飯塚市低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金支給

飯塚市低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金
支給事業等業務委託仕様書
飯塚市役所こども・健康部こども育成課臨時福祉給付金等支給業務室
平成 28 年 2 月
目
次
第１
はじめに・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
P 1
第２
飯塚市低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金
支給事業等業務委託の概要・・・・・・・・・・・・・・・・・
P 3
第３
飯塚市低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金
支給事業等業務委託の仕様
・・・・・・・・・・・・・・・・・
P 3
Ⅰ
申請書等発送業務
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
P 4
Ⅱ
郵送申請受付業務
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
P 7
Ⅲ
窓口申請受付業務
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
P 8
Ⅳ
申請データ入力業務
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
P10
Ⅴ
電話相談窓口業務
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
P11
Ⅵ
各業務の共通事項
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
P12
仕
第１
Ⅰ
様
書
はじめに
本書の目的
本書は、飯塚市低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金支給事業等に関する業務を
委託するにあたり、業務内容及び業務範囲を明確にすることを目的とする。
１業務名飯塚市低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金支給事業等業務委託
２履行場所飯塚市地内
３履行期間契約締結日の翌日から平成 28 年 7 月 29 日(金) まで
４支払方法契約金額を業務完了後、受注者の適正な請求に基づき請求日から 30 日以内に一括して
支払う。
Ⅱ 用語の定義
本書で使用する用語を次に示す。
用
語
給付金処理システム
説
明
低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金の事務を処理
するために別途、本市が構築するシステム。
Ⅲ 業務委託の概要
１用語の定義
各業務の用語の定義については次のとおりとする。
(1) 申請書等発送業務
下記「第３－Ⅰ」に規定している業務
(2) 郵送申請受付業務
下記「第３－Ⅱ」に規定している業務
(3) 窓口申請受付業務
下記「第３－Ⅲ」に規定している業務
(4) 申請データ入力業務
下記「第３－Ⅳ」に規定している業務
(5) 電話相談窓口業務
下記「第３－Ⅴ」に規定している業務
２委託範囲
本業務の範囲は、低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金に関わる次に掲げる申
請書の交付、審査、支給業務全般及びその他付随する作業とする。
(1) 市民からの問い合わせに対応する電話相談窓口及び申請書の受付窓口の運用
(2) 申請書の確認及び支給データ入力
(3) 申請書及び支給決定通知書等の書類の封入封緘・発送
３委託期間
本業務の委託期間は、契約締結の翌日から平成 28 年 7 月 29 日(金) までとする。
次の業務期間を参考とすること。
(1) 電話相談窓口業務
平成 28 年 4 月 1 日(金) から平成 28 年 6 月 30 日(木) まで
(2) 申請書等封入封緘
平成 28 年 4 月 1 日(金) から平成 28 年 6 月 30 日(木) まで
（再勧奨分は随時）
(3) 申請書等発送
平成 28 年 4 月 21 日(木)（予定）
（再勧奨分は随時）
(4) 申請書受付
平成 28 年 4 月 25 日(月) から平成 28 年 6 月 30 日(木) まで
(5) 申請書審査、支給データ入力
平成 28 年 4 月 25 日(月) から平成 28 年 6 月 30 日(木) まで
