４章情報リテラシー TFU リエゾンゼミ・ナビ『学びとの出会い』１．Microsoft Word でレポートを作成しよう１レポートとは？この節では、レポート作成という視点から、ワープロソフトのひとつ「Microsoft Word 2013（以下、Word）」の基本的な操作について説明していきます。ただし、同じ Word であってもバージョン（例えば、Word 2010）によっては、ここでの説明や操作手順などと異なる場合もありますので、ご注意下さい注１）。なお、Word の基本操作については「情報処理実習」や「情報処理応用実習」など、情報系授業の教科書や資料なども参考にして下さい。ここでのレポートとは、「特定の課題（テーマ）に関しての調査や研究の結果（事実）および自分の意見についてまとめた報告書」をいいます。レポートは、感想文のように自分の「感情（気持ち）」を表現するのではなく、「事実」と「意見」を明確に区別して書くことが求められます。特に「事実」を書くときには、その内容（情報）の真偽について、客観的な確認が必要です。一方、「意見」に関しては、事実の客観的な検証に基づき、その正当性や妥当性を証明するために「根拠（論拠）」を示すことが求められます。ここでの学習を通じて「レポートを読む人たちに自分の意図を正しく伝えるための有用な手段（道具）」として、Word の各種機能を活用することにより、誰もが理解しやすい文書の作成や表現方法（Writing Skill）などを身につけて欲しいと思います。２ Word を用いたレポート作成〔1〕レポート作成に便利なワープロソフト最近では、情報通信技術の革新に伴って、ワープロソフトの多機能化がすすみ、文章と図表の組み合わせなどの機能の操作についても直観的、なおかつ簡単にできるようになってきました。これらの機能は、誰もが読みやすく、そして分かりやすい（視覚効果に優れた）内容のレポートを作成するのに大変役に立ちます。ここでは、文書作成の基本操作に加えて、作表機能についても説明します。 1 注１）Microsoft Word 2013 と Microsoft2010 で操作方法が違うような場合には、この注釈欄で説明したいと思います。このテキストでは、バージョンが異なっても word で共通に使用可能な機能を紹介していきます。〔2〕文書作成の基本 (1)書式設定タイトルあるいは見出しのフォント（文字の種類＝書体）やフォントサイズ（文字の大きさ）を変更すると、誰もが読みやすいレポートになります。それでは、実際にレポートのタイトルのフォントとフォントサイズを変更してみましょう。注 2）ドラッグは、目的の項目をマウスポインタ課題１）１行目の「レポート作成の練習」を[ＭＳゴシック]、[14 ポイント]、 [中央揃え（センタリング）]に設定してみましょう。課題２）２行目に学籍番号と氏名を入力し、[ＭＳ明朝]、[10.5 ポイント]、[右揃え]に設定し、3 行目に空白行を設けてみましょう。操作手順は、以下のとおりです。 ① 変更したい部分「レポート作成の練習」をドラッグ注２）してから、右クリック注３）すると、図 1 が表示されます。次に［フォント(F)］をクリック注４）します。 ( )で指し、ポインタの左側のボタンを押したまま、 Windows 仕様のパソコンでマウスを動かす操作をいいます。 MacBook や MacBook Air などの場合には、目的の項目をマウスポインタ( )で指し、トラックパッドを押しながら、動かすとドラッグと同じ操作ができます。注 3）右クリックとは、 Windows 仕様のパソコンでマウスを使用し、マウスの右ボタンを押したときの操作をいいます。 MacBook Air の本体には、右ボタンがついてないことがあります。その時には、トラックパッドに 2 本指をおいて、ボタンを押すと右クリックと同じ操作ができます。もしくは、ボタンがない場合には、トラックパッドに 2 本指をおいた状態で、さらに別の指でトラックパッドを押すと、右クリックと同じ操作ができます。