。 また、毎日リストア試験を行い、正常に復元できることも確認しています。 5. 西日本データセンターでの遠隔バックアップ バックアップ専用のストレージサーバーで取得したバックアップデータは西日本データセンターへ自動転送し、万が一東日本デー タセンターで大きな災害があった時に備えています。 西日本のデータセンターでは、サービス全体のホットスタンバイとして待機させているのではなく、お客様環境のバックアップのみを 行っております。 12 2. 試用開始までの流れ 「メールワイズ on cybozu.com」は、30 日間無料でお試しいただけます。 お試し終了後 30 日以内に購入いただく場合は、試用期間中のデータを引き継いでご利用いただけます。 ① cybozu.com(https://www.cybozu.com/)にアクセスし、画 面右上の[30 日間無料お試し]をクリックします。 ② メールアドレスを入力し、[メールを送信]ボタンをクリックし ます。 ③ 入力したメールアドレス宛に登録用 URL が記載されたメール が送信されます。3 日以内に URL をクリックし、登録へお進 みください。 ④ お試しをする方の情報を登録し、お試しになるサービスの「メ ールワイズ」にチェックを入れて[お試し開始]ボタンをクリッ クします。 ※ドメイン名とはサービスの URL に利用する文字列です 13 ⑤ 約 5 分程度で準備完了メールが届きますので、記載されている URL をクリッ クし、お客様専用の「cybozu.com」のログイン画面にアクセスします。 メールアドレスとパスワードを入力し、[ログイン]ボタンをクリックします。 ⑥ 左メニューより「メールワイズ」や「cybozu.com 共通管 理」へアクセスできます。 14 3. ユーザーの種類と管理メニュー cybozu.com には、 「サイボウズドットコム ストア管理者」と、 「cybozu.com 共通管理者」の 2 種類の管理者と「一般ユーザー」 が存在し、それぞれ利用できるメニューが異なります。 サイボウズドットコム ストア https://store.cybozu.com/ メールワイズ cybozu.com 共通管理 https://(お客様個別のサブドメイン名).cybozu.com/ 1. ユーザーの違い サイボウズドットコム ストア管理者 アクセスできる 管理メニュー アカウントの 初期値 サイボウズドットコム ストア メールワイズ システム設定 Email：お試し申込時に入力した メールアドレス メールアドレス パスワード：お試し申込時に入力 パスワード：お試し申込時に入力 したパスワード したパスワード ルワイズ」を利用しない(ユー ザー数にカウントしていない) ユーザーをサイボウズドット コム ストア管理者とすること ができます 15 cybozu.com 共通管理 Email：お試し申込時に入力した アカウントを変更して、「メー 留意点 cybozu.com 共通管理者 一般ユーザー なし cybozu.com 共通管理より設定 2. 管理メニューの違い 主な設定内容 サイボウズ 各サービスの発注・見積・試用申し込み、 ユーザー数追加 ドットコム ストア 画面イメージ、アクセス方法 ドメインの追加、ドメイン名の変更 IP アドレス制限・Basic 認証の設定 https://store.cybozu.com/ cybozu.com ユーザー管理 パスワードポリシーの設定 各サービスの発注・見積・試用申し込み、 共通管理 ユーザー数追加(※) ドメイン名の変更(※) IP アドレス制限・Basic 認証の設定(※) https://(お客様個別のサブドメイン名).cybozu.com/ → 左メニューの[cybozu.com 共通管理]をクリック メールサーバー管理 メールワイズ メールアカウント管理 システム設定 メールワイズ 運用管理権限の設定 各種アクセス権の設定 https://(お客様個別のサブドメイン名).cybozu.com/ → 左メニューの[メールワイズ]をクリック → 右上歯車アイコンの[メールワイズ：システム設定] をクリック メールスペース、メールアプリケーション メールワイズ の各種設定 運用管理 (フォルダ管理、署名、振り分け設定、通 知設定等) https://(お客様個別のサブドメイン名).cybozu.com/ → 左メニューの[メールワイズ]をクリック → 右上「メールスペース」内の[運用管理]をクリック ※サイボウズドットコム ストアの管理者より権限が付与されている場合のみ 16 4. サブドメインの変更 ［サイボウズドットコム ストア］［cybozu.com 共通管理］ 「サブドメイン」とは、 「cybozu.com」をご利用になる際に、Web ブラウザーでアクセスする URL に含まれるものです。 