(6) 支給決定通知書等発送
平成 28 年 4 月 25 日(月) から平成 28 年 6 月 30 日(木) まで
４業務ごとの履行場所
業務ごとに次の場所において履行すること。
(1) 窓口申請受付業務
飯塚市役所（本庁、穂波支所、筑穂支所、庄内支所、頴田支所）
(2) 申請書等発送業務、郵送申請受付業務、申請データ入力業務及び電話相談窓口業務
飯塚市役所頴田支所内
Ⅳ 前提事項
本業務委託の前提条件となる諸元を示す。
１人口・世帯数
人口は 130,517 人、世帯は 61,119 世帯である。
（平成 28 年 1 月 1 日現在）
なお、最新の情報・詳細については、飯塚市ホームページにより確認すること。
http://www.city.iizuka.lg.jp/
２支所の数
4 支所
３給付対象者数
約 17,000 人
第２
飯塚市低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金支給事業等業務委託の概要
Ⅰ 低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金の概要
低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金は、消費税率の引き上げに際し、低所得の住
民に与える負担の影響に鑑み、低所得の住民に対する適切な配慮を行うため、暫定的・臨時的な措置と
して支給されるものである。
１支給対象者
平成 27 年 1 月 1 日の基準日時点で住民基本台帳に登録されている者のうち、平成 27 年度市民税
（均等割）が課税されていない者（市町村民税（均等割）が課税されている者の扶養親族等、生活
保護の被保護者等を除く。
）のうち、平成 28 年度中に 65 歳以上となる者。
２支給額
対象者一人につき 30,000 円（加算措置なし。）
Ⅱ 業務委託の概要
本委託においては次の業務を行う。
１申請書等発送業務
低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金の申請書及び支給決定通知書などの封
入封緘・発送及び発送・返戻管理等を行う。
２郵送申請受付業務
低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金の郵送による申請の受付を行う。
３窓口申請受付業務
低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金の窓口での申請の受付を行う。
４申請データ入力業務
給付金システムへ受付した低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金の申請データ
入力を行う。
５電話相談窓口業務
低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金の申請及び支給に関する問い合わせや
申請書送付の申し込み等の低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金に関わる相談全
般の電話による問い合わせ窓口として電話相談窓口を設置し、運用する。
第３
飯塚市低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金支給事業等業務委託の仕様
飯塚市低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金支給事業等業務委託の各業務の仕様及
び共通事項を次ページ以降に定める。
Ⅰ 申請書等発送業務
Ⅱ 郵送申請受付業務
Ⅲ 窓口申請受付業務
Ⅳ 申請データ入力業務
Ⅴ 電話相談窓口業務
Ⅵ 各業務の共通事項
Ⅰ
１
申請書等発送業務
業務の概要
低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金の申請書、支給及び不支給決定通知書等の封
入封緘・発送及び発送・返戻管理等を行う。
２
運用期間・履行場所
(1) 運用期間
平成28年4月1日(金) から平成28年6月30日(木) まで
(2) 履行場所
飯塚市役所頴田支所内
３
申請書等発送業務の内容
(1) 基本事項
業務時間：全日 8：30～17：00（土日祝日を除く。
）
対応人数：4 月から 6 月末まで、原則 3 人以上配置を想定する。
※ 上記の人数に現場責任者（管理者）は含めない。
※
申請書や通知書の発送時期、発送量等に応じて対応できるよう、日々の対応人数
については本市と協議の上、決定するものとする。
※
他の業務と作業を兼ねる場合は、双方の事務に支障が出ないように人員を配置す
ること。
