承認経路説明書のPDF

承認ワークフロー操作説明書
２００３年９月初版
目
次
１．基本的な使用方法
２．利用環境・使用条件
３．承認ワークフローセットアップ手順（概要）
４．承認ワークフローセットアップ手順（詳細）
５．業務での使用例
１．基本的な使用方法
本システムは「承認情報ＤＢ(wf_adrs.nsf)」と「承認フローを組み込んだＤＢ(これは１つだけ
の場合も複数ＤＢになる場合もあります)」からなります。最初に「承認情報ＤＢ」に申請者・所
属、承認者、承認ルートを登録します。すべての「承認フローを組み込んだＤＢ」は、この「承認
情報ＤＢ」に登録されているユーザー情報、経路情報を使用して動作します。「承認フローを組み
込んだＤＢ」とは「承認ロジック」サブフォームが組み込まれたＤＢで、例えば「有給休暇届け書
」など承認が必要なＤＢを指します。「有給休暇届け書」などは団体ごとに様式が違うため、各自
でフォームを作成した後「承認ロジック」サブフォームを組み込むことで自分達が必要とする承認
フローが完成します。
２．利用環境・使用条件
・本システムを利用する上での制限事項として、すべてのユーザーロケーション情報で
「基本」タブページを開いて「デフォルトの表示名」を「ユーザー名の別名を表示」に
する必要があります。
・承認ワークフローはノーツ・ドミノを利用したアプリケーションです。したがって
ノーツ・ドミノのＲ５、あるいはＲ６が動作する環境が必要です。
・本システムはWindows2000、WindowsXP環境で動作確認しています。
※
ノーツ・ドミノはＩＢＭ(旧ロータス)社の製品です。
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３．承認ワークフローセットアップ手順（概要）
１．ドミノをセットアップします。
２．ＤＪＸをセットしてノーツ・ドミノで日本語の名前を利用できるようにします。
※
参照資料
Domino6管理者ガイド(ISBN4-7980-0568-1)第８章P281∼P310
３．ノーツクライアントのユーザーロケーション情報の「デフォルトの表示名」を
「ユーザー名の別名を表示」に変更します。
４．承認ワークフローＤＢをドミノのＤＡＴＡフォルダーにコピーし、一度ドミノを
再起動します。
ａ．承認情報ＤＢ(wf_adrs.nsf)
ｂ．承認フロー組込ＤＢ(wf_kmkm.nsf)
５．管理クライアントを起動させ、「承認情報ＤＢ」、「承認フロー組込ＤＢ」のＡＣＬに
管理者を追加し、同時に［ADMIN］ロールのチェックを入れます。
図
※
管理者の追加
「承認情報ＤＢ」について補足
「承認情報ＤＢ」のメンテナンスは、基本的に管理者が行います。他のユーザーには作成者
権限を与え、自分の不在登録だけ行えるようにします。
管理者には「承認情報ＤＢ」の編集者以上の権限と[ADMIN]ロールを与える必要があります。
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また一般ユーザーより、他人の不在登録ができる分だけ権限が多いユーザーも作成可能です。
そのユーザーには[SCHEDULE]ロールを与えます。
注意：総てのビューで、クリップボードを使ったコピー＆ペーストはできません。
６．管理クライアントを起動させ、「承認情報ＤＢ」、「承認フロー組込ＤＢ」に署名します。
７．「承認情報ＤＢ」にユーザー情報を登録します。
図
ユーザー情報登録
８．「承認情報ＤＢ」に承認者情報を登録します。
９．「承認情報ＤＢ」に承認経路情報を登録します。
10．「承認情報ＤＢ」に異動スケジュール情報を登録します。
※
異動スケジュールとは人事異動に伴う申請者、承認者の変更を指します。したがって
必要のある場合に登録します。
11．「承認フロー組込ＤＢ」をデザイナーで開き、承認フローを組み込むページ
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(例：「早退・遅刻届け」など)を作成します。
12．「承認フロー組込ＤＢ」で管理者がアプリケーション情報を登録します。
管理者がアプリケーション情報毎にルート№を登録します。ここで登録された情報を元に
実際に承認が必要な文書が申請された時に、申請者の名前で「承認情報ＤＢ」から申請者
の所属を検索し、その所属、ルート№から承認ルートの承認者をセットします。
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４．承認ワークフローセットアップ手順（詳細）
１．ノーツクライアントのユーザーロケーション情報の変更
※
この操作は本システムを利用する総てのクライアントで実行してください。
ａ．ステータスバーのロケーションから「ロケーションの編集」を選択
図
ロケーション選択
ｂ．「基本」タグページを開き「デフォルトの表示名」を「ユーザー名の別名を表示」
に変更します。
図
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デフォルトの表示名の変更