「cybozu.com」では、お客様の任意のサブドメインを設定することができます。 また設定後の変更も可能です。 1. 設定方法 1. ① サイボウズドットコム ストアで設定する場合 サイボウズドットコム ストア (https://store.cybozu.com/login)にアクセスし、サイボウズ ドットコム ストア管理者のログイン名とパスワードを入力して [ログイン]をクリックします。 ② 左メニューから、[ドメイン管理]をクリック します。 ③ 表示されている現在の設定状況を確認し、右 側にある[変更]をクリックします。 ④ 枠内に、変更したいサブドメイン名を入力し、[変更]ボタンをク リックします。 ⑤ 設定が完了し画面が切り替わります。設定が反映されるまでしばらく待ちます。 設定が反映されると、契約管理画面の表示に反映されます。 17 2. cybozu.com 共通管理画面から設定する場合】 ① お客様のドメイン (https://(お客様個別のサブドメイン 名).cybozu.com/) にアクセスして cybozu.com 共通管理者 のログイン名とパスワードを入力してログインし、左メニュー の[cybozu.com 共通管理]をクリックします。 初期ログイン名：お試しお申込時に入力したメールアドレス 初期パスワード：お試しお申込時に入力したパスワード ② 左メニューの[契約状況]を クリックし、契約状況リス ト下部の[詳細な契約状況] をクリックします。 [詳細な契約状況]が表示されな い場合は、cybozu.com 共通管 理ではドメイン名を変更できま せん。 ③ 表示されている現在の設定状況を確認し、右側にある[変更]をクリックします。 ④ 枠内に、変更したいサブドメイン名を入力し、[保存]ボタンをクリックします。 18 5. セキュリティ設定 ［サイボウズドットコム ストア］［cybozu.com 共通管理］ 「メールワイズ」を安全にご利用いただくために、セキュリティ機能を利用いただくことをおすすめいたします。 1. IP アドレス制限・Basic 認証 IP アドレス制限・Basic 認証は、サイボウズドットコム ストア管理者か、サイボウズドットコム ストア管理者からアクセス制限 を設定する権限を付与された cybozu.com 共通管理者が、無料で設定できます。 運用に合わせて、IP アドレス制限と Basic 認証を組み合わせて設定を行ってください。 IP アドレス制限とは：アクセスできる IP アドレスを限定し、想定外のアクセスをシャットアウトできます。 Basic 認証とは：通常のログイン画面に、さらに ID・パスワードによるアクセス制限を加えることができます。 1. 設定例 1. IP アドレス等の知識がなく、手軽にセキュリティ設定を行いたい場合 IP アドレス制限：すべて拒否 Basic 認証：ユーザー名・パスワードを指定 → すべてのユーザーが、ユーザー自身と Basic 認証のログイン名・パスワードを要求されます。 2. 社内からのみアクセスする場合 IP アドレス制限：一部許可(社内のグローバル IP アドレスをすべて指定) Basic 認証：設定なし → 登録された社内の IP アドレス以外からは一切アクセスできなくなります。 3. 社外からもアクセスする場合 IP アドレス制限：一部許可(社内のグローバル IP アドレスをすべて指定) Basic 認証：ユーザー名・パスワードを指定 →登録された社内の IP アドレス以外からアクセスする場合は、ユーザー自身と Basic 認証のログイン名・パスワードを 要求されます。 より安全に社外からアクセスしたい場合は「セキュアアクセス」(有料オプション)の利用をお勧めします。 19 2. 設定の組み合わせによる結果 IP アドレス制限の設定 Basic 認証の設定 結果 すべて許可 なし どの IP アドレスからでもアクセスできる すべて許可 あり 設定不可 すべて拒否 なし どの IP アドレスからもアクセスできない すべて拒否 あり 認証ダイアログが表示される 一部の IP アドレスのみ なし 許可された IP アドレスからのみアクセス できる 許可 一部の IP アドレスのみ 許可 あり 留意点 限している場合のみ設定可能 許可された IP アドレスからのアクセス→ 認証ダイアログは表示されない 許可された IP アドレス以外からのアクセ ス→認証ダイアログが表示される Basic 認証は IP アドレスを制 許可された IP からのアドレス からのアクセスでは Basic 認 証は機能しない 3. 