(2) 申請書等封入及び封緘作業
対象者等のデータが印字（以下、「プレ印字」という。）された申請書等を送付用封筒に封入し封
緘する。
ア封入封緘単位
税情報の結びつきなどの単位で申請書を用意するので封入する。
イ数量
約2万2千通（当初約1万7千通、再送等約5千通）
ウ封入封緘期間
当初分については、封入及び封緘物を本市が受注者に渡してから14日以内。その他については、
契約締結後、本市と調整する。
※ 当初分は4月中旬（低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金）、その他、返
戻分の再発送等、随時業務を行うことがある。
エ封入及び封緘物
(ｱ)に(ｲ)～(ｶ)を封入及び封緘する。
(ｱ) 申請書等を封入する封筒（角形予定）
(ｲ) 申請書（Ａ４サイズ予定）
(ｳ) 低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金案内チラシ（Ａ４サイズ予定）
(ｴ) 申請書記入例（Ａ４サイズ予定）
(ｵ) 返信用封筒（長形予定）
(ｶ) 非課税者確認通知書又は未申告確認通知書
※ 上記書類等については本市で作成し、必要部数を受注者へ渡す。
オ仕分け
申請書等を特別料金の適用を受けられるよう差出郵便局の指示により、差出郵便局ごとに郵便
物を並べる等により梱包し、件数表を作成する。
カ作業回数
当初分は1回のみ。詳細については、契約締結後、本市と調整する。
(3) 申請書等発送管理
封緘した申請書等を特別料金の適用を受けられるよう差出郵便局の指示により、差出郵便局ご
とに郵便物を並べる等を行った上で、指定された場所に納品し、発送件数等を管理する。
ア納品場所
別途、調整の上、決定する。
イ時期
別途、調整の上、決定する。
ウ数量
約1万7千通
エ提出書類
郵便物発送件数表を飯塚市役所こども・健康部こども育成課臨時福祉給付金等支給業務室の確
認を受けた後、飯塚市役所頴田支所市民窓口課に提出する。
オ発送日・件数等の管理
管理方法については、契約締結後、本市と調整する。
カ発送回数
当初分は1回のみ。詳細については、契約締結後、本市と調整する。
(4) 支給・不支給決定通知書等封入及び封緘作業
プレ印字された支給・不支給決定通知書等を送付用封筒に封入し封緘する。
ア封入封緘単位
１支給・不支給決定通知書等につき１枚用意するので、世帯単位でまとめ封入する。
イ数量
約2万5千通（不支給決定3千通想定）
ウ封入封緘期間
封入及び封緘物を本市が受注者に渡してから5日以内とする。
エ封入及び封緘物
(ｱ)に(ｲ)を封入及び封緘する。
(ｱ) 支給・不支給決定通知書等を封入する封筒（長形）
(ｲ) 支給・不支給決定通知書等（Ａ４相当予定）
※ 上記書類等については本市で作成し、必要部数を受注者へ渡す。
オ仕分け
申請書等を特別料金の適用を受けられるよう差出郵便局の指示により、差出郵便局ごとに郵便
物を並べる等により梱包し、件数表を作成する。
カ作業回数
原則週1回で詳細については、契約締結後、本市と調整する。
(5) 支給・不支給決定通知書等発送管理
封緘した申請書等を特別料金の適用を受けられるよう差出郵便局の指示により、差出郵便局ご
とに郵便物を並べる等を行った上で、指定された場所に納品し、発送件数等の管理をする。
ア納品場所
別途、調整の上、決定する。
イ時期
別途、調整の上、決定する。
ウ数量
約1万7千通
エ提出書類
郵便物発送件数表を飯塚市役所こども・健康部こども育成課臨時福祉給付金等支給業務室の
確認を受けた後、飯塚市役所頴田支所市民窓口課に提出する。
オ発送日・件数等の管理
管理方法については、契約締結後、本市と調整する。
カ発送回数
原則週1回。詳細については、契約締結後、本市と調整する。
(6) 口座振込不能対応
口座振込不能分について、金融機関から提供される振込不能リストを受注者に渡すので、申請
書に記載されている連絡先に電話等で申請者に連絡・確認すると共に、その経緯等を給付金シス
テムに入力する。再送により対応が必要な場合は、申請書等を印刷の上、口座振替不能の理由を
加筆して返信用封筒と一緒に送付用封筒に入れ再送等により対応する。また、申請者に確認する
方法については、事前に本市と調整すること。
(7) 申請書、支給・不支給決定通知書等の返戻管理
宛先不明等で返戻された申請書、支給・不支給決定通知書等について、その経緯等を給付金シ
ステムに入力する。返戻原本については、平成28年6月30日(木) まで受注者が保管し、その後、
本市に返納する。
Ⅱ
１
郵送申請受付業務
業務の概要
低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金の郵送による申請の受付を行う。