注 4）クリックとは、 Windows 仕様のパソコンでマウスを使用し、左側のボタンを押したときの操作をいいます。 MacBook Air での操作は、トラックパッドを 1 回押したり、ボタンを 1 回押すという操作がクリックの操作になります。図 1:書式設定のプルダウンメニュー 2 ② 次に図 2 から[日本語用のフォント(T)]を「MS ゴシック」に変更します。次に[サイズ(S)]を「14」に変更し、[OK]をクリックします。図 2:「フォント」のダイアログボックス ③ 次に、［書式設定］ツールバーの［中央揃え］をクリックします。書式設定を変更すると以下のようになります。〈変更前〉レポート作成の練習〈変更後〉レポート作成の練習学籍番号氏名 --- 空白行 --- 3 (2)注釈をつける文章のなかで、難しい語句の意味や専門的あるいは特殊な用法についての解説など、読む人に対して、さらに詳しい内容の紹介が必要な場合には、注釈をつけます。このテキストでは、小さな文字のため分かりにくいかもしれませんが、右側の欄(パソコンの操作方法や専門用語など、本文の内容について、より詳しく解説されている部分)が注釈です。なお、注釈には、各ページの欄外につける「脚注」と、文章全体の最後にまとめてつける「文末脚注」があります。例えば、本テキストの右欄が「脚注」です。ここでは、レポートを作成するときに良く使われる「文末脚注」をつけてみたいと思います。課題３）以下の本文で「ICT」の語句に注釈をつけ、その説明を「文末脚注」に設定してみましょう。【本文】 ICT は、皆さんの「愛（アイ）ディア」と工夫次第で、身体の不自由なヒトたちのコミュニケーションや遊びに役立つ道具や仕組みへと生まれ変わります。これらは、身体の不自由なヒトたちのコミュニケーションや遊びの世界を広げ、彼らに自信と勇気を与えます。それでは、皆さんの発想の転換やヒラメキによって、新たなコミュニケーションや遊びの世界を創っていきましょう注 5）。【説明文】注 5）村上優編著『保育の創造を支援するコンピュータ』、保育出版社、p53 より引用 ICT は、Information and Communication Technology の略称です。一般的には「情報通信技術」と訳されています。操作手順は、以下のとおりです。 ① 変更したい「ICT」の語句をドラッグします。 ② 次に[参考資料]タブをクリックし[脚注の挿入]を表示させます。最後に、○印の部分をクリックします注 6）。 4 注 6） ○印のアイコンは、非常に小さいので、操作するときに注意して下さい。図 3:［脚注の挿入］の詳細表示 ③ 図 4 が表示されます。次に、○印の内容（a.文末脚注(E)：「文章の最後」になっているか？、b.番号の付け方(M)：「連続」になっているか？、c.変更の対象(P)：「選択している文字列(P)」になっているか？）を確認し、[適用]から［挿入］の順番にクリックしていきます。図 4［脚注と文末脚注］ ④ 文末に 1)が自動挿入されますので、その後に説明文を入力します。 ⑤ 注釈番号 1)の上の行に＜注＞と入力します。 ⑥ 注釈の設定が完了したら［ファイル］タブ→［上書き保存(S)］をクリックしていきます。〈文末脚注の設定後〉 ICT1)は、皆さんの「愛（アイ）ディア」と工夫次第で、身体の不自由なヒトたちのコミュニケーションや遊びに役立つ道具や仕組みへと生まれ変わります。これらは、身体の不自由なヒトたちのコ 5 ミュニケーションや遊びの世界を広げ、彼らに自信と勇気を与えます。それでは、皆さんの発想の転換やヒラメキによって、新たなコミュニケーションや遊びの世界を創っていきましょう。〈文書の最後〉〈注〉１） ICT は、Information and Communication Technology の略称です。一般的には「情報通信技術」と訳されています。 (3)表を作成するレポートのなかで、文章に加えて「表」を用いると、説得力のある内容になります。ここでは、Word の作表機能の基本操作を学びます。課題４）以下の表 1 を作成し、レポート内での配置を整えたいと思います。