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２．ユーザー情報の登録。
図
ユーザー情報登録
ａ．「承認情報ＤＢ」を管理者ＩＤで開き、「01所属・申請者」ビューで「新規所属・申請
者作成」ボタンをクリックします。
※
管理者ＩＤとは［ADMIN］ロールを持ったユーザーＩＤです。
※
「新規所属・申請者作成」ボタンは管理者ＩＤで開かないと表示されません。
管理者ＩＤで開いているにも関わらず、ボタンが表示されない場合は１度ノーツ
を終了してから、再度ノーツを立ち上げてみてください。
ｂ．「所属・申請者」フォームで、所属と申請者を入力します。所属がキーになっていま
すから、登録済みの所属と同一名称は登録できません。また申請者はノーツのアドレ
ス帳を参照し、承認フローを利用する人を総ての名前を登録します。
所属ごとにユーザー名を登録したら「保存・閉じる」ボタンを押します。
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図
ユーザー名の選択
図
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ユーザー登録
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３．承認者情報の登録。
図
02:承認者ビュー
ａ．「02:承認者」ビューで「新規承認者作成」ボタンをクリックし、役職（承認者名）と
ノーツ上のユーザー名を入力します。ここでは役職（承認者名）がキーとなっていますか
ら、すでに登録済みの役職（承認者名）は登録できません。また名前はノーツのアドレス
帳を参照し、複数の人を登録することも可能です（複数の人を登録した場合は、登録した
人のうち一人が承認すると、その役職（承認者）は承認したことになります）。ワークフ
ローで申請書を承認する可能性のある人はすべて、ここに登録する必要があります。
図
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承認者登録
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４．承認ルート情報の登録。
図
承認ルートビュー
ａ．「03:承認ルート」ビューで「新規ルート作成」ボタンをクリックして所属毎の
承認ルートを登録します。
図
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承認ルート登録フォーム
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ｂ．（登録済みの）所属を選択します。
ｃ．ルート№を選択（１はデフォルトのルート）。
※
ルート№は承認の意味（稟議書の決済、有給休暇承認など）毎に変える必要があります、
また同じルート№は総ての所属で同じ承認の意味を持たせる必要があります。
ただしデフォルトのルート№（１）で代替できる場合は、特定の所属でルート№が存在し
ないケースもあり得ます。
ｄ．必要に応じてコメントを入力します。
ｅ．承認者数(MAX１０)を選択します。
ｆ．ｅの承認者数で指定した人数分、承認者（登録済みの役職（承認者名））と承認時の表示、
否認時の表示、メール通知有無、自動承認日数を選択し、登録します。
承認ルート登録では「所属」と「ルート№」がキーになっていますから、同じ「所属」、
「ルート№」は複数登録できません。ただし同じような文書を複数登録することが多いと
思われますから、「03:承認ルート」ビューで元になる文書（これから作成する文書に一番
近いもの）を選択した状態で、新規ルート作成ボタンを押してください。そうすることで、
選択された文書の値を引き継いだ（ルート№は＋１される）新規文書ができるので、必要な
項目のみ修正してください。
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＜＜承認ルートＮｏ補足＞＞
下記の図は札幌営業所の承認ルートＮｏ１の登録内容です。上の承認ルートＮｏ２と比べる
と承認者が１人少ない２人になっているのがわかります。これは承認文書によっては所長決裁
で済むものや部長、社長決裁が必要なものなど決済ルートが複数あるためです。
「承認ルートＮｏ」はこのように複数の承認経路を区別するために利用します。
図
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札幌営業所承認ルートＮｏ１
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５．異動スケジュール情報の登録。
４／１付の人事異動など事前に分かっている人事異動を登録しておき、当日の承認情報ＤＢ
の変更作業をスムーズにします。
※
必要のある場合にのみ登録します。
ａ．「04:異動スケジュール\01:未完」ビューで「新規スケジュール」ボタンをクリックして、