２
郵送申請受付業務委託期間
平成 28 年 4 月 25 日(月)
３
から平成 28 年 6 月 30 日(木) まで
郵送申請受付業務履行場所
飯塚市役所頴田支所内
４
郵送申請受付業務の内容
(1) 基本事項
業務時間：全日 8：30～17：00（土日祝日を除く。
）
対応人数：4 月 25 日から 5 月末までは、原則 2 人以上配置を想定する。
6 月については、原則 1 人以上配置を想定する。
※ 上記の人数に現場責任者（管理者）は含めない。
※
申請書や通知書の発送時期・発送量等に応じて対応できるよう、日々の対応人数
については本市と協議の上、決定するものとする。
※
他の業務と作業を兼ねる場合は、双方の事務に支障が出ないように人員を配置す
ること。
(2) 申請書等受付
ア必要書類確認
申請書を開封し、その中に封入されている、①申請書、②申請内容を確認する書類等の写し、
③振込先金融機関口座確認書類の写し等が、全て存在していることを確認する。存在していな
い場合の取扱いについては、契約締結後、本市と調整する。
受付を行った際は、申請書の余白に受付日が分かるように受付印と、受け付けた者が分かる
ように担当者印を押す。
イ不備分再発送
不備分については申請書等を印刷し、不備内容を加筆して、返信用封筒と一緒に送付用封筒
に入れ再送し、給付金システムにその経緯等を記録する。
ウ申請書保管及び返納
受付した申請書については、随時、本市へ渡し、申請内容確認中の文書については、平成28
年6月30日(木)まで申請書の保管場所が容易に把握できるように保管し、その後、本市に返納す
る。
Ⅲ
１
窓口申請受付業務
業務の概要
飯塚市役所内（本庁・4 支所）に低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金の申請受付を
行う受付窓口を設置し運用する。
２
窓口申請受付設置運用期間
平成 28 年 4 月 25 日(月)
３
から平成 28 年 6 月 30 日(木) まで
窓口申請受付業務履行場所
飯塚市役所（本庁、穂波支所、筑穂支所、庄内支所、頴田支所）
※ 履行場所については、本市が確保する。
４
窓口申請受付業務の内容
(1) 基本事項
窓口開設時間：木曜日以外 8：30～17：00（土日祝日を除く。）
木曜日のみ本庁及び飯塚市役所穂波支所は 19：00 まで開設する。
対応人数：4 月 25 日から 5 月末までは、原則本庁 3 人、穂波支所 2 人、その他支所 1 人ずつ以上
配置を想定する。
6 月については、原則本庁 2 人、穂波支所 1 人以上配置を想定し、その他支所は配置
しない。
※ 上記の人数に現場責任者（管理者）は含めない。
※
申請書や通知書の発送時期・発送量等に応じて対応できるよう、日々の対応人数
については本市と協議の上、決定するものとする。
(2) 申請書の受付等について
ア申請の申し出があった場合、申請書様式を配付し、記載方法等の相談に応じること。
イ必要書類確認
申請書を受取り、①申請書、②申請内容を確認する書類等の写し、③振込先金融機関口座確
認書類の写し等が、全て存在していることを確認する。存在していない場合の取扱いについて
は、契約締結後、本市と協議し決定する。
受付を行った際は、申請書の余白に受付日が分かるように受付印と、受け付けた者が分かる
ように担当者印を押す。
ウ申請書受理後は、申請書を本市での審査を経て、一定期間経過後に支給の可否にかかわる決
定通知を送付する旨を伝えること。
エ申請書受付専用ボックスを設け、記入が完了した申請書を受理し、飯塚市役所頴田支所に翌
日午前中までに配送すること。
オ受付窓口で受理した申請書を本市に配送する際は、紛失、毀損等が発生しないように十分に
配慮すること。
カその他、受付窓口で対応することが難しい案件が発生した場合に備え、本市と連絡がとれる
体制及び手段を確保すること。
キ申請書保管及び返納
受付した申請書については、随時、本市へ渡し、申請内容確認中の文書については、平成28
年6月30日(木)まで申請書の保管場所が容易に把握できるように保管し、その後、本市に返納す
る。
(3) 問い合わせ対応の記録と報告
アクレーム等があった場合、翌営業日午前中までに日次報告書により報告を行う。ただし、本
市職員による緊急対応が必要となるものについては、受注者は電話等で速やかに本市職員に報
告を行う。
イ統計資料の作成にあたっては、内容に誤りのないよう、精度の確保に努めなければならない。
(4) その他、低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金に関係する事項の対応
Ⅳ
１
申請データ入力業務