表：社会福祉施設数（平成 23 年）単位：施設数公営施設公営以外の施設児童福祉施設 15,837 15,762 老人福祉施設 930 3,897 46 1,081 1,511 5,433 知的障害者援護施設その他の社会福祉施設出典：『日本の統計 2013』注 7）8）操作手順は、以下のとおりです。 ① 表を挿入したい位置へマウスカーソルを移動します。 ② [挿入]タブをクリックします。次に、[表]のアイコン(▼)をクリックし、図 5-1 を表示させ,ます。最後に［表の挿入(I)］をクリックすると、図 5-2 が表示されます。注 7）統計データを利用する場合、必ず出典（どこの公的機関や企業からデータを入手したのか？）を明示することが大切です。注 8）総務省統計研修所編『日本の統計』総務省統計局この統計書には、日本の国土、人口、経済、社会、文化など広範な分野にわたり、基本的な統計情報が掲載されています。なお、統計局のホームページからは最新の統計データ(Excel 形式)のダウンロードも可能です。 ※統計局のホームページ http://www.stat.go.jp/index.htm 6 図 5-1 ［表の挿入］の表示 ③ ［罫線(A)］→［挿入（I）］→［表(T)］をクリックし、図 5-2 の［列数(C)］は「3」を指定し、［行数(R)］には「5」を指定します。図 5-2:［表の挿入］ ④ 次に、表 1 を参考にして、表題やデータなどを入力します。 ⑤ 1 行目の「公営施設」および「公営以外の施設」をドラッグし、反転表示させた状態で［中央揃え］にします。次に、全ての数値データを反転表示させた状態で、［右揃え］にします。 7 ⑥ 表枠の境目にマウスカーソルを合わせると←││→の表示に変わります。この状態でマウスを左もしくは右に動かすと、表枠の幅を変更できます。 ⑦ 表枠の幅を整えられたら［ファイル(F)］→［上書き保存(S)］をクリックします。【さらに便利な機能】 Word では、表計算ソフト(Excel)で作成した図表と組み合わせて利用することもできます。詳しくは、第 2 節「エクセルで表とグラフを作ろう」で学びましょう。〔3〕もう少しでレポート完成！ (1)推敲レポートが書けたら「推敲」の段階になります。この段階では、執筆中のレポートをもう一度、最初から読み直して、内容や誤字・脱字の有無、書式などの確認を行います。 ○推敲の主なチェック項目・序論、本論、結論の三部構成になっているか？・引用や注釈のつけ方は、正しいか？・文体は、常体（だ・である調）で統一されているか？・誤字や脱字がないか？・統計データ（図表）の単位や出典は明確か？例えば「コンピュータ」と「コンピューター」のように表記が統一されていないと、読む人に戸惑いを与えてしまいます。このような場合には、どちらかの表記に統一しなければなりません注 9）。注 9）日本工業規格(Japan なお、Word には、表記を統一するときに便利な「検索」と「置換」 Industrial Standards 略称：JIS) の用語では「コンピューの機能があります。なお「検索」と「置換」の違いは、以下のとおりです。「検索」… 「コンピューター」という文字のある部分を見つける。「置換」…「コンピューター」という文字を見つけ、「コンピュータ」の表記に置き換える。 8 タ」の表記が採用されています。そのため、家庭用電化製品やパソコンなどのカタログやマニュアルでは「コンピュータ」の表記が多く見られます。 Word の置換機能には「一括置換（置換対象の文字を自動的に置き換える）」と「逐次置換（置換対象の文字を１つひとつ確かめながら、置き換える）」の 2 種類があります。実際のレポート作成では、基本的に「逐次置換」の利用をおすすめします。それでは、実際に「逐次置換」の機能を用いて、推敲してみましょう。課題５）文体表現のなかに「です」や「ます」があれば、常体の「だ」もしくは「である」のいずれかに統一してみましょう。操作手順は、以下のとおりです。 ① ［ホーム(編集)］タブをクリックします。次に、図 6-1 の［置換］をクリックします。