異動スケジュールを登録します。
図
異動スケジュールビュー
ｂ．「申請者・承認者スケジュール登録」フォームで必要事項を登録します。
異動日と申請者か承認者の種別、異動する人のノーツ上の名前、異動元の所属（または
役職）と異動先の所属（または役職）を選択します。
異動日当日の午前０時（エージェントのプロパティで変更可能）に、異動元の文書から
その人の名前を消去し、異動先の文書にその人の名前を追加します（置き換えではあり
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ません）。その後この文書のステータスが完了に代わります。異動元が空で異動先のみ
ある場合は追加のみが行われ、異動先が空で異動元のみある場合は削除だけが行われます。
異動元、異動先ともに空の場合は、エラーメッセージが表示され、スケジュール文書が
保存できません。
図
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申請者・承認者スケジュール登録フォーム
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６．不在自動承認情報の登録。
事前に出張などの予定が分かっている場合に、その期間自動で承認するための機能です。
※
必要のある場合にのみ登録します。
ａ．「11:不在自動承認\01:期間内」ビューで「新規不在登録作成」ボタンをクリックして、
不在情報を登録します。
図
「11:不在自動承認\01:期間内」ビュー
ｂ．「不在承認者、自動承認登録」フォームで必要事項を登録します。
基本的には不在となる期間を入力します。[ADMIN]または[SCHEDULE]ロールを持った人は、
不在となる人を変更できます。つまり自分で不在自動承認登録をせずに長期出張に行った
人がいる場合、その人に代わってその人の名前で登録することが可能です。
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図
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不在承認者、自動承認登録
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７．「承認フロー組込ＤＢ」で必要なフォームを作成。
実際に承認が必要な届け書(例：「早退・遅刻届け」など)を作成します。
「承認フロー組込ＤＢ」は実際に承認文書を作成、申請、承認するデータベースです。
管理者が承認のルート№を定義したアプリケーション情報を作成、アプリケーション情報で入力
した申請フォーム名と同じ名前のフォームを作成（承認ロジックサブフォームを挿入する必要あり
）します。
申請者は作成時に申請フォーム名を選択し、申請書が作成されます。
承認情報ＤＢに登録されたルートに従って順番に承認者が承認していきます。ただし必要があれ
ば承認者がルートに定義されている以外の人を、承認者として追加することが可能です。
ａ．「承認フロー組込ＤＢ」をDesigner(デザイナー)で開きます。
図
※
デザイナーで開くを選択
現行バージョンでは「承認フロー組込ＤＢ」をテンプレートとして提供して
いないので、用途に応じてコピーして利用下さい。
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ｂ．フォームビューから「新規フォーム」ボタンをクリックします。
図
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デザイナーでフォームビューを選択
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ｃ．必要なフィールドを持った届出書や申請書などのフォームを作成します。
ここで登録したフォーム名がアプリケーション情報フォームで登録する「申請フォーム名」
になります。また承認ロジックサブフォームを挿入します。さらに条件によりルートを変更
する場合は、「SHIKII_VALUE」という数値フィールド（計算結果でも可）を作成する必要が
あります。
以上の制約以外については、通常のノーツフォームを設計する要領でフィールドなど
を定義していきます。
図
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「承認フローを組み込んだフォーム」の作成
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８．アプリケーション情報登録。
ａ．「承認フロー組込ＤＢ」で「01:アプリケーション情報」ビューを選択し、「アプリケーシ
ョン情報作成」ボタンをクリックして、アプリケーション情報を登録します。
図
「01:アプリケーション情報」ビュー
いきち
ｂ．申請フォーム名と承認ルートを変更するための条件（決裁金額など）の閾値を入力します。