業務の概要
給付金システムへ受付した低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金の申請データ入力
を行う。
２
運用期間・履行場所
(1) 運用期間
平成28年4月25日(月) から平成28年6月30日(木) まで
(2) 履行場所
飯塚市役所頴田支所内
３
申請データ入力業務の内容
(1) 基本事項
業務時間：全日 8：30～17：00（土日祝日を除く。
）
対応人数：4 月から 6 月までは、原則 1 人以上配置を想定する。
※ 上記の人数に現場責任者（管理者）は含めない。
※
申請書や通知書の発送時期・発送量等に応じて対応できるよう、日々の対応人数
については本市と協議の上、決定するものとする。
※
他の業務と作業を兼ねる場合は、双方の事務に支障が出ないように人員を配置す
ること。
(2) 申請書データ入力について
ア申請者情報作成処理
給付金処理システムに申請者情報を直接入力する。
※ プレ印字した申請書については、バーコード読取対応ができる予定である。
イ口座情報作成処理
給付金処理システムに口座情報等を直接入力する。
(3) 申請書の引き渡しについて
申請書は、受付順に給付金額が 100 万円未満になるようにまとめる。まとめた束ごとに対象者一
覧表を作成し、添付する。
申請書長辺に 2 穴を開け、綴りひもで止め、本市へ渡す。
Ⅴ
１
電話相談窓口業務
業務の概要
低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金の申請・支給に関する問い合わせ等に対応する
電話相談窓口を設置し、運用する。
２
電話相談窓口設置運用期間
平成 28 年 4 月 1 日(金) から平成 28 年 6 月 30 日(木) まで
３
電話相談窓口業務履行場所
飯塚市役所頴田支所内
４
電話相談窓口業務の内容
(1) 基本事項
履行時間：全日 8：30～17：00（土日祝日を除く。
）
回線数：4 月 2 回線、4 月 25 日から 5 月末までは 4 回線、6 月 2 回線を想定する。
通話料：基本料金等の通話料については、通信業者からの請求に基づき、本市が本契約とは別
に支払するものとする。
電話機器：電話機、回線工事等は、本市が準備・実施する。
※
他の業務と作業を兼ねる場合は、双方の事務に支障が出ないように人員を配置す
ること。
(2) 問合せ対応事項
ア低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金に係る事項についての対応
イ前アの給付に関連して発する通知に伴う対応
ウ受付・支給状況等の対応
(3) 問い合わせ対応の記録と報告
ア問い合わせ対応記録を給付金システムに直接入力する。
※ 制度の簡単な問合せのみのときは、報告書を作成することのできる範囲内で、簡略化するこ
とができる。
イ対応件数の日別集計結果を翌週月曜日の午前中まで、月別集計結果を翌月 10 営業日までに報
告する。
ウクレーム等があった場合、翌営業日午前中までに日次報告書により報告を行う。ただし、本
市職員による緊急対応が必要となるものについては、受注者は電話等で速やかに本市職員に報
告を行う。
エ統計資料の作成にあたっては、内容に誤りのないよう、精度の確保に努めなければならない。
(4) 申請書等の受付記録等の確認問い合わせ対応方法
対応する際の本人確認方法については、別途、本市と協議の上、決定する。
(5) その他、低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金に関係する事項の対応
Ⅵ
１
各業務共通事項
通話料金及び郵送料
(1) 通話料金等
本業務委託で生じる通話料等については、受注者が負担するものとする。ただし、電話相談業務
等のうち基本料金等の通話料については、通信業者からの請求に基づき本市が負担するものとする。
(2) 郵送料
本業務委託で生じる郵送料については、本市が負担するものとする。ただし、受注者が会社等と
事務連絡を行う際の郵送料については受注者が負担するものとする。なお、郵送料にあたっては可
能な限り安価な郵送料となるよう留意すること。
２
受注者が用意するもの
(1) 委託業務に必要なパソコン等の電子機器等。ただし、本市と調整の上、貸借が可能な場合は不要で
ある。給付金システムが搭載されたパソコンについては、受託業務で必要な数を本市と協議の上、貸
借する。
アパソコンやプリンタ等、業務に必要な電子機器については、業務遂行に必要な性能や数量を
十分に満たすものを確保すること。
イ使用するパソコン等でインターネットと接続する場合は、個人情報保護の観点からセキュリ
ティ対策を行うこと。
