2008 年 11 月 5 日報道関係各位アメリカン・エキスプレス、「企業の出張経費を節減するための 10 のポイント」を発表業務渡航経費の効果的運用のアドバイスアメリカン・エキスプレス・インターナショナル, Inc.（東京都杉並区 / 日本社長：ロバート・サイデル）は、「企業の出張経費を節減するための10のポイント」を発表いたしました。企業の最終業績が世界経済から様々な影響を受け、業務渡航の環境は厳しさを増すなか、出張者や出張手配の担当者の心がけひとつが効率的な経費節減に繋がります。業務渡航手配やコンサルテーションを専門に行う「株式会社日本旅行・アメリカンエキスプレス」の代表取締役社長メリンダ・タラント（Melinda Tarrant）は、業務渡航に関する企業の出張・交際費の管理について次のように述べています。「企業は、昨今の景気後退の中でも、出張・交際費プログラムの実利を損なうことなく経費を最大限に節減する方法を模索しています。顧客企業から出張の経費管理に関するご相談を受けた場合、当社では、企業の出張経費の節減を実現する包括的な業務渡航規程の開発・導入を勧めると同時に、出張費用の効果的な運用と費用対効果を向上させるための簡単なご提案をしています。」「企業の出張経費を節減するための 10 のポイント」は以下の通りです。 1. 「予約内容 2 度確認、予約は 1 回で～事前の予約内容確認を」航空券の変更には航空会社や旅行代理店に支払う手数料、また、ホテルの当日無断キャンセルにはキャンセルした宿泊日の宿泊料金が請求されるなど、旅程の変更には様々な経費が発生します。こうした余計な費用の発生を防ぐために、予約内容を事前に 2 度確認し、予約は 1 回で済ませましょう。 2. 「手荷物は少なく」飛行機への手荷物の持ち込みサービスがオプション化するなか、搭乗の際の手荷物を減らすことで費用を節減することができます。長期出張の場合には、ワイシャツやズボンを余分に手荷物として持参するよりも、現地でドライクリーニングに出したほうが安く済む場合もあります。また、たくさんの資料やサンプルを現地に持参しなければならない場合には、翌日配達便やその他の発送サービスの利用も検討しましょう。 3．「書類不備には注意」パスポートの有効期限は十分か、また目的地への入国や滞在にはビザが必要かどうかを事前に確認しましょう。入国書類の期限切れや不備は旅のスケジュールを遅らせるほか、特別申請には高額の費用が発生します。法人向け専門にトラベル・マネージメント事業を行う旅行代理店の多くが、ビザ発行やパスポート申請のサポートを行っていますので、そのようなサービスを利用するのもひとつの選択肢です。 1 4. 「発着空港は柔軟に選ぶ」発着地域に利用可能な空港が複数存在する場合には、どの空港を利用するのがベストか、業務渡航専門カウンセラーに相談するか、もしくはオンライン予約の際にそれらの空港も候補として検討しましょう。 5. 「未使用航空券を利用」世界では、購入後に未使用のままになっている航空券は数百万枚あるとされています。ただし、グローバル企業においてはたとえ返金が不可能な航空券でも、1 年間有効な航空券もあります。再予約には変更手数料がかかりますが、こうした未使用のままになっている航空券を利用すれば経費節減につながります。 6. 「社員は一緒に滞在、一緒に移動」複数の社員が同じ出張先に向かう場合には、ホテルは同室に宿泊する規定を定めている企業もあります。また、空港からホテル間の移動の際、送迎サービスやタクシーを皆で共用すれば、経費節減となります。複数の社員が異なる便で、各々目的地に到着する場合には、ホテルまで各自で移動するよりも、空港のラウンジで待ち合わせた後に一緒にホテルへ移動するなど工夫しましょう。 7. 「海外出張は節減ポイント」行程が多く複雑な海外出張では、節約できるポイントがたくさんあります。業務渡航専門カウンセラーに出張プランの作成を依頼すれば、時間が節約でき、その分、自分の仕事に使えます。業務渡航のプロにお願いすることで、最適な航空会社や運賃クラス、特別プランを利用して、最も安い料金で出張できコスト節減効果も見込めます。 8. 「早めの予約」一般的に、航空券とホテルは、早く予約するほど安い料金が適用されます。多くの航空会社やホテルでは、早い時期に予約したお客様には、特別割引料金を提供しています。 9. 「滞在延長を検討」ホテルによっては、客室予約のピーク時に「最低宿泊数」を設けている場合があります。金曜日の帰国予定を日曜日や月曜日にすることで、費用を節減できる場合があります。事情が許すようであれば、滞在期間を延長し、週末を休暇として現地で過ごすことも検討しましょう。 10. 「オフシーズンを狙え」社内のチームミーティングなどを企画する際は、オフシーズンの都市で開催することを検討しましょう。航空運賃や燃油サーチャージの高騰にともない、ロケーションの工夫によっても業務渡航の経費節減は可能です。柔軟なスケジュールを組むことで、オフシーズンのロケーションを狙いましょう。 ### 株式会社日本旅行・アメリカンエキスプレスについて(www.amex-nta.com) 2001 年 4 月に、アメリカン・エキスプレスと日本旅行の合弁会社として設立。企業の出張事務管理業務全般を一括代行するビジネス・トラベル・マネージメント事業を専門に行っています。業種や業態によって異なる企業の出張管理に関するニーズを的確に把握し、幅広いコンサルティングとマネージメントサービスをお届けしています。 2 アメリカン・エキスプレス・ビジネス・トラベルについてアメリカン・エキスプレス・カンパニーの一部門であるアメリカン・エキスプレス・ビジネス・トラベルは、出張に関する業務の最適化をサポートし、コスト節減、優れたカスタマー・サービス、経費管理を企業に提供しています。140 余ヶ国 2,200 ヶ所以上に広がるトラベル・サービス拠点を通じ世界最大級の旅行代理店ネットワークを展開し、個人事業主から中小企業、多国籍企業まで、業界随一の予約技術、専門知識を活かした出張管理コンサルティング、オンラインおよびオフラインでの顧客サービスを提供しています。日本では、アメリカン・エキスプレスと日本旅行が合弁で設立した株式会社日本旅行・アメリカンエキスプレスが顧客企業に対しビジネス・トラベル・マネージメント事業を展開しています。アメリカン・エキスプレス・インターナショナルについて 1850 年(嘉永 3 年)米国ニューヨーク州にて創立。現在クレジットカード、旅行、T/C など旅行関連サービスなど、総合的なサービスを全世界で提供しています。日本では、1917 年（大正 6 年）に横浜に支店を開設し、昨年で 90 周年を迎えました。全世界に広がる独自の加盟店ネットワークと、世界 140 余カ国、2,200 ヶ所以上のトラベル・サービス拠点を通じ、世界中のお客さまに最高品質のサービスを提供しつづけております。 3