閾値の数だけその閾値とそれぞれのルート№を設定します。
※
実際のワークフローの設計フォームに作成する「SHIKII_VALUE」という名前の数値フィー
ルドに入力された値が、ここでの閾値以上だった場合にその閾値に対応するルート№の承
認ルートが設定されます。もし設計フォームに「SHIKII_VALUE」というフィールドがない
場合は、最初のルート№が採用されます。
さらに、コメント入力の有無とフォームの管理者、すべての承認が完了した後に実務処理
をする担当者（メールで通知されます）、入力中にノーツのタイトルバーに表示される
プロンプトタイトル、申請者が承認者を設定した場合に表示される至急時のタイトルなど
を登録します。またステータス表現設定も必要があれば設定します。
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図
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アプリケーション情報フォーム
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５．業務での使用例
札幌営業所の所員が稟議書を申請し、上司が決済する例で説明します。
１．申請方法
ａ．ノーツディスクトップ画面で利用するＤＢを選択します。
今回は「申請ＤＢ(「承認フロー組込ＤＢ」をリネームしたもの)」を選択します。
図
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ノーツディスクトップ画面で利用するＤＢを選択
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ｂ．「新規申請書作成」ボタン
「02:次の承認者」あるいは「03:申請書一覧」のビューを選択し、「新規申請書作成」
ボタンをクリックします。
図
「新規申請書作成」ボタンをクリック
ｃ．申請書類の選択
申請する書類を選択します。(この例では「F稟議書」と「F遅刻・早退」文書が表示され
ています)
図
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申請書類の選択
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ｄ．実行セキュリティ警告
この画面はユーザーＩＤの登録順序を間違えると表示される場合があります。表示された
場合は「この操作について署名者を信頼する」をチェックして「ＯＫ」ボタンをクリック
して下さい。
図
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実行セキュリティ警告
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ｅ．申請書類への記入
申請書作成時に、申請者名や承認ルートは自動で設定されます。その他必要項目を記入し、
申請ボタンを押します。
※
「至急申請」は承認者を臨時に選択する場合に使用します。
図
申請記入例
ｆ．「申請」確認
「申請」ボタンをクリックするとあらかじめ決められた承認者へメールされたことが
ダイアログボックスで表示されます。
図
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申請確認ダイアログ
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２．承認方法
ａ．承認文書の確認
承認者には承認が必要な文書が作成されたことを示すメールが届きます。メール以外にも直接
承認ＤＢで承認が必要な文書を確認することも可能です。
図
図
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メール受信ホルダ
受信した承認依頼メールの中身
25
図
申請ＤＢで直接承認文書の存在を確認する。
ｂ．承認
承認者は文書を確認して、「承認」あるいは「否認」ボタンをクリックして判断します。また必
要があれば自分の前に他の承認者を追加することが可能です。
図
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承認が必要な文書確認
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ｃ．承認・否認時のコメント
「承認」あるいは「否認」ボタンをクリックするとコメント入力用ダイアログボックスが表
示されます。必要に応じてコメントを入力してください。
図
「承認」・「否認」時のコメント入力ダイアログボックス。
ｄ．次の承認者へメール発送確認ダイアログボックス
図
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次の承認者へメール発送確認ダイアログボックス
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