(2) 本業務を遂行するにあたり必要な筆記用具等の文房具類
(3) その他、各業務で必要なその他事務機器及び消耗品等
(4) 各業務で必要な机・椅子以外の備品
(5) 従事者に付ける名札など、業務中に常に氏名が分かる状態にしておくのに必要なもの。
(6) 受注者従業員が駐車する場所については、本市の一般市民向けの駐車場に駐車してはならない。な
お、履行場所によっては本市の駐車場を有料で貸し出せる場所もあるので、詳細については、契約締
結後、本市と調整する。
３
本市が用意するもの
本市は、委託業務を遂行するために必要な資料等を提供するものとする。
４
業務実施の基本
業務の実施にあたり、関係法令を遵守し、業務を適切に行うものとする。
５
従事者の配置
(1)
受注者は、受託に係る業務を処理するため、次に該当する者（以下「従事者」という。）を本市の
指定する場所に配置し、業務に従事させなければならない。
ア業務に必要な知識及び技術を有するとともに、制度の趣旨及び業務の公共性を十分理解し、
円滑に業務を行える者
イ各業務を遂行するにあたり、十分な経験を有する者
(2) 受注者は、業務量増加の場合には速やかに可能な範囲で、配置人数の増員を図り、業務に支障が生
じないように最大限努力しなければならない。また配置人数については協議の上、配置人数を決定す
るものとする。
(3) 従事者の出勤時間や退庁時間の管理については受注者が管理し、業務に支障が生じないように対応
すること。
６
業務対応
(1) 配置する従事者が、業務遂行にあたって、職務の重要性を自覚し、守秘義務等、飯塚市職員に準じ
た対応ができるようにすること。
(2) 受注者が配置する従事者に制度等を周知し、電話対応及び受付窓口にあたっては親切・丁寧に対応
できるようにすること。
７
従事者の指揮
従事者の指揮監督は、受注者が行うこととする。
８
責任者の配置
(1) 受注者は、従事者の指揮監督を行うにあたり、あらかじめ従事者の中から責任者（以下「責任者」
という。
）及び責任者を代行できる者を選任し、本市に届け出なければならない。
(2) 責任者は、各業務と類似した業務での実務経験を有する者とする。
(3) 業務実施にあたっては、責任者または責任者を代行できる者が常時１名以上勤務など、本市との事
務打ち合わせ及び従事者の指揮監督に支障がないようにすること。なお、責任者が処理業務を兼務す
ることは極力避けることとする。
９
受注者の責務
業務遂行に支障がないように、体制を整えるとともに違法となるような対応をしないこと。
10
個人情報の保護
受注者は、当業務を行うにあたって取扱うこととなる個人情報について、別紙「個人情報取扱特記事項」
のとおりとする。
11
業務マニュアル
(1) 受注者は、低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金に関する資料等を基に、本市
と調整して業務マニュアルを作成すること。
(2) 問い合わせ応対・回筓について、内容や範囲などを事前に本市と調整して業務マニュアルにまとめ
ること。
(3) 業務上習得したノウハウ等について、作成した業務マニュアルに付加するなど、業務マニュアルの
充実を図らなければならない。
12
事務打ち合わせの実施
必要に応じて、事務打ち合わせを行い、円滑な事務処理に努めなければならない。
13
従事者の研修
(1) 受注者は、受託に係る業務を円滑に行うため、従事者に対して、次の事項に留意した事前研修を十
分に行うこと。
ア関係法令等業務に必要な知識を習得させること。
イ必要に応じて端末を操作することができる技能を習得させること。
ウ業務の公共性を理解させること。
エ事務処理手順を理解させること。
オ守秘義務を理解させること。
(2) 本市は、事前研修の実施状況、習得度合を検査できることとする。
(3)
受注者は、履行開始後においても、上記(1)の事項に留意した研修を行い、常に従事者の品質向上
に努めなければならない。
(4) 受注者は、従事者に対する研修は、各業務についての業務知識を有した実務経験者に行わせなけれ
ばならない。
14
データファイル等の帰属権
(1) 業務に関する情報が記録された記録媒体の内容をなす一切の情報は、業務を処理するため本市が提
供した本市の情報であって、受注者はその内容を犯す一切の行為をしてはならない。
(2) 本市及び受注者は、業務に関するすべての情報の記録等、業務遂行の結果生じたすべての情報は本
市の所有に係ることを確認する。
(3) 受注者は、この契約の履行による成果物及び記録媒体等のすべてについて、第三者の著作権、特許
権その他の権利を侵してはならない。
15
データの消去