設定方法 1. ① サイボウズドットコム ストアで設定する場合 サイボウズドットコム ストア(https://store.cybozu.com/login)にアクセスしてサイボウズドットコム ストア管理者 のログイン名とパスワードを入力してログインします。 ① 左メニューの[ドメイン管理]をクリックします。 [セキュリティと認証]タブをクリックし、「IP アドレス制 限」項目の[変更]をクリックして設定画面を表示します。 ② IP アドレス制限の設定を選択し、[保存]ボタンをクリックし ます。 20 ③ 引き続き Basic 認証の設定を行う場合は、「Basic 認証」項目の[変更] をクリックして設定画面を表示し、Basic 認証のユーザー名、パスワー ドを入力し、[保存]ボタンをクリックします。 ユーザー名には半角英数字、ハイフン(-)、アンダースコア(_)を使用できます。入力 できる文字数は 127 文字までで、大文字と小文字は区別されます。 パスワードには半角英数字と半角記号を使用できます。入力できる文字数は 5～8 文 字で、大文字と小文字は区別されます。 ④ 設定が完了すると、サイボウズドットコム 管理者のメールアドレス宛にメールが届きます。 2. cybozu.com 共通管理画面から設定する場合】 ① お客様のドメイン (https://(お客様個別のサブドメイン 名).cybozu.com/) にアクセスして cybozu.com 共通管理者 のログイン名とパスワードを入力してログインし、左メニュ ーの[cybozu.com 共通管理]をクリックします。 初期ログイン名：お試しお申込時に入力したメールアドレス 初期パスワード：お試しお申込時に入力したパスワード ② 左メニューの「セキュリティ」欄の[アクセス制限]をクリックし、[今すぐ設定する]をクリックします。 ③ 「IP アドレス制限」項目の[変更]をクリックして設定画面を表示 し、IP アドレス制限の設定を選択し、[保存]ボタンをクリックし ます。 「一部許可」を選択した場合は、自社のグローバル IP アドレスをすべて登録 します。IP アドレスは後から追加や編集ができます。 ④ 引き続き Basic 認証を設定する場合は、Basic 認証項目の[変更]をクリックし、 Basic 認証のユーザー名とパスワードを入力し、[保存]ボタンをクリックします。 ユーザー名には半角英数字、ハイフン(-)、アンダースコア(_)を使用できます。入力できる文字数 は 127 文字までで、大文字と小文字は区別されます。 パスワードには半角英数字と半角記号を使用できます。入力できる文字数は 5～8 文字で、大文字 と小文字は区別されます。 ⑤ 設定が完了すると、サイボウズドットコム ストアの管理者のメールアドレス宛にメ ールが送信されます。 21 2. パスワードの制限 「cybozu.com 共通管理」メニューより、パスワードの長さ、複雑さや指定回数以上ログインに失敗するとアカウントをロックす る設定などを行えます。 ① お客様のドメイン (https://(お客様個別のサブドメイン 名).cybozu.com/) にアクセスして cybozu.com 共通管理者 のログイン名とパスワードを入力してログインし、左メニュー の[cybozu.com 共通管理]をクリックします。 初期ログイン名：お試し申込時に入力したメールアドレス 初期パスワード：お試し申込時に入力したパスワード ② 左メニューの「システム設定」欄の[ログイン]をクリックして設定画面を表示し、セキュリティポリシーや運用に合わせ て設定を行います。 22 項目名 内容 ログイン名の入力 「自動補完を有効にする」にチェックを入れると、ログイン名の 一部を入力すると、該当するユーザー一覧が表示されます。 ※IP アドレス制限や Basic 認証を設定していない場合は、インターネットを通じて 第三者がログイン名一覧を閲覧するおそれがありますので、チェックを入れないよ うにご注意ください。 ログイン名とパスワ Web ブラウザーにログイン名とパスワードの保存を許可するかどうかを設定します。 ードの保存 ここのチェックを外した場合もログイン名のみは保存が可能です。 ※Web ブラウザーの設定が優先される場合があります。 