Fortune 500 企業を多く含む 5,000 以上の SharePoint ご利用のお客様から学んだ SharePoint 導入および活用のチャレンジと Tips AvePoint は SharePoint 専業の ISV です。SPS2001 の登場以来 10 年間、SharePoint のポテンシャルを最大限に引き出す補完製品を提供し続けてきました。お客様ニーズを反映した製品のタイムリーな提供を実現するため、社員の半分以上を製品開発者が占める組織体制をとっています。2010 年 4 月現在、世界最大規模の 400 人の SharePoint 専門開発者を抱えています。SharePoint 専業メーカーとしての長年の経験と知識を活かし、SharePoint 管理者様から良く聞くお悩みを体系的に整理しました。人事異動・組織変更発生時の人海戦術対応を回避したい日本企業では、定期的な人事異動や組織変更が行われます。人事異動や組織変更が発生した際、組織変更に応じて権限を張り直したり、新組織にあわせてポータルのコンテンツを移動したり、古くなったコンテンツを廃棄したりといった手作業が発生します。これらの対応を手作業で行うことは、作業コストの増大や作業ミスにつながります。導入効果測定や活用促進のために利用状況を可視化したい SharePoint の導入目的は、情報共有により業務にプラスの影響を提供することです。しかしながら、実際にどの程度 SharePoint が活用されているかが定量的に可視化されていなければ、その導入効果を経営層に対して明確に説明することができません。それらの情報の収集や分析を手作業で行うことは、現実的ではありません。現場ユーザーによる活用が思うように進んでいない IT 部門主導で SharePoint を導入したが、現場ユーザーでいまいち利用されていない、全社ポータルもアクセスは始業時の朝一番のみ。というのは珍しくはありません。ユーザー活用を高めるためには、現場業務に密着した活用シナリオが必要になります。ガバナンスが低く SharePoint が “ゴミ箱化” してしまった SharePoint のユーザー活用が進むと、あっという間に膨大なファイルが蓄積されてゆきます。情報共有のためにコンテンツが増加するのはいいことですが、一方で玉石混合になり、ほしい情報が見つからなくなったり、無駄なデーターで貴重な SQL スペースが消費されてしまったりします。文書管理システムとして利用したいが少し機能が不足している汎用的な文書管理機能を備えた SharePoint ですが、本格的な文書管理ツールとして利用するためにはいくつかの機能アップが必要です。権限の集中管理、アクセスログの集中管理、コンテンツライフサイクル管理、リテンションやホールドなどです。グループ会社などエクストラネット環境にも適用したい社内での SharePoint の活用が広がると、今度は社内だけではなくグループ会社やお取引先など、社外のステークホルダーとの間の共同作業にも適用範囲が広がります。そういったニーズを、セキュアに最小限のコストでいかに対応してゆくかがポイントになります。役割に応じてセキュアに管理権限の委譲を行いたい SharePoint の運用には様々なレベルの担当者が関与します。システム全体を担当するシステム運用者、システム設定を管理するインフラ担当者、ユーザー問い合わせに対応するヘルプデスク担当者、サイトの作成やカスタマイズを行うユーザー部門のパワーユーザー等々です。各レベルの担当者に必要最低限の権限だけを安全に委譲することが必要になります。費用割り当てのために課金に必要なデーターを収集したい SharePoint を社内 ASP 的にホスティングし、ユーザー部門から使用量を徴収する利用方法が増加しています。ユーザーのアクセス状況やストレージの消費量などの情報をファーム全体から定期的に収集して、ユーザー部門への課金を行うための元データーを効率的に把握することが必要になります。ステージング→本番展開を自動化し作業ミスを軽減したい本格的な SharePoint 環境では、本番環境以外にステージング環境を用意し、まずはステージング環境でカスタマイズの動作を確認し、その後に本番環境に展開します。手作業が多くコスト高かつ作業ミスが発生しがちな SharePoint のステージング→本番展開作業の単純化が必要になります。また、ミスが発生した際のロールバックも必要になります。セキュリティー機能を強化したい情報共有も、適切でない範囲で行われると情報漏洩となってしまいます。SharePoint 内の各コンテンツに正しくアクセス権限が付与されているかどうかをきっちりと可視化し、万が一にも情報漏洩事故が発生した際に、いつ・誰が・どのようなアクションを・どの情報に対して行ったかなどを克明に分析することが必要になります。コンプライアンス対策機能を強化したい情報共有は、企業のポリシーに基づいて行われなければなりません。社内ルール上不適切なコンテンツが共有されたり、コンテンツが改ざんされたりするといった状況を避け、情報システム部門が定めたルールの範囲での情報共有を、エンドユーザーに強制することが必要になります。さまざまな既存資産を SharePoint に移行したい SharePoint の利用が進み、全社の標準情報共有基盤となってくると、ファイルサーバー・ Notes/Domino ・イントラネット・ Exchange パブリックフォルダ・ EMC Documentum ・ EMC eRoom・OpenText LiveLink など、レガシーな基盤からのデーターの移行が必要になります。障害・災害発生時に正しく復旧できるか自信がない SharePoint の利用が進み、業務に密着した活用がされるようになると、データーの消失やサービス停止が業務上大きな影響を与えるようになります。システム障害やユーザーのオペレーションミス、およびデーターセンターの災害までのあらゆるリスクを軽減し、ユーザーに継続的にサービスを提供し続けることが必要になります。利用度が高まるにつれてパフォーマンスが低下してきた SQL Server にユーザーデーターを蓄積する性格上、データー量が多くなった場合に SharePoint のパフォーマンスが徐々に遅くなってしまうことは避けられません。サーバーの負荷状況を可視化し、問題があるようであれば負荷を軽減するようにバイナリデーターを外部化するなどの対処を行うことが必要になります。 TCO を削減したい SharePoint の TCO を軽減するポイントは 2 つあります。ストレージなどハードウェアリソースを節約すること、手作業の発生による人件費を軽減することです。ストレージコストを節約したり、ルーチン的なオペレーションの自動化やシステム管理者タスクのエンドユーザーセルフサービス化をしたりする処置が必要になります。ソフトウェア制限値を緩和したい SharePoint には特有のソフトウェア制限値があります。ライブラリの同一階層に保管できるアイテム数は 2,000 以下、サイトコレクションのサイズは 15GB 以下、コンテンツ DB のサイズは 100GB 以下などです。知らない間にそれらの制限値を超えてしまう事を予防し、超えてしまった後の対処やそもそもの制限値の緩和を行うことが必要になります。お問い合わせ先 AvePoint Japan 株式会社電話 : 03-5783-8631 E-Mail : [email protected] Web : http://www.AvePoint.co.jp