この業務に関連する全ての情報の記録等については、委託契約期間終了後、本市からの依頼に基づき受
注者の責任において完全に消去するものとする。
16
履行状況の確認
本市と受注者は、委託契約期間中、仕様書の定めるところにより、委託業務の履行状況について、相互
に確認しなければならない。
17
事故の発生の報告
受注者は、業務遂行にあたり事故が発生したときは、直ちに本市に報告し、本市の指示に従わなければ
ならない。
18
業務の報告及び検査
受注者は、日報及び月報により業務内容を記録し、速やかに本市の確認を受けるものとする。
19
貸与品及び成果品の管理
(1) 成果品は、納品日まで施錠可能な場所で厳重に保管すること。
(2) 貸与品は、使用時以外、返還日まで施錠可能な場所で厳重に保管すること。
(3) 貸与品の余りは、散逸のないよう厳重に管理すること。
(4)
汚損又は毀損（ジャム分はすべて毀損とする｡）した個人情報印字書類のうち、返還を求めたもの
を除くものについては、その枚数を報告するとともに、責任をもって焼却処分すること。
20
データ保護上の留意事項
データ保護を図るため、以下のことに留意すること。
(1) データ搬出時及び作業期間中は、必ず受注者の担当職員が立ち会うこと。
(2) チェック用紙を作成し、進捗状況の把握及び事故防止に努めること。
(3) 作業室の入室者は、ＩＤカード等によりチェックすること。
(4) 汚損又は毀損分や未処理分の廃棄は、本市職員の立会いのもとで行うこと。
21
従事者の雇用
従事者の雇用については、可能な限り飯塚市内居住者の雇用に努めること。
22
物品の調達
受託事務を行う際の消耗品等の物品については、可能な限り飯塚市内の業者より購入すること。
23
作業進捗管理
申請書等封入・発送から受付管理・申請データ入力まで進捗管理を行う。処理件数記録を日次で行うこ
と。また、必要なときに進捗確認がとれること。
24
業務履行不備等の対応について
委託期間終了後も、委託期間中の業務履行不備による対応、その他本業務に関する本市からの問い合わ
せの対応を行うこと。
25
受託業務の指示について
低所得の高齢者向けの年金生活者等支援臨時福祉給付金の業務については、こども育成課臨時福祉給付
金等支給業務室が指示する。
26
7月以降の業務について
7月以降の業務体制については、契約締結後、本市と調整する。
27
その他
(1) 契約締結日から業務を支障なく開始できるよう、環境及び体制を構築すること。
(2) 業務中の事故等の防止に、より一層注意すること。なお、万一の事故等対処のため、作業中の手直
し記録表及びリスタート記録表を業務完了後、直ちに提出すること。
(3) 管理者を常時配置し、人数は業務に必要な人員を受注者の責任において配置する。管理者には、作
業従事者等に対して適正な処理を指導できる者を当てること。
また、作業従事者は、管理者の指揮監督下において業務を行う。その人数は、必要な人員を受注者
の責任において配置すること。また、業務を遂行するのに十分な能力を有すること。
管理者、作業従事者ともに、業務を遂行するために必要な知識を習得するための教育・研修等につ
いては、費用も含め、全て受注者の責任により行うこと。
(4) 本業務を行うために必要となる本市所有の資料・情報等については、必要に応じて受注者に貸与す
る。なお、資料・情報等については、本市の承認を受けずに外に持ち出してはならない。
(5) 運営状況等については、定期的に連絡会等により契約の履行状況等について報告を行うこと。
(6) 業務を遂行するにあたり他の業者と連携をとる必要が生じた場合は、速やかに報告するとともに相
互に協調を保ち、作業の便宜と進捗を図ること。
また、業者間にて打合せを行った場合には、その内容を議事録として記録し、速やかに提出するこ
と。
(7) 本業務の実施に当たり、本仕様書に記載のない事項又は疑義が発生した場合は速やかに本市と協議
を行い、問題の解決を図ること。
(8) この契約に係る貸与品等及び契約目的物の運搬は、別に定めるものを除くほか受注者の責任で行う
ものとし、その経費は受注者の負担とする。
(9) 受注者は、本業務委託の全部または主要な部分を一括して、第三者に委託してはならない。
(10) 仕様の詳細については、本市との協議により決定し、受注者の負担においてこれを処理する。
また、明記されていない事項にあっても、当然必要と認められる事項については、本市の指示によ
り、受注者の負担においてこれを処理する。
なお、途中で委託業務の仕様を変更する必要が生じた場合は、合理的な範囲内でこれを変更するこ
とができることとする。

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