自動ログイン ログインしたまま Web ブラウザーを閉じ、再度起動した場合に自動的にログイン状態にするかどうかを 設定します。 パスワードポリシー パスワードの長さ、複雑さや有効期限などを設定できます。 アカウントロックア ログインに失敗するとアカウントをロックする「アカウントロックアウト」の失敗回数、ロックの解除ま ウト での時間を設定できます。 SAML 認証 異なるセキュリティドメイン間で認証情報を連携する「SAML 認証」を有効にするかどうかを設定します。 SAML 認証を設定すると社内の IdP に登録されたユーザーアカウントで cybozu.com にシングルサイン オンできます。 ※IsP の構築方法および SAML 認証で cybozu.com にログインする端末の設定は、各製品ベンダーにお問い合わせください。 23 6. ユーザー登録 ［cybozu.com 共通管理］ 「メールワイズ」を利用するユーザーの登録方法をご紹介します。 ① お客様のドメイン (https://(お客様個別のサブドメイン 名).cybozu.com/) にアクセスして cybozu.com 共通管理者 のログイン名とパスワードを入力してログインし、左メニュー の[cybozu.com 共通管理]をクリックします。 初期ログイン名：お試し申込時に入力したメールアドレス 初期パスワード：お試し申込時に入力したパスワード ② 左メニューより[組織/ユーザー]をクリ ックして「組織とユーザーの設定」画 面を表示し、「ユーザー」欄の[ユーザ ーの追加]をクリックします。 ③ ユーザー情報を設定して[保存]ボタンをクリックしま す。登録する人数が多い場合には CSV ファイルによる一 括登録も可能です。 ＊が付いた項目は必須項目です。すべての項目を埋める 必要はありませんが、下記の項目は初めにご確認くださ い。 項目名 内容 名前(表示名) 各サービスで表示される名前です。 ログイン名 cybozu.com へログインするための ID です。 E-mail 各サービスでメールの送受信を行うメールアドレスです。 使用状態 「使用中」になっていることを確認します。 ※他のユーザーと重複している場合は利用できません 。 ※停止中になっている場合はサービスを利用できなくなり、契約ユーザー数にカウントされません。 利用サービス ご契約中、もしくは試用を申し込みいただいたサービスの一覧が表示されます。 「メールワイズ」にチェックを入れます。 24 ④ 「パスワードの変更」ダイアログが表示されるので、追加したユーザーのパスワードを設定します。パスワードは自動生成 されたものを利用するか直接入力します。 「パスワードを表示する」を選択するとユーザーのパスワードを確認できます。(Internet Explorer 8 ではこのチェックボックスは表示され ません。) 「このユーザーのパスワードを無期限にする」を選択すると、パスワードポリシーの設定に関わらず、選択したユーザーのパスワードのみ、 有効期間を無期限にできます。 ⑤ ユーザーにパスワードとログイン方法をメールで通知する場合は[設定してメールを送信]をクリックし、次の手順に進みま す。メールで通知しない場合は[設定]をクリックし、ユーザー情報を保存します。 ⑥ 「パスワードとログイン方法をメールで送信」ダイアログで、宛先欄のメールアドレスを確認して必要に応じてタイト ルや本文を編集し、[送信]をクリックします。 25 7. 管理者の登録 ［サイボウズドットコム ストア］［cybozu.com 共通管理］ 「サイボウズドットコム ストア管理者」と「cybozu.com 共通管理者」は複数登録できます。 特に「サイボウズドットコム ストア管理者」のアカウントをお忘れの場合、再発行にはお時間をいただいておりますので、 管理者は複数登録いただくことをお願い申し上げます。 1. サイボウズドットコム ストア管理者の追加 サイボウズドットコム ストアにアカウントを作成した時に登録した管理者以外にも、サイボウズドットコム ストア管理者を追加 できます。登録できる管理者数に制限はありません。 ① 「サイボウズドットコム ストア」(https://store.cybozu.com/login)にアクセスし、サイボウズドットコムのログイン 名とパスワードを入力してログインします。 ② 左メニューの[アカウント管理]をクリックし、「サイ ボウズドットコム管理者」欄の[管理者の追加]をクリ ックします。 ③ 「ストア管理者」に設定する方のメールアドレスを記入 し、[追加]ボタンをクリックします。 複数のメールアドレスをまとめて記入することもできます。 