図 6-1 [ホーム(編集)]の画面 ② 図 6-2 が表示されたら、［検索する文字列(N)］に「です」と入力します。次に［置換後の文字列(I)］には「だ」を入力します。図 6-2［検索と置換］ 9 ③ ［置換(R)］をクリックし、検索対象の「です」の文字が見つかると、反転表示されます。次に、前後の文脈をきちんと確認してから、「だ」に置き換えても良ければ、もう一度、［置換(R)］をクリックします。まだ、置換候補があれば、反転表示されますので、上記の作業を繰り返していきます。最後に、全ての置換作業が完了すると、図 7 メッセージが表示されます注 10）。注 10）「ます」と「である」でも置換の設定・操作を試してみて下さい図 7:検索と置換終了時のメッセージ ④ 置換換完了後［ファイル(F)］→［上書き保存(S)］をクリックします。 (2)ページレイアウト推敲が完了したら、次に印刷様式（ページレイアウト）を設定します。最近のレポート課題では「Ａ４用紙、40 字×30 行」のような提出条件が指定されることもあります。Word では、初期設定が A4 用紙で 40 字×36 行となっています。また、課題によっては、レポートの内容が 2 枚以上になりますので、ページ番号をつけておくと、読むときに分かりやすくなります。まずは、ページ番号を設定からはじめましょう。課題６）各ページのフッター(中央)にページ番号をつけてみましょう。操作手順は、以下のとおりです。 ① 最初に［挿入］のタブをクリックします。次に［ページ番号］のアイコン（▼）をクリックしてから、[ページの下部(B) ▶] →[シンプル番号のみ 2]を選択し、以下の図 8 を表示させます。 10 図 8：［ページ番号］の詳細表示(プルダウンメニュー) ② ［ページ番号］のアイコン（▼）をクリックしてから、［ページの番号の書式設定(F)］のアイコンをクリックすると、以下の図 9 が表示されます。次に［連続番号］の項目について、［前のセクションからの継続(C)］もしくは［開始番号(A)］のいずれかを選択し、最後に［OK］をクリックします。図 9：［ページ番号の書式］の詳細画面 ② ページ番号の設定が完了したら［ファイル(F)］→［上書き保存(S)］をクリックします。課題７）以下の条件を満たすようにページ設定を変更する。・1 行の文字数：40 字・1 頁の行数：30 行・用紙サイズ：A4 11 操作手順は、以下のとおりです。 ① ［ページレイアウト］のタブを選択し、図 10-1 を表示させてから、○印をクリックすると、図 10-2 が表示されます。図 10-1：［ページレイアウト］のタブ（文字数と行数の設定）（用紙の設定）図 10-2：［ページ設定］の詳細画面 ② ［文字数と行数］のタブが表示されていることを確認し、［文字数と行数を指定する(Y)］の◎の部分（ラジオボタン）を選択してから、文字数（40 字）と行数（30 行）を指定する。 ③ 次に［用紙］タブをクリックし、用紙サイズ（A4）を指定する。 (3)いよいよレポートの印刷印刷様式（ページレイアウト）の設定を完了したら、いよいよ印刷し、提出です。レポートが仕上がったら、すぐに印刷するのではなく、［ファイル(F)］→［印刷プレビュー(V)］で印刷状態を確認するように心がけて下さい。 12 最後に、レポートの印刷が完了したら、ホッチキスやクリップなどで留めて、最終的な確認を終えてから、提出して下さい注 11）。「ワード・エクセル・パワーポイント」は、現代の「読み書きそろばん」といわれ、社会人になっても必須だよ！注 11）ワープロソフト(Word) は、レポートの作成に大変便利な道具ということを分かってもらえましたでしょうか。しかし、便利な一方、何らかの原因でパソコンが壊れてしまうと、同時にレポートのデータも失われ、復元できません。今後、大切なレポートや写真などの電子データは、USB メモリや CD-RW などにもバックアップしておきましょう。学びを深める参考文献 ●『30 時間でマスター Word 2013』実教教育出版、 2013 13