26 2. cybozu.com 共通管理者の登録 新規に「サイボウズドットコムストア」に登録する際に自動的に作成される cybozu.com 共通管理者以外のユーザーにも cybozu.com 共通管理権限を付与することができます。そのユーザーに対しては、あらかじめ「cybozu.com」を利用するユーザ ーとしての登録を行っておく必要があります。 なお、「Administrator」は、初期設定時は停止中となっています。「Administrator」の表示名を変更することができます が、変更後は「cybozu.com 共通管理」内の「組織/ユーザー」の表示色で、当初 Administrator だったことを判別する必要が あります。 ① お客様のドメイン (https://(お客様個別のサブドメイン 名).cybozu.com/) にアクセスして cybozu.com 共通管理者 のログイン名とパスワードを入力してログインし、左メニュー の[cybozu.com 共通管理]をクリックします。 初期ログイン名：お試しお申込時に入力したメールアドレス 初期パスワード：お試しお申込時に入力したパスワード ② 左メニューの[管理者の設定]をクリックします。 ③ 「cybozu.com 共通管理者の設定」画面で、管理者に設定す るユーザーを含む組織をクリックします。 該当するユーザーをクリックして[追加]ボタンをクリックして 「cybozu.com 共通管理者」に追加し、[保存]ボタンをクリッ クします。 ユーザーは複数選択できます。 27 8. メールワイズの初期設定 「メールワイズ」で送受信するメールサーバーとメールアカウントを登録します。 設定情報については、メールサーバー会社様やメールサーバー管理会社様へ事前にご確認ください。 ① cybozu.com 共通管理者で「メールワイズ」へログインし、メールの送受信に必要な設定のされていないメールアプリ ケーションにアクセスすると、設定を促すポップアップが表示されます。 ② 最初のポップアップ画面で、メールアカウントに必要な項目を設 定し、[次へ]ボタンをクリックします。 ③ 次のポップアップ画面で、メールサーバーに必要な項目を設定 し、[次へ]ボタンをクリックします。 ④ メールサーバーとメールアカウントを登録したメールアプリケーションで、メールを送受信できるかどうかを確認しま す。 Microsoft Outlook など、他のメールクライアントソフトへ該当メールサーバーを設定している場合は、その設定を流用して「メールワイズ」 の初期設定を行うことができます。以下の手順をご参照ください。 ▼ 他のメールソフトで使用していたメールサーバーを流用する http://manual.cybozu.co.jp/mailwise/mailwise_first_reuse.html 28 9. 運用管理権限、各種アクセス権の設定 1. メールスペースの利用ユーザーと運用管理アクセス権の設定 メールスペースを利用するユーザーと、運用管理を行えるアクセス権を設定します。 ① cybozu.com 共通管理者で「メールワイズ」へログインし、 左メニューから[メールワイズ]をクリックします。 左メニューにはメールスペース名が表示され、初期状態は「メールワイ ズ」となります。プレミアムコースで複数のメールスペースをご利用中、 またはメールスペース名を変更された場合は、別の名称が表示されます。 ② 「基本設定」欄の[アクセス権]をクリックします。 ③ [変更する]をクリックします。 ④ アクセス権を変更し、[変更する]ボタンをクリックしてアクセス権を 設定します。 「メールワイズの利用ユーザー」にメールスペースを利用できるユー ザーを指定します。スタンダードコースでメールスペースを 1 つのみ 利用している場合は「ユーザー全員」のままでかまいません。 「運用管理アクセス権」に、メールアプリケーションのフォルダ管 理、署名、振り分け設定、通知設定など、各種運用管理が行えるユー ザーを指定します。 29 ［メールワイズ システム設定］ 2. メールアプリケーションのアクセス権設定 メールアプリケーションでは、閲覧、編集、削除、送信、ファイル出力それぞれの操作にアクセス権を設定できます。 ① cybozu.com 共通管理者で「メールワイズ」へログインし、 左メニューから[メールワイズ]をクリックします。 左メニューにはメールスペース名が表示され、初期状態は「メールワイ ズ」となります。プレミアムコースで複数のメールスペースをご利用中、 またはメールスペース名を変更された場合は、別の名称が表示されます。 ② 「メール」欄の[アクセス権]をクリックします。 「メール」と記載されている箇所にはメールアプリケーション名が表示 され、初期状態は「メール」となります。プレミアムコースで複数のメ ールアプリケーションをご利用中、またはメールアプリケーション名を 変更された場合は、別の名称が表示されます。 ③ [変更する]をクリックします。 ④ アクセス権を変更し、[変更する]ボタンをクリックしてアクセス権を 設定します。 3. その他のアクセス権設定 「メールアプリケーション」のほか、電話/訪問履歴、アドレス帳、テンプレート、一斉配信、集計レポートにもアクセス権を設定 できます。必要に応じて設定を行ってください。 30 10. 署名の設定 ［メールワイズ 運用管理］ 「メールワイズ」で送信する際に利用する署名を設定します。 ① 運用管理権限のあるユーザーで「メールワイズ」にログイン し、上部バーの[メールスペース]をクリックして[運用管理]をク リックします。 ② 左メニューの「メール」をクリックし、「基本設定」欄の[署名] をクリックします。 「メール」と記載されている箇所にはメールアプリケーション名が表示さ れ、初期状態は「メール」となります。プレミアムコースで複数のメールア プリケーションをご利用中、またはメールアプリケーション名を変更された 場合は、別の名称が表示されます。 ③ [追加する]をクリックします。 ④ 署名の情報を入力し、[追加する]をクリックして署名を登録します。 ログインユーザーの氏名や現在の日付などの固定ではない情報も、 「予約語」を利用することにより自動的に署名に挿入することができます。 31 11. メールを送受信する ここまで設定したら、いよいよメールを送受信します。 1. メールを受信する ① メールワイズにログインし、[メ ール受信]ボタンをクリックしま す。 [メール受信]をクリックしなくても、 「メ ールワイズ」は 5 分間隔で自動的に新着 メールをチェックします。 ② メールが受信されます。 受信したメールの「処理状況」は 「未処理」となり、赤く表示され ます。 ③ メールの件名をクリックすると、メールの内容を確認でき ます。 [履歴を見る]をクリックすると、過去の対応履歴を確認で きます。 32 2. メールに返信する ① メールの詳細画面で[返信する]をクリックします。 そのメールは自動的に「処理中」となり、他のユーザーはメール一覧画面で誰が対応中かを確認できます。 ② メールの作成が終わったら[送信する]をクリックして送信します。送信が完了すると「処理済み」となり、メール一覧画 面に表示されなくなります。 「受信メール」一覧から処理済みのメールを確認できます。 送信前に他のユーザーのチェックを受けるときは、「処理状況」「確認者」のプルダウンで設定を変更し、[書きかけ保存する]をクリック します。 33 12. 応用設定 「メールワイズ」では、運用状況に合わせてさまざまな設定が行えます。詳しくは Web マニュアルをご確認ください。 メールワイズ Web マニュアル：https://help.cybozu.com/ja/m/index.html 1. メールアプリケーションの運用管理設定 フォルダの作成、自動振り分け / 処理状況のカスタマイズ、処理状況の自動設定 / 自動返信、自動転送の設定など 操作マニュアル：https://manual.cybozu.co.jp/mailwise/admin_app/mail/ 2. テンプレートの活用 操作マニュアル：https://manual.cybozu.co.jp/mailwise/user_app/template/ 3. アドレス帳の活用 操作マニュアル：https://manual.cybozu.co.jp/mailwise/user_app/customer/ 4. 一斉配信の利用 操作マニュアル：https://manual.cybozu.co.jp/mailwise/user_app/post/ 5. 集計レポート 操作マニュアル(集計レポート)：https://manual.cybozu.co.jp/mailwise/user_app/report/ 操作マニュアル(集計条件の設定)：https://manual.cybozu.co.jp/mailwise/admin_app/mail/operation.html#anchor03 34
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